Реферат: Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"

Содержание

 

Введение

Глава 1. Современные  электронные системы управления и работы с документами

1.1. Управление и работа с документами    1.2.  Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ    1.3.  Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ    1.4. Комплексный подход к внедрению ИТ     1.5.  Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД)    1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)    1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области  ЭУД    1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной  СЭУД    1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

 Глава 2. Выбор автоматизированной системы

   2.1. Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ    2.2.  Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства    2.3. Общая характеристика систем

  2.3.1.Краткие характеристики системы «CompanyMedia» 

  2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»   2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»   2.3.4. Краткие характеристики системы  « Documentum»

  2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»

  2.3.6. Краткие характеристики системы  «Дело»

  2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот

  2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота   2.4.1. АС «DocFlow 2006»   2.4.2. АС «Летограф»   2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»

Глава 3. Модель электронного документооборота

  3.1. Защищенность электронного документооборота   3.2. Работа с внешней и исходящей документацией

Заключение

Литература

Приложения

Введение

В условияхстремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономикисвоевременное и правильное решение стратегических и тактических задачопределяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированнаяинформация составляет основу управления, его эффективность в значительнойстепени базируется на производстве и потреблении информации. В современномобществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементомсоциальной и политической жизни общества. Качество информации определяеткачество управления. В современных условиях для повышения качества управлениянеобходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами,так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителемкоторой является документ на различных основах.

Выбраннаянами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документамивлияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру трудауправленческих работников. От того, насколько профессионально ведетсядокументация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показываютсовременные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратитсяна подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачудокументов. По  данным   ISO   (International Standards Organization),управление и работа с  документами становится одним из  главных факторовконкурентоспособности любого предприятия [www.businessdoc.ru]. Оно означает особуюработу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения,распространения. Правильно  организованное  управление   делами снижает время,необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации,устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно,документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработкидокументов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последнейчетверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрениекомпьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организацииинформационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться итребования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением.От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самогоуправления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанныхметодов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкойсовершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации каквнутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используясовременные компьютерные технологии.

Наибольшихуспехов в освоении этих областей достигли к.т.н. В.Э. Баласанян [2002;2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларин [2001; 2002; 2003],к.т.н. М.П. Бобылева [2001; 2002; 2003], доцент РГГУ Г.Ю. Максимович совместнос доцентом кафедры общей информатики РГГУ В.И. Берестовой [2005 (а); 2005 (б);2005 (в)], а также такие компании-производители систем автоматизацииделопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО«Электронные офисные системы», компания «Digital Design», компания «Cognitive Technologies». Теория электронныхдокументов разрабатывалась такими зарубежными исследователями, как М. Бакленд[1994], Л. Дюранти [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тибодо [1995],  идругие, а также отечественными исследователями К.Б. Гельманом-Виноградовым[1992(а); 1992(б); 2005(а); 2005(б)], К.Г. Митяевым [1960; 1961; 1963], Е.А.Плешкевичем [2005(а); 2005(б); 2005(в)], В.И. Тихоновым, И.Ф. Юшиным [1999]  идругими.

Целью данной дипломной работыявляется создание модели эффективного электронного документооборота и еговнедрение  на реально существующем предприятии с использованием современныхкомпьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствиис рациональной организацией труда.   

Реализацияпоставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

— исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов ихвнедрения с целью совершенствования ДОУ;

— рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронногоуправления документацией;

— классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

— разработкаосновных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управлениядокументацией;

— решениепроблемы предприятия, нуждающейся в централизованной работе с документами втерриториально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративногоэлектронного документооборота;

— внедрениекорпоративной системы электронного управления документацией (корпоративногоэлектронного документооборота) в рамках данного предприятия.

Объектом работы является модельпредприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронногодокументооборота.

Предметом данной дипломной работыявляются процессы, работы, осуществляемые  в ходе выбора эффективнойавтоматизированной системы управления документацией, разработки модели предприятияи внедрения в  нее данной системы.

Задачиисследования решаются на базе предприятия ЗАО «Bona Fide»-Волгоград. Данноеисследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых изоткрытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело»,«Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем«Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе техническихописаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии непредставляют.

В качестве основныхметодов при написании работы  применялись методы системного и структурно-функционального анализа,сравнение, анализ и синтез, моделирование.

Научнаяновизна дипломнойработысостоит в разработке критериев выбора эффективнойавтоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических ипрактических материалов. С учетом практической деятельности на конкретномпредприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющегомаксимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, самууправленческую деятельность предприятия.

Теоретическаяи практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модельэлектронного документооборота отражает принципиальную схему движенияэлектронных документов, что может иметь значение для развития теориидокументационного обеспечения управления в условиях новых технологий.Результаты исследования могут быть также использованы при разработкеаналогичных моделей применительно к предприятиям со сложнымтерриториально-структурным распределением, для оптимизации работы сэлектронными документами на предприятиях подобного типа или в качественаглядного пособия для перехода на электронный документооборот.     

На защитувыносятся следующие положения:

1.        Приреализации электронного документооборота на ЗАО «Bona Fide» необходимо учитыватькомплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организацияэлектронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задачповседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защитудокументооборота;   увеличить рациональное использование человеческих ресурсов;верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленныхзадач.

2.        Наиболееприемлемой для ЗАО «Bona Fide» является автоматизированная система«ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении иприменении система, с необходимым набором функций, которые способствуютудачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованиемсовременных компьютерных средств.

3.        Движениеэлектронных документов, как и канонических форм документов, представляет собойдва документопотока — внутренний и внешний, каждый из которых имеет своюпоследовательность.

4.        Наиболееважными элементами электронного документооборота являются его безопасность,архивное хранение документов и  организация работы с ЭЦП, которые обеспечиваютэффективное функционирование корпоративной системы электронногодокументооборота на предприятии.

     Работасостоит из трех глав. В первой главе рассматривается  понятиеэлектронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а такжепредлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий вкачестве корпоративной СЭУД.

    Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системе ДОУ,выделения основных критериев для отбора  путем аналитико-синтетическихсравнений.

     В третьейглаве разработана и представлена модель электронного документооборотапредприятия, на  котором производилось его внедрение с учетом спецификипредприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личныхпредпочтений.   

Глава1.

Современные электронные системы управления и работы с документами

 

1.1.Управление и работа с документами

 

Переход кэкономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современнымусловиям единых норм и требований к системе документационного обеспеченияуправленческой деятельности. Так повышение значения экономического фактора июридической силы документов в управлении, по мнению О.В. Живаевой,  делаетактуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управлениядокументацией, направленные на отход  от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современныетехнико-технологические достижения систем управления всем комплексоминформационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях [Живаева 2002: 7].

