Реферат: Проектирование элементов информационной системы фирмы для автоматизации процессов продаж оргтехники

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1        ПРОЕКТИРОВАНИЕФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ЧАСТИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

1.1     Исходныеданные

1.2     Целиавтоматизированной системы и автоматизируемые функции

1.3     Характеристикафункциональной структуры информационной системы

1.4     Обоснованиепредлагаемых типовых решений

2        ПРОЕКТИРОВАНИЕФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ЧАСТИ ПОДСИСТЕМЫ, ВЫБРАННОЙ ДЛЯ УГЛУБЛЕННОЙ ПРОРАБОТКИ

2.1     Обоснованиевыбора подсистемы

2.2     Проектированиефункциональной схемы подсистемы

Заключение

/> 

Введение

Мировойевропейскийопыт показывает, что успехив области организации и продажи оргтехники,во многом зависят от степени использования новейших технологий, в том числеинформационных [1].

Положение дел,сложившееся на предприятии на момент начала выполнения данной работы, можноохарактеризовать следующим образом [2]:

Ø Процессы продаж идокументооборота, выполняемые вручную, не позволяют руководству предприятиясвоевременнополучать объективные данные, необходимые для качественногопринятия необходимых решений направленных на улучшение деятельности фирмы

Ø Качестводокументов, подготавливаемых в процессе деятельности фирмы, не отвечаетсовременным требованиям, создавая трудности, заставляя делать рутиннуюработу которая занимает большое количество времени

Ø объем рутиннойработы привыполнении заказа покупателя и приема товаров от поставщика: «ведение учёта ианализа, правильное оформление документов и ряд других вытекающих из этогоопераций», недостаточно автоматизирован и затрудняет работу фирмы значительноснижая время и силы.

В тоже время в работах[3-5] содержатся данные о появлении различных технических средств, программногообеспечения, подходов к устранению трудностей, отмеченных выше. В частности, встатье [3] описывается и утверждается, что применение этих методовавтоматизации позволило существенно повысить уровень обслуживания и ведениядокументооборота и т.д. Что позволило сэкономить время и деньги.

Иначе говоря, существуетпринципиальная возможность автоматизировать данный процесс на основетехнологических и программных достижений, операционных систем, путемреорганизации работы сотрудников фирмы и обслуживающего персонала согласнопредложенной методике.

Однако, для внедрениятехнологии необходимо рассмотреть все вышеописанные трудности более подробно, втом числе спроектировать функциональную часть информационной системы.

/>1 Проектирование функциональной части информационной системы/> 1.1 Исходныеданные

В целях наиболее полногоучета факторов, влияющих на проектирование функциональной части объектаавтоматизации, руководствуясь «Правилами проведения работ при созданииавтоматизированных систем» Р50-34. 126-92, были проанализированы:

Ø учредительныедокументы (предприятия) [3,5];

Ø функциональныеобязанности работника склада, Менеджера, Товароведа, участвующих вавтоматизируемом процессе [2,4];

Ø результаты опросадолжностных лиц об имеющихся особенностях и сложностях, связанных с реализациейавтоматизируемого процесса на момент начала выполнения данной курсовой работы,а также их видение целей автоматизации и возможных вариантов достижения этих целей;

Ø техническиезадания на создание систем, которые можно рассматривать прообразамипроектируемой системы;

/> 1.2 Целиавтоматизированной системы и автоматизируемые функции

 

Целью создания системы является повышениеэффективности работы сотрудников фирмы, за счет автоматизации на современномуровне функций основных должностных лиц, участвующих впроизводственно-управленческом процессе.

Для достижения целинеобходима автоматизация следующих функций (Таблица 1):

Таблица 1Функции, подлежащие автоматизации

Наименование группы функций

Функции

Информационная поддержка процесса обслуживания заказов

Ø  ведение баз данных в объеме, необходимом для совместного функционирования всех должностных лиц фирмы, оснащенных средствами автоматизации, включая первоначальный ввод информации, внесение изменений и дополнений в данные, учтенные ранее,

Ø  формирование отчетов, предусмотренных регламентом, а также получение справочных данных произвольного содержания в объеме предоставленных полномочий.

Информационная поддержка бухгалтерского учета

Ø  ввод и обработка бухгалтерских записей,

Ø  печать первичных документов и отчетности

Информационная поддержка правовой стороны бизнеса

Ø  получение справок по действующему законодательству,

Ø  поддержание правовой базы данных на уровне актуальности без участия пользователя,

Ø  возможность получения последних форм документов, предусмотренных законодательством для оформления договоров, отчетов, контрактов

Планирование и организация служебной деятельности

Ø  ведение ежедневника с заданием событий (работ, задач) и плановых сроков выполнения.

