Реферат: Правила составления и оформления документов

Министерствовысшего образования Российской Федерации.

Институт управления и экономики Санкт-Петербурга.

Новосибирский филиал.

КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА.ПО КУРСУ«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО».НА ТЕМУ: «ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ». ВЫПОЛНИЛА:

студентка IVкурса

специальность «Социально – культурный сервис и туризм»

группаСОЦ 43

Воробьева Е.А.

ПРОВЕРИЛ:

Преподаватель

АбрамкинаА.С.

НОВОСИБИРСК 2004

Содержание.

1.Классификация документов …………………………………………………… 1

2. Основныеправила составления текста документов …………………………. 3

3. Правилаоформления реквизитов документов ………………………………… 4

4. Основныетребования к документам,

изготовленным машинописным способом…………………………………… 16

1.Классификация документов.

Вседокументы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большиегруппы:

1) Документы по общим и административнымвопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) иего производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работникивсех подразделений предприятия.

2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работникифинансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта,других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма,приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всехэтих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

— по месту составления – внутренние(документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние(документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

— по содержанию – простые(посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

— по форме – индивидуальные,когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладныезаписки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а частьзаполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородныхпредприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографскимспособом или на множительных аппаратах;

— посрокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенныйсрок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

— по происхождению – служебные,затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиесяконкретного лица и являющиеся именными;

-

по виду оформления– подлинные, копии, выписки, дубликаты;

-

— по средствам фиксации – письменные,графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземплярдокумента, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точноевоспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное вустановленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебныхдокументов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятсяподпись руководителя и печать.

Иногдадля работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иногоего раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какогодокумента она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписямидолжностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случаеутери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат(с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу сподлинником.

2. Основныеправила составления текста документов.

Документсостоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать,название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитовдокумента, расположенных в установленном порядке, составляет формулярдокумента.

ГОСТ Р. 6.30 — 97 «Унифицированныесистемы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образецорганизационно- распорядительных документов, который представляет собойграфическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположениепостоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительныхдокументов и их расположение на бланке документа, правила оформленияреквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

Всего государственным стандартомустановлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст документа.

Текст – основной реквизит документа,который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно,точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен бытьбезупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском илинациональном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации огосударственных языках.

Текст документа может быть представленв виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объемаподразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскимицифрами:

1.

Раздел;

1.1.

Подраздел;

1.1.1.

Пункт;

1.1.1.1.Подпункт.

3.

Правила оформления реквизитов документов.

1.

Государственныйгерб.

Всоответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном УказомПрезидента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается набланках:

-

Президента РФ;

-

палат Федерального Собрания;

-

Правительства РФ;

-

Конституционного Суда РФ;

-

Верховного Суда РФ;

-

Высшего Арбитражного Суда РФ;

-

Центральных органов федеральной исполнительной власти(министерств, ведомств);

-

Федеральных судов;

-

Прокуратуры РФ;

-

Уполномоченного по правам человека;

-

Счетной палаты;

-

Дипломатических представительств, консульскихучреждений и иных официальных представительств РФ за границей.

2. Герб субъекта РФ.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов всоответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, гербсубъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органоввласти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городовфедерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланкахорганизаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения набланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблемапредприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы,как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поискдокумента, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается.Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации иливерхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленномпорядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания),не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображениина бланке документа герба.

4.

Кодорганизации.

Согласно Общероссийскому классификатору предприятийи организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он можетбыть проставлен на бланках документов при их изготовлении и являетсясвоеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

5. Код формыдокумента.

СогласноОбщероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидностьдокумента включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составленииконкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организациив бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием видадокумента.

6. Наименование организации.

Реквизитназывает автора документа, которым может быть организация, структурноеподразделение, должностное или физическое лицо. Это реквизит предполагает такжеуказание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурныхподразделений наименование подразделения указывают под наименованиеморганизации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименованиеобозначается над наименованием организации. Если организация имеет вышестоящуюорганизацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Всенаименования даются в именительном падеже, например:

Министерствообразования Российской федерации

Государственный университет управления

Институтинформационных систем управления

Вбланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительнойвласти и местному органу власти) указывается только наименование местногооргана власти.

Наименованиеорганизации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию,закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации).

Еслиорганизация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оноприводится под полным наименованием в скобках:

Всероссийский научно-исследовательский институт

сельскохозяйственного машиностроения

(ВНИИ сельхозмаш)

7. Справочныеданные об организации.

Реквизитприсутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи,почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты.В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственныйрегистрационный номер организации, номера лицензий.

8. Наименованиевида документа.

Данныйреквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначениидокумента, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование видадокументов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатаетсяпрописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ,РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

9. Датадокумента.

Дата одиниз основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датойдокумента может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированногов документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датойдокумента является дата проставления последней подписи. Даты в документеоформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца,месяц, год: 22.09.2000. Допускается оформление даты словесно- цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности:2000.07.05.

Кромедаты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции,визы, отметка об исполнении документа и др.).

10. Регистрационныйномер документа.

Регистрационный номер документа – это цифровоеили буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковуюсистему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, какправило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрениюорганизации порядковый номер документа может дополняться информацией окорреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами.

Надокументах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационныеномера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов надокументе.

Регистрационныйномер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланкахдокументов место для написания даты и регистрационного номера обозначаетсяследующим образом:

__________№ _________ .

11. Ссылкана регистрационный номер и дату документа.

Этотреквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номерпереносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:

На №02-13/36 от 04.03.2000.

12. Место составления или изданиядокумента.

Реквизит используется только вобщих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитываетсяадминистративно-территориальное деление страны. Например:

с.Ивановка Мытищинского районаМосковской области.

Место составления или изданиядокумента может не указываться, если название территории входит в наименованиеорганизации:

Воронежский государственныйуниверситет.

Сокращение «г.» при названиигорода не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов,оканчивающихся на «град» и «бург».

13. Гриф ограничения доступа кдокументу.

Реквизит проставляется надокументах, содержащих сведения ограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данногореквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенносекретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну);«ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»,«Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию).Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другиеотметки.

14. Адресат.

Реквизит используется в письмахи внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством(заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа можетбыть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Всостав реквизита может входить почтовый адрес:

-

Почтовый адрес не указывается,если документ направляется в высшие органы государственной власти управления,вышестоящую организацию, подведомственные организации или постояннымкорреспондентам.

Адресат проставляетсяна бланке документа справа.

Принаправлении документа в организацию или структурное подразделение их наименованияуказывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименованияорганизации дополнительным межстрочным интервалом:

ЗАО «ЭОНТ»

ул. Маросейка, 15, стр.2

Москва,101000

Документ может быть адресован руководителюорганизации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности,включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалыпроставляют перед фамилией:

Генеральному директору

ММПП «Салют»

Н.Т.Вершинину

Если документнаправляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтеперерабатывающегокомплекса

Приадресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затеминициалы и фамилию получателя: Ул.Российская, 8, кв. 22

пос. Белоозерский,

Воскресенский р-он,

Московская обл., 140250

И.И.Иванову

Надокументе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. Принаправлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, ана каждом документе проставляется только один адресат.

15. Грифутверждения документа.

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридическойсилы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы (устав,положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы,некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документможет утверждаться:

— должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятиерешения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

-

изданием соответствующего распорядительного документа;

-

коллегиальным органом.

В случаеутверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из словаУТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личнойподписи, ее расшифровки и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директорпредприятия

ПодписьА.Б. Сидоров

12. 07.2000

Еслидокумент утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, тогриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, вкотором зафиксировано решение об утверждении:

УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального Советом директоров

директора НПО «Прогресс» ОАО «Сиданко»

от 05.02.2000 № 15 (протокол от 20.03.2000 №6)

16. Резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя поисполнению документа. Она пишется от руки в заголовочной части документа налюбом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюцийформата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюциявключает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срокисполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции:

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта к 26.05.2000

Подпись22.05.2000

Если исполнителей несколько, ответственным заисполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

17. Заголовок ктексту.

Реквизит является обязательным для всех документов,кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим длярегистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точноотражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием видадокумента:

приказ (очем?) о приеме на работу;

протокол(чего?) собрания акционеров.

Заголовок ктексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают.Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть неболее 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовкапечатаются через один интервал.

18. Отметка оконтроле.

Реквизит проставляется на документах, исполнениекоторых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контролепроставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом илиспециальным штампом — «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка ктексту на левом поле документа.

19. Текстдокумента (см. в главе 2, с. 4).

20.Отметка о наличии приложений.

Реквизит оформляется всопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.

Если документ-приложение назван в тексте, отметка оналичии приложения оформляется обобщенно:

Приложение:на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные втексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полноенаименование документов, входящих в приложение:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству

На 40 л. в 1 экз.

2. Отзыв на проектинструкции на 2 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющийприложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение:Договор аренды от 03.04.20000 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листовв отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколькоадресов об этом делается отметка следующим образом:

Приложение:на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На приложениях к распорядительным документамотметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения: Приложение № 2

к приказу ректорауниверситета

От 18.03.2000 № 35

21. Подпись.

Подпись –обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий емуюридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделеннойсоответствующей компетенцией.

Подписывается,как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписивходят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личнаяподпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:

Генеральныйдиректор подпись Р.Л. Ломакин

В вузах,научных учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень,звание. Например:

Зав.кафедрой истории

д.и.н.,проф. Подпись В.В.Иванов

Надокументе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственностьнесколько лиц. В этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности,которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равныепо должностям лица, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Директор ЗАО «Лана» Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

Нескольколиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленныекомиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь.Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. Приэтом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составекомиссии, причем фамилия членов комиссии располагают в алфавитном порядке.Например:

Председатель А.В. Калинин

Члены Н.Ф.Васильев

Б.М.Горохов

О.С. Фролов

Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя,при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог «за» иликосую черту.

22. Грифсогласования.

Согласованиеэто предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласованиеможет быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифомсогласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель Письмо Президиума РАН

Госстандарта России от 14.05.2000 № 08-256

Подпись Г.П.Воронин

21.01.2000

Грифсогласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листесогласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

Листсогласования прилагается.

23.Визы согласования документа.

Внутреннее согласование оформляется визой, котораясостоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

Главный бухгалтер

подпись И.Д.Луконина

12.07.2000

Если должностное лицо, с которым согласовываетсядокумент, имеет замечание, дополнения или не согласно с документом, об этомделается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельномлисте и прилагаются к документу:

Замечания прилагаются.

Юрисконсульт подпись М.М. Зак

10. 03. 2000

На внутренних документах виза проставляется наобороте последнего листа подлинника документа, на исходящих – на последнемлисте копии, остающейся в деле организации.

24. Печать.

Печати ставятся на наиболее важных документах,подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и ненакладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированныхформах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или«Место для печати».

Печати бывают гербовыми и простыми (к последнимотносятся печати организации и структурных подразделений – отдела кадров,протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения ихранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельностиорганизации.

25.Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производитсядля придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителеморганизации или уполномоченными имдолжностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцеляриии др.).

Отметка о заверении копии (или выпискииз документа) состоит из слова «Верно», наименовании должности сотрудника,заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

01.

06. 2000

При пересылки копии документа в другие организацииили выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

26. Отметка обисполнителе.

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативнойсвязи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых вдокументе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой сторонепервого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа.Оформляется отметка одним из способов»:

Соколов Соколов Антон Романович

341 1256 341 12 56

27. Отметка обисполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах,подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования всправочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнемполе и включает в себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подписьисполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки.Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

В дело № 12-25 за 2000 г.

Подпись 24.05.2000

28. Отметка опоступлении документа в организацию.

Канцелярия ГУУ

13.04 2000 № 356

Реквизитпроставляется в нижнем правом углу первого листа документа при егоэкспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штампс наименованием организации. Например:

29.Идентификатор электронной копиидокумента.

Реквизит, проставляемый в левом нижнемуглу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинномносителе, а при необходимости – дату и другие поисковые данные. При оформленииэтого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащемуэлектронную копию документа. Например:

С:/Приказы/ Петров.

4.

Основные требования к документам, изготовленныммашинописным способом.

Если документ составляется на компьютере, то припечатании текста исходя из эргономических требований следует использоватьшрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуетсяиспользовать шрифты гарнитуры TimesNewRoman размеров 13, 14, 15 илигарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовкитаблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документапечатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельнымиреквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимаетнесколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документазанимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскимицифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляетсяв середине верхнего поля.

Форматбумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе(в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.

Списокиспользуемой литературы.

1.

2.

3.

Организация работы с документами: Учебник/ Под ред.проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб.

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Команда как современный метод администрирования

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)