Создание действеннойсистемы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинстваотечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночныхинститутов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системыуправленческих правил и технологий.

В  основевсей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство,документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов«делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальнымпроцессам создания и движения документов в организации. В более обыденнойтрактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции поучету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные сфункциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативныеакты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документообороторганизации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающихдвижение документов в учреждении с момента их создания или поступления и дозавершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [Кудряев 2001: 152].В целях рациональной организации документооборота все документы распределяютсяна документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие,исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые ввышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие изподведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимаетсясовокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение впроцессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют потоквходящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки,разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итогек конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

Вподразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуютсядокументопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящейдокументации.  А документы, созданные в организации и не предназначенные квыходу за ее пределы  составляет поток внутренней документации.

Важнойхарактеристикой документооборота является его объем. Под объемомдокументооборота  понимается количество документов, поступивших ворганизацию и созданных ею в течение определенного периода времени (какправило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый вкачестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства,организации информационно-поисковой системы по документам учреждения,установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие[Балибардина 2002: 27].

Установлениепорядка движения документов, или управление документацией организациизаключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документнойинформации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленныесроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организациюдокументооборота, включая технологию личной работы исполнителей, созданиеинформационно-поисковых систем по документам организации, контроль ихисполнения.

При болеевнимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить эффективнуюсистему управления на основе двух систем управления: формальной ифункциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всегопредприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документовдолжны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала,работающего с документами. В то же время при решении различных функциональныхзадач и обработке связанных с ними документов должны использоватьсяспециализированные правила работы  с документами и содержащейся в нихинформацией.

 

1.2.Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ

 

Как показывает практика, в настоящий моментсуществует большое количествоорганизаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение уп­равлениясовершенно не развито или используется   лишь на отдельных этапахуправленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и орга­низация такой работы является важной частьюпроцессов управления, существенновлияющих на оперативность и качество принимаемых ре­шений.

Совершенно очевидно, что в век новейшихинформационных технологий традиционная схема управления документооборотом неспособна справиться с теми объемами работы, которые существуют вданное время.  В документационной деятельности различных организаций приведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некотороевремя начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые былисистематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

— неизбежная потеря документов, следовательнои информации;

— попадание документови ин­формации, содержащейся в них, третьему лицу;

— накопление множествадокументов, назначение и источник появления которых неясны;

— большие затраты времени наподготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработкии информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;

— избыточностьдокументооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящейкорреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

— противоречивостьпринимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходныхдокументов и информации должностным лицам, принимающим решения;

— бесконтрольность исполнителей, невозможностьдоведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретныхисполнителей;

— невозможность установления истории работы сдокументами;

— непроизводственные затраты рабочего времени напоиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

— избыточные затраты на бумагу и копирование длясоздания нескольких копий одного документа [Гайдукова 2006: 18].

Как результат, документооборот  включаетзначительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, апринимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивыйхарактер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, котораявыражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущейдеятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об историиподготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем вобласти делопроизводства многие руководители прибегают к использованиюкомпьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишьминимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В. Гайдуковой как часто используемый подход – создание и поддержание разумнойсхемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы,использование электронной почты как средства передачи документов и контроляисполнения [Гайдукова2006: 19]. Как показывает практика, данныемеры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачиусложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решенийстановится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческомухаосу.

Единственным путем решения подобных проблемявляется автоматизация делопроизводства и документооборота компании путемвнедрения полноценной информационной системы документационного обеспеченийуправления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новыхтехнологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо нихпоявляются новые. Среди таких можно обозначить:

— несанкционированный доступ кконфиденциальной информации;

— вероятность утраты больших массивов ценнойинформации из-за технических неполадок оборудования, проникновения вкомпьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действийпользователя;

— как одна из технических проблем: быстраясмена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующаястабильности делопроизводственных процессов в управлении и использованияимеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативногохарактера:

— не установлен порядок признания юридическойсилы электронных документов государственными органами и судами;

— отсутствует официально признаваемаяметодика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признаниеих юридической силы;

— отсутствуют методики экспертизы ценностиэлектронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы сгрифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так иэлектронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения,связанные с носителем информации. В таблице 1, составленной Е.Н. Филенко,приведены основные из них [Филенко 2006: 64].

Таким образом, бумажные иэлектронные до­кументы имеют свои преимущества. Традици­онныедокументы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, чтоважно для долговременного хранения ин­формации с сохранениемвозможности воспри­ятия. С другой стороны, необходимо использо­ватьпреимущества электронных документов при работе с копиямидокументов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, таккак в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полно­та. Для оперативного информационного обес­печения(прежде всего — доведения информа­ции и еепоиска в информационном фонде) электронныедокументы имеют неоспоримые преимущества.Поэтому для эффективной орга­низациидокументационного обеспечения управленческойдеятельности предпочтительно сочетаниедокументов на бумажном и электрон­ном, а при необходимости — и на другихносите­лях информации применительно кконкретным задачам.

                                                                                                 Таблица 1.

         Сравнительная характеристика бумажного и электронногодокументов

Критерии сравнения

Бумажный документ

Электронный документ

 

1

2

3

 

1. Время транспортировки документа

Зависит от используемых способов доставки: почта, телекс, доставка самолетом, пневмопочта и так далее  Время передачи по электронным каналам связи исчисляется секундами и минутами

 

2. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и содержанию)

Достаточно трудоемка м зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов Занимает минимальное количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам

 

3. Требования к оформлению документов

Определены стандартами и унифицированными

формами

Требования не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП.

