Реферат: Процессоры обработки текстовой информации
Курсовая работапо дисциплине: «Информационное обеспечение управленческой деятельности».
Выполнил студентШиляев Станислав
Кирово–ЧепецкийКолледж Экономики и Права.
г. Кирово-Чепецк 2004 г.
Введение.
Революция в автоматизацииделопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна всвязи с созданием и широким распространением персональных компьютеров.Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения печатающиемашинки, составляющие основу технических средств подготовки печатных документов.Преимущества компьютера, оснащенного специальным текстовым процессором(редактором), перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, чтообеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполненияработ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов.Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование,оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесссоздания документа более простым и технологичным.
В данной работе достаточноподробно рассмотрены три текстовых редактора: MS-DOS Editor, WordPad иMicrosoft Word. Цель работы – изучая набор функций, возможностей выбранныхтекстовых редакторов, пронаблюдать развитие технологии программ, обеспечивающихподготовку и обработку текстовой информации.
— 1 —
1. Возможности текстовыхпроцессоров.
Современные текстовые процессорыпредоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это ифункции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены,копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и междуразличными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев,страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использованиянаряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков идиаграмм.
Значительное сокращение времениподготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, какавтотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовыхдокументов.
Наличие внешней памяти компьютераобеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрыйдоступ к ним в любое время.
Существенно упрощают процедуруввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознаваниятекстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа втекстовые редакторы.
Широкий спектр печатающихустройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительногопросмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветныхкопий на бумаге и прозрачной пленке.
Современные тенденциисовершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационныхвозможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и глобальных компьютерныхсетях
— 2 —
пользователь имеет возможностьобмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы поэлектронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные вформате Web-страниц.
Таким образом, современныепрограммы предусматривают множество функций, позволяющих готовить текстовуючасть документа на типографическом уровне. Кроме того, современные программыпозволяют включать в текст графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии.Благодаря этим возможностям файл, представляющий собой текстовый документ, можетсодержать, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию оформатировании текста, а также графические объекты.
При выборе текстового редакторадля работы нужно учитывать многие факторы: и сложность документов, и масштаб(объемы) текстов, и требования к качеству документа на бумаге, и характерматериалов (например, простая «беллетристика» или таблицы, формулы, уравнения ит.п.).
Наиболее известные редакторытекстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:
процессоры общего назначения(«Лексикон», Microsoft Word, Word Perfect и др.);
редакторы научных документов(ChiWriter, TeX и др.);
редакторы исходных текстовпрограмм (Multi-Edit и встроенные редакторы систем программирования BASIC, Pascalи т.д.).
Разумеется, с помощью «Лексикона»можно подготовить и текст программы, а с помощью Multi-Edit – документ общегоназначения. «Специализация» редактора заключается в том, что в нем добавлены(или оптимизированы) функции, которые необходимы для обслуживания
— 3 —
документов определенного типа.Например, Multi-Edit позволяет выделить цветом смысловые сегменты исходныхтекстов программ, ChiWriter удобен для набора математических выражений и т.д.
Кроме того, особое место в группепакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы– Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательскиесистемы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию(верстка, макетирование издания). Для набора текста все же удобнее применятьтекстовые процессоры, а для создания и редактирования иллюстраций – графическиесистемы (например, CorelDRAW!, Adobe Photoshop, пр.).
— 4 —
2. Текстовый редактор MS-DOSEditor.
MS-DOS Editor является простейшимтекстовым редактором, он входит в состав всех версий MS-DOS, начиная с 5.0. Вкачестве устройства ввода и управления используется клавиатура.
MS-DOS Editor являетсяприложением DOS и обрабатывает только текстовые файлы «канонического» формата.Однако интерфейс этой программы и техника редактирования (включая работу сбуфером обмена), в основном, соответствуют стандарту Windows. Поэтому можнорассматривать этот редактор как игрушечное приложение Windows, поработав скоторым, легко перейти к мощному процессору MS Word.
2.1. Работа с MS-DOS Editor.
ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ.
Для запуска MS-DOS Editorнеобходимо выдать команду MS-DOS:
edit (<имя файла>).
В качестве аргумента команднойстроки можно указать имя существующего или создаваемого текстового файла.
Чтобы закончить работу средактором, необходимо выбрать команду (File-Exit).
Для сохранения файла нужновыбрать команду(File-Save As…). Файлер сохранения отличается от стандартногофайлера Windows только отсутствием списка имен файлов. Для перехода в другойкаталог того же диска необходимо выделить строку «…» и нажать {Enter}. Дляперехода на другой диск достаточно выделить его имя и нажать {Enter}.
Чтобы открыть (загрузить)существующий файл, нужно выбрать команду (File-Open…), а затем – файл, которыйнеобходимо открыть.
Чтобы напечатать файл на принтере,следует выбрать команду (File-Print…). Если в файле имеется выделенный фрагмент,редактор предлагает
— 5 —
альтернативу: напечатать этотфрагмент (Selected Text One) или документ целиком (Complete Document).
ОПЕРАЦИИ С БЛОКАМИ (ФРАГМЕНТАМИ)ТЕКСТА.
Блок текста – это непрерывнаяпоследовательность символов текстового файла, которую нужно выделить тем илииным способом, в зависимости от соглашений программы. Иногда блок определяетсяс точностью до строки (т.е. пользователь должен указать первую и последнююстроки блока). Однако чаще применяется более тонкий механизм, позволяющийустановить границы блока с точностью до символа (т.е. указать первый ипоследний символ блока).
Для выделения фрагмента нужноустановить курсор на первый символ выделяемого фрагмента. Одновременнымнажатием клавиш {Shift} и {Right} «закрашивается» участок текста. Для выделениябольших участков (выделение производится с точностью до строки) можноиспользовать клавиши {Down} и {PgDn}.
Выделенный фрагмент всегдавыделяется цветом на фоне основного текста.
Большинство редакторовпредусматривает «канонический» набор операций с выделенным фрагментом текста:
скопировать фрагмент в другоеместо того же текстового файла;
переместить (переслать) фрагментв другое место того же текстового файла;
удалить фрагмент из файла;
скопировать или переместитьфрагмент в другой текстовый файл;
напечатать фрагмент.
Операции копирования иперемещения часто выполняются с привлечением специальной области памяти, которуюназывают по-разному: «карманом», буфером обмена, буфером промежуточного
— 6 —
хранения.
Копирование (перемещение)выделенного фрагмента текста выполняется в два этапа.
Сначала надо поместить фрагмент вбуфер промежуточного хранения. Для этого необходимо нажать {Ctrl+Ins} (фрагменткопируется в буфер) или {Shift+Del} (фрагмент перемещается в буфер и удаляетсяиз файла).
Затем необходимо установит курсорв точку вставки и нажать {Shift+Ins}. Фрагмент появится на новом месте.
Чтобы вставить выделенныйфрагмент из буфера в другой файл, достаточно загрузить этот файл, установитькурсор в точку вставки и нажать клавиши {Shift+Ins}.
Вместо клавиш быстрого вызоваможно использовать соответствующие команды меню (Edit-Copy), (Edit-Cut) и (Edit-Paste).
— 7 —
3. Текстовый редактор WordPad.
Редактор WordPad, входящий всостав Windows, не назвать особо мощным. Никаких излишеств, присущих, например,Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также какими-либо особеннымивозможностями форматирования: WordPad не поддерживает даже такую простуюфункцию, как выравнивание текста по обоим краям.
Но с большинством повседневныхзадач – с написанием письма, студенческого реферата, изготовлениемпоздравительной открытки – WordPad справляется вполне успешно.
С помощью WordPad можно:
работать со шрифтами, использоватьразнообразное начертание и цвет шрифтов;
сохранять тексты как в своемсобственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в форматеMicrosoft Word);
вставлять в текст картинкиразнообразных форматов.
3.1. Интерфейс WordPad.
Запускается текстовый редакторWordPad из меню «Пуск/Программы/Стандартные».
У WordPad – несколько управляющихэлементов: Текстовое Меню вверху окна, затем – кнопочная панель операций, ещениже – панель форматирования, а внизу, прямо над окном набора текста, — управляющаяЛинейка.
