Реферат: Организация работы по поиску поставщиков товаров
Министерство образования Республики Беларусь
УО «Минский государственный архитектурно-строительныйколледж»
Специальность 2-25 01 10 «Коммерческая деятельность»
КУРСОВАЯ РАБОТА
ТЕМА Организация работы по поиску поставщиков товаров
ПРЕДМЕТ Коммерческая деятельность
Учащаяся__________ А.В. Иванова
(подпись)
Группа № 5296Курс3
Работа защищенас оценкой _______ _______
(оценка) (дата)
Руководитель__________ Е.Г. Петров
(подпись)
Минск 2007
СОДЕРЖАНИЕ
Введение… 3
Изучениеи поиск поставщиков товаров. 5
Организациякоммерческих связей и выбор потенциального поставщика 7
Осознаниепроблемы… 14
Обобщенноеописание нужды… 14
Оценкахарактеристик товара. 15
Поискипоставщиков. 16
Запрашиваниепредложений. 17
Выборпоставщика. 17
Разработкапроцедуры выдачи заказа. 20
Оценкаработы поставщика. 21
Контрольи учет поставляемых товаров от поставщиков. 21
Заключение… 25
Список использованных источников… 27
Введение
Эффективность закупок во многом зависит от правильноговыбора источников поступления и поставщиков, поэтому коммерческим службампредприятия следует уделить этому вопросу много внимания.
Здесь актуальным становится систематическое выявление иизучение источников закупки и поставщиков товара, а также совершенствованиеорганизации хозяйственных связей с поставщиками.
Оценка эффективности хозяйственных связей характеризуетрезультативность управления коммерческой работой торговой организации. Эффективностьхозяйственных связей выражается в закупках товаров у изготовителей по болеенизким ценам за счет сокращения числа посредников, участвующих в торговомобороте, а, следовательно, уменьшения величины торговых надбавок, устанавливаемыхкаждым посредником.
Специальные подразделы работы раскрывают суть процессавыбора поставщика. Проанализированы этапы и критерии выбора поставщиков(мощность, размер организации поставщиков, их месторасположение), запрашиваниепредложений поставщиков, анализ их выполнения, разработка процедуры выдачизаказа, а также оценка работы поставщика.
Главная проблема при выборе поставщика – отсутствиеединичного критерия оценки поставщика.
Существует много специфических условий, но можно выделитьобщие положения, которыми следует руководствоваться в коммерческой деятельности:
· репутация и имидж;
· надежность;
· качество продукции, соответствие его прогрессивнымстандартам;
· возможный объем поставки;
· соблюдение сроков, графиков поставки;
· уровень цены на продукцию или услуги (сравнительныйанализ цены /качество, цена/ количество);
· условия поставки и формы расчетов (поставки поплану, по требованию, упаковка, транспортные и страховые услуги, валютарасчетов);
· взаимоотношение с заказчиками (доверительные,тесные, долговременные, комфортные или эпизодические, формальные, диктаторские);
· дополнительные услуги.
Однако требования к поставщикам каждая фирма можетустанавливать на основе собственных соображений и принятой стратегиидеятельности.
Для изучения поставщиков и их возможностей работникиторговли должны принимать участие в работе ярмарок; выставок — продаж ивыставок — просмотров образцов новых и лучших изделий, следить за рекламнымиобъявлениями по радио и телевидению, в газетах и журналах, бюллетенях спроса ипредложения, за проспектами, каталогами, прайс-листами.
Изучение и поиск поставщиков товаров
Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкамтоваров предприятия должны систематически заниматься выявлением и изучениемисточников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хорошознать свой экономический район и его природные богатства, промышленность,сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемыхизделий на промышленных предприятиях.
Важная роль в коммерческой работе отводится изысканиюдополнительных ресурсов из местного сырья, продукции кооперативнойпромышленности, подсобных, фермерских хозяйств, продукции индивидуальнойтрудовой деятельности. Коммерческий аппарат должен выявлять возможностиразвития новых видов производства и восстановления старых забытых промыслов,особенно художественных, вести учет и повседневно регистрировать производителейтоваров, еще не связанных договорными отношениями с предприятием, готовитьпредложения по вопросам увеличения производства нужных товаров, расширенияассортимента, улучшения качества.
