Реферат: Русский язык и культура речи
РЕФЕРАТ
По теме: «Русскийязык и культура речи»
Общаяхарактеристика официально-делового стиля
Содержание
1. Из истории русского деловогописьма
2. Интернациональные свойстваофициально-деловой письменной речи
3. Требования к оформлению реквизитовдокументов
4. Типы документов
5. Структура и содержание служебныхдокументов.
6. Структура и содержание официальныхписем
7. Унификация языка деловых бумаг
8. Требования к языку и стилюдокументов
9. Новые тенденции в практикерусского делового письма
10. Особенности русской и зарубежнойшкол делового письма
Заключение
Перечень использованной литературы
1. Из истории русского делового письма
Русскаяофициально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокиеисторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины изакономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферуофициально-деловых отношений, выявить особенности национальной культурырусского делового письма, его интернациональные свойства.
Первые письменныедокументы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государствепрактиковалось составление официальных документов. В этот период в основномдокументируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания),создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения(заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемыепри продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).
Накопление опытаофициально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцовобращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовыхформ отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялисьсвоеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот периодскладывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранениядокументов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление взаконодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенностановились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.
Существенной вехой вразвитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство(первые государственные учреждения назывались приказами) XV–XVII века. В этот период шло формирование русскогоцентрализованного государства, закладывались основы государственного аппарата,системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этогопериода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивыетекстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивыеинформационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные вопределенной последовательности.
Как правило, документначинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например,царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого –кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой иБелой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову КуденетовичуЧеркасскому,...»; «… князю Ивану Алексеевичу с товарищами...».Челобитныеи отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю АлексеюМихайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сиротатвой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичувсея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилыелюди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовныелица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась датаее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем градеМоскве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».
Таким образом, вприказной период постепенно складывается система делопроизводства центральныхи местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы ихсоставления.
На смену приказномуделопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральныйрегламент, утвержденный Петром I в1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» поназванию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственнаядеятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением –канцелярией.
В коллежскомделопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловаяписьменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминовиноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русскоеофициально-деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в обороттакие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер,губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названиядокументов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы,протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровскоевремя претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» –образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементомформуляра становится наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся изтекста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процессадокументирования или стадии обработки документов: подписи, отметки осогласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразованиягосударственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний,разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернскиеучреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядоквзаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX века, в определенной степени он присутствует и в современномделопроизводстве.
В начале XIX века в недрах коллежской системызародилась новая система управления — министерская, просуществовавшая доначала XX в. Ее главная особенность — единоначалие, придавала системе управления гибкость и оперативность.Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г.,вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от созданиядокументов до их архивного хранения.
XIX век отмечен появлением обширнойделопроизводственной литературы, в частности, письмовников – сборников образцовдокументов, а также научных исследований в области русского официально-деловогописьма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н. В.Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, онотмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаги теоретических…правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с темвместе и упрощение делопроизводства нашего...». К предмету теоретическогоделопроизводства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг,такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловойбумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разныетипы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сношения. 2. Реестры,журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3. Официальные письма. 4.Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог»)документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.
С течением времени(примерно к середине XIXвека) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записи – изложениятолько самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляютсябланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланкаи их расположение было практически таким же, как и в современных документах.
Советский периодроссийской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата.Остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь создававшимисягосструктурами, о выработке новых требований к языковым формамофициально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов,реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченнымипо форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема ихунификации и стандартизации. Государственным институтом техники управления(ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандартизации, которыйразработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов,извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства являетсяпроект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В немаккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времениразличными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных изарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых иединых для всех учреждений. Однако «Правила» не были окончательно доработаны иутверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
Рост интереса к проблемамуправления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако посравнению с мировыми достижениями в области информационных технологий,кибернетики, математических методов управления в отечественной наукенаметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80–90-е гг. Тем не менее,в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большиерезультаты: создана Единая государственная система документации (ЕГСД),общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы,унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственнойсистемы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложилиоптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были.Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 г. [2,10-42].
Развитие бизнеса икоммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но исодержание делового общения, в том числе письменного, потребовало созданияновых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представленияи др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодняувеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем,жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, непредполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленногопредыдущими поколениями.
2. Интернациональные свойства официально-деловой письменнойречи
Формированиеофициально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловленоразвитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостьюдокументально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.Интернациональные свойства делового письма –• следствие универсальности задач,которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения,языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой,служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования:достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна,своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточностьинформации).
Документирование –регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе,обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеетособое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность илираспоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если даннаядоговоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на негообоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовымиактами каждого государства или вырабатываются традицией.
Итог документирования –создание документа. В социальном плане любой официальный документполифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяетему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документавыделяют общие и специальные. Общие функции документа:
· информационная:любой документсоздается для сохранения информации;
· социальная: документ является социально значимым объектом,поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
· коммуникативная:документ выступает вкачестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, вчастности между учреждениями;
· культурная: документ – средство закрепления ипередачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, внаучно-технической документации находит отражение уровень научного итехнического развития общества.
Специальные функциидокумента:
· управленческая:документ является инструментомуправления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы(плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.),специально создаваемые для целей управления;
· правовая: документ является средствомзакрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовуюфункцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а такжедокументы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования вкачестве судебного доказательства это может быть любой документ;
· функцияисторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитииобщества [2, 66].
Указанные функции имеютинтернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требованияк документу. Так, например, юридическая сила документа обеспечиваетсякомплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Кним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номердокумента, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема ихрасположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляррегламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, еслиписьмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта вдокументах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинскимшрифтом. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной(административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТР6.30 – 97 «Унифицированные системы документации. Системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Немаловажным аспектомделового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. Вделовой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения рядатребований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителямделовых писем не рекомендуется:
· побуждатьадресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «Ввозможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «ПрошуВас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить освоем решении»;
· навязыватьадресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучитьи решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
· намекатьполучателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текстписьма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;
· начинать посланиес констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения непредставляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решенияи дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопросаможно вернуться [4, 22–23].
Участники деловогообщения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений.Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямойправовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяетхарактер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмахназывается формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позицииэкономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, чтоофициальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации вцелом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, авторомдокумента является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресатедокумента. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действиячасто представлен собирательными существительными: руководство, администрация,акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция…ходатайствует...», «Фирма… предлагает...», которые подчеркивают неличныйхарактер делового письменного общения.
Одна из особенностейделовой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых(шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений,повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловойречи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора!готовой формулы «Сообщаем, что… «, «Считаем целесообразным...», «ПросимВас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить,высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержанияязыковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста,без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являютсяэлементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийномписьме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии:«… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражаятиповое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначностьпонимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и еговосприятие [2,166–167].
