Реферат: Работа в MS Еxcel
1. Способы запуска Excelи выход из него
Чтобызапустить Excel, выполните команду Пуск / Программы/MicrosoftExcel.
Послезагрузки программы откроется рабочее окно Microsoft Excel, которое содержитэлементы меню, а также панели инструментов, где размещаются кнопки для созданияновой рабочей книги, открытия существующей и т.д.
Окнопрограммы Microsoft Excel с загруженной электронной таблицей будетвыглядеть, как это показано на рисунке 1.
/>
Рисунок 1. – Окно программы Microsoft Excel
Закончитьработу с Excel можно одним из способов:
· Выполнитекоманду Файл / Выход;
· Щелкнителевой кнопкой мыши по кнопке закрытия окна программы;
· Нажмитекомбинацию клавиш Alt+F4;
Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку окна Excel и из контекстного меню выберите команду Закрыть.2. Вставка строк / столбцов /листов. Объединение ячеек
Для вставкистолбцов выполните такие действия:
· Поместитекурсор в ячейку столбца, рядом с которым слева вам нужно вставить новый.
· Выберитекоманду Вставка / Столбцы или выделите столбец, щелкнитеправой кнопкой мыши и выберите команду Добавить ячейки из контекстногоячейки из контекстного меню. Программа Excel вставить новый столбец,а существующие столбцы сдвинутся вправо.
Для вставкистроки выполните такие шаги:
· Выделитеячейку в строке, перед которой нужно вставить новую.
· Выберитекоманду Вставка / Строки или выделите строку и щелкнитеправой кнопкой мыши, выберите из контекстного меню команду Добавить ячейки.Программа Excel вставит новую строку, а имеющиеся строки сместятся вниз.
Если нужновставить несколько столбцов или строк, то выделите соответственно такоеколичество столбцов или строк, которое нужно вставить. Затем щелкните правойкнопкой мыши и выберите команду Добавить ячейки из контекстногоменю. Программа Excel вставит соответственное количество столбцов (строк), а имеющиесястолбцы (строки) передвинутся вправо (вниз).
Для вставкиячейки или диапазона ячеек выполните такие шаги:
1. Выделитеячейку или диапазон ячеек, рядом с которыми нужно вставить новые ячейки.
2. Выберитекоманду Вставка / Ячейки или щелкните правой кнопкой мыши ивыберите из контекстного меню команду Добавить ячейки. Появитсядиалоговое окно Добавление ячеек.
3. Длятого, чтобы вставленные ячейки появились слева от выделенных, выберите опцию Ячейки,со сдвигом вниз. Чтобы новые ячейки появились над выделенными ячейками,выберите опцию Ячейки, со сдвигом вниз.
4. Щелкнитепо кнопке ОК. Выделенные ячейки переместятся в указанном направлении.
Вставкалистов.При вставке рабочего листа программа Excel помещает его передактивным листом (рис. 2). Для вставки выберите лист, размещенный справа оттого, где должен появиться новый лист, и выберите команду Вставка / Лист.Программа Excel вставит новый лист и присвоит ему соответствующее имя.
/>
Рисунок 2. – Вставка рабочего листа
Дляобъединения ячеек на необходимо выделить ячейки и на панели инструментов Форматированиевыделяется кнопка Объединить и поместить в центре.
Щелкнитекнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.
3. Копирование и перемещениеданных в пределах одного листа
В Excel предлагается несколькоспособов копирования данных рабочего листа. Можно копировать данные методом drag– and– drop, используя Буфер обменаили копировать данные в соседние ячейки с помощью Автозаполнителя.
Копированиеданных методом drag – and – drop.Для копированияданных этим методом выполните такие шаги:
1. Выделитедиапазон ячеек, который нужно скопировать.
2. Поместитекурсор на границу выделения, (курсор приобретет вид стрелки).
3. Нажмитеклавишу Ctrlи, не отпуская ее, щелкните левой кнопкой мыши и,удерживая кнопку и клавишу, перемещайте курсор в новое место. При этом появится«двигающаяся» рамка, которая определяет размер и положение данных, которыекопируются.
4. Отпуститекнопку мыши, чтобы данные, которые копируются, заняли новое положение.
