Реферат: Структуризация и первичная обработка данных в MS Excel

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Компьютерныеинформационные технологии

На тему: «Структуризация ипервичная обработка данных в MSExcel»

Минск

2008


РЕФЕРАТ

Курсовой работыБарановской М.М. «Структуризация и первичная обработка данных в MSExcel»

Объем работы 33 страницы,в том числе 8 рисунков, 4 таблицы, 5 наименований литературы, 2 приложения.

Ключевые слова: обработкаданных, сортировка данных, фильтрация, форма данных, MS Excel.

В курсовой работеисследуется проблема обработки, сортировки, фильтрации и использования форм ишаблонов в Microsoft Excel, которая включает в себя следующие этапы:

·    Средствапервичной обработки данных в MS Excel;

·    Сортировка,сортировка связанных областей;

·    Поиск, видыпоиска (поиск по формату и содержанию);

·    Фильтрация(автофильтр, расширенный фильтр);

·    Использованиеформ;

Раскрыта суть обработки,сортировки, фильтрации и использования форм в Microsoft Excel и способы их правильного создания и использования.

В результате проведенногоанализа сделаны следующие выводы:

а)        электронныетаблицы как форма организации данных имеют гибкое сочетание возможностей,которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятиярешений о выборе ячейки для размещения информации;

б)        элементыуправления, находящиеся на панели инструментов, значительно упрощают работу иявляются незаменимыми при создании документов в Excel;


ВВЕДЕНИЕ

MS Excel позволяет использование таблиц в качестве базыданных. Сама по себе структура из строк и столбцов электронной таблицы отличноподходит для создания информационных списков. Списки позволяют работать эффективнос большими наборами данных. Список – упорядоченный набор данных, имеющиходинаковую структуру, и состоит из трех основных элементов:1. записи;2. поля;3.заглавной строки. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данныераспределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки являютсяспециальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Приработе со списками часто требуются разные представления одних и тех же данных,для этого Excel позволяет использовать встроенные типысортировки, а также создавать собственные.

В программе Excel разработчикииз фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемыеавтоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужныдля выполнения определенной задачи.

Excel располагает мощными средствамиколлективной работы, которые ориентированы в первую очередь на совместнуюработу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степеньсовместимости приложений, включенных в пакет Microsoft Office, обусловлена поддержкой технологии связывания ивнедрения OLE. Примером применения этой технологииможет служить внедрение Excel– таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданныйсредствами Word. При использовании этой технологиимежду объектами устанавливается динамическая связь. Двойной щелчок на объекте,вставленном в документ, приводит к запуску приложения, в котором он был создан.

В данной курсовой работенаиболее подробно описаны все возможности и свойства обработки данных таблиц:создание и удаление пользовательских списков автозаполнения, фильтрация,сортировка, поиск и работа с формой базы данных.


1. Средствапервичной обработки данных MS Excel

Преимуществом электронныхявляется гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации кячейкам таблицы, со свободой принятия решений о то, какую именно ячейку выбратьдля размещения информации. Однако данная «свобода» имеет и обратную сторону:зачастую за нее приходиться платить на дальнейших этапах работы, когдавозникают проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированнойобработке данных. Не секрет, что логика таких операций предполагает наличиежестко формализованной структуры у исходной информации. Одним из способоврешения этой проблемы в Excelявляются списки.

Список-это содержащаяся в рабочем листе Excel таблиц, данные, в строках которойимеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаютсяданные одного типа (число, текст, дата и т. п.).Список состоит из трехосновных структурных элементов:

o    запись- это полная строка таблицы,содержащая связанную информацию о данном объекте списка. Каждая запись состоитиз элементов и должна содержать полное описание конкретного элемента.

o    Поля- это отдельные элементы данных взаписи. Фамилия, имя, отчество, адрес, телефонный номер сотрудника и т. д. –все это поля в записи. Каждое поле в записи может стать объектом поиска илисортировки.

o    Заглавнаястрока состоит иззаголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки –это метки (с названиями) соответствующих полей. MS Excel использует их при сортировке, поиске и формированииотчетов по спискам.

Поля списка могут иметьимена, которые должны располагаться в первой строке таблицы. (Табл. П. 1.1)

Для создания новогопользовательского списка нужно:

ü   Выбрать команду Параметры►Списки;

ü   В поле списки выбрать элемент Новыйсписок;

ü   В поле Элементы списка пользовательскийсписок и нажать клавишуEnter;

ü    Щелкнуть кнопку Добавить;

ü   Щелкнуть кнопку ОК. (Табл. П. 1.2)

При выполнении операций сданными, например при поиске, сортировке или обработке данных, спискиавтоматически распознаются как базы данных, а элементы списков при организациибазы данных преобразуются следующим образом:

·          Столбцы списковстановятся полями базы данных.

