Реферат: Организация и проведение PR компаний на предприятии
Курсоваяработа
Тема«Организация и проведение PR-компаний на предприятии»
Оглавление
Введение
Глава I. Смысл и назначение PR
1.1 Определение, сущность PR
1.2. Средства и формыкоммуникаций в PR
Глава II. Смысл и назначение презентации
2.1 Сущность презентации
2.2 Классификация презентаций
2.3 Цели презентации
Глава III. Работа с аудиторией
3.1 Определение целевойаудитории
Глава IV. Структура презентации
Глава V. Речевая подготовка презентации
5.1 Структура информативнойречи
5.2 Структура убеждающей речи
5.3 Последовательность речи
5.4Режимы донесения речи дослушателей
5.5 Качество голоса
Глава VI. Использование наглядных пособий
Заключение
Практическая работа
Список использованной литературы
Введение
Пабликрилейшнз (PR) становятся всё более значимой сферой деятельности компаний, структур,общественных организаций. Рост внимания к сфере PR в последние годы не случаен,он определяется рядом объективных факторов: растущий динамизм, изменчивость инеопределенность деловой среды – обусловили для организаций необходимостьустановления и ведения устойчивых информационных связей с партнерами и потребителями.
Организацияспециальных событий – одна из функций PR специалистов в современном бизнесе.Что же такое специальные события?
Специальныесобытия – это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения вниманияобщественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Спецсобытияпризваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающейее среде, стать событием для целевых групп общественности.
Основнымиспецсобытиями являются: церемонии открытия, приемы, презентации, конференции,дни открытых дверей, круглые столы, выставки и д.р.
Успешноеспецсобытие требует более серьезной подготовки, чем это обычно предполагаетсязрителями, участниками и приглашенными. Важно четко определить цель события,согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всехучастников подготовки мероприятия. Подготовка спецсобытия предполагаетопределение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработкудетальной программы и сценария, расписанного по минутам. Мероприятия, имеющиезначение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагаетсяосвещать в СМИ.
В этой работев дальнейшем мы подробно рассмотрим один из видов спецсобытий – презентация,как мероприятия по представлению новых услуг, продуктов, фирмы, а также, как презентацияможет быть формой открытия чего-либо. Но для начала я хочу рассказать, чтоименно из себя представляет PR.
ГлаваI. Смысл и назначение PR
1.1Определение, сущность PR
Во всехобластях человеческой деятельности PR приобрел колоссальное значение. Каждаяотрасль по-своему определяет важность этого инструмента для себя. В большей илименьшей степени он используется практически везде: политике, бизнесе,благотворительности и т. д. Существует множество понятий Паблик Рилейшнз (ПР,связи с общественностью, СО, общественные связи, public relations, PR) и трудновыбрать конкретно одно. Я решила уделить внимание некоторым из них, наиболееудачным на мой взгляд:
1) PRпонимают планируемые, продолжительные усилия, направленные на создание иподдержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией иее общественностью.
2) PR –коммуникативная деятельность, направленная на формирование и поддержаниегармоничных и доброжелательных отношений между учреждением и общественностью наоснове целенаправленной, оперативной, правдивой и достаточной информации.
3) PR – этоспециальная наука и искусство управления социальной информацией в условияхвнеценовой конкуренции:
направленныена установление и поддержание открытого двухстороннего общения между службами иих общественностью;
посредствомположительных информационно разъяснительных материалов, активных акций и оценокответных общественных реакций;
основанных направде, знании и гласности;
с цельюдостижения взаимопонимания, согласия, социального партнерства и созданияблагоприятных обстоятельств.
4) Publicrelations – это управление всей совокупностью коммуникативных процессов с цельюдостижения взаимопонимания и поддержки.[8]
5) Пабликрилейшнз – система связей с общественностью, предполагающая многократнуюдеятельность по улучшению взаимоотношений между организацией (фирмой) иобщественностью, а также с теми, кто вступает с ней в деловой контакт как внутри,так и за ее пределами.
6) Пабликрилейшнз – это система информационно-аналитических и процедурно-технологическихдействий, предполагающих создание и распространение посланий, направленных нагармонизацию взаимоотношений внутри некоторого проекта, а также междуучастниками проекта и его внешним окружением в целях успешной реализацииданного проекта.
7) Пабликрилейшнз – это искусство и наука достижения гармонии посредствомвзаимопонимания, основанного на правде и полной информированности.
Сделаемкраткий анализ приведенных определений. Ряд авторов определяя PR применяют термины«наука», «искусство». Некоторые авторы рассматривают PR как деятельность подостижению позитивного имиджа, но в конечном счете во всех определенияхприсутствуют одни и те же смысловые блоки, описывающие цели, задачи, средства ирезультаты PR-деятельности.
Сделавобобщение выше приведенных определений предлагаю свое определение: Связи собщественностью – наука, искусство и коммуникативная деятельность, направленнаяна создание и поддержание благоприятных отношений между субъектом PR и егообщественностью на основе достоверной информации.
Сущностьсвязей с общественностью наиболее полно и рельефно проявляется при сравненииPR-деятельности с другими видами коммуникативных действий, осуществляемыхорганизацией для установления и поддержания отношений с населением.
1.2Средства и формы коммуникаций в PR
Далее ярассмотрю средства и формы коммуникаций, использующиеся в коммерческойPR-деятельности.
1. Средстварекламы. Стратегическая задача рекламы – вызвать желание, создать мотивировкудля спроса на товар.
Реклама впечатных изданиях, на радио и телевидении, через всемирную сеть Интернет.
Рекламныещиты — реклама, которая способствует созданию и запоминанию образа товара илифирмы. Она может быть рассчитана как на прохожих, так и на проезжающих в транспортепассажиров. Как один из подвидов данной рекламы можно рассматривать электронныетабло, световую рекламу типа бегущей строки, размещенных в общественных местах,на улицах.
Реклама натранспорте — особенно эффективна для рекламы товаров массового спроса и сферыуслуг.
Реклама вметро — может включать щиты, размещаемые в вестибюлях и переходах, липкиеаппликации в вагонах метро. Радиореклама в метро эффективна для рекламымагазинов, товаров и отдельных услуг.
Прямаяпочтовая реклама (рассылка) — в виду отсутствия перечней адресов граждан попрофессиям, интересам и пр., реклама товаров массового спроса возможна только ввиде массового «заброса» в почтовые ящики в районах максимально приближенных кзоне распространения товаров и услуг. Для товаров производственного назначениярассылка иногда является наиболее эффективным средством воздействия напотенциальных покупателей.
Реклама натоварах народного потребления — реклама на упаковках, пакетах и т.д. Наиболееэффективна для рекламы товаров массового спроса или рекламы фирмы в целом.
Устнаяреклама — реклама товара или услуг при личном общении или по телефону. Личноеобщение (при определенном умении) наиболее эффективный способ воздействия начеловека и д.р.
2. Публикации.Под публикациями понимаются брошюры, статьи, информационные журналы компании, онииграют важную роль в информировании целевых клиентов о том, что представляетсобой изделие или услуга, как оно работает; привлекается внимание к предприятиями его изделиям; содействуют созданию образа компании и передают важные новостина целевые рынки.
3. Новости.Одна из главных задач специалистов по связям с общественностью – предоставлениемедиа благоприятных новостей о компании, её продукции и сотрудниках, чтопредполагает владение навыками создания концепции будущей статьи, ееисследования и подготовки пресс-релиза. Но мастерство специалиста по связям собщественностью не ограничивается подготовкой новостей. Ему необходимо обладатьталантом общения и убеждения, чтобы заинтересовать пресс-релизом медиа, которыенаправят на пресс-конференцию своих представителей. Также необходимо наладитьотношения с редакторами и репортерами.
4. Выступления.Выступления – еще один способ создания паблисити компании и ее товарам. Всечаще руководителям компаний приходится общаться с представителями медиа, вестипереговоры, выступать в торговых ассоциациях и на коммерческих встречах. Ихораторское искусство влияет на имидж компании.
5. Участие вобщественной деятельности. Компании могут улучшать свою репутацию, жертвуяденьги и время на благотворительные акции. Обычно руководителей крупныхкомпаний просят поддержать какие-либо общины. В других случаях компанияжертвует определенную сумму денег на конкретные цели. В создании репутациифирмы такой целевой маркетинг становится все более распространенным.
6. Средстваидентификации. В перегруженном информацией обществе компания обязана боротьсяза внимание потребителей. Она должна создать мгновенно узнаваемый образ. Дляэтого используются эмблемы (логотип) компании, писчая бумага с водяными и инымизнаками, брошюры, печати, визитные карточки, стиль и дизайн помещений, униформасотрудников.
7. Акции испециальные события (мероприятия)
Специалисты вобласти PR насчитывают сотни мероприятий, по праву включаемых в PR.
Естественно,что каждая фирма, каждый субъект предпринимательской деятельности выбирает теиз них, которые могут быть выполнены квалифицированно и со временем принесутнаибольшую пользу.
К широкоиспользуемым в практике паблик рилейшнз акциям или специальным событиям(мероприятиям) можно отнести:
выставки,ярмарки, фестивали; встречи, семинары, «круглые столы», конференции, юбилеи;специальные награды; дни открытых дверей; митинги, публичные дебаты,коллективные обеды, банкеты, фуршеты; соревнования; парады, конкурсы красоты; событияи мероприятия, организованные спонсорами для общественности;
созданиеблаготворительных и просветительских фондов, приемы, презентации, концерты;визиты, специальные поездки как награда за особые заслуги; закладка первогокамня в фундамент; визиты заслуженных и выдающихся людей; выборы;пресс-конференции; спортивно-оздоровительные, туристические мероприятия;специальные образовательные программы; празднования государственных,национальных, религиозных праздников.
Приведенныйперечень специальных ПР-мероприятий или событий далеко не полон. Кроме того, вкаждой стране, местности, где, как правило, сложились определенные историческиеили политические традиции, такие мероприятия могут приобретать особую окраску.В целом же специальные события очень полезны с точки зрения обеспечения«заслуженной» прессы.
Еслисодержание организованных событий, масштабы, состав их участников иприглашенных гостей таковы, что сами по себе заслуживают быть новостью, то,несомненно, средства массовой информации не могут обойти их молчанием. Ониполучают освещение в виде репортажей с места событий, фотоматериалов, гденепременно будут упомянуты инициаторы специального события и организацияполучит заслуженное положительное освещение, что очень важно для реализацииПР-программы.
Остановимсяподробнее на основных мероприятиях, которые часто практикуются в связях собщественностью:
Благотворительность— проявление филантропии, не предполагающее каких-то обязательств со стороныполучающих поддержку.
Выставка—показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрациисредств, имеющихся в распоряжении клиента для удовлетворения собственных.Выставки —позволяют широкой общественности узнать об учреждении. Удобное местодля изучения спроса на товары или услуги учреждения, определения рынка сбыта,привлечения новых партнеров к взаимовыгодному сотрудничеству. Она даетвозможность ознакомиться с деятельностью конкурентов. Встречи с представителямиСМИ, специалистами, потенциальными потребителями, руководителями государственныхи общественных организаций позволяют в свободной обстановке рассказать одеятельности своего учреждения, планах на будущее, благотворительности.Выставки могут сопровождаться конференциями, эти мероприятия дополняют другдруга.
Видеозаписи,фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могутуспешно использоваться участниками в дальнейшей рекламной деятельности или всобственной газете.
Дни открытыхдверей — проведение организацией комплекса мероприятий в установленные дни вцелях ознакомления общественности с конкретным проектом или же краткогоознакомления со всеми направлениями деятельности всех подразделений. Подготовкадней открытых дверей требует разработки сценария проведения этого мероприятия,назначение ведущих для общего и отдельных собраний по интересам (илиподразделениям). Сценарий проведения дней открытых дверей помимо собраний,встреч, предполагает посещение рабочих мест и ознакомление с интересующимипосетителей достопримечательностями.
Конференция —мероприятие, ориентированное непосредственно на целевые аудитории. Специальнодля прессы не предназначено, но не исключает ее приглашения и присутствия.Проводится для обсуждения последующих действий или вопросов, представляющихвзаимный интерес собравшихся.
Пресс-конференцияпредполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первыхрук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.
При еепроведении необходимо учитывать следующее: место (туда должно быть удобнодоехать); содержание (должно соответствовать объявленной теме и профессиональноблизко для тех, кому сообщается информация); визуальность (что кроме «говорящихголов» увидят участники конференции); время (не должно совпадать с другимизначимыми для журналистов мероприятиями). Подготовка пресс-конференции кромерешения организационных вопросов включает подготовку пресс-релизов, брошюр ифотографий, составление списка возможных вопросов и ответов. Целью проведенияприема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельностикомпании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации вовнешней деловой среде.
Спóнсорство– поддержка общественных, культурных, спортивных, религиозных организаций идеятелей, изданий, телепередач, кинопоказа, радиостанций, а также общественнозначимых мероприятий и инициатив в целях приобщения или сохраненияположительной общественной репутации, известности. Спонсорство можнорассматривать как более современный вариант благотворительности, в которомотчетливо просматривается стремление к выгоде, рекламе и паблисити. На этиблага спонсоры обменивают свою финансовую и иную поддержку. Церемонии открытиязнаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, — аименно открытие новой страницы в жизни компании.
Церемонияоткрытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена наукрепление имиджа, улучшение репутации компании. Демонстрация современногооборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностяхобеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших условий работыпомогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствуетукреплению корпоративного духа и лояльности занятых. Улучшаются отношения сместной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места.Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новыхпокупателей и партнеров.
ГлаваII. Смысл и назначение презентации
2.1Сущность презентации
Презентацияявляется самостоятельной акцией, мероприятие по своей форме не что иное, какпредставление фирмы, новой продукции или услуги для приглашенной аудитории.
Предметомпрезентации может быть открытие или создание фирмы, демонстрации новыхдостижений, нового имиджа компании.
Смыслпрезентации — обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству состороны общественности.
Как правилообщественность на презентации представляют пресса и представителизаинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их иследует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации. Для этогообычно готовят пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, развешивают схемы идиаграммы. Планируют краткие выступления как авторов, создателей новшества, таки специалистов, экспертов.
2.2Классификация презентаций
Итак,презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.
Презентациибывают следующих видов:
Презентацияобщественной организации (фирмы). Целями такой презентации являются: созданиеимиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятногообраза фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация являетсячастью рекламной кампании организации.
Презентация услугиили товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новшестве, товаре илиуслуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями идополнительной полезной информацией.
Презентацияпроекта. Цель этого вида презентации — информирование людей о каком-либопроекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных партнерови сотрудников в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентациинаиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к.предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощенияпроекта.
Презентацияобъема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -ознакомить, предоставитьопределенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менеетребовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быльспонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полномпорядке.
Презентацияплана будущих планов и работ. Такая презентация аналогична предыдущему видупрезентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности.Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных планах,описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентациикритическому анализу и изменению.
Смысл иназначение презентации — передача информации презентующим в форме убежденияопределенному кругу присутствующих с перечисленными целями.
2.3Цели презентации
Большинстворуководителей признают три общие цели публичного выступления: проинформировать,убедить и развлечь. Большинство речей — это сочетание двух или более целей.
Информативные.Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, егоцель — проинформировать. Лекция в учебном классе — это пример информативноговыступления. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобыпознакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.
Убеждающие.Вторая общая цель — это убедить слушателя. Убеждающие выступления бываютразными.
Ониварьируются от тех, которые пытаются изменить убеждения или отношение слушателяк предмету, до тех, которые пытаются заставить слушателей действоватьопределенным способом.
Убеждающиевыступления предназначены для того, чтобы добиться скрытой или явной реакции.Скрытая реакция — это реакция, в соответствии со значением этого слова, несразу раскрывается для выступающего или наблюдателя.
Оценкаэффективности оратора облегчена, когда оратор ожидает явной реакции, которуюможно наблюдать и оценивать.
Развлекательные.Третья общая цель публичных выступлений — развлечь, а, следовательно, ожидаемаяреакция слушателей — удовольствие.Аудиторию можно развлечь не только прибегая кюмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманиюслушателей яркие и неожиданные образы.
ГлаваIII. Работа с аудиторией
3.1Определение целевой аудитории
Для тогочтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании,необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар илиуслуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций.Соответственно определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точнопредположить наклонности, интересы, читаемую литературу. Конечно, желательнопровести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапеспособны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.
Чем большеоратор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет его речь.
Обычнымнедостатком среди ораторов является тенденция считать, что слушателю будетинтересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, нужно принятьориентацию на слушателя. При подготовке речи нужно спросить себя, как бы высебя чувствовали, если бы были на месте слушателя. До того, как вы ответить наэтот вопрос, вы должны узнать о слушателе как можно больше. Это требуетобязательной постановки нескольких вопросов:
Наскольковелика будет аудитория?
Насколькообразованы слушатели?
Какиепрофессиональные группы они представляют?
Каковапредставленная возрастная группа?
К какойсоциальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели?
Лучший способпроанализировать аудиторию — лично поговорить с группой. Приемлемаяальтернатива — поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будутсреди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории иливообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводитьнекоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.
Чем болеесходны между собой слушатели по таким параметрам, как образовательный уровень,род деятельности, возраст и социальный статус, тем легче предсказать ихотношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория,тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей.
ГлаваIV. Структура презентации
Проведениепрезентации включает этапы:
1.Определение цели ( или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов;формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых.
2.Генерирование идеи (основного замысла) презентации; определение места и сроковпроведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.
Лучшепроводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа.После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашеннымобычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостюоценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указатьместо, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников игостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения ( станцииметро, транспорт).
3. Разработкасценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы,представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR,или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошуюдикцию и уметь вести себя публично.
Возможныйсценарий может строится по следующей схеме:
a) ведущийпредставляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, — присутствующихотдельных наиболее интересных лиц всем остальным,
b)показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающимиинновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность,творческую технологическую научную художественную новизну объекта презентации,
c) ведущийпросит представителей фирмы сделать краткие сообщения ( по 2-5 минут) повопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно вдействии) продукцию фирмы, — если не в реальном воплощении, то в макете, надиапозитивах пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,
d)представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих,
e) словопредоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями,пожеланиями и поздравлениями.
f)приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,
g) коктейль,банкет, фуршет, а также развлекательная, менее формальная часть,предоставляющая приглашенным возможность установления контактов спредставителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обменаинформацией. Установление таких контактов для многих участников может бытьодной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать иорганизаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход рядадругих нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактовобеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободноперемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контактыучастника соседом справа и слева на длительный период, что препятствуетширокому и свободному общению участников.
ГлаваV. Речевая подготовка презентации
5.1Структура информативной речи
Любоевыступление состоит из трех основных частей: введение, основная часть изаключение. Основная часть сообщения имеет три элемента: центральная идея,основные мыли и подтверждающие материалы.
Центральнаяидея — это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запомнили ее, дажеесли они забудут все остальное. Любая, даже самая сложная, центральная идеядолжна быть ограничена одним предложением.
Послеопределения центральной идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей.Это достигается с помощью основных мыслей. Их должно быть несколько; длябольшинства речей достаточно четыре или пять.
Как толькоотобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно подкрепить их. Средиметодов поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии истатистика.
Манера, вкоторой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатлениеслушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями ипривлечь его внимание.
В заключенииречи следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показываетслушателям, что тема полностью раскрыта.
Такова должнабыть структура информативной речи.
5.2Структура убеждающей речи
Информативнаяречь обычно конкретная и однозначная, поэтому добиться ее восприятия слушателемне так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижениевосприятия его идей слушателем — задача гораздо более сложная.
Целенаправленнаяпоследовательность — это метод организации речи, основанный на анализемыслительного процесса. Он состоит из 5 шагов:
1.Привлечение внимания.
2. Указаниена потребность.
3. Способудовлетворения потребности.
4. Наглядностьрезультатов.
5.3Последовательность речи
О сообщении,в котором мысли логически связаны и выстроены гладко, говорят, что онопоследовательное. В последовательных презентациях структура построения очевиднаи, следовательно, повышается вероятность того, что слушатели воспримутинформацию. Дополнительное преимущество последовательной презентациизаключается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в нейбольше точных смысловых связей.
Перечислениеи параллелизм — это средства, с помощью которых можно сделать презентацию болеепоследовательной. Выступление оратора, который рассказывает своим слушателям,сколько пунктов он собирается назвать нумерует каждый из них («Моя перваямысль...») и повторяет эти пункты в заключении, запоминается лучше, чем речьтого, кто обходится без подобных замечаний.
Ораторы,которые повторяют сходную фразеологию при передаче своих мыслей, используютпараллелизм. Политический кандидат, который говорит: «Граждане заслуживаютбезопасных улиц, граждане заслуживают хорошо оплачиваемой работы, гражданезаслуживают чистой окружающей среды», — использует параллелизм.
Упараллелизма есть ритм, который легко слушать и легко запомнить. Он делаетсообщение более последовательным.
5.4Режимыдонесения речи до слушателей
Существуютчетыре основных режима публичных выступлений:
1)импровизация,
2) речь «безбумажки»,
3) речь,выученная наизусть,
4) речь порукописи.
Основноепреимущество импровизации — в спонтанности; ее недостаток в том, что она, какправило, плохо спланирована.
Речь «безбумажки» более формальна, чем импровизация. Здесь есть возможностьпланирования, и в результате речь лучше организована. Оратор постоянноопирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинствопубличных выступлений произносятся именно так.
Выученнаянаизусть речь позволяет представить хорошо спланированное выражение мыслей.Однако при представлении речи по памяти ораторы часто теряют естественность, ииногда их речи звучат и выглядят не очень живо.
Чтение порукописи рассчитано на более формальные ситуации.
При чтении срукописи можно быть очень точным, можно контролировать каждое предложение. Нопри этом создание такой речи занимает больше времени, и часто рукописьстановится барьером между оратором и аудиторией.
5.5Качество голоса
С тех пор какшумовое загрязнение окружающей среды стало проблемой для общества, люди болееосознанно относятся к громкости. Обращаясь к аудитории, ораторы должнырегулировать громкость голоса в зависимости от таких факторов, как комнаты и посторонниешумы.
Скорость, илитемп, в котором говорит оратор также влияет на слушателей. Из-за нервозностинекоторые неопытные ораторы говорят слишком быстро, и это существенно мешаетаудитории понять смысл сказанного. Кроме того, слишком быстрая речь вызываеттрудности в контроле дыхания, и часто все мысли произносятся с одинаковымударением. Чрезмерное замедление речи приведет к потере внимания.
Разнообразие- это ключ к успешному использованию лучших качеств своего голоса. Варьируягромкость, темп и высоту оратор в состоянии сделать так, что его будетинтереснее слушать, а сообщение его будет более запоминающимся.
ГлаваVI. Использование наглядных пособий
Наглядныематериалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пунктывыступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себяиспользование наглядных пособий.
Они нравятсякак и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своейточке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, посколькуотвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.
Существуютдва основных типа наглядных пособий:
Текстовые.Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используютзрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
Графические.Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально исоздают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают взапоминании.
Кактекстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т.к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать ивоспринимать сложные наглядные пособия.
Текстовыедолжны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами встроке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованиемпустого пространства между ними.
Графическиеобычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графическиематериалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочьаудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть тамнаписан. Например, надпись под графиком: «Прибыль возросла на 15%».
Когдапредставляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно ислушали оратора и извлекали смысл из материалов. Как сделать это? Вот несколькополезных советов по использованию наглядных пособий:
· Удостоверьтесь,что все видят демонстрируемые материалы.
· Дайтеаудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоитпродолжить слушать речь.
· Однонаглядное пособие должно выражать одну идею.
· Иллюстрируйтетолько главные пункты, а не всю презентацию.
· Недемонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.
· Нечитайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте идополните.
· Когдавы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы сглаз аудитории.
Помните, чтонаглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют вашислова, а не наоборот.
Визуальнаяпомощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выборсредств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническомупрогрессу, постоянно расширяется.
Вот некоторыеиз них:
1. Тексты.Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления,чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хорошипри небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести инегативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая ихот вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающимиотсюда для вас последствиями.
2. Доски.Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисоватьглавную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством.Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашеговыступления.
3. Диаграммы.Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можетеповесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления.
Диаграммынаиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайтеболее 4-х графиков на одну диаграмму.
4. Проекторы.Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь.Кроме того вам не надо гасить свет, таким образом вы не теряете связь саудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода — простота в подготовкематериалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именнопоэтому проекторы получили широкое распространение.