Копированиеданных методомdrag– and– drop на другой рабочий листвыполняется аналогично, лишь нужно нажать клавишу Alt и перетаскивание нужноделать через ярлык нужного рабочего листа.
Копированиеданных с помощью команд основного и контекстного меню, клавиатуры, стандартнойпанели инструментов. Для этого выполните такие шаги:
1. Выделитедиапазон ячеек, который нужно скопировать. Выберите команду Правка /Копировать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Cили щелкните по кнопке Копироватьв буфер стандартной панели инструментов. Можно также щелкнуть правойкнопкой мыши и выбрать из контекстного меню команду Копировать. Околовыделенной области появится «двигающаяся» рамка, а в строке состояния будетсообщение о том, что нужно выбрать новое место для данных, которые копируются.
2. Пометьтелевую верхнюю ячейку области, в которую нужно вставить копию данных.
3. Выберитев меню Правка команду Вставить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Vили щелкните по кнопке Вставитьиз Буфера стандартной панели инструментов. Можно также щелкнутьправой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Вставить. Еслинужно вставить только одну копию, то нажмите клавишу Enter.
/>
Рисунок 3. – Копирование данных
Такие командыудобно использовать, если нужно сделать несколько копий выделенных данных израбочего листа. Копия выделенных данных сохраняется в Буфере обмена. Значит,используя команду Вставить, можно поместить на рабочем листе любоеколичество копий данных из буфера.
Следует такжеотметить, что команды копирования в буфер и вставки из буфера можнокомбинировать любым способом.
Копированиеданных с помощью Автозаполнителя. С помощью Автозаполнителя можно быстроскопировать содержимое в соседние ячейки. Если запись содержит данные, напримердни недели или буквенно-цифровой элемент, то Excel автоматически заполнитвыделенную область ячеек последовательностью данных.
Длякопирования данных с помощью Автозаполнителя выполните такие действия:
1. Выделитеячейку с данными, которые нужно скопировать.
2. Поместитекурсор на маркере Автозаполнителя в правом нижнем углу ячейки.
3. Нажмителевую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите маркер Автозаполнителяпо соседним ячейкам, в которые нужно скопировать данные. Отпустите кнопку мыши.
4.
/>
Рисунок 4. – Ввод одинаковых данных
Если нужноввести одинаковые данные в ячейки одного или нескольких несмежных диапазонов,то выделите эти диапазоны, наберите нужные данные и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter(рис. 4).
4. Границы ячейки.Изменение цвета, типа, толщины линий
К ячейкам идиапазонам ячеек можно применять разные виды оформления, например, рамки изаливку.
Применениерамок. Рамкиячеек и диапазонов ячеек украшают внешний вид рабочего листа (таблицы), и с ихпомощью лучше различать неоднородные области таблицы. Существование рамокулучшает вид напечатанных отчетов. Для применения рамок к ячейке выполнитетакие шаги:
1. Выделитеячейку или диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.
2. Выберитекоманду Формат / Ячейки или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 или щелкните правой кнопкоймыши и выберите команду Формат ячеек из контекстного меню. Вдиалоговом окне Формат ячеек, выберите вкладку Граница.
3. Выберитеодну из опций в зоне Все или Отдельные. Рамка появится насоответствующей границе выделенной области.
4. Взоне Линия из списка тип линий выберите вид линии. Цвет рамкиможно выбрать в списке цвет.
5. Щелкнитепо кнопке ОК.
Обрамлятьячейки и диапазоны ячеек можно также с помощью кнопки Границы панелиинструментов Форматирование.
Следуетобратить внимание на то, что линии, которые разграничивают ячейки в рабочемлисте, приведены для удобства, то есть, если есть необходимость, их можно неотображать. Чтобы спрятать линии сетки в рабочем листе, выполните команду Сервис /Параметры… Дальше щелкните, если нужно, по вкладке Вид и в окне,которое появилось, снимите опцию сетка. Также с помощью поля Цвет:можно изменить цвет сетки.
/>
Рисунок 5. – Пункт параметры
Использованиеузоров и цветов для заполнения ячеек. Можно закрасить ячейку или заполнить ее узором.Во вкладке Вид диалогового окна
Форматячеек можновыбрать цвета переднего и заднего плана, а также соответствующие узоры.
Длязаполнения ячеек цветом или узором выполните такие шаги:
1. Выделитеячейку или диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.
2. Выберитекоманду Формат / Ячейки или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 или щелкните правойкнопкой мыши и выберите команду Формат ячеек из контекстного менюв диалоговом окне выберите вкладку Вид.
3. Выберитецвет для заднего плана в поле Цвет. Результат выбора можно увидеть вполе Образец, которое находится внизу диалогового окна.
4. Щелкнитепо стрелке поля Узор и выберите узор и цвет из списка. Если цветапереднего плана и фона совпадают, то ячейка будет без узора. Увидеть узор можнов поле Образец.
/>
Рисунок 6. – Формат ячейки
5. Щелкнитепо кнопке ОК.
Можно такжезакрасить ячейку или диапазон ячеек с помощью кнопки Цвет заливки панелиинструментов Форматирование.
5. Защита листов и книги
Защита ячеекиспользуется для закрытия доступа к выделенным ячейкам. При создании документовчаще всего защита устанавливается на заголовок, шапку документа и на ячейки срасчетными формулами.
Для установкизащиты на ячейке таблицы необходимо выполнить такие действия:
1. Выделитьячейку или диапазон ячеек рабочего листа, на которые нужно установить защиту,но которые на данный момент должны быть открытыми для записи и редактирования(рис. 7).
2. ВыберитекомандуФормат / Ячейки или нажмите комбинацию клавишCtrl+1 или щелкните правойкнопкой мыши и выберите команду Формат ячеек из контекстногоменю. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Защита.
3. Снимите,если нужно, опцию Защищаемая ячейка и щелкните по кнопке ОК.
4. Выполнитекоманду Сервис / Защита / Защитить лист. Появитсядиалоговое окно Защитить лист.
5. Всоответствующее поле введите пароль (рис. 8) и щелкните по кнопке ОК. Появитсядиалоговое окно Подтверждение пароля, в котором повторно введите свойпароль и щёлкните на кнопке ОК.
6. Послечего выполните первые два пункта, установите опцию Защищаемая ячейка ищелкните по кнопке ОК.
/>
Рисунок 7. – Установка защиты на ячейке таблицы
/>
Рисунок 8. – Защита листа
Принеобходимости внесения правок в защищенные ячейки нужно снять защиту с рабочеголиста. Для этого выполните команду Сервис / Защита / Снятьзащиту листа. Появится диалоговое окно Снять защиту листа, всоответствующее поле которого введите установленный пароль и щелкните по кнопкеОК. После этого все ячейки рабочего листа будут открыты для записи иредактирования.
6. Печать рабочих листов
Опциипрограммы Excel позволяют управлять выведением на печать данных рабочих листов идиаграмм. Можно использовать команду Просмотр для предварительногопросмотра данных перед печатью. Команда Параметры страницыпозволяет установить поля, ввести верхние и нижние колонтитулы.
Можнонапечатать содержимое рабочей книги, конкретного рабочего листа или выделенногоинтервала. По умолчанию программа Excel выделяет и печатает текущий рабочий лист. Можнозадать, какую часть рабочего листа нужно напечатать.
Для печатаниязаданного диапазона рабочего листа выполните такие действия:
1. Выделитедиапазон, который нужно напечатать.
2. Выберитекоманду Файл / Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. Появится диалоговоеокно Печать.
3. Взоне Вывести на печать этого диалогового окна выберитеопцию выделенный диапазон.
4. Щелкнитепо кнопке ОК, и программа Excel напечатает выделенный диапазон.
Если вы печатаетеодин и тот же диапазон рабочего листа, можно обозначить его как область печати,чтобы каждый раз при печати листа сразу его задавать.
Для заданияобласти печати выполните такие действия:
1. Выполнитекоманду Файл / Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметрыстраницы.
2. Щелкнитепо вкладке Лист этого листа, если он невыделенный.
3. Щелкнитепо полю Выводить на печать диапазон и обозначьте областьпечати, выделив нужный диапазон ячеек с помощью мыши или введя их адреса (околоних появится рамка). Excel присвоит выделенному диапазону имя Областьпечати.
4. Дляокончания работы щелкните по кнопке ОК.
Задатьобласть печати можно также следующим образом:
· Выделитенеобходимый для печати диапазон ячеек.