·          Заголовкистолбцов становятся именами полей базы данных.

·          Каждая строкасписка преобразуется в запись данных.

·           В Excel возможна сортировка по одному илинескольким ключевым полям, в том числе с подведением общих итогов ипромежуточных итогов по группам записей.

Если из общего списканеобходимо выбрать лишь часть информации, соответствующую некоторым условиям,то следует провести фильтрацию данных. Для простых условий фильтрации частобывает достаточно средств Автофильтра.

Для отбора строк спискапо сложным критериям, например таким, которые содержат вычисляемые выражения, атакже для размещения результатов фильтрации в произвольном месте рабочего листаслужит команда меню Данные►Расширенный фильтр.

Сводные таблицысредство обработки и представления данных, намногопревосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки спромежуточными итогами. Это интерактивная таблица на рабочем листе, позволяющаяподытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений (а нетолько суммирование!). для построения сводной таблицы используются запросы квнешним базам данных. Для этого применяется техника запросов по образцу, и вданном случае списки обязательно должны содержать имена полей и первой строке.

Сводная таблица создаетсяс помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные ►Своднаятаблица…). Режим мастера состоит и четырех последовательных этапов, в ходекоторых пользователь в режиме диалога задает параметры построения своднойтаблицы:

1.        первый и второйшаги — выбор источника данных;

2.        третий- созданиемакета сводной таблицы: определение полей сводной таблицы и их ориентации,выбор функции суммирования (сведения) для полей данных; [3, с. 225-226]

3.        четвертый-определение размещения сводной таблицы.

Ускоренный вводповторяющихся данных осуществляется с помощью средства Автодополнение.Как только начать вводить данные в поле, Excel последовательно сравнивает каждый введенный символ сданными других полей этого же столбца. Если начальные символы ввода аналогичныкакому-либо предыдущему полю, Excelвыдвигает предположение, что вы хотите ввести тот же элемент, что и раньше, и самостоятельнозаполняет остальную часть. Такое сравнение применяется только к ячейкам стекстом. ( Инструмент Автодополнение игнорирует числовые и временныезначения, а также даты).

Если надо повторитьпредыдущий элемент, необходимо просто нажать клавишу Emer(или одну из клавиш со стрелками), это приведетк вставке в ячейку значения, предлагаемого средством Автодополнение.Кроме того, Excel предложит какой-либо расположенныйвыше элемент только в том случае, если на основании ввода можно будет выбратьтолько одну уникальную запись. Чтобы отключить средство Автодополнение, надовыбрать команду Сервис►Параметры и передать на вкладку Правка. Затемубрать флажок в окне управления Автозаполнение значений ячеек и щелкнуть накнопке ОК для сохранения новых установок и продолжения редактирования.

Одной из наиболее частовстречаемых и утомительных разновидностей ввода является вводпоследовательностей чисел или дат в столбец или строку. Средство АвтозаполнениеExcel может выполнить эту работу,автоматически заполняя ячейки информацией по мере перетаскивания указателя мышивдоль столбца или строки. Автозаполнение можно использовать для копированияформул и значений, ввода дней недели и месяцев года или других наборов чисел идат. С его помощью можно вводить даже названия категорий, номера разделов идругую информацию.

Применение средстваАвтозаполнение позволяет выполнить следующие действия:

—   копированиеданных из одной или нескольких ячеек. (Если выделенные данные не распознаютсяпрограммой как последовательность, например, при выделении ячейки с текстом,средство Автозаполнение копирует их туда, куда перетаскивается указатель мыши).

—   Копированиепараметров форматирования или значений в ячейки строки или столбца. Обычно этосредство копирует как значение, так и параметры форматирования исходной ячейки.Чтобы выбрать только значение или только параметры форматирования, надовыделить ячейку и в момент перетаскивания указателя держать нажатой правуюкнопку мыши. Отпустив кнопку мыши. Выбрать одну из опций Заполнить форматыили Заполнить значения.

—   Заполнение рядовданных. Если ввести дату в легко распознаваемом формате, Excel автоматически заполнит ряд. СредствоАвтозаполнение распознает как длинные, так и сокращенные записи дней недели илимесяцев.

—   Заполнение рядовчисловых значений. Чтобы заставить программу увеличить, а не копировать число,надо держать в момент перетаскивания нажатой клавишу Ctrl.

—   Заполнение рядовпронумерованными элементами.