Но требования к оформлению реквизитов должны быть более жесткими, так как для передачи по каналам связи и обмена информацией между разными системами необходимо обеспечить совместимость программно-технических средств, иначе передача информации может не состояться или она будет недоступной для восприятия

 

4. Придание документу юридической силы

Решены практически все вопросы придания юридической силы ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе

 

5. Удобство восприятия информации

Максимально оптимален для восприятия информации

Поданным американских
исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги [Джулер 2002: 135]

 

6. Возможность работать с несколькими документами

одновременно

Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ Возможна «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в каждый момент обозрима лишь часть информации

 

7. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент

На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и  тому подобное Требуемый фрагмент можно выделить (например, цветным шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется

8. Возможность сделать копию документа

Трудоемкость процесса зависит от используемых технических средств: средства репрографии и полиграфии, микрофильмирования, сканирования Трудоемкость и затраты времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте или размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников

9. Утомляемость при работе с документами (без учета характера содержания информации)

Возможна работа в течение нескольких часов без перерыва Большая утомляемость при работе с компьютером из-за нагрузки на зрение /> /> /> /> />

Продолжение таблицы 1 

 

1 2 3

10. Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации

Специальных условий не требуется, только приемлемое освещение Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы

11.Информационная безопасность и защита информации

Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и тому подобное), фиксацией факта передачи  документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами

Используются средства регламентации
доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров [Домарев 1999: 38]

12. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком

 Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и тому подобное) [Привалов 2000: 122]. При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования Важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации (в противном случае документ утратит юридическую силу). Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема — обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации

13. Сфера применения документов

Применяются повсеместно Используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения     электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы [Бобылева 2004: 49]. /> /> /> /> />

 

1.3.Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ

 

Современныйофис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы сдокументами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложеноведение делопроизводства,   используют компьютер как пишущую машинку с памятьюнабора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяютавтоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактированиядокументов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочнойработы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движениядокументов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласованиедокументов), прием-передача документов до организации полнотекстовогоэлектронного архива.

Поэтому всебольше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшениеинформационно-документационного обслуживания сферы управления, повышениепроизводительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программногообеспечения.  При этом, как уточнил С.Л. Кузнецов в своей статье,  каждаяорганизация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствованиядокументационного обеспечения управления (ДОУ) на базе внедрения современныхинформационных технологий [Кузнецов 2005: 33].

Наиболеераспространенным подходом к решению данной задачи для мелких и среднихпредприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путемприменения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия,ориентированная на существующую структуру  предприятия достаточно проста вреализации.

Она можетбыть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети.Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональныи ориентированы на выполнение  ряда делопроизводственных функций.

Длясистематизации множества универсальных ИТ в соответствии с основными этапами процессаДОУ  и типовыми функциями организационного управления следует разбить процессДОУ на ряд этапов:

 -подготовка, создание и оформление документов;

 -прием-передача документов;

 -организация движения документов внутри организации;

 -регистрация и контроль исполнения;

 -информационно-справочная работа;

 - хранениедокументов.

     Втаблице 2 Г.Ю. Максимовичем и В.И. Берестовой [Максимович 2005: 34] предложенвариант решения делопроизводственных потребностей с помощь универсальныхтехнологий.    

Таблица 2.

Универсальные ИТ

 

Делопроизводственные функции

Основные универсальные ИТ, ориентированные на выполнение делопроизводственных функций

1

2

Документационно-иформационное обеспечение управления Создание документа: подготовка содержания, составление, оформление; подготовка бланка; коллективная работа по созданию документа.

Технологии работы с информацией различного типа, в точности текстовый редактор (процессор), табличный процессор, графический редактор.

Технология баз данных.

Интеллектуальные  ИТ (электронные словари и переводчики).

Сетевые ИТ.

Прием и передача информации.

 

Сетевые ИТ.

ИТ, поддерживающие факсимильную связь.

Электронная почта.

Регистрация документов и контроль их исполнения. Технология баз данных.

Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность.

 

Технология преобразования бумажного документа в электронный.

Технология баз данных.

Технологии создания каталогов системы Windows.

Технологии сжатия информации.

Технологии поиска информации.

Технологии, обеспечивающие безопасность документов.

Информационное обеспечение процедур принятия решений.

Интеллектуальные  ИТ (экспертные системы, аналитические информационные системы).

Технология баз данных.

Наиболееизвестными ИТ, используемыми при оформлении документов являются: текстовый,табличный и графический редакторы/процессоры. В качестве текстовогоредактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различныхкомпонентов этого пакета имеет массу преимуществ: полная совместимостьотдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из однойпрограммы в другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет такжемного возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различныешрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование,проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков;возможности создания и редактирования сообщений электронной почты;разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничнымидокументами.

В качестве табличногоредактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругомвозможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют такженаходить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малымизатратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкиевозможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации,оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстративныйматериал – важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярныхсредств его создания является компьютерная графика. В настоящеевремя существует большое количество программ компьютерной графики  отпростейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплектстандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.

Наиболееразнообразны и многофункциональны ИТ, предназначенные для хранения информации,организации к ней доступа и выполнение справочно-информационной работы.Наиболее простая технология, не требующая  специального программногообеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создатьсистему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой делорганизации, организовать доступ к документам.

Дляорганизации хранения объемных документов или для организации архивного храненияиспользуются технологии сжатия информации, реализуемыепрограммами-архиваторами. Использование подобных программ дает не тольковозможность значительно  экономить дисковое пространство на компьютере, но ибыстро передавать большое количество документов при их пересылке по электроннойпочте или передаче на дискетах. Наиболее распространенными программами-архиваторамиявляются WinZip и WinRar.

Хранениедокументов в памяти компьютера предполагает электронную форму представлениядокумента. Основной технологией перевода бумажных документов в электроннуюформу является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, врезультате которого создается графический образ бумажного документа. Дляпреобразования графического образа бумажного документа в текстовый документиспользуют технологию распознавания образов.  Наиболее широко известна ираспространена программа FineReader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качествораспознавания и удобство применения.

Для организациихранения большого объема информации, доступа к ней и  выполнениясправочно-информационной работы используется технология баз данных.  Такжетехнология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различныхделопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения,осуществление справочной работы по документам организации, составление описейдокументов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение поистечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделениидокументов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базыданных позволяют получить справку по законодательной базе, по системенормативно-методических документов, определяющих порядок решениярассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации базданных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется еепростотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональныхобязанностей [Вовкотруб 2000: 6].

Особое местосреди универсальных ИТ занимают сетевые информационные технологии,обеспечивающие функцию приема и передачи информации. Это обеспечиваетсяпосредством объединения компьютеров в локальную и глобальную сеть (Internet). Локальную частоприменяют внутри организации для обмена информацией между подразделениями, аглобальную – для передачи и приема информации от территориально-удаленныхцентров. Программным средством, обеспечивающим связь с Интернетом и работу внем, чаще всего является   Internet Explorer.

На основесетевых ИТ реализуются оперативные средства связи, такие как: электронная почтаи факсимильная связь.

