Реферат: Excel 7.0 (методичка)
Введение
Идеальнымсредством для решения большого класса задач автоматизации являются программныепродукты, называемые «электронные таблицы».
В данных методическихуказаниях описаны наиболее важные элементы программы Excel 7.0, основные технические приемы,необходимые при работе с электронными таблицами.
Технология работы спрограммой Excel7.0 излагается в сжатой, иногда в алгоритмической форме, что позволяет легко ибыстро найти ответ на решение конкретной проблемы.
Методическоепособие предназначено для выполнения студентами лабораторных работ дневной изаочной формы обучения специальности 0104.
Запуск Excel 7.0
Программа установки Excel 7.0 помещает команду вызова Excelнепосредственно в меню Программы.
Запуск Excelможно осуществить используя меню:
Пуск –Программы – Microsoft Excel.
Удобнее запускать Excel, щелкнув попиктограмме файла, с которым недавно работали:
Пуск→ Документы → щелчок мышкой по пиктограмме файла, сожданногопакетом MicrosoftExcel.
ПунктДокументы вызывает меню, в котором накапливается имена документов,открывавшихся и редактировавшихся пользоавтелем при работе с Windows 95 (до 15 последних файлов).
Выходиз Excel 7.0
Выход из Excel 7.0 используя основное менюосуществляется так:
Файл → ВыходИначе процесс выхода из Excel 7.0 можно выпонить:
1. Щелкнуть на кнопкезакрытия в верзнем правом углу окна Excel (или нажать комбинацию клавиш Alt+F4).
2. Щелкнуть на кнопке Нет, чтобыповторно не сохранять файл. При этом вернемся на рабочий стол или в окнодругого запущенного приложения.
3. Щелкнуть на кнопке Пуск ивыбрать пункт Завершение работы.
4. Если необходимо завершить работу, тощелкнуть на кнопке Да и затем при появлении соответствующего сообщениявыключить компьютер.
Экран Excel 7.0
Экран Excel содержит следующие основныекомпоненты (рис. 1):
- строказаголовка с кнопками управления окном программы и окном документа;
- строкаосновного меню;
- две панелиинструментов Стандартная и Форматирования;
- строка формул иполе имени;
- рабочая область;
- полоса прокрутки;
- полоса переборастраниц рабочей книги;
- строка состояния.
Все программы, работающиепод управлением системы Windows, имеют строку заголовка. В ней указывается имя программы, и здесь женаходятся некоторые кнопки управления, которые можно использовать для изменениявнешнего вида окна.
Кнопки управления окномпрограммы и окном документа (рис. 1):
- свернуть впиктограмму, кнопка минимизации;
- развернуть вовесь экран, кнопка максимизации;
- вернуть окно впредыдущее состояние, кнопка восстановления;
- закрыть окно,кнопка закрытия;
- кнопка системногоменю. Щелчок на этой кнопке откроет системное меню, позволяющее манипулироватьокном Excel.
Основное менюКаждый из пунктов менюобъединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность (рис. 2).Щелчок на любом пункте меню разворачивает список команд выбранного пункта.Работа с меню – один из возможных способов задавать команды Excel.
Контекстное менюВ дополнение к основномуменю, постоянно находящемуся на экране, Excel предлагает вторичную системуконтекстного меню. Контекстные меню предоставляют возможность быстрого доступак часто используемым для данного объекта в рассматриваемой ситуации командам.
При выполнениищелчка правой кнопкой мыши на пинтограмме, ячейке, выделенной группеячеек или на встроенном объекте, возле указателя мыши открывается меню сосновными функциями, применяемыми в данной ситуации – в контексте.
Команды,входящие в контекстное меню, всегда относятся к активному объекту.
Контекстноеменю можно вызват также с помощью комбинации клавиш Shift+F10.
Панели инструментов
Панели содержат наиболеечасто используемые команды меню. После установки программы на экранеприсутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматированния.Excelвключает много других панелей инструментов, которые можно вынести в рабочее окнопрограммы (приложение 1).
В панелиинструментов можно добавить новые пинтограммы, как входящие в программу, так исозданные самим пользователем.
При движениивдоль пинтограмм этих панелей указателем мыши, под каждой из них появляется имяинструмента в окне (орудие намеков).
Настройка панелейинструментов (пиктографических меню) предоставляет следующие возможности:
- отображение наэкране пиктографических меню;
- добавлениеотдельных пиктограмм;
- созданиепользовательского пиктографического меню;
- создание собственныхпиктограмм пользователя и привязка к ним определенных действий.
Все операции поформатированию пиктографических меню выполняются в окне:
Вид → Панели инструментовНа экране будутотображены те пиктографические меню, около названия которых в окне спискапанелей инструментов стоит галочка.
Панели инструментовобъединяют функционально близкие пиктограммы: Стандартная – стандартныевозможности системы (создание, загрузка, сохранение, печать рабочих папок идр.);
Форматирование – оформление ячеек таблицы;
Запрос и сводная – средства работы с базами данныхтаблицы;
Диаграмма – инструменты построения диаграмм;
Рисование – элементы схем и иллюстраций;
Мастер подсказок – подсказка, помогающаяоптимизировать рабочие шаги пользователя;
Элементы управления – создание стандартных управляющихэлементов (меню, кнопок, полос прокрутки …);
Запись макроса – закончить записьпоследовательности команд, которые автоматически преобразуют Excel в макрокоманду;
Зависимости – анализ связи междуячейками;
Коллективная работа – совместная работа сдокументами;
Visual Basic – инструменты создания и отладкипользовательских программ на встроенном языке Excel — Visual Basic;
Microsoft – вызов приложений Microsoft для работы в рамках механизма OLE.
Панель формул (строка формул)
Панель формул используетсядля ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах, атакже для отображения адреса текущей ячейки.
Поле имени указывает имяили адрес активной ячейки в текущей рабочей книге. Щелчок на стрелке раскроетсписок, в котором перечислены все поименованные ячейки и диапазоны активнойрабочей книги.
Создание собственного пиктографического меню
Для создания собственногопиктографического меню необходимо:
1. Ввести имя панели в поле «Имя панелиинструментов».
2. Нажать кнопку MENU или ОК.
Добавление пиктограмм в одно из пиктографическихменюТехнология добавленияпиктограмм в одно из пиктографических меню состоит в следующем:
1. Выбрать в меню Вид ® Панели инструментов ® Настройка.
2. Выбрать категорию в списке категорий.
3. Пиктограмму из набора Кнопки перетащитьмышкой в одно из расположенных на экране пиктографических меню. Эта пиктограммабудет закреплена за той панелью, в которую ее вставили.
Возврат панели в исходное состояние.
Чтобы возвратить панели в исходное состояние необходимо:
1. Выбрать Вид® Панели инструментов.
2. Выбрать названиепанели.
3. Сброс.
Создание собственной пиктограммы
Собственная пиктограммапользователя создается так:
1. Перейти в окно Настройкапанелей инструментов и перетащить какую-нибудь пиктограмму из категории Пустыекнопки на требуемую панель инструментов.
2. Щелкнуть по пустой пиктограмме,появится диалоговое окно, позволяющее связать с этой пиктограммой макрос.
Рабочие таблицы.
Рабочие таблицы Excelпредназначены для анализа данных, представленных в строках и столбцах. Онихранятся в файлах, которые называются рабочими книгами.
Таблицы в Excel состоят из строк, столбцов илистов. Такая структура представляет собой мощное средство для выполненияфинансового анализа. Каждая создаваемая рабочая книга состоит из 16 рабочихлистов.
Перемещение междулистами:
- переход копределенному листу – щелчок по его ярлыку
< — переход к первому ярлыку
- переход кпоследнему ярлыку
- переход кпредыдущему / последнему ярлыку
Для перемещения рабочеголиста в другую позицию в этой же рабочей книге надо перетащить мышкой егоярлык.
Скопировать лист можноудерживая клавишу CTRL нажатой приперемещении мыши.
Excelрасполагает до 255 листов, каждый из которых разделен на 256 столбцов и 16384строк. Столбцы обозначают буквами: A, B, C, …AA,..AZ…,BA…(или цифрами 1,2,3… 256). Строкиобозначают всегда цифрами. В каждом столбце может помещатся от 0 до 255символов.
Excel даетвозможность выполнять расчеты с использованием содержимого из строк, столбцов иразных листов, а также копировать и перемещать данные между листами, строками истолбцами.
Вся информациязаносится в клетки, адреса которых получаются из буквы столбца и номера строки(А9, С16, D29). Текущаяклетка обведена утолщенной рамкой – курсором.
Перемещение курсора полисту при помощи клавиш:
¬, , ®, ¯, — перемещение на одну клетку
Pg Up, Pg Dn – экран вверх, экран вниз
Home –на первую клетку строки
End – на последнюю клетку строки
Ctrl + Home –на первую клетку таблицы
Ctrl + End –на последнюю заполненную клетку
Перемещение по рабочему листу спомощью меню:
Правка ® Перейти ® адрес клетки ® переход в нужную клеткуПолосы прокруткипредназначены для перемещения по рабочему листу. Текущая клетка при этом неизменяется. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа,выведенного в данный момент в окне.
Для быстрой прокрутки кдругой части рабочего листа нужно протянуть бегунок.
Строка состояния
Эта строка находиться внижней части экрана (рис.1 ). На ней находится следующая информация:
- текущая операция(например Enter);
- калькулятор(например Sum=0);
- выделение/добавление (EXT);
- режим Caps Lock (Caps);
- режим Num Lock (Num);
- (фиксированный десятичный формат Fix).
Калькулятор содержит результатавтоматического выполнения некоторой операции приминительно к выделеннымячейкам.Режим выделениявключается клавишей F8 и отображаетсякодом EXT (ВДЛ). Этот режим имитирует нажатиеклавиши Shift+ F8 и обозначается как ADD (ДОБ). Он позволяет добавить новыедиапазоны ячеек к уже имеющемуся выделению. Отменить эти режимы можно клавишей ESC.
Режимы Caps Lock и Num Lockявляются активными, если горят соответствующие индикаторы на малой цифровойклавиатуре. Отмена этих режимов – повторное нажатие соответствующей клавиши.
Режимфиксированного десятичного формата включается последовательным выбором командменю:
Сервис ® Параметры ® фиксированныйдесятичный формат при вводе.
В этом режиме программасама автоматически отделяет запятой установленное количество последних цифркаждого числа.
Кнопка выделения всехячеек рабочей таблицы выделяет все ячейки активной рабочей таблицы в текущемокне.
Кнопки прокруткиярлычков листов позволяют прокручивать ярлычки листов во время просмотра.
Рабочая книга может иметьпроизвольное число листов, у каждого листа есть имя, которое показано наярлычке листа.
Горизонтальная полосапрокрутки позволяет прокручивать лист по горизонтали.
Вертикальная полосапрокрутки позволяет прокручивать лист по вертикали.
Выделение элементов таблицы
Выделение клеток с помощьюмыши:
- отметить однуклетку – щелкнуть по ней мышкой;
- отметить столбец– щелкнуть на букве столбца;
- отметить строку –щелкнуть по цифре строки;
- отметитьнепрерывный прямоугольник:
1. щелкнуть на левой верхней клетке,
2. показать указателем мыши на нижнююправую,
3. Shift +щелчок;
- отметитьпрерывистый блок:
1. щелчок на первой клетке,
2. Ctrl +щелчок на каждой нужной клетке
Этот же способиспользуется для добавления клетки к выбранному блоку.
- отметить всестроки и столбцы – щелкнуть на «чистой» кнопке в левом верхнем углу таблицы.
Выделение клеток можно осуществлятьс помощью клавиатуры:
- выделениепрямоугольной области:
F8 – левый верхний угол;
F9 –правый нижний угол;
- выделениенескольких прямоугольный областей:
Shift + F8 – переход к выделению несмежныхобластей, который выполняется с помощью той же клавиши F8 описанным выше способом;
- выделениеколонки:
курсор находится ввыделенной колонке Ctrl +пробел;
- выделение строки:
курсор находится ввыделяемой строке Shift +пробел;
- выделение всей таблицы:
Ctrl + Shift +пробел.
Типыданных.
Каждая ячейка в Excel может содержать данные одного из трехтипов:
- текст,
- число, формула(начиная со знака равно).
Ячейка текстового типаданных может содержать слова, предложения, произвольный набор символов.
Ячейка числового типаможет содержать числа в диапазоне – 1.67*10 …1, 67*10, при этом количествозначимых цифр – на более 15.
Excel предоставляет возможность вводитьчисла в различном формате. Можно вводить десятичные числа, денежные единицы,проценты и представлять числа в экспоненциальном виде.
Чтобы задать или изменитьформат ячейки или выделенных групп ячеек необходимо:
Выбрать в меню Формат ®Ячейки ®Число или нажать Ctrl +1
В появившемся окнеформатирования будут выделены названия всех используемых в Excel числовых форматов.
Ячейка типа формуласодержит указание Excel, какиевычисления должны быть выполнены. При этом, отображаемое в ячейке значениебудет являться результатом вычислений.
Формулы автоматическипересчитывают свои значения, как только один из их аргументов изменен.
Ввод данныхДанные вводятсянепосредственно в клетку. Для ввода данных в клетку необходимо:
1. Указатель мыши поместить в клетку, вкоторую необходимо ввести данные. В строке формул появятся координаты выбраннойклетки.
2. Ввести данные с клавиатуры.
3. Нажать клавишу Enter или щелкнуть по любой другой клетке.
Редактирование данныхЧтобы отредактироватьсодержимое клетки нужно:
1. Сделать редактируемую клетку активной.
2. Нажать клавишу F2, либо двойной щелчок наредактируемой клетке, либо щелкнуть на панели формул и редактироватьнепосредственно в панели формул.
3. Enter – окончание редактирования.
При редактировании можноиспользовать клавиши Delete и Backspace для удаления символов и клавишу Insert для управления режима вставки \замены.
Для удаления содержимогоклетки или нескольких выделенных клеток необходимо:
- выделитьудаляемую область;
- выбрать в менюПравка ® Удалить
Перемещение данных вдругую позицию выполняется следующим образом:
- выделить перемещаемую область;
- установить указатель мыши на границу выделенной области так, чтобы онизменил свой вид и перетянуть блок в новую позицию.
С помощью меню этот жепроцесс заключается в следующем6
- выбрать в меню – Правка ®Вырезать;
- перейти в новую позицию;
- выбрать Правка ®Вставить.
Вставка новых строк втаблицу требует следующих действий:
- установить курсор в ячейку столбца, перед которым нужно вставить столбец
- выбрать в меню Вставка ® Столбец
Замена данных в клеткепредусматривает установку курсора в клетку, содержимое которой надо изменить иввести новые данные.
При редактировании данныхформулы автоматически пересчитываются.
Работа с листами,строками, колонками, используя меню Excel заключается в следующем:
1. спрятать рабочий лист:
- выбрать в меню Формат ®Лист ® Скрыть;
2. восстановить спрятанный рабочий лист:
- выбрать в мен. Формат ® Лист ® Показать;
3. спрятать колонку или строку:
- выделить строку или столбец;
- выбрать в меню Формат ®Строка / Столбец ®Скрыть
4. Восстановить спрятанную строку или столбец:
- выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседнихстроки;
- выбрать в меню Формат ®Строка / Столбец ®Показать
Используя контекстное менюможно выполнить:
1. спрятать колонку или строку
- выделить строку или столбец
- щелкнуть правой клавишей по выделенной область
- в появившемся контекстном меню выбрать Скрыть.
2. восстановить спрятанную строку или столбец:
- выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседнихстроки;
- подвести курсор справа к спрятанным столбцам или снизу в спрятаннымстрокам (указатель мыши превратится в знак равенства с растяжкой);
- сделать двойной щелчок мышей или вызвать контекстное меню;
- выбрать Показать.
Вычисления. Формулы и функции
Формулой называетсявведенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства«=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек,функции, операторы.
Результат вычисленийотображается в ячейке, а сама формула – в строке формул.
Функции используются длявыполнения стандартных вычислений. Excel имеет более400 встроенных функций, объединенных в 9 групп: финансовые, дата и время,математические, статистические, ссылки и массивы, работ м базой данных,текстовые, логические, проверка свойств и значений.
Кроме встроенных функцийможно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаютсяпри помощи средств Excel.
Правила работы с формулами и функциями
Можно выделить следующиеправила работы с формулами и функциями:
1. Формулы начинаются со знака «=»
2. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям.
3. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция неиспользует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела междуними.
4. Аргументы перечисляются через запятую.
5. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адресячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которойзадан в формуле.
6. В формулах недопустимы пробелы.
7. Функция не может иметь более 30 аргументов.
8. В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % ( взятие процента) (приложение2).
9. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно вформулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойныекавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их всоответствующие числа.
10. Длинаформулы не должна превышать 1024 элементов.
Перемещение и копирование содержимого клетки.
Копирование содержимогоклетки (или блока клеток) включает следующие шаги:
- выбрать копируемую клетку или блок клеток;
- выбрать меню Правка ®Копировать или вызвать контекстное меню и выбрать Копировать, илинажать Ctrl+C;
- перейти в новое место;
- выбрать меню Правка ®Вставка или вызвать контекстное меню и выбрать Вставка, или нажать Ctrl +V.
При копировании формулаперенастраивается на новые адреса. Чтобы при копировании формулы адреснекоторой ячейки был абсолютным ( не перенастраивался на новые адреса) надопосле указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес в виде, например $$$4.
При перемещении формулы вновое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.
Вычисление части формулы
При поиске ошибок всоответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то частиформулы. Для этого необходимо:
- установить курсор в клетку, содержащую формулу;
- в строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;
- нажать клавишу F9 – вычисление формулы(при нажатии Enter – результат вычислений вставится в формулу,а при нажатии Esc – осуществится возврат формулы в исходное состояние).
Специальное копирование
Прикопировании не всего содержимого клетки, а только какой-то составляющей(формата, значения) применяется специальное копирование, которое можновыполнить:
1. с помощью меню:
- выбрать копируемую клетку или блок клеток;
- выбрать в меню Правка ®Копировать;
- перейти в новое место;
- выбрать в меню Правка ®Специальнаявставка.
2. с помощью контекстного меню:
- выбрать копируемую клетку или блок клеток;
- вызвать контекстное меню;
- выбрать Копировать;
- перейти в новое место;
- выбрать Специальная вставка.
В появившемся диалоговомокне в зависимости от флага в столбце Вставить копируется: все, формулы,значения, форматы, примечания, без рамки.
Можно произвестикопирование с тем, что находится в клетке, куда копируем. В зависимости отфлага в колонке Операция можно:
- просто копировать;
- сложить содержимое клетки с копируемым значением;
- вычесть из значения в клетке копируемое значение;
- умножить значение в клетке на копируемое значение;
- разделить значение в клетке на копируемое значение.
Если установленысоответствующие флаги, то при копировании можно:
- пропустить пустые ячейки (не копировать штриховку, бордюр, формат, шрифтячейки, если в них отсутствуют значения);
- транспортировать;
- вставить ссылку (при установлении связи с копируемой ячейкой, любоеизменение исходной ячейки приводит к изменению результирующей ячейки).
Автоматическое заполнение данных
Для автоматическогозаполнения ряда чисел, дат, перечисляемых названий необходимо:
- ввести в клетку первое значение;
- сделать эту клетку активной;
- установить указатель мыши в правый нижний угол клетки (курсор при этомпримет вид +);
- перетащить в сторону или вниз ( шаг равен 1).
Если необходимо задатьшаг, отличный от 1, то следует выполнить:
- задать два значения в двух соседних клетках;
- эти клетки выделить;
- установить курсор в правый нижний угол выделенных клеток так, чтобы онпринял вид +;
- перетащить курсор в сторону или вниз.
Если при автозаполненииклетка не распознана как перечисляемая, то происходит копирование.
Создание своей последовательности для заполнения
Для создания своейпоследовательности пользователь должен в меню выбрать:
Сервис ® Параметры ® Списки ®Элементы списка
В опции Спискивыбрать опцию Новый список. В опции Элементы списка внестисвободную последовательность, затем щелкнуть по клавише Добавить(введенная последовательность при этом запоминается).
Если нужнаяпоследовательность уже существует в рабочем листе, то ее достаточно выделить ипередать в это окно, щелкнув на кнопке Импорт.
Мастер функций
При вводе формулыобращение к встроенной функции можно выполнить вручную или вызвать Мастерфункций. Эту же операцию можно выполнить через меню Excel:выбрать в меню Вставка ®Функция. Либо на панели инструментов или на панели формул выбираем инструмент fx. В левом окне выбрать категориюфункции, в правом – саму функцию. Выбрав кнопку шаг > выполнитьпошаговую подстановку аргументов. Значение аргумента можно записать вручную, аможно выделить на листе диапазон клеток. Результат вычислений получим, щелкнувна кнопке Закончить.
Создание текстовых документов
Excel предоставляетширокие возможности для формирования сложных текстовых документов. Для этогопредназначены средства выбора шрифтов, выравнивания, выбора рамок, штриховок.
Все изменения оформлениятаблицы действуют на текущую ячейку, либо, если выделена группа клеток — навыделенную группу.
Для изменения шрифтовможно воспользоваться пиктограммами на панели форматирования: выбор шрифта иего размера, шрифты полужирный, наклонный, и подчеркнутый.
А. Выбор шрифтов припомощи меню:
- выделить клетку или диапазон клеток, в которых надо изменить шрифты;
- выбрать в меню Формат ® Ячейки ® Шрифт;
- выбрать нужный шрифт и щелкнуть по кнопке ОК.
Б. Выравниваниесодержимого ячеек осуществляется с помощью Панели форматирования, которая имеетчетыре пиктограммы:
- прижать текст в клетке к левому краю;
- расположить текст по центру клетки;
- прижать текст в клетке к правому краю;
- расположить текст по центру нескольких выбранных ячеек.
Выравнивание содержимогоячеек при помощи меню:
- выделить в меню Формат ®Ячейки ® Выравнивание;
- выбрать нужную позицию;
- щелкнуть по кнопке ОК.
Г. Обрамление таблиц врамки.
При печати таблиц набумаге линии сетки таблиц отсутствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблицв рамки.
В Excel функциюустановки рамок для выделенных ячеек выполняет пиктограмма панелиформатирования Рамки.
Если щелкнуть мышкой пострелке, то в раскрывшемся списке будут предоставлены шаблоны рамок длявыбранных ячеек. Самый первый шаблон убирает рамки.
Для обрамления таблиц припомощи меню необходимо:
- выделить группу ячеек, для которых необходимо установить рамки;
- выбрать в меню Формат ®Ячейки ® Рамка;
- выбрать тип рамки, тип линии, цвет линии обрамления;
- щелкнуть по кнопке ОК.
Чтобы убрать сетку сэкрана необходимо:
Выбрать вменю Сервис ®Параметры ® Вид ®Снять флаг в поле Сетка.
Д.Фон ячеек.
В понятие фона ячееквходит шаблон штриховки, цвет переднего плана, цвет фона.
Использование пиктограммыпозволяет залить выбранные ячейки цветом.
Чтобы залить выбранныеячейки цветом при помощи меню надо:
- выделить диапазон клеток, фон которых необходимо изменить;
- выбрать в меню Формат ®Ячейки ® Вид;
- выбрать цвет фона, образец штриховки и цвет штриховки;
- щелкнуть по кнопке ОК.
Е. Стиль представленияданных.
Стиль – это совокупностьформата числа, типа и размера шрифта, типа выравнивания, вида рамки, наличияштриховки и защиты ячейки. По умолчанию все ячейки имеют стиль обычный.
Печать в Excel.
А.Предварительный просмотр.
Припредварительном просмотре на экран выводится изображение документа в том виде,в каком оно получитчя при печати.
Дляпредварительного просмотра необходимо войти в меню и выбрать Файл ® Предварительный просмотр. Войти в режимпредварительного просмотра можно лишь в том случае, если врабочий лист введен хотя бы один символ.
Приработе в режиме предварительного просмотра можно выполнять следующие действия:
- просмотр следующей страницы ( предыдущейстраницы);
- вывод укрупненного изображения на экран;
- печать;
- настройка параметров страницы;
- показ полей на листе бумаги, ручнаякорректировка полецй;
- возврат в рабочую книгу;
- справка.
Б.Установка параметров страницы.
Дляустановки параметров страницы надо войти в меню и выбратьФайл ® Параметры страницы или Файл ® Предварительный просмотр ® Страница.
При этом на экранепараметров появится четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.
Вкладка Страницаориентирует страницу по вертикали, по горизонтали, производит масштабирование,увеличение/уменьшение распечатки в % по отношению к оригиналу.
Вкладка Полепозволяет сделать отступы от края листа до текста, расстояние от края бумаги,расстояние от края листа до колонтитулов, центрирование, горизонтальное/вертикальноерасположение. Поля отступа можно быстро изменить в режиме предварительногопросмотра: Файл®Предварительный просмотр ® Поля.
Изменить поля отступаможно передвинуть мышью соответствующую ограничительную линию.
Колонтитулы –информация, выводимая над/под текстом каждой печатаемой странице.
Чтобы напечатать своиколонтитулы необходимо выбрать Создать верхний колонтитул/ Создать нижнийколонтитул.
Колонтитулы состоят изтрех секций: левой, правой и центральной. Например, верхний колонтитул можетсодержать название работы – в центре, номер страницы – в правой части, текущуюдату – в левой части.
Вкладка Лист даетвозможность печатать только выделенную область данных, печатать на каждом листевыделенные строки в виде заголовка, выводить на печать линии сетки, вывести напечать текст примечаний к ячейкам.
Чтобы вывести документ напечать используется командное меню:
Файл ® Печать
Появится окно печати, вкотором необходимо выбрать принтер для печати, установить признак печати в файлили на принтер, указать количество копий, указать ориентацию страницы.
Если необходимо вывести напечать не весь документ, а только выбранные страницы, то надо указать диапазонстраниц для печати.
В. Операции наддокументами.
Чтобы записать табличныйдокумент на диск следует выполнить набор команд на меню:
Файл ® Сохранить как… .
Для перезаписи на диск ужесуществующего файла надо выполнить:
Файл ® Сохранить
Чтобы вызвать существующийтабличный документ на экран необходимо выполнить набор команд меню:
Файл ® Открыть
Если с файлами недавноработали, то вызов его осуществляется путем выбора имени этого файла в нижнейчасти меню Файл.
Создание нового табличногодокумента осуществляется путем набора команд меню:
Файл ® Создать
Переключение междунесколькими одновременно загруженнымидокументами осуществляетсякомандой Окно.
Для отображения на экраневсех открытых документов используют команды меню:
Окно ® Расположить,
Затем выбирают один извариантов расположения окон на экране (Рядом, Сверху вниз, Слева направо, Каскадом).
Построение диаграмм
Excelпредлагает пользователю 9 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных.
Для построения диаграммнеобходимо:
1.Выделить данные, которыенадо включить в диаграмму. Эти данные не обязательно должны быть расположенырядом. Удерживая клавишу Ctrl, можно отменитьнесмежные интервалы.
Чтобы сделать надписьвдоль оси X и составить легенду, надо выделитьзаголовок столбцов и строк.
2 Щелкнуть на инструменте « Мастер диаграмм» на Стандартной панелиинструментов. Указатель мыши изменится на маленький крест со столбчатойдиаграммой внизу справа.
3 Крестообразным указателем мыши указать местоположение и размерсоздаваемой диаграммы. Если необходимо поместить диаграмму в таблицу отличнуюот той, из которой были взяты данные, то надо поместить указатель мыши на имянужной таблицы в нижней части окна документа, щелкнуть по ней и пройтись поклеткам этой таблицы. Чтобы создать диаграмму на новом листе необходимовыполнить последовательность команд:
Вставка ®Диаграмма ® На новом листе
4 Отпустив левую клавишу мыши, появится первое окно Мастера диаграмм. Вдиалоговое окно необходимо ввести интервал (интервалы) данных. Если данные былипредварительно выделены, то адреса их появятся в диалоговом окне автоматически.Щелкнуть на кнопке Далее.
5 Чтобы выбрать тип диаграмм, надо щелкнуть на ее образе или нажатьклавишу с подчеркнутой буквой в ее имени. Щелкнуть на кнопке Далее.
Кнопка Назадпозволяет вернуться на шаг назад и изменить диапазон выбранных данных.
6 Каждый тип диаграммы имеет несколько различных форматов по умолчанию.Чтобы выбрать новый формат на до щелкнуть на его образец в диалоговом окне.Щелкнуть на кнопку Далее.
7 На экран выводится пример диаграммы на основе реальных данных. Вдиалоговом окне можно изменить перечисленные ранее параметры, при этомдиаграмма, показанная в окне образец тоже изменится.
В диалоговом окне можноизменить следующие параметры:
- указание строки (строк) для разметки оси х. Метками строк и столбцовназываются заголовки строк и столбцов. Чтобы на графике появились метки осей,надо при задании области построения графика включить в нее заголовки строк истолбцов;
- указание колонки (колонок) для формирования текста легенды (о –отсутствии легенды).
Легенда – прямоугольнаяобласть, в которой указывается, каким цветом или типом линий отображаются награфике или диаграмме данные из той или иной серии данных.
8 В диаграмму можно добавить различные текстовые элементы: легенду,заголовок, надписи к осям. Вносимые изменения отражаются на диаграмме в окнеобразец.
Щелкнуть на кнопке Готовоили нажать Enter.
Созданная диаграммапоявится на месте рабочей таблицы в той области, которая была отмеченапервоначально.
При помощи маркеровотметки (маленьких квадратиков на границе объекта) можно передвигать илиизменять размер диаграммы.
Сделать диаграммунеактивной – щелкнуть на любой клетке вне диаграммы.
Чтобы выбрать диаграммуснова (для редактирования, масштабирования или перемещения), необходимощелкнуть на этой диаграмме.
Приложение 1. Панели инструментов Excel.
Панели инструментов
Назначение
Зависимости Поиск ошибок; отслеживание связей между ячейками и добавление примечаний к файлам. Диаграмма Создание и форматирование диаграмм. Рисование дуг Создание линий, прямоугольников, эллипсов, стрелок, а также области, внутри которой может находиться текст. Форматирование Форматирование ячеек, содержимого ячеек и других объектов. Формы Разработка листов, оснащенных различными элементами управления. Во весь экран Увеличение размеров окна документа на весь экран, до строки меню. Microsoft Запуск (или переключение) других приложений Microsoft, например Microsoft Word Запрос и сведение Анализ данных Excel с помощью сводных таблиц Стандартная Обеспечение доступа к основным командам, таким как создать новую рабочую книну, открыть уже существующую, сохранить рабочею книгу и вывести ее на печать. Остановка записи Прекращение процесса записи макрокоманды. Мастер подсказок Вывод рекомкндаций, как лучше выполнить текущую операцию. Visual Basic Вставка нового модуля на языке Visual Basic, создание меню, а также запись и отладка макрокоманд. Рабочая группа Работа с Excel в сети.
Приложение 2.Операции в формулах.
Арифметические операции
Обозначения Операции + Сложение - Вычитание - Инверсия если это знак перед единственным операндом * Умножение / Деление % Преобразование в проценты ^ Возведение в степень
Операции сравнения
Обозначения Операции = Равно < Меньше чем > Больше чем <= Меньше или равно => Больше или равно <> Не равно
Операции адресации
Обозначения Операции : Объединяет два адреса, т.е создает объединение несколькиъ областей возможно несмежных : Задает интервал смежных клеток, указывая координаты левого верхнего и правого нижнего углов Пробел Задает пересечение двух областей. В пересечение двух областей входят все те ячейки, которые лежат как к первой так и во второй области: (А1: С3 С3: Е5)
Текстовый оператор
Обозначения Операции & Соединяет текстовые цепочкиПриложение 3 Назначениефункциональных клавиш.
Комбинация клавиш
Назначение
<F1> Открывает окно справки <Shift+F1> Представляет контекстно-зависимую справку <Alt+F1> Создает новую диаграмму < Alt+Shift+F1> Вставляет новый лист < Alt+Ctrl+F1> Создает новый лст для макрокоманды MS Excel 4.0 <F2> Редактирует активную ячейку < Shift+F2> Позволяет вводить, редактировать и удалять примечание к активной ячейке < Ctrl+F2> Выводит окно, в котором представлена информация об активной ячейке < Alt+F2>Открывает диалоговое окно Сохранение документа
< Alt+Shift+F2> Сохраняет активный документ < Alt+Ctrl+F2>Открывает диалоговое окно Открытие документа
< Alt+Ctrl+Shift+F2>Открывает диалоговое окно Печать
<F3>Открывает диалоговое окно Вставка имени
< Shift+F3>Открывает диалоговое окно Мастер функций
< Ctrl+F3>Открывает диалоговое окно Присвоить имя
< Ctrl+Shift+F3>Открывает диалоговое окно Создать имена
<F4> Повторяет последнее действие или изменяет ссылки на ячейки (абсолютная/относительная) < Ctrl+F4> Закрывает окно активного документа < Alt+F4> Закрывает окно приложения <F5>Открывает диалоговое окно Переход
< Shift+F5>Открывает диалоговое окно Найти
< Ctrl+F5> Восстанавливает предыдущие размеры окна документа <F6> Переходит на следующее подокно в раздельном окне < Shift +F6> Переходит на предыдущее подокно в раздельном окне < Ctrl+F6> Активизирует следующее открытое окно рабочей книги < Ctrl+Shift +F6> Активизирует предыдущее окно рабочей книги <F7> Запускает программу проверки орфографии < Ctrl+F7> Преремещает текущее окно <F8> Расширяет выделение в таблище < Shift +F8> Выделяет еще один участок таблицы < Ctrl+F8> Разрешает изменение размеров текущего окна с помощью клавиш управления курсором <F9> Пересчитывает всю рабочую книгу < Shift +F9> Пересчитывает только лист текущей рабочей таблицы < Ctrl+F9> Минимизирует текущее окно <F10> Активизирует строку меню < Shift +F10> Активизирует контекстное меню < Ctrl+F10> Максимизирует текущее окно <F11> Создает диаграмму на новом листе < Shift +F11> Вставляет новый лист < Ctrl+F11> Вставляет лист макрокоманды MS Excel 4.0 <F12>Открывает диалоговое окно Сохранение документа
< Shift +F12> Сохраняет активный документ < Ctrl+F12>Открывает диалоговое окно Открытие докумена
< Ctrl+ Shift +F12>Открывает диалоговое окно Печать
Приложение 4 Сообщения об ошибках
Сообщенияоб ошибках возникают в ячейке, если Excel не можетвычислить формулу или не может выполнить макрокоманду. Если формула содержитссылку на пале с ошибкой, то и в текущей ячейке тоже будет отражено сообщениеоб ошибке. Сообщения об ошибках всегда начинаются с символа #.
#####
Колонка слишком узка для того, чтобы отобразитьвычисленное выражение
#DIV\0!
#ДЕЛ\0!
Вформуле сделана попытка деления на ноль 0
#N\A!
#H\Д!
Значениене доступно. Это значение можно ввести в ячейку для запрета вычислений сиспользованием этой ячейки, пока данные для нее не готовы
#Name?
#ИМЯ?
Былоиспользовано имя, которое Excel не распознала, т.е. имябыло не указано, удалено, неверно записано или текст был введен в формулу безкавычек и рассматривается как имя.
#NULL!
#Имя!
Былозадано пересечение двух областей, которые в таблице не пересекаются. Былприменен неверный оператор задания области или неправильно указан адрес.
#NUM!
#ЧИСЛО!
Проблемас числом. В функции был применен неверный аргумент, например SQRT– 1, или результат формулы является слишком большим или слишкоммаленьким для Excel
#REF!
#ССЫЛКА!
Задананекорректная ссылка на поле.
#VALUE!
#ЗНАЧ!
Былиспользован неверный тип аргумента или оператора, например, текст стоит там,где должно быть число.
Вопросы для самоконтроля
1. Способы и технология запуска программы Excel 7.0
2. Способы и технология выхода из Excel 7.0
3. Назвать основные компоненты экрана Excel.
4. Назначение и структура:
- строки заголовка;
- строки основного меню;
- панели инструментов Стандартная;
- панели инструментов Форматирования;
- строки формул и поля имени;
- полосы прокрутки;
- полосы перебора страниц рабочей книги;
- строки состояния;
5. Какие кнопки управления окном используются при работе с ним.
6. Состав основного меню Excel, структура иназначение каждой команды.
7. Контекстное меню: назначение, способы вызова и команды входящие вконтекстное меню.
8. Назначение, состав и структура панели инструментов Стандартная.
9. Панель инструментов Форматирования – ее назначение, структура и составинструментов.
10. Какиевозможности представляет настройка панели инструментов.
11. Каксоздать собственное пиктографическое меню и добавить в него пиктограмму
12. Назначениерабочих таблиц и где они хранятся.
13. Чтомы называем рабочей книгой
14. Структурарабочей таблицы в Excel и перемещение по ней.
15. Способывыделения клеток и их технология выполнения.
16. Типыданных, в клетки в Excel.
17. Чтосодержит каждый тип данных.
18. Какзадать или изменить формат ячейки.
19. Процессввода данных в ячейку.
20. Какотредактировать содержимое ячейки.
21. Процессудаления содержимого ячейки.
22. Способыперемещения данных в другую позицию.
23. Каквставить строку в таблицу.
24. Заменаданных в клетке.
25. Какспрятать рабочий лист и его восстановить с помощью меню Excelи контекстного меню.
26. Какспрятать колонку или строку, а также их восстановить с помощью меню Excel и контекстного меню.
27. Чтомы понимаем под формулой и какие символы она может содержать.
28. Длячего предназначены функции. Сколько их на какие группы разбиты.
29. Перечислитьправила работы с формулами и функциями.
30. Процессперемещения и копирования клетки.
31. Чтозначит специальное копирование и его выполнение с помощью меню Excel и контекстного меню.
32. Какосуществить автоматическое заполнение клетки.
33. НазначениеМастера функции.
34. Процессобращения к встроенной функции посредством Мастера функций и через меню Excel.
35. Какизменить шрифт в текстовом документе с помощью меню.
36. Способывыравнивания содержимого ячеек.
37. Каквыполнить обрамление ячеек.
38. Удалениеи восстановление сетки с экрана.
39. Чтопонимаем под фоном ячеек?
40. Какзалить ячейки цветом.
41. Какпонимать «стиль представления данных».
42. Чтопонимаем под предварительным просмотром текста и как его выполнить.
43. Какустановить параметры страницы.
44. Какзаписать табличный документ на диск.
45. Процессперезаписи существующего файла на диск.
46. Каквызвать документ на экран.
47. Созданиенового табличного документа.
48. Выводдокумента на печать.
49. Чтотакое диаграмма и какие типы диаграмм существуют.
50. Технологияпостроения диаграмм.
51. Выводдиаграммы на печать (на новом листе).