Коммерческим работникам следует посещать производственныепредприятия (поставщиков-изготовителей) с целью ознакомления спроизводственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемойпродукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, вработе оптовых ярмарок, выставок — просмотров новых образцов изделий.
Коммерческим работникам необходимо постоянно следить зарекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированныхизданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами. Формированиетоварных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата предприятия.В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенныеизменения. Главные изменения заключаются в том, что на смену методамцентрализованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практикасвободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтомукоммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборотмаксимальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должнасочетаться с заботой о конечных покупателях, учетом их платежеспособности,недопущением неоправданного роста цен, предоставлением населению возможностиприобрести товары по доступным ценам.
К поставщикам товаров относят конкретные предприятияразличных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народногохозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности,вырабатывающих товары и услуги.
Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можноклассифицировать на несколько групп по различным признакам (функциональным,территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.). Вобобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителейи поставщиков — оптовых предприятий.
Поставщики-изготовители — производственные предприятия,фирмы, частные предприниматели и т.д., выпускающие товары потребительскогоназначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.
Поставщики — оптовые предприятия закупают товары упоставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников и реализуют их оптовымпокупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам, розничнымторговцам и т.д.).
Поставщиками — оптовыми предприятиями могут быть оптовые предприятия общенационального(федерального) и регионального уровней различного товарного ассортимента(специализации), составляющие основу оптовой структуры на потребительскомрынке, оптовые посредники (предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры) атакже организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи,оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.).
Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретаютсамостоятельное значение в сфере закупочной (оптовой) деятельности.
По территориальному признаку поставщики товаров могут бытьместными (внутриобластными), внеобластными, республиканскими ивнереспубликанскими. Оптовые предприятия чаще всего закупают товары увнеобластных и внереспубликанских поставщиков, учитывая, что не во всехобластях и республиках развито производство тех или иных товаров и ихприходится завозить. Местные поставщики-изготовители зачастую поставляют товарынепосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.
По принадлежности к той или иной хозяйственной системеразличают внутрисистемных (относящихся к той же системе, в которую входят иоптовые покупатели) и внесистемных (все остальные) поставщиков.
По форме собственности поставщики могут быть частными,государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.
Изучая источники закупок товаров, коммерческие работникисоставляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразногруппировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. Вкарточках указываются данные о производственной мощности предприятия,количестве и ассортименте выпускаемой продукции, возможности производствадругих товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующиеоптовые базы.
Организация коммерческих связей и выборпотенциального поставщикаОрганизация коммерческих связей с поставщиками товаровзанимает особое место среди инструментов коммерческой деятельности торговогопредприятия, так как эта система представляет совокупность форм, методов ирычагов взаимодействия предприятия с потребителями продукции, выраженная восновной деятельности по формированию ассортимента товаров.
В новых условиях хозяйствования организация коммерческойдеятельности предприятий строится на основе принципа полного равноправияторговых партнеров по поставке товаров, хозяйственной самостоятельностипоставщиков и покупателей, строгой материальной и финансовой ответственностистороны за выполнение принятых обязательств.
Все операции по организации торгово-оперативных процессов иуправлению ими с целью достижения высокой экономической эффективности работыторгового предприятия связаны, прежде всего, с рациональной организациейхозяйственных связей с поставщиками товаров, которые способствуют планомерномуразвитию экономики, сбалансированности спроса и предложения, своевременнойпоставке продукции и товаров народного потребления покупателям. Поэтому накаждом торговом предприятии должна проводиться работа по изучению и поддержаниюхозяйственных связей с поставщиками.
Хозяйственные связи между поставщиками и покупателямитоваров — широкое понятие. Сюда входят экономические, организационные,коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения,складывающиеся между покупателями и поставщиками в процессе поставок товаров.
Система хозяйственных связей включает:
· участие торговых организаций в разработкепромышленными предприятиями (объединениями, фирмами) планов производстватоваров посредством представления заявок и заказов;
· хозяйственные договоры;
· контроль над соблюдением договорных обязательств;
· применение экономических санкций;
· участие в работе товарных бирж и оптовых ярмарок;
· проверку качества (экспертизу) поставляемых товаров;
· установление оптимальных финансовых взаимоотношений;
· применение административно-правовых норм и др.
