Реферат: Характеристика ЧУП "Перен", выбор и обоснование объекта автоматизации

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

На тему:

«Характеристика ЧУП «Перен», выбор и обоснование объектаавтоматизации»

 

МИНСК, 2008


1. Общая информация о предприятии.

Частное торговое унитарное предприятие«Перен» зарегистрировано решением Минского исполнительного комитета, являетсяпредприятием, основанным на частной форме собственности и действует всоответствии с законодательством Республики Беларусь, Законом РеспубликиБеларусь «О предприятиях в Республике Беларусь», Уставом и Учредительным договором.

Учредителями предприятия являютсяграждане Республики Беларусь.

Предприятие приобрело право юридическоголица с момента регистрации, имеет обособленное имущество, самостоятельныйбаланс, может от своего имени заключать договора, приобретать имущественные иличные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком всудах, арбитраже и третейском суде.

Учредители не несут ответственности подолгам и обязательствам предприятия, а предприятие не несет ответственности подолгам и обязательствам учредителей. Учредители несут ответственность за убыткив пределах своего вклада.

Отношения предприятия с другимиюридическими и физическими лицами во всех сферах хозяйственной деятельностистроятся на основе договора (контракта). Предприятие свободно в выборе предметадоговора, определении обязательств, любых других условий хозяйственныхвзаимоотношений, не противоречащих действующему законодательству.

ЧУП «Перен» осуществляет оперативный ибухгалтерский учет результатов своей деятельности, ведет статистическуюотчетность в порядке, определяемом действующим законодательством, предоставляетданные в Инспекцию Государственного Налогового Комитета и несет ответственностьза их своевременное представление и достоверность.

Имущество предприятия состоит из основныхфондов и оборотных средств, а также иных ценностей, стоимость которыхотражается на самостоятельном балансе.

Источниками формирования имуществапредприятия являются:

·         денежные иматериальные взносы учредителей;

·         доходы,полученные от осуществления хозяйственной деятельности;

·         доходы от ценныхбумаг;

·         кредиты банков идругих кредиторов;

·         иные источники, не запрещенныезаконодательными актами Республики Беларусь;

Основным направлением деятельности ЧУП «Перен» является розничнаяторговля нефтепродуктами и сопутствующими товарами через сеть АЗС. Всобственности предприятия находится 5 АЗС, расположенных в пределах г. Минска,а также резервуарный парк для хранения нефтепродуктов. На всех АЗС реализуютсявсе виды автомобильного топлива (Аи-95, А-92, А-76, ДТ) моторные масла,присадки и прочие сопутствующие товары.

Фирма существует 1,5года и успешно выдерживает условия жесткой конкуренции среди более 5 крупныхпредприятий г. Минска, реализующих нефтепродукты.

Прибыль, остающаяся у предприятия послеуплаты налогов и других платежей в бюджет, поступает в полное его распоряжение.Из этой прибыли по нормативам, установленным в соответствии с решением Советаучредителей, предприятие формирует фонды. Размер, порядок формирования ииспользования фондов определяются самостоятельно предприятием.


2 Основные этапыразвития предприятия.

ЧУП «Перен» зарегистрировано 22 сентября2003г. На тот момент был полностью сформирован уставный фонд предприятия и былиприобретены на условиях лизинга 2 АЗС, а также была получена лицензия концерна«Белнефтехим» на розничную торговлю нефтепродуктами.

На момент образования предприятия штатсостоял из: директора, секретаря, главного бухгалтера, сотрудников иобслуживающего персонала АЗС (10 человек).

В марте 2007 года ведутся переговоры поповоду приобретения еще трех АЗС. Возникает необходимость в расширении штата.Принимаются на постоянную работу программист, бухгалтер и коммерческийдиректор.

В апреле 2007 года приобретены три АЗС, всвязи с чем расширен штат сотрудников АЗС.

В июне 2008 года получена лицензия нарозничную торговлю маслами и прочими сопутствующими товарами, всвязи с чем штатувеличен на одного бухгалтера.

2.1.3. Структурапредприятия.