У каждого из этих элементов свойкруг задач.
Текстовое меню, в принципе, простодублирует возможности, вынесенные на кнопки других панелей. Однако нажать накнопку проще, чем искать команду в меню, поэтому используется эта панель неслишком часто.
На кнопки Кнопочной Панели вынесенывсе основные операции,
— 8 —
которые можно проделать с ужеготовым текстом – форматирование, операции со шрифтом, сохранение, печать имногие другие. О каждой кнопке стоит рассказать подробнее, ведь именно снимиприходится работать чаще всего.
Кнопка Создать новый документ.Можно создать документ в одном из четырех форматов – собственном форматеWordPad (файл с расширением *.wri), универсальном текстовом формате TXT (*.txt),«обогащенном» формате RTF (*.rtf) и в формате Microsoft Word (*.doc).
Кнопка Открыть документ. С еепомощью можно открыть уже созданный в любом из указанных выше форматов документ,добравшись до него с помощью специального мини-проводника.
Кнопка Сохранить документ. С еепомощью можно сохранить созданный документ в любой папке на диске и под нужнымименем.
Кнопка Печать документа. С еепомощью можно отправить на печать весь документ.
Кнопка Предварительного просмотра– при ее нажатии текст появляется в таком виде, в котором он будет напечатан.
Кнопка Поиск – ищет в документезаданное слово или словосочетание.
Кнопка Вырезать. Ее назначение –убрать в «карман» Windows выделенный фрагмент текста.
Кнопка Скопировать – то же, что иВырезать, но без удаления фрагмента.
Кнопка Вставить – вставка текстаиз «кармана».
Кнопка Отменить – отменапоследних действий.
Форматирование – это изменениевнешнего вида текста или его отдельных элементов, например, начертания шрифтов.
Работа с Панелью Инструментов Форматированияпридает
— 9 —
желаемый вид документу.
Меню Шрифтов позволяет выбратьшрифт для текста. WordPad оперирует всеми шрифтами, которые установлены всистеме, давая возможность создать очень красивый текст.
Меню Размер шрифта устанавливаетразмер шрифта (кегль)для всего текста или его выделенного участка.
Четыре следующих значкаопределяют начертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное (наклонное)и подчеркнутое; последний значок отвечает за цвет шрифта. При определенииначертания шрифта можно оперировать разными комбинациями этих параметров, получая,например, полужирный курсивный синий шрифт или подчеркнутый красный. Посленажатия кнопки начертания она как бы «утапливается» в панель: повторное нажатиена нее позволяет снять параметр начертания с выделенного участка текста.
Группа из следующих трех значковопределяет вид текста – выравнивание по левому и правому краю, а также поцентру.
Последняя кнопка – кнопкаМаркеров, вставляющая перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки.Функция Маркеров применяется, в частности, при форматировании списков.
С помощью Линейки можноустановить ширину текста, и величину абзацного отступа. Отвечают за это особыеобъекты – бегунки. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основноготекста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.
— 10 —
4. Текстовый процессор MicrosoftWord.
Microsoft Word – основа любогоофиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартомв обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всехостальных программ Microsoft Office.
Microsoft Office выпускается внескольких редакциях – Standard Edition, Small Business Edition,Professional Edition, Premium Edition и Developer Edition. Эти редакции отличаются друг отдруга составом программ и вспомогательных утилит, но Word входит в каждую изних.
Текстовый редактор – этот термин,прочно закрепившийся за Word, уже давно устарел. Word – это не просто текстовыйредактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), анечто большее.
Область применения Word весьмаширока. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его посвоему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки ивидеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемныйдокумент, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, чтоWord применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, впоследние версии Word добавлены весьма развитые средства работы сгипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации вИнтернет.
При работе с Microsoft Wordсоблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) – «что вы видите, тои получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяетизбежать многих ошибок.
По своим функциям Wordприближается к издательским системам и
— 11 —
программам верстки. Это значит, чтов этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или дажекнигу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательскойсистемой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-такилучше воспользоваться специализированными программами, например, AdobePageMaker или QuarkXPress).
