Реферат: Табличный процессор Excel

Табличный процессор Microsoft Excel

“Тот кто владеет информацией -владеет Миром”

Введение

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотипбухгалтера или экономиста —

нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул влету. На смену счётам

пришли сначала “железный Феликс”, затем калькулятор,счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что “вчерашняя” амбарная книга,(та, что мы называем

бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец,этак лет 70 назад,

смогла превратиться в “распределенную базу данных” илит.н. “транснациональную

главную бухгалтерскую книгу” которую могут одновременновести тысячи сотрудников

компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкоепланирование. Для

правильного планирования нужно иметь точную, самую свежуюи удобочитаемую

информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуютспичками

лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозятодинаковое их количество.

Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. Вэтой ситуации выгоднее

было бы сократить закупку спичек и перераспределитьсредства на ходовой товар.

Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом,значит известно об этом

станет лишь в конце месяца, после составления баланса. Вследующем месяце

картина продаж может измениться. В этой ситуацииприходится либо закрыть глаза

на происходящее и соответственно терять прибыль, либоназначить человека,

который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячинаименований, их

завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеютсезонный спрос, спрос на

них неравномерен в течении недели. Какой человексправиться с этими

многочисленными но..., и кто сможет проанализироватьотчеты.

К тому- же в наше время очень актуальным становитьсяфактор “старения

информации”. Если лет пять назад мы спокойно моглипользоваться информацией

месячной а то и квартальной давности, то сегоднявыписанный Счет действует 3-10

дней, Прайс- лист действителен в течении недели, платеждоходит в любую точку

Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделокустанавливаются в день заключения

сделки, информацию о товаре можно получить практическинемедленно по “Internet”,

электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемостиинформации. Если Ваш Шеф

затребует информацию например об объемах продаж затекущий месяц, что Вы ему

понесете? Возьмите любые первичные документы или журналыприхода-расхода, и

можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но еслиВы принесете диаграмму

или график продаж, на котором все с первого взгляда яснои понятно, где каждый

товар отмечен столбиком да еще нанесены границыприбыльности, можете готовиться

к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму исамое главное где найти

рабочее время, которого всегда не хватает, чтобыобсчитать все эти километровые

столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была“сегодняшней”?

Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер и программноеобеспечение корпорации

Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за10-15 минут.

 

 

Продукты фирмы Microsoft

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения(ПО) на сегодняшний день

является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели закомпьютером, значит вы

работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows3.1, MS-Windows 95,

MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д… Во всех названиях встречаетсяодна и та- же

аббревиатура “MS” и обозначает она ни что иное, как“Microsoft”. Невзирая на

нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус “Дефакто”. Его изучают в школах

и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и набольшинстве персональных

компьютеров. В доказательство можно привести только одинпример — этот реферат

также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленнойоперационной системой

MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобыпользователь при помощи ее ПО

мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причемразличные программные

продукты имеют как бы “одно лицо”. Это позволяетпользователю освоив работу

например в текстовом процессоре Word, уверенночувствовать себя в Excel, что

значительно сокращает время освоения программ. К тому жеПО для бизнеса

объединяется в так называемый пакет MS-Offis. В негообычно входят 3-4

взаимосвязанных программных оболочки позволяющихсоздавать, вести и обрабатывать

любые документы и информацию. Причем информация набраннаянапример в Excel может

быть свободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначендля ввода хранения

обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобномдля анализа и восприятия

информации. Все данные хранятся и обрабатываются в видеотдельных или связанных

таблиц. Одна или несколько таблиц составляет “рабочуюкнигу”, в этом случае

таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можноудалять добавлять

или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физическина диске сохраняется

вся книга в виде отдельного файла с расширением “xls”.