Итак, особые условияделового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемостьуправленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования,предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат воснове такого понятия, как культура официальной переписки, формированиекоторого связано с освоением мирового опыта составления и оформленияделовых писем.
Лаконизм (оптимально письмо не должнопревышать объема одной — двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованиемполноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полнотыпредполагает, что документ должен содержать достаточную для принятияобоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целейдокумента: в информационном письме достаточно назвать факты и события, вписьме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающеобоснован.
Требование достоверности(объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражатьфактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Предметом официальнойпереписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторойситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочнаямодель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей –его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят наодноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается одинвопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмахрассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмоможет содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектнымсчитается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы,сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой,сообщением, предупреждением, приглашением и т. п.
Стандартизация иунификация – одно изобязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степенихарактеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционнуюсоотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].
Ясность инедвусмысленностьязыка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметнаяточность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зренияязыкового оформления высказывания предметная точность достигается точностьюупотребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическимзначением. Употребление слов без учета их значений может привести кинотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитатьимеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитатьпокупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятнымпредлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения:«Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.», например:благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный»,например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовиднымпредлогом.
Под коммуникативнойточностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигаетсясоотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношениячастей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет кнепониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следуетпознакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудновоспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические,стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия можетобразовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать,избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и собразованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия былаобразована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам.Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии,работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющегозначения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретатьзнания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, таккак он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении«Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
Итак, говоря об общих,наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователиотмечают:
· функциональностьи рациональность языка и стиля делового письма;
· лаконичность идостаточность информативного содержания;
· логичность иструктурированность изложения;
· стандартизацию иунификацию языковых и текстовых средств.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
При составлении документаособое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – этообязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениямидля отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическуюдостоверность и узнаваемость официальных бумаг.
Состав реквизитовдокументов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов».
Требования к оформлениюреквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов.Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их составзависит от назначения документа.
Совокупность реквизитовдокумента называют формуляром.
В формуляр официальногописьма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальныхдокументах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» ит. д.
Обычно документы (деловыеписьма) печатают на бланках – листах бумаги с воспроизведенными на нихтипографским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланкмашинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует дватипа бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаютсярасположением реквизитов, предваряющих текст письма.
Рассмотрим требования ксодержанию и оформлению основных реквизитов документов.
Государственный герб РоссийскойФедерации. Право использованияорганизациями изображения герба определяется распорядительными документамивысших органов государственной власти и управления.
Бланки с изображениемгерба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
Эмблема. Эмблема организации – условное(символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленномпорядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных буквназвания фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности.
Обычно эмблемарасполагается слева от наименования организации-отправителя
Эмблему нельзя размещатьна бланке, если на нем воспроизведен герб.
Код организации – автора документа проставляется поОбщегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО).
Код документа указывают поОбщегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Коддля писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при егоизготовлении.
Наименованиеорганизации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российскаяакадемия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенноенаименование приводится только в том случае, если оно закреплено вучредительном документе.
Над наименованиеморганизации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция(наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях – наименованиеконсорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входитданная организация.
Если в учредительномдокументе название организации было повторено на иностранном языке, оновоспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.
Названия зарубежных фирм,организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами изаключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пишут первое слово вкавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженералмоторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».
Названия зарубежных фирм,компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, вкавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.
Справочные данные об организации. Этот реквизитсодержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В негомогут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа,электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международнойтелефонной связи и т. д. – коммуникационные данные, а также – номер счета вбанке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора и т. д. –коммерческие данные. Все указанные сведения даются по усмотрениюорганизации.
Почтовый адресотправителя долженсоответствовать почтовым правилам Министерства связи России.
Если организация имеетпостоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется нарусском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) ина иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правиламнаписания адреса), например:
Дата является обязательным реквизитомписьма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.
Датой письма считаетсячисло его подписания.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматриваетсякак совокупность точной и полной информации, на основе которой документ можетбыть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.
Данный реквизит включает наименованиеи адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой частибланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации,наименование структурного подразделения, наименование должности, званиелица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.
Наименование организации. Наименованиеорганизации, ее структурного подразделения указывают в именительномпадеже, например
Акционерно-коммерческийбанк «Прогресс» Кредитный отдел
Должность и фамилию лица,которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:
Научно-производственное
объединение «Комкон»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.Н. Ковалевой
Адрес. Составные части почтового адресауказывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услугпочтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующийпорядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях(распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данныеорганизации», «Адресат»):
· наименованиеадресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя,отчество для физических лиц);
· название улицы,номер дома, номер квартиры;
· названиенаселенного пункта (города, поселка и т. п.);
· название области,края, автономного округа (области), республики;
· страна (длямеждународных почтовых отправлений);
· почтовый индекс.
На документах,направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается.Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постояннымкорреспондентам.
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающийкраткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок долженбыть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание,формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об»,однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели,например:
Об организациивыставки
О выделении аммиака изФПТ-200М
По вопросу стоимостикондиционера IK23- IMI
На ваш факс №1781/2040 от 12.10.99.
Заголовок содержит двеосновные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится илидолжно быть произведено, например:
О подготовке проектадоговора
Об организацииинститута современных технологий управления
Заголовок не долженпревышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуетсяупотреблять в заголовке слова касательно, касается, а также писать поделу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.
Текст – основной реквизит документа,передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие,решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включаетуказание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопросаили предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещениеистории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения –ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части принеобходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативнымиактами или другими документами по данному вопросу, например:
В соответствии спостановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307«Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водныхобъектов» предлагаем Вам...
Во второй части формулируются предлагаемыеили осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации.
Текст официального письмаможет включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости,являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
Вступительное обращениепомещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится вотдельную строку. Приветствие может быть обращено к организации в целом(точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдельным должностнымлицам;
Уважаемые господа!
Господа!
Уважаемый господиндиректор!
Заключительная формулавежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкойосновного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило,отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от
вступительного обращениязаключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как корганизации, так и к ее отдельным лицам:
С уважением...
С глубокимуважением...
С пожеланиямиуспехов...
С наилучшимипожеланиями...
Текст письма можетсостоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектамписьма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
Отметка о наличии приложения располагаетсяпод текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо втексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л. в2 экз.
Если документ имеетприложение, не названное в тексте, дается его наименование с указаниемколичества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложенийони нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
Приложение: 1.Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские
заводы» на 5 л. в 1экз.
2. Проект планапоэтапного ввода системы информационного
обеспеченияпроизводства на 2 л. в 1 экз.
Подпись. Всостав реквизита «Подпись» входят:наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись;расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся набланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
Главный инженер (личнаяподпись) Е. Н. Шесовских
При подписании документанесколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:
Отметка обисполнителе. Данныйреквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороныпоследнего листа документа.
