Реферат: Русский язык и культура речи

РЕФЕРАТ

 

По теме: «Русскийязык и культура речи»

Общаяхарактеристика официально-делового стиля


Содержание

1. Из истории русского деловогописьма

2. Интернациональные свойстваофициально-деловой письменной речи

3. Требования к оформлению реквизитовдокументов

4. Типы документов

5. Структура и содержание служебныхдокументов.

6. Структура и содержание официальныхписем

7. Унификация языка деловых бумаг

8. Требования к языку и стилюдокументов

9. Новые тенденции в практикерусского делового письма

10. Особенности русской и зарубежнойшкол делового письма

Заключение

Перечень использованной литературы


1. Из истории русского делового письма

Русскаяофициально-деловая письменная речь имеет мно­говековые традиции и глубокиеисторические корни. Знаком­ство с ее историей позволит лучше понять причины изаконо­мерности формирования особого стиля языка, обслуживающе­го сферуофициально-деловых отношений, выявить особенно­сти национальной культурырусского делового письма, его ин­тернациональные свойства.

Первые письменныедокументы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском го­сударствепрактиковалось составление официальных докумен­тов. В этот период в основномдокументируются правовые от­ношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания),со­здаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения(заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемыепри продаже в раб­ство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опытаофициально-делового письма выража­лось в появлении устойчивых образцовобращений и заверше­ний в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типо­выхформ отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялисьсвоеобразные пособия по делопроиз­водству – «формулярники». В этот периодскладывались тра­диции русской системы делопроизводства, обработки и хранениядокументов. Отдельные нормы работы с документами на­ходили закрепление взаконодательстве. Таким образом, выра­батываемые практикой традиции постепенностановились нор­мами обычая, закладывая основу будущей системы делопро­изводства.

Существенной вехой вразвитии русского официально-де­лового письма стало приказное делопроизводство(первые госу­дарственные учреждения назывались приказами) XV–XVII ве­ка. В этот период шло формирование русскогоцентрализован­ного государства, закладывались основы государственного ап­парата,системы государственного делопроизводства. Офици­ально-деловое письмо этогопериода приобрело уже такие важ­ные признаки документа, как устойчивыетекстовые формули­ровки, определенное расположение материала, устойчивыеинформационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные вопределенной последовательности.

Как правило, документначинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например,цар­ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого –кому): «От царя и великого князя Алексея Михайло­вича, всея Великой и Малой иБелой России самодержца, боя­рину нашему и воеводам князю Якову КуденетовичуЧеркасскому,...»; «… князю Ивану Алексеевичу с товарищами...».Челобитныеи отписки начинались с обращения: «Царю госу­дарю и великому князю АлексеюМихайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сиротатвой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичувсея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилыелюди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовныелица – богомольцами. В заключительной части указной гра­моты обозначалась датаее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем градеМоскве в наших царс­ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Таким образом, вприказной период постепенно складыва­ется система делопроизводства центральныхи местных учреж­дений, создаются устойчивые формы документов и приемы ихсоставления.

На смену приказномуделопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральныйрегламент, утвержденный Петром I в1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» поназванию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делоп­роизводственнаядеятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением –канцелярией.

В коллежскомделопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловаяписьменная речь по­полнилась значительным количеством новых слов и терми­новиноязычного происхождения, что объясняется стремле­нием Петра I приблизить русскоеофициально-деловое пись­мо к западным образцам. В этот период вошли в обороттакие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бух­галтер,губернатор, инспектор, маклер, министр и др. По­явились и новые названиядокументов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы,протоколы, коррес­понденция, инструкция и др. Существенные изменения в пет­ровскоевремя претерпевает и форма документов. Появляют­ся «генеральные формуляры» –образцы, по которым следо­вало составлять документы. Самостоятельным элементомформуляра становится наименование документа. Кроме рек­визитов, выделившихся изтекста, появляется ряд реквизи­тов, отражающих различные стадии процессадокументиро­вания или стадии обработки документов: подписи, отметки осогласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразованиягосударственного аппарата России, внесла единообразие в ус­тройство губерний,разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернскиеучреждения были под­чинены непосредственно Сенату. Этот иерархический поря­доквзаимоотношений учреждений сохранялся в течение все­го XIX века, в определенной степени он присутствует и в со­временномделопроизводстве.

В начале XIX века в недрах коллежской системызароди­лась новая система управления — министерская, просущество­вавшая доначала XX в. Ее главная особенность — единонача­лие, придавала системе управления гибкость и оперативность.Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г.,вводилось единообразие в систему делоп­роизводства министерств: от созданиядокументов до их архи­вного хранения.

XIX век отмечен появлением обширнойделопроизводствен­ной литературы, в частности, письмовников – сборников об­разцовдокументов, а также научных исследований в области русского официально-деловогописьма. Большое теоретичес­кое значение в этот период имели работы Н. В.Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, онотмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаги теоретических…правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с темвместе и упрощение делопро­изводства нашего...». К предмету теоретическогоделопроиз­водства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» дело­вых бумаг,такие, например, как титулы и формулы обраще­ния к разным особам, части деловойбумаги (формуляр доку­мента), порядок написания текста, а также выделял разныетипы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сноше­ния. 2. Реестры,журналы, протоколы, ведомости, описи, от­четы. 3. Официальные письма. 4.Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог»)документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бу­магах.

С течением времени(примерно к середине XIXвека) сло­жился новый порядок изложения дела в форме краткой запи­си – изложениятолько самого существа вопроса. В делопро­изводстве министерств появляютсябланки учреждений с угло­вым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланкаи их расположение было практически таким же, как и в совре­менных документах.

Советский периодроссийской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата.Остро встал воп­рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь со­здававшимисягосструктурами, о выработке новых требований к языковым формамофициально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов,реально циркулирую­щих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупо­рядоченнымипо форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема ихунификации и стандарти­зации. Государственным институтом техники управления(ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандар­тизации, которыйразработал стандарты служебных писем, те­леграмм, телефонограмм, протоколов,извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства являетсяпроект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В немаккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времениразличными ведомствами и орга­низациями, обобщены исследования отечественных изарубеж­ных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в каче­стве типовых иединых для всех учреждений. Однако «Прави­ла» не были окончательно доработаны иутверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

Рост интереса к проблемамуправления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако посрав­нению с мировыми достижениями в области информацион­ных технологий,кибернетики, математических методов уп­равления в отечественной наукенаметилось отставание, ко­торое выявилось особенно остро в 80–90-е гг. Тем не менее,в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большиерезультаты: создана Единая государ­ственная система документации (ЕГСД),общесоюзные клас­сификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы,унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственнойсистемы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложилиоптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку­ментирования.Однако элементы новых информационных тех­нологий в ЕГСД представлены не были.Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден­ной в 1988 г. [2,10-42].

Развитие бизнеса икоммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но исодержание делового общения, в том чис­ле письменного, потребовало созданияновых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, пись­ма-представленияи др.), речевых моделей, уместных в но­вых ситуациях общения. Сегодняувеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем,жан­ровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, одна­ко, непредполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленногопредыдущими поколениями.

 

2. Интернациональные свойства официально-деловой письменнойречи

 

Формированиеофициально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловленоразвитием государствен­ности, аппарата управления и связано с необходимостьюдоку­ментально закреплять правовые отношения юридических и ча­стных лиц.Интернациональные свойства делового письма –• следствие универсальности задач,которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения,языко­вым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой,служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования:достоверность (объектив­ность), актуальность (необходимость, новизна,своевремен­ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос­таточностьинформации).

Документирование –регламентированный процесс запи­си информации на бумаге или ином носителе,обеспечиваю­щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеетособое значение. Действительно, ссылка на ка­кую-либо устную договоренность илираспоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если даннаядого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл­ка на негообоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовымиактами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования –создание документа. В социаль­ном плане любой официальный документполифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и по­зволяетему удовлетворять различные человеческие потребно­сти. Среди функций документавыделяют общие и специаль­ные. Общие функции документа:

·          информационная:любой документсоздается для сохра­нения информации;

·          социальная: документ является социально значимым объектом,поскольку порожден той или иной социальной по­требностью;

·          коммуникативная:документ выступает вкачестве средства связи между отдельными элементами общественной струк­туры, вчастности между учреждениями;

·          культурная: документ – средство закрепления ипередачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на­пример, внаучно-технической документации находит отраже­ние уровень научного итехнического развития общества.

Специальные функциидокумента:

·          управленческая:документ является инструментомуп­равления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы(плановые, отчетные, организационно-рас­порядительные документы и др.),специально создаваемые для целей управления;

·          правовая: документ является средствомзакрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра­вовуюфункцию выполняют законодательные и правовые нор­мативные акты, а такжедокументы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования вкачестве судеб­ного доказательства это может быть любой документ;

·          функцияисторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитииобще­ства [2, 66].