Основные технические характеристики

      ХарактеристикаЗначение

      Число пользовательских панелейинструментовОграничивается только объемом

      памяти

      Число пользовательских кнопокОграничивается толькообъемом памяти

      Число открытых документовОграничивается толькообъемом памяти и системными

      ресурсами

      Максимальный размер листа16384 строк на 256столбцов

      Ширина столбцаот 0 до 255 символов

      Высота строкиот 0 до 409 пунктов

      Длина текста в ячейкене более 255 символов

      Длина формулыне более 1024 символов

      Число листов в книгеОграничивается только объемомпамяти (максимальное

      число листов книги, открываемой по умолчанию — 255)

Технические характеристики листов и книг

      ХарактеристикаЗначение

      Число сценариевОграничивается только объемомпамяти, хотя в итоговый отчет

      включаются первые 251 сценарий

      Число видовОграничивается только объемом памяти,хотя в окне диалога

      Диспетчер видов выводится список первых 256 видов

      Количество значащих десятичных разрядов15

      Максимальное положительное число9.99999999999999E307

      Минимальное отрицательноечисло-9.99999999999999E307

      Минимальное положительное число1E-307

      Максимальное отрицательное число-1E-307

      Предельное число итераций32767

      Размер массивовне более 6553 элементов

      Число сводных таблиц на листеОграничивается толькообъемом памяти

      Число элементов в сводной таблицыне более 256

      Число страниц в сводной таблицене более 8000

      Число цветов в книге56

      Число стилей ячейки в книгене более 4000

      Число пользовательских числовыхформатовОграничивается только объемом

      памяти

      Число выделенных диапазоновне более 2048

      Число имен в книгеОграничивается только объемомпамяти

      Число аргументов функциине более 30

      Число вложений функцийне более 7

      Число стандартных функций320

      Число пользовательских функцийОграничивается толькообъемом памяти

      Число окон книгиОграничивается только системнымиресурсами

      Число подокон окнане более 4

      Число связанных листовОграничивается только объемомпамяти

      Интервал масштабированияот 10% до 400%

      Число поименованных видовОграничивается толькообъемом памяти

      Число отчетовОграничивается только объемом памяти

      Число сценариевОграничивается только объемом памяти

      Число уровней сортировки3 для однократнойсортировки; неограниченно для

      последовательных сортировок

Технические характеристики диаграмм

      ХарактеристикаЗначение

      Число диаграмм, использующих данныелистаОграничивается только объемом

      памяти

      Число листов, используемых диаграммойне более 255

      Число рядов данных в диаграммене более 255

      Число элементов в ряду данныхне более 4000

      Суммарное число элементов во всех рядах данныхдиаграммыне более 32000

      Число шрифтов диаграммыне более 255

      Число стилей линиине более 8

      Число весовых коэффициентов линиине более 4

      Число узоров для заливки плоских фигур18

      Число возможных сочетаний узора и цвета (цветноймонитор)56448

      Число возможных сочетаний узора и цвета (цветнойпринтер)56448 (Зависит от

      марки принтера и его программного обеспечения.)

Знакомство с Excel

Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взятьсам Excelи попробовать

ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем примерс магазином:

       ABCDEF

      1ТоварПолученоПроданоОстаток 

      2Лампочки1082 

      3Карандаши1073 

      4Спички1028 

      5Итого:301713 

Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь“фокус” заключается в том,

что Вы не заполняете те поля которые можно рассчитать авводите только первичную

информацию, в данном случае столбцы “Товар”, “Получено”,и “Продано” а все

подсчеты выполняет программа. На самом деле, чтобы вашатаблица выглядела так

как показано выше Вы должны ввести следующее:

       ABCDEF

      1ТоварПолученоПроданоОстаток 

      2Лампочки108=B2-C2 

      3Карандаши107=B3-C3 

      4Спички102=B4-C4 

      5Итого:=CУMM(В2:B4)=CУMM(C2:C4)=CУMM(D2:D4) 

Правило первое: Любую ячейку можно адресовать, как буквустолбца и цифру строки.

Например, в нашей таблице в ячейке A4 находится текст“Спички”.

Правило второе: Все вычисляемые поля в Excel начинаютсясо знака равенства, этот

знак сообщает программе, что в данной ячейке необходимовывести не то что в нее

введено а результат действия.

Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод,что в ячейке D2,

будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственнопри веденных 10-8=2.

Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один разсоставив формы и введя

их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняемданные, а все расчеты

лежат на программе. Это во первых экономит время и вовторых “машина не делает

ошибок”. При этом в любое время мы можем отредактироватьформулы и тем самым

изменить порядок расчетов, что дает очень большуюгибкость наших расчетов.

Хочется добавить, что Excel позволяет за 5 шаговпостроить диаграмму или график

который будет наглядно отражать результаты расчетов.

       ABCD

      1ТоварПолученоПроданоОстаток

      2Лампочки1082

      3Карандаши1073

      4Спички1028

      5Итого:301713

И кроме всего прочего, этот график будет изменятьсявместе с изменением входных

данных и их расчетами.

       ABCD

      1ТоварПолученоПроданоОстаток

      2Лампочки15123

      3Карандаши15132

      4Спички541

      5Итого:301713

Хотелось бы добавить, что данные для расчетов могутнаходится как на одном

рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книгиили даже в другой рабочей

книге — это не имеет значения. Нужно только помнитьправила адресации:

  На том же рабочем листе — указывается столбец и строка(А1).

  Для данных с другого листа- указывается Имя листа!столбец + строка

(Лист1! А1)

  Для данных из другой книги- указывается [имя книги] имялиста! столбец +

  строка

( [Книга4] Лист1! А1) Книга при этом должна быть открыта.

Следовательно, если установить три компьютера на складе,в отделе сбыта и у шефа

и объединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на еголисте учет прихода

товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж вудобном для них виде. То

у Шефа на его листе всегда будет диаграмма объемовпродаж, причем эта диаграмма

будет столь же динамична, сколь динамична и фактическаяработа т.е. она будет

отражать динамику работы в реальном режиме времени.

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкаясистема “растет” вместе с

вашими потребностями, меняет свой вид и подстраиваетсяпод Вас. Основу Excel

составляет поле клеток и меню в верхней части экрана.Кроме этого на экране

могут быть расположены до 10 панелей инструментов скнопками и другими

элементамиуправления. Вы можете не только использоватьстандартные панели

инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0

Основные пункты меню и их назначение

При открытии или создании новой рабочей книги в верхнейчасти экрана

располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9раскрывающихся подменю

которые в свою очередь содержат пункты меню илираскрывающиеся подменю второго

порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные потипам работы.

  Файл — Подменю для работы с файлами, их открытиязакрытия и сохранения.

  Правка — Подменю для работы с клетками таблицы.

  Вид — Подменю для изменения внешнего вида таблицы ипредставления данных.

  Вставка — Подменю для добавления ячеек, строк, столбцови других элементов.

  Формат -Подменю для изменения вида представляемыхданных в таблице.

  Сервис — Подменю проверок и изменения настроек системы.

  Данные — Подменю обработки данных таблицы их сортировкии группировки.

  Окно — Подменю изменения вида окна и переходов междуокнами.

 ? — Подменю помощи

Рассмотрим подробнее каждое подменю

ФайлСоздатьСоздать новую рабочую книгу.

      ОткрытьОткрыть существующую рабочую книгу.

      ЗакрытьЗакрыть рабочую книгу.

      СохранитьСохранить изменения в файле на диске.

      Сохранить какСохранить рабочую книгу под новымименем.

      Сохранить рабочую областьСохранить измененныедокументы и состояние

      рабочей области.

      СвойстваВывод сведений о данном документе

      ДоступСовместное использование одного документанесколькими пользователями

      Параметры страницыИзменение параметров страницы длядокумента

      Область печати

      — Задать

      — УбратьОпределение области листа для распечатки

      Удаление определения

      Предварительный просмотрПросмотр документа передпечатью

      ПечатьВывод документа или его части на печать

      1

      2

      3

      4Список последних файлов которые вы открывали.Можно повторно открыть

      указанный в списке файл.

      ВыходВыход из программы Excel

ПравкаОтменитьОтменить последнее произведенное действие

      ПовторитьВернуть отмененное действие

      ВырезатьВырезать выделенный объект в буфер

      КопироватьСкопировать выделенный объект в буфер

      ВставитьВставить объект из буфера

      Специальная вставкаПозволяет выбрать, что вставлятьданные или формулы

      Заполнить

      — Вниз

      — Вправо

      — Вверх

      — Влево… Заполнить выделенный интервал значениямирасположенными в

      первой ячейке. Или скопировать формулу из первойячейки со сменой ее

      аргументов для каждой строки или столбца.

