Реферат: Электронная почта

Введение

Компьютерныесети врываются в жизнь людей – как в профессиональную деятельность, так и в быт– самым неожиданным и массовым образом. Знания о сетях и навыки работы в нихстановятся необходимыми множеству людей.

Компьютерныесети породили существенно новые технологии обработки информации – сетевыетехнологии. В простейшем случае сетевые технологии позволяют совместноиспользовать ресурсы – накопители большой емкости, печатающие устройства,доступ в Internet, базы и банки данных. Наиболее современные и перспективныеподходы к сетям связаны с использованием коллективного разделения труда присовместной работе с информацией – разработке различных документов и проектов,управлении учреждением или предприятием и т.д.

Компьютерныесети и сетевые технологии обработки информации стали основой для построениясовременных информационных систем. Компьютер ныне следует рассматривать не какотдельное устройство обработки, а как «окно» в компьютерные сети, средствокоммуникаций с сетевыми ресурсами и другими пользователями сетей.

Глобальныеинформационные сети – одно из основных достижений человечества в областиинформационных технологий, главная примета вхождения в эпоху информационногообщества. Делая возможным оперативное общение на огромных расстояниях (в разныхстранах и даже на континентах), глобальные сети уже изменили для многих людейхарактер и возможности образования и профессиональной деятельности.Потенциальные возможности глобальных сетей пока используются лишь в малой мере,но эта область прикладной информатики является самой динамичной [1].

Цель данной работы – рассказать об информационных технологиях вэкономике, в частности об электронной почте. Для достижения данной цели решимследующие задачи: расскажем о ее возможностях электронной почты, способахпередачи информации, программном обеспечении, которое используется для приема,отправки и обработки передаваемой информации.

 

1. Общиесведения об электронной почте 1.1 Возможности электронной почты

Развитие технических средств передачи сообщений не могло незатронуть и такую область, как почта. В результате появился принципиально новыйвид коммуникации, названный электронной почтой.

Электронная почта (Electronic mail, или сокращенно E-mail) – это способ отправки иполучения сообщений с помощью компьютерной сети [2].

E-mail работает по принципу обычной почты. Аналогом письма в этом случаеявляется электронное сообщение, аналогами почтовых отделений – почтовые серверы,а транспорта – компьютерная сеть.

Каждый абонент, подключенный к почтовому серверу, имеет свойэлектронный адрес или, образно говоря, почтовый ящик. Доступ к этому ящикузащищен паролем абонента. Благодаря электронному адресу можно идентифицироватьлюбого абонента в сети (все адреса должны быть оригинальными). Абонент и сервердля обмена сообщениями используют кабель (если абонент подключен к ЛВС спочтовым сервером) или обычную телефонную линию (в случае удаленногосоединения).

Сообщение, прежде чем попасть с одного сервера на другой, можетпроходить ряд промежуточных серверов. Почтовые серверы обмениваются сообщениямив автоматическом режиме, причем маршрут движения сообщения в сетирассчитывается специальной программой – маршрутизатором.

Когда сообщение прибывает на сервер назначения, адресат приочередном соединении с сервером получает уведомление о поступлении почты. Такимобразом, чтобы получить сообщение, пользователю не нужно постоянно держатьвключенным свой компьютер. Включить компьютер и подключиться к сети он сможет влюбой момент, когда пожелает получить или отправить сообщения. Такой режим работы,как известно, называется off-line.

Электронная почта зародилась для обмена текстовыми сообщениямичерез сети большой протяженности. Сейчас средства электронной почты позволяютпередавать и принимать любые файлы – исполняемые, графические, звуковые, видео.Услуги E-mail стали реальнойальтернативой обычной бумажной почте. Произошло это благодаря высокой скоростии надежности передачи сообщений. За считанные минуты сообщение электроннойпочты попадает к адресату, который может находиться в том же городе или заокеаном.

Скорость передачи сообщений ограничивается в основном пропускнойспособностью линий связи между компьютерами. Если компьютер подключается к сетичерез модем и телефонную линию, то самым существенным фактором ограниченияскорости обмена будет качество отечественной телефонной линии. В результате скоростьобмена может колебаться от 28800 бит/с (для крупных городов и современных АТС)до 2400 бит/с (для устаревших линий связи) [2].

