Реферат: Автоматизация учета продажи товаров в ООО Мастер-СД
Центросоюз Российской Федерации
МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
УЧЕТНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ
Специальность 071900 «Информационныесистемы в экономике»
Курс 5 Форма обучения очная
ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ
Студентка Сизикова ЕкатеринаВладимировна
Автоматизация учета продажи товаров в ООО«Мастер-СД»
Дипломный проект просмотрен
и допущен к защите
Зав. Кафедрой информационных
Систем в экономике, проф. ИвлиевМ.К.
" " ноября 2000 г.
Научный руководитель
доц.Левочкина Г.А.
МОСКВА2000
МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
Учетный факультет
Кафедра«Информационные системы в экономике»
Специальность«Информационные системы в экономике»
УТВЕРЖДАЮ
Зав.кафедрой "___"___________2000 г.
ЗАДАНИЕ ПО ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ СТУДЕНТКИ
Сизиковой Екатерины Владимировны
1. Тема проекта: Автоматизация учетапродажи товаров в ООО «Мастер-СД»
утверждена приказом по университету от 25 мая 2000 г.№ 301-С
2. Срок сдачи студенткой законченногопроекта 01.06.2000
3. Исходные данные к проекту данныеобследования: ООО «Мастер-СД»
4. Содержание дипломного проекта:Титульный лист, Задание по дипломному проекту, Содержание, Введение,Аналитическая часть, Проектная часть, Обоснование экономической эффективности,Заключение, Список литературы, Приложения.
5. Перечень иллюстративных материалов14 таблиц, 22 рисунка, 6 приложений
6. Руководитель проекта – доцентЛевочкина Галина Александровна
Консультант проекта суказанием разделовпроекта_______________________________________________________________________
Задание принял кисполнению___________________________________________________________________
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН
№ п/п Наименование этапов дипломного проекта Срок выполнения Примечание 1 Подбор и изучение литературы 15.01-15.03 2 Систематизация данных обследования предприятия «Мастер-СД» и их анализ 10.01.-6.03 3 Формулирование цели проекта и обоснование проектных решений 15.02.-15.03 4 Разработка информацион-но-логической модели данных, обеспечивающей связь бухгалтерского и оперативного учета 15.03-20.05 5 Разработка новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию» 1.04-30.05 5 Расчет экономической эффективности 20.05-30.05 6 Оформление диплома 20.05.-30.05СТУДЕНТКА_____________ РУКОВОДИТЕЛЬ_____________
Содержание
Введение…………………………………………………………………………...6
1. Аналитическая часть…………………………………………………………..9
1.1. Характеристика предприятия ООО«Мастер-СД»…......…………………..9
1.2. Экономическая сущность задачи учета продажитоваров...……………..14
1.3. Место задачи учета продажи товаров в деятельностипредприятия……22
1.4. Обоснование использования вычислительнойтехники………………….27
1.4.1. Необходимость использования вычислительной техники длярешения задачи учета продажитоваров………………………………………………….27
1.4.2. Технология учета продажи товаров на предприятии«Мастер-СД» в системе «Trade Assistant».……………………………………………………….32
1.5. Постановка задачи автоматизации учета продажи товаров вООО «Мастер-СД»……………………………………………………………………...57
1.5.1. Цель автоматизированного решения задачи учета продажитоваров…57
1.5.2. Общая характеристика организации решения задачи наЭВМ………...57
1.5.3. Формализация расчетов…………………………………………………..58
1.6. Анализ существующихразработок………………………………………..60
1.7. Обоснование проектных решений по видам обеспечения:
1.7.1. Техническоеобеспечение………………………………………………...67
1.7.2. Информационноеобеспечение…………………………………………..68
1.7.3. Программное обеспечение……………………………………………….69
2. Проектнаячасть……………………………………………………………....75
2.1. Информационное обеспечение задачи учета продажи товаров…………75
2.1.1. Информационная модель и ее описание………………………………...76
2.1.2. Характеристика нормативно-справочной и входнойоперативной информации для получения новой отчетной формы «Прайс-лист поналичию товаров»………………………………………………………………………….78
2.1.3. Характеристика результатной информации…………………………….79
2.1.4. Разработка информационно-логической модели данных,обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет продажитоваров…………...………………………………………………82
2.2. Программное обеспечение..….…………………………………………….83
2.2.1. Структурная схема вызова подсистем программы «Trade Assistant»для формирования новой отчетной формы «Прайс-лист по наличиютоваров»………………………….………………………………………………83
2.2.2. Схема взаимосвязи программных модулей и информационныхфайлов для обеспечения передачи данных из программы «Trade Assistant» в программу«Инфо-Бухгалтер»…………………………….……………………84
3. Обоснование экономической эффективности……………………………...86
3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономическойэффективности…………………………………………………………………...91
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта…………….92
Заключение……………………………………………………………………….98
Список литературы………………………………………………………………99
Приложения…………………………………………………………………….102
Введение
Торговля – обширнейшая область предпринимательскойдеятельности и сфера приложения труда – получила в последние годы новыеимпульсы своего развития. В нее влилось много новых предприимчивых людей, вряде случаев коренным образом поменявших профессию и жизненные ориентиры. Отрядовых спекулятивных торговых операций и «челночно-палаточногобизнеса» многие предприниматели перешли уже к более высокой стадииторговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективныепредприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиватьсяс множеством проблем организационного, экономического и финансовогохарактера, которые приходится решать интуитивно, методом «проб иошибок», приобретая постепенно практический опыт.
Однакоумение грамотно, а главное, эффективно торговать это тонкое искусство, вкотором полагаться лишь на небольшой практический опыт, здравый смысл иинтуицию сейчас уже недостаточно. Процесс насыщения потребитель кого рынкатоварами и возрастание конкуренции потребуют от тех, кто недавно влился в этотбизнес и хочет надолго в нем остаться, глубоких и всесторонних знаний его основв разрезе различных аспектов торговой деятельности.
Переучиватьсянеобходимо и многим работникам торговли большим стажем, которые послеприватизации предприятий остались наедине с рынком, без опеки специалистов своих бывших торговых объединений и других и управленческих структур. Многиеполученные ими «еще в той экономике» знания и практические навыки вступили впротиворечие с современной рыночной практикой, не соответствуют новым условиямхозяйствования и коммерческим возможностям, и, следовательно, требуютсущественного изменения.
Торговля являетсяодной из крупнейших отраслей экономики любой
страны как по объемудеятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этойотрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связанас удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множествафакторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического,экономического и финансового характера, требующих повседневного решения.
Динамическаяконкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенныетребования к организации управления на торговом предприятии. В современныхусловиях организационная структура управления является стратегическим факторомконкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортиментаобуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельностипредприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализацияинформационных процессов в системе управления на предприятиях торговли являетсяактуальной задачей в научном и практическом отношении.
Вданной работе рассматривается автоматизация учета продажи товаров на предприятииоптовой торговли ООО «Мастер-СД».
Впервой главе была рассмотрена существующая на предприятии технология учетапродаж товаров, дано обоснование использования вычислительной техники длярешения этой задачи. Были отмечены недостатки, такие как:
- отсутствие связиторговой программы Trade Assistant с бухгалтерской программой«Инфо-Бухгалтер»;
- отсутствиеотчетной формы «Прайс-лист по наличию товаров».
Во второй главерассмотрена схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов,обеспечивающих бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учеттоваров. Так же для решения задачи автоматизации учета продаж с учетомсложившихся на предприятии принципов управления и на основе отчетных данных былпроведен анализ информационных потоков и разработана новая отчетная форма«Прайс-лист по наличию».
В третьей главеописан расчет показателей экономической эффективности проекта.
Назначениемреализации проекта «Автоматизация учета продаж в ООО „Мастер-СД“является:
1. Автоматизацияполучения новой отчетной формы – Прайс-лист по наличию;
2. Разработкаинформационно-логической модели взаимосвязи подсистемы бухгалтерского учета иторговой программы Trade Assistant.
Цель автоматизированного решения задачи сводится к устранениюнедостатков, которые были мной отмечены в предыдущем разделе, поэтому ее можноразделить на две группы подцелей:
- достижениеулучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемыхклиентов, сокращение численности персонала);
- улучшениезначений показателей качества обработки информации (повышение степенидостоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степениавтоматизации получения первичной информации).
1. Аналитическая часть
1.1. Характеристика предприятия ООО „Мастер-СД“
Общество с ограниченной ответственностью»Мастер-СД" представляет собой партнерское предприятие, имеющееуставной фонд поделенный на доли, размер которых определяется учредительнымидокументами. Участники такого партнерского предприятия несут ответственность вразмерах из вклада в уставной капитал. Высшим органом управления ООО являетсясобрание участников, а текущее управление его деятельностью осуществляется наколлегиальной (дирекция) основе. Предприятие занимается оптовой торговлейзамками отечественного производства.
Функциями«Мастер-СД» являются:
- формированиянаиболее ходового ассортимента;
- закупка товаров;
- хранение;
- подсортировка;
- сбыт;
- доставка товаров.
Удовлетворяяпотребности розничных торговцев, предприятие оптовой торговли получает доход отторговой надбавки на продаваемые товары. Чтобы оценить эффективность данногобизнеса следует сравнить затраты розничных предприятий на формированиеассортимента, доставку товаров, закупку, цены, по которым покупатели могутзакупать замки и затраты оптового предприятия на организацию закупок требуемогоассортимента, хранение, доставку товаров мелкими партиями.
ООО«Мастер-СД» – малое предприятие, штат которого состоит изодиннадцати человек в офисе и трех человек на складе. В штат входят генеральныйдиректор, директор, секретарь, два менеджера в отделе снабжения и сбыта,главный и два бухгалтера в бухгалтерии, операционист в отделе выписки, кассир,водитель, заведующий складом и два грузчика.
Администрация
Генеральный директор
Директор
Секретарь
/>
Рис.1. Организационнаяструктура ООО «Мастер-СД»
Предприятиеарендует складскую площадь и офисное помещение в черте города Москвы. Складнаходится в соседнем здании с офисом. Поэтому менеджеры могут контролироватьналичие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию внепосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схемадокументооборота.
Управлениемпредприятия занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросыстратегического характера.
Директорподчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностьюкомпании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов.Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.
Центральнаяпроблема организации состоит в координации закупок и продажи. В видунебольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится водних руках т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию котороговходят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит втом, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает емубыстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используетсяразделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величинепокупателей и т.д.
Отдельновыделен бухгалтерский отдел. Этот отдел состоит из главного бухгалтера, двухбухгалтеров и кассира. В обязанности главного бухгалтера входит ведениебухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начислениеналогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др. Кассирпринимает выручку. Два бухгалтера оформляют документы по движению товара.
Вотделе закупок и сбыта работают 2 менеджера. Задачами данного отдела являются:
· формированиеассортимента товаров
· поиск поставщиков
· организациязакупок
· приемка товаров
· управлениеторговыми агентами
· прием заказов напоставку товаров
· организациядоставки
Каждыйиз менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так, менеджер по закупкамотвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров,слежением за товарными запасами. Менеджер по сбыту готовит необходимыематериалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемомзаказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельностьсклада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей,организационными вопросами, анализом деятельности. Торговый зал ООО«Мастер-СД» состоит из трех витрин, на которых представлены образцы замков ифурнитуры.
Нателефонные звонки отвечает секретарь. Она принимает сообщения и переадресуетзвонки.
Информационныесвязи отдела закупок и сбыта представлены на рис. 2.
/>
ОТДЕЛ ЗАКУПОК И СБЫТА
/>
Торговый зал
Склад
Рис. 2. Внешние и внутренниеинформационные связи отдела закупок и сбыта
Нарассматриваемом предприятии есть водитель для доставки товаров. В егообязанности входит доставка замков и инкассация средств за товар.
Отношениямежду отдельными местами и задачами характеризуются отношениями подчиненностисверху и снизу, или отношениями по горизонтали.
1.2. Экономическая сущность задачи учета продажи товаров
Хозяйственныйучет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистическогоучета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительнойчертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговыхпоказателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократнойгруппировки по различным признакам исходных первичных данных без применениясложных расчетов.
Бухгалтерскийучет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузкитоваров и предъявления покупателям расчетных документов.
Отпусктоваров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных;актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных;железнодорожных и авианакладных.
Общаястоимость реализованных товаров по продажным ценам представляет собойтоварооборот.[3]
При учете продажтоваров, важно определиться с вопросом, какой
момент считать продажей:
- факт отгрузкитоваров и предъявление покупателю расчетных документов;
- фактпоступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.
Этот фактор определяетмомент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаровот поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены ипокупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственностипереходят на этот товар к покупателю; во втором – до момента оплаты товарявляется собственностью поставщика.
Момент продажитоваров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления(«по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).
Метод определениявыручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателюповсеместно используется в международной практике. В нашей стране, особенно насубъектах малого предпринимательства, был распространен кассовый метод («пооплате»). С 1996г. введен в действие новый порядок определения выручки отреализации продукции, согласно которому для составления финансовойотчетности безальтернативно применяется метод начисления («по отгрузке»). Фактическив ООО „Мастер-СД“ при продаже замков применяется кассовый метод»по оплате", но иногда бывают исключения, и используется методначисления «по отгрузке».
Каждая отгрузка товаровсопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы, утвержденнойПостановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.96 № 914.Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляетсяпокупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.
Счета-фактуры введены вкачестве дополнительного инструмента контроля налоговых органов за полнотойсбора налога на добавленную стоимость. [9]
Выходными документами,содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые впроцессе учета продаж являются документы, приведенные в Таблице 1 (См. далее).Данные документы формируются на основе информации из первичных документов,таких как:
- счет;
- накладная;
- счет-фактура.
В качестве учетной ценытоваров на предприятиях оптовой торговли может использоваться покупная илипродажная цена. В ООО «Мастер-СД» учетной ценой являются покупныецены с НДС 20%.
Важным элементом учетареализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются сбаланса торговой организации.
Порядок списанияотпущенных товаров зависит от способа хранения товаров на складе (партионныйили сортовой) и принятого предприятием в учетной политике метода определенияучетных цен на реализуемые товары.
Если складской учеттоваров организован по партиям или в течение отчетного периода товарприобретался по одной и той же цене, то базой для определения покупнойстоимости реализованных товаров могут служить данные первичных документов. Приэтом достаточно количество реализованных товаров в натуральном выраженииумножить на цену их приобретения. Сложности возникают в условиях сортовогоучета товаров на складе, а также приобретения товаров у разных поставщиков поразным ценам. В этих случаях для определения покупной стоимости реализуемыхтоваров могут быть использованы методы оценки материальных запасов:
- по средней(средневзвешенной) цене;
- по ценам первыхзакупок (ФИФО);
- по ценампоследних закупок (ЛИФО);
- по себестоимостиединицы запасов.[3]
ООО«Мастер-СД» продажную цену определяет путем прибавления 20% ксебестоимости (цене, по которой привезли замок), а списание на складепроисходит по себестоимости.
Выбор этого методаоценки покупной стоимости реализуемых замков определен самим предприятием изакреплен в его учетной политике.
В соответствии сИнструкцией ГНС РФ от 11.10.95 г. № 39 при реализации товаров оптовыеорганизации определяют облагаемый оборот на основе стоимости реализуемыхпокупателям товаров исходя из применяемых цен без включения в них налога надобавленную стоимость.
В счетах, выписанныхпокупателям за реализуемые замки, накладных на отпуск замков, а такжесчетах-фактурах, составленных и зарегистрированных в установленном порядке,указывается продажная цена этих замков без НДС и отдельной строкой – сумманалога на добавленную стоимость, начисленная по соответствующей ставке (20%) отпродажной цены.[9]
1. Продажа товара происходит по следующей схеме:
Частник- Выписываетсянакладная в двух экземплярах. Пробивается чек. Ставится печать и подпись.Покупатель тоже расписывается. Далее направляется на склад и получает товар почеку или накладной с нашей подписью. Одна накладная остается на складе, а вконце рабочего дня возвращается в офис.
- Юридическоелицо. Безналичные расчеты. Заключается договор в двух экземплярах и подкалывается впапку. Выписывается счет в двух экземплярах (с занесением его номера в тетрадьрегистрации) и выдается покупателю для последующей предоплаты. После предоплатывыписывается накладная в трех экземплярах, счет-фактуру в двух экземплярах (сзанесением их номеров в тетрадь регистрации) и отдается покупателю подоверенности от фирмы. Ставится печать и подпись. Покупатель тоже расписываетсяи идет получать товар на склад по накладной с росписью выписывающего лица ипечатью. Один экземпляр документов подкалывается в папку с последующейпередачей ее в бухгалтерию. Одна накладная остается на складе, а в концерабочего дня возвращается в офис.
- Юридическоелицо. Расчеты наличными. То же самое, что и при безналичных расчетах, только еще выбиваетсячек.
2. Возврат товара иобмен его
- Покупатель вофисе выписывает накладную на бракованный товар (расход в брак). По этойнакладной покупатель меняет товар на складе. В случае, если такого товара нетпо остаткам в компьютере, предлагается другой товар или его стоимость на деньпродажи.