1.4.Комплексный подход к внедрению ИТ 

 

Делая выводиз вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованиюдокументационного обеспечения управленческой деятельности на основе современныхИТ:

1.        Совершенствованиевыполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такойподход ориентируется, в первую очередь, а минимальный уровень риска, даетвозможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как ужебыло сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, приотсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы,а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство недают возможность эффективно использовать типовые решения.

2.        Комплексноевнедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единоеинформационное пространство в организации. Для его реализации используютспециализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способомрешения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых,трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структурыорганизации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегияхарактерна для крупных организаций.

Комплексныесистемы ориентированы на создание единого информационного пространства напредприятии, в организации. Решение такой сложной задачи должно базироваться наедином методологическом подходе к автоматизации решения различныхделопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий,реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе,обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса технологий. Непременнымусловием функционирования таких систем, как заметила В.И. Андреева, являетсясовместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная системадолжна стать частью информационной системы предприятия [Андреева  1994: 52].

Актуальностьвнедрениятаких систем обусловлена следующим. ДОУ оказывает непосредственное влияние накачество принятия управленческих решений. С ростом масштабов предприятия ичисленности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становиться еще болееактуальным. К основным проблемам, возникающим при этом, можно отнести:

 - потеряцелостной картины происходящего у руководства;

 - нарушениеслаженного механизма деятельности структурных подразделений и, как следствие,падание качества обслуживания клиентов, способности поддерживать внешниеконтакты;

 - снижениепроизводительности труда, а из-за возникновения ощущения недостатка в ресурсах– неоправданный рост штата.

Решениеуказанных проблем в масштабах крупной организации на основе автоматизацииотдельных рабочих мест секретаря-референта, менеджера, бухгалтера илируководителя – не всегда эффективно. Основными недостатками такогоподхода являются: отсутствие способов организации электронного информационногообмена между сотрудниками и подразделениями организации; отсутствие функциональнойсвязи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственныхработ.

По отношениюк задачам делопроизводства различают системы, ориентированные на автоматизацию:

— делопроизводства в целом;

— толькодокументооборота;

— только архивныхи поисковых функций;

— контроля иучета документов.

Отличительнымсвойством универсальных систем является их возможность решения большогоколичества задач делопроизводства. Д.Л. Куциняк в своей статье выделяетследующие универсальные свойства системы:

1) открытость– возможность добавления новых функций и расширения уже имеющихся;

2)иерархическая система хранения документов с неограниченным количеством уровнейвложенности папки в папку реализована во всех системах. Один и тот же документможет входить в состав нескольких папок. В ряде систем расширены возможностихранения за счет установления связей между документами (так называемыесвязанные документы);

3)маршрутизация документов осуществляется специальными моделями систем,отвечающими за документооборот. Используется свободная и жесткая маршрутизациядокументов. В первом случае любой участвующий в документообороте пользовательможет по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождениядокументов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строгорегламентированы. Однако маршрут может изменяться при выполнении каких-либозаранее заданных условий;

4) наличиесредств разграничения полномочий и контроль за доступом к документам;

5)автоматическое отслеживание версий и подверсий документов;

6) наличиеутилит для просмотра документов разного формата;

7)возможность аннотирования документов;

8) поддержкаразличных клиентских программ [Куциняк 2003: 18-23].

Системаавтоматизации делопроизводства может быть реализована как в виде самостоятельнойразработки, так и в виде специальных модулей в составе корпоративныхинформационных систем предприятия.

Выбор системыкомплексной автоматизации делопроизводства относится к компетенцииделопроизводственных служб. Учитывая, что на рынке программного обеспечения внастоящее время представлено множество продуктов, относящихся к классу системкомплексной автоматизации, как зарубежных, так и отечественных производителей,задача выбора становиться значительно сложнее. Специалисты считают, что при принятиирешения о внедрении системы комплексной автоматизации делопроизводстванеобходимо определить список требований к системе, после чего сделать выбор.Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провестипереговоры с продавцами/разработчиками систем на предмет удовлетворенияпоставленных требований. Таким образом, можно выделить несколько групптребований:

 -бизнес-требования;

 - требованияк программному обеспечению.

Первая группасодержит описание процессов, участвующих в делопроизводстве организации,которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения ипожелания к программному обеспечению системы и сопутствующим вопросам.

Несмотря наразнообразие комплексных систем автоматизации ДОУ, их основу формируют следующиетиповые информационные технологии, выделенные Г.Ю. Максимовичем:

1.        Технологииобработки изображений документов (ImagingSystem). Предназначены для ввода,обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов,сформированных на основе сканирования.

2.        Технологияоптического распознавания символов (OpticalCharacterRecognition— OCR).    Предназначенадля получения из графического образа бумажного документа электронной копии вформате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологиейобработки изображения документов. На основе технологии OCR можно автоматизировать,например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу.

3.        Системыуправления документами (СУД). Предназначены для автоматизации хранения, поискаи управления документами, представленными в электронном виде разными форматами.Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированныена обработку слабоструктурированной (текстовой) информации. Системы типа СУД позволяютпомимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например,индексирования, разнообразные способы доступа к документу и его составнымчастям – разделам, многоуровневая защита данных) реализовывать функцииуправления документом на уровне его структурных компонентов (установление связимежду компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа,обмена документами по сети, публикаций документов на Web-сайте и другое. Данныйкласс систем считается универсальным, то есть автоматизирующим  весь комплексзадач, возлагаемых на делопроизводство: от разработки и создания проектадокумента до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.

4.        Системыуправления контентом (от английского content – содержание, суть). Обеспечивают процессотслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровняразделов документов.

5.        Системыавтоматизации деловых процедур (WorkFlowSystem). Предназначены дляобеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различныхбизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описатьлюбой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем являетсяграфический редактор маршрута работ), а также спроектировать и организовать наиболеерациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданнойпоследовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так ипо системе взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документапо всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и кругфункциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможнажесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательнымвыполнением работ. Данные системы применяются, прежде всего, для автоматизациидокументооборота и рутинных многошаговых офисных операций.

6.        Технологииорганизации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянногообмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу groupware  — программные системыдля рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачихранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме того, онимогут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование.Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ееважнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числесистема управления доступом к документам, системы синхронизации изменений вразличных базах данных, система обмена информацией [Максимович 2005: 52-56].

     Насегодняшний момент такое распределение систем достаточно условно, так какпоследние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и ещемногие другие технологии, например платформа  Lotus Domino.