Указанные функции имеютинтернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требованияк документу. Так, например, юридическая сила документа обес­печиваетсякомплексом реквизитов – обязательных элемен­тов оформления документа. Кним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номердокумента, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема ихрасположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляррегламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, еслиписьмо ад­ресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта вдокументах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинскимшрифтом. В России совре­менные требования к оформлению организационно-распоряди­тельной(административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТР6.30 – 97 «Унифициро­ванные системы документации. Системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов»).

Немаловажным аспектомделового общения являются воп­росы этики отношений между деловыми партнерами. Вдело­вой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения рядатребований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителямделовых писем не реко­мендуется:

·          побуждатьадресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «Ввозможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «ПрошуВас ответить до такого-то числа», «Убедительно про­шу Вас сразу же сообщить освоем решении»;

·          навязыватьадресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучитьи решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

·          намекатьполучателю письма на его мнимую невнима­тельность, вводя в заключительный текстписьма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;

·          начинать посланиес констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения непредставляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решенияи дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопросаможно вернуться [4, 22–23].

Участники деловогообщения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений.Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямойправовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяетхарактер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмахназывается формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с по­зицииэкономико-правовых, социальных отношений, а не меж­личностных. Дело в том, чтоофициальным автором и адреса­том документа почти всегда являются организации вцелом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, авторомдокумента является «кол­лективный субъект». То же можно сказать и об адресатедокумента. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действиячасто представлен собирательными существительными: руководство, администрация,акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция…ходатайствует...», «Фирма… предлагает...», которые подчеркивают неличныйхарактер делового письменного общения.

Одна из особенностейделовой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых(шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений,повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловойречи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора!готовой формулы «Сообщаем, что… «, «Считаем целесообразным...», «ПросимВас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить,высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержанияязыковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста,без которых документ не обладает доста­точной юридической силой, или являютсяэлементами, опре­деляющими его видовую принадлежность, например в гаран­тийномписьме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии:«… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражаятиповое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ностьпонимания текста адресатом, сокращают время на под­готовку текста и еговосприятие [2,166–167].

Итак, особые условияделового общения, такие как офици­альный характер, адресность, повторяемостьуправленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие тре­бования,предъявляемые к официально-деловому письму. Ука­занные требования лежат воснове такого понятия, как культу­ра официальной переписки, формированиекоторого связано с освоением мирового опыта составления и оформлениядело­вых писем.

Лаконизм (оптимально письмо не должнопревышать объ­ема одной — двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо­ваниемполноты информации, точнее, с принципом ее доста­точности. Требование полнотыпредполагает, что документ дол­жен содержать достаточную для принятияобоснованного ре­шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целейдокумента: в информационном письме достаточно на­звать факты и события, вписьме-просьбе предмет письма дол­жен быть точно обозначен и исчерпывающеобоснован.

Требование достоверности(объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражатьфактичес­кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Предметом официальнойпереписки при всем ее многооб­разии обычно является сообщение о некоторойситуации и ло­гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч­наямодель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей –его композицией. По композици­онным особенностям деловые бумаги делят наодноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается одинвопрос, составляющий содержание всего письма, в мно­гоаспектных письмахрассматривается сразу несколько вопро­сов. Так, например, многоаспектное письмоможет содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектнымсчитается письмо, содержащее однотипные и раз­нотипные аспекты – просьбы,сообщения, предложения. Каж­дый аспект формируется речевым действием: просьбой,сооб­щением, предупреждением, приглашением и т. п.

Стандартизация иунификация – одно изобязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степе­нихарактеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционнуюсоотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].

Ясность инедвусмысленностьязыка сообщения достига­ется предметной и коммуникативной точностью. Предметнаяточность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зренияязыкового оформления высказывания предмет­ная точность достигается точностьюупотребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическимзначе­нием. Употребление слов без учета их значений может приве­сти кинотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитатьимеет значение «Умышленно не­верно сосчитав, недодать», например: обсчитатьпокупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под бла­гоприятнымпредлогом (прилагательное благоприятный име­ет два значения:«Способствующий, помогающий чему-л.; удоб­ный для чего-л.», например:благоприятный момент, благопри­ятные условия; «Хороший, одобрительный»,например: благо­приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовид­нымпредлогом.

Под коммуникативнойточностью понимают точность реа­лизации замысла пишущего. Она достигаетсясоотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соот­ношениячастей текста. Нарушение коммуникативной точнос­ти высказывания ведет кнепониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следуетпознакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудновоспринимается, так как не отвечает требованию точности: со­держит грамматические,стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия можетобразовывать словосо­четания с глаголами образовать, назначить, выбрать,избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и собразованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия былаобразована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам.Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии,работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющегозначения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретатьзна­ния о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознако­миться, таккак он имеет официально-деловую окраску и упот­ребляется только в значении«Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

Итак, говоря об общих,наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователиотмечают:

·          функциональностьи рациональность языка и стиля делового письма;

·          лаконичность идостаточность информативного содержания;

·          логичность иструктурированность изложения;

·          стандартизацию иунификацию языковых и текстовых средств.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документаособое значение имеет оформ­ление всех его реквизитов. Реквизиты – этообязательные при­знаки, установленные законом или распорядительными поло­жениямидля отдельных видов документов. Именно реквизи­ты обеспечивают фактологическуюдостоверность и узнавае­мость официальных бумаг.

Состав реквизитовдокументов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительнойдокументации. Требования к офор­млению документов».

Требования к оформлениюреквизитов, изложенные в ГО­СТе, распространяются на все типы документов.Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со­ставзависит от назначения документа.

Совокупность реквизитовдокумента называют формуля­ром.

В формуляр официальногописьма не входит реквизит «наи­менование вида документа». Во всех остальныхдокументах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» ит. д.

Обычно документы (деловыеписьма) печатают на блан­ках – листах бумаги с воспроизведенными на нихтипограф­ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланкмашинописным способом и рас­полагаются в определенном порядке. Существует дватипа блан­ков писем организации – угловые и продольные. Они разли­чаютсярасположением реквизитов, предваряющих текст пись­ма.

Рассмотрим требования ксодержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов.

Государственный герб РоссийскойФедерации. Право ис­пользованияорганизациями изображения герба определяется распорядительными документамивысших органов государ­ственной власти и управления.

Бланки с изображениемгерба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации – условное(символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленномпорядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных буквназвания фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.

Обычно эмблемарасполагается слева от наименования орга­низации-отправителя

Эмблему нельзя размещатьна бланке, если на нем воспро­изведен герб.

Код организации – автора документа проставляется поОбщегосударственному классификатору «Предприятия и орга­низации» (ОКПО).

Код документа указывают поОбщегосударственному клас­сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Коддля писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при егоизготовлении.

Наименованиеорганизации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российскаяакадемия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенноенаименование приводится только в том случае, если оно закреплено вучредительном документе.

Над наименованиеморганизации-отправителя может ука­зываться еще и вышестоящая инстанция(наименование мини­стерства или ведомства; в коммерческих организациях – наи­менованиеконсорциума или промышленно-финансовой груп­пы), в систему которой входитданная организация.

Если в учредительномдокументе название организации было повторено на иностранном языке, оновоспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке.

Названия зарубежных фирм,организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами иза­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово вкавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженералмоторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».

Названия зарубежных фирм,компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, вкавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизитсодер­жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В негомогут входить: почтовый и телеграфный ад­рес, номера телефонов, телетайпа,электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международнойте­лефонной связи и т. д. – коммуникационные данные, а так­же – номер счета вбанке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. –коммерческие дан­ные. Все указанные сведения даются по усмотрениюорганиза­ции.

Почтовый адресотправителя долженсоответствовать по­чтовым правилам Министерства связи России.

Если организация имеетпостоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется нарусском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня­тых в России) ина иностранном языке, чаще всего, англий­ском (по международным правиламнаписания адреса), напри­мер:

Дата является обязательным реквизитомписьма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до­кумента.На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считаетсячисло его подписания.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматриваетсякак совокупность точной и полной информации, на основе которой документ можетбыть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименованиеи адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой частибланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации,наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, званиелица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации. Наименованиеорганизации, ее структурного подразделения указывают в именительномпадеже, например

Акционерно-коммерческийбанк «Прогресс» Кредитный отдел

Должность и фамилию лица,которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное

объединение «Комкон»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.Н. Ковалевой

Адрес. Составные части почтового адресауказывают в по­следовательности, установленной «Правилами оказания услугпочтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением ПравительстваРоссийской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующийпорядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени­ях(распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данныеорганизации», «Адресат»):

·         наименованиеадресата (наименование организации для юриди­ческого лица или фамилия, имя,отчество для физических лиц);

·         название улицы,номер дома, номер квартиры;

·         названиенаселенного пункта (города, поселка и т. п.);

·         название области,края, автономного округа (области), респуб­лики;

·          страна (длямеждународных почтовых отправлений);

·          почтовый индекс.

На документах,направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается.Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постояннымкорреспондентам.