Ø  ведение записной книжки с адресами, телефонами, характеристикой деловых партнеров и пр.,

Ø  напоминание о делах событиях, встречах за несколько дней, недель, месяцев.

Ø  автоматизацию телефонного общения (планирование, напоминание, автоматизированный набор №, автодозвон, фиксация времени, даты и длительности, заметок о разговоре путем набора с клавиатуры),

Ø  планирование производственных с учетом взаимоувязки с планами деловых партнеров

Обеспечение электронных коммуникаций

Ø  поддержание режима удаленной работы руководителя организации с целью получения справок, отчетов и др. данных,

/>1.3 Характеристикафункциональной структуры
информационной системы

Анализ исходных данных,перечисленных выше, и выявленных функций, подлежащих автоматизации, а такжеимеющихся сведений о возможностях современных пакетов прикладных программпозволили предложить следующее обобщенное описание функциональной структурыпроектируемой системы. На схеме показан состав элементов функциональнойструктуры и связи между ними и внешней средой. В качестве элементов системывыделены следующие функциональные подсистемы:

Ø ФП«Заказы»,

Ø ФП«Бухгалтерия»,

Ø ФП«Органайзер»,

К элементам внешней средыотнесены:

Ø заказчики

Ø банк

Ø Руководствопредприятия

Взаимодействие элементовобеспечивается:

1) электроннымисредствами обменаданными — коммуникационной подсистемой (на схеме связи показаны сплошнымилиниями)

2) традиционнымисредствами (на схемевзаимодействие элементов показано пунктиром).

Предлагаемый регламентобмена данными представлен в табличной форме. Порядковые номера сообщений(документов, запросов и пр.), представлены на схеме рядом с соответствующейсвязью по правилам изображения комментариев. Реализацию перечисленных подсистемпредлагается осуществлять, в основном, на основе типовых решений и, частично,путем использования технологии оригинального проектирования.

Реализацию перечисленныхподсистем предлагается осуществлять, в основном, на основе типовых решений и,частично, путем использования технологии оригинального проектирования.

Выполненный анализ [1,3]показал, что большая часть подсистем, необходимых для достижения целейпроектируемой системы, не нуждается в разработке, в частности:

1. В качестве ФП«Бухгалтерия» предлагается использовать пакет 1С Бухгалтерия.Основные аргументы в пользу такого выбора заключаются в следующем:

a.  Наиболеепопулярный пакет Бухгалтерии (Таблица 3);

b. Зарубежныебухгалтерские системы мало используются в России из-за различий в системахбухучета в нашей стране и за рубежем;

c. В бухгалтериифирмы, для которой проектируется система, работает один человек, на котороговозложены простейшие функции:

Ø ввод и обработкабухгалтерских записей;

Ø печать первичныхдокументов и отчетов;

Консультации, проведенныес потенциальным пользователем — бухгалтером фирмы, показали, что объем функций,реализуемых пакетом 1С Бухгалтерия, вполне обеспечивают выполнение задач,стоящих перед бухгалтером автоматизируемой фирмы.

Наиболеераспространенные бухгалтерские ПП

Класс системы

Группа потребителей

Основные характеристики

Фирмы- разработчики

Мини-

бухгалтерия

Бухгалтерия

в 1 -3 человека.

Без специализации

Ввод и обработка бухгалтерских записей.

Печать первичных документов и отчетности"

«ИнфоСофт»

«1С»

Универсальные системы

(миди- бухгалтерия)

Численность бухгалтерии невелика.

Предусмотрены все разделы учета

Усиленная аналитика.

Реализация основных компонентов натурального учета.

Учет труда и заработной платы

«1С»

«ИнфоСофт»

Локальные АРМ Локальная модификация комплексных систем Комплексная реализация частной задачи учета

«1С»

«Паритет

Софт»

Комплексные системы

Бухгалтерия не менее 10 человек.

Разделение функций между сотрудниками

Комплекс программ.

Сетевая архитектура.

Достаточно полная реализация функций.

Адаптируемость

«Парус»

«Ланке»

Управленческие системы

Подразделения бухгалтерского и финансового учета.

Подразделения финансового менеджмента

Управленческий учет.

Планирование и управление.

Настройка на клиента

(кастомизация).

Открытость архитектуры.

Масштабируемость

«Новый Атлант»

SAP

BAAN

2. В качествесредства, обеспечивающего комплексную реализацию функций«органайзера» и «поддержки работы с электронной корреспонденцией»(E-Mail, Fax,базы данных на веб — серверах), выбран пакет Outlook-97. В пользу такого решения склонили следующиеаргументы:

a. В работах[...,....] отмечается наиболее частое использование пакетов ПП Shedule+ ,ПП Outlook, ПП Lotus Organizer;

b. Пакеты выполняютвсе функции, подлежащие реализации в части органайзера и работы скорреспонденцией (см. выше, Таблица 1);

c. Возможностивышеназванных пакетов довольно близки и постоянно развиваются. Можно отметить,что дизайн фирмы Lotus традиционно привлекательнее, однако степеньинтеграции этого пакета с наиболее распространенными приложениями фирмы MicroSoft,которые предполагается применять в проектируемой системе, потенциальнониже;

d. Большая частьпотенциальных деловых партнеров используют пакеты фирмы MS OutlookMS. Поэтому ориентация на этот пакетпозволит минимизировать возможные сложности коммуникаций из-за несовместимостипрограммного обеспечения.

/>/>/>/>2 Проектированиефункциональной части подсистемы, выбранной для углубленной проработки/> 2.1 Обоснованиевыбора подсистемы

Из всего составафункциональных подсистем, выделенных выше, для углубленной проработки выбранаФП «Заказы». Данный выбор обусловлен следующим:

1.  В обширном перечнеизвестных пакетов прикладных программ не удалось найти ни одного типовогорешения, удовлетворительно реализующего функции, возлагаемые на подсистему«Заказы».

2.  В основу ФП«Заказы» может быть положена какая-либо система управления базамиданных, например, Access илиэлектронных таблиц, которые позволяют существенно упростить и ускоритьавтоматизацию типовых учетных функций. Однако для создания базы данных (БД), ееведения, получения необходимых справок и составления отчетов невозможнообойтись без разработки программ, в наибольшей степени учитывающих спецификуавтоматизируемого процесса.

Иначе говоря, для ФП«Заказы» необходимо применение технологии оригинальногопроектирования. Принимая во внимание задачи курсового проекта, ограничимсяпроектированием функциональной части ФП «Заказы».

/>/>/> 2.2 Проектированиефункциональной схемы подсистемы

Предлагаемая схема,функциональной структуры подсистемы «Заказы» приведена ниже.

В центральной частирисунка показана последовательность операций, обеспечивающая полный циклфункционирования подсистемы. Для каждого шага показан состав входной и выходнойинформации, а также формы ее представления на основе языка условных знаков,рекомендованных ГОСТом 19.701-90. Обобщенное описание схемы представлено втабличной форме.

/>

/>

Рису/>нок 2 (окончание)

В самом общем видепроцесс работы может быть описан следующим образом:

Ø Менеджер отделазаказов, получив заказ от заказчика и обрабатывая поступившие документы сзаказами, заносит реквизиты заказчиков в адресную книгу, а содержание заказа всоответствующую БД. При этом он использует свой АРМ-Э и приложение MS Aсcess,пополняющее БД, размещенную на основном и резервном серверах. Предоставляетзаказчику счет.

Ø бухгалтер,получив от заказчика квитанции с уведомлениями оплаты и используя свой АРМ-Б, фиксируетв соответствующей БД дату перевода денег, сумму и номер заказа, а также сдает деньгиполученные от заказчика (если это был наличный расчет), в банк. Кроме того,бухгалтер использует свой АРМ для подготовки отчетов, представляемых вналоговую инспекцию, руководству фирмы, а также расчету заработной платы сотрудникамфирмы.

Ø товароведработает на АРМ-С и, используя эту БД, подбирает необходимые комплектыоргтехники соответствующие заказу. Затем подготовленные комплектыраскладываются в специально отведенные места склада на каждую коробку соргтехникой ставиться спец. номер. заказа, соответствующими учетным номерамзаказов из БД.

Ø работник склада,получив автоматическое извещение о наличии скомплектованных наборах оргтехникиприбывает на склад и отгружает готовые комплекты оргтехники заказчику.

Руководство,используя свой АРМ-Р, в любой момент времени имеет возможность получитьисчерпывающую информацию о ходе выполняемых работ, как по фирме в целом, так ипо каждому исполнителю. Ту же информацию руководитель может получить, находясьв командировке за тысячи километров, если он воспользуется новой услугой —предоставлением возможности работы в Интернете. Для этого руководитель можетподключится к серверу своей фирмы, используя возможности коммуникационнойподсистемы.

/>/>/>/>Заключение

Эта курсовая написанамной для того, чтобы понять смысл работы функциональной подсистемы «Заказ».Проектирование элементов информационной системы показывает нам эффективностьработы ФП «Заказов» и должностных лиц участвующих в этом процессе.