1.5. Характеристикасистем электронного управления документами (ЭУД)

Для решения тех проблем, которые указанны выше,  крупныепредприятия, имеющие филиалы или территориально отдаленные подразделения,прибегают к внедрению и использованию корпоративных информационных систем. Корпоративная информацион­ная система(КИС) — система, пользователем которойможет быть только ограниченный круг лиц, определенный ее владель­цем или соглашением участников корпоративнойинформационной системы.

Одной из важнейших состав­ляющих корпоративной инфор­мационнойсистемы является система электронного управле­ниядокументами.

Основные цели создания общекорпоративной системы электронногоуправления документам:

1.Формирование единойполитики и координи­рования работ в областиэлектронного управ­ления документами.

2.Выработка корпоративныхстандартов работы с электронными документами.

3.Эффективное управлениедокументами вте­чение всего их жизненного цикла (создание, разработка,согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа,рассылка, использование, маршрути­зация, архивирование).

4.Оптимизация существующихделовых про­цессов.

5.Создание информационных порталов. Систе­мы электронного управления документами, обладающиесредствами совместной работы, даютвозможность накапливать и использо­ватьинформацию в распределенной корпора­тивнойсреде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документа­ми (СЭУД) реализует следующие функции, обобщенныеЛ.А. Сысоевой:

•  управление жизненным циклом. Возможность управлениядокументами в течение всего их жизненного цикла — от разработки, редакции, согласования, утверждения до распростране­ния и архивирования.

•  Распределеннаяработа с документами. СЭУД позволяетсотрудникам, работающим в раз­личных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальныхсерверах, сохраняя при этом цело­стностьдокументов в масштабе всей распре­деленнойорганизации.

•  Широкийнабор средств управления докумен­тами. СЭУДобеспечивает все основные функ­ции управления документами:

— регистрация документов

— рассылка

— постановка на контроль исполнения

— контроль версий

— полнотекстовый поиск

— ведение контрольных журналов

           — работа с шаблонами

           — уведомление об изменениях и другие.

·          Редактирование/согласование/утверждение.СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений вдокументы вплоть до окончательного утверждения.

·          Многоуровневыйконтроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.

·          Защитаданных. СЭУД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных:

            — средства защиты и шифрования промышленного уровня

            — полномасштабные средства идентификации пользователей

            — средства RSA и SSL

·          Поддержкаширокого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всейкорпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа исохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисныхприложений, совместных с протоколом ODMA.

·          Масштабируемостьсистемы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затемразвертывание и наращивание функционала системы.

   Ядро СЭУДреализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутреннимидокументами. Следовательно,  для данного блока системы целесообразноиспользовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

1.5.1.Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управлениядокументами)

 

Выбор действенной системы управления документами является сегодня,вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций ипредприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие изкоторых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.Установление порядка движения документов, или управление документациейорганизации заключается в создании условий, обеспечивающих хранениенеобходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее допотребителей в установленные сроки и с наименьшими  затратами. Таким образом,оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личнойработы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваныобеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространениебольших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контрольнад потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловойсистемы. Типы фай­лов, которые, как правило, под­держивают системы ЭУД, вклю­чаюттекстовые документы, об­разы,электронные таблицы, ау­дио-,видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление досту­пом, преобразование ибезо­пасность.

Системы электронного управ­ления документамивключают:

1) системы электронногодокументирования (делопроизводства);

2) системы электронногодокументооборота;

3) корпоративные системы электронногоуправления документами.

Первые системы управления документамистроились как вер­тикальные приложения и были предназначены для использова­ния небольшими группами спе­циалистов, работающих в тер­риториальной близостидруг от друга с сильно структурирован­нымидокументами. Для обеспечения эффектив­нойдеятельности современных учрежденийсистемы электрон­ного управлениядокументами должны удовлетворятьследую­щим требованиям:

·         Масштабируемость. Система должна поддерживатьразличное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должнаопределяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором онаустановлена.

·         Распределенность. Архитектура системы должнаподдерживать взаимодействие территориально распределенных структурныхподразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могутбыть использованы разнообразные каналы связи.

·         Модульность. Система ЭУД должна состоятьиз отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможностьпоэтапного внедрения системы.

·          Открытость. Открытая архитектурасистемы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документамив ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых,   интегрировать систему сдругими прикладными программами, которые используются в организации,в-третьих,   интегрироватьуправление документами с более широкими стратегическими  инициативами, такимикак управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможнойдоработки и интеграции.

·         Надежность. Система должна обладать техническими ипрограммными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работусистемы при различных видах сбоев.

·         Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектрудокументов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов доформализованных документов всех типов.

·         Доступность. Возможность обеспечения доступа к документамчерез web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типыклиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных,мобильных).

·         Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапахжизненного цикла электронного документа.

·         Комплексная функциональность (поддержка полногожизненного цикла работы с документами ). Автоматическая   поддержкараспределенного управления различными информационны­миматериалами (документами) на протяжении всего их жизнен­ногоцикла, от создания до ре­цензирования, утверждения, распространенияи архивиро­вания. Обеспечение полногожизненного цикла работы с до­кументами включает автомати­зацию работы с образами доку­ментов, управление записямиипотокамиработ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящеевремя большинство организаций стараются внед­ритьтакие программные систе­мы, которые предоставляют не только средстваформирования электронных дел и контроль вер­сий,но и обладают широким спектром возможностей по распространениюдокументов и информации в рамках всей орга­низации,средствами управле­ния контентом и знаниями на ба­зе web-технологий, обеспечива­ют поддержкудокументоориентированных бизнес-процессов.

Таблица 3.

Классификация систем электронного управления документами

Характеристика

Системы электронного управления документами

Системы электронного документирования

Системы электронного документооборота

Корпоративные системы электронного управления документами

1

2

3

4

Функциональное назначение

Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом

Динамика событий и процессов

Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка

 

исполнения) жизненного цикла документа) процессов работы с документами в масштабах всей организации

Уровень автоматизации процессов

Системы, ориентированные на бизнес-процессы Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения

Пользователи

Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации /> /> /> /> /> /> />

 

1.5.2.Структура рынка программных продуктов вобласти  ЭУД

 

На сегодняшний момент спектр програм­мных продуктов, составляющих рыноксистем электронного до­кументооборота, достаточно широк. Их можно раз­делить на две группы:

Программные системы,построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов«Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд»,Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.        
2. Программные системы, построенные надругих плат­формах: LanDocs   («Ланит»), Optima   Workflow  («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С: Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем. 

Следуетотметить, что плат­форма IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной рабо­ты» (ICE — Integrated Collaborative Environment), где также представ­леныкомпании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].

Отечественные компании, ко­торыев качестве технологичес­кой основы используют либо ре­ляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), ли­бо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища ин­формациисобственной разработки(«1С: Документооборот»), испытываютпроблемы в обеспечении совместнойработы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

     Более подробно про системы электронногодокумента и способах их внедрения будет рассказано далее в  главе 2.

1.5.3. Предлагаемое решение внедрениякорпоративной  СЭУД

Для проведения анализа ис­пользованияи внедрения автоматизирован­ных технологий в области управ­лениядокументами целесооб­разно разделить все структур­ныеподразделения организа­ции на функциональные группы (например):

•  административные подраз­деления;

•  эксплуатационно-техничес­кие подразделения;

•  социально-бытовыеподраз­деления.

     Затем выделим основные автома­тизированные функциональные системыи подсистемы, которые свойственны группам структур­ных подразделений.

Административные подраз­деления:

•        функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды, автоматизи­рующие  базовые  бизнес-процессы и обеспечиваю­щие поддержку функций уп­равления ими;

·           система автоматизации де­лопроизводства(Управле­ния делами);

·          автоматизированная систе­ма подготовкифинансовой и бухгалтерской документации (ПФУ.Бухгалтерия);

•        автоматизированнаясисте­ма по учету кадров (Управле­ниекадрами);

·          системаэлектронного доку­ментооборота,электронного согласования и визирования документов и другие.

Эксплуатационно-техничес­киеподразделения:

·          функциональные автомати­зированные подсистемы как элементыединой информа­ционной среды;

•  автоматизированная система дляслужбы главного инженера;

•  автоматизированная систе­ма для службы главного энергетика;

•  автоматизированная система дляслужбы главного механика;

•  общекорпоративная систе­ма электронногоуправления документами.

     Социально-бытовые подраз­деления:

•        функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;

·          общекорпоративная система электронного уп­равлениядокументами.

Базовая программнаяплатформа.

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи­нами.

1.Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на­личиеуже имеющихся лицензий на IBM Lotus
Notes/Domino, сокращает затраты наприоб­ретение программных средств иплатформ.

2.В организации в настоящиймомент  используются прикладные автоматизированные ин­формационныесистемы, реализованные на
платформе IBM Lotus Notes/Domino.

3.Организация имееттерриториально распреде­ленную структуру, следовательно, необходима такаяпрограммная платформа, которая эффективно функционировала быв распределен­ной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектурарешения.

Архитектура общекорпоративной системы электронногоуправления документами включает:

— ядро системы;

— множествофункциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управлениядокументами — IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпора­тивной системыэлектронного управления доку­ментами могутбыть реализованы на любой плат­форме, поддерживающей реляционные идокументоориентированные базы данных.

Предполагаемые этапывыполнения работ.

Этап 1. Аналитический(анализ требований)

Основные задачи этапа:

1.        Формированиерабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в областисоздания общекорпоративной СЭУД.

2.        Провестианализ функциональных связей между структурными подразделениями организации ипостроить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3.        Провестианализ информационных связей между структурными подразделениями организации ипостроить модели информационных процессов.

4.        Определитьи описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа(формирование политики безопасности).

5.        Провестианализ документопотока с целью возможности применения механизма электронногосогласования и визирования документов (см. таблицу 4).

  Таблица 4. 

Примернаятаблица работ

 

№

Задачи

Сроки исполнения

Результат

Исполнители

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Этап 2. Проектно-технологический

   Основные задачи этапа:

1.        Выбори приобретение программных средств для ядра системы.

2.        Проектированиеархитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3.        Разработкатехнического задания на процесс внедрения системы.

4.        Разработкапрограммы и методики опытной эксплуатации.

5.        Разработкапрограммы и методики  приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы

   Основные задачи этапа:

1.        Проведениеопытной эксплуатации.

2.        Доработкапрограммной и эксплуатационной документации по результатам опытнойэксплуатации.

3.        Проведениеприемочных испытаний.

1.6.Системы автоматизацииделопроизводства и документооборота (САДД)

Какотмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронныйдокументооборот (как системы электронного управления документами), но сиспользованием специального программного обеспечения – системы автоматизацииделопроизводства  и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет натеоретическом уровне существование двух  уровней автоматизации документационнойдеятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаютсявозможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от созданиянекой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу,персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основытрадиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новыйпотенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрениекорпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспеченияуправления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленныеподразделения организации. При этом достигаютсяследующие цели:

 - единыйпорядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделенияхорганизации на основании единого Регламента работы с документами;

 -объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

 -использование общей для всех подразделений организации системы индексации(нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как переченьорганизаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольныхкарточек (РКК) документов и так далее;

 -обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форми видов единообразных документов.

Такимобразом, появляются серьезные предпосылки для организации электронногодокументооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильнопостроенная автоматизированная система должна работать как с данными опрохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они илиэлектронные), так и самими электронными документами, к которым эти данныеотносятся. Включение электронных документов в делопроизводственный циклпозволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами,поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование,перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

Глава2.

Выборавтоматизированной системы

 

2.1     .Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

 

Как былосказано уже выше,   использование корпоративных систем автоматизациидокументооборота является конкретным шагом к внедрению и распространениюприменения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системынужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящеевремя на отечественном рынке представлено несколько десятков программныхпродуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспеченияуправления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущихкомпаний-разработчиков:

·     российскиесистемы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» — ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст,«Босс-Референт» — АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;

·     полностьюроссийские разработки: «1С: Архив» – 1С,  «LanDocs» — Ланит, «Optima-Workflow» – Optima,    «Дело» — ЭОС,«ЕВФРАТ-Документооборот» — Cognitive Technologies, «Documentum» — Документум Сервисиз.

Для нихиспользуются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборотаи делопроизводства, система управления документами, система электронногодокументооборота и так далее.

Вспециализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбораавтоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) [Сборец 2004: 48-56;Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33]. С учетом предлагаемыхвариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы,принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участковдокументооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовымкритериям.

Прежде всего,как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужнаорганизации для  учета и контроля работы с документами, а также организации ихархивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образомпроработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела.Поэтому естественным и самым эффективным решением является использованиеготовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствиис отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современныхусловиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует вэлектронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации  традиционногоделопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если ещенесколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронныйархив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизацииделопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимостьединой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Дляобеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенныепромышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные(поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронныхдокументов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средстваэлектронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы,используемые для работы с электронными документами, распространяемыми поорганизации и за ее пределами.

Исходя извышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом,обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управлениямаршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличиеоткрытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию  САДД сдругими прикладными системами организации [Витин 2004: 54].

Еще болееширокие возможности для расширения функциональности системы автоматизацииделопроизводства дает использование совместно с ней универсальныхдокументоориентированных платформ, например, таких известных производителей,как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создаватьдокументированные порталы организаций. 

Актуальным насегодня требованием, по мнению В.Э. Баласаняна,  к системе автоматизацииделопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами [Баласанян 2003: 24]. Электронныекоммуникации снимают границы между организациями, а обмен электроннымидокументами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещениеи на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитовв электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организоватьэлектронный документооборот между территориально удаленными офисамиорганизации, а также различных организаций друг с другом.

Извышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые дляавтоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнятьвсе задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовкудокументов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, иххранение и справочную работу по массиву документов;

2) бытьпостроена на единых методологических принципах, программно-технических итехнологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий ввиде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций итребований;

3) обеспечитьполноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурсаи реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократногоиспользования как подокументно, так и фактически;

4)        помогатьадминистраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации,обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированногодоступа;

5)        бытьспособна к расширению по определенным компонентам, а именно по количествутехнических устройств и технологий, количеству документов (объему информации),количеству пользователей;

6)         уметьадаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

В настоящее времяразличными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизацииДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами икомпьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии склассификацией, предложенной П.М. Московой,    их можно условно разделить последующим критериям:

1) типуинформации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая илидокументационная);

2)комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;

3) наборуреализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

4) степениоткрытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с инымиинформационными технологиями;

5) множествуиных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения[Московая2004: 37-40].

Дляопределения стоимости  автоматизированной системы  необходима оценка следующихпоказателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения,необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (пообследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучениюадминистраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы,по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).

В силусущественных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важнымтипологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация наотечественное и на западное  делопроизводство.

Такимобразом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированнойсистеме, позволит организации осуществить внедрение системы, полностьюотвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельностиорганизации.

Схематическиразличия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено вследующем виде [Глик 2006: 51]:

Таблица 5.

Сравнение технологий

Российская технология

Западная технология

1

2

Четко выраженный вертикальный характер движе­ния документов (руководитель — исполнитель — ру­ководитель) внутри организации Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возмож­ность попадания документа сразу к непосред­ственному исполнителю, минуя руководство Отслеживание всего комплекса работ с докумен­тами в регистрационных журналах или в машино­писных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции началь­ства, контроль сроков исполнения, и т.д.   Отсутствие централизованного (рамках всей ор­ганизации) контроля Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий. Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством,  не создаются.

2.2     .Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства 

 

Насегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД,которые могут отвечать  требованиям и задачам автоматизации управленческойдеятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.

Следует такжепомнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит отплатформы, для которой разработана та или иная система.

К примеру,платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами,поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, какправило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время наЗападе наблюдается перевод на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. В связи с этим, приустановки системы  необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежутоквремени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.

Кроме того, всвязи с распространением Интернета производители поставлены переднеобходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Далеепредставлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данныесистемы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности нароссийское делопроизводство,  апробированности и широким применением ворганизациях различных типов.    

1.        «CompanyMedia», ИнтерТраст;

2.        «Landocs», Ланит;

3.        «Optima Workflow», Оптима;

4.        «БОСС-Референт», АйТи;

5.        «Дело», Электронные Офис­ные Системы;

6.        «Documentum», Документум Сервисиз;

7.        «Евфрат-Документооборот», CognitiveTechnologes.

То, чтокасается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравниватьне с системами документооборота, а с платформами для их построения, например,  IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.

В отдельнуютаблицу вошли, выработанные нами в ходе исследований, сравнительныехарактеристики программных возможностей САДД, поскольку знание техническихтребований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретениедополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболеерациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование дляустановки явились системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт»(см. приложение 1).

Далее намипредложены функциональные характеристики САДД, которые, на наш взгляд, будутявляться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства (см.приложение 2).

Как показанов данной таблице, все представленные системы обладают почти всеми необходимымифункциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачамиэлектронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот»,  «CompanyMedia», «Дело» и«Босс-референт».

Приобретаясистему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленнойэксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментариянеобходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процессвнедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет наповышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребностиорганизации системы доступными средствами без участия разработчика и бездополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других системпредлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчикамиили их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.

Стоимостьи сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенностьсистемы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбраннойсистемы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и такдалее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний деньнаибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело»и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учрежденияхблагодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционногоделопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот»объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой.Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы иреализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Предполагая,что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно дляавтоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого наборавозможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительноупростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройкауведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим(например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессовобработки документов со временем могут меняться (например, в случае измененияорганизационной структуры предприятия), что может привести к необходимости вразвитии системы. Как видно из данной таблицы наиболее полноценныйдополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейсапредоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальнымпараметрам уверенные позиции занимают системы  «Дело», «Оптима» и«ЕВФРАТ-Документооборот».

Безусловно,важнымихарактеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность.Из приложения 2 следует, что системы  «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности ибезопасности электронного документооборота. В свою очередь производительностирассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать какнебольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинствеслучаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случаесоздания распределенной системы электронного документооборота (отдельныесерверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременноработающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, чтосистемы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе LotusNotes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования прираспределенной работе за счет возможностей платформы.

2.3. Общая характеристика систем

2.3.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»

 

Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система предназначена для крупных и среднихгосударственных учреждений коммерческихорганизаций, в томчисле со значительной территориальной удаленностьюструктурных подразделений. Системаявляется оптимальным выбором и для небольшихорганизаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиаловединое информационное пространство и приэтом снизить затраты на управление.

Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором системаотслеживает движение документа не только впределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создаватьприказы, распространяющиеся на любую глубинуиерархии управления, контролироватьих исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи междусотрудниками различных подразделений одного илинескольких предприятий.

Проблемой российских предприятий на данном этапеявляется несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередконаходятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационныецентры. 

В «CompanyMedia» впервые реализованы техно­логическиеразработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникаци­онную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Более того, система автоматически доставляет информа­цию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точ­кепередачу документов контролируют и передаю­щая и принимающая стороны. Этот механизм го­раздо надежнее электронной почты.