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающийкраткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок долженбыть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание,формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об»,однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру­гие модели,например:

Об организациивыставки

О выделении аммиака изФПТ-200М

По вопросу стоимостикондиционера IK23- IMI

На ваш факс №1781/2040 от 12.10.99.

Заголовок содержит двеосновные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится илидолжно быть произведено, например:

О подготовке проектадоговора

Об организацииинститута современных технологий управления

Заголовок не долженпревышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуетсяупотреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать поделу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.

Текст – основной реквизит документа,передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие,решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста­тирующая часть включаетуказание причин, целей составле­ния документа, а также изложение сути вопросаили предло­жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве­щениеистории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения –ссылки на инструкции, поста­новления, договоренности и т. д.). В этой части принеобходи­мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма­тивнымиактами или другими документами по данному вопро­су, например:

В соответствии спостановлением Правительства Российской Фе­дерации от 14 марта 1997 г. № 307«Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водныхобъектов» пред­лагаем Вам...

Во второй части формулируются предлагаемыеили осу­ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письмаможет включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости,явля­ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращениепомещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится вотдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом(точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель­ным должностнымлицам;

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господиндиректор!

Заключительная формулавежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкойосновного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра­вило,отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

вступительного обращениязаключительная формула вежливо­сти безличностна и обращена одновременно как корганизации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением...

С глубокимуважением...

С пожеланиямиуспехов...

С наилучшимипожеланиями...

Текст письма можетсостоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектамписьма. Же­лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагаетсяпод текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо втексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в2 экз.

Если документ имеетприложение, не названное в тексте, дается его наименование с указаниемколичества листов и ко­личества экземпляров; при наличии нескольких приложенийони нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение:       1.Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

заводы» на 5 л. в 1экз.

2. Проект планапоэтапного ввода системы информа­ционного

обеспеченияпроизводства на 2 л. в 1 экз.

Подпись. Всостав реквизита «Подпись» входят:наимено­вание должности лица, подписавшего документ; личная под­пись;расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся набланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личнаяподпись) Е. Н. Шесовских

При подписании документанесколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследова­тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж­ностей, например:

Отметка обисполнителе. Данныйреквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороныпоследне­го листа документа.

Отметка об исполнителевключает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номерего теле­фона, например:

Васильев 32-45-78

Ниже фамилии исполнителяи номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилиии имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев ВикторИванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2000

Следует также отметитьособенности оформления такого элемента письма, как постскриптум.Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однакодоволь­но часто используется составителями деловых писем. В дос­ловном переводес латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». Вделовом письме постскриптум допустим в двух случаях:

1.        Если естьнеобходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинамне вошедшую в ос­новной текст.

2.        Если информация восновном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальноевосприятие и оцен­ку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое ввиде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П.С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяетсяповторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когдабыла сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, вближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настояниюврачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

С уважением        .......................................

(сигнатура,факсимиле)

2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только чтополучил.

28 марта 2000 г. 18Ш  .......................................

(сигнатура,факсимиле)

Как видно из приведенныхвыше правил оформления рек­визитов документов, каждый реквизит выполняетопределен­ную функцию и должен отвечать государственным стандартам пооформлению и расположению на листе (бланке). Соблюде­ние этих требований нетолько придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуруобработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по­ступающейпо каналам письменной связи.


4. Типы документов

 

Вся деятельностьорганизации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Какуже отмечалось, до­кумент – это деловая бумага, оформленная с учетом соответ­ствующихнорм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право начто-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средствомрегуля­ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций илиотдельных должностных лиц.

Документация весьмаразнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степенидоступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условиядокументирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить вседокументы на отдельные типы и виды.

По фактору адресациидокументы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняяделовая пе­реписка ведется между должностными лицами, подразделе­ниямиодной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят вотношениях должностного сопод­чинения. Документацию этого типа называютслужебной.

Внешняя деловаяпереписка ведетсямежду разными орга­низациями, учреждениями, должностными и частными лица­ми, несостоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которымиобмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию иназначению выделяют распорядитель­ные, отчетные, справочные, плановые идр. виды докумен­тов, каждый из которых характеризуется общностью требова­ний,предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, ккакой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация,различа­ют управленческие, научные, технические, производственные,финансовые и др. виды документов.

По фактору доступностидокументируемой информации документы могут быть открытого пользования(доступа), ог­раниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют посрокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, апо критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк­земпляр)и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].

В последнее времявыделяют еще один классификацион­ный признак – форма отправленияофициально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовойпересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совыеотправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило,для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большоеюридическое значе­ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто­вымиотправлениями.

Ядро учрежденческой(служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именноони обеспечивают уп­равляемость объектов как в рамках всего государства, так ив отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представленкомплексом систем, основными из которых явля­ются:

·          организационно-правоваядокументация;

·          плановаядокументация;

·          распорядительнаядокументация;

·         информационно-справочнаяи справочно-аналитическая документация;

·         отчетнаядокументация;

·         документация пообеспечению кадрами (по личному соста­ву);

·         финансовая документация;

·         документация поматериально-техническому обеспечению;

·         договорнаядокументация и другие системы документации, включая и те, которые отражаютосновную деятельность уч­реждения.

Общим для всех видов итипов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформлениядокумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будутрассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые видыслужеб­ных документов и официальных писем.

5. Структура и содержание служебных документов

 

Руководство любойорганизации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. Именноэти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на­сколькоэффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Особая роль, которуюиграют распорядительные докумен­ты в системе управленческой документации,требует более под­робной характеристики требований, предъявляемых к структу­ре,языку и стилю документации этого типа.

Основная задачараспорядительных документов – прида­ние юридической силы тому или иномудействию руководите­ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документацииотли­чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы­ковых моделей.Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемойдолжности...; контроль за испол­нением возложить на...; создать комиссию всоставе...; уста­новить причины нарушения...; назначить… на должность… ипод. указывает на то, каким именно действиям придается юри­дический статус.

В текстахраспорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принятаформа изложения от тре­тьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) илимножественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от именидвух и более организаций.

Рассмотрим примерыдокументов, входящих в систему рас­порядительной документации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими инекоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти,действующими на основе коллегиальности, а также правительственными иколлегиальными исполнитель­ными органами субъектов Российской Федерации в целяхраз­решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед даннымиорганами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления можетиметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивовиздания по­становления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом –«ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

«В целяхудовлетворения потребностей населения Россий­ской Федерации в цитрусовыхПравительство Российской Фе­дерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»

Если постановление ненуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевогослова, например:

«Общее собраниеакционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»

Решение – правовой акт, принимаемыйколлегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целяхразрешения наиболее важных вопросов их деятельнос­ти. Решения оформляются в томже порядке, как и постанов­ления, но ключевым словом текста является глагол«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА...»или «Совет директоров РЕШИЛ...»

В распорядительныхдокументах, издаваемых на принци­пах единоначалия, используется форма изложенияот первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ – распоряжение руководителя,основной распоря­дительный служебный документ (правовой акт) повседневногоуправления, содержащий нормы, обязательные для исполне­ния подчиненными. Вдеятельности организаций различают­ся: приказы по организационным вопросам,основной деятель­ности и личному составу. Приказы оформляются на специаль­номбланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа– ПРИКАЗ. Обязательными рек­визитами приказа являются: наименование вышестоящейорга­низации (если она имеется), название вида документа, дата и номердокумента, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательныйреквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержаниядокумента. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:

«Об организацииИнститута современных технологий управле­ния»

«Об увеличенииуставного капитала общества»

В первой части данногораспорядительного документа ука­зывается основание или причина составлениядокумента. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержа­ниедокумента не нуждается в пояснении, то его текст содер­жит толькораспорядительную часть.

Распорядительная частьприказа излагается в повелитель­ной форме от первого лица и начинается словом«ПРИКАЗЫ­ВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новойстроки, от края левого поля. При этом пункты, кото­рые включают управленческиедействия, носящие распоряди­тельный характер, начинаются с глагола внеопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию всоставе...

2. Назначить КовалеваН.Н. председателем комиссии.

В последнем пунктераспорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагаетсяконтроль за исполне­нием распорядительных документов. Например:

3. Контроль заисполнением настоящего приказа оставляю за со­бой.

Распоряжение – правовой акт, издаваемыйединолично Президентом Российской Федерации, а также единолично ру­ководителем,главным образом, коллегиального органа управ­ления в целях разрешенияоперативных вопросов. По существу­ющей практике распоряжения издаются такжеруководителя­ми предприятий по вопросам частного характера.

Указание – правовой акт, издаваемыйединолично руко­водителем организации или его заместителями преимущественно повопросам информационно-методического характера, а так­же по вопросам, связаннымс организацией выполнения при­казов, инструкций и других актов данной иливышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляютсяаналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указа­ния могут быть:«ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависи­мости от содержания указания.

Справочно-информационныеи справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в сис­теме управлениясодержится в различных источниках. Важней­шее место среди них занимаютсправочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки,служеб­ные записки и др.

Акт – документ, составленный несколькимилицами и подтверждающий установленные факты или события (прила­гается кписьму-претензии или к рекламации). Текст акта со­стоит из двух частей. Ввводной части акта указывается распо­рядительный документ, на основаниикоторого составляется акт, событие или действие, послужившие причинойсоставления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются уста­новленныефакты, а также выводы и заключения.

Актысоставляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего внегодность имущества; в случае несо­ответствия заявленных в сопроводительныхдокументах цен­ностей, документов и их наличия и т. д.

Например:

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

20 ноября 1999 г.                                               г. Новгород

Настоящий актсоставлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. изПермского авиастроительного объе­динения «Пермские моторы», не обнаруженоприложение 2 («Чер­тежи изделия на 4 листах»).

В связи свышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.

Ст. уполномоченный

делопроизводства

Новгородского завода

телеаппаратуры                                      Подпись

Делопроизводитель                                           Подпись

Справка – документ, содержащий запрошеннуюинформа­цию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило,содержанием справки подтверждается определен­ная информация о предъявителе,чаще всего – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и месторож­дения, стаж работы в последней должности или в целом, све­дения обобразовании и т. д.).

Служебная записка – документ, адресованный руковод­ству,в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.Различают несколько видов слу­жебных записок: докладные, аналитические,обзорные, инфор­мационно-статистические и др.

Заявление – внутренний служебный документ,предназна­ченный для доведения до сведения должностного лица (как правило,вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаевзаявление пишется от име­ни одного лица, однако могут иметь место иколлективные за явления, когда проблема, поднимаемая в документе, затра­гиваетинтересы сразу нескольких человек или даже всего кол­лектива. Различаютнесколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство);заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация(пишет­ся по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Адресация документавключает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица,которому направ­ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, еслизаявление не содержит просьбы. Адресация копии указы­вается ниже, черезинтервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

Главному энергетикуобувной фабрики

Копия: заместителюдиректора фабрики по материально-техническому снабжению

Чаще всего указываетсяобщее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобуили объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименованиеразмещается ниже адресации, посередине лис­та:

ЖАЛОБА

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКА

Основной текст, какправило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу,Обра­щаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас визвестность… и т. п. Далее излагается сущ­ность вопроса, по которомупишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшиеобстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается,на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает зая­витель: Прошудать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших ука­заний...; Прошу ответить...; Прошупринять меры… .

Образецзаявления

ДекануСеверо-Кавказской академии государственной службы (Ф.И.О.) студента 1 курса,группы… Ф.И.О.

Заявление

Прошу освободить меняот занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Прилагаю письмо ссообщением о болезни моего отца.

25.03.2000                                                                                                 (подпись)

 

Отдельные видыдокументов, например, договор, доверен­ность используются для реализацииюридических, информа­ционных связей между равными, не состоящими в отношени­яхсоподчинения организациями и должностными лицами, т. е. | документационный обменидет по горизонтали.

Договор (соглашение,контракт) –документ, фиксирую­щий соглашение сторон об установлении каких-либо отношенийи регулирующий эти отношения. Так, учредительный до­говор содержитсведения:

·          о наименованииюридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью; оразмере и составе уставного капитала;

·          о размере ипорядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

·          о размере,составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников занарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовой договор(трудовое соглашение)представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сто­рон (какправило, именуемых соответственно «работодатель» и I «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это со­глашениеконстатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течениенекоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется приприеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий(содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.).

Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юри­дическихили физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. Вэтом случае содержание договора составляют следующие сведения:

·          наименованиясторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предметконтракта), ее этапы и результа­ты выполнения;

·          наименованиедокумента, в соответствии с которым выполняет­ся работа;

·          условия и срокипоставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срокдействия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работ ипорядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы;

·          ответственностьсторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которыедоговаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор; гарантии,страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности ириски; порядок разрешения споров;

·          юридическиеадреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеровтелефонов, факсов).

Текст договора(контракта) подразделяется на разделы, пун­кты и подпункты.

Оформляются договоры, какправило, на трафаретных блан­ках, на которых типографским способом напечатанывсе требу­емые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных блан­кахоставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участникахдоговора. (Пример текста договора дан в приложении.)

Доверенность – документ, дающий полномочия егопредъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организацииили физического лица).

Личная доверенность можетбыть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий,пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так ипосылочной), на общее управление имуществом, на распоря­жение транспортнымсредством, а также на получение свиде­тельства о праве на наследство.

Официальные доверенностивыдаются организацией свое­му представителю на совершение сделок, получениеденег, то­варно-материальных ценностей или других действий от имениорганизации.

В тексте личнойдоверенности указывается доверитель, до­веренное лицо и вид действий подоверенности. Обязательны­ми реквизитами доверенности являются:

·          наименованиедокумента;

·          место и датанаписания;

·          основной текст;

·          удостоверительнаянадпись, скрепленная печатью организации.

6. Структура и содержание официальных писем

 

В научной литературе существует нескольковидов класси­фикации официально-деловой переписки, в основе которыхлежат различные классификационные признаки. Так, напри­мер, по тематическомупризнаку официально-деловую коррес­понденцию достаточно условно разделяют наделовую и ком­мерческую. (Следует отметить, что термины деловаяперепис­ка, деловое письмо чаще используются в широком значении какобобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значениеэтих терминов реализуется при про­тивопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.)Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые идругие формы деятельности предпри­ятия, принято называть деловойкорреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнениикоммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения,относят к коммерческой корреспонденции (пись­ма-запросы, предложения(оферта), письма-претензии и отве­ты на эти виды писем).

По функциональномупризнаку различают письма, требу­ющие письма-ответа, и письма, нетребующие письма-отве­та. Обязательного ответа требуют такие типы писем,как пись­мо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Нетребуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка,этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать фактот­правки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения,письма-извещения, письма-заявления конста­тируют свершившийся факт и поэтомутакже не требуют отве­та.

По признаку адресатаделовые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмонаправляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненныхин­станций (организаций).

По особенностямкомпозиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержаниеодноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражениегарантии – гарантийное письмо; приглашение принять учас­тие в чем-либо –письмо-приглашение; извинение за наруше­ние договоренности – письмо-извинение ит. д. Многоаспект­ным считается письмо, содержащее однотип­ные и разнотипныеаспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектовсодержания письма соот­ветствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содер­жащиеключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.

По структурным признакамделовые письма делят на регламентированные (стандартные) инерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писемосуще­ствляется по определенному образцу. Это предполагает не толь­косоответствие письма стандартным аспектам содержания (от­ражение регулярныхэкономико-правовых ситуаций), но и ис­пользование стандартных языковых исинтаксических конст­рукций. Жесткие требования предъявляются также к форматубумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов пись­ма.

Нерегламентированноеделовое письмо, как правило, от­ражает какую-либо исключительную, необычнуюпроизвод­ственную ситуацию либо свидетельствует об особом значе­нии, котороепридает письму составитель. В связи с этим тек­стовая структура нерегламентированногописьма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтак­сическихсредств, в том числе выразительных.

Коммерческаякорреспонденция.Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческихсделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколькограмотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит, в конечномитоге, успех будущей сдел­ки.

Коммерческуюкорреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение(оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).

Коммерческий запрос – этодокумент, представляющий собой обращение лица (организации), желающегозаключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбойдать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направитьпредложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможнымлично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­ватьадресата на более активные действия, в частности, на от­ветное послание.

Содержательные аспектызапроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составленииписьма-зап­роса могут быть использованы следующие стандартные выра­жения:

·          Просим выслатьнам предложение на поставку...

·          Просим Вассообщить нам, можете ли Вы...

·          Будем весьмапризнательны, если Вы сообщите нам о...

·          Мы были бырады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...

·          Мы будемблагодарны, если Вы информируете нас о воз­можности поставить нам...

Ответ на запрос составляется в случае, если продавецне может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-зап­рос может содержатьследующую информацию:

·          о принятиизапроса к рассмотрению;

·          о выяснениивозможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;

·          об отказепоставить товар, интересующий покупателя;

·          об измененииусловий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки ит. п.);

·          об обещаниинаправить предложение на поставку това­ра, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметьформу трафаретного или обыч­ного письма.

В случае отказа поставитьинтересующий покупателя то­вар в письме-ответе могут быть использованыследующие ти­повые модели:

К сожалению, мы неможем ответить на Ваш запрос поло­жительно и выслать Вам конкретное предложениена постав­ку...

Мы просим Вас отложитьэтот вопрос до… Просим Вас вернуться к этому вопросу в...

В случае если продавецможет сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий еготовар, он направля­ет предложение (оферту).

Письмо-предложение(оферта) – этозаявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конк­ретныхусловий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортералибо по инициативе продав­ца, экспортера. В предложении обычно указываютсянаимено­вание предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срокпоставки, условия платежа, род упаковки и другие усло­вия поставки взависимости от характера товара.

При составлениипредложения используются следующие стандартные модели:

·          В ответ на Вашзапрос от… мы предлагаем Вам...

·          Качествотовара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...

·          Товарсертифицирован (снабжен сертификатом качества)...

·          Цена…составляет...

·          Товар будетпоставляться в… квартале текущего года ...

Ответ на предложение. Ответ на предложение может со­держатьсогласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этомслучае сделка считается закон­ченной. Принятием предложения является выдачазаказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с услови­ямипредложения или не заинтересован в предлагаемом това­ре, он отклоняетпредложение. В этом случае между продав­цом и покупателем может установитьсяпереписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Письмо-претензия(рекламация) –коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к стороне,нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещенияубытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количестватовара, сро­ков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло­вийконтракта (договора).

Рекламация должнасодержать: основания для предъявле­ния претензии; доказательства – ссылки нанормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретныетребования стороны, предъявляющей претензию (например, требование заменынекачественного товара качественным; тре­бование уценки товара и т. д.).

При составлении текстарекламации используются следу­ющие стандартные модели:

·          К нашемубольшому сожалению, сообщаем Вам, что… К сожалению, мы должны поставить Вас визвестность, что… К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами невыполнены

·          Мы официальнозаявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию на...

·          Качествопартии товара, полученного от Вас… числа, оказа­лось ниже качества,оговоренного в контракте №… При приемке товара были обнаружены следующиенедостатки:...

Коммерческое послание,помимо ясности и точности изло­жения, должно отличаться также определеннойвоздействую­щей силой, в связи с чем при составлении текста письма долж­ныучитываться психологические факторы его восприятия ад­ресатом. Элементамитакого рода воздействия являются эти­кетные фразы и конструкции, не толькосоздающие опре­деленные рамки корректности и вежливости, но и задающие общениюопределенную тональность. Сравните:

Согласно нашейдоговоренности просим сделать нам пред­ложение на поставку...

Мы будем рады, если Высообщите нам, можете ли Вы поставить...

7. Унификация языка деловых бумаг

 

Унификация – приведение чего-либо к единойсистеме, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку­ментов сводитсяк сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры,языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведениедокументационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает такжеединообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение ихформатов, а также обеспечение со­поставимости информации во взаимосвязанныхдокументах и применение трафаретных текстов.

Стандартизацияофициальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабеоптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти пра­вилапринимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения вделопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в видемежгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стан­дартов,а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификацияязыка служебных документов

состоит в формированиисистемы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации деловогообщения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическуюконструкцию (конструкцию предложения), охватывающую мак­симальное количествоуправленческих ситуаций» [1, 7].

Наиболее значимым с точкизрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именноцель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создавае­могодокумента.

Решение тех или иныхзадач делового общения реализу­ется в речевых действиях, ключевым словомкоторых являет­ся так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, на­правляем,прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.

Языковая модель,выражающая то или иное речевое дей­ствие, состоит, как правило, из двух частей –мотивации дей­ствия и собственно речевого действия.

Например:

Впорядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...

Согласно Вашей заявке(мотивация) высылаем (речевое действие) ...

 

Цель, которую ставит перед собой инициаторделового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, преждевсего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Цель Тин документа Языковые модели Информирование

служебная записка,

сопроводительное письмо,

письмо-сообщение

и т. д.

сведения ...;

высылаем запрошенные Вами ...;

извещаем Вас о том, что ...;

информируем Вас о том, что ...;

сообщаем, что ...;

уведомляем, что ...;

Побуждение

Приказ

распоряжение

указание

и т. д.

назначить расследование по факту ...;

ввести в эксплуатацию;

изыскать дополнительные возможности для ...;

обязываю всех начальников отделов предприятия…;

Инициирование,

поддержание отношений

гарантийное письмо

гарантируем, что ...;

фирма… гарантирует ...;

письмо-просьба

просим Вас ...;

убедительно прошу Вас решить

вопрос ...;

нам хотелось бы привлечь Вас...;

сообщите нам, пожалуйста ...;

Выражение предупреждения, требования, отказа. письмо-приглашение и т. д.

примите наше приглашение ...;

позвольте пригласить Вас ...;

мы будем весьма признательны за участие в ...;

письмо-напоминание

напоминаем, что ...;

вторично ставим Вас в известность ...;

письмо-требование

(рекламация)

мы предъявляем претензию к (качеству товара);

мы официально заявляем Вам

рекламацию на ...;

письмо-ответ (отказ от предложения)

и т. д.

Ваше предложение отклонено по

следующим причинам ...;

к сожалению, мы не можем

положительно откликнуться на Ваше

предложение о ...;

Таким образом, всесмысловые аспекты документа реали­зуются в виде устойчивых логических форм –моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится ксоединению в определенной логической последовательности стандартных языковыхмоделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представленоследующими языковыми моделями:

Подтверждаем получениеВашего заказа.

С благодарностьюподтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностьюподтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Приведение языковых итекстовых средств служебных до­кументов к единому образцу, т. е. стандартизацияи унифика­ция деловой письменной речи, оправдано соображениями удоб­ства,экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемкимспособом составления официально­го письма является использование типовыхтекстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипнойповторя­ющейся информации.

Типовой текст – это текст-стереотип, используемыйв ка­честве примера или основы для создания нового документа. Способ созданиядокументов по образцу-стереотипу называет­ся типизацией документов. Ониспользуется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующиханалогич­ным ситуациям делового общения на производстве, в торгов­ле, вгосударственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в видетекста с пробелами, предназначенными для заполнения их пе­ременной информацией,которая зависит от конкретной ситуа­ции. Примеры трафаретных бланков текстов –бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В дело­войпереписке также используются трафаретные тексты, на­пример, вписьмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Тра­фаретным способом оформляютсятексты договоров, соглаше­ний, контрактов. Применение трафаретных бланковсуществен­но сокращает время, затрачиваемое на составление докумен­тов. Крометого, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможностьнескольких толкований текста.

 

Примертекста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______________________работает __________________________

(фамилия, инициалы)                                            (название учреждения)

в должности ______________.Оклад______________

Справка выдана дляпредоставления___________________________

Начальник отделакадров______________

Следует отметить, чтомногообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартныхситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использованиятрафаретных текстов как способа делового об­щения.

Языковые формулы официальныхдокументов. Особен­ностьязыка и стиля официальных бумаг – использование ус­тойчивых (шаблонных,стандартизированных) языковых обо­ротов, позволяющих с высокой степеньюточности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За мно­голетнююпрактику деловой переписки были выработаны язы­ковые формулы, позволяющие яснои лаконично излагать мо­тивы, причины ицели официального послания;формулиро­вать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, завере­ние и т. д.Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающихсмысловые аспекты сообще­ния, позволяет моделировать текст документа, егоструктуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, какправило, представляет собой изло­жение побудительных мотивов, объяснениепричин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему ине должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.

Существуют языковыеформулы, выражающие мотивы создания документа, например:

В подтверждение нашейдоговоренности ...

В соответствии с ранеедостигнутой договоренностью (на­правляем, сообщаем) ...

В соответствии списьмом заказчика ...

В порядке оказанияпомощи прошу Вас ...

В ответ на Ваш запроссообщаем ...

Также существуют языковыеформулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы,требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.

Помимо языковых моделей исинтаксических конструк­ций, отражающих те или иные ситуации деловогообщения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочнозакрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболееважный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководствосчи­тает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...;создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...;подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; вдополне­ние к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах… и т. д.

8. Требования к языку и стилю документов

 

Документируемаяинформация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно – этоосновное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковымсредствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особыетребования:

·          однозначностьиспользуемых слов и терминов;

·          нейтральный тонизложения;

·          соблюдениелексических, грамматических, стилистичес­ких норм, обеспечивающих точность иясность изложения;

·          смысловаядостаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этихтребований, с одной стороны, затруд­няет работу с документами, а с другой –лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точностьписьменного высказывания в значи­тельной степени обусловлена точностьюсловоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово втек­сте документа должно употребляться только в одном значе­нии, принятом вофициально-деловой письменной речи. В свя­зи с этим затруднения в употреблениимогут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренныеслова, различающиеся значением). Следует различать:

представить (предъявить, показать. Представить отчет)

предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить справ­ку);

гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией. Гарантийный талон)

гарантированный (обеспечен­ный законом, договором. Гаран­тированный отдых)

проводить (осуществлять что-либо. Проводить сове­щание) и др.

производить (вырабатывать, изготавливать. Производить то­вары).

Невнимание к оттенкамзначений, окраскам слов-синони­мов также может приводить к смысловым нарушениямв тек­стах документов. Так, например, слова построить (стилисти­ческинейтральное), возвести (стилистическая окраска «высо­кое»), соорудить(создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либозначительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенкамизначений и, как след­ствие этого, имеют разную сочетаемость.

Обратите внимание направильное и неправильное упот­ребление этих слов:

ПРАВИЛЬНО

построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку

НЕПРАВИЛЬНО

возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом

При употреблении терминовв деловой документации не­обходимо следить за тем, чтобы термин был понятенкак авто­ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель­ным и егозначение может быть непонятным, следует прибег­нуть к одному из предлагаемыхспособов:

·          дать официальноеопределение термина, например: факторинг – продажа права на взысканиедолгов;

·          уточнить,расширить содержание термина словами ней­тральной лексики, например:…невыполнение договора вызвано форс-мажорны­ми обстоятельствами(ливневыми дождями размыло пути сооб­щения с заводом);

·          убрать термин изаменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятиитекста документа может вызывать неоправданное использование заимствованныхслов. Наибо­лее типичная ошибка – немотивированное употребление ино­язычныхслов вместо уже существующих для обозначения по­нятий привычных слов, например:

эксклюзивный вместо исключительный;

апеллировать вместо обращаться;

прерогативы вместо исключительное право ипод.

В документах не должныупотребляться слова и выраже­ния, вышедшие из употребления (архаизмы иисторизмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; несего года, а этого года (текущего года); не настоящимсообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а актсоставлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, ауказанный выше.

Довольно часто в текстахдокументов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по,в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и безнего различаются стилистической окраской: конструкции без предлога –общеупотребительны, с предлогом – характер­ны для деловой речи, например: мерыпо усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, рас­ходыпо ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем недопускается употребление предлога по вместо предлога о (об), еслиречь идет о конкретной теме, со­держании беседы, разговора, выступления,например: отчи­таться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о но­войсделке.

Предлог благодаря употребляетсятолько в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случаенега­тивных последствий следует употреблять предлог из-за, напри­мер: Благодарявысокой технической квалификации специалис­тов поставленная задача была решенана высоком техничес­ком уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работзначительное время уйдет на устранение неполадок.

В официально-деловойписьменной речи сложились пра­вила расположения определений. Так,согласованные опре­деления (выраженные прилагательными) ставятся перед опре­деляемымсловом, а несогласованные (выраженные словосо­четанием) – после него. Например:актуальный вопрос, опто­вый рынок; вопрос первостепенного значения, рынокоптовой продукции.

При сочетаниисогласованного и несогласованного опреде­лений первое обычно предшествуетвторому, например: акту­альный всесоюзного значения вопрос.

При построениисловосочетаний следуетучитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется толькос одним словом или с ограниченной группой слов. На­пример:

приказ – издается;контроль – возлагается; цена – уста­навливается; задолженность – погашается;рекламация (пре­тензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется(оплачивается); оплата – производится (гарантиру­ется); должностные оклады –устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредитвыделяется и т. п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены –низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость –настоятельная; сотрудничество – взаимовы­годное, плодотворное, успешное;рентабельность – высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и т.п. – именные сочетания.

При выборе устойчивогоязыкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся вофициально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред­почтительнейсложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший).При выражении превосход­ной степени наиболее употребительна форма с приставкой:наи­больший эффект, наименьший результат или сочетание поло­жительнойстепени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

В традиции русскогоделового письма предпочтительным является употребление страдательныхконструкций вместо дей­ствительных. Например: не мы выполним, а намибудет вы­полнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдатель­ныйзалог, как правило, используется при необходимости под­черкнуть факт совершениядействия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для приданиятексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указатьконкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, болеепредпочтительной является форма дей­ствительного залога (Завод «Металлист»срывает поставку сы­рья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопас­ностии т. п.).

Основное требование к информационномунасыщению документа – это целесообразное количество включаемой ин­формации,необходимое и достаточное для реализации комму­никативной задачи – убедить,побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность,разнородность вклю­чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а,следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Структура текстадокумента (логическое соединение смыс­ловых аспектов) должна быть «прозрачной»,легко восприни­маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящаяиз двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившиеповодом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения,распо­ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляютдва смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Направляем подробноеописание автоматической системы управления.

Получение просимподтвердить.

В многоаспектныхдокументах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с новогоабзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода отодной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 пред­ложений, но в текстахдокументов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.

Соединение предложенийосуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в ролисвязок. Напри­мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, вудовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку,согласно, следовательно и т. д.

При составлении деловыхбумаг следует учитывать инфор­мационную роль порядка слов в предложении. Вустной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речиинформационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.Расположение слов в предло­жении определяется принципом «линейной» подачиматериа­ла. Согласно этому принципу сначала в предложение вводитсявспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информациярасполагается после сказуемого, а вспо­могательная – в начале предложения досказуемого. В зависи­мости от того, где находится то или иное словосочетание,ме­няется смысл предложения. Например:

По решению арбитражногосуда задолженность необходимо по­гасить до 1 июля 2000 года.

Задолженность необходимопогасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда.

В первом предложениицелью высказывания является ука­зание срока, на который назначено погашениезадолженности. Во втором предложении целью высказывания является указа­ние нато, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.

К стандартным аспектамязыка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широкоиспользуемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак­теризующиесявысокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций,известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различногосвой­ства, текстовые обозначения и т. д.

Сокращения, используемыев текстах документов, подчи­няются определенным правилам:

1. Сокращения должны бытьединообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то жеслово (сло­восочетание) поразному или писать его в одном месте пол­ностью, а вдругом сокращенно.

2. Нельзя сокращатьслово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускаетсясокращение, если оно может повлечь за со­бой инотолкование, двусмысленность ввосприятии фразы.

4. Сокращение слова доодной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращенийтипа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п.(пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77(СТСЭВ2012-79).

Речевой этикет вдокументе. Этикет –установленный по­рядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок по­ведения,установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;соблюде­ние определенной дистанции между работниками, занимаю­щими разноеслужебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, незадевая его самолюбия; терпи­мость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение исполь­зовать в спореаргументы, а не авторитеты.

В письменном деловомобщении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего,в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способахаргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важ­нейший инструмент вдостижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2,179–180].

В деловой перепискеиспользование этикетных средств так­же носит регламентированный характер.

Обращение – это апелляцияк личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом,привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элементкоммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и вслужебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно кдолжностному лицу.

При обращении к адресатуучитываются его служебное по­ложение, сфера деятельности, степень личногознакомства.

Наиболее общей формулойобращения, которая может ис­пользоваться независимо от перечисленных факторов,являет­ся:

Уважаемый господин...(фамилия)!

Уважаемая госпожа (фамилия)!

Уважаемые господа!

Правила делового этикетатребуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения кадресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форму­лавежливости: С уважением.

Согласно традициямотечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов,предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лицамножественного числа:

Предлагаем Вашемувниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» ...

Представляем нарассмотрение и утверждение проект торгово­го комплекса ...

Напоминаем, что сроквыполнения договора… истекает… Просим сообщить о возможности приобретенияторгового обо­рудования ...

Формула обращения отпервого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используетсяв письмах конфи­денциального содержания, а также в документах, оформлен­ных набланках должностных лиц.

Как подчеркиваютспециалисты в области делового этике­та, тональность деловых писем должныопределять коррект­ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по­слания,его воздействующая сила зависят от выбранной фор­мы, стиля письма. Убеждает нетолько информация, но и то­нальность, в которой ведется переписка, во многихслучаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами,организациями. Так, например, использование этикет­ных средств позволяетсмягчить категоричность высказывания. Сравните:

На наш взгляд, цены наВашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мывыражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечномсчете, приведет к длительному и пло­дотворному сотрудничеству.

9. Новые тенденции в практике русского делового письма

 

Девяностые годыдвадцатого века стали периодом значи­тельных изменений в экономике, в областисоциальных отно­шений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числесферы делового общения.

Новые ситуации деловогообщения требуют совершенство­вания форм документационного обеспечения.Появляются но­вые виды документов. Лексикон официально-деловой письмен­ной речипополняется новыми терминами. Более свободным с точки зрения используемойлексики, экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем,больше значе­ние придается убеждающей, воздействующей силе делового послания.Происходящие изменения требуют глубокого анали­за и, возможно, станут предметомотдельного теоретического исследования. Однако знакомство с тенденциямипроисходя­щих изменений может представлять интерес для тех, кто осва­иваетзаконы письменного делового общения.

Юридические и правовыеаспекты взаимоотношений меж­ду работником и работодателем закрепляются спомощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение,контракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип докумен­тов, являетсятермин контракт (письменный договор, согла­шение с взаимными обязательствамидля договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике русской деловойпись­менной речи, он не только успешно сосуществует с терминоло­гическимисловосочетаниями трудовой договор, трудовое со­глашение в качествесинонима, но и, в известной мере, вытес­няет их из речевого обихода. Понятие контрактшире, чем понятия трудовой договор, трудовое соглашение, оно распрос­траняетсяне только на отношения между работником и рабо­тодателем, но и наторгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Такписьменный дого­вор между предприятиями, производящими продукцию, иорганизациями, заготавливающими и сбывающими эту продукцию, также называется контрактом.В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачныхконтрактов, с помощью которых можно регулировать материальные, финан­совыеотношения супругов, в частности в случае развода. Та­ким образом, иноязычныйтермин контракт, получая все бо­лее широкое распространение и являясьмногозначным в терминосистеме делового письма, вступает в синонимические от­ношенияс русскоязычными терминами данной предметной области. Но всегда ли уместнозамещение устоявшихся, при­нятых в данной языковой культуре терминовиноязычными? Каковы причины этих тенденций?

Вхождение России всистему мировых экономических от­ношений определяет необходимость соответствияотечествен­ной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, втом числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причинактивного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловуюписьменную речь. Однако среди недавно появившихся ино­язычных терминов таких,например, как оферта (предложе­ние), прайс-лист (перечень видовтоваров, услуг и т. д. с указа­нием их цены или расценок на них), презентация(в деловом письме – жанр рекламного текста (письмо-презентация), чар­тер(договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., естьслова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова,дублирующие русскоязыч­ные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) на­званиядавно бытующих понятий и явлений (контракт – дого­вор, соглашение; оферта –коммерческое предложение; прайс-лист – прейскурант). Заимствования первого типамотивиро­ваны появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа –стремлением приблизиться к мировым стандартам офи­циально-деловой терминологии.Однако именно вторая тенден­ция вызывает в некоторых случаях вытеснениерусскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычнымисинонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насы­щению деловойписьменной речи заимствованиями.

В последние годы впрактике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе ввыборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифи­цированномустилю изложения.

Тенденции большей языковойсвободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языкеи стиле рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой речи. В последнее время широкое рас­пространениеполучили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение;сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резю­ме.

Требования к языку истилю такого рода документов суще­ственно отличаются от требований ксоставлению строго регла­ментированных деловых бумаг. Специфика рекламных писемзаключается в том, что к ним предъявляются такие требова­ния, какзапоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливаетнеобходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем;позволяет использовать языковые средства выразительности с целью при­влечьвнимание к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании,содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используетсявопросно-от­ветный прием повествования, побудительные конструкции, а такжеприлагательные самый, благоприятный, привилегирован­ный, усиливающиевоздействующий эффект письма.

Уважаемый ...

Именно сегодня Выимеете возможность купить товар по самым низким ценам.

Почему? Согласнопрогнозу нашего коммерческого отдела, в по­следующие четыре месяца ценывозрастут на 1 %. Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен. Мыприглашаем Вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесьдовольны и товарами, и ценами на них. Приходите, мы будем ждать Вас.

 

Широкое использованиеоценочных конструкций типа: бе­зупречная работа, разумная ценовая политика,надежные (доб­рые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успеш­ное(плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоцио­нальнуюпривлекательность текста делового письма, придает ему конструктивнуютональность.

Основное требование ктексту рекламного послания (впро­чем, как и к текстам деловых посланий другихтипов) – ин­формативность и убедительность. Однако информативность рекламногописьма должна отличаться нацеленностью на ин­тересы, жизненные, практическиепотребностей потенциаль­ного потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, онадолж­на быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного ха­рактера должносодержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если вписьме отсутствует важ­ная для адресата информация и ему необходимо дополнитель­носвязываться с адресантом, это может побудить его восполь­зоваться услугамидругого предприятия (предлагающего аналогичную продукцию),информационно-рекламное письмо ко­торого составлено убедительнее и грамотнее.

При составлениирекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно болеечетко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зре­нияясности, простоты и тона изложения.

Стилистические недочеты,приводящие к двусмысленнос­ти, безусловно, недопустимы в текстах рекламныхделовых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект.

… Гибкая системаскидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать сВашей продукцией на рынке нашего региона.

Приведенный фрагментинформационно-рекламного пись­ма перенасыщен личными местоимениями (вашего,вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкуриро­вать создаетдвусмысленность высказывания. Из данного пред­ложения неясно, намерен ли авторпослания соперничать с ад­ресатом (производителем продукции), либо, продаваяпродук­цию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами ре­гиона.

Речевая тактикарекламного делового послания может быть определена как нацеленность наинтересы. Специалисты под­черкивают, что от того, насколько точно пишущийсумеет опре­делить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в текстеписьма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемойпроблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества [3, 95].

Новые реалии жизнизаставляют каждого, кто ищет рабо­ту, осваивать приемы саморекламы, запасатьсяписьмами-рекомендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашуречь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сутинаписанного, сказанного или прочи­танного; краткий вывод, заключительный итогчего-либо». В этом значении термин резюме использовался вофициально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иномудокументу. Такого рода заключение представляет собой разновидность письменногоуказания, оно пишется в том случае, когда наложение на документ резолюции типа«Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не возражаю»; «Принимается к рас­смотрению» и др.по каким-либо причинам является недоста­точным и требует более развернутогообоснования, рекоменда­ций или предписаний. В последнее время термин резюме сталупотребляться в значении «краткое письменное изложение био­графических данных,характеризующих образовательную под­готовку, профессиональную деятельность иличные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американ­ского вариантаанглийского языка, все более устойчиво закреп­ляется за словом резюме (например,конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английскомязы­ках), при этом деловые бумаги пополнились еще одним видом документа.

Содержание иоформление резюме. Резюмев чем-то схо­же со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкетынаписание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существуетединого стандарта или жест­ких форм для его написания.

Главная задача присоставлении резюме – как можно бо­лее выигрышно (и в то же время предельнообъективно) пред­ставить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметьвыделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственноотносится к выбранной работе, – это касает­ся и образования, и опыта работы, иличных качеств, и харак­теристики дополнительных навыков. Это необходимо,посколь­ку существуют объективные различия между специальностя­ми и видамидеятельности. Так, например, если вакансия – рекламный агент, то необходимымипрофессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людь­ми;находчивость; хорошее знание основ психологии человеческого поведения; интуицияи т. д. Если же вакансия – пре­подаватель начальных классов, то к необходимымкачествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п.

Говоря об информативностирезюме, специалисты отмеча­ют, что слишком долгий и однообразный перечень местрабо­ты с сопутствующими датами и названиями организаций мо­жет произвестинеблагоприятное впечатление на потенциаль­ного работодателя, так как в этомслучае может сложиться впе­чатление об односторонности претендента в плане егопрофес­сиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все местаработы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях [4,125–128].Например:

Работал технологом втечение десяти лет на машиностро­ительных предприятиях или В1992–97 гг. – мл. экономист,экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль».

Типовое резюме включает:

·          персональные данныесоискателя (фамилия, имя, отче­ство, дата и место рождения, семейноеположение);

·          адреса и телефонысоискателя с указанием времени для контактов;

·          наименованиевакансии, на которую претендует автор резюме;

·          основной текст,включающий в себя перечень мест рабо­ты и (или) учебы в хронологическомпорядке, с указанием пол­ного официального наименования организации, периодавре­мени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименованиеучебной специальности);

·          дополнительныесведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональнаяпереподготов­ка);

·          прочие сведения(сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки,владение компьютером, вождение автомобиля);

·          отличия инаграды, ученые степени (раздел не является обязательным);

·          интересы,склонности, имеющие отношение к предпо­лагаемой профессиональной деятельностисоискателя позиции (содержание – на усмотрение соискателя, раздел не являетсяобязательным);

·          инаявспомогательная информация (на усмотрение соис­кателя);

·          рекомендации(сведения о рекомендациях);

·          дата написаниярезюме;

·          подписьсоискателя.

При оформлении резюмеследует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно неупотребляется в каче­стве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо негоука­зывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения пре­тендента. Фамилиюрекомендуют писать (печатать) заглавны­ми буквами, чтобы она хорошо читалась.

Заголовок. Фамилия, имя,отчество размещаются посере­дине верхней строки листа. Ниже, у левой границылиста, сле­дует расположить домашний адрес, телефон, почтовый адрес INTERNET (e-mail). У правойграницы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в которомпретендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указатьвремя, удобное для связи.


10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма

 

В значительной степениновые тенденции в русском дело­вом письме обусловлены расширением деловыхсвязей с зару­бежными партнерами. Знакомство с зарубежной школой дело­вогописьма становится необходимостью, поскольку эффектив­ность письменного диалогаво многом зависит от знания рече­вых оборотов, формул, особенностей стиля,принятых в прак­тике деловой переписки страны получателя корреспонденции.

Главной особенностьюрусской официально-деловой пись­менной речи все еще остается строгаяфункциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западнойи американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования,что и к разработкам рекламного характера. В американской деловойкорреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты изБиблии, из работ западных и американских философов, стихи, народная мудрость,используемые с целью продемонстрировать красноречие и эру­дицию автора.

