Реферат: Изучение Microsoft Exel (v.7.0)

ВВЕДЕНИЕ.

     История развития программ обработки электронныхтаблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо огромный прогресс вэтой области программного обеспечения.  Поэтому возможности продукта,претендующего на звание самой мощной и производительной программы обработкиэлектронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайнеймере, на порядок выше по сравнению с первыми программами такого рода.

     Основные компоненты Ехсе1 7.0 мало изменились по сравнению с предыдущей версией данной программы. Основойпрограммы является, как и раньше, калькуляционный (вычислительный) модуль, спомощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) втаблицах.

     Для создания презентационнойграфики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовыхзначений, обработанных с помощью калькуляционного   модуля, получать диаграммыразличных типов. Функциональные возможности модуля диаграмм программы Ехсе1 7.0во многом превосходят соответствующие характеристики специальных программсоздания деловой графики.

      С помощью модуля базы данных в Ехсеl  7.0 реализован доступ к внешним базам данных. Модульпрограммирования позволяет не только автоматизировать решение самых сложныхзадач, но и создать собственную оболочку программы. В седьмой версии программы Ехсеl  так же, как и в пятой, можносоздавать макросы с помощью диалекта языка программирования Visual Basic forApplications.

Краткий обзор возможностей программы Ехсе1 7.0..

    Совершенствование программ приносят фирмам-разработчикам не малые доходы. Новыеверсии появляются на рынке ежегодно. Это влечет за собой расширения перечнязадач, решаемых приложением, однако может значительно усложнить работу спрограммой.

    С этой точки зрения Ехсе1 7.0 скорее является исключением, поскольку Фирма Microsoft уделяет очень большое внимание вопросам интерфейса с пользователем.Многие новые функции MicrosoftExcel  7.0 значительно облегчаютпользователю выполнение сложных заданий. Microsoft Excel  7.0 является по сути, переработанной и немного расширенной версиейпрограммы Microsoft Excel 5.0, предназначенной для работы под правлениемоперационной системы Windows95. При этом следует отметить тот факт,что Microsoft Excel  7.0, как и другие приложения, входят в состав Microsoft Office for Windows 95, снабжен многими новыми средствами для обменаинформацией, а так же обеспечивает возможность коллективной работы наддокументами. Пользователь может создать Shortkut (ускорители)для обеспечения быстрого доступа к документу или приложению.

     Спредыдущими версиями Ехсе1 7.0  имеет следующие преимущества:

-     Templa Wizard DftaTrackinq: позволяет создавать шаблон,каждый из которых можно использовать в качестве формы ввода информации в базуданных.

-     Возможность работы с географическимикартами: позволяет использоватьзаготовки карт, например, для наглядного представления статистических данных поразным регионам.

-     Auto Filter with Top10:позволяет выводить списки, состоящие из 10 самых больших счетов, заказов илилюбых других документов (число 10 устанавливается по умолчанию, и принеобходимости можно изменить количество элементов в списке).

-     Auto Correct:одновременно с вводом текста исправляет явные отпечатки в английских словах ирасшифровывает, заранее определенные аббревиатуры.

-     Интеграция с Microsoft Access: используяпрограмму — мастерConvertto Access Wizard, можно преобразовать свою электронную в настоящуюреляционную базу данных. Помимо функции Convert to Access Wizard, в Microsoft Excel 7.0 включены программы – мастера  Microsoft Access Form Wizard and ReportWizard.

-     Auto Calculate: отображает в окне Microsoft Excel7.0 сумму элементов, среднее значение, минимальное или максимальное значение извыделенного интервала ячеек.

Обмен данными: Ехсеl  -другие приложения.

    Наверное, ни в одной отрасли жизненный цикл продукта не является такимкоротким, как в компьютерной — то, что вчера еще воспринималось как новшество,сегодня уже вчерашний день. Это относится как к аппаратному обеспечению, так ик программным продукциям. Данные, которые еще  вчера обрабатывались одной программой   сегодня можно гораздо эффективнее обработать с помощью другой,более совершенной. Таким образом, проблема обмена данными возникает и в связи споявлением новых программных продуктов и следующих версий уже существующих .

Различают две разновидности обмена данными. В первомслучае объекты, созданные с помощью программы-источника, будучи внедренными впрограмму-приемник, теряют связь с «родительской» программой и обрабатываются исключительно средствами программы – приемника. Во втором случаеустанавливается так называемая динамическая связь между программой-источником ипрограммой-приемником. Изменение данных в программе-источнике приводит кобновлению внедренных данных в программе-приемнике.

 В данный момент программный продукт  Ехсеl 7.0является одним из самых мощных для РС – совместных компьютеров. Но конкуренцияна рынке программных продуктов диктует свои правила даже докам программногобизнеса. Жестокая борьба за легального пользователя достигла в девяностых годахсвоего апогея. Конечно, в выигрыше оказывается, прежде всего, пользователь –хотя бы потому, что сегодня фирмы-разработчики считают необходимым каждыйпрограммный продукт снабдить функциями, облегчающими переход к более новойверсии программы. И  уже на рынке появилась новая версия: Excel 2000 (в конце 1999г). По сравнению с предыдущей версией в неё внесенызначительные модернизации и изменения. 