С поставщиками товаров должны быть налажены рациональныехозяйственные связи, предпочтительно прямые и долгосрочные договорныевзаимоотношения, позволяющие закупать товары как у поставщиков-изготовителей настабильной договорной основе, так и у оптовых посредников при экономической иорганизационной выгодности этих закупок.
Основной формой хозяйственных связей с поставщиками товаровявляется договор поставки товаров. Закупка сельскохозяйственной продукции уизготовителей может осуществляться на основе договора контрактации. В системехозяйственных взаимоотношений с поставщиками могут также использоваться заявкии заказы покупателей,
При эпизодических поставках товаров или разовых закупкахединовременных партий товаров закупки могут осуществляться путем выдвиженияоферты, ее акцепта и оформления товарно-транспортных документов без составленияединого письменного договора поставки.
Торговые предприятия устанавливают связи в основном сместными поставщиками и снабженческо-сбытовыми посредниками. Поставщикамиимпортных товаров чаще всего являются перекупщики товаров — или посредники, иличастные фирмы. При таких связях снижаются издержки предприятий розничнойторговли, так как товар ввозится поставщиком в магазин, и предприятие не несеттранспортных расходов, а оплата производится по мере реализации товара.
Необходимость ускорения адаптации торговли к условиямрыночной экономики требует организации четкого функционирования хозяйственныхсвязей торговых предприятий с поставщиками товаров. В этом отношении особуюактуальность приобретают прямые договорные связи торговых предприятий спроизводителями товаров.
Под прямыми договорными связями подразумеваютсянепосредственные договорные взаимоотношения между изготовителями и покупателямитоваров без участия других коммерческих посредников.
При этом современное законодательство определяет, чтоизготовитель — предприятие, организация, учреждение илигражданин-предприниматель, производящий товары для реализации, а покупатель — торговоепредприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, реализующийтовары оптом или в розницу.
Становление рыночных отношений привело к существенному роступоступления товаров в торговые предприятия непосредственно от производственныхпредприятий за счет сокращения поставок от оптовых предприятий и другихкоммерческих посредников. Это обстоятельство связано с тем, что торговля приустановлении прямых договорных связей с изготовителями товаров получает болеевысокие доходы, чем при поставке товаров через оптовое звено, за счет закупкитоваров по более низким ценам в результате сокращения числа посредников,участвующих в торговом обороте, а, следовательно, и уменьшения величиныторговых надбавок, устанавливаемых каждым посредником.
Организация прямых договорных связей торговых предприятий спроизводственными предприятиями по поставкам товаров простого ассортимента(хлебобулочных изделий, пива, безалкогольных напитков, муки, крупы,винно-водочных изделий, молочных продуктов, овощей, фруктов и др.) представляетсобой наиболее рациональную и экономически целесообразную форму организациихозяйственных связей. Организация же таких связей по поставкам товаров сложногоассортимента (тканей, швейных товаров, трикотажа, чулочно-носочных изделий,обуви, галантереи, культтоваров и др.) чрезвычайно затруднена в силу действиямногих организационно-экономических, торговых, транспортных и других факторов(необходимость подсортировки изделий на оптовых складах, поставка товаровбольшими партиями, сужение ассортимента, величина розничного товарооборота,удаленность поставщиков от розничной сети и т.д.). Поэтому роль оптовых звеньевв снабжении товарами сложного ассортимента торговых предприятий остается и врыночной экономике достаточно большой.
По товарам сложного ассортимента важной задачей оптовыхпредприятий является установление прямых договорных связей спредприятиями-изготовителями, поскольку в отличие от розничных предприятийоптовые предприятия, имеющие более значительные объемы товарооборота, чемрозничные, и располагающие необходимыми складскими площадями, могут получатьтовары от поставщиков-изготовителей в размерах транзитных отгрузок снеобходимой частотой для комплектования широкого торгового ассортимента ирегулярного снабжения товарами розничной торговой сети.