      Очистить

      — Все

      — Форматы

      — Содержимое

      — ПримечанияОчистка

      Всего содержимого ячеек

      Форматов данных в ячейках

      Формул или значений ячеек

      Примечаний к ячейкам

      УдалитьУдалить строку, столбец или ячейки

      Удалить листУдаление рабочего листа

      Переместить/скопироватьПеремещение или копированиевыделенных листов по

      книге или в другую книгу

      НайтиПоиск текста в выделенных ячейках

      ЗаменитьПоиск текста и замена его новым текстом

      ПерейтиБыстрый переход на ячейку или область

ВидСтрока формулПоказать или скрыть панель формул

      Строка состояния Показать или скрыть строкусостояния

      Панели инструментовВыбрать стандартные панелиинструментов

      Во весь экранВывести на экран только таблицу иОсновное меню

      МасштабИзменение масштаба таблицы от 10% до 400 %

      Диспетчер отчетовПечатать или определить вид отчета

      Диспетчер видовОпределить поименованный Вид

ВставкаЯчейки Вставить новую ячейку

      СтрокаВставить новую строку.

      СтолбецВставить новый столбец.

      ЛистВставить новый рабочий лист.

      Диаграмма

      — На этом листе

      — На новом листеВставить вновь создаваемуюдиаграмму.

      Макрос

      — Модуль

      — Диалоговое окно

      — Макрос MS Excel 4.0Создание нового программногомодуля.

      Вставка в книгу нового листа диалога.

      Вставка в книгу нового листа макросов

      Разрыв страницыВставить символ обозначающий переходна новую страницу при

      печати.

      ФункцияВызов мастера функций для создания илиредактирования существующей

      в клетке функции.

      Имя

      — Присвоить

      — Вставить

      — Создать

      - ПрименитьПрисвоение или удаление именивыделенному интервалу

      Вставить имя из листа существующих имен в формулу.

      Создать автоматически имя выделенному интервалу.

      Замена ссылок в формуле на имена.

      ПримечаниеСоздание, редактирование и удалениепримечания

      Рисунок Вставка рисунка из внешнего файла

      ОбьектОдного из обьектов стандртизованых Microsoft

ФорматЯчейкиИзменение шрифта, границ и других параметровячейки

      Строка

      — Высота

      — Автоподбор высоты

      — Скрыть

      — ПоказатьИзменение параметров строки

      

      Скрыть строку из вида

      Сделать видимой скрытую строку

      Столбец

      — Ширина

      — Автоподбор ширины

      — Стандартная ширина

      — Скрыть

      — Показать Изменение параметров столбца

      

      

      Скрыть столбец из виду

      Сделать видимым скрытый столбец

      Лист

      — Переименовать

      — Скрыть

      — Показать

      — ПодложкаПереименовать рабочий лист

      Скрыть рабочий лист

      Показать скрытый рабочий лист

      Изменить фон рабочего листа

      АвтоформатАвтоматическое форматирование рабочеголиста

      СтильВыбор стиля для форматирования листа

      Размещение

      — На передний план

      — На задний план

      — СгруппироватьРазмещение видимых объектов

СервисОрфографияПроверка орфографии

      Зависимости

      — Влияющие ячейки

      — Зависимые ячейки

      — Источник ошибки

      — Убрать все стрелки

      — Панель зависимостейПоказать зависимости припомощи стрелок

      Показать стрелками ячейки которые влияют нарезультат

      Показать ячейки, чей результат зависит от даннойячейки

      Указать источник ошибки для данной ячейки

      Удалить все указатели

      Вывод панели трассировки зависимостей

      АвтозаменаДобавление или удаление списка элементовавтозамены

      Подбор параметраРешение задачи с одним параметром

      СценарииСоздание и проверка условных сценариев

      Поиск решенияПоиск решения по заданной модели

      Защита

      — Защитить лист

      — Защитить книгуЗащитить рабочий лист от изменений

      Защитить от изменений всю книгу

      НадстройкиДобавить удалить необходимые шаблоны имастера

      Макрос

      Запись макроса

      Назначить макросРабота по созданию, записи иназначению клавишам макросов.