—   Заполнениепользовательских списков. Надо ввести первый элемент списка, затем применитьинструмент автозаполнения для добавления оставшихся элементов списка.

—   Заполнениетрендовых рядов. Для применения этой опции необходимо сначала выделить большое количествоячеек, а затем перетащить их с нажатой правой кнопкой мыши, чтобы изоткрывшегося контекстного меню выбрать нужную опцию. (Эта опция находитосновное применение при расчете показателей будущего, как рост объема продажили задолженности в зависимости от текущих данных). [5, с.553-557]

2. Сортировка, сортировка связанных областей

Чтобы отсортировать списокили базу данных, надо выделить диапазон сортируемых данных и выбрать команду Данные►Сортировка.В диалоговом окне Сортировка диапазона установить параметры сортировки, с ихпомощью можно задать три уровня ключей, которые будут использоваться приупорядочении для каждого уровня (возрастание/убывание), а также указать наличие(отсутствие) у полей списка имен. (Рис. П. 1. 1)

Если не выбрать диапазонданных, программа сделает это автоматически. При этом выделяются все ячейкисписка, за исключением первой строки, которая рассматривается как строказаголовков. Если некоторые ячейки списка не содержат данных, необходимо выбратьдиапазон вручную, иначе список может сортироваться некорректно. Дело в том, чтопустые строки или столбцы списка прерывают автоматически определяемую областьсортировки, поэтому часть списка не будет участвовать в сортировке диапазонасортировки.

Если по какой-либопричине Excel не находит строку заголовков, тоустанавливается режим идентификации полей обозначением столбцов листа. Поля длясортировки выбираются из раскрывающихся списков диалогового окна сортировки.При выделении диапазона сортировки вручную автоматическое распознаваниеназваний полей не выполняется, поэтому режим идентификации полей нужноустановить с помощью переключателя. При автоматическом выделении также изменятьрежим идентификации поле.

Сортировку списка можновыполнять по одному, по двум или трем полям как по возрастанию, так и поубыванию. Для выбора параметров сортировки надо щелкнуть по кнопке Параметры. Вотрывшемся диалоговом окне Параметры сортировки, исходя из ориентациисписка, установить направление сортировки (строки диапазона или столбцыдиапазона). Для сортировки данных регистра установить флажок опции Учитывать.

В том случае, когдаячейки списка расположены вплотную к ячейкам с другими данными, Excel может предупредить, что выделен невесь список. При этом откроется диалоговое окно с предложением включить ввыделенную область все последовательно расположенные ячейки списка.Предлагается. Что список состоит из ячеек, расположенных непрерывно, и другиеданные не могут располагаться вплотную к ним.

Чтобы выделить весьсписок, надо установить в окне предупреждения переключать автоматически,расширить выделенный диапазон. В противном случае сортировки будет выполнятьсятолько для выделенной части списка.

При сортировке данныхпросмотр значений всегда осуществляется слева направо. Начальными символами присортировке считаются цифры, затем — пробелы, далее — символы пунктуации инаконец, буквы. Если значения ячеек содержат пробелы, то результат сортировкиможет отличаться от ожидаемого.

Используя разные способысортировки, можно добиться наиболее удобного представления информации вконкретной ситуации. Например, список, содержащий данные «об оптовых покупателях»,в первую очередь логичнее сортировать по объему закупок, а затем по именипокупателя или названию контракта.

С помощью кнопок Сортировкапо возрастанию и Сортировка по убыванию стандартной панели инструментовможно отсортировать список по первому столбцу выделенного диапазона. Однако приэтом не следует выделять только поля списка, так как его оставшаяся частьсортироваться не будет, и целостность данных нарушиться. (Рис. П. 1. 2, 3)

При использовании длясортировки кнопок стандартной панели ключом сортировки считается поле, вкотором в данный момент находиться активная ячейка. Поэтому столбец будетотсортирован, даже если диапазон не выделен.[1, с. 287]

 

3. Поиск,виды поиска (поиск по формату и содержанию)Для поиска текста иличисел в списке нужно:

o выделить область поиска на рабочем листе;

o выбрать в меню Правка команду Найти;

o ввести в поле Найти образец поиска;

o при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистри Ячейка целиком;

o выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направлениепоиска;

o выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужныйпункт;

o щелкнуть кнопку Найти далее;

o для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

o для завершения поиска щелкнуть Закрыть. (Рис. П. 1. 6)

Для наиболееудобной работы можно одни значения заменить на другие по всей таблице илисписку, для этого необходимо:

1.        Выделить первую ячейку рабочего листа.

2.        Открыть меню Правка.

3.        Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.

4.        Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить

5.        Ввести в поле Заменить на: (на новое название)

6.        Установить флажок проверки Ячейка целиком.