Чтобы установить с необходимым числом изготовителей той илииной продукции для комплектования торгового ассортимента прямые договорныесвязи, оптовые предприятия должны иметь минимальный оптово-складскойтоварооборот, позволяющий получать продукцию в размерах транзитных нормотгрузки с необходимой частотой для подсортировки товаров и накопленияоптимальных товарных запасов. Этот товарооборот рассчитывается по формуле:
/>
где Тмин — минимальный оптово-складской товарооборот заопределенный период (год);
Нi — норма транзитной отгрузки от каждогопоставщика;
Зi — необходимая частота завоза откаждого поставщика (в разах за определенный период).
Как видно из приведенной формулы, основными факторами,определяющими необходимый размер товарооборота, являются:
· размер минимальных транзитных норм поставки(денежная стоимость);
· необходимая частота отгрузок товаров каждымизготовителем (грузоотправителем), установленная с учетом комплектованияторгового ассортимента;
· количество промышленных предприятий (изготовителей),отгружающих этот товар.
Оптимальное количество промышленных предприятий(изготовителей), поставляющих товары по прямым договорам, определяется исходяиз необходимости комплектования полного торгового ассортимента изделий,вырабатываемых на этих предприятиях, а также уровня специализации предприятийна выпуске тех или иных товаров.
Новые условия хозяйствования, развитие и углублениетоварно-денежных отношений, полного хозрасчета и самофинансированияспособствовали появлению нового типа организации коммерческих отношений междупоставщиками и покупателями товаров, открыли широкий простор коммерческойинициативе, самостоятельности и предприимчивости торговых работников. Без этихкачеств в современных условиях нельзя успешно осуществлять коммерческую работу.Рациональные хозяйственные связи являются условием динамичного развитияэкономики и сбалансированности спроса и предложения, способствует своевременнойпоставке продукции и товаров народного потребления покупателям.
В результате проделанной работы по организации хозяйственнойдеятельности предприятия как важнейшего направления коммерческой деятельностиво многом определяют правильность выбора поставщика и форм осуществленияторговых сделок, а также разработаны пути повышения эффективности хозяйственныхсвязей.
Результативность хозяйственных связей как важнейшегонаправления коммерческой деятельности во многом определяет правильность выборапоставщика и форм осуществления торговых сделок.
Выбор потенциального поставщика – сложный процесс. Чтопоставляется и что необходимо для нормального функционирования фирмы? От чегозависят объем и структура поставок? Какова должна быть периодичность поставок? Каквыбрать наилучшего поставщика? На эти и другие вопросы необходимо найти ответыв процессе изучения возможностей поставщиков.
Кто участвует в принятии решений о закупках товаровпромышленного назначения? Кто же осуществляет закупки на рынке товаров и услугпромышленного назначения на суммы в сотни миллиардов долларов? Этим делом можетзаниматься либо единственный снабженец, либо несколько агентов по закупкам,либо крупный отдел материально-технического снабжения, возглавляемыйвице-президентом по закупкам. В ряде случаев специалисты поматериально-техническому снабжению сами принимают решение относительнотехнических характеристик товара и выбора поставщиков. Иногда им поручаетсятолько выбор поставщика, а иногда — только оформление заказа. Как правило, они принимают самостоятельные решения понезначительным вопросам, а по крупным проблемам лишь выполняют пожелания других.
Как именно покупатели товаров промышленного назначения принимаютрешения о закупках? Процесс этот аналогичен процессу принятия решения о покупкешироким потребителем. Но в данном случае покупатель преодолевает большее числоэтапов.
1. Осознание проблемы
2. Обобщенное описание нужды
3. Оценка характеристик товара
4. Поиски поставщиков
5. Запрашивание предложений
6. Выбор поставщика
7. Разработка процедуры выдачи заказа
8. Оценка работы поставщика
Осознание проблемы
Процесс закупки начинается с момента осознания кем-то изработников фирмы проблемы или нужды, удовлетворить которую можно с помощьюприобретения на стороне товара или услуги. Осознание проблемы может бытьследствием влияния как внешних, так и внутренних стимулов. Внутри фирмы косознанию проблемы чаще всего подводят следующие события: Фирма решает начатьвыпуск нового товара и нуждается в новом оборудовании и материалах для егопроизводства. Происходит поломка машины, и требуется ее замена или приобретениеновых узлов и деталей. Некоторые из закупленных материалов оказалисьнеудовлетворительными по качеству, и фирма ищет другого поставщика. Агент позакупкам чувствует, что существует возможность добиться более благоприятных ценили получения товара более высокого качества. Внешними стимулами могут статькакие-то новые мысли агента по закупкам от посещения им специализированнойвыставки, встречи с какой-то рекламой или коммивояжером, который предложит товарлучшего качества или по более низкой цене.