Перечень возможностей MicrosoftOffice огромен:
Для работы с файлами существуютследующие функции:
создание нового файла (можносоздавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Wordвключены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов иряд других офисных документов);
открытие для редактирования ужесуществующих файлов;
возможность одновременногооткрытия и работы с большим количеством документов;
сохранение файлов в различныхформатах (в виде документа Word 97, Word 6.0, Word Perfect, текстового фала, файлаHTML и пр.);
печать файлов с возможностьюпредварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширинаполей, размеры бумаги и пр.);
возможность просмотра несколькихпоследних открытых документов;
возможность отправки готовогодокумента непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (вобоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).
Редактирование текстаосуществляется с помощью следующих функций:
выделение, копирование и вставканужного фрагмента текста;
вставка объектов, не являющихся текстомв формате Microsoft Word
— 12 —
(например, включение в текстграфических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображенийи т.д.);
вставка в документ номеровстраниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;
возможность нахождения, перехода,замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;
возможность повтора или отменыпоследнего действия, произведенного с текстом;
расширенные возможностиформатирования документа. В отличие от Word Pad, Word допускает выравниваниедокумента по обоим краям, многоколоночную верстку;
использование стилей для быстрогоформатирования документа.
Кроме перечисленных возможностейпрограмма предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:
проверка орфографии и грамматики,в том числе фоновая – по мере введения текста;
подбор синонимов слов (пункт меню«Тезаурус»);
расстановка переносов в текстедокумента;
определение статистических данныхдокумента (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);
работа с макросами и шаблонамидокументов.
Также в программе имеется большойнабор функций по работе с таблицами и графикой, объемная система помощи(справочная система) и многое, многое другое.
4.1. Интерфейс Microsoft Word.
В главном меню восемь пунктов (несчитая пункта «Справка»). При щелчке по любому пункту он раскроется в обширноеспускающееся меню. Его пункты включают все возможные операции, какие только можно
— 13 —
проделать с текстом и настройкамисамого редактора.
В меню Файл находятся командыосновных операций с уже готовым документом: создание нового документа, открытиеили закрытие уже существующего, команда предварительного просмотра документаперед печатью. Пункт Печать отправляет созданный документ на принтер, а послатьего по электронной почте или по факсу можно с помощью пункта Отправить. Здесьже можно установить необходимые параметры страницы Microsoft Word, заполнить«карточку свойств» готового документа.
С помощью пунктов меню Правкаможно отменить или повторить последние выполненные операции. Word способензапоминать, повторять и отменять практически все действия, производимые впроцессе создания документа. Кроме того, в этом же меню можно найти командыопераций с фрагментами текста (вырезать, копировать, вставить). Здесь же – менюпоиска нужного слова или словосочетания в тексте и мощный инструмент заменыслов, словосочетаний и параметров текста.
С помощью меню Вид можно изменитьпрактически любой параметр внешнего вида документа и всего окна Microsoft Wordв целом. Можно добавить или убрать элементы интерфейса Microsoft Word, изменитьмасштаб отображения окна и так далее.
С помощью меню Вставка можнодобавить в документ новые элементы, например, примечания, сноски и оглавление, включитьавтоматическую нумерацию страниц… Кроме того, с помощью этого меню можнодобавить в документ любой объект нетекстового формата – картинку, таблицу и такдалее – созданного в другом приложении Windows.
В меню Формат заключенывсевозможные параметры форматирования текста, то есть изменения его внешнеговида. Можно изменить шрифтовое оформление, параметры абзаца, отступа(табуляции)
— 14 —
и многое другое во всем документеили в его выделенной части. Здесь же находятся инструменты работы со стилямиоформления документа, управление фоном и рамками.
Меню Сервис. Едва ли не самыйважный элемент этого меню – пункт Параметры, с помощью которого мы получаемдоступ к важнейшим настройкам Word. Здесь можно найти команды проверкиорфографии, меню Автозамены. Пункт Язык поможет установить признак языка ввыделенном фрагменте или во всем документе Word.
В меню Таблица сосредоточены всеоперации, отвечающие за вставку таблиц в документ Word. Можно вставить ужеготовую таблицу, созданную, к примеру, в Microsoft Excel, а можно простонарисовать в документе новую, пользуясь стандартными средствами Word.
Меню Окно. Как уже было сказановыше, с Word можно работать в многооконном режиме. В частности, этот режимиспользуется при открытии в Word несколько документов подряд. Данное менюпригодится для переключения между открытыми окнами-документами.
На кнопки Кнопочной ПанелиОпераций (Панели Инструментов) вынесены все основные операции, которые можно проделатьс уже готовым текстом. Функции этих кнопок дублируют функции, заключенные вописанных выше меню. Они вынесены на отдельную панель для экономии времени приработе с документом.
Панель форматирования.
Стили – одно из самых удобныхсредств по-разному выделить различные участки текста. Изменив стиль, мы сразуизменяем несколько важных параметров строки или целого абзаца – шрифт, егоразмер и начертание – а также делаем выделенный фрагмент текста элементомлогической структуры всего документа.
В Word можно использовать не тольковыпадающий список стилей
— 15 —
на панели форматирования, но иотдельную Панель стилей, которая открывается при нажатии одноименной кнопки.
Меню Размер шрифта –устанавливает размер шрифта (кегль) для всего текста или его выделенногоучастка.
Три следующих значка определяютначертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное и подчеркнутое. Приопределении начертания шрифта можно оперировать разными комбинациями этихпараметров.
Значки быстрого форматированиявыделенного участка текста – выравнивание по левому краю, центру, правому краюи обоим краям одновременно.
Кнопкой нумерации абзацев удобнопользоваться при подготовке списков.
Кнопка маркеров позволяетвставить перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки.
Остальные кнопки на панелиформатирования – кнопка междустрочного интервала, кнопки оперативногоуменьшения и увеличения отступов, кнопка установки «внешних границ», а такжекнопки цвета фона и цвета самого шрифта.
С помощью Линейки и находящихсяна ней бегунков можно установить ширину текста и величину абзацного отступа.Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границстраницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.
4.2. Работа с Microsoft Word.
СОЗДАНИЕ И ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА MICROSOFTWORD.
Есть несколько способов созданиянового файла Microsoft Word. Первый – открыть в Проводнике (или с помощью папки«Мой компьютер») папку, в которую нужно поместить создаваемый документ.
— 16 —
Затем вызвать Контекстное меню ивыбрать пункт «Создать/Документ Microsoft Word».
После создания нового документаему необходимо будет дать имя и открыть его для редактирования, щелкнув позначку левой кнопкой мыши.
Создать новый документ можно и спомощью кнопки «Пуск»: после установки Microsoft Office в меню «Пуск» появитсякоманда «Создать документ Office».
Но проще всего запуститьMicrosoft Word, напечатать в нем нужный текст и потом, при сохранении, указатьв качестве места сохранения нужную папку.
Однако использование команды«Создать документ Office» дает возможность воспользоваться одним из самыхудобных сервисов Word – шаблонами.
СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА.
Для сохранения созданного файласледует нажать кнопку Сохранить на Панели инструментов Word. После этого, еслисохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которойбудет сохранен документ, его формат и имя. В дальнейшем, если нужно уточнитьнекоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктомСохранить как меню Файл.
При сохранении также можновыбрать формат сохраняемого файла.
Если сохраняемый документсодержит множество декоративных шрифтов, прежде чем сохранить его, стоитпометить галочкой пункт Внедрять шрифты TrueType во вкладке Параметры менюФайл/Сохранить как. Это позволит открыть сохраненный документ на другой машинеточно в таком виде, в каком он был сохранен.
ВЫДЕЛЕНИЕ УЧАСТКА ТЕКСТА.
Набранный текст нуждается в форматировании.Форматирование –
— 17 —
это не один, а множество самыхразнообразных операций. К ним относятся изменение шрифтового оформлениядокумента, изменение размера и расположения текста на странице, разбивка текстана части и придание каждой из них особого стиля. В любом случае данный процесстребует выделения из текста кусков.
Чтобы проделать с куском текстакакую-либо операцию его необходимо выделить. Выделение осуществляется с помощьюлевой кнопки мыши (либо нажатой кнопкой Shift на клавиатуре и четырех кнопок сострелками).