Отметка об исполнителевключает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номерего телефона, например:
Васильев 32-45-78
Ниже фамилии исполнителяи номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилиии имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:
Васильев ВикторИванович
32-45-78
МЛ 2 01.04.2000
Следует также отметитьособенности оформления такого элемента письма, как постскриптум.Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однакодовольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводес латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». Вделовом письме постскриптум допустим в двух случаях:
1. Если естьнеобходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинамне вошедшую в основной текст.
2. Если информация восновном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальноевосприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация).
Сообщение, даваемое ввиде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П.С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяетсяповторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когдабыла сделана приписка, например:
1. Постскриптум
К сожалению, вближайшие две недели не смогу с Вами встретиться, поскольку по настояниюврачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.
С уважением .......................................
(сигнатура,факсимиле)
2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только чтополучил.
28 марта 2000 г. 18Ш .......................................
(сигнатура,факсимиле)
Как видно из приведенныхвыше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняетопределенную функцию и должен отвечать государственным стандартам пооформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований нетолько придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуруобработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающейпо каналам письменной связи.
4. Типы документов
Вся деятельностьорганизации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Какуже отмечалось, документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующихнорм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право начто-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средствомрегуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций илиотдельных должностных лиц.
Документация весьмаразнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степенидоступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условиядокументирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить вседокументы на отдельные типы и виды.
По фактору адресациидокументы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняяделовая переписка ведется между должностными лицами, подразделениямиодной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят вотношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называютслужебной.
Внешняя деловаяпереписка ведетсямежду разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, несостоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которымиобмениваются организации, называют официальными письмами.
По содержанию иназначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые идр. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований,предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
В зависимости от того, ккакой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация,различают управленческие, научные, технические, производственные,финансовые и др. виды документов.
По фактору доступностидокументируемой информации документы могут быть открытого пользования(доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.
Документы разделяют посрокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, апо критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр)и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].
В последнее времявыделяют еще один классификационный признак – форма отправленияофициально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовойпересылкой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совыеотправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило,для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большоеюридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовымиотправлениями.
Ядро учрежденческой(служебной) документации составляют управленческие документы. Именноони обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так ив отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представленкомплексом систем, основными из которых являются:
· организационно-правоваядокументация;
· плановаядокументация;
· распорядительнаядокументация;
· информационно-справочнаяи справочно-аналитическая документация;
· отчетнаядокументация;
· документация пообеспечению кадрами (по личному составу);
· финансовая документация;
· документация поматериально-техническому обеспечению;
· договорнаядокументация и другие системы документации, включая и те, которые отражаютосновную деятельность учреждения.
Общим для всех видов итипов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформлениядокументов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Далее подробнее будутрассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые видыслужебных документов и официальных писем.
5. Структура и содержание служебных документов
Руководство любойорганизации наделяется правом издания распорядительных документов. Именноэти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколькоэффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.
Особая роль, которуюиграют распорядительные документы в системе управленческой документации,требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре,языку и стилю документации этого типа.
Основная задачараспорядительных документов – придание юридической силы тому или иномудействию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документацииотличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемойдолжности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию всоставе...; установить причины нарушения...; назначить… на должность… ипод. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.
В текстахраспорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принятаформа изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) илимножественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от именидвух и более организаций.
Рассмотрим примерыдокументов, входящих в систему распорядительной документации.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими инекоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,действующими на основе коллегиальности, а также правительственными иколлегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целяхразрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед даннымиорганами, и установления стабильных норм, правил.
Текст постановления можетиметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивовиздания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом –«ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:
«В целяхудовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовыхПравительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»
Если постановление ненуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевогослова, например:
«Общее собраниеакционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»
Решение – правовой акт, принимаемыйколлегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целяхразрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в томже порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
«Коллегия РЕШИЛА...»или «Совет директоров РЕШИЛ...»
В распорядительныхдокументах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложенияот первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
Приказ – распоряжение руководителя,основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневногоуправления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Вдеятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам,основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальномбланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа– ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящейорганизации (если она имеется), название вида документа, дата и номердокумента, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок, обязательныйреквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержаниядокумента. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:
«Об организацииИнститута современных технологий управления»
«Об увеличенииуставного капитала общества»
В первой части данногораспорядительного документа указывается основание или причина составлениядокумента. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержаниедокумента не нуждается в пояснении, то его текст содержит толькораспорядительную часть.
Распорядительная частьприказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новойстроки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческиедействия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола внеопределенной форме. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию всоставе...
2. Назначить КовалеваН.Н. председателем комиссии.
В последнем пунктераспорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагаетсяконтроль за исполнением распорядительных документов. Например:
3. Контроль заисполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Распоряжение – правовой акт, издаваемыйединолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем,главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешенияоперативных вопросов. По существующей практике распоряжения издаются такжеруководителями предприятий по вопросам частного характера.
Указание – правовой акт, издаваемыйединолично руководителем организации или его заместителями преимущественно повопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связаннымс организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной иливышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляютсяаналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть:«ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания указания.
Справочно-информационныеи справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в системе управлениясодержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимаютсправочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки,служебные записки и др.
Акт – документ, составленный несколькимилицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается кписьму-претензии или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. Ввводной части акта указывается распорядительный документ, на основаниикоторого составляется акт, событие или действие, послужившие причинойсоставления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленныефакты, а также выводы и заключения.
Актысоставляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего внегодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительныхдокументах ценностей, документов и их наличия и т. д.
Например:
АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ
20 ноября 1999 г. г. Новгород
Настоящий актсоставлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. изПермского авиастроительного объединения «Пермские моторы», не обнаруженоприложение 2 («Чертежи изделия на 4 листах»).
В связи свышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.
Ст. уполномоченный
делопроизводства
Новгородского завода
телеаппаратуры Подпись
Делопроизводитель Подпись
Справка – документ, содержащий запрошеннуюинформацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило,содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе,чаще всего – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и месторождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения обобразовании и т. д.).
Служебная записка – документ, адресованный руководству,в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические,обзорные, информационно-статистические и др.
Заявление – внутренний служебный документ,предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило,вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаевзаявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место иколлективные за явления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагиваетинтересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различаютнесколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство);заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация(пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Адресация документавключает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица,которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, еслизаявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, черезинтервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
Главному энергетикуобувной фабрики
Копия: заместителюдиректора фабрики по материально-техническому снабжению
Чаще всего указываетсяобщее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобуили объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименованиеразмещается ниже адресации, посередине листа:
ЖАЛОБА
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКА
Основной текст, какправило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу,Обращаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас визвестность… и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которомупишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшиеобстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается,на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошудать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших указаний...; Прошу ответить...; Прошупринять меры… .
Образецзаявления
ДекануСеверо-Кавказской академии государственной службы (Ф.И.О.) студента 1 курса,группы… Ф.И.О.
Заявление
Прошу освободить меняот занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо ссообщением о болезни моего отца.
25.03.2000 (подпись)
Отдельные видыдокументов, например, договор, доверенность используются для реализацииюридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношенияхсоподчинения организациями и должностными лицами, т. е. | документационный обменидет по горизонтали.
Договор (соглашение,контракт) –документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношенийи регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержитсведения:
· о наименованииюридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью; оразмере и составе уставного капитала;
· о размере ипорядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;
· о размере,составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников занарушение обязанностей по внесению вкладов.
Трудовой договор(трудовое соглашение)представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (какправило, именуемых соответственно «работодатель» и I «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашениеконстатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течениенекоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется приприеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий(содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.).
Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридическихили физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. Вэтом случае содержание договора составляют следующие сведения:
· наименованиясторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предметконтракта), ее этапы и результаты выполнения;
· наименованиедокумента, в соответствии с которым выполняется работа;
· условия и срокипоставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срокдействия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работ ипорядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы;
· ответственностьсторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которыедоговаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор; гарантии,страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности ириски; порядок разрешения споров;
· юридическиеадреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеровтелефонов, факсов).
Текст договора(контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
Оформляются договоры, какправило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатанывсе требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланкахоставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участникахдоговора. (Пример текста договора дан в приложении.)
Доверенность – документ, дающий полномочия егопредъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организацииили физического лица).
Личная доверенность можетбыть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий,пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так ипосылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортнымсредством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.
Официальные доверенностивыдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получениеденег, товарно-материальных ценностей или других действий от имениорганизации.
В тексте личнойдоверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий подоверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:
· наименованиедокумента;
· место и датанаписания;
· основной текст;
· удостоверительнаянадпись, скрепленная печатью организации.
6. Структура и содержание официальных писем
В научной литературе существует нескольковидов классификации официально-деловой переписки, в основе которыхлежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическомупризнаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют наделовую и коммерческую. (Следует отметить, что термины деловаяпереписка, деловое письмо чаще используются в широком значении какобобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значениеэтих терминов реализуется при противопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.)Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые идругие формы деятельности предприятия, принято называть деловойкорреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнениикоммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения,относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения(оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).
По функциональномупризнаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, нетребующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие типы писем,как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Нетребуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка,этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать фактотправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения,письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтомутакже не требуют ответа.
По признаку адресатаделовые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмонаправляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненныхинстанций (организаций).
По особенностямкомпозиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержаниеодноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражениегарантии – гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо –письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности – письмо-извинение ит. д. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипныеаспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектовсодержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащиеключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.
По структурным признакамделовые письма делят на регламентированные (стандартные) инерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писемосуществляется по определенному образцу. Это предполагает не толькосоответствие письма стандартным аспектам содержания (отражение регулярныхэкономико-правовых ситуаций), но и использование стандартных языковых исинтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к форматубумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.
Нерегламентированноеделовое письмо, как правило, отражает какую-либо исключительную, необычнуюпроизводственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, котороепридает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированногописьма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксическихсредств, в том числе выразительных.
Коммерческаякорреспонденция.Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческихсделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколькограмотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит, в конечномитоге, успех будущей сделки.
Коммерческуюкорреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение(оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).
Коммерческий запрос – этодокумент, представляющий собой обращение лица (организации), желающегозаключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбойдать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направитьпредложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможнымлично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициироватьадресата на более активные действия, в частности, на ответное послание.
Содержательные аспектызапроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составленииписьма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:
· Просим выслатьнам предложение на поставку...
· Просим Вассообщить нам, можете ли Вы...
· Будем весьмапризнательны, если Вы сообщите нам о...
· Мы были бырады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...
· Мы будемблагодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам...
Ответ на запрос составляется в случае, если продавецне может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержатьследующую информацию:
· о принятиизапроса к рассмотрению;
· о выяснениивозможностей поставки товара, интересующего покупателя;
· об отказепоставить товар, интересующий покупателя;
· об измененииусловий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки ит. п.);
· об обещаниинаправить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
Письмо-ответ может иметьформу трафаретного или обычного письма.
В случае отказа поставитьинтересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованыследующие типовые модели:
К сожалению, мы неможем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложениена поставку...
Мы просим Вас отложитьэтот вопрос до… Просим Вас вернуться к этому вопросу в...
В случае если продавецможет сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий еготовар, он направляет предложение (оферту).
Письмо-предложение(оферта) – этозаявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конкретныхусловий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортералибо по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываютсянаименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срокпоставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки взависимости от характера товара.
При составлениипредложения используются следующие стандартные модели:
· В ответ на Вашзапрос от… мы предлагаем Вам...
· Качествотовара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...
· Товарсертифицирован (снабжен сертификатом качества)...
· Цена…составляет...
· Товар будетпоставляться в… квартале текущего года ...
Ответ на предложение. Ответ на предложение может содержатьсогласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этомслучае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдачазаказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиямипредложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняетпредложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установитьсяпереписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.
Письмо-претензия(рекламация) –коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне,нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещенияубытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количестватовара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условийконтракта (договора).
Рекламация должнасодержать: основания для предъявления претензии; доказательства – ссылки нанормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретныетребования стороны, предъявляющей претензию (например, требование заменынекачественного товара качественным; требование уценки товара и т. д.).
При составлении текстарекламации используются следующие стандартные модели:
· К нашемубольшому сожалению, сообщаем Вам, что… К сожалению, мы должны поставить Вас визвестность, что… К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами невыполнены
· Мы официальнозаявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию на...
· Качествопартии товара, полученного от Вас… числа, оказалось ниже качества,оговоренного в контракте №… При приемке товара были обнаружены следующиенедостатки:...
Коммерческое послание,помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также определеннойвоздействующей силой, в связи с чем при составлении текста письма должныучитываться психологические факторы его восприятия адресатом. Элементамитакого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, не толькосоздающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общениюопределенную тональность. Сравните:
Согласно нашейдоговоренности просим сделать нам предложение на поставку...
Мы будем рады, если Высообщите нам, можете ли Вы поставить...
7. Унификация языка деловых бумаг
Унификация – приведение чего-либо к единойсистеме, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводитсяк сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры,языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведениедокументационного потока к единым формам и стандартам предполагает такжеединообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение ихформатов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанныхдокументах и применение трафаретных текстов.
Стандартизацияофициальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабеоптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правилапринимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения вделопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в видемежгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов,а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
Особенность унификацияязыка служебных документов
состоит в формированиисистемы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации деловогообщения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическуюконструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количествоуправленческих ситуаций» [1, 7].
Наиболее значимым с точкизрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именноцель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемогодокумента.
Решение тех или иныхзадач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словомкоторых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем,прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
Языковая модель,выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей –мотивации действия и собственно речевого действия.