В книге известногоамериканского специалиста в области маркетинга и делового письма Рона Теппера «250 писем и за­писок в помощь менеджеру» формулируется основной прин­ципсоставления деловых писем. Его суть выражается форму­лой: Внимание – Интерес –Просьба – Действие (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание –Инте­рес – Желание – Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых писемдолжны постоянно думать о средствах привле­чения внимания, пробуждения иудержания интереса к излага­емому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудитьадресата к действию. В качестве средств, рекомендуемых западными экс­пертами поделовой документации, встречаются такие, как апел­ляция к человеческиминстинктам, тактика шока. Вот приме­ры универсальных вступительных предложений,которые ис­пользовались разными фирмами: «Забудьте все, что слышали раньшео...»; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь вследующем году...», «Если Вы работа­ете не там, где хотели бы, значит Выпредлагали свои услуги не так, как следовало бы» [5, 80].Дляотечественной деловой переписки подобные модели вступлений непродуктивны, по­сколькуне отвечают традиционно сложившимся представле­ниям о стиле и этике деловыхотношений.

К языковым средствам,вызывающим интерес, Теппер от­носит так называемые «магические слова».

Существует набормагических слов, которые всем бизнесменам следует использовать в деловыхписьмах и записках. Такие слова сделают ваши письма и записки более убедительными.К ним мож­но отнести...:изумительный, вдохновляющий, драматический, оча­ровательный,поразительный, чарующий, незабываемый … Все эти слова придадут любомуписьму убедительность в том, что ком­пания стоит на страже своих интересов,помогут установить взаи­мосвязь между бизнесменом и клиентом, они должныиспользо­ваться везде, где только возможно [5, 57].

Однако Р. Тепперподчеркивает, что магические слова при­обретают силу только в том случае, еслиони используются в соответствующем контексте. При правильном употреблении они

могут существенноизменить тон и воздействующую силу пись­ма. Для сравнения Теппер приводит дваряда словосочетаний, обладающих разной воздействующей силой. Первая группапримеров включает стандартные определения хороший, прекрас­ный, вто время как во второй группе использованы «магичес­кие» слова. Например:

Это была хорошая речь

Прекрасная презентация

Хорошее представление

Это было выдающееся выступление

Незабываемая презентация

Захватывающее, увлекательное, поглощающее все внимание представ­ление

Встретить подобные словав отечественной деловой переписке практически невозможно, так как согласнотрадиции эмоцио­нально-оценочная лексика исключена из лексикона русской де­ловойречи. Требования предельной точности формулировок де­лового письма реализуетсяв использовании стандартных, кли­шированных фраз, цель которых – сообщениеинформации, а не эмоционально-экспрессивное воздействие на адресата.

Специфика письменногоделового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное,индивидуально значимое, не относящееся к делу [3, 76].

Содержание деловых писемотличается не только своеобразным «канцелярским» стилем изложения, но и обилиемв тексте письма словесных штампов – устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов,некоторых терминов и т. п. Попытки «изобрести велоси­пед» в деле составлениятаких писем, как правило, ни к чему хоро­шему не ведут: смысл посланиястановится туманным (или иска­жается), восприятие содержания затруднено [4, 50].

Основным условиемубедительности любого делового до­кумента является его доказательность.Доказательность же, в первую очередь, обеспечивается точными, бесспорными фак­тами.Такое понимание убедительности официального посла­ния является общепризнанным иобязательным для всех куль­тур делового письма. Однако в практике западной иамерикан­ской деловой переписки принято считать, что убедительность письмазависит, в первую очередь, от умения его составителей выразить интересы тогопредприятия, в адрес которого оно на­правлено.

Обобщив практическиерекомендации по составлению де­ловых писем, Р. Теппер выразил их в пятиосновных правилах «Как писать деловые письма»:

1.        Пишите коротко ипросто.

2.        Пишите простымисловами. Не придумывайте новых слов.

3.        Обращайтесь кконкретному лицу, а не к определенной группе лиц.

4.        Для выражениясвоих мыслей пользуйтесь принципом I Внимание – Интерес – Просьба – Действие.

5.        Используйте вписьмах разговорную речь.

Сопоставление этих правилс требованиями, предъявляе­мыми к официальному письму в отечественной практикеделовой переписки, позволяет выделить общие и принципиально отличные подходы кписьменному деловому общению в рус­ской и зарубежной школах. Так, если попервым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности ипонятности деловой письменной речи), то по трем последую­щим они существеннорасходятся.

Для отечественнойпрактики деловой переписки характе­рен так называемый «МЫ-подход» в подачеинформации, т. е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «кол­лективные»субъекты. При этом приоритетными являются фор­мы множественного числа«Предлагаем», «Сообщаем», «Направ­ляем»; собирательные существительные администрация,ди­рекция, правление используются, в частности, и в тех случаях, когдаписьмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что,принимая то или иное решение, ав­тор документа представляет интересы всегопредприятия, фир­мы, выступает представителем организации в целом. В каче­ственормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо япрошу пишут прошу вместо я выполнил пишут мною выполнено.

В западной и американскойшколах делового письма пред­ставлены как «Мы-подход» (например: «Мы былиогорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произве­деннойнашей компанией...»(письмо-извинение), так и «Я-подход» например: «Яблагодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля позаказу на поставку № 1234 от 15 ноября 1997 года ...» (письмо-извинение). Обаписьма подписаны конкретными должностными лицами, высту­пающими от лица фирмы,однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности изаинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западныеспециалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использоватьместоимение я.

МЫ – затертое слово с довольно туманнымзначением, – пи­шет Р. Теппер. – Кто это? Мы – это сотрудники фирмы? Ав­торписьма? Все вместе? Используйте местоимение я там, где это соответствует стилюписьма, да и везде, где только возможно [5, 102].

В практике отечественнойделовой переписки тексту пись­ма не всегда предшествует обращение. Безобращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний,договорных писем, писем-подтверждений и др. Следу­ет заметить, что в последнеевремя обращение все чаще вклю­чается в текст официального послания и становитсяобязатель­ным элементом русского делового письма. Отсутствие обра­щениядопустимо, если адресат – коллективный субъект, а также если посланиепредставляет собой трафаретное письмо. Заключение как особая этикетная формулавежливости, завер­шающая официальное послание, также еще не стала общепри­нятойи обязательной для всех типов деловой корреспонден­ции в отечественной практикеделовой переписки. Заключаю­щие этикетные фразы типа С уважением ..., Снаилучшими пожеланиями ..., С пожеланиями успехов … чаще всего встре­чаютсяв нерегламентированных письмах, письмах, адресован­ных конкретному официальномуили частному лицу.

По стандартам западного иамериканского делового пись­ма обращение и заключение являютсяобязательными элемен­тами официального послания любого типа.

Обращение означаетофициальное начало письма. После обращения ставится запятая (в Европе) илидвоеточие (в США). При обращении к отдельному лицу обычно употребляется не­формальноеDear (Дорогой), при обращении к фирме –более формальная модель Dear Sirs (в Европе), Gentlemen (в США).

Если письмо адресованофирме, возглавляемой женщинами, употребляется обращение Ladies, если же оно направлено одной,женщине, используется форма Madam.Однако более предпоч­тительным считается обращение с указанием имени адресата.

Сегодня как никогда важноличностное обращение. Людям нравится слышать свое имя. Подобное обращениевызывает у адреса­та повышенное внимание. Поставьте себя на его место. Если Выполучаете два письма, одно из которых адресовано лично Вам, а другое обращено к«жильцам», то без сомнения Вы в первую очередьраспечатаете конверт, накотором указано Ваше имя. То же самое относится и к деловым письмам [5,103].

Степень проявленияучтивости (любезности) в разных на­циональных культурах деловой перепискиразлична. Для рус­ского официально-делового письма проявление любезности исердечности, в целом, не характерно (а в официальном доку­менте – недопустимо).Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что свыражения почте­ния и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается ус­пехдела, а формулы любезности и сердечности позволяют ус­тановить с ним болеетесный контакт.

Существенно различаютсятребования к составлению дело­вых писем в разных школах делового письма с точкизрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки тра­диционнымявляется надличностный характер изложения, от­личающийся предельнойрациональностью, жесткостью исполь­зуемых языковых форм и моделей, и этим, каксчитают отече­ственные специалисты, принципиально отличающийся от такназываемых «доверительных писем», в которых авторы высту­пают как личности.Исследователи отмечают, что в сфере де­лового стиля действуют несколько иныеречевые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что со­ставительофициального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передатьсмысл той или иной управ­ленческой ситуации. Так, в приведенном нижеписьме-претен­зии убедительность сообщения достигается за счет фактологическойточности, лаконичности излагаемой информации. При­водимые факты располагаются вжесткой логической последо­вательности, что позволяет автору письма не толькоочертить сложившуюся ситуацию, но и подвести адресата к опре­деленному выводу.С точки зрения структуры в тексте письма выделяются две основные части:описание производственной ситуации и требование принять меры и оплатитьпричиненный ущерб. Язык и стиль приведенного ниже послания отличаются сухостью,отсутствием экспрессии, лексическим однообрази­ем. Используются соединительныеобороты, подчеркивающие причинно-следственную связь описываемых событий.


Заключение

Русский литературный язык,один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменногоделового общения бесценный опыт представленный унифицированными и трафаретнымиязыковыми формулами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важноне растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважениемотноситься к нашим предкам, веками ошлифовывавшим форму и стиль деловогописьма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловойкорреспонденции. [3, 102]

еще рефераты
Еще работы по иностранному языку