5. Слайды.Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки,фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу,слайды — лучший путь для этого. Кроме того они предлагают самые широкиевозможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вытеряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентациейпотренируйтесь с оператором слайд-проектора к удостоверьтесь в исправностиаппаратуры.
Другиесредства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы,компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса, тоже могутиспользоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специальногооборудования и профессиональной подготовке материалов.
Заключение
Итак, впервой главе работы было рассмотрено подробно, что представляет из себя PR, были представлены иизучены наиболее популярные виды средства и форм коммуникаций в PR.
Во второйглаве я уделила и рассмотрела понятие презентации, ее необходимость и значениев современном бизнесе, а также виды и цели презентаций в зависимости отнаправления деятельности фирмы или поставленных задач, поскольку определениецели — один из важнейших этапов организации презентации, также было уделено вниманиеаудитории проекта презентации. Чтобы презентация не прошла «впустую» изатраченные на нее средства оправдали себя в дальнейшем, необходима четкаяадресность мероприятия.
Речеваяподготовка презентации, которая рассматривается в пятой главе имеет оченьбольшое значение в организации презентации, потому что оратора и от того, какбудет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.
Такжеэффективность презентации повышает использование наглядных пособий, типы и видыкоторых, а также некоторые рекомендации приведены в шестой главе.
На основевсего я сделала вывод, что для представления новой турфирмы или услуги, товаранаиболее эффективна, актуальна в нынешнее время будет правильно построенная попредыдущим приведенным критериям презентация.
Практическаяработа
МультимедийнаяFlash презентация
REVICO www.revico-tur.com – одна из ведущихтурфирм ближнего зарубежья. Более пяти лет занимает лидирующее место в лучшей10.
Создание мультимедийнойFlash презентации REVICO — проект разработан по заказу компании Business Country Network Corp.
Основныенаправления представленные в презентации – тур-продукция, основные партнеры итуроператоры, сервис, культура и отдых, горячие путевки и продажа.
Продолжительностьпрезентации: loop
Используемыетехнологии: Flash презентация создана с использованием современных технологийFlash, в сочетании с видео и аудио роликами
Веспрезентации 3,3 MB
ПреимуществоFlash-презентаций = минимальные расходы в разработке и высокая степеньэффективности. Flash-презентации идеально подходят для иллюстрирования годовыхотчетов, медиа-хитов и создания материалов для выставок и конференций.Визуальные средства, доступные благодаря технологии Flash, выделят вашупрезентацию из общего ряда и укрепят имидж вашей компании. Кроме того,Flash-презентация может быть легко размещена на вашем сайте.
МультимедийнаяFlash презентация — лучший способ рассказать о компании, ее услугах илиотдельном тур-продукте.
Flashпрезентации выгодно отличаются от традиционной рекламы возможностьюиспользования новейших компьютерных разработок. Flash презентация упрощаетучастие в выставках и даёт возможность проведения мультимедийной презентациитоваров и услуг. Звуковая, видео и графическая информация оживляют рекламныйматериал и обеспечивают наиболее легкое его восприятие. Flash презентация какрекламное средство — дополнительная возможность убеждения клиентов. Записаннаяна диск любого размера презентация, позволит Вашему клиенту быстро и легкоознакомиться с Вашей деятельностью, получить подробную информацию о услугах и продукциии ее характеристиках, сложить имидж компании .
Flashпрезентации становятся такой же естественной необходимостью, как обычныевизитки или печатная реклама. В отличии от зарубежных стран, эта относительноновая для России разновидность рекламного продукта, но достаточно быстро ивполне заслужено утверждается на рынке компьютерных технологий. Стоимость ихразработки и тиражирования в десятки раз ниже создания рекламных роликов на ТВ,не говоря уже об их демонстрации, а информативность и зрелищность зачастуюгораздо выше.
Списокиспользованной литературы
1. Антипов К.В., БаженовЮ.К. Паблик рилейшнз для коммерсантов. — М., 2000. — 132с.
2. Зверинцев А.Коммуникационный менеджмент. — СПб: Изд-во Буковского, 1995. -267с.
3. Лэйхифф Дж.М., ПенроузДж.М. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки. -СПб.: Питер, 2001.-688 с.
4. Алёшина И. ПабликРилейшнз для менеджеров и маркетеров.- М.: «ГНОМ-ПРЕСС», 1997. – 256 с.