ЗАДАНИЕ.

 

I.Количество студентов в группе – 38, № группы 32.

Для составления экзаменационной ведомости по математике:количество «5» – 6, количество «4» – 16, количество «3» – 11, количество «2» –3, количество «неявок» – 2.

Для составления экзаменационной ведомости по физике:количество «5» – 9, количество «4» – 13, количество «3» – 12, количество «2» –2, количество «неявок» – 2.

Для составления экзаменационной ведомости по истории:количество «5» – 17, количество «4» – 15, количество «3» – 2, количество «2» –1, количество «неявок» – 3.

Фамилии студентов начинаются на буквы: Т, И, О, А, Е. Вфамилиях не менее шести символов.

   II. Освоениесреды ППП Excel 7.0.

·    Создание новой рабочей книги и технология работы с листами

·    Создание шаблона таблицы и ввод исходных данных

·    Использование в таблице формул.

Запуск Excel7.0. Создание новой рабочей книги.

     Программаустановки Excel7.0. помещает команду вызова Excel непосредственно вменю Программы. Запуск Excel осуществляю, используяменю: Пуск – Программы — Microsoft Excel. Наэкране появляется новая книга со стандартным именем Книга 1, которую я могупереименовать с помощью команды Файл, Сохранить как.

     Любой документ, создаваемый или редактируемый в Excel, называется рабочей книгой. Каждая рабочая книгасостоит из одного или нескольких рабочих листов (именно их ярлычки можно видетьрядом с горизонтальной полосой прокрутки). Любая рабочая книга Excel является файлом. В самом низу экрана располагаетсястрока состояния. В ней отображается различная полезная информация, как то:состояниеExcel, включенные режимы ввода текстаи чисел и т.д. Что касается полосы прокрутки, то они по существу не отличаютсяот стандартных, хотя имеют свои специфические особенности. Слева отгоризонтальной полосы прокрутки расположен ряд кнопок, а также ярлычки рабочих листов.Щелкнув по ярлычку нужного листа, можно переместить его на передний план. Крометого, кнопки, расположенные слева, позволяют показать ярлычки первых листоврабочей книги, предыдущего листа рабочей книги, следующего листа рабочей книгии последних листов рабочей книги. Вертикальная же полоса прокрутки стандартная.

     Выход из Excel осуществляю,щелкнув на кнопке закрытия(X)в верхнем правом углу окна Excel (или можно нажатькомбинацию клавиш Alt + F4, либо — Файл –Выход.).

     Мне будет удобней работать в дальнейшем имея своюпапку, поэтому я ее создаю, делая  это следующим образом:

-     Выполняю щелчок правой кнопкой мыши по чистому полю (вызвав тем самымконтекстное меню) Рабочего стола. Далее левой кнопкой мыши – Создать — Папку;переименовываю “Новая папка” в ” Session.xls.”

-     Папка – Файл – Создать — Новый документMicrosoft Excel; переименовываю его в SESSION.XLT.,где в дальнейшем выполняю все необходимые таблицы согласно заданию курсовогопроекта.

-     Папка – Файл – Создать — Новый документMicrosoft Excel; переименовываю его в Шаблон. В этомфайле создаю шаблон для экзаменационных ведомостей и стипендии. Шаблон мнепонадобиться для того, чтобы каждый раз не составлять одну и туже таблицу,достаточно будет только скопировать шаблон и добавить недостающие столбцы,иначе говоря, для быстроты работы.

-     Папка – Файл – Создать — Новый документ MicrosoftWord; переименовываю его в «Осн. часть», в которой описываюпроделанную работу.

-     Аналогичным образом создаю Файлы: содержание, список литературы,титульный лист.

 

     Открываю: Папка – Файл SESSION.XLT.Прежде чем приступить к созданию таблицы надо сделать настройку новой книги.Для этого выбираю команду Сервис, Параметры и, выбрав в диалоговом окневкладку Общие, устанавливаю следующие параметры:

Стиль ссылок: R1 C1.

Листов в новой рабочей книге: 5.

Стандартный шрифт: Arial Cyr,размер 10.

Рабочий каталог: С\: Моидокументы.

Имя пользователя: Елена.

     Выбираю вкладку Вид и устанавливаю флажкиследующих параметров:

-     строка состояния,

-     Объекты: отображать;

-     Параметры окна: сетка, формула, заголовки строк и столбцов,горизонтальная полоса прокрутки, вертикальная полоса прокрутки, ярлычки листов,авторазбиение на страницы.

Выбираю вкладку Вычисления,устанавливаю флажки следующих параметров: автоматически производитьвычисления, точность как на экране.

Выбираю вкладку Правка,устанавливаю флажки следующих параметров: правка прямо в ячейке, разрешатьпротаскивание ячеек, переход к другой ячейке в направлении: вниз,автозаполнение ячеек, число десятичных цифр: 2 \ОК.

Создание шаблона.

      Открываю Файл «Шаблон». Прежде чем приступить ксозданию Шаблона, необходимо выставить размеры и параметры страницы (листа).Установить размер страницы можно с помощью опции Параметры страницыпункта меню Файл. В вкладкеСтраница устанавливаю следующиепараметры:

-     Ориентация: книжная

-     Масштаб: 100%

-     Размер бумаги: А4

-     Качество печати: 120х297 мм на дюйм

-     Вкладка Поля позволяет задать отступы от края страницы. В этойвкладке устанавливаю:

-     верхнее: 2

-     левое: 3

-     нижнее: 2,5

-     правое: 1

-     центрировать на странице: флажок горизонтально (чтобы разместитьвводимую информацию по центру страницы)

-     верхний колонтитул: 0

-     нижний колонтитул: 0

Чтобы   сделать    таблицу   более    наглядной,    можно    ввести    различные    элементы

форматирования (оформления). Разрешается модифицироватьшрифт и его размер, причем это будет относиться как к текстовым, так и кцифровым данным. При раскрытии рабочей книги в Excelшрифт (по умолчанию) Arial Cyr, размер 10. Этипараметры я не меняю.

     Каждая рабочая книга в Excelсодержит 3 листа. Для шаблона мне достаточно одного. Поэтому остальные 2 листая удаляю, делая это следующим образом: щелкнув по ярлычку нужного листа правойкнопкой мыши вызываю контекстное меню выбираю опцию Удалить последополнительного запроса – ОК (надо отметить, что отменить удалениерабочего листа невозможно). Первый же лист рабочей книги япереименовываю (так же с помощью контекстного меню Переименовать).Вместо Лист1 пишу Шаблон.

Основные правила построения таблиц.

    Построение таблиц в Excel7.0 выполняется в рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки истолбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки, в которых,собственно, и содержится информация, представленная в рабочем листе (всего 256столбцов и 16384 строки, иначе говоря, для ввода информации можно использовать194304 ячейки!) Они нумеруются по горизонтали (столбцы) буквами латинскогоалфавита и комбинациями этих букв, по вертикали – цифрами. Таким образом,каждая ячейка имеет свой адрес, состоящий из латинской буквы и числа.

     С таблицами приходилось сталкиваться в повседневной жизни каждому. Их можновстретить на кассовом чеке магазина, в газетах, публикующих курсы акций, и т.д.Все таблицы имеют одно общее свойство – однородность построения.

    Сложность работы с большими сложными таблицами во многом зависит от того, каквыполняется перемещение данных (ячеек с данными) внутри рабочего листа.Перемещение данных производится путем изменения активной ячейки, в которойможно выполнить ввод данных (активная ячейка заключена в рамку). При открытииновой рабочей книги активной является ячейка А1 в первом листе рабочей книги.Адрес активной ячейки, который состоит из последовательности заголовков столбцаи строки, указывается в левой части строки формул – поле имени.

/>     В рабочей книге всегда существует указательячейки. Чтобы сделать ячейку активной, следует выполнить щелчок на этой ячейке.Просто перемещения указателя мыши на ячейку недостаточно для ее активности.Ячейка становится активной только после нажатия левой кнопки мыши. С  помощьюклавиатуры перемешать указатель ячейки, можно путем нажатия клавиш управлениякурсором (←,↑,→,↓). Если ячейка, которую необходимоактивизировать, находится вне видимой части таблицы, следует  воспользоватьсяполосами прокрутки. Бегунок перемещается горизонтальной/вертикальной линейкипрокрутки в нужном направлении до тех пор,  пока соответствующая часть таблицыне будет представлена на экране, после этого можно активизировать нужнуюячейку.

     При нажатии клавиши [PageUp] видимая часть таблицы смещается в один экран в сторону уменьшенияномеров строк,а при нажатии клавиши [Раge Down] — в обратном направлении. Принажатиикомбинации   клавиш [Alt+ Page Down] видимая часть таблицысмещается в направлении возрастания номеров столбцов.

     Итак, устанавливаю указатель мыши в ячейку В1, ищелкнув по левой кнопке делаю эту ячейку активной (появляется жирная рамка),ввожу текст «ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ» — «Enter»(клавиша ввода).

     Если вводимый текст не помещается в ячейке, егопродолжение будет расположено поверх следующих ячеек, если они пустые. Если жесоседняя ячейка не пустая текст будет как бы обрезаться, полностью его можнобудет увидеть в Строке формул.  Но можно и раздвинуть границы столбца.Сделать это можно следующим образом: установив маркер мыши на строку заголовковстолбцов непосредственно на границу с соседними столбцами (маркер при этомпримет вид двусторонней стрелки), перетащить границу на новое место (неотпуская кнопку мыши). Есть также возможность автоподбора ширины столбца истроки. При этом необходимо на границе столбцов или строк сделать двойнойщелчок левой кнопкой мыши, это позволит автоматически подогнать ширину столбцаили строки в зависимости от находящихся в нем данных.

-     перемещаю указатель мыши в следующую ячейку – А3 – и щелкаю левойкнопкой мыши, ввожу текст «Группа № 32»;

-     перемещаю указатель мыши в ячейку С3 – «Дисциплина»;

-     А5 – «№ п/п»

-     В5 – «Фамилия, имя, отчество»;

-     С5 – «№ зачетной книжки»;

-     В5 – «Оценка»;

-     Е5 – «Подпись экзаменатора».                           