Чтобы выделить строку, нужнощелкнуть левой кнопкой мыши справа от нее, а для выделения всего текста необходимопроделать ту же операцию, держа нажатой кнопку Ctrl.
Для выделения сразу нескольких независимыхучастков текста
следует, выделив первый участок, нажатьклавишу Ctrl, и, держа ее, выделить следующий участок текста.
РАБОТА СО ШРИФТАМИ.
Замена шрифта в выделенномучастке текста производится через Меню шрифтов в Панели форматирования. Полныйсписок установленных в системе шрифтов вызывается щелчком мышки по стрелке вправой части Меню. Шрифты в выпадающем списке расположены в алфавитном порядке,но в самом верху помещены те шрифты, с которыми уже велась работа в текущемсеансе.
Каждый шрифт имеет четыреосновных начертания – нормальное, курсивное, полужирное и подчеркнутое. Принеобходимости можно заменить и цвет шрифта. Для этого следует выделить выбранныйэлемент текста и нажать кнопку Цвет шрифта на Панели форматирования.
Последний элемент шрифтовогооформления – размер шрифта или
— 18 —
кегль. Кегль можно выбрать спомощью меню Размер шрифта на Панели форматирования. Как правило, для обычноготекста используется кегль в диапазоне 12 – 14.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОФОРМИТЕЛЬСКИХ«ТЕМ».
В Word содержится большаябиблиотека тем, готовых шаблонов оформления страницы, включающих стилевую схемудокумента, особое шрифтовое оформление и графику – красочные кнопки, фоновыерисунки и так далее. На основе этих тем, доступных через пункт Тема Меню Форматудобно создавать красочные поздравления или даже страницы Интернет.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТИЛЕЙ.
Всю совокупность таких операций, какзамена шрифтов, размера кегля, начертания, замена параметров выравнивания можновыполнить всего одним щелчком мыши, выбрав нужный стиль в Меню стилей на
Панели форматирования MicrosoftWord.
Каждый стиль содержит всюсовокупность параметров текста, которые необходимо изменить в том или иномслучае. Например, при применении к выделенному фрагменту стиля «Заголовок»одновременно дается команда изменить тип шрифта, размер кегля и начертание.
Стили «Заголовок 1», «Заголовок2» и так далее предназначены не только для видимого выделения заголовков – онипозволяют упорядочить текст, создав его логическую структуру.
В Word для работы со стилямипредусмотрена специальная панель Стили и форматирование – чтобы открыть ее, необходимовыбрать одноименный пункт в меню Формат. Эта панель предоставляет совершенноновые инструменты для работы со стилями. Например, можно разом выделить всеучастки текста, оформленные каким-либо стилем, а затем, щелкнув по нужнойстрочке в списке, заменить их стиль на новый.
— 19 —
Здесь же можно создать новыйстиль, удалить старый, изменить параметры любого существующего стиля, щелкнувпо стрелке справа от его названия. Эту же операцию можно выполнить с помощьюпункта Стиль меню Формат.
ВСТАВКА ИЗОБРАЖЕНИЙ.
Возможность графическогооформления текста – одна из основных особенностей, отличающих простой текстовыйредактор от мощной издательской системы. И в этом смысле Word выглядит весьмадостойно, имея в своем распоряжении довольно мощные инструменты для работы сизображениями.
С помощью Word можно создатьпо-настоящему красивый документ, украшенный картинками и оформительскимиэлементами.
Можно вставить в текст картинку, созданнуюпрактически в любом графическом редакторе (или введенную со сканера), можно
воспользоваться Галереей картинок(clipart), которая находится на компакт-диске Microsoft Office. Кроме того, длявставки прочих фигур и изображений (звездочек, кругов, прямоугольников, указателей,рамок и так далее) можно воспользоваться разделом «Автофигуры». Для выполнениялюбой из этих операций необходимо обратиться к меню Вставка и выбрать нужныйпункт из раздела Рисунок.
После вставки рисунка нужноустановить, как будет располагаться картинка по отношению к тексту – ляжет лиона поверх текста или останется за ним. Кроме того, необходимо определить видобтекания текстом картинки. Все эти и многие другие параметры устанавливаются спомощью Контекстного меню картинки.
