Реферат: Табличный процессор Excel

Министерствообразования украины

украинскаяакадемия банковского дела

кафедравысшей математики и экономико математических методов

Контрольная работа

на тему:

«Табличный процессор

 Microsoft Excel»

студента группы ЗФ-81

Рыкуновой Т.А.

Сдала:Рыкунова Т.А.

Проверил: Доцент, кандидат

технических наук   Куыцев С. В.

Сумы 1999 г.

 «Тот кто владеет информацией -владеет Миром»

Введение

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотипбухгалтера или экономиста — нарукавники, счёты и  толстенные книги учета, канулв лету. На смену счётам пришли сначала «железный Феликс», затем  калькулятор,счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что «вчерашняя» амбарнаякнига, (та, что мы называем  бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотныйкупец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в «распределенную базу данных»или т.н. «транснациональную главную бухгалтерскую книгу» которую могутодновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны повсей планете.

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкоепланирование. Для правильного планирования нужно иметь точную,  самуюсвежую  и удобочитаемую информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазинеторгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. Вэтой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределитьсредства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычнымспособом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составлениябаланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуацииприходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарамитысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеютсезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человексправиться с этими многочисленными  но..., и кто сможет проанализироватьотчеты.

К тому- же в наше время очень актуальным становитьсяфактор «старения информации». Если лет пять назад мы спокойно моглипользоваться инфорамацией месячной а то и квартальной давности, то сегоднявыписанный Счет действует 3-10 дней, Прайс- лист действителен втечении недели, платеж доходит в любую точку Украины за 1-2 рабочихдня, цены всех сделок устанавливаются в день заключениясделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по «Internet», электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемостиинформации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об обьемах продаж затекущий месяц, что Вы ему понесете ?  Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Ноесли Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взглядаясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границыприбыльности, можете готовиться к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграммуи самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобыобсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информациябыла «сегодняшней»?

Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер и программноеобеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15минут.

Продукты фирмы Microsoft

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения(ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Есливы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д… Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура «MS»  и обозначает она ни что иное, как «Microsoft». Невзирая на нападки критиков, ПОMicrosoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах иВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональныхкомпьютеров. В доказательство можно привести только один пример — этот рефераттакже набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так,чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед нимпроблемы. Причем различные программные продукты имеют как-бы «одно лицо». Этопозволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word,уверенно чувствовать себя в Excel, что значительно сокращает времяосвоения программ. К тому-же ПО для бизнеса обьединяется в так называемый пакетMS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программныхоболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы иинформацию. Причем информация набранная например в Excel может бытьсвободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel  фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших обьемовданных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятсяи обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколькотаблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из однойрабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в видеотдельного файла с расширением «xls».

Основные технические характеристики

Характеристика

Значение

Число пользовательских панелей инструментов Ограничивается только объемом памяти Число пользовательских кнопок Ограничивается только объемом памяти Число открытых документов Ограничивается только объемом памяти и системными ресурсами Максимальный размер листа 16384 строк на 256 столбцов Ширина столбца от 0 до 255 символов Высота строки от 0 до 409 пунктов Длина текста в ячейке не более 255 символов Длина формулы не более 1024 символов Число листов в книге Ограничивается только объемом памяти (максимальное число листов книги, открываемой по умолчанию — 255)

  

Технические характеристики листов и книг

Характеристика

Значение

Число сценариев Ограничивается только объемом памяти, хотя в итоговый отчет включаются первые 251 сценарий Число видов Ограничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога Диспетчер видов выводится список первых 256 видов Количество значащих десятичных разрядов 15 Максимальное положительное число 9.99999999999999E307 Минимальное отрицательное число -9.99999999999999E307 Минимальное положительное число 1E-307 Максимальное отрицательное число -1E-307 Предельное число итераций 32767 Размер массивов не более 6553 элементов Число сводных таблиц на листе Ограничивается только объемом памяти Число элементов в сводной таблицы не более 256 Число страниц в сводной таблице не более 8000 Число цветов в книге 56 Число стилей ячейки в книге не более 4000 Число пользовательских числовых форматов Ограничивается только объемом памяти Число выделенных диапазонов не более 2048 Число имен в книге Ограничивается только объемом памяти Число аргументов функции не более 30 Число вложений функций не более 7 Число стандартных функций 320 Число пользовательских функций Ограничивается только объемом памяти Число окон книги Ограничивается только системными ресурсами Число подокон окна не более 4 Число связанных листов Ограничивается только объемом памяти Интервал масштабирования от 10% до 400% Число поименованных видов Ограничивается только объемом памяти Число отчетов Ограничивается только объемом памяти Число сценариев Ограничивается только объемом памяти Число уровней сортировки 3 для однократной сортировки; неограниченно для последовательных сортировок

  

Технические характеристики диаграмм

Характеристика

Значение

Число диаграмм, использующих данные листа Ограничивается только объемом памяти Число листов, используемых диаграммой не более 255 Число рядов данных в диаграмме не более 255 Число элементов в ряду данных не более 4000 Суммарное число элементов во всех рядах данных диаграммы не более 32000 Число шрифтов диаграммы не более 255 Число стилей линии не более 8 Число весовых коэффициентов линии не более 4 Число узоров для заливки плоских фигур 18 Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной монитор) 56448 Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной принтер) 56448 (Зависит от марки принтера и его программного обеспечения.) Знакомство сExcel

Самый простой способ познакомиться с MS-Excelэто взять сам Excel и попробовать ввести в таблицу какие-то пробныеданные. Возьмем пример с магазином:

 

A

B

C

D

E

F

1

Товар Получено Продано Остаток

2

Лампочки 10 8 2

3

Карандаши 10 7 3

4

Спички 10 2 8

5

Итого: 30 17 13

Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь«фокус» заключается в том, что Вы не заполняете те поля которые можнорассчитать а вводите только первичную информацию, в данном случае столбцы«Товар», «Получено», и «Продано» а все подсчеты выполняет программа. На самомделе, чтобы ваша таблица выглядела так как показано выше Вы должны ввестиследующее:

 

A

B

C

D

E

F

1

Товар Получено Продано Остаток

2

Лампочки 10 8 =B2-C2

3

Карандаши 10 7 =B3-C3

4

Спички 10 2 =B4-C4

5

Итого: =CУMM(В2:B4) =CУMM(C2:C4) =CУMM(D2:D4)

Правило первое:Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки. Например, внашей таблице в ячейке A4 находится текст «Спички».

Правило второе:Все вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот знак сообщаетпрограмме, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее введено арезультат действия.

Основываясь на этих двух правилах мы можем сделатьвывод, что в ячейке D2, будет выведена разность ячеек В2 и С2 исоответственно при введеных 10-8=2.

Основной смысл таблиц Excel заключен втом, что один раз составив формы и введя их в необходимые ячейки, мы впоследствии только меняем данные, а все расчеты лежат на программе. Это вопервых экономит время и во вторых «машина не делает ошибок». При этом в любоевремя мы можем отредактировать формулы и тем самым изменить порядок расчетов,что дает очень большую гибкость наших расчетов.

Хочется добавить, что Excel позволяетза 5 шагов построить диаграмму или график который будет наглядно отражатьрезультаты расчетов.

 

A

B

C

D

1

Товар Получено Продано Остаток

2

Лампочки 10 8 2

3

Карандаши 10 7 3

4

Спички 10 2 8

5

Итого: 30 17 13

/>

И кроме всего прочего, этот график будет изменятьсявместе с изменением входных данных и их расчетами.

 

A

B

C

D

1

Товар Получено Продано Остаток

2

Лампочки 15 12 3

3

Карандаши 15 13 2

4

Спички 5 4 1

5

Итого: 30 17 13

/>

Хотелось бы  добавить, что данные для расчетов могутнаходится как на одном рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книгиили даже в другой рабочей книге — это не имеет значения. Нужно только помнитьправила адресации:

*          На том-же рабочем листе -   указывается столбец и строка  (А1).

*          Для данных с другого листа- указывается Имя листа! столбец + строка (Лист1! А1)

*          Для данных из другой книги-указывается [имя книги] имя листа! столбец + строка

 ( [Книга4]Лист1! А1) Книга при этом должна быть открыта.

Следовательно, если установить три компьютера наскладе, в отделе сбыта и у шефа и обьединить их в сеть. Поручить кладовщикувести на его листе  учет прихода товара, а бухгалтеру на своем листе вести учетпродаж в удобном  для них виде. То у Шефа на его листе всегда будет диаграммаобьемов продаж, причем эта диаграмма будет столь-же динамична, сколь динамичнаи фактическая работа т.е. она будет отражать динамику работы в реальном режимевремени.

У Excelесть еще масса преимуществ. Это оченьгибкая система  «растет» вместе  с вашими потребностями, меняет свой вид иподстраивается под Вас. Основу Excelсоставляет поле клеток и меню в верхнейчасти экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелейинструментов с кнопками и другими элементами управления. Вы можете не толькоиспользовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотримосновные пункты меню Excel 7.0

Основные пункты меню и их назначение

При открытии или создании новой рабочей книги вверхней части экрана располагается основное меню Excel. Оносостоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты менюили раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основноеменю имеет следующие подменюсгруппированные по типам работы.

1) Файл — Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия исохранения.

2) Правка — Подменю для работы с клетками таблицы.

3) Вид — Подменю для изменения внешнего вида таблицы ипредставления данных. 

4) Вставка — Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и другихэлементов.

5) Формат  -Подменю для изменения вида представляемых данных втаблице.

6) Сервис   — Подменю проверок и изменения настроек системы.

7) Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки игруппировки.

8) Окно      — Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

9) ?             — Подменю помощи

Рассмотримподробнее каждое подменю

ФайлСоздать Создать новую рабочую книгу. Открыть Открыть существующую рабочую книгу. Закрыть Закрыть рабочую книгу. Сохранить Сохранить изменения в файле на диске. Сохранить как Сохранить рабочую книгу под новым именем. Сохранить рабочую область Сохранить измененные документы и состояние рабочей области. Свойства Вывод сведений о данном документе Доступ Совместное использование одного документа несколькими пользователями Параметры страницы Изменение параметров страницы для документа

Область печати

— Задать

— Убрать

Определение области листа для распечатки

Удаление определения

Предварительный просмотр Просмотр документа перед печатью Печать Вывод документа или его части на печать

1

2

3

4

Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл. Выход Выход из программы Excel  ПравкаОтменить Отменить последнее произведенное действие Повторить Вернуть отмененное действие Вырезать Вырезать выделенный обьект в буфер Копировать Скопировать выделенный обьект в буфер Вставить Вставить обьект из буфера Специальная вставка Позволяет выбрать, что вставлять данные или формулы

Заполнить

— Вниз

— Вправо

— Вверх

— Влево ...

Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца.

Очистить

— Все

— Форматы

— Содержимое

— Примечания

Очистка

Всего содержимого ячеек

Форматов данных в ячейках

Формул или значений ячеек

Примечаний к ячейкам

Удалить Удалить строку, столбец или ячейки Удалить лист Удаление рабочего листа Переместить/скопировать Перемещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу Найти Поиск текста в выделенных ячейках Заменить Поиск текста и замена его новым текстом Перейти Быстрый переход на ячейку или область ВидСтрока формул Показать или скрыть панель формул Строка состояния Показать или скрыть строку состояния Панели инструментов Выбрать стандартные панели инструментов Во весь экран Вывести на экран только таблицу и Основное меню Масштаб Изменение масштаба таблицы от 10% до 400 % Диспетчер отчетов Печатать или определить вид отчета Диспетчер видов Определить поименованный Вид ВставкаЯчейки Вставить новую ячейку Строка Вставить новую строку. Столбец Вставить новый столбец. Лист Вставить новый рабочий лист.

Диаграмма

— На этом листе

— На новом листе

Вставить вновь создаваемую диаграмму.

Макрос

— Модуль

— Диалоговое окно

— Макрос MS Excel 4.0

Создание нового программного модуля.

Вставка в книгу нового листа диалога.

Вставка в книгу нового листа макросов

Разрыв страницы Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати. Функция Вызов мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции.

Имя

— Присвоить

— Вставить

— Создать

— Применить

Присвоение или удаление имени выделенному интервалу

Вставить имя из листа существующих имен в формулу.

Создать автоматически имя выделенному интервалу.

Замена ссылок в формуле на имена.

Примечание Создание, редактирование и удаление примечания Рисунок Вставка рисунка из внешнего файла Обьект Одного из обьектов стандртизованых Microsoft ФорматЯчейки Изменение шрифта, границ и других параметров ячейки

Строка

— Высота

— Автоподбор высоты

— Скрыть

— Показать

Изменение параметров строки

Скрыть строку из вида

Сделать видимой скрытую строку

Столбец

— Ширина

— Автоподбор ширины

— Стандартная ширина

— Скрыть

— Показать

Изменение параметров столбца

Скрыть столбец из виду

Сделать видимым скрытый столбец

Лист

— Переименовать

— Скрыть

— Показать

— Подложка

Переименовать рабочий лист

Скрыть рабочий лист

Показать скрытый рабочий лист

Изменить фон  рабочего листа

Автоформат Автоматическое форматирование рабочего листа Стиль Выбор стиля для форматирования листа

Размещение

— На передний план

— На задний план

— Сгруппировать

Размещение видимых обьектов СервисОрфография Проверка орфографии

Зависимости

— Влияющие ячейки

— Зависимые ячейки

— Источник ошибки

— Убрать все стрелки

— Панель зависимостей

Показать зависимости при помощи стрелок

Показать стрелками ячейки которые влияют на результат

Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки

Указать источник ошибки для данной ячейки

Удалить все указатели

Вывод панели трассировки зависимостей

Автозамена Добавление или удаление списка элементов автозамены Подбор параметра Решение задачи с одним параметром Сценарии Создание и проверка условных сценариев Поиск решения Поиск решения по заданной модели

Защита

— Защитить лист

— Защитить книгу

Защитить рабочий лист от изменений

Защитить от изменений всю книгу

Надстройки Добавить удалить необходимые шаблоны и мастера

Макрос

Запись макроса

Назначить макрос

Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов. Параметры Изменение  и установка параметров системы ДанныеСортировка Сортировка выделенных ячеек

Фильтр

— Автофильтр

— Показать все

— Расширенный фильтр

Отбор записей с помощью раскрывающихся списков

Показать все записи

Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне

Форма Поиск, изменение и удаление записей базы данных Итоги Добавление итогов к списку Таблица подстановки Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу Текст по столбцам Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам Мастер шаблонов Средство создания шаблонов документов Консолидация Обьединение диапазонов в указанный диапазон

Структура

— Скрыть детали

— Показать детали

— Сгруппировать

— Разгруппировать

— Автоструктура

— Удалить структуры

— Параметры

Подменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа Сводная таблица Создание и изменение сводной таблицы Поле сводной таблицы Установка свойств поля сводной таблицы Обновить данные Обновление сводной таблицы Получить внешние данные Вставка данных из внешнего источника ОкноНовое Открыть новое окно Расположить Изменение расположения окон Скрыть Убрать с экрана текущее окно Показать Показать скрытые окна Закрепить области Строки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются.

1 Активное окно

2 Активное окно

Перейти в одно из открытых окон ?Вызов справки Справочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей. О программе Данные о версии, номере продукта и параметрах системы. Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш

Все команды меню могутбыть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутаябуква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутойв команде меню.

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором

Перечень командфункциональных клавиш приведен в таблице.

Клавиша SHIFT CTRL ALT CTRL +SHIFT ALT+ SHIFT F1 Вывести справку или открыть окно помошника Что это такое? Вставить лист с диаграммой Вставить новый лист F2 Перейти к правке содержимого ячейки и строки формул Перейти к правке примечания ячейки Выполнить команду Сохранить как Выполнить команду Сохранить F3 Вставить имя в формулу Вставить функцию в формулу Присвоить имя Создать имена по тексту ячеек F4 Повторить последнее действие Повторить последний переход или поиск) Закрыть окно Выполнить команду Выход F5 Выполнить команду Перейти (меню Правка) Отобразить окно диалога Поиск Восстановить исходный размер окна книги F6 Перейти в следующую область окна Перейти в предыдущую область окна Перейти в следующую книгу Перейти в предыдущую книгу F7 Выполнить команду Орфография (меню Сервис) Переместить окно книги F8 Включить режим расширения выделенной области Включить режим перехода к следующему участку выделяемой области Изменить размер окна книги Отобразить окно диалога Макрос F9 Пересчитать все листы во всех открытых книгах Пересчитать текущий лист Свернуть окно книги F10 Перейти в строку меню Вывести контекстное меню Развернуть или восстановить окно книги F11 Создать диаграмму Вставить новый лист Вставить лист для макроса Microsoft Excel 4.0 Открыть окно редактора Visual Basic F12 Выполнить команду Сохранить как (меню Файл) Выполнить команду Сохранить (меню Файл) Выполнить команду Открыть (меню Файл) Выполнить команду Печать (меню Файл) Заключение

Для того, чтобы знать Excel нужно внем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новыеи новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результатыВам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excelможно отменить, поэтому эксперементируя, вы не потеряете ничего, кроменескольких минут вашего времени.

Список литературы

·    «Как работать с Microsoft Office 97»

Microsoft Press Официальноеиздание, 1998 г.

·    «Microsoft Office 97 для Windows для «чайников»» 

            В.Вонг и РоджерС.Паркер, «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

·    «Использование Microsoft Excel 97»

            ДжошуаС.Носситер, «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

Содержание

Введение____________________________________________________________________ 1

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы___________________________ 1

Продукты фирмы Microsoft___________________________________________________ 2

Табличный процессор Excel 7.0_________________________________________________ 2

Основные технические характеристики________________________________________ 2

Технические характеристики листов и книг____________________________________ 3

Технические характеристики диаграмм________________________________________ 4

Знакомство с Excel__________________________________________________________ 4

Основные пункты меню и их назначение_______________________________________ 6

Файл_______________________________________________________________________________ 6

Правка_____________________________________________________________________________ 6

Вид________________________________________________________________________________ 7

Вставка_____________________________________________________________________________ 7

Формат_____________________________________________________________________________ 8

Сервис______________________________________________________________________________ 8

Данные_____________________________________________________________________________ 9

Окно_______________________________________________________________________________ 9

?___________________________________________________________________________________ 9

Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш___________________ 9

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором____________________ 10

Заключение_________________________________________________________________ 11

Список литературы_________________________________________________________ 11