7.        Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска:По строкам. (Рис. П. 1. 5)

4. Фильтрация(автофильтр, расширенный фильтр)

Для поиска данных илизаписей в списках используются фильтры, которые отображают на экране толькозаписи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющиезаданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки),можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрацииотносятся:

Ø  Автофильтр — параметры фильтрации задаютсяпростым выбором значений из списка и в дальнейшем их можно отредактировать.

Ø  Расширенныйфильтр позволяетзадавать более сложные условия фильтрации.

Использование автофильтрадля поиска записей применяется с помощью команды, Автофильтр. Необходимовыделить ячейку в диапазоне списка, выполнить команду Данные►Фильтр►Автофильтр,справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелкамиавтофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

В раскрывающемся менюкнопок полей списка также содержатся команды, применяемые для задания условияавтофильтра.

—   (Все). Служит для отображения всех строксписка. Обычно эта команда используется для отключения ранее заданного фильтра.

—   (Первые 10…) . Используется только для полейчислового типа или для дат. При выборе этого условия открывается диалоговоеокно Наложение условия по списку, в котором задаются параметры отбора числовыхзначений. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольшихили наименьших чисел в столбце.

—   (Условие…). Откроется окно диалогаПользовательский автофильтр. С помощью этого окна можно отсортировать записи,удовлетворяющие одному или двум условиям.

—   (Пустые). Используетсядля отбора записей с пустым значением поля.

—   (Непустые). Выводит записи, содержащие непустоезначение поля. [4, с. 412, табл. 3]

Условия автофильтра имеютсвойство накапливаться. Это значит, что можно задать условия сразу длянескольких столбцов. Что позлит отобразить группы данных, отвечающих большомуколичеству условий. Задавать эти условия можно в любом порядке, но лучше всегоначинать со столбца с наименьшим количеством повторяющихся элементов. Чтобысократить дальнейшую фильтрацию и упростить просмотр. После применения фильтрак списку цвет стрелки в выбранном поле становиться синим.

Для изменения условия автофильтранеобходимо щелкнуть по кнопке с синей стрелкой, и выбрать другую опцию. Чтобывообще удалить условие из данного столбца, надо выбрать опцию Все. Еслиже надо убрать сразу все условия из списка, надо выбрать Данные ►Фильтр►Автофильтр.После чего все кнопки со стрелками исчезнет.

Excel сохраняет условия автофильтра тольков памяти компьютера. Если дезактивировать это средство, Excel удалит все созданные ранее условия.Поэтому для восстановления старых условий автофильтра придется заново их ввести.

Для случаев, когдастандартных условий автофильтра оказывается недостаточно, предусмотренавозможность создания собственных автофильтров. Чтобы создать собственныйавтофильтр, надо:

1. для выбранного поля израскрывающегося меню кнопки автофильтра выбрать команду (Условие…).

2. в диалоговом окне Пользовательскийавтофильтр задать условия отбора значений списка.

3. Щелкнуть по кнопке ОК.

После определения отборав списке отобразятся нужные записи. Можно усилить критерии отбора, создавсобственные автофильтры и для других полей списка.

Для отбора записей болеечем по одному значению поля необходимо задействовать два критерия. Используялогический оператор И, можно объединять для одного поля два условия. Либоже можно с помощью оператора ИЛИ указать Excel, что необходимо видеть все строки, отвечающие одномуиз заданных условий.

Необходимо выбратьоператор сравнения для первого набора условий. После чего надо щелкнуть втекстовом поле, расположенном справа от оператора сравнения, и ввестисравниваемое значение. Если надо добавить второе условие, установитьпереключатель И, чтобы выбрать записи, соответствующие обоим условиям,или переключатель ИЛИ, чтобы отобразить записи, отвечающие хотя быодному из заданных условий. [5, с. 561, рис. 7]

Как и пользовательский фильтр,расширенный фильтр имеет такие же возможности. Различие заключается лишь в том,что критерии отбора для расширенного фильтра хранятся в ячейках рабочей таблицы.При вводе таких критериев необходимо указывать, к каким полям они относятся.Несмотря на внешнее сходство. Расширенный фильтр обладает большимивозможностями, чем пользовательский автофильтр.

Расширенный фильтр, вотличие от автофильтра, может применять операцию ИЛИ для значений разных полей.Например, можно отобразить записи, относящиеся к определенной дате, или те,которые относятся к транспортным расходам.

Для того чтобы настроитьпараметры расширенного фильтра, надо выполнить ряд действий:

1.        выбрать место длядиапазона критериев. Ввести название полей, а в следующей строке – условие отбора.Для облегчения одновременного просмотра списка критериев отбора надорасполагать критерии над соответствующими полями списка;

2.        чтобы задатьнесколько критериев, расширьте диапазон критериев на нужное количество строк;

3.        после вводакритериев надо выбрать в меню команду Данные►Фильтр►Расширенныйфильтр;

4.        Excel автоматически выделит весь диапазонячеек, занимаемый списком;

5.        указать диапазонкритериев;

6.        чтобы запуститьфильтр на выполнение, щелкнуть ОК;

отключение фильтравыполняется командой Данные►Фильтр►Отобразить все; (Рис. П.1.8)

Есть возможность вводитьзначения сразу в нескольких полях одной или нескольких строк. В этом случае Excel интерпретирует ввод следующимобразом:

—   если определеныусловия в нескольких полях одной строки, Excel отображает все записи, отвечающие всем заданнымусловиям (эквивалент логического оператора И);

—   если определеныусловия в одном поле нескольких строк, Excel отображает все записи, отвечающие одному из заданныхусловий (эквивалент логического оператора ИЛИ);

По сути, каждая строкадиапазона условий формирует отдельное условие. Комбинируя и объединяя их,можно отфильтровать список, множеством способов, включая следующие:

Ø  несколько условийдля столбца. Нужно ввести каждое условие в расположенных одна под другой ячейкахстолбца в диапазоне условий;

Ø  отдельные условиядля нескольких столбцов. Необходимо ввести каждое условие под соответствующимзаголовком в одной строке;

Несколько условий длянескольких столбцов. Надо ввести каждый набор значений в строках диапазонаусловий, и Excel отобразит все строки, отвечающиеусловиям каждого набора;

И, наконец, с помощьюрасширенного фильтра можно определять условия, построенные на формулах. Хотязадание таких условий — достаточно мощный способ фильтрации списка, формулы значительноусложняют ввод и имеют неприглядный синтаксис.

В отличие от других видовусловий. Которые должны задаваться под соответствующим заголовком столбца, прииспользовании формул нельзя применять заголовок, сходный с заголовком столбца.Формулы условий вводятся в ячейке под пустым заголовком или предварительно этотзаголовок изменяется так, чтобы не соответствовать подписи списка. Ссылкиформул должны указывать на заголовок столбца либо первую запись списка. А самиформулы должны приводить к результату ЛОЖЬили ИСТИНА.[4,с. 416]

 

5. Использованиеформ

С помощью формы можноосуществлять поиск записей на основании сложных критериев, просмотр иредактирование записей, добавлять новые записи и удалять уже существующие.Задать выполнение этих операций можно с помощью кнопок, расположенных в правойчасти окна формы данных.

Нажатие кнопки Удалитьприведет к удалению отображенной записи, перед удалением программа выведетна экран соответствующий запрос. Нажав кнопку Вернуть, можно отменитьвнесенныеизменения.

С помощью кнопок Назади Далее можно перемещаться между отдельными записями списка

Нажав кнопку Критерии,можно задать отображение на экране пустой формы данных, в которой следуетуказать критерии для поиска записей списка. Использование критериев и поиск записейв окне формы данных имеет ряд недостатков по сравнению с применением диапазонаусловий в рабочем листе. Нажатие кнопки Закрыть приведет к закрытию окнаформы данных.

Каждому столбцу таблицы вформе соответствует поле, название которого определяется введенным заголовкомстолбца. Значения этих полей автоматически заполняются MS Excel на основании содержащейся в базе данных информации.Нельзя непосредственно ввести или изменять значения в вычисляемых полях,поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того,можно самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве нередактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме врежиме редактирования.

Отобразить форму данныхна экране можно с помощью команды Данные►Форма.

Для перехода междуотдельными полями формы данных можно использовать клавишу Tab. Не обязательно вводить данные во всех полях.

После ввода всехэлементов записи в поля формы для добавления записи в список нажать кнопку ДобавитьилиEnter. Excel включит новые данные в список иотобразит на экране пустую форму данных, в которую можно ввести следующуюзапись. Новая запись всегда будет отображаться в конце списка.(Рис. П. 1. 4)

С помощью инструментаФорма в списке можно просмотреть только те данные, которые отвечают заданнымодному или нескольким критериям.[2, с. 498]

После вызова директивы Формаиз меню, Данные, в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкнитепо командной кнопке Критерии, чтобы войти в режим поиска. Вид диалоговогоокна изменится; кнопка Критерии превратится в кнопку Форма.Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой частиокна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить невсе поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие полякоторых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушатьпорядок следования полей.

Теперь щелкните покомандной кнопке Далее. Программа Excel начинает просматривать весь список,начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критериюпоиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговомокне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, сноващелкните по командной кнопке Далее.

Если поиск лучше вести вобратном направлении, щелкните по командной кнопке Назад. При поискеможно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввестипоиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа, а значениедругого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служиттекстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можно использоватьсимволы «?» и «*». Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовуюпозицию, которую он занимает. Например, строке поиска «К??? т» будутудовлетворять слова, которые начинаются на букву «К» и заканчиваются на букву«Т».Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например,строке поиска «Ми*» будут удовлетворять любые слова, которые начинаются ссочетания «Ми».

В числовых критерияхпоиска можно использовать логические операторы. Например, условие «<100»означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которыхменьше, чем 100.

Если ни один элемент,удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когдаиспользуется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы,которые удовлетворяют всем указанным условиям.[1, с. 287]


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессенаписания курсовой работы были изучены все способы обработки данных в MS Excel.Уяснена и запомнена наиболее важная информация. Научились устанавливать контрольввода данных в Excel, освоили работу со списками в режиме формы в Excel,выполнять поиск нужной информации с помощью фильтров, использование сводныхтаблиц для анализа данных в списках.

1.        Для создания нового пользовательского списка нужно:

ü  выбрать в меню Сервис команду Параметры;

ü  в диалоговом окне Параметры выбрать вкладку Списки;

ü  выбрать в поле Списки элемент Новый список;

ü  ввести в поле Элементы списка пользовательский список,нажимая после ввода элемента клавишу Enter;

ü  щелкнуть кнопку Добавить;

ü  щелкнуть кнопку ОК.

2.        Для того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:

ü  выделить строки, которые необходимо переупорядочить;

ü  выбрать в меню Данные команду Сортировка;

ü  в диалоговом окне Сортировка выбрать в группе Идентифицироватьполя по нужный флажок опции;

ü  выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать постолбец, по которому нужно отсортировать данные;

ü  выбрать в поле Сортировать по порядок сортировки;

ü  указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих поляхЗатем. Щелкнуть кнопку ОК.

3.        Для поиска текста или чисел нужно:

ü  выделить область поиска на рабочем листе;

ü  выбрать в меню Правка команду Найти;

ü  ввести в поле Найти образец поиска;

ü  при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистри Ячейка целиком;

ü  выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направлениепоиска;

ü  выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужныйпункт;

ü  щелкнуть кнопку Найти далее;

ü  для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

ü  для завершения поиска щелкнуть Закрыть.

4.        Для фильтрации списка нужно:

ü  выделить одну из ячеек.

ü  выбрать Данные команду Фильтр;

ü  В подменю выбрать пункт Автофильтр;

ü  открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужнофильтровать данные;

ü  выбрать нужный элемент списка;

ü  если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательскийавтофильтр следующие действия:

ü  выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;

ü  ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемсясписке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;

ü  для определения двух критериев установить один из флажков опции: Иили ИЛИ;

ü  задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихсясписках;

ü  щелкнуть кнопку ОК.

5.        Для того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:

ü  выделить одну ячейку списка;

ü  выбрать в меню Данные команду Форма.

Были получены болееширокие навыки работы с программой Excel.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1.        Рахмина Г.В. Excel 2000г. Руководство пользователю спримерами. – М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2001. — 592 с.

2.        Додж М., СтинсонК. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000.- СПб.:Издательство «Питер», 2000. — 1056 с.

3.        Экономическаяинформатика/ под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. – СПб.: Питер, 2000. — 560 с.

4.        Блатнер Патрик,Уильрих Лори и др. Использование Microsoft Excel. Специальноеиздание.: Пер. с англ.: Учебное пособие.- М.: Издательский дом «Видьямс», 2000.– 1024 с.

5.        Ботт Эд.,Леонпрдо Вуди. Использование Microsoft Office 2000.специальное издание: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издат. дом «Видьямс», 2000. –1024 с.


ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рассмотрим целостнуюобработку данных таблицы на примере телефонного справочника:

 

Таблица 1

/>

Создадим пользовательскийсписок: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Корпус. Введем этот список в первуюстроку рабочего листа, используя автозаполнение.

1.        Открыть меню Сервис.

2.        Выбрать команду Параметры.

3.        Выбрать вкладку Списки.

4.        Выбрать в списке Спискиэлемент НОВЫЙ СПИСОК.

5.        Ввести в поле Элементысписка первый элемент — и нажать клавишу Enter.

6.        Аналогично ввестиостальные элементы списка.

7.        Щелкнуть кнопку Добавить.Созданный пользовательский список появится в поле Списки.

8.        Щелкнуть кнопку ОК.

9.        Ввести в ячейку А1первый элемент списка .

10.      Протащить маркерзаполнения до ячейки F1. Созданныйпользовательский список появится в первой строке таблицы:

 

Таблица 2

/>

Отсортируем базу данных в алфавитном порядке по столбцу Ф. О. И. ,а затем по столбцу Улица и по столбцу .

1.        Выделить любую ячейку.

2.        Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появитсядиалоговое окно Сортировка.

3.        Установить в группе Идентифицировать поля по флажок опцииподписям.

4.        Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец,по которому нужно сортировать данные, — Ф. И. О.

5.        Установить в поле Сортировать по флажок опции По возрастаниюдля сортировки по алфавиту.

6.        Выбрать в раскрывающемся списке поля Затем по дополнительный столбец – Улица.

7.        Установить в этом поле флажок опции По возрастанию.

8.        Выбрать в раскрывающемся списке поля В последнюю очередь, поэлемент – №.

9.        Установить в этом поле флажок опции По возрастаниюОК.


/>

Рисунок 1

1.        Щелкнуть кнопку Параметры… Появится окно Параметры сортировки.

2.        Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу:пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Корпус, Кв..

3.        Установить в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона.

4.        Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

5.        Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по Строка 1.

6.        Выбрать в поле Сортировать по возрастанию.

7.        Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

8.        Выбрать в поле Сортировать по убыванию.


/> 

Рисунок 2

 

/>

Рисунок 3

Добавить новую запись в базу данных, содержащую следующие поля:

2013852, Машкей Л.И., 1 Наклонный пер., 32 — 1- 2.

1.        Выбрать в меню Данные команду Форма.

2.        Щелкнуть в диалоговом окне Адреса и телефоны кнопку Добавить.Появится запись.

3.        Щелкнуть левой кнопкой мыши в поле и ввести значение2013852

4.        Аналогичным образом ввести остальные поля новой записи.

5.        Нажать клавишу Enter для добавлениязаписи в базу данных.

6.        Щелкнуть кнопку Закрыть и убедится, что новая запись добавленав конец базы данных.

/>

Рисунок 4

Заменить во всей таблице 1 Михалова пер. на 1 Железнодорожный пер.

8.        Выделить первую ячейку рабочего листа.

9.        Открыть меню Правка.

10.      Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.

11.      Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить: 1 Михаловапер.

12.      Ввести в поле Заменить на: на новоеназвание улицы: 1 Железнодорожный пер..

13.      Установить флажок проверки Ячейка целиком.

14.      Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска:По строкам.

15.      Щелкнуть кнопку Заменить всё.


/>

Рисунок 5

 

Найти ячейку с содержимым«201-44-41».

1.        Выделить первую ячейку рабочего листа.

2.        Выбрать в меню Правка команду Найти. Появитсядиалоговое окно Найти.

3.        Установить флажок проверки Ячейка целиком.

4.        Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать элемент Построкам.

5.        Щелкнуть кнопку Найти далее. Ячейка, содержимое которойудовлетворяет шаблону, будет выделена.

6.        Щелкнуть кнопку Закрыть.

/>

Рисунок 6


Найти все записи, номер которых не меньше 2013560, а фамилияначинается с буквы К.

1.        Вызвать диалоговое окно формы. Щелкнуть кнопку Критерии.

2.        Ввести в поле № критерий поиска: >=2013560.

3.        Ввести в поле Ф.И.О. шаблон: К*.

Щелкнуть кнопку Далее. В диалоговом окне выведена первая запись,удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адресаи телефоны отобразится номер найденной записи в списке.

Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведенапоследняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далеебудет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.

/>

Рисунок 7

Вывести на экран список лиц, которые живут по 1 измайловскому переулкуи фамилии которых начинаются на букву В или Ш.

1.         выделить одну из ячеек списка

2.        Выбрать в меню Данные команду Фильтр.

3.        В подменю выбрать пункт Автофильтр.

4.        Открыть раскрывающийся список в столбце Ф.И.О.

5.        Выбрать элемент Условие. Появится диалоговое окно Пользовательскийавтофильтр.

6.        Выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор равно.

7.        Ввести в левом верхнем раскрывающемся списке шаблон В* для отборазаписей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы

8.        Выбрать флажок опции ИЛИ.

9.        Выбрать в левом нижнем раскрывающемся списке оператор равно.

10.      Ввести в правом нижнем раскрывающемся списке шаблон Ш* для отборазаписей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы Ш.

11.      Щелкнуть кнопку ОК. В результате будет выведен отфильтрованныйсписок, содержащий записи только о людях, фамилии которых удовлетворяюткритерию.

12.      Открыть раскрывающийся список в столбце Улица.

13.      Выбрать элемент 1 измайловскийпер.

 

Таблица 3

/>

Выполним фильтрацию по списку:

1.        выбрать команду Данные Фильтр Расширенный фильтр. Откроетсядиалоговое окноРасширенный фильтр.

2.        исходный диапазон ячеек, занимаемый списком, выделитсяавтоматически.

3.        для того, чтобы указатьдиапазон условий выделим ячейки А1: F25.

4.        нажать кнопку ОК.

/>

Рисунок 8


ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Тест

1.        Список – это….

а)    содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которойимеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаютсяданные одного типа:

б)    набор последовательных строк, содержащихразнообразную информацию;

в)    таблица, на рабочем листе,позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий методвычислений:

2.        запись, поле,заглавная строка – являются элементами:

а)   таблицы;

б)   списка;

в)   рабочего листа;

3.        Список состоитиз…. структурных основных элементов:

а)   5;

б)   3;

в)   6;

4.        Средствообработки и представления данных, превосходящее по возможностям и удобствуиспользования традиционные списки с промежуточными итогами:

а)   сводная таблица;

б)   сортировка;

в)   фильтрация;

5.        Режим мастерасводных таблиц состоит из… последовательных этапов, в ходе которых задаются параметрыпостроения сводной таблицы:

а)   3;

б)   5;

в)   4;

6.        Средство Excel, которое предназначено для ускоренияввода данных:

а)   автодополнение;

б)   автозаполнение;

в)   оба ответа верны;

7.        Какой инструментприменяется для сравнения только к ячейкам с текстом, игнорируя числовые,временные значения и даты:

а)   сортировка;

б)   автозаполнение;

в)   автодополнение;

8.        вводпоследовательностей чисел или дат в столбец или строку, путем перетаскиванияуказателя мыши вдоль столбца или строки осуществляется с помощью команды:

а)   автозаполнение;

б)   автодополнение;

в)   автофильтр;

9.        Сколько уровнейключей можно задать при сортировке диапазона данных:

а)   3;

б)   4;

в)   1;

г)    Нет верных ответов;

10.      По сколькимключевым полям возможна сортировка в Excel, в том числе с подведением общих и промежуточных итогов по группамзаписей:

а)   только по одному;

б)   по одному или нескольким;

в)   по одному, без подведения итогов;

11.      Если критериемпоиска служит текстовая строка, то какие символы можно использовать длямаскирования текстовых позиций:

а)   «*», «+»;

б)   «?», «!»;

в)   «*», «?»;

12.      Символ «?»позволяет игнорировать:

а)   ту, текстовую позицию, которую онзанимает;

б)   все следующие после него символы;

в)   нет верных ответов;

13.      Для поиска данныхили записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране:

а)    любые записи;

б)   записи, не удовлетворяющие заданнымтребованиям;

в)   только записи, соответствующиеопределенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям,редактор скрывает;

14.      Какие командыиспользуются для задания условия автофильтра:

а)   Все, Первые 10…, Условие…, Пустые,Непустые;

б)   Все, Первые 10…, Условие…, Полные,Неполные;

в)    Все, Первые 5…, Условие…, Пустые,Полные;

15.      После примененияфильтра к списку цвет стрелки в выбранном поле становиться:

а)   остается таким же без изменений;

б)   синим;

в)   стрелка исчезнет;

16.       Для измененияусловия автофильтра необходимо:

а)   выбрать опцию Все;

б)   выбрать команду Данные→Фильтр→Автофильтр;

в)   щелкнуть по кнопке с синей стрелкой;

17.      Какой из фильтровпозволяет задавать более сложные условия фильтрации:

а)   пользовательский автофильтр;

б)    расширенный фильтр;

в)   автофильтр;

18.       Для отборазаписей более чем по одному значению поля необходимо использовать два критерия используя,логический оператор:

а)   И;

б)   ИЛИ;

в)   ЕСЛИ;

19.      Используя, какойлогический оператор можно объединить два условия для одного поля:

а)   ИЛИ;

б)   РАВНО;

в)   И;

20.      С помощью какогоинструмента в списке можно просмотреть только те данные, которые отвечаютзаданным одному или нескольким критериям:

а)   форма;

б)   автозаполнение;

в)   сортировка;

Таблица ответов

№ вопроса Ответы 1 а 2 б, в 3 б 4 а 5 в 6 а 7 в 8 а 9 а 10 б 11 в 12 а 13 в 14 а 15 б 16 в 17 б 18 а, б 19 в 20 а
еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию