Реферат: Кадры с использованием программы Microsoft Access 97
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
Казахский национальныйтехнический университет имени Каныша Сатпаева
Институт информатики иинформационных технологий
Кафедра вычислительной техники
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к курсовой работе
на тему: “КАДРЫ с использованием программы Microsoft Access 97”
Руководитель В.И.Голосов
" "______________2001г.
Нормоконтролер
В.И.Голосов
" "______________2001г.
Выполнил студент группы ИИТ-00-18
Специальность 3704
А.С. Дианов
" "______________2001г.
АЛМАТЫ 2001
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
Казахский национальный техническийуниверситет
имени Каныша Сатпаева
Кафедра Вычислительной техники
ФакультетИнформатики и вычислительной техники
Специальность3704 (Программное и аппаратное обеспечение вычислительной техники)
ЗАДАНИЕ
на выполнение курсового проекта (работы)
Студенту ДиановуА.С.
Тема проекта “КА Д Р Ы с использованием программы Microsoft Access 97”
Срок сдачи законченного проекта 25 июня 2001г ____________________________
Исходныеданные к проекту: 1. Таблица “tblADRESA”.
2. Таблица “tblFIO”.
3. Таблица “tblKODDOKS”.
4. Таблица “tblTIP”.
Цель курсовой работы создать прототип базы данных,содержащий информацию:
- фамилию, имя,отчество, национальность, место рождения, дата рождения,
- дату поступления наработу, телефон, адрес, район, номер документа,
- дата выдачи документа,код места выдачи,
- тип документапредъявленного при принятии на работу.
Содержание расчетно-пояснительной записки(перечень подлежащих разработке вопросов):
· ВВЕДЕНИЕ
· ЗНАКОМСТВО С ACCESS
· РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ
· ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ
· ФОРМЫ
· ОТЧЕТЫ
· ЗАКЛЮЧЕНИЕ
· ПРИЛОЖЕНИЯ
Рекомендуемая основная литература:
1. Алексей Гончаров. Microsoft Access 97 в примерах.Издательство ” “Питер Паблишинг”, 1997
2. Ю.Бекаревич, Н.Пушкина. MS Access2000 за 30 занятий. Издательство “БХВ – Санкт- Петербург”, 2000
Дата выдачизадания “09” апреля 2001 года
Руководитель проекта ст.преподаватель Голосов В.И.
Задание принял к исполнению студент Дианов А.С.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………….………………………….………………………..5
1.ЗНАКОМСТВО С ACCESS……………………..……………………..6
1.1. Начало работы:создание структур таблиц в базе данных в режиме «Конструктор». Структура вышеназванных таблиц приведена в приложениях 2, 3, 4, 5 ………… ……………..6
1.2. Заполнение первыхстрок созданных таблиц данным……..7
1.3. Связывание таблиц потипу «один ко многим»…………… 7
2. РАБОТА СТАБЛИЦЕЙ………………………………………………..8
2.1Приемы работы с данными………………………………….8
2.2Фильтрация данных в таблице………………………………9
3. ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ ……………………………………………..9
3.1. Простойзапрос……………………………………………….9
3.2. Конструкторзапросов……………………………………….11
3.3. Построительвыражений…………………………………….11
3.4. Создание вычисляемыхполей………………………………13
3.5. Фильтры………………………………………………………13
4. ФОРМЫ………………………………………………………………………14
4.1. Автоформы…………………………………………………...14
4.2. Мастерформ………………………………………………….15
4.3. Диспетчер кнопочныхформ….……………………………..16
5. ОТЧЕТЫ……………………………………………………………………..18
5.1. Автоотчеты…………………………………………………...18
5.2. Конструкторотчетов…………………………………………18
5.3. Мастеротчетов……………………………………………….19
Заключение …………………………………………………………………….21
Приложения…………………………………………………………………….21
Приложение 1. Терминология…………………………………………21
Приложение 2. Структура таблицы «ADRESA»……………………..23
Приложение 3. Структура таблицы «FIO»……………………………23
Приложение 4. Структура таблицы «KODDOCS»…………………...23
Приложение 5. Структура таблицы «TIP»……………………………23
Приложение 6. Структура «Схемы данных»………………… ……...24
Приложение 7. Структура формы «ВВОД ДАННЫХ»……………...24
Приложение 8. Общий вид кнопочной формы……………………….25
Введение
Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки,регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепеннонакапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщениенеобходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольнотрудоемкий процесс.
Споявлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появиласьвозможность автоматизировать решение многих информационно — справочных ирасчетных задач.
Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальныемассивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задачсоздавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводилок значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затруднялорешение взаимосвязанных проблемных задач.
Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи созданияуправляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлятьвзаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например приавтоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли своевоплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБДвзаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами,называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБДстановятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Ониявляются инструментальным средством проектированиябанков данных при обработке больших объемов информации.
Программное обеспечение дляработы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольнодавно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами храненияданных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны итрудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать сними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователяприложений.
Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. Вней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработкиданных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершилздесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных иприложений обращаются именно к нему.
Система управления базамиданных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры иописание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользованияэтой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности иоблегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленныхтаблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций:определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных иуправление данными. Все эти функциональные возможности в полной меререализованы в Microsoft Access. В практике, как правило,необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовыхпроцессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо ихпредставить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователюприходится комбинировать программные продукты для получения необходимогорезультата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемыеMicrosoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.
1. Знакомство с ACCESS
1.1 Начало работы: создание структур таблиц в базеданных в режиме «Конструктор».
Режим конструктора позволяетнаиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентамиопределения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:
1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данныхможно, нажав клавишу «F11».
2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку «Создать».
Прошу обратить внимание: Если даннаятаблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данныхневозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access,для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связаннаятаблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимооткрыть исходный файл в этом приложении.
3. В окне Новая таблица выбрать элемент «Конструктор».
4. Определитьв таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные, представляющие порциизаписи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных,указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки,задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструкторатаблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотреили изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значениясвойств «Формат поля», «Маска ввода» и «Подпись»определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новыхформах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полейбазовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия назначения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Accessбудет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или измененииданных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбратьпервую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следуетвыбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку «Добавить»строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце«Тип данных» выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либооставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце «Описание»можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будетвыводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будетвключен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значениясвойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно.Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос,нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов, введядопустимое имя таблицы.
1.2 Заполнение первых строк созданныхтаблиц данными.
Данные таблицы – информация,которая сохранена в таблице. Все данные таблицы хранятся в строках, каждая изкоторых содержит порции информации в столбцах, определенных в структуретаблицы. Данные – та часть таблицы, к которой обычно должны иметь доступпользователи приложения (например, данные таблицы могут выводиться в элементахуправления, размещенных в формах и отчетах, либо предоставляться в режиметаблицы). В данной базе данных, таблицы легче заполнять через форму, т.к.открывать и заполнять все четыре таблицы нецелесообразно-трудоемкий процесс.
1.3 Связывание таблиц по типу «один ко многим»
Связывание (присоединение) таблиц — установлениесвязи с данными, сохраняемыми в таблицах другого приложения, позволяющейпросматривать и изменять данные и в исходном приложении, и в Microsoft Access.Допускается также связывание таблиц из других приложений Microsoft Access,позволяющее использовать их без открытия исходной базы данных. В предыдущихверсиях Microsoft Access в качестве основного термина для данного процессаиспользовался термин «присоединение».Линия связи показывает, определена ли связь междудвумя таблицами и тип этой связи. Для изменения связи установите указатель налинию связи и дважды нажмите кнопку мыши. Если наложены условия целостностиданных, то на каждом конце линии связи появляются следующие символы:
1 Сторона «один»отношения.
¥ Сторона «многие»отношения.
Связывание таблиц служит длятого, чтобы получить из всех связанных таблиц единую виртуальную таблицу изкоторой в дальнейшем можно будет выбирать любые сочетания полей, которые будетдавать необходимую информацию. Связывание таблиц осуществляется открытием окнасхемы данных, позволяющее просматривать, изменять и определять связи междутаблицами или запросами. Для того чтобы связать таблицу нужно сделатьследующее. Нажмите кнопку «Схема данных» на панели инструментов. Если в базеданных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведеноокно «Добавление таблицы». Если необходимо добавить таблицы до определениясвязей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку«Добавить таблицу» на панели инструментов.
Дважды щелкните имена таблиц, для которыхтребуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно «Добавлениетаблицы».
Для связывания полей выберите поле в однойтаблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.
Для связывания сразу нескольких полей переместитеих при нажатой клавише CTRL.
В большинстве случаев связывают ключевое поле(представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы ссоответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полемвнешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметьодинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правиласуществует два исключения) и иметь содержимое одного типа. Кроме того,связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойстваРазмер поля (FieldSize). Существуют следующие два исключения из правила: полесчетчика можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве Размерполя (FieldSize) задано значение «Длинное целое»; а также поле счетчика можносвязать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля (FieldSize)задано значение «Код репликации».
В диалоговом окне Схема данных, отображенном наэкране, проверьте имена полей, представленные в двух колонках. В случаенеобходимости внесите изменения.
Теперь переходим к связыванию выше созданныхтаблиц. Для этого нужно сделать следующее: находясь в главном диалоговом окне «КАДРЫ2: база данных» на панелиинструментов нажимаю кнопку «Схема данных». Появляется диалоговое окно«добавление таблицы» состоящее из трех вкладок: «Таблицы», «Запросы»,«Таблицы и запросы». Выбираю вкладку «Таблицы» ниже находятся списоксозданных таблиц, выбрав нужные таблицы нажимаю кнопку «Добавить» изакрываю окно. Появившемся окне «схема данных» с помощью перетягивания,перетягиваю с окошко ADRESA поле “NOMER” в окошко FIO на поле«NOMER» и т. д. Появляется диалоговое окно «Связи» с пунктами «Обеспечениецелостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадноеудаление связанных полей». И в этом окне отмечаю галочкой «обеспечениецелостности данных» нажимаю кнопку «создать». Закрываю окно схема данных,обязательно сохранив данные.
Работа с таблицей2.1 Приемы работы с данными
В форме легко отсортироватьзаписи согласно содержимому поля.
Выберите поле для сортировки и нажмитекнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию напанели инструментов.
Фильтрация позволяет просмотреть в форметолько определенные записи. Существует три метода фильтрации.
1. Выберите данные, по которым следует провести отбор, инажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.
2. Для вывода требуемых значений в одно или несколькополей формы нажмите кнопку Изменить фильтр.
Чтобы задать более подробноеусловие для фильтрации или сортировки записей, выберите в меню «Записи» команду Фильтри подкоманду Расширенный фильтр.
3. Для применения обычногоили расширенного фильтра нажмите кнопку Применить фильтрнапанели инструментов.
В форме существуетвозможность поиска и замены значений. Нажмите кнопку Найти на панелиинструментов для поиска определенного значения в поле, поочередно перемещаясьпо всем записям, в которых оно присутствует.
Выберите команду Заменить в меню Правкадля замены найденного значения.
2.2. Фильтрация данных в таблице
Чтобы добавить запись,нажмите кнопку Новая запись на панели инструментов. В форме появитсянезаполненная запись, в которую следует ввести новые данные.
Чтобы удалить запись, выберите в ней любоеполе и нажмите кнопку Удалить записьна панели инструментов.
Следуя нашему примеру мы должны оставитьтех сотрудников, которые нам нужны. В нашем случае это Дианов, Руженцев иБерезовский. Чтобы удалить остальных сотрудников, нужно сделать следующее.Допустим мы находимся в главном диалоговом окне «Кадры2: база данных» открываем таблицу FIO и оставляемтех сотрудников которые нам нужны и остальные отмечаем с помощью кнопки «Маркер выделения записи» и удаляем с помощью кнопки на панели «удалить запись».
Маркер выделения записи
Используется для выделениявсей записи. Кроме того, отображает на экране следующие символы:
текущая запись, уже сохранена;
новая запись, в которую можно вводитьданные;
изменяемая запись, еще не сохранена;
блокированная другим пользователем запись,изменения невозможны.
3. Запросы и фильтры
3.1 Простой запрос
С помощью запросов можнопросматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они такжеиспользуются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Наиболее часто используетсязапрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора,выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
Запросы можно создавать спомощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режимеконструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнитьбланк запроса.
Часто запросы в MicrosoftAccess создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно ихсоздавать.
· Для создания запроса, являющегося основойформы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Онислужат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на несколькихтаблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. Прижелании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.
· Чтобы упростить создание запросов, которыеможно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких формили отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматическивыполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленныевопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использоватьдля быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь врежим конструктора.
Для создания запросов наоснове обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля,сохраните фильтр как запрос.
Если ни один изперечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельнозапрос в режиме конструктора.
Мастер простого запроса навыборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей,определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастераможно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всехзаписей или определенных групп записей, а также находить максимальное иминимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить,установив условие отбора.
1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы инажмите кнопку Создать.
2.В диалоговом окне Новый запрос выберите мастераПростой запрос.
3.Нажмите кнопку OK.
4.Укажите имя таблицы или запроса, на котором долженбыть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны бытьвосстановлены данные.
5.Если необходимо, укажите дополнительные таблицы илизапрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы.Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимыеполя.
6.Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнахмастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнитьзапрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.
3.2 Конструктор запросов
В общем «Конструктор»используется для изменения макета выбранной таблицы, запроса, формы или отчетаили для редактирования выбранного макроса или модуля.
Режим конструктора запросаиспользуется для графического изменения структуры запроса. В верхней половинеокна выводятся списки полей всех таблиц, включенных в активный запрос, и линиисвязей между таблицами. В бланке запроса в нижней части окна каждому полю,включенному в запрос, отводится отдельный столбец, что позволяет, например,отображать поля в результатах запроса, сортировать поля или определять условияотбора.
Допустим мы создали какой тозапрос и чтобы изменить макет запроса нужно нажать кнопку «Конструктор» и тогдапоявляется д.о. «<Имя> запрос:запрос на выборку» и так познакомимся с элементами этого окна.
Списокполей – используется для добавленияполей в активный запрос или фильтра. Для этого следует перенести поле с помощьюмыши из списка полей в столбец в бланке запроса.
Строка «Поле» — добавляет поле врезультаты активного запроса или фильтра. Для добавления поля в запрос выберитеячейку в этой строке в бланке запроса и выберите поле в раскрывающемся списке.
Строка «Имя таблицы» — указывает таблицу, вкоторой находится данное поле. Это удобно при определении принадлежности полейтем или иным таблицам в многотабличном запросе или фильтре. Чтобы вывести наэкран или скрыть строку Имя таблицы, установите или снимите флажок Имена таблицв меню Вид.
Строка «Сортировка» — задается порядоксортировки значений управляющего запроса или фильтра: по возрастанию (от 0 до9, от A до Z, от А до Я), по убыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А) илиотсутствие сортировки. Чтобы указать сортировку поля, выберите ячейку в строкеСортировка и укажите порядок сортировки.
Флажок «Вывод на экран» — отображает на экране илискрывает столбец при выполнении запроса или фильтра. Если столбец скрыт, он всеравно может быть использован для определения условий отбора.
Строки «Условие отбора» и «Или» — задаютодно или несколько условий отбора (например, = «Алматы» или> 30 000), определяющих набор записей, отбираемых в запросе илифильтре. При необходимости ввести дополнительные условия, введите значение иливыражение в ячейки под ячейкой Или.
3.3 Построитель выражений
Построитель выражений можетбыть вызван в тех случаях, когда пользователь должен ввести выражение,например, в окне свойств, в поле Условие отбора в бланке запроса, в окнемакроса или в окне модуля.
Запуск построителя выражений из окна свойств или изнижней половины окна макроса:
1. Выберите ячейку свойстваили аргумента, в которую требуется ввести выражение.
2. Нажмите кнопку Построить , которая находится рядом с ячейкой свойства или аргумента.
Если для данного свойства можно использовать несколькопостроителей, открывается окно диалога Построители. Выберите Выраженияи нажмите кнопку OK.
Запуск построителявыражений из бланка запроса, столбца условий в окне макроса или из окна модуля:
Допускается вызовпостроителя выражений из полей Условие отбора и Поле в бланкезапроса, из ячейки столбца условий в окне макроса или из окна модуля.
1. Установите указатель впозицию, в которую требуется ввести выражение, и нажмите правую кнопку мыши.
2. В контекстном менювыберите команду Построить.
Создание выражения спомощью построителя выражений:
1. Запустите построительвыражений.
2. В левом нижнем полепостроителя выберите папку, содержащую нужный элемент.
3.В нижнем среднем поледважды щелкните элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выберите типэлементов.
4. Если выбран тип в нижнемлевом поле, то значения будут отображаться в нижнем левом поле. Дважды щелкнитена значении, чтобы вставить его в поле выражения.
<Совет. Любая часть выражения может бытьнепосредственно введена в поле выражения.>
5. Вставьте необходимыеоператоры в выражение. Для этого поместите указатель мыши в определеннуюпозицию поля выражения и выберите одну из кнопок со знаками операций,расположенных в середине окна построителя.
6. Закончив созданиевыражения, нажмите кнопку OK.
Microsoft Access скопируетсозданное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений.Если в данной позиции уже содержится значение или если построитель выраженийбыл вызван из окна модуля, в котором имеется выделенный текст, то исходноезначение или выделенный текст будут заменены на новое выражение.
3.4 Создание вычисляемых полей
Существуетвозможность создать новое поле, отображающее результаты вычислений, заданных спомощью выражения.
1. В режимеконструктора запроса выполните одно из следующих действий:
· Введите выражение в пустуюячейку строки «Поле». Если выражение содержит имя поля, заключите этоимя в квадратные скобки.
· Для того чтобы получить помощьпри создании выражения, воспользуйтесь построителем выражений. Для открытияпостроителя выражений установите указатель мыши в то место строки«Поле», куда требуется добавить вычисляемое поле, нажмите правуюкнопку мыши и выберите команду Построить.
· После нажатия клавиши ENTERили перехода к другой ячейке Microsoft Access вводит стандартное имя«ВыражениеN», где N является целым числом, увеличивающимся на единицудля каждого следующего поля в запросе, содержащего выражение. Имя помещаетсяперед выражением и заканчивается знаком двоеточия. В режиме таблицы это имяявляется заголовком столбца.
· Имя «Выражение1»можно заменить более содержательным именем, например «НоваяЦена”.
2. Если выражение включает статистическиефункции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и бланк запроса содержитдругие поля, используемые для группировки, нажмите на панели инструментовкнопку (если строка „Групповая операция“ не выводится на экран). Вячейке „Групповая операция“ для поля группировки оставьте значение»Группировка", а в вычисляемом поле замените слово«Группировка» словом «Выражение».
Примечания:
· Для того чтобы открыть илипросмотреть все выражение целиком без прокрутки нажмите клавиши SHIFT+F2.Открывается окно диалога Область ввода.
· При необходимости, внесите взапрос следующие дополнения:
· Введите условие, определяющееданные, используемые в вычислениях.
· Определите сортировкурезультатов.
· Задайте значения свойствполей, таких как «Формат поля» (Format) (поскольку поле не наследуетсвойства базовой таблицы).
3.5 Фильтры
Условия отбораэто инструкции, которые позволяют сообщить Microsoft Access, с какими записямипредстоит работать. Условия отбора для одного или нескольких полей вводятся вбланке запроса или в окне расширенного фильтра.
1. В режимеконструктора запроса или в окне расширенного фильтра таблицы, запроса или формывыберите ячейку строки «Условие отбора» в столбце поля, для которогозадается условие отбора.
2. Введитевыражение с клавиатуры или с помощью построителя выражений. Для того чтобыоткрыть окно построителя выражений, установите указатель на ячейку условияотбора, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Построить. Для получениядополнительных сведений о применении построителя выражений нажмите кнопку .
3. Для тогочтобы ввести другое выражение для этого поля или для другого поля, переместитеуказатель в соответствующую ячейку и введите выражение.
Вместе стаблицей, запросом или формой можно сохранить только один фильтр. Однакосуществует возможность использовать созданные ранее запросы в качестведополнительных фильтров. Запрос, применяемый как фильтр, должен соответствоватьопределенным требованиям. Для получения дополнительных сведений об этихтребованиях нажмите кнопку .
1. Перейдите вокно фильтра или расширенного фильтра.
2. Нажмитекнопку Открыть на панели инструментов
3. Выберитезапрос и нажмите кнопку OK.
4. Нажмитекнопку Применить фильтр / Удалить фильтр на панели инструментов.
4. Формы
4.1 Автоформы
Формы используютсядля различных целей. Большая часть данных, представленных в форме, берется изтаблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни сзапросом, хранится в макете формы. Для создания связи между формой и записямитаблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты,называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данныхиспользуется поле.
Создание формы с помощьюавтоформы
Автоформа создает форму, вкоторой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждоеполе расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображаетсянадпись к данному полю.
1. В окне базы данныхвыберите вкладку Таблицы или Запросы.
2. Выберите таблицу илизапрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любомрежиме.
3. Нажмите кнопку раскрытиясписка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите элементАвтоформа.
4.2 Мастер форм
Использование мастера форм —это наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные изнескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняяавтоматически всю основную работу. В первом окне мастера форм можно выбратьполя, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной илинескольких таблиц. При использовании мастера форм для создания формы на основенескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения отом, какие таблицы и поля нужно использовать.
С помощью мастера можно создать обычную илииерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Примером обычнойявляется форма, содержащая сведения о товарах и их поставщиках. Иерархическойявляется форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненныеформы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».Например, можно создать форму «Категории», содержащую данные из таблиц«Категории» и «Товары».
Имеется возможность представления данных виерархическом виде без использования подчиненной формы. Например, если в формемного элементов управления, для подчиненной формы может не остаться места. Вэтом случае можно использовать мастер форм для создания синхронизированныхформ. При нажатии кнопки в форме открывается другая форма, синхронизированная сзаписью в первой форме.
Создание формы
Пользователь имеетвозможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастерформ ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всюосновную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашениена ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастерможно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Длянастройки формы следует переключиться в режим конструктора.
Создание формы с помощьюмастера
1. В окне базы данныхвыберите вкладку Формы .
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне «Новаяформа» выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой частидиалогового окна.
4. Выберите имя таблицы илизапроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.
Примечание. При использовании мастера форм источник данных дляформы следует указывать в диалоговом окне мастера.
5. Нажмите кнопку OK.
6. Если на шаге 3 быливыбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формыследуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера.При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа:табличная форма создается автоматически.
Изменить созданную формуможно в режиме конструктора.
Чтобы создать свою таблицу спомощью «мастера форм». Нажимаю навкладку «формы», нажимаю кнопку «создать». Появляется д. о. «Новая форма», и приводиться список мастеров в левой части д.о. выбираю «Мастерформ» и выбираю в качестве источника данных таблицу. Появляется диалоговоеокно «Создание форм». В поле «таблицы/запросы» выбираю из таблицнеобходимые поля, нажимаю «далее», отмечаю пункт «в один столбец»,выбираю стиль «глобус». Задаю имя формы нажимаю «готово».
4.3 Диспетчер кнопочных форм
Создание и изменение кнопочной формы
При создании базы данных спомощью мастера автоматически создается кнопочная форма, помогающаяперемещаться по базе данных. На кнопочную панель помещаются кнопки, при нажатиикоторых открываются формы или отчеты (или открываются другие кнопочные формы, спомощью которых открываются другие формы или отчеты), осуществляется выход из Microsoft Access или изменяется сама кнопочная форма. Диспетчеркнопочных форм позволяет создавать кнопочные формы, подобные тем, что создаетмастер баз данных.кнопочная форма
Создание кнопочной формы с помощьюдиспетчера кнопочных формПри создании базы данных с помощью мастераавтоматически создается кнопочная форма, позволяющая легко перемещаться поформам и отчетам базы данных. Пользователь имеет возможность создаватькнопочную форму самостоятельно с помощью диспетчера кнопочных форм.
1. Выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкомандуДиспетчер кнопочных форм.
2. Если выводится приглашение подтвердить созданиекнопочной формы, нажмите кнопку Да.
3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм нажмитекнопку Изменить.
4. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формывведите имя в поле Название кнопочной формы и нажмите кнопку Создать.
5. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формывведите текст подписи для первой кнопки и выберите команду в поле со спискомКоманда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в полеКоманда команду Открытие формы в режиме редактирования.
6. Для большинства выбранных команд под полем Командаоткрывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент вэтом поле. Например, если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле сосписком Форма следует выбрать имя открываемой формы.
7.Повторите шаги с 4 по 6 для создания всех нужных кнопок кнопочнойформы. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите имяэтой кнопки в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменитьили Удалить. При необходимости изменить порядок кнопок в списке выберитеэлемент и нажмите кнопку Вверх или Вниз.
8. Закончив созданиекнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.
ПримечанияДиспетчер кнопочных формпозволяет создавать кнопочную форму, кнопки которой открывают другие кнопочныеформы. С помощью описанных выше действий могут быть созданы несколько кнопочныхформ. Для того чтобы сделать кнопочную форму стартовой кнопочной формой,которая открывается по умолчанию при запуске базы данных, выберите имякнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку Поумолчанию. Для того чтобы открыть из кнопочной формы другую кнопочную форму,выберите на шаге 5 команду Переход к кнопочной форме и укажите имя кнопочнойформы, на которую требуется перейти.
При создании кнопочной формыс помощью диспетчера кнопочных форм Microsoft Access создает таблицу Элементыкнопочной формы, содержащую описания кнопок, выводящихся в форме, и выполняемыхими действий. Попытка изменить кнопочную форму в режиме конструктора формы,может привести к тому, что приложение перестанет работать. Если требуетсявнести в кнопочную форму существенные изменения, рекомендуется создатькнопочную форму заново, а затем указать новую форму в качестве стартовой формы.
Для того чтобы создатькнопочную форму. В главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчеркнопочных форм», появляется д. О. «Диспетчер кнопочных форм» состоящая изпяти кнопок: «Закрыть, Создать, Изменить, Удалить, По умолчанию».Нажимаем кнопку «изменить». Появляется д.о. «Изменение страницыкнопочной формы» состоящая из двух полей «Название кнопочной формы» и«Элементы данной кнопочной формы» нажимаем кнопку «создать».Появляется д. О. «изменения элемента кнопочной формы», состоящая из трехполей:1.Текст, 2.Команда 3.Кнопочная форма, в поле «текст» пишу «Просмотр информации по странам мира», в поле «команда» выбираемкнопочную в режиме редактирования в третьем поле выбираю форму “frmutegenov”, отмечаю главная кнопочная форма нажимаю кнопку «ok».Закрываю окно. Для того чтобы создать кнопку «выход», делаем следующее:в главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчер кнопочных форм»,появляется д. О. «Диспетчер кнопочных форм»Нажимаем кнопку «изменить».Появляется д.о. «Изменение страницы кнопочной формы». Нажимаем кнопку «создать».Появляется д. О. «изменения элемента кнопочной формы» в поле «текст» пишу«Выход» в поле «Команда» выбираем«Выход из приложения»и нажимаем ok.А теперь приступаем к созданию кнопки «Выход изпрограммы». Для этого делаем следующее находясь в главном д.о. «Utegenov:база данных» нажимаю кнопку «конструктор» появляется д.о. «Кнопочнаяформа: форма» с панелью элементов. На панели элементов нажимаем на кнопку «кнопка»и с помощью перетягивания вставляю его д.о. «Кнопочная форма: форма»,появляется д.о. «создание кнопок» с двумя пунктами «категории» и «действия»,в поле «категория» выбераем «Приложение»,а в поле «действие»выбераем «Выход из приложения»и нажимаем кнопку «далее». См. приложение 8.
5. Отчеты
5.1 Автоотчеты
Отчет — это гибкое иэффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощьюотчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в которомтребуется. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запросаили инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведениявводятся при разработке отчета. Для создания связи между и его исходнымиданными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие именаили числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графическогооформления отчета.
Автоотчетявляется средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи избазовой таблицы или запроса.
1. В окне базы данныхвыберите вкладку Отчеты.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новыйотчет выберите одного из следующих мастеров.
· Автоотчет: встолбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.
· Автоотчет:ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаютсясверху на каждой странице.
4. Выберите таблицу илизапрос, содержащие данные, выводящиеся в отчете.
5. Нажмите кнопку OK.
Microsoft Access применяетпоследний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее несоздавали отчет с помощью мастера или не использовали команду Автоформат изменю Формат, будет применен стандартный автоформат.
Совет. Также можно создать отчет с полями, размещенными водин столбец, базовым источником данных которого являются таблица или запрос,выбранные в окне базы данных. Выберите команду Автоотчет в меню Вставка илинажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панелиинструментов и выберите команду Автоотчет. Отчеты, созданные подобным образом,содержат только сами записи (в них нет верхнего и нижнего колонтитулов).
5.2 Конструктор отчетов
Это – окно, в которомсоздается макет отчета.
Для того чтобы открыть отчетв режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладкуОтчеты, выбрать отчет и нажать кнопку Конструктор.
Если отчет уже открыт, то для перехода в режимконструктора следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.
5.3. Мастер отчетовПользовательимеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощьюмастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутиннуюработу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятсядиалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается наосновании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытныхпользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основойсоздаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора ивнести изменения в стандартный макет.
Созданиеотчета с помощью мастера
1. Вокне базы данных выберите вкладку Отчеты.
2.Нажмите кнопку Создать.
3. Вдиалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий,выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4.Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.
Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует этутаблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастерпозволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц илизапросов.
5.Нажмите кнопку OK.
6. Еслина шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйтеинструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеровавтоотчетов, отчет создается автоматически.
Еслисозданный мастером отчет требует внесения изменений, сделайте это в режимеконструктора отчета.
Заключение
Проделаннаяработа по курсовой работе позволяет сделать следующие выводы:
- Чтобы сделатьлюбую базу данных Microsoft Access надо изучить предметную область исоставить таблицы, в которых будет отображаться это предметная область(информация о работе, которое нужно автоматизировать на персональномкомпьютере)
- После составлениятаблиц идет их связывание
- По связаннымтаблицам составляются запросы, формы, отчеты.
Полученныйопыт по курсовой работе позволяет мне в любой организации, ознакомившись с ееработой, создать прототип базы данных и вести сопровождать эту базу данных приусловии дальнейшего изучения Microsoft Access в части:
- вкладки,
- флажки,
- макросы
- модули(программирование VBA ).
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Терминология
СУБД – системауправления базами данных. Это название целого класса программных продуктов, ориентированных на работу с базами данных. Англоязычная версияэтой аббревиатуры – DBMS (database management system).
База данных (БД) – в Access это файл, который служит для хранения данных, объектов и настроекСУБД. Обычно БД создается для одной конкретной прикладной задачи.
Таблица – основной объект базы данных, хранилищеинформации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк).
Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной илинескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросыпозволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полейили полей, взятых из других таблиц. В Accessсуществует несколько типов запросов.
Форма – средство отображения данных на экране иуправления ими.
Отчет – средство отображения данных при выводена печать.
Запись – аналог строки в таблице. Записьявляется стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных взапросе, форме, выводимой на экран, и т.д.
Поле – столбец в таблице. В Access полю придается ряд свойств, которыеопределяют возможности базы данных. Еще используют термин «поле ввода» дляуказания строки элемента управления, в которую пользователь может ввестиданные.
Ключевое поле– поле, значениякоторого служат для однозначного определения записи в таблице.
Ключ – одно или несколько ключевых полей,позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи междутаблицами. Если вы вспомните, как выглядит эмблема Access, то поймете: ключ – очень важная составная часть этой СУБД.
Счетчик- поле, содержащее номера записей в таблице.
Индекс – средство автоматической сортировкизаписей в таблице по значению индексируемого поля. Существуют два видаиндексов: допускающие не допускающие повторение значения поля.
Областьвыделения записи –прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.
Областьвыделения поля – зоназаголовка поля. Щелчок в этом месте позволяет выделить поле целиком.
Полосапрокрутки – объект сдвумя кнопками и бегунком, позволяющий сдвигать данные в окне или списке.
Вкладка – объект, позволяющий увеличитьинформационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Внешнеона похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладкирасположены в окне диалога таким образом, что видна только одна из них. Щелчокна имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра иредактирования. Параметры распределены по вкладкам тематически, в соответствиис их назначением.
Конструктор – режим определения свойств объектов базыданных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеетсвое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта – банк.Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.
Указатель(мыши) – подвижнойзначок, связанный с мышью. В процессе работы он принимает самые разные виды,что облегчает пользователю обращению с объектами и служит своего родаподсказкой.
Переключатель– элемент управления,который позволяет выбирать один и только один из нескольких вариантов установкипараметров.
Флажок – элемент управления, который можетнаходиться в одном из двух положений: установлен или сброшен.Контекстноеменю – меню, связанное собъектом. Оно раскрывается после щелчка правой кнопкой мыши на объекте исодержит команды, относящиеся только к данному объекту.
Мастер – программа, нацеленная на решениеопределенной узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, впроцессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения.Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов.Пользователь, при необходимости, может вернуться к предыдущему шагу илипропустить ненужный. Включение в программу Мастеров – одно из средствмодернизации программных продуктов.
Приложение 2. Структура таблицы «ADRESA»
/>
Приложение 3. Структура таблицы «FIO»
/>
Приложение 4. Структура таблицы «KODDOCS»
/>
Приложение 5. Структура таблицы «TIP»
/>
Приложение 6. Структура «Схемы данных»
/>
Приложение 7. Структура формы «ВВОД ДАННЫХ»
/>
Приложение 8. Общий вид кнопочной формы
/>