Например:
Впорядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...
Согласно Вашей заявке(мотивация) высылаем (речевое действие) ...
Цель, которую ставит перед собой инициаторделового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, преждевсего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.
Цель Тин документа Языковые модели Информированиеслужебная записка,
сопроводительное письмо,
письмо-сообщение
и т. д.
сведения ...;
высылаем запрошенные Вами ...;
извещаем Вас о том, что ...;
информируем Вас о том, что ...;
сообщаем, что ...;
уведомляем, что ...;
ПобуждениеПриказ
распоряжение
указание
и т. д.
назначить расследование по факту ...;
ввести в эксплуатацию;
изыскать дополнительные возможности для ...;
обязываю всех начальников отделов предприятия…;
Инициирование,
поддержание отношений
гарантийное письмогарантируем, что ...;
фирма… гарантирует ...;
письмо-просьбапросим Вас ...;
убедительно прошу Вас решить
вопрос ...;
нам хотелось бы привлечь Вас...;
сообщите нам, пожалуйста ...;
Выражение предупреждения, требования, отказа. письмо-приглашение и т. д.примите наше приглашение ...;
позвольте пригласить Вас ...;
мы будем весьма признательны за участие в ...;
письмо-напоминаниенапоминаем, что ...;
вторично ставим Вас в известность ...;
письмо-требование
(рекламация)
мы предъявляем претензию к (качеству товара);
мы официально заявляем Вам
рекламацию на ...;
письмо-ответ (отказ от предложения)
и т. д.
Ваше предложение отклонено по
следующим причинам ...;
к сожалению, мы не можем
положительно откликнуться на Ваше
предложение о ...;
Таким образом, всесмысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм –моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится ксоединению в определенной логической последовательности стандартных языковыхмоделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представленоследующими языковыми моделями:
Подтверждаем получениеВашего заказа.
С благодарностьюподтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностьюподтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
Приведение языковых итекстовых средств служебных документов к единому образцу, т. е. стандартизацияи унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства,экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.
Наименее трудоемкимспособом составления официального письма является использование типовыхтекстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипнойповторяющейся информации.
Типовой текст – это текст-стереотип, используемыйв качестве примера или основы для создания нового документа. Способ созданиядокументов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Ониспользуется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующиханалогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, вгосударственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация – способ фиксации информации в видетекста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией,которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов –бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловойпереписке также используются трафаретные тексты, например, вписьмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляютсятексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланковсущественно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Крометого, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможностьнескольких толкований текста.
Примертекста-трафарета
СПРАВКА
Тов. ______________________работает __________________________
(фамилия, инициалы) (название учреждения)
в должности ______________.Оклад______________
Справка выдана дляпредоставления___________________________
Начальник отделакадров______________
Следует отметить, чтомногообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартныхситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использованиятрафаретных текстов как способа делового общения.
Языковые формулы официальныхдокументов. Особенностьязыка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных,стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степеньюточности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнююпрактику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие яснои лаконично излагать мотивы, причины ицели официального послания;формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д.Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающихсмысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, егоструктуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа, какправило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснениепричин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему ине должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.
Существуют языковыеформулы, выражающие мотивы создания документа, например:
В подтверждение нашейдоговоренности ...
В соответствии с ранеедостигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...
В соответствии списьмом заказчика ...
В порядке оказанияпомощи прошу Вас ...
В ответ на Ваш запроссообщаем ...
Также существуют языковыеформулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы,требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.
Помимо языковых моделей исинтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации деловогообщения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочнозакрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболееважный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководствосчитает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...;создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...;подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; вдополнение к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах… и т. д.
8. Требования к языку и стилю документов
Документируемаяинформация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – этоосновное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковымсредствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особыетребования:
· однозначностьиспользуемых слов и терминов;
· нейтральный тонизложения;
· соблюдениелексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность иясность изложения;
· смысловаядостаточность и лаконичность текста.
Невыполнение этихтребований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой –лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Смысловая точностьписьменного высказывания в значительной степени обусловлена точностьюсловоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово втексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом вофициально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблениимогут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренныеслова, различающиеся значением). Следует различать:
представить (предъявить, показать. Представить отчет)
предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить справку);
гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией. Гарантийный талон)
гарантированный (обеспеченный законом, договором. Гарантированный отдых)
проводить (осуществлять что-либо. Проводить совещание) и др.
производить (вырабатывать, изготавливать. Производить товары).
Невнимание к оттенкамзначений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениямв текстах документов. Так, например, слова построить (стилистическинейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить(создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либозначительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенкамизначений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.
Обратите внимание направильное и неправильное употребление этих слов:
ПРАВИЛЬНО
построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку
НЕПРАВИЛЬНО
возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом
При употреблении терминовв деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятенкак автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и егозначение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемыхспособов:
· дать официальноеопределение термина, например: факторинг – продажа права на взысканиедолгов;
· уточнить,расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:…невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами(ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
· убрать термин изаменить его общепонятным словом или выражением.
Трудности в восприятиитекста документа может вызывать неоправданное использование заимствованныхслов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычныхслов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
эксклюзивный вместо исключительный;
апеллировать вместо обращаться;
прерогативы вместо исключительное право ипод.
В документах не должныупотребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы иисторизмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; несего года, а этого года (текущего года); не настоящимсообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а актсоставлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, ауказанный выше.
Довольно часто в текстахдокументов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по,в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и безнего различаются стилистической окраской: конструкции без предлога –общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи, например: мерыпо усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходыпо ремонту, центр по подготовке.
Вместе с тем недопускается употребление предлога по вместо предлога о (об), еслиречь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления,например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новойсделке.
Предлог благодаря употребляетсятолько в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случаенегативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодарявысокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решенана высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работзначительное время уйдет на устранение неполадок.
В официально-деловойписьменной речи сложились правила расположения определений. Так,согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемымсловом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) – после него. Например:актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынокоптовой продукции.
При сочетаниисогласованного и несогласованного определений первое обычно предшествуетвторому, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.
При построениисловосочетаний следуетучитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется толькос одним словом или с ограниченной группой слов. Например:
приказ – издается;контроль – возлагается; цена – устанавливается; задолженность – погашается;рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется(оплачивается); оплата – производится (гарантируется); должностные оклады –устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредитвыделяется и т. п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены –низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость –настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное;рентабельность – высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и т.п. – именные сочетания.
При выборе устойчивогоязыкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся вофициально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительнейсложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший).При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой:наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительнойстепени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
В традиции русскогоделового письма предпочтительным является употребление страдательныхконструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а намибудет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательныйзалог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершениядействия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для приданиятексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указатьконкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, болеепредпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист»срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасностии т. п.).
Основное требование к информационномунасыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации,необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи – убедить,побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность,разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а,следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
Структура текстадокумента (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной»,легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящаяиз двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившиеповодом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения,распоряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляютдва смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:
Направляем подробноеописание автоматической системы управления.
Получение просимподтвердить.
В многоаспектныхдокументах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с новогоабзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода отодной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 предложений, но в текстахдокументов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
Соединение предложенийосуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в ролисвязок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, вудовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку,согласно, следовательно и т. д.
При составлении деловыхбумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. Вустной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речиинформационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачиматериала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводитсявспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информациярасполагается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения досказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание,меняется смысл предложения. Например:
По решению арбитражногосуда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года.
Задолженность необходимопогасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда.
В первом предложениицелью высказывания является указание срока, на который назначено погашениезадолженности. Во втором предложении целью высказывания является указание нато, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.
К стандартным аспектамязыка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широкоиспользуемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиесявысокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций,известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различногосвойства, текстовые обозначения и т. д.
Сокращения, используемыев текстах документов, подчиняются определенным правилам:
1. Сокращения должны бытьединообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то жеслово (словосочетание) поразному или писать его в одном месте полностью, а вдругом сокращенно.
2. Нельзя сокращатьслово, если оно является единственным членом предложения.
3. Не допускаетсясокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность ввосприятии фразы.
4. Сокращение слова доодной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращенийтипа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п.(пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77(СТСЭВ2012-79).
Речевой этикет вдокументе. Этикет –установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок поведения,установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разноеслужебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, незадевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в спореаргументы, а не авторитеты.
В письменном деловомобщении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего,в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способахаргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важнейший инструмент вдостижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2,179–180].
В деловой перепискеиспользование этикетных средств также носит регламентированный характер.
Обращение – это апелляцияк личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом,привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элементкоммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и вслужебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно кдолжностному лицу.
При обращении к адресатуучитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личногознакомства.
Наиболее общей формулойобращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов,является:
Уважаемый господин...(фамилия)!
Уважаемая госпожа … (фамилия)!
Уважаемые господа!
Правила делового этикетатребуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения кадресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формулавежливости: С уважением.
Согласно традициямотечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов,предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лицамножественного числа:
Предлагаем Вашемувниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» ...
Представляем нарассмотрение и утверждение проект торгового комплекса ...
Напоминаем, что сроквыполнения договора… истекает… Просим сообщить о возможности приобретенияторгового оборудования ...
Формула обращения отпервого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используетсяв письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных набланках должностных лиц.
Как подчеркиваютспециалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должныопределять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания,его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает нетолько информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многихслучаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами,организациями. Так, например, использование этикетных средств позволяетсмягчить категоричность высказывания. Сравните:
На наш взгляд, цены наВашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мывыражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечномсчете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.
9. Новые тенденции в практике русского делового письма
Девяностые годыдвадцатого века стали периодом значительных изменений в экономике, в областисоциальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числесферы делового общения.
Новые ситуации деловогообщения требуют совершенствования форм документационного обеспечения.Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой письменной речипополняется новыми терминами. Более свободным с точки зрения используемойлексики, экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем,больше значение придается убеждающей, воздействующей силе делового послания.Происходящие изменения требуют глубокого анализа и, возможно, станут предметомотдельного теоретического исследования. Однако знакомство с тенденциямипроисходящих изменений может представлять интерес для тех, кто осваиваетзаконы письменного делового общения.
Юридические и правовыеаспекты взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются спомощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение,контракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип документов, являетсятермин контракт (письменный договор, соглашение с взаимными обязательствамидля договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике русской деловойписьменной речи, он не только успешно сосуществует с терминологическимисловосочетаниями трудовой договор, трудовое соглашение в качествесинонима, но и, в известной мере, вытесняет их из речевого обихода. Понятие контрактшире, чем понятия трудовой договор, трудовое соглашение, оно распространяетсяне только на отношения между работником и работодателем, но и наторгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Такписьменный договор между предприятиями, производящими продукцию, иорганизациями, заготавливающими и сбывающими эту продукцию, также называется контрактом.В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачныхконтрактов, с помощью которых можно регулировать материальные, финансовыеотношения супругов, в частности в случае развода. Таким образом, иноязычныйтермин контракт, получая все более широкое распространение и являясьмногозначным в терминосистеме делового письма, вступает в синонимические отношенияс русскоязычными терминами данной предметной области. Но всегда ли уместнозамещение устоявшихся, принятых в данной языковой культуре терминовиноязычными? Каковы причины этих тенденций?
Вхождение России всистему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствияотечественной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, втом числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причинактивного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловуюписьменную речь. Однако среди недавно появившихся иноязычных терминов таких,например, как оферта (предложение), прайс-лист (перечень видовтоваров, услуг и т. д. с указанием их цены или расценок на них), презентация(в деловом письме – жанр рекламного текста (письмо-презентация), чартер(договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., естьслова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова,дублирующие русскоязычные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) названиядавно бытующих понятий и явлений (контракт – договор, соглашение; оферта –коммерческое предложение; прайс-лист – прейскурант). Заимствования первого типамотивированы появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа –стремлением приблизиться к мировым стандартам официально-деловой терминологии.Однако именно вторая тенденция вызывает в некоторых случаях вытеснениерусскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычнымисинонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насыщению деловойписьменной речи заимствованиями.
В последние годы впрактике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе ввыборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифицированномустилю изложения.
Тенденции большей языковойсвободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языкеи стиле рекламной деловой корреспонденции.
Реклама в деловой речи. В последнее время широкое распространениеполучили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение;сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.
Требования к языку истилю такого рода документов существенно отличаются от требований ксоставлению строго регламентированных деловых бумаг. Специфика рекламных писемзаключается в том, что к ним предъявляются такие требования, какзапоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливаетнеобходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем;позволяет использовать языковые средства выразительности с целью привлечьвнимание к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании,содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используетсявопросно-ответный прием повествования, побудительные конструкции, а такжеприлагательные самый, благоприятный, привилегированный, усиливающиевоздействующий эффект письма.
Уважаемый ...
Именно сегодня Выимеете возможность купить товар по самым низким ценам.
Почему? Согласнопрогнозу нашего коммерческого отдела, в последующие четыре месяца ценывозрастут на 1 %. Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен. Мыприглашаем Вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесьдовольны и товарами, и ценами на них. Приходите, мы будем ждать Вас.
Широкое использованиеоценочных конструкций типа: безупречная работа, разумная ценовая политика,надежные (добрые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успешное(плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоциональнуюпривлекательность текста делового письма, придает ему конструктивнуютональность.
Основное требование ктексту рекламного послания (впрочем, как и к текстам деловых посланий другихтипов) – информативность и убедительность. Однако информативность рекламногописьма должна отличаться нацеленностью на интересы, жизненные, практическиепотребностей потенциального потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, онадолжна быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного характера должносодержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если вписьме отсутствует важная для адресата информация и ему необходимо дополнительносвязываться с адресантом, это может побудить его воспользоваться услугамидругого предприятия (предлагающего аналогичную продукцию),информационно-рекламное письмо которого составлено убедительнее и грамотнее.
При составлениирекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно болеечетко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зренияясности, простоты и тона изложения.
Стилистические недочеты,приводящие к двусмысленности, безусловно, недопустимы в текстах рекламныхделовых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект.
… Гибкая системаскидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать сВашей продукцией на рынке нашего региона.
Приведенный фрагментинформационно-рекламного письма перенасыщен личными местоимениями (вашего,вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкурировать создаетдвусмысленность высказывания. Из данного предложения неясно, намерен ли авторпослания соперничать с адресатом (производителем продукции), либо, продаваяпродукцию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами региона.
Речевая тактикарекламного делового послания может быть определена как нацеленность наинтересы. Специалисты подчеркивают, что от того, насколько точно пишущийсумеет определить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в текстеписьма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемойпроблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества [3, 95].
Новые реалии жизнизаставляют каждого, кто ищет работу, осваивать приемы саморекламы, запасатьсяписьмами-рекомендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашуречь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сутинаписанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итогчего-либо». В этом значении термин резюме использовался вофициально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иномудокументу. Такого рода заключение представляет собой разновидность письменногоуказания, оно пишется в том случае, когда наложение на документ резолюции типа«Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не возражаю»; «Принимается к рассмотрению» и др.по каким-либо причинам является недостаточным и требует более развернутогообоснования, рекомендаций или предписаний. В последнее время термин резюме сталупотребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных,характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность иличные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американского вариантаанглийского языка, все более устойчиво закрепляется за словом резюме (например,конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английскомязыках), при этом деловые бумаги пополнились еще одним видом документа.
Содержание иоформление резюме. Резюмев чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкетынаписание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существуетединого стандарта или жестких форм для его написания.
Главная задача присоставлении резюме – как можно более выигрышно (и в то же время предельнообъективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметьвыделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственноотносится к выбранной работе, – это касается и образования, и опыта работы, иличных качеств, и характеристики дополнительных навыков. Это необходимо,поскольку существуют объективные различия между специальностями и видамидеятельности. Так, например, если вакансия – рекламный агент, то необходимымипрофессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людьми;находчивость; хорошее знание основ психологии человеческого поведения; интуицияи т. д. Если же вакансия – преподаватель начальных классов, то к необходимымкачествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п.
Говоря об информативностирезюме, специалисты отмечают, что слишком долгий и однообразный перечень местработы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвестинеблагоприятное впечатление на потенциального работодателя, так как в этомслучае может сложиться впечатление об односторонности претендента в плане егопрофессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все местаработы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях [4,125–128].Например:
Работал технологом втечение десяти лет на машиностроительных предприятиях или В1992–97 гг. – мл. экономист,экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль».
Типовое резюме включает:
· персональные данныесоискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейноеположение);
· адреса и телефонысоискателя с указанием времени для контактов;
· наименованиевакансии, на которую претендует автор резюме;
· основной текст,включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическомпорядке, с указанием полного официального наименования организации, периодавремени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименованиеучебной специальности);
· дополнительныесведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональнаяпереподготовка);
· прочие сведения(сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки,владение компьютером, вождение автомобиля);
· отличия инаграды, ученые степени (раздел не является обязательным);
· интересы,склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельностисоискателя позиции (содержание – на усмотрение соискателя, раздел не являетсяобязательным);
· инаявспомогательная информация (на усмотрение соискателя);
· рекомендации(сведения о рекомендациях);
· дата написаниярезюме;
· подписьсоискателя.
При оформлении резюмеследует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно неупотребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо негоуказывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилиюрекомендуют писать (печатать) заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.
Заголовок. Фамилия, имя,отчество размещаются посередине верхней строки листа. Ниже, у левой границылиста, следует расположить домашний адрес, телефон, почтовый адрес INTERNET (e-mail). У правойграницы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в которомпретендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указатьвремя, удобное для связи.
10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма
В значительной степениновые тенденции в русском деловом письме обусловлены расширением деловыхсвязей с зарубежными партнерами. Знакомство с зарубежной школой деловогописьма становится необходимостью, поскольку эффективность письменного диалогаво многом зависит от знания речевых оборотов, формул, особенностей стиля,принятых в практике деловой переписки страны получателя корреспонденции.
Главной особенностьюрусской официально-деловой письменной речи все еще остается строгаяфункциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западнойи американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования,что и к разработкам рекламного характера. В американской деловойкорреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты изБиблии, из работ западных и американских философов, стихи, народная мудрость,используемые с целью продемонстрировать красноречие и эрудицию автора.
В книге известногоамериканского специалиста в области маркетинга и делового письма Рона Теппера «250 писем и записок в помощь менеджеру» формулируется основной принципсоставления деловых писем. Его суть выражается формулой: Внимание – Интерес –Просьба – Действие (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание –Интерес – Желание – Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых писемдолжны постоянно думать о средствах привлечения внимания, пробуждения иудержания интереса к излагаемому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудитьадресата к действию. В качестве средств, рекомендуемых западными экспертами поделовой документации, встречаются такие, как апелляция к человеческиминстинктам, тактика шока. Вот примеры универсальных вступительных предложений,которые использовались разными фирмами: «Забудьте все, что слышали раньшео...»; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь вследующем году...», «Если Вы работаете не там, где хотели бы, значит Выпредлагали свои услуги не так, как следовало бы» [5, 80].Дляотечественной деловой переписки подобные модели вступлений непродуктивны, посколькуне отвечают традиционно сложившимся представлениям о стиле и этике деловыхотношений.
К языковым средствам,вызывающим интерес, Теппер относит так называемые «магические слова».
Существует набормагических слов, которые всем бизнесменам следует использовать в деловыхписьмах и записках. Такие слова сделают ваши письма и записки более убедительными.К ним можно отнести...:изумительный, вдохновляющий, драматический, очаровательный,поразительный, чарующий, незабываемый … Все эти слова придадут любомуписьму убедительность в том, что компания стоит на страже своих интересов,помогут установить взаимосвязь между бизнесменом и клиентом, они должныиспользоваться везде, где только возможно [5, 57].