· Выполнитекоманду Файл / Область печати / Задать.
7. Построениедиаграмм
Дляпредставления в графическом виде данных рабочих листов (таблиц) используютдиаграммы. Данные рабочего листа, которые используются при создании диаграмм,соединяются с ней и при их изменении диаграмма обновляется. Можно создавать встроеннуюдиаграмму, которая добавлена непосредственно в рабочий лист, иливыполнить ее на отдельном листе диаграммы в рабочей книге. После создания можнодополнить диаграмму названиями и линиями сетки. Для изменения формата диаграммыможно использовать автоформаты.
Для созданиядиаграммы с помощью мастера диаграммы выполните такие действия:
1. Выделитеданные, которые вам нужно использовать в диаграмме.
2. Выполнитекоманду Вставка / Диаграмма или щелкните по кнопке Мастердиаграмм.
3. Появитсядиалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4).Выберите типдиаграммы из соответствующего списка, а потом ее вид. После чего щелкните покнопке Далее>. У вас есть возможность увидетьпредыдущий вид диаграммы, нажав левой кнопкой мыши на кнопку Просмотр результата.
/>
Рисунок 9. – Мастер диаграмм
4. Еслиадрес диапазона в текстовом поле Диапазон вкладки Диапазон данныхправильный, щелкните по кнопке Далее>. В противоположном случаевыделите диапазон в рабочем окне или введите адреса его ячеек и после этогощелкните по кнопкеДалее>. Также можно внести некоторые изменения,выбравши вкладку Ряд. Появится новое диалоговое окно.
5. Вданном окне можно усовершенствовать диаграмму, используя соответствующиевкладки. Например, гистограмма может принять такой вид. Щелкните по кнопке Далее>.Появится последнее диалоговое окно мастера диаграмм.
6. Укажитеместо расположения диаграммы.
7. Щелкнитепо кнопке Готово. Диаграмма появится на рабочем листе.
После вставкидиаграммы в рабочий лист можно изменить ее размеры или переместить в другоеместо, перед этим выделив ее. Чтобы выделить диаграмму, поместите на ней курсормыши и щелкните левой кнопкой мыши. При этом около диаграммы появится тонкаяпрямоугольная рамка с маркерами в виде черных квадратиков по углам, посерединекаждой из сторон (размерные маркеры).
Для измененияразмеров диаграммы выполните такие действия:
1. Выделитедиаграмму.
2. Сменитеразмеры диаграммы, перемещая размерные маркеры. Для пропорционального измененияразмеров перемещайте угловые размерные маркеры, для изменения ширины или высоты– соответствующие маркеры на серединах сторон.
/>
Рисунок 10. – Мастер диаграмм, источник данных
/>
Рисунок 11. – Мастер диаграмм, параметры диаграммы
/>
Рисунок 12. – Мастер диаграмм, размещение диаграммы
/>
Рисунок 13. – Перемещение диаграммы
Дляперемещения диаграммы выполните такие действия:
· Выделитедиаграмму.
· Установитьна диаграмме курсор, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместитедиаграмму на новое место.
В любоймомент можно сменить тип или формат диаграммы. При этом программа преобразуетдиаграмму соответственно с измененным типом.
Для сменытипа диаграммы выполните такие действия:
1. Щелкнителевой кнопкой мыши по диаграмме, тип которой нужно изменить.
2. Щелкнитеправой кнопкой мыши и выберите команду Тип диаграммы изконтекстного меню. Появится диалоговое окно Тип диаграммы.
3. Выберитенужный тип диаграммы.
4. Щелкнитепо кнопке ОК. Excel изменит тип диаграммы.
Можно использоватьряд команд для редактирования активной диаграммы. Например, можно удалитьданные из диаграммы или добавить новые, изменить их порядок.
Для удаленияданных из диаграммы выделите их и нажмите клавишу Del. Excel удалит данные иотобразит обновленную диаграмму на экране.
Чтобыдобавить данные в диаграмму или удалить их из диаграммы выполните такие шаги:
1. Щелкнителевой кнопкой мыши по диаграмме или сделайте активным лист диаграммы, в которомВам нужно изменить данные.
2. Щелкнитеправой кнопкой мыши и выберите команду Исходные данныеконтекстного меню. Появится диалоговое окно Исходные данные.
3. Внеситеизменения в диапазон с данными.
4. Щелкнитепо кнопке ОК. Excel внесет изменения в диаграмму.
Для измененияпорядка следования данных выполните такие действия:
1. Щелкнитеправой кнопкой мыши на каком-нибудь столбце гистограммы и выберите команду Форматрядов данных из контекстного меню. Появится диалоговое окно Форматряда данных.
2. Выберитевкладку Порядок рядов.
3. Выделитеряды, порядок которых нужно изменить, потом щелкните по одной из кнопок Вверхили Вниз и внесите соответствующие изменения в порядок следования рядов.
Можноотформатировать диаграмму, используя встроенные автоформаты Excel. Для каждого из типовдиаграмм можно применять несколько автоформатов. Кроме того, на основевстроенных автоформатов можно создавать собственные автоформаты. Чтобыприменить автоформат к диаграмме выполните такие шаги:
1. Щелкнитеправой кнопкой мыши по диаграмме, к которой нужно применить автоформат. Выберитеиз контекстного меню команду Тип диаграммы. Появится диалоговоеокно Тип диаграммы.
2. Выберитеодну из вкладок: Стандартные или Нестандартные. Если вы выбралипоследнюю, включите опцию Встроенные.
3. Выделитетип диаграммы в зоне Тип. Выделите в зоне Вид (в случае, когда вывыбрали вкладку Стандартные) диаграмму, которую нужно использовать.
4. Щелкнитепо кнопке ОК и Excel применит к диаграмме заданы автоформат.
Для созданияформата пользователя диаграммы выполните такие действия:
1. Щелкнитеправой кнопкой мыши по диаграмме или сделайте активным лист диаграммы, форматкоторой нужно использовать как формат пользователя. Выберите из контекстногоменю команду Тип диаграммы. Появится диалоговое окно Тип диаграммы.
2. Выберитевкладку Нестандартные. По необходимости включите опцию Дополнительные.После чего щелкните левой кнопкой мыши по кнопке Добавить. Появитсядиалоговое окно Добавление нового типа диаграмм, всоответствующих полях которого введите название и описание нового типадиаграммы.
3. Щелкнитепо кнопке ОК.
Чтобыприменить автоформат пользователя, выполните такие шаги:
1. Щелкнитеправой кнопкой мыши по диаграмме, к которой нужно применить автоформатпользователя или сделайте активным ее лист.
2. Вконтекстном меню, которое появилось, выберите команду Тип диаграммы.Появится соответствующее диалоговое окно.
3. Выберитеопцию Дополнительные.
4. Выделитев зоне Тип формат, который нужно применить.
5. Щелкнитепо кнопке ОК.
/>
Рисунок 14. – Изменение типа диаграммы
/>
Рисунок 15 – Параметры диаграммы
С помощьюкоманд Excel можно модифицировать диаграмму. Например, для описания диаграммыможно добавить метки данных. Также можно ввести заголовки и линии сетки.
Чтобыдобавить в диаграмму метки данных, выполните такие действия:
1. Щелкнитеправой кнопкой мыши по диаграмме, в которую нужно добавить метки данных, ивыберите команду Параметры диаграммы из контекстного меню.Появится соответствующее диалоговое окно.
2. Выберитевкладку Подписи данных и установите опцию значение.
3. Щелкнитепо кнопке ОК. Excel отобразит метки данных в диаграмме.
Чтобыдобавить в диаграмму линии сетки выполните такие шаги:
1. Щелкнитеправой кнопкой мыши по диаграмме, в которую нужно добавить линии сетки, ивыберите команду Параметры диаграммы из контекстного меню.Появится соответственное диалоговое окно.
2. Выберитевкладку Линии сетки и установите нужные опции.
3. Щелкнитепо кнопке ОК. Excel добавит сетку в диаграмму.
Чтобыдобавить в диаграмму названия, выполните такие действия:
1. Щелкнитеправой кнопкой мыши по диаграмме, в которую нужно добавить названия, и выберитекоманду Параметры диаграммы из контекстного меню. Появитсясоответственное диалоговое окно.
2. Выберитевкладку Заголовки и установите нужные опции.
3. Щелкнитепо кнопке ОК. Excel добавит названия в диаграмму.