 1.2 Адрес электронной почты, имя почтовогосервера

Чтобы сообщение электронной почты нашло своего адресата,необходимо правильно указать адрес (E-mail). Почтовый адрес состоит из двух частей, разделенныхзнаком @. Левая часть адреса – это локальное имя пользователя (имя почтовогоящика), а правая часть – имя домена. Значок @ обозначает предлог at («в», «при») и называетсяпопросту «собака» или «обезьяна». То есть адрес

nora@krok.net.ua

можно прочитать буквально: ящик nora в домене krok.net.ua.

Имя домена разбивается точками на отдельные слова – поддомены.Имена поддоменов следуют слева направо в порядке возрастания уровня иерархии.Справа, на самом верхнем уровне, находится название страны: ua – Украина, ru – Россия, fr – Франция, uk – Великобритания, su – код, сохранившийся длягородов бывшего Советского Союза. При рассмотрении имен доменов в WWW отмечалось, что наверхнем уровне не всегда находится код страны. Могут встречаться поддоменыверхнего уровня: com, edu, gov и др.

Левее расположено имя поддомена, уточняющего положение сервера вдомене верхнего уровня, например, поддомены kiev.ua, msk.ru, spb.su, odessa.ua отвечают городам. Ещелевее может располагаться имя поддомена организации.

Исходя из имени домена, можно восстановить имя почтового сервера провайдера.Обычно оно получается добавлением через точку слова mail к имени домена, например,mail.stcu.kiev.ua или mail.cargo.relcom.ru.

 1.3 Программы электронной почты

Чтобы пользователь мог посылать и получать электронные сообщения,на его компьютере должно быть установлено ПО клиента электронной почты. Существуютразличные почтовые программы, обладающие разными возможностями ипредназначенные для работы в различных ОС. Широко распространены почтовые программы Microsoft Exchange, Outlook Express, MicrosoftOutlook, Internet Mail, Eudora, Exchange Mail и др. Часто эти программывключаются в состав ОС: Microsoft Exchange устанавливается накомпьютер вместе с Windows 95, а Outlook Express – вместе с Windows ХР. Программы, способныеработать с электронной почтой, входят также в пакеты приложений, чему примеруниверсальная программа Microsoft Outlook 2000 в составе Microsoft Office 2000 [4].

Функциями почтовых программ являются получение и чтение сообщений,подготовка и отправка сообщений, ведение адресной книги.

2. Почтовая программа Outlook Express 2.1 Запуск программы

Рассмотрим работу с электронной почтой с помощью программы Outlook Express.

После запуска Outlook Express начнется процесс соединения с компьютеромпровайдера – об этом известит диалог Удаленное соединение. Вы можетеподключиться к Интернету либо выбрать автономный режим работы.

 2.2 Окно Outlook Express

Окно Outlook Express разделено на несколько областей. Слева находитсявертикальная панель ярлыков Outlook Express, правее – список Папки. Сразу после запуска вправой части окна будет отображаться содержимое папки Outlook Express (Электронная почта,Группы новостей, Контакты), а также текстовая колонка с советами дня.

Размер каждой области окна можно регулировать. Для этого наведитеуказатель мыши на границу области, дождитесь, пока он примет форму двойнойлинии с двусторонней стрелкой, и перетяните границу в нужное положение.

Список папок можно убрать щелчком мыши по крестику справа отзаголовка Папки. При этом заголовок текущей папки превращается взаголовок-кнопку.

 2.3 Рабочие папки электронной почты

Все сообщения, с которыми работает пользователь, хранятся внескольких папках.

Входящие – в эту папку попадают все поступающие сообщения. Список сообщенийнаходится в правой части окна. В этом списке обычно отображаются поля От, Тема,Получено, а также поля особых отметок (важность сообщения, вложенные файлы).Сообщения хранятся в папке Входящие до тех пор, пока пользователь их не удалитили не переместит в другую папку.

Исходящие – папка для временного хранения сообщений, которые пользовательотправил, но еще не переслал на почтовый сервер. Сообщения из этой папки могутотсылаться автоматически либо отсылаться по команде Отправить (Получить).

Отправленные – это папка, содержащая копии отправленных сообщений. Удобствопапки Отправленные заключается в том, что пользователь может уточнить датуотправления письма, освежить в памяти его содержание, а также при необходимостиотправить письмо повторно.

Удаленные – в эту папку автоматически перемещаются объекты, удаленные издругих папок. Эти объекты могут быть восстановлены из папки Удаленные напрежнее место. Чтобы совсем удалить объект, его нужно удалить из данной папки.

Черновики – папка, в которой содержатся все незаконченные и неотправленныесообщения. Пользователь может открыть сообщение в этой папке, доработать его изатем отправить.

 
3. Работа ссообщениями 3.1 Получение сообщений

Работа программы Outlook Express после запуска и подключения к Интернетуначинается с проверки поступления почты. В дальнейшем программа автоматическипроверяет поступления почты (по умолчанию каждые 30 минут).

Для ручного извлечения писем с сервера щелкните по кнопке Доставитьпочту, расположенной на панели инструментов. При этом также будут отправленывсе сообщения из папки Исходящие. Доставку почты можно задать и с помощью меню Сервис– Доставить почту.

При появлении новых сообщений в правом нижнем углу окна Outlook Express появляется значокконверта. Можно задать и звуковое оповещение о приходе почты. Для этоговыберите команду меню Сервис – Параметры и включите соответствующий флажок вовкладке Общие.

 3.2 Чтение и обработка сообщений

Чтобы узнать список поступивших в ваш адрес писем, достаточнощелкнуть по значку папки Входящие на панели Папки. Выберите интересующее васписьмо, пользуясь представленным списком в этой папке.

Сообщения можно отсортировать по какому-либо столбцу – для этогонеобходимо щелкнуть по его названию в списке сообщений. Например, щелчок постолбцу От приведет к сортировке сообщений по отправителям [3].

Заголовки писем, которые еще не прочитывались, отображаютсяполужирным шрифтом. После того как письмо прочитано, шрифт заголовка меняетсяна обычный. Количество непрочитанных сообщений указывается в скобках рядом сназванием папки. Все это позволяет легко ориентироваться при просмотре почты.

Чтобы вывести интересующее вас письмо на экран, щелкните мышью позначку письма в списке сообщений (вывод содержимого письма в область просмотра)либо сделайте двойной щелчок на заголовке письма (вывод в отдельное окно).

Перечислим операции, которые можно выполнить над полученнымписьмом.

·          Копированиелибо перемещение письма в другую папку.

·          Копированиевсего текста письма в буфер обмена.

·          Сохранениев файл.

·          Удалениеписьма в папку Удаленные.

·          Поискфрагмента текста.

·          Печать.

·          Сведенияо письме.

·          Пометитькак прочитанное или как непрочитанное.

 3.3 Ответ на сообщение

Если вы собираетесь ответить на полученное письмо, то проще всегоэто сделать следующим образом.

• В списке папки Входящие выделите сообщение, на которое хотитеответить и нажмите кнопку Ответить на панели инструментов.

• В появившемся окне редактирования в поле Кому уже будет подставленоимя получателя, а в поле Тема – тема сообщения, на которое готовится ответ.

• Наберите текст сообщения, расположив его над почтовымиреквизитами полученного сообщения.

• Нажмите кнопку Отправить, после чего сообщение должно попасть впапку Исходящие. Окно редактирования будет закрыто, и активным станет окно Outlook Express. В списке папок впозиции Исходящие в скобках появится цифра 1 или какая-либо другая цифра,отвечающая количеству отправляемых сообщений.

• Щелкните по кнопке Доставить почту на панели инструментов. Есливы не подключены к Интернету, появится сообщение «Вы работаете в автономномрежиме. Хотите подключиться к сети?» Нажмите кнопку Да, после чего откроетсяинформационное окно Outlook Express и поверх него – диалог Удаленное соединение.

• Подключитесь к Интернету. Сообщение будет отправлено на почтовыйсервер сразу после подключения.

При отправке ответа на любое сообщение, данные об адресатеавтоматически будут занесены в адресную книгу. В этом состоит еще однопреимущество использования режима ответа на сообщение перед режимом созданиянового сообщения.

 3.4 Составление нового сообщения

Остановимся теперь подробнее на различных способах составленияписьма. Выполнять эту работу лучше заранее в автономном режиме, чтобы нетратить в Интернете оплачиваемое время. Схема действий по подготовке сообщенияможет быть такой.

·  Щелкнитепо кнопке Создать сообщение (или выполните команду меню Сообщение – Создать) –в ответ откроется окно редактора, в котором вы можете составить письмо вформате обычного текста или текста HTML.

·  Втекстовые поля Кому и Копия введите почтовые реквизиты. Щелкнув по кнопкам стакими же названиями, вы сможете воспользоваться адресной книгой. Дополнительныеадреса указываются в полях Копия и Слепая. Получатели, указанные в поле Копия,получив сообщение, будут извещены об остальных получателях этого же сообщения.Получатели, отмеченные в строке Слепая, также получат сообщение, но в спискеполучателей они фигурировать не будут.

·  Введитекраткое описание сообщения в поле Тема. Тогда адресат еще до открытия сообщениябудет иметь представление о его содержании.

·  Наберитетекст сообщения в рабочей области окна редактора. При этом можете пользоватьсявставками содержимого из буфера обмена.

·  Вставьте,если это нужно, вложенные файлы. Для этого в меню Вставка выберите опцию Вложениефайла либо Текст из файла. Выберите файл и щелкните по кнопке Вложить.

 3.5 Вложенные файлы

Сообщения могут содержать Вложенные файлы (текстовые, графические,звуковые, видео). С помощью таких файлов в письме можно размещать большиемассивы информации. Однако перед тем, как вкладывать большой файл вотправляемое письмо, поинтересуйтесь у получателя, действительно ли ему нужныэти данные.

Если в полученном сообщении имеются вложенные файлы, то взаголовке будет изображена скрепка. В самом сообщении также будет показанаскрепка, по которой можно щелкнуть, и появится список вложенных файлов суказанием их размеров. Если в этом списке щелкнуть по названию файла, топоявится диалог, содержащий предупреждение об открытии файла. В этом диалогенужно указать, что вы намереваетесь сделать с файлом: открыть его или сохранитьна диске [5].

Заключение

Целью данной работы было рассказать об информационных технологияхв экономике, в частности об электронной почте, ее возможностях, способах передачиинформации, программном обеспечении, которое используется для приема, отправкии обработки передаваемой информации.

Считаю, что в данной работе поставленная цель полностью достигнута.Мною раскрыты такие понятия как электронная почта, электронный адрес(рассмотрен конкретный пример), почтовый сервер, домен (уровни доменов), прикладнаяпочтовая программа.

Проанализированы возможности электронной почты. Рассмотреныспособы приема, отправки и обработки различного рода информации.

Мною были получены знания по работе с почтовой программой Outlook Express (запуск программы,интерфейс, рабочие папки электронной почты), а также умение работать спочтовыми сообщениями (получение, чтение и обработка, ответ на сообщение,составление нового сообщения, вложенные файлы).

С этими знаниями отрываются новые возможности примененияинформационных технологий в экономике.

Это позволяет рационально организовать рабочее время, тем самымповысить производительность своего труда.

Список литературы

 

1.Драгунова Л.С., Морозова Г.А. Глобальнаякомпьютерная сеть Интернет: Учебное пособие. – Новосибирск; Сибирскийуниверситет потребительской кооперации, 2003. – 47 с.

2.Евдокимов В.В. Экономическая информатика. 3 части. –СПб.: Питер, 1992.

3.Информатика: Учебник для вузов / Под ред. Н.В. Макаровой. –М.: Финансы и статистика, 2006. – 768 с.

4.Информационные системы вэкономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика,1996.

5.Симонович С.В. и др. Информатика: Базовый курс. – СПб: Питер,2001.