Для начала нужно выбрать пунктФормат рисунка Контекстного меню вставленной картинки. Войти во вкладкуОбтекание и установить нужный параметр расположенной картинки. Текст может обтекать
— 20 —
картинку по контуру, сверху иснизу, по любому из краев, а может лечь. Если картинку нужно использовать вкачестве подложки, стоит выбрать «Нет» во вкладке Обтекание.
С помощью вкладки Положение можноустановит привязку вставленной картинки к конкретному абзацу текста. В томслучае, если этот абзац будет перемещен в другое место, картинка переместитсявместе с ним.
Наконец, с помощью пункта ПорядокКонтекстного меню картинки можно определить, как будет расположена картинкаотносительно текста (на заднем или на переднем плане). При одновременнойвставке в текст нескольких картинок с помощью этого же пункта можно установить,какая из картинок будет на переднем, а какая – на заднем плане.
Размеры вставленной в текст Wordкартинки не постоянны. Их можно легко изменить, сжав или растянув картинку до требуемыхгабаритов. Для этого следует щелкнуть по картинке левой кнопкой мыши, чтобыобозначить ее рамку. После этого, «зацепив» мышью одни из «узелков» на рамке, нужнорастягивать или сжимать рамку рисунка.
ВСТАВКА НАДПИСЕЙ И ЗАГОЛОВКОВ.
Сделать это поможет встроенный вWord инструмент WordArt, доступный через меню Вставка/Рисунок/Объект WordArt.
Для создания красивого заголовкаследует выбрать в меню подходящий вид надписи WordArt и щелкнуть по немумышкой. Затем в открывшемся текстовом окне набрать текст надписи и нажатькнопку ОК. После этого с заголовком можно работать как с обычной картинкой.
Однако с созданной надписью можнопроделать еще множество операций. Для этого необходимо воспользоватьсяИнструментальной панелью WordArt. Она активируется через Контекстное менюнадписи
— 21 —
WordArt.
С помощью кнопок Инструментальнойпанели WordArt можно изменить формат и внешний вид надписи, развернуть ее поднужным углом, расположить текст вертикально и изменить шрифт.
ВСТАВКА ТАБЛИЦ.
Инструменты работы с таблицами вMicrosoft Word превосходно развиты. Благодаря этому создать таблицу в текстеможно достаточно просто.
Самый простой способ – нарисоватьтаблицу.
Войти в меню Таблица и выбратьпункт Нарисовать таблицу. После этого курсор приобретает вид карандаша, которымтаблица вычерчивается в тексте.
Создать таблицу в тексте Wordможно и другим способом: зайти в меню Таблица и выбрать пункт Создать таблицу, указатьточное число нужное число столбцов и строк, после чего нажать ОК.
Рамки таблицы раздвигаютсяавтоматически, по мере заполнения ячеек текстом. Но размер любого элементатаблицы можно всегда изменить вручную, зацепив мышкой и растянув его границы.
Воспользовавшись пунктомСортировка меню Таблица, можно расположить строки таблицы в нужном порядке.
Вызвав Контекстное меню таблицыдает возможность удаления и добавления столбцов и строк. С помощью пунктаАвтоформат меню Таблица можно придать таблице более изысканный вид, воспользовавшисьБиблиотекой табличных форм Word.
Конечно же, назвать Wordредактором, идеально приспособленным для работы с таблицами, нельзя. Для работыс таблицами с расширенными возможностями рекомендуется другой компонентMicrosoft Office – табличный редактор Excel. Тем более что Word и Excel могут работатьв
— 22 —
тесной связке. В таблицу Excelможно вставить текст Word, и наоборот, таблица, сделанная в Excel, легковставляется в текст Word.
Вставка документа Excel в текстосуществляется через кнопку Вставить таблицу Excel на Панели Операций MicrosoftWord.
РАЗБИВКА НА СТРАНИЦЫ. НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ.
Word разбивает документ настраницы автоматически, руководствуясь параметрами страницы, установленными вменю Файл/Параметры страницы.
Воспользовавшись этим меню, можноизменить такие параметры, как отступ текста от краев листа, установитьзеркальные поля, а также размер бумаги, на которой будет напечатан текст. Поумолчанию Word настроен на стандартный бумажный лист формата А4.
При необходимости вставить разрывстраницы перед каким-либо абзацем вручную, это можно сделать с помощью пунктаРазбивка меню Вставка.
Другой пункт этого же меню –Номера страниц – автоматически нумерует все страницы документа. Можносамостоятельно устанавливать параметры размещения номера на странице – в правомили левом углу, вверху или внизу страницы и так далее.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОЗАМЕНЫ.
При частом создании в Wordоднотипных текстов, содержащих большое число повторяющихся фраз, названий иформулировок, стоит прибегнуть к помощи еще одного сервиса Word – Автозамены.
Автозамена позволит присвоитьсловам, сочетаниям слов и даже целым фразам буквенные индексы. Наткнувшись натакой индекс, Word автоматически заменит его на нужное словосочетание.
Все слова и фразы, подлежащиеАвтозамене, необходимо внести в ее
базу данных. Для этого нужно зайтив меню Сервис и выбрать пункт
— 23 —
Параметры Автозамены.
ПРОВЕРКА ОРФРГРАФИИ.
Word проверяет орфографию играмматику в тексте автоматически, по мере ввода. Заметив грамматическую илистилистическую ошибку, Word помечает ее цветной волнистой чертой. Красной илизеленой.
Красная черта означает, что вданном слове имеется грамматическая ошибка или что это слово Word не знает. Незнакомое Word слово можно добавить в его базу данных (для этого нужно щелкнутьпо подчеркнутому красной чертой слову правой кнопкой мыши и выбрать пунктДобавить).
Вверху контекстного меню можноувидеть варианты правки ошибочного слова, которые предлагает сам Word. Всетребуемые исправления внесутся после щелчка по нужному варианту.
Зеленая черта информирует о том, чтонаписанное предложение небезупречно с точки зрения стилистики, синтаксиса илипунктуации. Пропущенная в тексте запятая, чрезмерная длина предложения – все это
моментально выделяется зеленойчертой.
Word способен уловить просторечиев официальном тексте, заметить пропущенную запятую или связку. Щелкнув позеленой черте левой клавишей мыши, можно получить точную информацию овыявленной ошибке и способах ее устранения.
И это далеко не полный переченьвсех тех возможностей по созданию, форматированию и обработке текстовых файлов,которые предлагает пользователю текстовый процессор Microsoft Word.
— 24 —
Заключение.
Таким образом, мы пронаблюдалисвоего рода «эволюцию» программ, позволяющих пользователю работать с текстовымифайлами: от простого MS-DOS Editor, предлагающего минимальный необходимый наборфункций по созданию и обработке текстовых файлов, с помощью которого можнопроизводить лишь базовые операции с текстом, до современного текстовогопроцессора Microsoft Word, содержащего огромный набор всевозможных функций ивозможностей, позволяющих создавать документы очень высокого качества(параллельно мы пронаблюдали многократное увеличение перечня возможностей пообработке текста). Соответственно, разница между документами, созданными в этихредакторах, будет огромна. Понятие «текстовый редактор» уже не удовлетворяетвозможностям таких программ как Microsoft Word – в данном случае вводится новыйтермин – текстовый процессор.
Постоянное развитие исовершенствование текстовых процессоров максимально приближает их повозможностям к издательским программам. Именно это мы и пронаблюдали на примересовременного текстового процессора Microsoft Word, занимающего едва ли неглавное место в автоматизированном офисе.
Списоклитературы
Леонтьев В.П. Новейшаяэнциклопедия персонального компьютера 2003. – М.: ОЛМА-ПРЕСС. 2003.
Микляев А. Учебник пользователяIBM PC. – М.: Альтекс-А. 2002.
Провалов В.С. Автоматизированныеинформационные технологии управления. – Киров. 2003.
Шафрин Ю. Информационныетехнологии. Часть 2: Офисная технология и информационные системы. – М.: БИНОМ.2003.
Информатика: Учебник/Под ред.Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика. 2002.
Для подготовки данной работы былииспользованы материалы с сайта referat.ru/