      ПараметрыИзменение и установка параметров системы

ДанныеСортировкаСортировка выделенных ячеек

      Фильтр

      — Автофильтр

      — Показать все

      — Расширенный фильтрОтбор записей с помощьюраскрывающихся списков

      Показать все записи

      Отбор записей с указанием условий в отдельномдиапазоне

      ФормаПоиск, изменение и удаление записей базыданных

      ИтогиДобавление итогов к списку

      Таблица подстановкиСоздание в выделенном диапазонетаблицы подстановки

      значений в формулу

      Текст по столбцамРазбор текста в выделенномдиапазоне по столбцам

      Мастер шаблонов Средство создания шаблоновдокументов

      КонсолидацияОбъединение диапазонов в указанныйдиапазон

      Структура

      — Скрыть детали

      — Показать детали

      — Сгруппировать

      — Разгруппировать

      — Автоструктура

      — Удалить структуры

      — ПараметрыПодменю по созданию, изменению иудалению параметров структуры

      документа

      Сводная таблицаСоздание и изменение сводной таблицы

      Поле сводной таблицыУстановка свойств поля своднойтаблицы

      Обновить данныеОбновление сводной таблицы

      Получить внешние данныеВставка данных из внешнегоисточника

ОкноНовоеОткрыть новое окно

      РасположитьИзменение расположения окон

      СкрытьУбрать с экрана текущее окно

      ПоказатьПоказать скрытые окна

      Закрепить областиСтроки выше и столбцы левеекурсора больше не

      прокручиваются.

      1 Активное окно

      2 Активное окноПерейти в одно из открытых окон

? Вызов справкиСправочная система с подробным описаниемвсех функциональных

      возможностей.

      О программеДанные о версии, номере продукта ипараметрах системы.

Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш

Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры.Для этого нажмите

клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затемнажмите клавишу с

изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

 

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором

Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.

       

      КлавишаSHIFTCTRLALTCTRL +SHIFTALT+ SHIFT

      F1Вывести справку или открыть окно помощникаЧто этотакое? Вставить лист с

      диаграммой Вставить новый лист

      F2Перейти к правке содержимого ячейки и строки формулПерейтик правке

      примечания ячейки Выполнить команду Сохранить как Выполнить команду

      Сохранить

      F3Вставить имя в формулуВставить функцию вформулуПрисвоить имя Создать

      имена по тексту ячеек

      F4Повторить последнее действиеПовторить последнийпереход или

      поиск)Закрыть окноВыполнить команду Выход 

      F5Выполнить команду Перейти (меню Правка)Отобразитьокно диалога Поиск

      Восстановить исходный размер окна книги  

      F6Перейти в следующую область окнаПерейти впредыдущую область окнаПерейти

      в следующую книгу Перейти в предыдущую книгу

      F7Выполнить команду Орфография (меню Сервис)Переместить окно книги  

      F8Включить режим расширения выделеннойобластиВключить режим перехода к

      следующему участку выделяемой областиИзменитьразмер окна книгиОтобразить

      окно диалога Макрос 

      F9Пересчитать все листы во всех открытыхкнигахПересчитать текущий лист

      Свернуть окно книги  

      F10Перейти в строку менюВывести контекстноеменюРазвернуть или

      восстановить окно книги  

      F11Создать диаграммуВставить новый листВставитьлист для макроса Microsoft

      Excel 4.0Открыть окно редактора Visual Basic 

      F12Выполнить команду Сохранить как (менюФайл)Выполнить команду Сохранить

      (меню Файл)Выполнить команду Открыть (меню Файл)Выполнить команду Печать

      (меню Файл)

 

Заключение

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать.Используя эту программу, Вы,

наверняка будете открывать все новые и новые возможностии свойства. Исследуйте

и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся,попробуйте снова.

Последствия почти всех действий в Excel можно отменить,поэтому экспериментируя,

вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашеговремени.

еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию