Реферат: Возможности конференции как коммуникативного канала

Содержание

Введение

1. Общаяхарактеристика конференций

1.1Понятие и виды конференций

2.Организация и проведение конференций

2.1Организация конференции

2.2 Проведениеконференции

3. Международные конференции

3.1История международных конференций

3.2Подготовка, организация и проведение международныхсовещаний и конференций

3.3 Правилапроцедуры и формы работы

Заключение

Список литературы

Введение

 

Ежегодно в мире проводятся сотнитысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции,симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций,конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляетсобой самостоятельное направление в области деловых услуг.

Один из эффективнейших способовпередачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио – этоорганизация и проведение конференций.

Основное назначение конференцийсостоит в адресном распространении информации (новостей, документации,фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созватьконференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистовмогут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступлениеинформации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей,достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, чтовсегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведенийи новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей ивыступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области,лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, даетдополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Сейчас, когда информационноепространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены боротьсяс финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такогокоммуникативного канала как конференция.

Цель работы – исследовать процессорганизации конференции.

Для достижения цели поставленыследующие задачи:

В ходе исследования были изучены работыкак отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметитьработу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основымедиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал,посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое изтеоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи собщественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».

Исходя из всего вышесказанногологичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть,заключение и список литературы.

1. Общая характеристика конференций 1.1Понятие и виды конференций

 

Конференции – одни из техмероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку.Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Цель конференции — обсуждение ирешение различных проблем. Практически конференция является совещанием илисобранием производственной группы и может быть организована территориально какв одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует такжепопулярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии ипозволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» копределенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ееучастники – представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции –укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новыхбизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы иразличных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. Напресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостямконференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции – это один из видов конференций, накоторых обсуждаются:

проблемы, затрагивающиепредставителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующегоЗаконодательства и предложения по его совершенствованию;

политика государства в отношенииопределенных отраслей;

практика работы лучших компанийотрасли и т.п.

отличие от семинаров и тренингов, набизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты,но и новые бизнес-предложения, идеи.

процесс проведения бизнес конференцийсостоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций,техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различнойстепени сложности:

бронирование конференц-зала дляпроведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

оформление помещений для мероприятия,согласно фирменному стилю компании-организатора

организация питания

техническое обеспечение конференции

разработка и воплощение в жизньконцепции мероприятия

подготовка и печать пресс-китов

фотосъемка и видеосъемка

развлекательная программа

Пресс-конференции представляют собой весьмаэффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференциикак метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться имразумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителямигосударственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческихструктур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся ив тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначениепресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей,документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созватьпресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могутвозникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию толькодля того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можнопрекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряютпоступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источниковновостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференцийсостоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получениедополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы,фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанныхавторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимальнополных сведений, дает дополнительную возможность для комментированияпредлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференциипредусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определитьдень и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующегографика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференциюрассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всегоприглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповеститьпредставителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделовновостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства спросьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах,которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначенапросьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколькожурналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет иликоктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходитлишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейльнамечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четкоуказать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно такжесообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора вцелесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей,поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии напресс-конференции.

Если пресс-конференция представляетобщий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили всеорганы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые наканунебыли напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпускахрадио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 — 11.30 илина 14.30 — 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно,будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать времяежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящийдень. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано вопределенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться отом, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудьдругим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмитьсообщения о пресс-конференции в печати. Пятница — всегда неудачный день дляорганизации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свойплан, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарийпресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указаниемисполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частейединого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей)пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационныесообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающаяпросмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференциинедолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапепресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимопровести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет вслучае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу сжурналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетициянеобходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетициипроверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки,интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее.Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить спомощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференцииготовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть илипроизнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структуразависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематикатребует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новойинформации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференцийзаранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их впапки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати потеме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы,относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранееотпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде.Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всегоиспользуется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручаетсяжурналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциямаккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителямипресс-конференцию.

2 Организация и проведение конференций 2.1Организация конференции

 

Конференция, как и любое деловоемероприятие — это напряженная работа, как для самих участников, так и дляорганизаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченноевремя должны обсудить стоящие перед ними вопросы и принять, если этонеобходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей секретаря ворганизации мероприятий является максимальное удовлетворение задач,поставленных Клиентом.

Это достаточно сложный процесс, которыйпотребует большого количества сил и времени:

— подобрать конференц-зал;

— создать комфортную атмосферу,отвечающую формату и целям делового мероприятия;

— продумать и учесть множествоорганизационных моментов.

Секретарь может предложить различныеварианты проведения мероприятия согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобратьнеобходимое конференц-оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов,предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, атакже по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы неупустить ни одну деталь!

Осуществление работ по проведениюконференции начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика.Основные требования к содержанию запроса – это указание дат начала и окончанияконференции и числа участников, а также перечня услуг. Исходя из даннойинформации, составляется предварительная смета расходов на проведениеконференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, какправило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организацииконференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.

В первую очередь необходимо подобратьместо проведения конференции, которое обеспечит комфортное размещениеучастников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (планарассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметьвозможности для подключения и эксплуатации оборудования и техническогооснащения, необходимого для организации конференции. После этого осуществляетсяподбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований сучетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляетсявыбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организациии проведения конференции.

С целью гарантированного обеспеченияучастников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительноебронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногороднихучастников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплатуза размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае, если участникиконференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подборсредств размещения осуществляется на основании их предварительных требований,как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференциипредоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведенияконференции.

Заказчик обязан проинформироватьучастников конференции относительно того, какие услуги он передал на аутсорсингкомпании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредствомрассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатораконференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.

В случае необходимости предоставлениявизовой поддержки иностранным участникам конференции, осуществляется сборнеобходимой информации от участников конференции, а также осуществляетсяпересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.

Заказ легкового транспорта для встречи проводов участников конференции в аэропортах, их транспортировки от гостиницыдо места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, вкоторой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо,если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственноучастниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта(представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.

Организация экскурсий, культурнойпрограммы, пост-конгрессных туров для участников конференции и гостейосуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается вкачестве опциона непосредственно участникам конференции. При этомосуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всегокомплекса туристско-экскурсионных услуг.

Все положения, перечисленные выше,находят отражение в договоре на организацию и проведение конференции.Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик иучастники конференции получают все услуги, необходимые для проведенияконференции.

 2.2 Проведениеконференции

 

Подготовка к проведению конференции(т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ееоткрытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможнынезначительные изменения отдельных элементов программы и внесениедополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

Приглашение на конференцию нужноразослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причемследует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколькоприбудет участников.

В приглашении обязательно должно бытьуказано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а такженаименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенногоместа.

Нужно позаботиться о том, чтобы припроведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на всевремя их проведений;

2) обеспечить проход приглашенныхчерез вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составитьсписок приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины или такси дляподвоза участников из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале заседаний.

Проведение конференции начинается сприбытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетомпоследнего участника. В течение всего периода проведения конференцииосуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствиис договором.

В случае необходимости принимающая сторонаможет организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), вгостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иныхмероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зренияобеспечения качества.

Сотрудники принимающей стороны могутосуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплатыдополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.),помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестированиеэлектронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков,ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачитранспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах,контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказыватьпомощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым сточки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

3. Международные конференции 3.1 Историямеждународных конференций

История международных конференцийуходит в далекое прошлое. Первоначально, вплоть до второй половины XIX века,среди международных конференций различали конгрессы и конференции. Конгрессамиименовались обычно такие международные конференции, в которых участвовали главыгосударств и правительств и которые преследовали заключение мирных договоров:таковы, например, Венский конгресс 1815 года, Аахенский конгресс 1818 года,Парижский конгресс 1856 года. Однако уже с конца прошлого века и особенно сначала XX века термин «конгресс» совсем выходит из употребления, и в практикумежгосударственных совещаний все чаще внедряются названия «международнаяконференция» и «международное совещание»: Версальская конференция 1919 года,Конференция трех великих держав в период второй мировой войны, Парижская мирнаяконференция, Женевское совещание глав правительств четырех держав 1955 года,Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе 1972-1975 годов и др.

Термин «конгресс» чаще всегоупотребляется в отношении международных совещаний и встреч либо общественныхорганизаций, либо специалистов и научных деятелей — Конгресс миролюбивых сил,Всемирный конгресс профсоюзов, Международный конгресс хирургов и т.п.

В практике международных конференцийсоциалистических государств было принято, как правило, название «совещание».Таковы совещания руководителей партий и глав правительств государств — членовСовета Экономической Взаимопомощи; совещания Политического КонсультативногоКомитета Организации Варшавского Договора; совещания представителейкоммунистических и рабочих партий социалистических стран. Созыв совещанийпрочно вошел в практику международного коммунистического движения. Достаточнонапомнить о Совещаниях коммунистических и рабочих партий в 1960 и в 1969 годах,о совещаниях коммунистических и рабочих партий Европы, Латинской Америки,Ближнего Востока и др.

Международные конференции разумеется,созываются не только на самом высоком уровне — глав государств и правительств.Международные конференции находят самое широкое распространение на самыхразличных уровнях.

Среди современных международныхконференций необходимо четко различать два основных вида: международныеконференции, являющиеся сессионным органом международных организаций, имеждународные конференции, имеющие самостоятельное значение и созываемые поданному конкретному вопросу или вопросам… Однако в практике ряда международныхспециализированных организаций, создание которых во времени уходит к началу XXили даже к концу прошлого века, сохранилось название «конференция» каксессионного представительного органа этих международных организаций.

По предметному содержанию работы ицелям созыва международные конференции и совещания могут подразделяться наполитические международные конференции и на международные конференции поспециальным вопросам. В зависимости от предметного содержания работымеждународных конференций государства определяют и вид представительства наних.

За последний период международныевстречи и конференции стали особенно частыми. Это в значительной мереобъясняется стремлением народов и миролюбивых государств к смягчениюнапряженности в международных отношениях. Особо важное значение придаетсявстречам на высшем государственном и партийном уровнях, то есть встречам главправительств и государств, руководителей партий, или, как их стали именовать,встречам в верхах. Сочетание в одном лице партийного и государственногоруководства страны становится обычной практикой переговоров и совещаний навысшем уровне. Именно такие встречи могут привести к серьезному повороту вмеждународных отношениях, ибо главы правительств и государств, высшие партийныеруководители обладают необходимыми полномочиями и авторитетом для принятиярешений крупного международного значения. Разумеется, успех таких встречзависит прежде всего от взаимного стремления участников встречи к разрешениюспорных вопросов и подготовительной работы к ним.

Каждая международная встреча иликонференция представляет собой важный этап в развитии международных отношений иразвитии отношений между отдельными странами. Такая встреча подготавливаетсязаранее, ибо не получить никакого результата от встречи или закончить встречуполным провалом только вследствие ее неподготовленности отнюдь не являетсясвидетельством искусства дипломатии.

Между тем развитие международныхотношений и всей международной обстановки в 60-70-х годах поставило со всейостротой вопрос об отказе от политики «холодной войны» и конфронтации и опереходе к политике смягчения международной напряженности и переговоров,которые привели бы к перелому в отношениях между государствами в интересахпрочного мира и международного сотрудничества. Важнейшую роль в достижениитакого перелома сыграли встречи и переговоры на высшем уровне, которые сталиновым эффективным средством социалистической дипломатии.

3.2 Подготовка, организация и проведение международныхсовещаний и конференций

При подготовке любой международнойвстречи нужно учитывать, каких результатов можно достичь в итоге такой встречи.

Инициатива созыва или предложениесозыва международных конференций и совещаний принадлежит отдельнымгосударствам, группам государств и международным органам, имеющим на этополномочия.

В каждом отдельном государстве правомна предложение созвать международную конференцию или совещание обладают органывнешних сношений — глава государства, глава правительства, министр иностранныхдел или дипломатические работники, специально уполномоченные на проявлениеинициативы созыва своим правительством. Группа государств в коллективномпорядке обычно проявляет инициативу в форме предложения, содержащегося вкоммюнике совещания представителей данных государств. Так, например,предложение о созыве всемирной конференции по торговле было поддержано государствами- членами Совета Экономической Взаимопомощи в коммюнике Совещания руководителейкоммунистических и рабочих партий и глав правительств стран — членов СЭВ,состоявшегося в Москве 26-28 июля 1963 г. Предложение о созыве совещанияпредставителей всех европейских стран по безопасности и сотрудничеству в Европев конкретной форме было сформулировано в марте 1969 года на Совещании ПКК стран- участниц Варшавского Договора и опубликовано в коммюнике об этом совещании, азатем разослано правительствам всех европейских стран, США и Канады

Инициатива созыва международныхконференций может быть проявлена и сессионными органами международныхорганизаций Устав Организации Объединенных Наций предоставляет полномочия насозыв международных конференций Генеральной Ассамблее, Экономическому иСоциальному Совету и Совету по Опеке. Разумеется, что такую инициативу можетпроявить и Совет Безопасности ООН Инициатива созыва международных конференцийспециального, отраслевого характера принадлежит специализированным учреждениямООН, например Всемирному почтовому союзу, Международному союзу электросвязи идр.

При созыве сессионных органовмеждународных организаций вопрос о круге участников и формах участия в принципене возникает. Участники и форма участия в сессиях этих органов определеныкругом участников самой организации и ее уставом или договором, учредившимданную организацию, ее органы, круг их участников и порядок работы этих органовсовершенно иной характер имеет вопрос о круге участников конференции илисовещания, имеющих самостоятельный характер. При созыве таких конференцийвопрос о круге участников не решен каким-либо документом, и его еще предстоитрешить. Это один из самых острых вопросов, и без решения его не можетсостояться и сама конференция. Кто же может быть участником и каков кругучастников? Участниками международных конференций в принципе могут быть лишьсуверенные государства. Исходя из принципа суверенного равенства государств,право заинтересованной державы не может быть нарушено ни инициатором созываконференции при определении круга участников, ни всеми другими участникамиконференции при обсуждении и решении вопросов, затрагивающих интересы третьейили третьих держав

Грубым нарушением правил обучастниках международных конференций был мюнхенский сговор правительств Англиии Франции с гитлеровской Германией и фашистской Италией, На эту конференциючетырех не была приглашена даже Чехословакия, хотя речь шла именно о судьбесамой Чехословакии. На конференцию не был приглашен также СССР, хотя СССР и Чехословакиюсвязывал договор о взаимной помощи. Имеется и много других случаев грубогонарушения империалистическими державами международно-правовых норм о кругеучастников созываемых конференций.

При определении круга участниковконференции имеет значение еще один момент. В практике буржуазных государствимеет место и противоположная только что рассмотренной тенденции сужения кругаучастников — необоснованное расширение круга участников путем привлечения кучастию государств, правительства которых находятся в той или иной степенизависимости от крупных империалистических держав. Таким необоснованнымрасширением круга участников конференции империалистические державы стремятсяобеспечить себе механическое большинство при обсуждении вопросов и принятиирешений и создать обстановку изоляции для государств, стоящих на другихпозициях по данным вопросам или вопросу. Известны, например, серьезные споры повопросу о круге участников Парижской мирной конференции 1946 года, когда США иАнглия пытались безгранично расширить состав ее участников, чтобы получитьмаксимально больше сторонников своей линии в формулировании условий мирныхдоговоров после второй мировой войны.

Таким образом, созыв международнойконференции и совещания возможен лишь при условии согласования вопроса о кругеучастников.

Следующим вопросом об участии вконференции является вопрос о представительстве на конференции от государств иформе участия в конференции.

Право на участие в международныхконференциях государства осуществляют посредством своих представительныхорганов или специальных представителей, которым делегированы полномочия отимени и по поручению конституционных центральных органов внешних сношений.Конституционные органы внешних сношений — глава государства, главаправительства, министр иностранных дел — специальных полномочий напредставительство государства на конференции не имеют, так какпредставительство государства этими органами внешних сношений обусловлено самойконституцией данного государства.

Участвующими в международных конференцияхгосударствами считаются лишь те, которые направляют своих представителей;отсутствие представителя рассматривается как отказ от участия в конференции.Так, в 1907 году участниками второй Гаагской конференции явились лишь 44государства, хотя приглашено было 47 государств.

Современная практика международныхконференций знает три формы участия: 1) полномочные делегации с правомрешающего голоса; 2) наблюдатели и информаторы с правом лишь совещательногоголоса и 3) представители от международных организаций, которые нерассматриваются как наблюдатели и информаторы, хотя в основном имеют те жеправа, что и наблюдатели, и не обладают правом решающего голоса.

Из суверенитета участвующих вконференции государств вытекает и международно-правовой статус их представителей,пользующихся так называемым дипломатическим иммунитетом. Однако объемдипломатического иммунитета неодинаков для представителей государств наразличных по своему уровню и назначению конференциях и соответствует в основномдолжностному уровню участвующих на конференции представителей государств.Дипломатическим иммунитетом в полном объеме пользуются, как правило, лишьпредставители дипломатических, политических по своей форме и содержанию работыконференций. Дипломатический иммунитет распространяется на представителейцентральных конституционных органов внешних сношений государств. За делегациямиконференций специализированного характера, созываемых специализированнымимеждународными организациями, например конференциями Международного метрическогосоюза, дипломатический иммунитет признается не в полном объеме, хотя такиепредставители пользуются неприкосновенностью личности и бумаг, правом надипломатический паспорт.

3.3 Правила процедуры и формы работы

Обычно на первом же заседанииконференции или совещания определяется председатель или устанавливается принциппредседательствования, вице-председатель (далеко не всегда) секретарь и другиеосновные органы конференции, если обо всем этом участники не договорились в предварительномпорядке. Регламенты некоторых конференций предусматривают сдачу делегациямисвоих полномочий и их проверку до дня открытия. Для проверки полномочий обычноизбирается- мандатный комитет или комиссия по проверке полномочий. Дляподготовки и согласования текстов, рабочих и официальных документов избираетсяредакционный комитет. В зависимости от надобности образуются и другие органыконференции или совещания — комитеты и комиссий.

Пленарные заседания конференций исовещаний обычно проводятся публично, если не принято какого-либо другогорешения самой конференцией. В начале работы конференции, если не приняторешений в предварительном порядке, определяются официальные и рабочие языкиконференции и ее документов. Однако каждый делегат, независимо от того, признанли язык его страны официальным или рабочим, как правило, выступает на своемродном языке. Но все документы и труды конференции публикуются лишь на принятыхконференцией языках.

В условиях политики «холодной войны»,которую проводили империалистические державы, иногда создавалась невозможностьорганизации общего секретариата, и на ряде совещаний каждая делегация имеласвой собственный секретариат, и уже в процессе совещания работакоординировалась. Только совещания или конференции, проводимые от имени ООН,имеют общий секретариат, работу которого обеспечивает аппарат Секретариата ООН.Главное, что требуется обеспечить, — это перевод выступлений и документовОбычно страна, в которой проводится конференция, берет на себя всю техническуюсторону дела и устанавливает порядок записи, стенографирования и размножениядокументов, который согласовывается с представителями секретариатов делегаций.При выезде на конференцию назначаются соответствующие главы делегаций и при нихсоветники Делегация может состоять из нескольких делегатов, но число делегатовне имеет значения с точки зрения соотношения сил Голосование производится лишьделегациями с решающим голосом. Каждая делегация независимо от количества еечленов имеет лишь один голос, поскольку она представляет лишь одно государствои поскольку участниками конференций являются именно государства. Решения,принятые большинством голосов, как правило, не связывают несогласное с нимименьшинство, но обязательны для государств, голосовавших за эти решения. По согласованиюмежду участниками конференции может быть принят и другой порядок.

В последние годы в связи с изменениемсоотношения сил на международной арене все чаще в практике международныхсовещаний и даже работы постоянных органов применяется принцип решения всехвопросов по согласованию, а не путем голосования. Такая практика стала обычнойв работе, например, Комиссии по разоружению, Комитета по использованиюкосмического пространства в мирных целях и ряда других международных органов.Она оформлена соответствующими правилами процедуры или принятыми даннымиорганами решениями. Такая практика свидетельствует о невозможности в нынешнеймеждународной обстановке решения важных вопросов путем навязывания каким-либогосударствам чужой воли. В этом сказывается также возросшая роль и влияниегосударств, которым нельзя навязать каких-либо неприемлемых для них решений. НаСовещании по безопасности и сотрудничеству в Европе, работавшем в течение 1972-1975годов в Хельсинки и в Женеве, с самого начала было установлено правилоконсенсуса. По приезде на совещание делегации обычно договариваютсяпредварительно о порядке открытия совещания и о первых организационных шагахсовещания.

Помимо созыва пленарных заседанийсоздаются комитеты или комиссии, в которых ведется черновая работа. После общихпрений или в процессе общих прений рабочие комиссии согласовывают те или другиепроекты, подготавливают те или иные решения. Нередко бывает, что на пленарныхзаседаниях не удается достигнуть единогласия даже по простым вопросам ввиду противоречивостипозиций различных делегаций. Тогда, чтобы договориться, делегации вступают внеофициальные дипломатические переговоры. Это делается как в комиссиях,комитетах, так и на различных завтраках, приемах и т.д. Такие полуофициальныепереговоры дают возможность найти пути для компромиссного решения, поскольку вофициальных выступлениях на международной конференции рискованно выступать скомпромиссным предложением, предварительно не выяснив возможной реакции своегопартнера на это предложение.

На Женевском совещании 1954 года,когда обсуждался вопрос о прекращении войны во Вьетнаме, именно неофициальнымипереговорами удалось достигнуть согласованного решения. Премьер-министр АнглииИдеи и премьер-министр Франции Мендес-Франс пошли на компромиссное соглашение,потому что положение было безвыходным для их стран. Во Франции требовалинемедленного прекращения затянувшейся тяжелой войны, в Англии также виделибесперспективность войны во Вьетнаме и искали мирного урегулирования положенияв Юго-Восточной Азии, боясь за стабильность в колониальных владениях Англии вэтом районе. На основе неофициального компромиссного соглашения удалось найтирешение, приемлемое для СССР, КНР, Англии и Франции, против которого, однако,были США. США, и, прежде всего лично Даллес с его пресловутой политикой «спозиции силы», потерпели серьезное поражение.

Неофициальные переговоры с делегациейСША, а также с делегациями Англии и Франции вела советская делегация назаседаниях Подкомитета Комиссии ООН по разоружению в 1957 году. В Комитете 18государств по разоружению практика неофициальных переговоров и предварительногосогласования вопросов между двумя сопредседателями стала обычной. В процессетаких переговоров постепенно выявляются позиции сторон и намечаются взаимныеуступки. Одновременно на официальных заседаниях идет дискуссия по основнымвопросам.

Как двусторонние, так имногосторонние переговоры требуют дипломатической гибкости в поисках приемлемыхрешений, которые соответствовали бы главным жизненным интересам сторон и в тоже время могли бы допускать те или иные формулировки, в которых по разнымсоображениям заинтересована каждая из сторон. Достижение таких приемлемыхрешений в ходе переговоров требует терпения и умелого использования различныхдипломатических приемов со стороны каждого ведущего такие переговоры, которыенередко продолжаются и вне заседаний, даже во время тех или иных протокольныхмероприятий.

Как нередко идут переговоры послеофициальных заседаний, так проводится зондаж относительно возможных уступок скаждой стороны, так кропотливо ищут взаимоприемлемых формулировок участникипереговоров.

Большое значение на конференцияхсоветская дипломатия придает публичности. Как правило, советские представителистояли за широкое освещение хода конференций в печати. Поэтому большое значениепридается работе представителей печати. В крупных совещаниях принимают участиепредставители отдела печати МИД, которые организовывают пресс-конференции.Часто после каждого заседания делегации устраивают пресс-конференции, которыеосвещают ход конференции, даются ответы на наиболее актуальные вопросы. Даютсятакже интервью отдельным видным корреспондентам и принимаются другие меры длядоведения до сведения общественности позиций делегаций. Все это играетнемаловажную роль в завоевании на свою сторону общественного мнения, котороеоказывает определенное воздействие на ход и исход международных конференций. Вовремя длительной работы Комитета 18 государств по разоружению в Женеве в 1962-1964годах, а также в последующие годы советская делегация регулярно устраивалапресс-конференции, на которых представители делегации информировали о позицииСССР в важнейших вопросах разоружения, помогая тем самым общественностиразобраться в маневрах противников разоружения и мобилизуя общественное мнение вподдержку дела разоружения.

Обычно перед выездом на конференциюделегация получает от своего правительства директивы по вопросам, которыеподвергаются обсуждению. Такие директивы необходимы для успешного проведенияконференции. Нужно предусмотреть основные возможные ходы противника, чтобыделегация имела возможность маневрировать в ходе конференции. Эти директивывырабатываются задолго и подготавливаются основательно с участием всехкомпетентных людей. Но никакие директивы не могут охватить всего комплекса возникаемыхвопросов.

Поэтому во время конференцииделегация на основе обмена мнениями, учета различных мнений вырабатывает своитактические шаги и либо прямо осуществляет их, если они соответствуют общейлинии директив, либо, если нужно менять эту линию, согласовывает такиеизменения с центром и получает соответствующие указания.

Заключение

Итак, в заключениесделаем следующие выводы.

Конференция – одно из ключевыхмероприятий в системе обмена информацией. Конференция представляет собойвыступления докладчиков по определенной теме.

Выделяют различные видыконференций, среди них – научные, деловые (или бизнес-конференции),пресс-конференции, международные.

Цель конференции — обсуждение и решение различных проблем. Она предполагает авторитетностьисточника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверкисведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Причем это мероприятие,требующее серьезной подготовки и профессиональных усилий для его проведения.Поэтому при принятии решения о проведении конференции необходимо рассмотретьвозможность ее замены другими мероприятием (презентацией, пресс-ланчем и пр.).

Цель конференции –открытое публичное общение со специалистами в данной области. При этом онодолжно быть результативным — взаимовыгодным для всех сторон.

Конференция должна иметьразработанный сценарий. На нее (в идеале) должны приглашаться только посвященныев рассматриваемую проблему специалисты, над формированием круга которых следуетнастойчиво работать.

Многое зависит от«первого лица», выступающего в роли спикера. Если оно не способно вестипубличную дискуссию, от конференции лучше на время отказаться.

В дни проведенияконференции большую роль играет вспомогательный персонал, в задачу котороговходит встреча и размещение в зале участников конференции, с предварительнымвнесением их фамилий в регистрационный список, а также проверка аппаратурыусиления звука и видеопрезентации.

/>Список литературы

1. Абельман Н.В.Универсальный справочник по Паблик Рилейшнз. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. –237 с.

2. Алешина И.В.Паблик рилейшнз для менеджеров. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. – 480 с.

3. Варакута С.А., ЕгоровЮ.Н. Связи с общественностью. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 246 с.

4. Гундарин М.В.Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз. – М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2007. – 336 с.

5. Джефкинс Ф.,Ядкин Д. Паблик рилейшнз / Пер. с англ. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 416 с.

6. Доти Д.И.Паблисити и паблик рилейшнз / Пер. с англ.- М.: Изд. дом «Филинъ», 2005. — 288с.

7. Кольцова Е.PR-коммуникации: как работать с прессой // Бизнес в промышленности. — 2001. — №9. — С. 12-14.

8. Кондратьев Э.В.,Абрамов Р.Н. Связи с общественностью. – М.: Академический проект, 2007. – 432с.

9. Королько В.Г.Основы паблик рилейшнз. — М.: «Рефл-бук», К.: «Ваклер», 2000. — 528 с.

10. Коханов Е.Ф.Общение как взаимодействие социальных субъектов: (к основам социальнойпсихологии паблик рилейшнз) // Менеджмент в России и за рубежом. – 2001. — № 5.- С. 49-59.

11. Пашенцев Е.Н.Связи с общественностью: мировая практика и современная Россия. — М.:ИТРК РСПП, 2008. — 314 с.