Однако Р. Тепперподчеркивает, что магические слова приобретают силу только в том случае, еслиони используются в соответствующем контексте. При правильном употреблении они
могут существенноизменить тон и воздействующую силу письма. Для сравнения Теппер приводит дваряда словосочетаний, обладающих разной воздействующей силой. Первая группапримеров включает стандартные определения хороший, прекрасный, вто время как во второй группе использованы «магические» слова. Например:
Это была хорошая речь
Прекрасная презентация
Хорошее представление
Это было выдающееся выступление
Незабываемая презентация
Захватывающее, увлекательное, поглощающее все внимание представление
Встретить подобные словав отечественной деловой переписке практически невозможно, так как согласнотрадиции эмоционально-оценочная лексика исключена из лексикона русской деловойречи. Требования предельной точности формулировок делового письма реализуетсяв использовании стандартных, клишированных фраз, цель которых – сообщениеинформации, а не эмоционально-экспрессивное воздействие на адресата.
Специфика письменногоделового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное,индивидуально значимое, не относящееся к делу [3, 76].
Содержание деловых писемотличается не только своеобразным «канцелярским» стилем изложения, но и обилиемв тексте письма словесных штампов – устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов,некоторых терминов и т. п. Попытки «изобрести велосипед» в деле составлениятаких писем, как правило, ни к чему хорошему не ведут: смысл посланиястановится туманным (или искажается), восприятие содержания затруднено [4, 50].
Основным условиемубедительности любого делового документа является его доказательность.Доказательность же, в первую очередь, обеспечивается точными, бесспорными фактами.Такое понимание убедительности официального послания является общепризнанным иобязательным для всех культур делового письма. Однако в практике западной иамериканской деловой переписки принято считать, что убедительность письмазависит, в первую очередь, от умения его составителей выразить интересы тогопредприятия, в адрес которого оно направлено.
Обобщив практическиерекомендации по составлению деловых писем, Р. Теппер выразил их в пятиосновных правилах «Как писать деловые письма»:
1. Пишите коротко ипросто.
2. Пишите простымисловами. Не придумывайте новых слов.
3. Обращайтесь кконкретному лицу, а не к определенной группе лиц.
4. Для выражениясвоих мыслей пользуйтесь принципом I Внимание – Интерес – Просьба – Действие.
5. Используйте вписьмах разговорную речь.
Сопоставление этих правилс требованиями, предъявляемыми к официальному письму в отечественной практикеделовой переписки, позволяет выделить общие и принципиально отличные подходы кписьменному деловому общению в русской и зарубежной школах. Так, если попервым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности ипонятности деловой письменной речи), то по трем последующим они существеннорасходятся.
Для отечественнойпрактики деловой переписки характерен так называемый «МЫ-подход» в подачеинформации, т. е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные»субъекты. При этом приоритетными являются формы множественного числа«Предлагаем», «Сообщаем», «Направляем»; собирательные существительные администрация,дирекция, правление используются, в частности, и в тех случаях, когдаписьмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что,принимая то или иное решение, автор документа представляет интересы всегопредприятия, фирмы, выступает представителем организации в целом. В качественормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо япрошу пишут прошу вместо я выполнил пишут мною выполнено.
В западной и американскойшколах делового письма представлены как «Мы-подход» (например: «Мы былиогорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произведеннойнашей компанией...»(письмо-извинение), так и «Я-подход» например: «Яблагодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля позаказу на поставку № 1234 от 15 ноября 1997 года ...» (письмо-извинение). Обаписьма подписаны конкретными должностными лицами, выступающими от лица фирмы,однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности изаинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западныеспециалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использоватьместоимение я.
МЫ – затертое слово с довольно туманнымзначением, – пишет Р. Теппер. – Кто это? Мы – это сотрудники фирмы? Авторписьма? Все вместе? Используйте местоимение я там, где это соответствует стилюписьма, да и везде, где только возможно [5, 102].
В практике отечественнойделовой переписки тексту письма не всегда предшествует обращение. Безобращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний,договорных писем, писем-подтверждений и др. Следует заметить, что в последнеевремя обращение все чаще включается в текст официального послания и становитсяобязательным элементом русского делового письма. Отсутствие обращениядопустимо, если адресат – коллективный субъект, а также если посланиепредставляет собой трафаретное письмо. Заключение как особая этикетная формулавежливости, завершающая официальное послание, также еще не стала общепринятойи обязательной для всех типов деловой корреспонденции в отечественной практикеделовой переписки. Заключающие этикетные фразы типа С уважением ..., Снаилучшими пожеланиями ..., С пожеланиями успехов … чаще всего встречаютсяв нерегламентированных письмах, письмах, адресованных конкретному официальномуили частному лицу.
По стандартам западного иамериканского делового письма обращение и заключение являютсяобязательными элементами официального послания любого типа.
Обращение означаетофициальное начало письма. После обращения ставится запятая (в Европе) илидвоеточие (в США). При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальноеDear (Дорогой), при обращении к фирме –более формальная модель Dear Sirs (в Европе), Gentlemen (в США).
Если письмо адресованофирме, возглавляемой женщинами, употребляется обращение Ladies, если же оно направлено одной,женщине, используется форма Madam.Однако более предпочтительным считается обращение с указанием имени адресата.
Сегодня как никогда важноличностное обращение. Людям нравится слышать свое имя. Подобное обращениевызывает у адресата повышенное внимание. Поставьте себя на его место. Если Выполучаете два письма, одно из которых адресовано лично Вам, а другое обращено к«жильцам», то без сомнения Вы в первую очередьраспечатаете конверт, накотором указано Ваше имя. То же самое относится и к деловым письмам [5,103].
Степень проявленияучтивости (любезности) в разных национальных культурах деловой перепискиразлична. Для русского официально-делового письма проявление любезности исердечности, в целом, не характерно (а в официальном документе – недопустимо).Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что свыражения почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успехдела, а формулы любезности и сердечности позволяют установить с ним болеетесный контакт.
Существенно различаютсятребования к составлению деловых писем в разных школах делового письма с точкизрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки традиционнымявляется надличностный характер изложения, отличающийся предельнойрациональностью, жесткостью используемых языковых форм и моделей, и этим, каксчитают отечественные специалисты, принципиально отличающийся от такназываемых «доверительных писем», в которых авторы выступают как личности.Исследователи отмечают, что в сфере делового стиля действуют несколько иныеречевые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что составительофициального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передатьсмысл той или иной управленческой ситуации. Так, в приведенном нижеписьме-претензии убедительность сообщения достигается за счет фактологическойточности, лаконичности излагаемой информации. Приводимые факты располагаются вжесткой логической последовательности, что позволяет автору письма не толькоочертить сложившуюся ситуацию, но и подвести адресата к определенному выводу.С точки зрения структуры в тексте письма выделяются две основные части:описание производственной ситуации и требование принять меры и оплатитьпричиненный ущерб. Язык и стиль приведенного ниже послания отличаются сухостью,отсутствием экспрессии, лексическим однообразием. Используются соединительныеобороты, подчеркивающие причинно-следственную связь описываемых событий.
Заключение
Русский литературный язык,один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменногоделового общения бесценный опыт представленный унифицированными и трафаретнымиязыковыми формулами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важноне растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважениемотноситься к нашим предкам, веками ошлифовывавшим форму и стиль деловогописьма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловойкорреспонденции. [3, 102]