Обобщенное описание нуждыОсознав нужду, агент по закупкам приступает к определениюобщих характеристик необходимого товара и его потребного количества. Вотношении обычных стандартных товаров никаких серьезных затруднений несуществует. Что же касается сложных товаров, то для определения их общих характеристикснабженец должен поработать совместно с другими членами закупочного Центра –инженерами, непосредственными пользователями и т.д. Им нужно будет провестиранжирование значимости показателей надежности, долговечности, стоимости ипрочих желательных свойств искомого товара. На этом этапе продавец товаровпромышленного назначения может оказать фирме-покупателю большое содействие. Ведьзачастую агент по закупкам не осведомлен о ценностной значимости различныххарактеристик товара, и предусмотрительный продавец в состоянии помочьснабженцу точнее определить нужды своей фирмы.
Оценка характеристик товараНа следующем этапе организация-покупатель приступает ксоставлению свода необходимых технических характеристик товара. Над этойпроблемой будет работать инженерная бригада специалистов пофункционально-стоимостному анализу. Это подход к снижению издержекпроизводства, предполагающий тщательное изучение комплектующих деталей с цельюопределения возможностей их конструктивной переделки, стандартизации илиизготовления с использованием более дешевых технологических приемов. Бригадазаймется тщательным изучением наиболее дорогих компонентов товара. Кроме того,она выявит детали и узлы с излишним запасом, т.е. со сроком службы, превышающимсрок службы товара в целом. Определив оптимальные характеристики товара, специалистысоставят соответствующие технические требования на него. В ходе проведенияфункционально-стоимостного анализа обычно изучают следующие основные вопросы:
· привносит ли использование товара какую-тодополнительную ценность?
· сопоставима ли стоимость товара с его полезностью?
· необходимо ли присутствие в товаре всех свойств,которыми он обладает?
· существует ли товар, более полно отвечающийтребованиям предполагаемого использования?
· можно ли изготовить искомую деталь с меньшимииздержками?
· можно ли подобрать для использования ужесуществующий стандартный товар?
· соответствует ли своему назначению технологическаяоснастка производства с точки зрения объемов потребности в товаре?
· входят ли в его себестоимость издержки наматериалы, рабочую силу, накладные расходы и отчисления на прибыль?
· можно ли получить товар по более низкой цене удругого надежного поставщика?
· покупает ли кто-нибудь искомый товар дешевле?
Продавцы также могут использовать функционально-стоимостнойанализ в качестве орудия сбыта. Продемонстрировав более рациональный способизготовления товара, посторонний продавец может превратить ситуацию повторнойзакупки без изменений в ситуацию закупки для решения новых задач, в результатечего у его компании может появиться шанс закрепления деловых связей.
Поиски поставщиковПосле этого агент по закупкам пытается выявить наиболееподходящих поставщиков. Для этого он может заняться изучением торговыхсправочников, организовать поиск информации с помощью ПК или запросить потелефону рекомендации от других фирм. Ряд поставщиков будут исключены из числавозможных кандидатов, поскольку их мощности не соответствуют количественнойпотребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок иобслуживания. В конце концов, у агента по закупкам останется небольшой списокквалифицированных поставщиков. Чем новее задача, стоящая перед закупкой, и чемсложнее и дороже товар, тем больше времени занимает поиск квалифицированныхпоставщиков.
Запрашивание предложений
Теперь торговый агент начнет запрашивать предложения отквалифицированных поставщиков. Некоторые из них просто пришлют в ответ свойкаталог или коммивояжера. Если товар сложный и дорогой, снабженцу потребуютсяподробные письменные предложения от каждого потенциального поставщика. Остальныхпоставщиков агент по закупкам будет оценивать после проведения ими официальныхпрезентаций.
Выбор поставщикаПо каким показателям целесообразно оценивать деятельностьпоставщиков? В решении этого вопроса нет единого подхода. Однако естьобобщенный вариант показателей, которые определяют предпочтительность поставщиков:
· репутация и имидж;
· надежность;
· качество продукции, соответствие его прогрессивнымстандартам;
· возможный объем поставки;
· соблюдение сроков, графиков поставки;
· уровень цены на продукцию или услуги (сравнительныйанализ цены /качество, цена/ количество);
· условия поставки и формы расчетов (поставки поплану, по требованию, упаковка, транспортные и страховые услуги, валютарасчетов);
· взаимоотношение с заказчиками (доверительные,тесные, долговременные, комфортные или эпизодические, формальные, диктаторские);
· дополнительные услуги.
Стратегия выбора поставщика предполагает анализальтернативных вариантов сотрудничества на базе выработки основных показателейоценки деятельности поставщика. Требования к поставщикам могут быть разработаныфирмой на основе информации других своих служб и подразделений, в том числеслужбы материально-технического снабжения. Можно воспользоваться услугамивнешних консультационных фирм.
Каждая фирма вольна устанавливать свои критерии оценкипоставщиков исходя из собственных соображений и принятой стратегии деятельности.Вместе с тем существуют некоторые общие требования к поставщикам:
· точно в срок по согласованному графику поставлятьпродукцию в соответствии с заказом (договором, контрактом);
· продукция должна отвечать оговоренным стандартамкачества, производиться по передовой технологии;
· соблюдать требуемые объемы поставки;
· оперативно откликаться на новые требованияфирмы-заказчика;
· предоставлять необходимую сопроводительнуюдокументацию;
· выдерживать согласованные цены;
· изменения по номенклатуре продукции (сырья) должныотвечать новым стандартам;
· предоставлять при необходимости дополнительныеуслуги;
· доступность (территориальная, информационная,коммуникационная) поставщика.
Требования к поставщикам могут меняться в зависимости отобщей экономической ситуации, конъюнктуры рынка. Так, на этапе экономическогоподъема требования к поставщикам могут ужесточаться,и, наоборот, смягчаться в период спада или ограниченности ресурсов (дефицитноеснабжение).
Выбор поставщиков — задача сложная и ответственная,поскольку от них во многом зависит ритмичность производства, а, в конечномсчете, — рентабельность и репутация фирмы перед клиентами, потребителями ее продукции.Проблема выбора является наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющихноменклатуру продукции, сферу деятельности либо стратегию. Действующие фирмы,имеющие хозяйственные связи, испытывают иные трудности. Если такие фирмыуспешно сотрудничают с поставщиком, то целесообразно сохранить эти связи, подкорректировав их в соответствии с новыми требованиями.Опыт показывает, что менять поставщика — процедура болезненная с непредсказуемымипоследствиями. Если все же связи нарушаются или поставщик оказываетсянесостоятельным, то следует обратиться к выбору нового поставщика. Однако этотшаг должен быть тщательно взвешенным. К новому поставщику следует сразупредъявлять повышенные требования. Считается, что лишиться поставщика легко,труднее найти нового.
Выбор поставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериямиотбора претендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставокв сопоставлении с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использованиев качестве независимого критерия «цены поставки» не рекомендуется,поскольку низкая цена — это, как правило, низкое качество.
На этом этапе члены закупочного центра изучают предложения ипереходят к выбору поставщика. Они оценивают не только техническуюкомпетентность различных кандидатов, по и их способность обеспечитьсвоевременную поставку товара и предоставление необходимых услуг. Нередко членызакупочного центра составляют перечень желательных характеристик поставщика сранжированием их по степени относительной значимости.
Перед тем как сделать окончательный выбор, агент по закупкамможет попытаться провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчетена получение более благоприятных цен и условий поставок. В конце концов, будетвыбран какой-то один поставщик или несколько. Многие агенты по закупкам предпочитаютиметь ряд источников снабжения. В этом случае у них есть возможность независеть целиком и полностью от одного поставщика при каких-то неувязках, атакже возможность сравнивать цены и эффективность работы разных поставщиков.
Разработка процедуры выдачи заказаПокончив с выбором, агент по закупкам приступает ксоставлению окончательного заказа на закупку от избранного поставщика илипоставщиков. В окончательном заказе он указывает технические характеристикитовара, его потребное количество, расчетное время поставки, условия возврата,гарантии и т.п. В отношении изделий, необходимых для технического обслуживания,ремонта и эксплуатации оборудования, агенты по закупкам все больше отходят отпрактики периодических заказов на поставку и склоняются к заключениювсеобъемлющих контрактов. Ведь оформление нового заказа на поставку приистощении запасов товара обходится недешево. Не заинтересован агент по закупками в оформлении меньшего числа, но более крупных по объему заказов, ибо этоозначает необходимость поддержания значительных товарно-материальных запасов. Врамках же всеобъемлющего контракта устанавливается долговременноесотрудничество, при котором поставщик обязуется осуществлять повторные поставкипо мере необходимости и по согласованным ценам в течение всего оговоренногопериода времени. В данном случае запас товара находится у продавца, и подобнаяпрактика получила название плана закупок без накопления запасов. Привозникновении необходимости в товаре компьютер фирмы выдает напрямую илителексом соответствующий заказ продавцу. Практика заключения всеобъемлющихконтрактов ведет к тому, что закупки все больше производятся из одногоисточника, причем объем закупаемых у этого источника товаров растет. Поставщикоказывается связанным с фирмой-покупателем более тесными узами, и другимпоставщикам трудно нарушить эти связи, за исключением случаев, когда покупателяперестают удовлетворять цены или сервис поставщика.
Оценка работы поставщикаНа этом этапе агент по закупкам дает оценку работеконкретного поставщика или поставщиков. Для этого он может связаться спользователями и попросить их оценить степень своей удовлетворенности. Порезультатам проведенной оценки агент по закупкам может продолжитьсотрудничество с поставщиком, внести в это сотрудничество коррективы илиотказаться от его услуг. Задача поставщика — постоянно следить за тем, чтобы покупатель получал удовлетворение, на котороерассчитывал.
В ситуациях повторных закупок с изменениями или повторныхзакупок без изменений некоторые из этих этапов можно сократить или обойтивообще. В других ситуациях может потребоваться включение в процесс каких-тодополнительных этапов. Продавец товаров промышленного назначения долженподходить к рассмотрению каждой отдельной ситуации конкретно. Таким образом,можно прийти к выводу, что выбор поставщика — сфера испытания способностей продавца. Самое главное в ней знание нужд своих клиентови особенностей процедуры совершения ими закупок. Располагая этими знаниями,продавец товаров сможет разработать эффективный план закупок и продаж иоказания услуг своей клиентуре.
Контроль и учет поставляемых товаров от поставщиковОрганизация учета и контроля — важная часть коммерческойработы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок являетсяосуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщикамидоговоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступлениятоваров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учетвыполнения договоров поставки может осуществляться в специальных картонках илижурналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товарови выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо длясвоевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальнаяформа учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило,вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров поразвернутому ассортименту.
Поэтому актуальной задачей коммерческой работы являетсямеханизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современнойкомпьютерной техники.
Рабочие места коммерческих работников следует оснащатьперсональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочиеместа (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставоктоваров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручноготруда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок.
Успешному проведению закупочной работы способствуетразработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающихобъемы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования иуточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведениезакупок.
В ходе коммерческих операций по закупкам товаров нередкостороны по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятыхна себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб.В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой сторонепретензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставкиили действующими правовыми нормами.
Претензия — письменное требование о добровольном устранениинарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушенийспособствует организация четкого и полного учета выполнения поставщикамидоговорных обязательств по поставкам товаров.
В претензионной работе с поставщиками покупателямцелесообразно:
· в максимальной степени защищать свои коммерческиеинтересы, подписывая договора поставки товаров;
· стремиться к устранению возникших противоречий споставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешениедо судебных (арбитражных) органов, если такое возможно без ущерба интересам тойили другой стороны;
· всегда тщательно документально оформлять претензию,имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса илиположительного решения претензии в арбитражном суде.