Число работающих на ЧУП «Перен» — 31человек:

·         директор;

·         коммерческийдиректор;

·         секретарь –делопроизводитель;

·         бухгалтерия (3человека);

·         программист;

·         сотрудники АЗС(24 человек).

 />

Рис. 1 Организационнаяструктура ЧУП «Перен»

Таблица 1

Функции и обязанности сотрудниковЧУП «Перен»

Должность Функции и обязанности Директор Управление фирмой, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами Коммерческий директор Ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния фирмы Секретарь – делопроизводитель Работа с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителя; организация системы учета кадров, анализ текучести кадров Бухгалтерия Ведение бухгалтерского учета и отчетности Программист Обслуживание компьютерной сети, установка и настройка программного обеспечения, обслуживание системы и учет реализации Сотрудники АЗС Прием, продажа нефтепродуктов, обслуживание оборудования АЗС

Структура ЧУП «Перен»основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьмираспределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнитьее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.


/>/>/>

 

Рис./>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>2 Схема связи фирмы по реализации нефтепродуктов(текущее состояние).

На предприятии имеютместо элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики:

1. Четкое разделениетруда.

2. Иерархичностьуровней управления.

3. Наличие стройнойсистемы правил и стандартов.

4. Дух формальнойобезличенности.

5. Найм на работу всоответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенностьслужащих от произвольных увольнений.


4. Анализсуществующей системы организации складского учета на предприятии

Управление торговыми процессами на предприятии розничной торговлиосновывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления иреализации товаров. От рациональной организации потоков информации, способовсбора, регистрации, передачи и обработки информации, ее состава исвоевременного получения зависят оперативность и эффективность управленияторговыми процессами.

Особенностью учетареализации на ЧУП «Перен» является небольшая номенклатура товаров(автомобильные бензины и дизельное топливо), три пункта реализации продукции(резервуарный парк АЗС) и склад хранения нефтепродуктов.

При поступлениинефтепродуктов в офис поступает международная накладная, после чего бухгалтеромотписывается накладная на оприходование данного товара на склад хранениянефтепродуктов. Для оприходования топлива на АЗС бухгалтером выписываютсярасходная накладная на склад хранения нефтепродуктов и приходная на АЗС.

После поступлениянефтепродуктов на АЗС оператор вносит поступление нефтепродуктов в программуучета реализации, делает запись в журнале поступления нефтепродуктов, занося внего информацию о недостачах или излишках поступившего топлива.

В процессе реализации вкомпьютерно-кассовой системе регистрируются все операции по реализации топливаи масел за наличный расчет и по электронным картам, осуществляетсяоприходование нефтепродуктов и контролируются остатки топлива по резервуарам исопутствующие товары. При закрытии смены распечатываются сменные отчеты пореализации топлива, сопутствующих товаров и остаткам топлива по резервуарам.После закрытия смены все отчеты передаются на офис для последующей обработки.

Поступившие на офиссменные отчеты обрабатывает программист разнося реализацию в программе Excel по АЗС, видам топлива и категориямпотребителей (карты Берлио, собственные кредитные карты, транзитные электронныекарты других эмитентов).

Одной из самых сложныхзадач для предприятия ЧУП «Перен» является оперативный контроль реализациитоплива. При большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание.

Основные проблемынесовершенства методов ведения учета на предприятии ЧУП «Перен»:

-          невозможностьполучения оперативной информации о товарных остатках;

-          созданиепредпосылок для увеличения дебиторской задолженности клиентов обслуживающихсяпо электронным картам;

-          использованиеразличных программ для сходных действий (1С, Excel), невозможность прямого экспорта данных из Excel в 1С.


5. Выбор иобоснование объекта автоматизации.

На офисе предприятия всекомпьютеры объединены в локальную сеть, функционирующую под управлением серверас системой Windows 2000 Advanced Server, что обеспечивает защиту информации и распределениересурсов сети между пользователями. На сервере и локальных компьютерахустановлен антивирус Symantec Antivirus Corporate 9.0.3, а также набор офисныхприложений Microsoft Office 2000.

Бухгалтерский учетосуществляется на базе локализированного программного комплекса 1С версии 7.7разработки филиала ОАО «Юкола-Сервис». Изменения нормативно-правовой базыотслеживаются в программном продукте «Консультант Плюс» разработки компании ООО«Юрспектр».

Учет реализации иостатков топлива по резервуарам АЗС ведется в Кроме того, на фирме ведетсяскладской учет с ассортиментом более 20 наименований сопутствующих товаров почетырем основным видам нефтепродуктов в программе Excel посредством ввода данных из суточных сменных отчетов,поступающих с АЗС.

Таблица. 2

SWOT – анализ состояния фирмы.

Сильные стороны Слабые стороны Существующая организационная структура, с определенными бизнес-процессами и распределенными ролями.

Слабая обратная связь.

Большие издержки на документооборот.

Недостаточная оперативность документооборота.

Большой объем информации.

Возможности Угрозы

Известная торговая марка.

Качественный сервис.

Дополнительный сервис.

Создание сходных по роду бизнесов.

Создание эффективной сети поставок

Сращивание с государственными структурами и получение кредитов.

Демпинговая ценовая политика.

Снижение стоимости услуг за счет повышения качества.

Исторически возникласитуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему «информационного голода»,создавал внутренние базы данных, произошел процесс дублирования информации инекоторых операций, связанных с ведением этих баз, например: платежи — вводятсяв три различные базы данных, т.е. трижды повторяется одна и та же операция.

Еще один вопрос, которыйнельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это безопасность и защитаинформации, очень сложно контролировать доступ ко многим разрозненным базамданных.

Объектом автоматизациивыбран отдел программиста, т.к. именно в этом отделе работа содержит большоеколичество ручного труда по внесению в программу Excel суточной реализации по АЗС. На ввод реализации пятиАЗС программист затрачивает 4 часа, т.к. необходимо разбивать реаллизацию последующим категориям: номер АЗС, категория цены, наименование контрагента.

Для реализации задачи автоматизации труда программиста выделим следующиеэтапы:

a.               Организациямодемной связи с АЗС.

b.              Разработкапрограммной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗС.

c.               Разработкапрограммы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организация функции контроляостатков по резервуарам.

d.              Разработка модуляэкспорта данных из Access в 1С.

e.               Организациясистемы ограничения доступа к информации и защиты коммерческой информации.


Таблица 3Основныеаргументы выбора информационной системы собственной или адаптивной разработки. Аргументы «за» Аргументы «против» Самостоятельная разработка (заказная) Полное соответствие текущим требованиям организации Наличие предыдущих наработок Большая стоимость разработки (особенно по сравнению со стоимостью «коробочных» продуктов) Возникновение проблем, связанных с модификацией системы Готовая система (адаптированная) Поддержка и обновление версий Соответствие российским и международным стандартам Высокая стоимость готовых систем (среднего и особенно высшего класса) Зависимость от фирмы-разработчика

Как видно из таблицы укаждого из путей есть свои достоинства и свои недостатки. Поэтому дляуменьшения инвестиционных потоков в проект, а также обеспечения совместимости ивозможности последующего масштабирования системы совместим оба подхода:

·          в качествепрограммной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗСиспользуем встроенные средства терминального режима для Windows/Dos;

·          разработкупрограммы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организацию функции контроляостатков по резервуарам и организацию системы ограничения доступа к информациии защиты коммерческой информации поручим программисту;

·          разработку модуляэкспорта данных из Access в 1Сфилиалу ОАО «Юкола-Сервис».


ЛИТЕРАТУРА

1.        Эффективность автоматизацииучета на предприятиях /Д. И. Агейкин, Э. Л. Ицкович, Ю. Л. Клоков и др. — М.:Финансы и статистика, 2001

2.        Бизнес-планразвития ЧУП «Перен», 2008г.

3.        Внутренняядокументация ЧУП «Перен»

еще рефераты
Еще работы по маркетингу