Реферат: План подготовки к выставке
Планирование выставки (конспект соотвествующей главы книгиЛ.Ю. Гермогеновой Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. Москва1994)Планирование подготовки выставкиСоставление перечня выставляемойпродукцииНеобходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут(должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочиваетхранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение«стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчаетих поиск, определяет недостающие предметы.
Другим важным документом являетсяанкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достовернойстатистической информации, руководство компании должно определить переченьинтересующих вопросов и порядок их следования.
Составление плана выставочного стендаСуществует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемыхучастникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции.Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размерэкспозиции.
Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугамипрофессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой,единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейсясимволом уверенности, солидности, качества, спокойствия.
Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:
·<span Times New Roman"">
направлениедвижения основного потока посетителей·<span Times New Roman"">
поясняющиенадписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатомНа стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:
1.<span Times New Roman"">
Место для одежды2.<span Times New Roman"">
Место для отдыха3.<span Times New Roman"">
Место для посуды, приготовления напитков4.<span Times New Roman"">
Склад5.<span Times New Roman"">
Место для переговоров6.<span Times New Roman"">
Место для рекламных и информационных материаловОформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатамидолжны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы,фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большоеколичество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочномустенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочномстенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.
Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.
Заключение договора с оргкомитетом,передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услугиЗа определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до началавыставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ ВВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номеррасч. счета, etc) Суть заявки — предварительная регистрация и бронированиевыставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениямиданной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор междусторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрациифирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условииоплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней.Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.
Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считаетнеобходимым и указывает количество.
·<span Times New Roman"">
аренда имонтаж выставочного оборудования·<span Times New Roman"">
предоставлениедополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа,телефона, столов, стульев·<span Times New Roman"">
надпись нафризе·<span Times New Roman"">
публикациясведений в каталоге·<span Times New Roman"">
другие услугиИзготовление рекламных материалов·<span Times New Roman"">
информационныхлистов·<span Times New Roman"">
плакатов·<span Times New Roman"">
буклетов·<span Times New Roman"">
проспектов·<span Times New Roman"">
Кромевышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Онорассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальнымметодом привлечения возможных клиентов. Подготовка информационных материалов·<span Times New Roman"">
техническихописаний·<span Times New Roman"">
прайс-листов·<span Times New Roman"">
папокстендистовПодготовка стендистов и персоналаПерсонал должен обладатьследующими качествами:
·<span Times New Roman"">
умениеобщаться с людьми;·<span Times New Roman"">
знаниемпродукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;·<span Times New Roman"">
желаниемобщаться с людьми;·<span Times New Roman"">
выносливостью;·<span Times New Roman"">
привлекательнойвнешностью.Помимо основного намечаютзапасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.
Составление сметы затратПодсчитываются всезатраты, связанные с выставкой, составляется смета.
Планирование проведения выставкиСоставление расписания работы персоналаНа период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенддолжен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциальногопартнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности,невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду.Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседнихстендов для сбора информации.
Инструктаж персоналаДо начала выставкинеобходимо провести инструктаж:
·<span Times New Roman"">
тематикавыставки;·<span Times New Roman"">
цели участияв выставке;·<span Times New Roman"">
переченьпродукции, представляемой на выставке;·<span Times New Roman"">
основныеновинки;·<span Times New Roman"">
задачи,стоящие перед стендистами;·<span Times New Roman"">
план стенда;·<span Times New Roman"">
закреплениемест на стенде за каждым стендистом;·<span Times New Roman"">
распорядокработы;·<span Times New Roman"">
в какие дни ичасы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;·<span Times New Roman"">
основныекатегории предполагаемых посетителей;·<span Times New Roman"">
моделиповедения с каждой категорией посетителей;·<span Times New Roman"">
формырегистрации посетителей;·<span Times New Roman"">
формырегистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работывыставки.Закрепление экспонатов за сотрудникамиЭтот пункт особенноважен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двоестендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональныепояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметьрассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов,условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.
Завоз и вывоз оборудованияОдной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка иразмещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО,КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов,оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусковна автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно бытьадресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный списокввозимых предметов
Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕвыставки можно ввозить/вывозить груз.Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.
Организация переговоров или заключениядоговоров, продажи продукцииНа стенде организуютсяэлементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа(предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложитьбесплатную установку на предприятии заказчика).
Также на стенде можнопроводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулированиесбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонамии перечнем предоставляемых услуг. (см. пункт6 )
Организация учета посетителей,интересующихся продукциейВо время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты ипроявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучшевсего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. Внее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ — откуда он, АДРЕС — гдеон, ТЕЛЕФОН/ФАКС — как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ — как его зовут, СФЕРАДЕЯТЕЛЬНОСТИ — чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ — кто с нимговорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.
Планирование работы после окончаниявыставкиРегистрация посетителей, покупателей,интересующихся продукциейПо отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в которомподробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей настенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. Ваналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.
Подведение итогов выставки (затрат,дохода)Коммерческие успехи можнопроанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставкудоговоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количествупосетителей, и их категориям.
Если все же конечная цель– продажа продукции, то косвенным показателем может служить количестворозданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, чтосрок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.
Разбор допущенных ошибок припланировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных настендах других фирм)По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце всепроблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие урокиследует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно погорячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять своислабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.