Претензии направляются поставщикам заказными либо ценнымиписьмами или же могут быть вручены под расписку. Претензии к поставщикам онарушении условий договора (о количестве, ассортименте, качестве,комплектности, таре или упаковке и др.) направляются в срок, предусмотренныйзаконом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срокпосле того, как нарушение соответствующего условия договора должно было бытьобнаружено, исходя из характера и назначения товара.
В претензии указываются:
· наименование предприятия, организации, предъявившихпретензию, а также наименование предприятия, организации, к которымпредъявляются претензии, их адреса, номер претензии; дата предъявления;
· обстоятельства, послужившие основанием дляпредъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензииобстоятельства; сумма требований заявителя и расчет этих требований;
· ссылки на нормативные акты, договор или иныеправоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителяпретензии.
К претензии должны быть приложены все необходимые подлинныедокументы или надлежаще заверенные копии этих документов, перечень которыхуказывается в приложении.
Претензия должна быть подписана руководителем либозаместителем руководителя предприятия (организации), илигражданином-предпринимателем.
Ответ на претензию дается в письменной форме и подписываетсяруководителем или заместителем руководителя предприятия, организации илигражданином-предпринимателем.
В ответе на претензию указывается: при полном или частичномудовлетворении претензии — признанная сумма, номер и дата платежного порученияна перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если онане подлежит денежной оценке; при полном или частичном отказе в удовлетворениипретензии — мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство идоказательства, обосновывающие отказ; перечень прилагаемых к ответу напретензию документов, других доказательств.
При удовлетворении претензии, имеющей денежную оценку, кответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежныхсредств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензиизаявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены кпретензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет узаявителя претензии.
Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом,по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи,обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается подрасписку.
Исковое заявление — требование к компетентному органу озащите нарушенного права предприятия (организации). Исковое заявление подлежитоплате государственной пошлиной.
Заключение
Новые условия хозяйствования, связанные с развитием рыночнойэкономики, потребовали значительного расширения самостоятельности и равноправияпартнеров по договору, устранения излишней регламентации, повышения ролихозяйственного договора, перехода от административно-командных методовуправления к экономическим, от централизованного распределения ресурсов ксвободной' продаже товаров.
Рациональные хозяйственные связи являются условиемдинамичного развития экономики и сбалансированности спроса и предложения,способствует своевременной поставке продукции и товаров народного потребленияпокупателям.
С развитием рыночных отношений расширяется практикасвободной закупки товаров на основе инициативы продавца и покупателя всоответствии с их договоренностью.
В этом случае значительно возрастает ответственность заправильный выбор поставщика.
Необходимо определить наиболее предпочтительных поставщикови объемы закупок у них материальных ресурсов
Правильный выбор, в конечном счете, определяет эффективностькоммерческой деятельности по закупкам. От этого зависит, на каких условияхбудет заключен договор, но ещё более значительную роль этот выбор играет приисполнении договора, выполнении поставщиком договорных обязательств. Еслипартнер окажется неисполнительным, все усилия по закупкам будут напрасными. Такимобразом, от выбора поставщика зависит выгодность или невыгодность партнерства. Отсюдаочевидно значение, которое придается в коммерческой работе выбору поставщика –одного из важных и ответственных этапов оперативной деятельности при закупках.
Таким образом, стратегия выбора поставщика предполагаетанализ альтернативных вариантов сотрудничества на базе выработки основныхпоказателей оценки деятельности поставщика
Список использованных источников
1. Баско И.М. Логистика. – Минск: Белорусский государственный экономическийуниверситет; 2007. – 431 с.
2. Николаева Т.И. Организация хозяйственных связей по поставкам товаров. — Минск: МКИ, 2001. — 268 с.
3. Осипова Л.В. Коммерческая деятельность. – Мн.: Министерство образованияРеспублики Беларусь; 2000. — III, 243с.
4. Калинкин Г.А. Организация производства. — 3-е изд., переработанное и дополненное. – Минск: Издательство МИУ, 2007. – 223с.
5. Гурская С.П. Организация хозяйственных связей по поставкам товаров. — Гомель: ГКИ, 2001. – 168 с.