/>     Еслисодержимое ячейки необходимо удалить (в случае ошибки ввода информации) можновоспользоваться клавишей Delete, предварительносделав активной нужную ячейку. Другой вариант – щелкнуть по ячейке правойкнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать опцию «Очиститьсодержимое». Если ошибка произошла на этапе ввода информации, то дляочистки содержимого ячейки достаточно нажать клавишу Esc.Для редактирования (исправления) содержимого ячейки (когда нет необходимостиудалять все) можно выполнить два коротких щелчка левой кнопкой мыши внужной ячейке, затем произвести необходимые исправления (удаление одного илинескольких символов производится при помощи клавиши           в ряду (верхнем)цифр клавиатуры).

     Теперь отформатирую шапку таблицы, применяя к каждойячейке следующую технологию:

-     Устанавливаю указатель мыши вячейку А5

-     В строке меню выбираю опцию Формат– Ячейки – вкладка Выравнивание:

-     По горизонтали: по центру

-     По вертикали: по центру

-     Отображение: устанавливаю флажокпереносить по словам

-     ОК

     Аналогичным образомформатирую ячейки Б5, С5, Д5, Е5.

     Далее в ячейке А6 ввожу число 1. В ячейку А7 – 2.Выделяю обе ячейки, устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки А7 так,чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав левую кнопку мышипротягиваю курсор на требуемый размер (около курсора в желтом квадрате наблюдаюизменение порядковых номеров, останавливаюсь на 38, так как по заданиюколичество студентов в группе 38).

    В столбец В (фамилия, имя, отчество)начиная с ячейки В5 ввожунеобходимое количество фамилий студентов (согласно заданию).

    В ячейку С5 ввожу № зачетной книжки первого студента. Можно произвестиавтозаполнение ячеек аналогично заполнению порядковым номерам студентов(столбец А), а можно и другим способом, что я и делаю. Устанавливаю курсор внижний правый угол ячейки С5 так, чтобы указатель мыши приобрел изображениекреста и, нажав правую кнопку мыши, протягиваю курсор на требуемый размер.Выполняю команду контекстного меню Заполнить.

/>/>/>     Созданнуютаблицу можно оставить в таком виде, но гораздо лучше таблица выглядит сразделительными линиями, т.е. выделить границы (внутренние и внешние) таблицы.Для этого необходимо выделить нужную группу ячеек: делаю активной ячейку в началевыделения, нажимаю левую кнопку мыши и протаскиваю ее на нужное количествострок и столбцов. Выделенное поле становится черным. На Панели инструментовФорматирование в Excelвыбираюкнопку Границы, которая позволяет выбрать и задать разделительные линиитаблицы. Выбираю внешние и внутренние границы (     ). Шаблон готов.

     Прежде чем закрыть файл Шаблон я его скопирую. Дляэтого еще раз выделяю все ячейки с информацией, на стандартной панелиинструментов щелкаю по кнопке Копировать. После этой операции содержимоеячеек помещается в буфер обмена (ячейки находящиеся в буфере обмена обводятсяпереливающейся пунктирной линией). Файл Шаблон закрываю. 

 

Составление экзаменационных ведомостей.

     Открываю файл SESSION.XLT. Вданной рабочей книге мне понадобиться 4 листа. Для этого я добавляю еще одинЛист при помощи контекстного меню, выбрав при этом опцию Добавить лист.Переименовываю Листы в Экзамен 1, Экзамен 1(2), Экзамен 1(3), Стипендия так жепри помощи контекстного меню.

     Так как у меня таблица шаблона повторяется на трехлистах данной рабочей книги, то я могу одновременно сделать ввод данных в листыЭкзамен1, Экзамен1(2), Экзамен1(3). Сделать это можно следующим образом:

-     выделяю сразу три листа рабочей книги. Так как нужные мне листыидут подряд, я перехожу на первый лист, щелкнув мышью по его ярлычку рядом сгоризонтальной полосой прокрутки, нажимаю клавишу Shiftи, не отпуская ее, щелкаю по ярлычку последнего листа экзаменационнойведомости;

-     делаю активной ячейку А1 первого листа (Экзамен 1);

-     щелкаю кнопку Вставить Стандартной панели инструментов.

     Таким образом, у меня на трех  Листах рабочей книги SESSION.XLT.появился Шаблон. (Перед вводом данных в конкретный лист рабочей книги снимаювыделение со всех остальных листов). В ячейках D3 каждого листаввожу текст с названием соответствующей дисциплины: математика, физика,история.

    Для подсчета количества различных оценок в группе необходимо добавить столбцыдля каждого вида оценки: столбецF для пятерок (ячейкаF5),столбец G для четверок (ячейкаG5), столбец Hдля троек (ячейка H5), столбец I для двоек (ячейка I5),столбец J для неявок (ячейка J5). В данныеячейки вписываю соответствующие оценки. Форматирую По центру (аналогичноформатированию ячеек в Шаблоне). Выделяю вновь созданные столбцы, на панелиинструментов щелкаю кнопку Границы и выбираю разделительные линиитаблицы (внешние и внутренние).

    В ячейку E6 ввожу текст с соответствующей фамилией экзаменатора- Enter. Произвожу автозаполнение ячеек столбца E:делаю ячейку E6 активной, устанавливаю курсор в нижний правый уголячейки так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав левуюкнопку мыши, протягиваю курсор на требуемый размер. Произвожу подобную операциюна всех листах Экзаменационной ведомости.

    В столбце D каждой ведомости, напротив фамилий студентовпроставляю оценки (количество 5,4,3,2, неявок согласно заданию).

    В столбец В ввожу названия итогового количества полученных оценок в группе: В45– отлично, В46 – хорошо, В47 – удовлетворительно, В48 – неудовлетворительно,В49 – неявки, В50 – ИТОГО.

Составление и ввод формул.

    Кроме текста и числа ячейка может содержать формулу, т.е. ее содержимоебудет вычисляться с учетом значений других ячеек. При вводе формулы строку надоначать с символа =(равно). Ввод формулы заканчивается нажатием клавиши Enter. Программа Excelсодержит большое количество разнообразныхматематических, статистических, логических и многих других функций. Остаетсятолько задать значения их аргументов, делается все это с помощью мастерафункций. Вызвать мастер функций можно щелчком по кнопке панели инструментов Стандартная.Другой вариант – опция Функция пункта меню Вставка.Предварительно необходимо сделать активной ячейку, в которой должнарасполагаться формула с нужной функцией. На экране откроется окно мастерафункций. Сначала (это первый шаг) в поле Категория выбрать группу, ккоторой относится искомая функция, а в поле Функция указать ее имя. Еслиимя функции ничего не говорит, то в нижней части окна выводится подсказка о выполняемыхданной функцией действиях (?). Если этой информации недостаточно дополнительноможно щелкнуть по кнопке Помощник. После того как формула выбрана,необходимо щелкнуть по кнопке ОК: таким образом можно перейти кследующему шагу. Отказаться от ввода функции можно щелчком по кнопке Отмена.

    Второй шаг мастера функций состоит из задания аргументов. Для этогоиспользуется палитра формул. Здесь можно воспользоваться несколькими способами.Допустимо просто вводить значения и адреса ячеек в открывающихся полях, причемввод каждого нового аргумента следует заканчивать нажатием клавиши Tabbлищелчком по следующему полю ввода. После того как будут введены все аргументы,необходимо нажать клавишу Enterили щелкнуть покнопке ОК.

    Второй вариант задания аргументов функции – щелкать мышью по ячейкам,содержащим эти самые аргументы (при необходимости можно выделить группы ячеек).Их адреса будут появляться в текущих полях ввода палитры формул. Если палитрамешает, то можно щелкнут по кнопке в конце поля ввода, и она будет свернута.Чтобы развернуть свернутую палитру, достаточно повторного щелчка по кнопке вконце поля ввода.

     Функция может быть составляющей частью сложнойформулы, как, прочем, и в одной формуле может использоваться несколько функций.

     Итак,произведу ввод формулы в ячейку F6:

-     устанавливаю курсор в даннуюячейку;

-     выбираю мышью на панелиинструментов кнопку Мастера функций;

-     в первом диалоговом окне выбираювид функции:

-     категория: логические.

-     имя функции: ЕСЛИ.

-     ОК.

    На экране появилась палитра формул.

-     В первой строке записываювыражение – D6=5.

-     во второй строке – 1 (значение,если истина),

-     в третьей строке – 0 (значение,если ложно),

-     ОК.

    Таким образом, в ячейке F6 появится формула: =ЕСЛИ (D6=5;1;0).

    Аналогичным образом ввожу формулы в ячейки:

·    G6: =ЕСЛИ (D6=4;1;0)

·    H6: =ЕСЛИ (D6=3;1;0)

·    I6: =ЕСЛИ (D6=2;1;0)

·    J6: =ЕСЛИ (D6=“н/я”;1;0)

     Чтобы не вводить данные формулы в строку каждогостудента подобным образом, формулы можно скопировать. Для этого я выделяюячейки F6 G6 H6 I6 J6, на панели инструментов щелкаюпо кнопке Копировать, выделяю все строки и столбце, куда мне надовставить формулы и нажимаю кнопку Вставить на панели инструментов. Всевыделенные ячейки автоматически заполняются формулами. В столбцах F, G, H, I, J появляются нолики и единички согласносоответствующей оценке студента. Копирую формулы во все ведомости.

     Несколько иначе произведу подсчет суммарногоколичества полученных оценок определенного вида. Устанавливаю указатель мыши вячейку подсчета оценок «хорошо» (D46).Вызываю Мастерафункции и выбираю следующие параметры:

-     категория функции – математические;

-     имя функции – СУММ;

-     ОК.

     На экране появляется палитра формул. Щелкаю покнопке в конце поля ввода, палитра сворачивается. Делаю активной ячейку G 6 и не отпуская клавишу мыши протягиваю курсор по столбцу G до ячейки G43. Разворачиваюсвернутую палитру повторным щелчком по кнопке в конце поля ввода. Проверяюправильность написанной автоматически формулы в первой строке палитры, иправильность суммы. Если все верно (ошибка может быть только в том случае, еслине правильно были выделены необходимые для подсчета ячейки), нажимаю ОК. Вячейке D46 появляется сумма отличных оценок. Либоформула =СУММ(G 6:G43). Вижули я на экране формулу или полученное число зависит от параметров пункта менюСервис. Сервис – Параметры – вкладка Вид – флажок строкаформул (увижу формулы), если флажок не стоит – увижу число.

     Аналогичным образом подсчитываю количество остальныхоценок.

     Подсчет общего числа (ИТОГО) всех полученных оценокможно подсчитать этим же способом, а можно и иначе, а именно:

-     устанавливаю курсор в ячейке, которая находится под ячейками, гдеподсчитывались суммы по всем видам оценок (D50);

-     щелкаю по кнопке «∑» (автосумма);

-     выделяю ячейки подсчета суммы по всем видам оценок (D45:D49);

-     Enter.

В ячейке D50появляется общее число оценок (38), либо формула — =СУММ(D45:D49).

     Копирую все формулы в другие ведомости. (Копированиепроизвожу обычным способом, который был описан выше).

Начисление стипендии.

 

1. Открываю Лист «Стипендия». В ячейку В1 ввожутекст Стипендия, в ячейку В2 – минимум, С2 – стипендии, D2 – 150 (размер минимальной стипендии). Столбцы А(спорядковыми номерами студентов) и В (с фамилиями студентов) копирую с файла«Шаблон». Добавляю дополнительные столбцы — Средний бал, Количество сданныхэкзаменов и Стипендия.

2. Нередко в формулах приходится использоватьданные с другого листа рабочей книги. В этом случае нужно явно указать имялиста рабочей книги, потом поставить восклицательный знак и уже затем указатьадрес ячейки с этого листа.

     Если приходится переименовывать лист рабочейкниги с данными уже после того, как была задана формула, то эта формула будетавтоматически скорректирована в соответствии с новым именем листа.

      Для вычисления среднего бала студентанеобходимо ввести формулу подсчета  среднего бала в ячейку С6. Делаю этоследующим образом:

-     устанавливаю указатель мыши в ячейку С6;

-     щелкаю кнопку Мастер функций и выбираю в диалоговом окне параметры:

-     категория функций: статистическая;

-     имя функции: СРЗНАЧ;

-     ОК.

     На экране появляется палитра формул:

-     Устанавливаю курсор в первой строке. Щелкаю по кнопке в конце поляввода, палитра сворачивается. Щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1 и выбираюячейку D6 с оценкой первого студента по первомуэкзамену. Разворачиваю свернутую палитру повторным щелчком по кнопке в концеполя ввода.

-     Перевожу курсор во вторую строку, щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1(2) ивыбираю ячейку D6 с оценкой первого студента по второмуэкзамену;

-     Устанавливаю курсор в третьей строке, щелкаю по ярлычку листа Экзамен1(3) и выбираю ячейку D6 с оценкой первого студента потретьему экзамену;

-     Проверяю правильность написанной формулы (правильность выбранных ячеекдля подсчета среднего бала). При отсутствии ошибок  — ОК.

     В ячейке С6 появится значение среднего бала первогостудента, рассчитанного по формуле =СРЗНАЧ(΄Экзамен1΄!D6;΄Экзамен 1(2)΄!D6;΄Экзамен1(3)΄! D6).

     Копируюформулу по всем ячейкам столбца С: делаю ячейку С6 активной, устанавливаюкурсор в нижний правый угол ячейки так, чтобы указатель мыши приобрелизображение креста и, нажав левую кнопку мыши, протягиваю курсор на требуемыйразмер (до последнего студента — С43). Ячейки автоматически заполняютсяформулой. В ячейках появляются значения среднего бала каждого студента. Внекоторых ячейках средний бал имеет несколько десятичных цифр. Так как мнедостаточно только одного десятичного знака, то я могу уменьшить разрядность(предварительно установив курсор в нужную ячейку)  при помощи кнопки на панелиинструментов Форматирование в Excel  «Уменьшитьразрядность».

    3. Для подсчета количества сданных каждым студентом экзаменов с учетомнеявок ввожу формулу в ячейку D6, для составления которой так же пользуюсь Мастеромфункций.

-     устанавливаю указатель мыши в ячейку D6;

-     щелкаю кнопку Мастер функций и выбираю в диалоговом окне параметры:

-     категория функций: статистическая;

-     имя функции: СЧЕТ;

-     ОК.

     На экране появляется палитра формул:

-     Устанавливаю курсор в первой строке. Щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1 ивыбираю ячейку D6 с оценкой первого студента по первомуэкзамену.

-     Перевожу курсор во вторую строку, щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1(2) ивыбираю ячейку D6 с оценкой первого студента по второмуэкзамену;

-     Устанавливаю курсор в третьей строке, щелкаю по ярлычку листа Экзамен1(3) и выбираю ячейку D6 с оценкой первого студента потретьему экзамену;

-     Проверяю правильность написанной формулы (правильность выбранных ячеекдля подсчета среднего бала). При отсутствии ошибок  — ОК.

     В ячейке D6 появится число,соответствующее числу сданных экзаменов первым студентом, посчитанное поформуле =СЧЕТ(΄Экзамен1΄!D6;΄Экзамен1(2)΄!D6;΄Экзамен 1(3)΄! D6). Копирую формулу по всем ячейкам столбца D: делаю ячейку D6 активной,устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки так, чтобы указатель мышиприобрел изображение креста и, нажав левую кнопку мыши, протягиваю курсор натребуемый размер (до последнего студента – D43). Ячейкиавтоматически заполняются формулой и, напротив каждой фамилии студентапоявляется число сданных экзаменов (с учетом неявок). 

4. В большинстве случаев в формулахиспользуются относительные адреса ячеек, которые автоматически корректируютсяпри заполнении ячеек формулами.

     Но иногда необходимо, чтобы при заполненииформулами адреса некоторых ячеек оставались неизменными. В этом случае должениспользоваться абсолютный адрес ячейки. Для указания, что адрес ячейки недолжен изменяться, его надо привести с символом доллара ($):

$11– указан абсолютный адрес (при заполнении он не будет изменяться);

А11 – указан относительный адрес (при заполнении онначнет изменяться);

$А11 – указан смешанный адрес(при заполнении имя столбца изменяться не будет, а имя строки будеткорректироваться);

А$11– указан смешанный адрес (при заполнении имя строки изменяться не будет, а имястолбца начнет корректироваться).

    Указать абсолютный адрес можно двумя способами: просто введя символы доллара,или щелкнув в Строке формул на адресе нужной ячейки и несколько разнажав F4до получения необходимого результата.

     В одной формуле могут использоваться какотносительные, так и абсолютные адреса ячеек.

    Абсолютные и относительные адреса ячеек по-разному ведут себя при копированииили переносе формул через буфер обмена и с помощью мыши. Относительные адресапри этом изменяются так, чтобы сохранить относительное расположение аргументовпо отношению к ячейке с формулой, а абсолютные адреса остаются неизменными(т.е. ссылаются на те же ячейки).

     С учетом вышесказанного и используя предыдущий опытввода формул, ввожу формулу для вычисления размера стипендии студента в ячейкуЕ6:

=ЕСЛИ(И(С6>=4,5;D6=3);$D$2*1,5; ЕСЛИ(И(C6>=4;D6=3;$D$2;0)).

     Копирую данную формулу в остальные ячейки столбца Е(до 43 строки). Происходит автоматическое начисление стипендии каждому студенту,в зависимости от его успеваемости.

Построение диаграммы.

Основныеправила построения диаграмм.

     Без преувеличения можно сказать, что построениедиаграмм – одна из наиболее часто используемых возможностей Excel.

     Обычно диаграммы создаются с помощью мастерадиаграмм. Вызвать его можно с помощью опции Диаграмма пункта меню Вставка,или щелчком по кнопке Мастер диаграмм панели инструментов Стандартная.

     Диаграмма строится в четыре шага.

1.    Выбираетсявнешний вид диаграммы. Существует несколько вариантов внешнего вида диаграммы,которые представлены на вкладке Стандартные. Если предложенные вариантыне устраивают, можно перейти на вкладку Нестандартные. Чтобы оценитьконечный результат, можно воспользоваться кнопкой Просмотр результата.Переход к следующему шагу мастера диаграмм осуществляется с помощью кнопки Далее.Общее количество шагов и текущий шаг выводятся в заголовке мастерадиаграмм.

2.    Навтором шаге не вкладке Диапазон данных необходимо указать диапазонданных (поле Диапазон), если это не было сделано раньше, а так же,возможно, уточнить расположение данных Ряды в Строках или в Столбцах.На вкладке Ряд разрешается уточнить имя каждого из рядов данных (список Ряд,поля Список и Значение), а так же указать данные, используемые вкачестве Подписи оси Х.

3.    Третийшаг предоставляет возможность оформить различные элементы диаграммы.

4.    Начетвертом шаге требуется уточнить, где будет расположена диаграмма. Можно Поместитьдиаграмму на листе: Отдельном илиИмеющемся. После щелчка по кнопке Готовосоздание диаграммы закончено.

     После создания диаграммы может возникнутьнеобходимость изменить ее местоположение и, возможно, размер. Чтобы переместитьдиаграмму, надо ухватить ее мышью за край и перенести в любое место листа. Еслипри этом держать нажатой клавишу Alt, тодиаграмма будет располагаться точно по ячейкам (привязываться к ним). Еслиухватить один из элементов диаграммы, например легенду, то, возможно, изменитькомпоновку диаграммы.

     Сразу после создания диаграммы может выясниться,что некоторым элементам не хватает места, а некоторые наоборот, слишком велики.Устранить этот недостаток достаточно просто. При щелчке мышью по любомуэлементу диаграммы, по краям элемента появятся маленькие квадратики. Можноухватиться за любой из них и протащить его в сторону увеличения или уменьшенияразмеров.

     Если щелкнуть по краю диаграммы, то маленькиеквадратики появятся вокруг всего рисунка. В этом случае увеличение илиуменьшение размеров будет относиться ко всем элементам диаграммы.

     Редактирование диаграммы удобно производить спомощью панели инструментов Диаграмма. Данная панель появляется всегда, когдавыделена диаграмма или один из ее элементов.

Построениедиаграммы на основе данных таблицы «Стипендия».

     Для построения диаграммы по результатам начислениястипендии мне понадобится еще один Лист, который я создаю при помощиконтекстного меню и переименовываю его в Диаграмма.

     Вызываю Мастер диаграмм на панели инструментовСтандартная.

     Выбираю внешний вид диаграммы. После несколькихопробованных вариантов останавливаюсь на  «Стандартная» с областями (2вариант). Далее;

     Диапазон данных. В диалоговом окне щелкаю покнопке в конце поля ввода, оно сворачивается, щелкаю по ярлычку листа Стипендияи активизирую ячейки (столбец) со средним балом. Разворачиваю свернутоеокно повторным щелчком по кнопке в конце поля ввода:

·    Диапазон: =Стипендия!$С$6:$С$43;

·    Рад в: столбцах.

Далее.

·    Заголовки: Название диаграммы: Средний бал;

·    Легенда: устанавливаю флажокДобавить легенду: внизу;

·    Подпись данных: Подписи значений: флажокнет.

Далее.

·    Поместить диаграмму на месте: флажок Имеющемся.

Готово.

     Перемещаю и изменяю размеры диаграммы согласноприведенному выше описанию. По данной диаграмме я могу наглядно видетьуспеваемость студентов данной группы.

     Произвожу построение диаграммы по результатамначисленной стипендии аналогично построению диаграммы «Средний бал».

     Выбираю внешний вид диаграммы: «Стандартная» собластями (5 вариант). Далее;

     Диапазон данных. В диалоговом окне щелкаю покнопке в конце поля ввода, оно сворачивается, щелкаю по ярлычку листа Стипендияи активизирую ячейки (столбец) со Стипендией. Разворачиваю свернутое окноповторным щелчком по кнопке в конце поля ввода:

·    Диапазон: =Стипендия!$Е$6:$Е$43;

·    Рад в: столбцах.

Далее.

·    Заголовки: Название диаграммы: начислениестипендии;

·    Легенда: нет;

·    Подпись данных: Подписи значений: флажокнет.

Далее.

·    Поместить диаграмму на месте: флажок Имеющемся.

Готово.

     Изменяю размеры и расположения диаграмм. С помощью панели инструментовДиаграмма и элемента Формат области диаграммы:

·    Вкладка Вид:

          Рамка: обычная;

      Заливка:для первой диаграммы – голубая, для второй – розовая;

·    Вкладка Шрифт:

Шрифт: Arial Black;

Начертание: Regular;

Размер: 12.Для заголовков – 16.

ОК.

    В Строке меню выбираю опциюФайл – Правка: Заполнить: Выровнять: по центру.

Такимобразом, у меня обе диаграммы разместились по центру листа. В ячейке D4записываю текст «Диаграмма». На панели инструментов щелкаю по кнопке «Предварительныйпросмотр», что позволяет мне увидеть рабочую книгу такой, какой она будетвыведена на принтер.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

     Широкое распространение программ обработкиэлектронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями ихприменения, поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтисьв самых различных сферах нашей жизни (однако на практике такое преимущество, поданным разработчиков, нередко приводит к тому, что «среднийпользователь» применяет только пять процентов функциональных возможностей,заложенных в Ехсе1, хотя платит за все 100%).

     В процессе выполнениякурсового проекта я усвоила некоторые (лишь некоторые, по сравнению со всеми)возможности программы Ехсе1. Но даже этот небольшой объем материала позволилмне убедиться в колоссальности данной программы, которая позволяет делатьсложные расчеты, составлять невероятно объемные и большие таблицы, а значениедиаграммы как графической формы представления числовых данных труднопереоценить.

     Возможности программы,которые не были затронуты и освещены в данном курсовом проекте, но (неполный)перечень которых, непосредственно убеждает в том, как много еще осталось неосвоенным:

-     работа с данными списка;

-     анализ данных;

-     работа с географическими картами;

-     графика, вставка и внедрение объектов:

-     вставка Ехсе1-таблицы в Microsoft Word;

-     вставка объектов в Ехсе1;

-     работа с макросами;

-     использование различных функций рабочего листа.

      Ехсе1 можно использовать как длярешения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловойграфики и даже полного баланса Фирмы. Например, на предприятии с помощью Ехсе1можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планированиепроизводства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержекуправление сбытом и имуществом и многих  других.

     Однако область примененияпрограммы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощнымматематическим и инженерным функциям с помощью Ехсе1 можно решить множествозадач также в области естественных и технических наук. Возможностииспользования этой программы, безусловно, выше.

    C помощью   современных программных   продуктов можнорешать самые разнообразные задачи. Например, при создании книги сегодня можнообойтись без типографии и привлечения  многих специалистов   —  достаточно  одного  человека,   «вооруженного»персональным компьютером и DTP — программой. Даи современные текстовые редакторы также обладают функциональными возможностями,позволяют создавать целые книги.

    Однако сфера применения вычислительной техники необычно широка, и круг задач,которые решаются с помощью современных персональных компьютеров, невозможноохватить только одной, даже самой совершенной программой. Кто знает, может бытькогда-нибудь на рынке программного обеспечения и появится такаяуниверсальная программа, которой «по плечу» будет любая задача. Нопока что проблема обмена данными не теряет своей актуальности, поскольку длярешения сложных задач, как правило, приходится «привлекать» несколькоразличных приложений.

еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию