Реферат: Коммуникации в организациях

Введение

 

Коммуникация- как форма общения двух и более субъектов контактирования — являетсяестественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общениеподразумевает обмен информацией между людьми, целью которого являетсяобеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже окоммуникационном процессе. Предметом анализа в данном случае выступаютособенности коммуникации и коммуникативного процесса в организациях. Областьизучения коммуникаций выходит в первую очередь на представление о типологииорганизаций, т.к. тип организации, несомненно, сказывается на сущности иособенностях коммуникационного процесса.

Ворганизационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается какпроцесс (коммуникация — это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями,чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств,обеспечивающих процессы передачи информации). Хорошо налаженные коммуникациисодействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, еслиорганизация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех другихвидах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководствокомпании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной формедля принятия решений. Значит, в конечном счете, наиважнейшим являетсякоммуникационный процесс.

Коммуникации ворганизационном контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренниекоммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нетобщения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом,коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и еежизнедеятельности.


Коммуникация. Теории коммуникации

 

Коммуникация — процесс и результат обмена информацией.Эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководительполучает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудниковпринятые решения.

Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением,что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации.Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается взабвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играютактивную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другаясторона восприняла ее.

Главная цель коммуникационного процесса заключается вобеспечении понимания передаваемой информации.

Существуют различные виды сетей коммуникаций. Коммуникации между людьмиосуществляются в форме общения как обмен сообщениями, в которых фиксируютсязнания, мысли, идеи, ценностные ориентации, эмоциональные состояния, программыдеятельности сторон, осуществляющих взаимную коммуникацию. «Слишком многолюдей не может уразуметь, что подлинное общение — процесс двусторонний»/>.Конфигурация сетей коммуникации зависит оттребований, предъявляемых к реализации заданных функций, например, от качества,объема, скорости прохождения информации. В целом можно выделить следующиесвойства наиболее распространенных видов сетей.

Сеть коммуникаций,замкнутая в круг является активной, не имеющей лидера, слабо формализованной,нестабильной. Сеть «колесо» имеет конфигурацию, в которой одинэлементов (лидер) имеет связь с несколькими другими. Такая сеть менее подвижна,имеет достаточно жесткую связь с лидером, хорошо организованна, более устойчиваи упорядочена. Разновидностью «колеса» является многоканальная сеть,в которой в отличии от простого «колеса» элементы сети, подчиненныелидеру могут иметь связь между собой. Структура сети коммуникаций влияет наточность получаемой информации получателем. Она в то же время формирует типвзаимодействия внутри организаций. Эффективность указанных сетей различна.

«Штурвал»— сильно централизованная сеть, т.е. информационный лидер группы, находится вцентре, к нему сходятся все коммуникационные потоки. Данная сеть не предусматриваетобщения членов группы между собой. Эта сеть идеально подходит для выполнениягруппой достаточно простых задач с высокой скоростью, когда каждый член группыполучает четкое задание и предоставляет информацию о его выполнении тольколидеру, не получая никакой дополнительной информации со стороны.

«Цепь»— сеть со слабой централизацией. Такая сеть используется в условияхмногозвенных технологий (при большом количестве последовательно выполняемыхопераций). Здесь лидер фиксирует лишь конечный результат и дает указание навыполнение следующего технологического цикла. Такая сеть, в которой лидерфактически не может осуществлять эффективный контроль на всех участках,применима только в случае, когда члены группы сами заинтересованы в выполнениипорученных заданий и контролируют действия своих ближайших «соседей».

«Игрек»,или «цепь со сторожем» — сеть, имеющая разветвления. Здесь «сторож»,перерабатывающий информацию для лидеров, ставится на разветвлении сети.Присутствие «сторожа» исключительно важно для лидера, так какпозволяет ему получать обобщенную информацию сразу из двух цепей безинформационной перегрузки. Конфигурация «игрек» характерна, вчастности, для линейных иерархических структур; в этом случае к руководителюпоступает обобщенная информация о деятельности нескольких отделов отзаместителя, помощника или диспетчера. При многих достоинствах разветвленныхкоммуникационных сетей они имеют ряд недостатков: наличие искажений в сетях и,самое главное, концентрация больших ресурсов информационной власти у «сторожей»,которые могут обобщать, перерабатывать и передавать информацию в нужном для нихвиде, что снижает значимость и возможности управления у руководителя илилидера. Например, руководитель поручает своему секретарю, выполняющему роль «сторожа»,контролировать потоки информации, которые стекаются к нему от многихподразделений. Секретарь, располагая слабой степенью контроля, может дозироватьи распределять информацию, так как имеет дополнительные властные ресурсы.

Цепи типа «игрек»или «шпора» наиболее характерны для функциональных структурорганизации.

«Тент»— конфигурация сети, которая часто используется в продуктовых илимногопрофильных структурах управления. Здесь предусматривается прохождениеинформации по отдельным ветвям структуры с разделением по отдельным регионамили продуктам.

«Палатка»— сеть, в которой наряду с вертикальными официально допускаются горизонтальныеканалы коммуникации, но не все, а только между верхними эшелонамиуправленческой структуры; горизонтальные связи не предусмотрены на средних инизших уровнях управления. Таким образом, «палатка» непредусматривает участие низших слоев организации в управлении процессами ворганизации, но она позволяет образовывать коалиции между представителямивысшего уровня руководства.

«Дом»— сеть, в которой существует постоянный обмен информацией между руководителямивсех структурных уровней управления. Здесь информация может исходить от высшегооргана управления и контролируется им по каналу обратной связи. Однако обратнаясвязь, в которой задействованы представители разных подразделений одного уровняуправления, может оказывать отрицательное воздействие на качествоуправленческих решений, так как в большинстве случаев представители разныхструктурных подразделений имеют разные интересы в организации и могутнаходиться даже в состоянии конфликта по причине распределения иперераспределения ресурсов между данными подразделениями.

«Паутина»— сеть, характеризуемая большим количеством беспорядочных коммуникационныхсвязей, хаотичным контролем и сложностями при передаче строго дозированной инадежной информации. Представление о «паутине» дает группа, в которойкаждый говорит с каждым и со всеми, улавливая в этом огромном потоке информациитолько ту, которая необходима ему в настоящий момент, а контролирующая иуправляющая роль лидера сведена к минимуму. Такая сеть однозначно признаетсяисследователями неэффективной для организации, но это не значит, что она будетнеэффективной в условиях неформальной коалиции или в дружеской компании.

Теория диффузии связана с именем американского исследователя Э.Роджерса. Он анализировал распространение новых идей, товаров и т.д. и увиделразную предрасположенность к новому у разных сегментов общества. Часть из насдостаточно консервативна, а часть, наоборот, легко включается в новые процессы.Не следует, поэтому воздействовать на всех, а в первую очередь постаратьсяубедить критические пять процентов. Чтобы убедить их, все равно следует достичь50% популяции. Когда же идея овладевает умами 20%, остановить ее уженевозможно. Диффузию он определял как процесс, при которомновшество распространяется в обществе через коммуникационные каналы в течениеопределенного времени. Распространение инноваций может носитьзапланированный или самопроизвольный характер; в любом случае оно приводит ксоциальным изменениям (изменениям в структуре и функциях социальной системы).Эффективным инструментом распространения инноваций являются СМИ.

Большинствоматематических значений термина содержит сходство между моделями социальной диффузиии эпидемиология. Так, последовательная модель распространения инфекционнойболезни выглядит следующим образом: поначалу инфекция распространяется медленнои с небольшим числом затронутых ею людей; затем быстрее по мере передачи отбольных здоровым, но потом замедляется, ибо уменьшается число новых людей,способных заразиться. Однако, хотя математические модели разъясняют многое, онислужат скорее «эвристическими приемами»; одна из причин заключается втом, что индивиды и группы зачастую сознательно противятся изменению, адиффузия редко происходит в форме пассивной имитации.

Теория игр — математический метод изученияоптимальных стратегий в играх. Под игрой понимается процесс, в которомучаствуют две и более сторон, ведущих борьбу за реализацию своих интересов.Каждая из сторон имеет свою цель и использует некоторую стратегию, котораяможет вести к выигрышу или проигрышу — в зависимости от поведения другихигроков. Теория игр помогает выбрать лучшие стратегии с учётом представлений одругих участниках, их ресурсах и их возможных поступках.

Такимобразом, неподверженная никаким идеологическим и прочим субъективным факторам(в силу того, что она математическая) теория игр предоставила теоретическоеобоснование появления ПР, как деятельности, направленной на обеспечениекоммуникации, которая (по определению) «основана на правде и полнойинформированности».В случае «PR-игры»«игроками» являются специалист по связям с общественностью и егоаудитория (например, читатели финансовой прессы).

Базоваяпосылка подхода «потребления и удовлетворения» состоит в том, что извсей совокупности материалов массовой коммуникации аудитория выбираетматериалы, удовлетворяющие в той или иной мере ее потребности. Степеньинформационной активности зависит от индивидуальных потребностей и интересов.Вероятность выбора конкретного сообщения зависит от того, в какой мере оноотвечает тем или иным индивидуальным потребностям.

Следуетзаметить, что большинство моделей «полезности и удовлетворенияпотребностей» не включают в рассмотрение такую составляющуюкоммуникационного процесса как отправителя сообщения. Исходным моментомявляется анализ факторов, детерминирующих обращение аудитории к информационнымматериалам.

Одними изважнейших в этой связи являются индивидуальные потребности и мотивы. Первыеинтерпретации концепции выводили перечень потребностей из так называемыхбазовых потребностей (известных, например, по работам А. Маслоу). Позднее к нимбыли присоединены потребности более высокого уровня. Сегодня этот переченьобычно включает потребности в ориентации, безопасности, взаимодействия и снятиянапряженности.

Потребностиобнаруживаются в мотивах, побуждающих человека и становящихся формой проявленияпотребностей. В ходе исследований было предложено несколько типологий мотивов.Приведем в этой связи одну из них, предполагающую следующие «координаты».

1. Информационная:поиск совета, обучение, оценки и ориентировки в происходящем.

2. Самоидентификации(идентичности): поиск моделей поведения, подкрепление индивидуальных ценностей.

3. Интеграциии социального взаимодействия: выяснение условий существования других,приспособление к выполнению индивидуальных ролей, создание условий длясоциального общения.

4. Развлечения:расслабления, отвлечения от повседневных проблем, заполнение свободноговремени, удовлетворения сексуальных потребностей.

Один извыводов, который следует из приведенных типологий, состоит в многообразиимотивов обращения к массовой коммуникации. Очевидно также, что представлениякоммуникатора об обращении аудитории к его сообщению зачастую может несовпадать с теми причинами, по которым люди действительно обращаются к егосообщениям.

В подходе «полезностии удовлетворения потребностей» основное внимание сосредоточено нааудитории, факторах определяющих отбор сообщений массовой коммуникации.

Как с практической, таки с теоретической точки зрения крайне важно уметь: определять структуруобщественного окружения организации; выявлять возможные барьеры на путикоммуникации с целевой аудиторией; определять наиболее адекватные способыпреодоления этих барьеров. Разработанная Джеймсом Грюнигом ситуационная теорияобщественности внесла значительный вклад в данную проблематику. Для определенияпараметров эффективной коммуникации Дж. Грюниг предложил использоватьопределенный набор независимых переменных, а именно: определение проблемы,ограничение признания, а также уровень участия. Если общественность не можетопределить проблему, это означает, что она находится в положении, неблагоприятном для осуществления эффективной коммуникации, и не может эффективновоспринимать сообщения, посвященные данной проблеме. Однако даже еслиобщественность и в состоянии определить проблему, возможна ситуация, прикоторой восприятие общественности будет ограничено различного родапрепятствиями, которые не позволят ей уделить данной проблеме должное внимание.

Теория Дж.Грюнига используется для определения структуры общественности, определенияразличных социальных сегментов общественного окружения, начиная от апатичных ине склонных к какому-либо участию в общественной жизни социальных групп, далеек латентно участвующим, и так вплоть до компетентных и активно участвующих вобщественной жизни социальных групп. Будучи в состоянии корректно определитьструктуру общественного окружения, специалист по связям с общественностьюсможет выносить более квалифицированные решения относительно наилучших путейкоммуникации с целевой аудиторией.

Дж. Грюнигвыделил четыре модели организации работы с общественностью: работа с прессой (паблисити);общественная информация; двусторонняя асимметричная, двусторонняя симметричная.

Ещё одна модельпрактики связей с общественностью разработана Дэвидом Бернштейном и носитназвание Колесо коммуникации Бернштейна. В центре колеса Бернштейна находитсяорганизация, которая планирует свою коммуникационную деятельность. Спицы колесаБернштейна — это те каналы коммуникации, которые организация может использоватьдля обращения к своей целевой аудитории: существует девять таких каналов. Ободколеса — это различные сегменты общественности, которых также насчитываетсядевять. Для конструирования модели Бернштейна потому и используется формаколеса, что колесо может вращаться, а, следовательно, и каналы коммуникации. Поотношению к корпоративной коммуникации можно указать следующие коммуникационныеканалы: широкая общественность, потребители, финансовые организации, СМИ,правительственные организации, торговля, группы влияния, местное сообщество,внутренняя аудитория, осуществление продаж, реклама, корреспонденция,презентации, работа со СМИ, литература.

Типология организаций ивиды коммуникаций

Исходя из сущностисистемного подхода к классификации организаций важно руководствоватьсянесколькими объективно обоснованными критериями. Одним из критериевклассификации может быть принцип построения и функционирования организации, наоснове которого целесообразно разделять все организации в обществе наформальные и неформальные.

Формальная организацияхарактеризуется узаконенной системой норм, правил, принципов деятельности,стандартов поведения членов организации. Главный признак формальной организации– это заданность, запрограммированность и определенность организационных норм идействий. Организация не исчерпывается формальной частью, хотя и определяетсяею. Неформальная организация – это системанепредписанных социальных ролей, неформальных институтов и санкций, эталоновповедения, переданных обычаями и традициями, которые возникают спонтанно в ходеежедневных взаимодействий. Неформальные организации не регистрируются вгосударственном органе. Они создаются на базе общих интересов в областикультуры, быта, спорта и др. Например, объединение друзей, группа туристов. Неформальныесоциальные группы играют важную роль в деятельности любой организации. Особеннозаметна их роль в деятельности крупных предпринимательских и государственныхструктур. На стыке двух названных типов организаций находятся такиеразновидности организационных моделей, как поведенческая, органическая и «организационнойтуманности».

Используя критерийпринадлежности к основным структурным элементам общества – государству игражданскому обществу, можно выделить совокупность государственных организацийи совокупность организаций, составляющих структуру гражданского общества.

В российском обществе кгосударственным относятся федеральные (законодательные, исполнительные исудебные) организации. Конституцией РФ предусмотрено разграничение полномочиймежду органами государственной власти Российской Федерации и органамигосударственной власти субъектов РФ. Совокупность организаций, составляющихструктуру гражданского общества, в зависимости от характера и целей ихдеятельности можно подразделить на коммерческие и некоммерческие. Коммерческиеорганизации создаются для осуществления предпринимательской деятельности иподразделяются: по виду и характеру хозяйственной деятельности; попринадлежности капитала и контролю; характеру собственности; правовомуположению; масштабам и сфере деятельности

Некоммерческиеорганизации подразделяются по формам создания и объединения.

Люди обмениваютсяинформацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разныхуровнях и используют различные виды коммуникаций. Они общаются в группах,выступают на собраниях, «планерках», читают корреспонденцию, пишутписьма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, электроннойпочте, просматривают и пишут сами видеоленты, делают рекламу и т.д. — любой изэтих способов общения вписывается в определенный вид коммуникаций: 1) с внешнейсредой — с государственными и негосударственными службами, правоохранительнымиорганами, потребителями, конкурентами, посредниками, кредиторами, рынком трудаи т.д. 2) межуровневые (вертикальные) — внутри организации, сверху вниз и снизувверх, или по нисходящей и по восходящей; По нисходящей сообщается информация отекущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемыхпроцедурах и т.д. По восходящей — подается сигнал «на верх» овозникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы, о «рационализмеснизу», об атмосфере в коллективе; 3) горизонтальные — обмен информациеймежду различными отделами для согласования действий, программ, уровнятребований, для консультирования или проведения совместных исследований. Горизонтальныепотоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна изпричин состоит в том, что люди более всего расположены говорить свободно, иоткрыто с собеседниками — равными себе, чем, например, с «начальством».Горизонтальный обмен информацией менее подвержен искажениям, т.к. у работниководного ранга взгляды совпадают чаще, да и информация носит в основномкоординационный характер, тогда как у вертикальных (сверху – вниз) — приказной,директивный, распорядительный. 4) неформальные — канал распространения слухов.Такая информация передается намного быстрее. Руководители, между прочим, так жеочень хорошо используют этот канал, вуалируя его типичной оговоркой: «Толькомежду нами». За слухами закрепилась репутация неточной информации, но напрактике оказывается, что такая информация бывает более точной, чемофициальная.

Помимо системного иуровневого представления, коммуникация может быть рассмотрена с точки зрения еефункциональной масштабности. Основой типологии служит социально обусловленнаямасштабность общения. По этому признаку различают массовую коммуникацию,межличностную и деловую.

Межличностнаякоммуникация понимается как процесс одновременного речевого взаимодействиякоммуникантов и их воздействия друг на друга. Для межличностной коммуникациихарактерен ряд особенностей, которые составляют ее специфику как типакоммуникации. Неотвратимость и неизбежность межличностной коммуникацииобъясняются самими условиями человеческого бытия — человек как социальныйфеномен не смог бы существовать без общения, которое является его важнейшейпотребностью. Необратимость межличностной коммуникации понимается, какневозможность уничтожить сказанное. Непосредственная обратная связь являетсянепременным условием осуществления межличностной коммуникации.

Если представить всетипы коммуникации в виде пирамиды, то массовая коммуникация является еевершиной, где перекрещиваются и интегрируются интересы и ожидания всехиндивидуумов — членов различных социальных структур.

Процессы массовойкоммуникации как особого вида речевой деятельности характеризуются сложностью инеоднородностью. И тем не менее можно выделить общие условия, необходимые дляфункционирования массовой коммуникации. К ним относятся следующие: — наличие техническихсредств, обеспечивающих регулярность и тиражированность массовойкоммуникации; — социальная значимость информации, способствующаяповышению мотивированности массовой коммуникации; — массовая аудитория, которая,учитывая ее рассредоточенность и анонимность, требует тщательно продуманнойценностной ориентации; — многоканальность и возможность выборакоммуникативных средств, обеспечивающие вариативность и вместе с темнормативность массовой коммуникации.

Культура деловойкоммуникации содействует установлению и развитию отношений сотрудничестваи партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами,во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношенияуспешно реализовываться в интересах партнеров или же станутмалосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнерыне найдут взаимопонимания.

Специфическойособенностью деловой коммуникации является её регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Эти правилаопределяются типом делового общения, формой, степенью официальности,конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а такженационально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

Формыкоммуникаций

 

Обычно схемуустной коммуникации представляют подобной элементарной схеме коммуникационнойдеятельности, где имеются три участника: говорящий (источник речи) — речевоесообщение — слушающий (приемник речи). На самом деле картина оказывается болеесложной, потому что в устной коммуникации задействованы одновременно дваестественных канала: вербальный (речевой) и невербальный, использующие разныетаковые средства. Печатные же материалы более стойки ко времени и пространству,это даже приводит иногда к управленческим проблемам (захламленность старымидокументами).

Аудиовизуальнаякоммуникация получила широкое распространение современными техническимиспособами записи и передачи изображения и звука (кино, телевидение, видео,системы мультимедиа). Семиотически аудиовизуальные тексты представляют собойзнаковые ансамбли, соединяющие изобразительные, звуковые и вербальные ряды.Аудиовизуальная коммуникация — способ фиксации и трансляции культурнойинформации, не только дополняющий, но и служащий альтернативой преждебезраздельно господствовавшей вербально-письменной коммуникации.

С точкизрения участия в речи одного, двух и более людей выделяют монолог, диалог иполилог. Монолог можно определить как компонент художественного произведения,представляющий собой речь, обращенную к самому себе или к другим. Монолог — этообычно речь от 1-го лица, не рассчитанная (в отличие от диалога) на ответнуюреакцию другого лица (или лиц), обладающая определенной композиционнойорганизованностью и смысловой завершенностью. Диалог — форма речи, которая характеризуетсясменой высказываний двух говорящих. Каждое высказывание, называемое репликой,обращено к собеседнику. Полилог — разговор между несколькими лицами. Полилог в принципе не противопоставляетсядиалогу. Общее и главное для обоих понятий — мена, чередование говорящих ислушающих. Количество же говорящих (больше двух) не изменяет этого принципа.Полилог — форма естественной разговорной речи, в которой участвуют несколькоговорящих, например семейная беседа, застолье, групповое обсуждение какой-либотемы (политическое событие, спектакль, литературные произведение, спорт и т.д.).

Коммуникативныйпроцесс

 

Итак,совершенно очевидно, что коммуникативный процесс — это обмен информацией междудвумя или более людьми. Основная цель этого процесса — обеспечение пониманияинформации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений.

Структуракоммуникационного процесса — упорядоченное множество узловых точек, связанныхкоммуникационным процессом, каждая из которых находится в определённыхотношениях.

Следовательно,в процессе обмена информацией можно выделить несколько базовых элементов: 1)отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающееее;

2) сообщение- собственно информация, послание, закодированное с помощью символов;

3) канал — средство передачи информации;

4) получатель- лицо, которому предназначена информация.

5) обратнаясвязь. В том случае, когда получатель реагирует на коммуникации отправителяобратным сообщением, возникает обратная связь.

6) помехи,барьеры. Помехи и барьеры искажают смысл передаваемой информации и нарушаюткачество сигнала. В теории передачи информации их называют шумами. Определенныешумы существуют в коммуникационном процессе всегда. Их невысокий уровеньпозволяет передавать сообщения. Высокий уровень шума может полностью исказитьсмысл сообщения.

Отправитель иполучатель информации в системе коммуникации осуществляет и общую базовуюфункцию и должны отвечать общим требованиям: иметь хотя бы минимальный уровеньгуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи длякодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание кустановлению и поддержанию коммуникации. Кроме того они должны обладать такназываемыми фоновыми знаниями коммуникантов—знаниями окружающейдействительности, социальных ценностей общества, культуры.

Сообщение — наименьший элемент языка, имеющий идеюили смысл, пригодный для общения. Также форма предоставления информации,совокупность знаков или первичных сигналов, содержащих информацию.

Обычносообщение передается в виде предложения или условного знака.

Жизненныйцикл сообщения выглядит следующим образом:

· Отправителькодирует идею или мысль в сообщение;

· Передаётсообщение через среду общения получателю;

· Получательполучает сообщение и декодирует смысл.

Коммуникативные барьеры

 

Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействиюмежду коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему,пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативныхсвязей.Барьеры возникают как в технической системе, так и в механизме общения.

Вусловиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров вкоммуникационных процессах.

1.Искажение сообщений — явление, при котором в структурные единицы организациипоступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения вкоммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ ворганизации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно:понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение отом, что следует делать.

2.Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не всостоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеиваютопределенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация,когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечениянормального функционирования организации или ее подразделения.

3.Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние нафункционирование коммуникационных сетей. Самым распространенным из такихнедостатков следует признать неудачную конфигурацию — существование большогоколичества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня куровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящихкоммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

4. Высокаястепень пространственной дифференциации создает преграды для прохожденияинформации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленностиотдельных структурных единиц организации. В первую очередь это касается каналовконтроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатнаяинформация (документы, научная или технологическая литература и т.д.).Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектамииногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить завыполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненныхсвязаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, можетвозникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижаетсяэффективность взаимодействия.

Сотрудники организациидолжны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций,которые должны быть разработаны в соответствии с культурными особенностями истилем управления организации. Если эти условия не будут выполнены, программапо налаживанию внутренних коммуникаций может оказаться неполной, а кроме того,будет вызывать недоверие, враждебность и циничное отношение со сторонысотрудников. С другой стороны, тщательно разработанные и соответствующимобразом реализованные программы по налаживанию внутренних коммуникаций, могутспособствовать защите организации от «плохих новостей», не допускаяпри этом снижения производственной мотивации, а также могут помочь проведениюэффективных управленческих мероприятий при проведении организационныхизменений.

Хорошо налаженнаясистема внутренних коммуникаций является важной частью любой организационнойструктуры, однако следует также отметить, что правильно выстроенная системавнутренних коммуникаций является залогом всей коммуникационной деятельностиорганизации в целом.

 

Методы коммуникации

Можнорассмотреть подробнее процессы внушения, убеждения и информирования как вариантвербального воздействия, наблюдаемого в деятельности многих групппрофессионалов. Эффективность как внушения, так и убеждения, осуществляемых внепосредственном взаимодействии, в значительной степени зависит отневербального компонента, а также от некоторых иных характеристик того субъекта,который выступает источником воздействия (его принято />называтькоммуникатором, а воспринимающую сторону — реципиентом). Выявлено, что повышаютэффективность и внушения, и убеждения уверенность в себе коммуникатора, егообаяние, демонстрируемые волевые качества. Особое значение для обеспечениявысокой эффективности имеет характер взаимоотношений между коммуникатором иреципиентом, особенности социального статуса и того, и другого. Вместе с тем,каждый из названных вариантов воздействия имеет свою специфику.

Внушение предполагаетбесконфликтное принятие какой-либо информации, имеющее место при снижениисознательного ее анализа и критического к ней отношения. Оно осуществляетсяпосредством словесных конструктов, имеющих императивный или оценочный характер.

Убеждение, как способвербального воздействия, предполагает обращение к собственному критическомусуждению человека и представляет собой "… отбор, логическое упорядочениефактов и выводов согласно единой функциональной задаче".

Информирование,так же как убеждение и внушение, представляет самые широкие возможностииспользования механизмов для получения требуемого психологического эффекта.Специфика состоит в том, что очень часто целью их применения являетсямаскировка коммуникативного намерения, поскольку ключевым моментом в контекстевоздействия является профилактика «реактанса», иинформированиев этом смысле воспринимается как наиболее нейтральное для личности.

Моделированиекоммуникативного пространства

 

Коммуникативноепространство четырёхмерно, как и пространство материальное. Для того чтобыопределить, на каком уровне пространства протекает коммуникация, необходимоопределить два параметра – коммуникативную дистанцию (параметр протяженностипространства) и плотность коммуникации (параметр «проницаемости»пространства).

Дляпостроения модели воспользуемся привычным для соционики дихотомическимпринципом – разделением пополам. Поэтому коммуникативная дистанция будетпринимать два значения – близкая и далекая. С точки зрения проницаемости пространствадля полноценного инфообмена можно различать коммуникацию, с одной стороны,глубокую и, с другой стороны, поверхностную.

Близкаядистанция означает, что общение протекает при тесном соприкосновении впространстве. Она наиболее характерна для групп с численностью от двух довосьми человек. При взаимодействии на далекой дистанции социотипы разделенысущественным расстоянием, определяемым социальными и культурными показателямиразвития. Такая дистанция между людьми обычно возникает в коммуникативных группахболее восьми человек.

Глубокаякоммуникация означает плотный информационный обмен, когда в общение вовлекаютсяпрактически все имеющиеся в распоряжении социотипа информационные ресурсы.Возникает тесное переплетение «силовых линий» информационных полей,что свидетельствует о высокой доверительности контакта.

Поверхностнаякоммуникация происходит при неполном вовлечении в обмен наличных информационныхресурсов. Плотность информационного потока оказывается гораздо меньше посравнению с первым случаем. Степень доверительности также невелика.

Инфообменпринимает дискретные значения, являясь показателем нахождения объекта на одномиз уровней коммуникативного пространства. Всего таких положений получается 4.

1. Первыйуровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция близкая, нокоммуникация поверхностная. Носит название физический,так как характерен для плотного, материально-опосредованного соприкосновенияфизических субстратов (носителей) информационных систем. На этом уровнеудовлетворяются природные потребности человека – в еде, жилье, продолжениирода, производстве и потреблении материальных продуктов.

2. Второйуровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция близкая, акоммуникация глубокая. Называется психологическим,поскольку на первое место выходит обмен сокровенной, личностной, идущей из душиинформацией («псюхе» – древнегреч. «душа»). Психологическийуровень предполагает самые доверительные отношения, поскольку на этом уровнечеловек удовлетворяет свои интимно-эмоциональные потребности – в любви, дружбе,семье, сопереживании и т.п.

3. Третийуровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция далекая,коммуникация поверхностная. Называется социальным,так как регулируется общественными нормами, традициями и ритуалами, законодательством,государственными институтами и т.д. Этот уровень коммуникации подчиняетинтересы индивида интересам социума, поэтому носит наиболее формальныйхарактер.

4. Четвертыйуровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция далекая, нокоммуникация глубокая. Носит название интеллектуального, или информационногоуровня. Осуществлять глубокую коммуникацию без соприкосновения с другойстороной можно лишь тогда, когда перенести весь информационный обмен внутрьсебя, в свой мозг. Интенсивно работает при этом память и воображение человека.Только на этом уровне можно обращаться к глубинам своего подсознания и добыватьсведения, накопленные многими поколениями людей.


Заключение

 

Управляет в организации тот, кто владеет информацией. Потоки информации ворганизации, как нервные импульсы по нервным путям организма, как кровь по егокровеносным сосудам, циркулируют в его «теле», питая подразделения иработу должностных лиц, связывая их воедино.

В процессе коммуникациивозникает множество препятствий, которые называются барьерами. Коммуникационныебарьеры обусловлены:

-трудностямивосприятия;

-семантическимибарьерами;

-невербальнымибарьерами;

-плохой обратнойсвязью.

Основные функциикоммуникации: информативная — передача истинных или ложных сведений;интерактивная (побудительная) — организация взаимодействия между людьми,(распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путемиспользования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба); перцептивнаяфункция — восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этойоснове взаимопонимания; экспрессивная — возбуждение или изменение характераэмоциональных переживаний.

Коммуникация являетсяжизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидироватьпотоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование. Коммуникацияпредоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществленияобратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации всоответствии с требованиями ситуации.


Список использованныхисточников и литературы

1. АлешинаИ.В. PR-Технологии. — М.: ПРЕСС, 2000.

2. АндрееваГ.М. Социальная психология. — М.: Мысль, 2001.

3. ГринбергТ.Э. Политические технологии: PR и реклама. — М.: Аспект-Пресс, 2005.

4. КатлинС.М. Сентер А.Х. Паблик pилейшнз. Теория и практика. — М.: Вильямс, 2001.

5. Кара-МурзаС.Г. Манипуляция общественным сознанием. – М.: Алгоритм, 2000.

6. МатиашвилиВ.М. Управление персоналом. Учебное пособие. — Н.Новгород: НРИ АПК. 1998.

7. ПетрунинЮ.Ю. и др. Политические коммуникации: Учеб. пособие / Под ред. А.И. Соловьева.— М.: Аспект Пресс, 2004.

8. ХаррисонШ. Связи с общественностью: Вводный курс / Пер. с англ. под ред. Г.Е. Алпатова.- СПб.: Издательский Дом «Нева»; М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест, 2003.

еще рефераты
Еще работы по маркетингу