В ходе нашего исследования, мы обозначили особенностиданной системы, выделяющие ее из числа других разработок:

1) корпоративность — система может использо­ваться как в одной организации, так и в холдингеили группе связанных организаций;

2) полиструктурность — система рассчитана на сложную структуру организации и возможную не­зависимость(с точки зрения штатных расписа­ний) подразделений и филиалов организации;

3) высоконадежный механизмдоставки инфор­мации — использованный в системе механизм пе­редачи документов и рассылки позволяет гаран­тировать доставку информации адресату на 99,9%;данный механизм предполагает также ра­боту системы втерриториально-распределенном режиме;

4) сложные перекрестные связи документов — система позволяет устанавливать «цепочки» пе­рекрестных ссылокдокументов друг на друга и реализовывать переходв обе стороны по данным ссылкам;

5) организация так называемого«сквозного документооборо­та» — система позволяет организовывать переда­чу и контроль документов внутри независимых ор­ганизацийхолдинга, совмещая его с классичес­кимдокументооборотом.

   Круг решаемых ключевых задач АС «CompanyMedia»:

·          подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам,согласование и передача документов нарегистрацию (в том числе и че­рез «тонкий» клиент Internet Explorer — в соста­ве системы «CompanyMedia-Управлениеэлектронными документами»);

·          прием, обработку и распределение входящей корреспонденции,подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутрен­них иорганизационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (всоставе системы  «CompanyMedia-Делопроизводство») [Кочеткова 2006: 20];

·          планирование,подготовку и проведения засе­даний, а такжеконтроль за исполнением при­нятых по их итогам решений (в составе систе­мы «CompanyMedia-Заседания»);

·          подготовкадоговоров (в том числе и по шаб­лонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).

Кроме того, все системы  «CompanyMedia» представляют:

·          разграничениедоступа к документам, базиру­ющееся наоснове структуры организации;

·          механизмызамещения при работе с докумен­тами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к доку­ментам,относящимся к определенным сот­рудникам,для других сотрудников организа­ции(«замещающих»);

·          возможностьсамостоятельного и быстрого построенияпроизвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;

·          единыйпоиск (по реквизитам и полнотекстовый) покорпоративному хранилищу документов.

Поданным, представленным разработчиками, проектированиепродуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с госу­дарственными стандартами в области делопроиз­водства и документационного обеспечения управ­ления. При разработке систем производились кон­сультациисо специалистами Всероссийского НИИ Документоведенияи Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата ка­чества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление про­ектами и договорами», «Управление планировани­ем»и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТР ИСО 9001[www.inttrust.ru].

2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

 

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базепродукта Lotus Notes компании IBM, который представляетсобой средство проектирования системподдержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой об­ласти.

Данная разработка ориентирована на средниекоммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

·          подготовкаи согласование документов;

·          подготовка,и исполнение и контроль поручений;

·          обработкавходящей и исходящей корреспон­денции.Входящие документы подвергаются следующимоперациям: экспедиционной об­работке(с возможностью сканирования и по­токовоговвода документов, а также автомати­ческого преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмот­рениюруководством и выдаче резолюции, оз­накомлениюв структурном подразделении илиисполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов:разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта доку­мента,регистрация документа, экспедицион­ная обработка документа;

·          управление прохождением внутренних доку­ментов:распорядительных, организационных и информационно-справочных;

·          хранениеи динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, подде­ржка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных оконтрагентах предприятия;

·          поддержкатехнологического документообо­рота по трем направлениям работы: а) веде­ниереестра и обслуживание материальных объектов,б) подготовка договоров и обработ­касобытий по ним, в) взаимоотношения с кли­ентами, поставщиками и партнерами;

·          поддержкаобмена знаниями и информацией внутрирабочих групп, комитетов, между цент­ральнымофисом организации и ее подчинен­ными структурами, а также напрямуюмежду подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предостав­лен свой Рабочий«Кабинет» — персональный поч­товый ящик,куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости отстату­са. Однако статус исполнения выданныхвами приказов — недоступен, потому что механизм поч­товой базы неприспособлен для реализации по­добныхфункций.

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. вхолдинге невозможен конт­роль исполненияраспоряжений в нижестоящих организациях.Кроме того, почтовые механизмы передачидокументов между организациями иудаленными подразделениями не могутрассмат­риваться как, безусловнонадежные.

По данным, представленным разработчиками, системаимеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификатГОСТ РИСО9001         [http://www.boss-referent.ru/www.boss-referent.ru].

 

2.3.3. Краткие характеристики системы «OptimaWorkflow»

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессамисоздания, обработки, ти­ражирования и хранениядокументов или иных ин­формационных объектов,атакже для автоматиза­цииосновных процедурсовременного делопроиз­водства иорганизации документооборота. В сос­тав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборотаи создания рабочих мест пользователей.

По словам разработчиков, внедрение подобнойсистемы в организации обеспечивает следующие возможности:

·          централизованноехранение документов в электронном виде;

·          формализацию процедур создания и обработ­кидокументов;

·          наличиеcase-подобного графическогоредак­тора для описания процессов движениядоку­ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

·          единыеуправление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Конт­роль реализован следующим образом: созда­етсяспециального вида документ — «документ наконтроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз­накомиться с содержаниемпоручения, но и непосредственно в документвнести сведения о ходе исполнения,отметить факт выполнения и так далее.Все это отражено в одномэкземпляре документа, который не тиражируется и не рас­сылается в адрес всех упомянутых в докумен­теконтролеров, исполнителями соисполните­лей.Уведомления рассылаются по электрон­ной почте MS Outlook/Exchange [http://www.boss-referent.ru/www. optima-workflow.ru].

Система «Optima Workflow» содержит инструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и не предлагает каких-либо стандартных про­цедур.

Информации о наличии сертификата соответ­ствияГСДОУ нет.

2.3.4. Краткие характеристики системы  « Documentum»

 

Данная система – это разработка одноименнойкорпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы наавтоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу истоимости  сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе­мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронногодокументооборота – разница состоит только в стоимости.Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы,применительно к системам автоматизацииделопроизводства.

   Documentum обладает следующими возмож­ностями:

·          масштабируемостьи работа в территориально-распределенномрежиме, есть возмож­ностьподключения мобильных пользователей;

·          рассылкауведомления и поручения происходит с по­мощьюмеханизма электронной почты;

·          поддержка многоязычности через языковые пакеты.Смысл в том, что заказчик устанавли­вает одну версию программногообеспечения, но может применять раз­личные ее локализации. Напользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он можетвыбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременныйпоиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа­лизованасовместно с компанией «ПРОМТ»;

·          сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиямипользователей);

·          управлениепотоками работ (workflow), в том числе и с помощьюсредств графических ре­дакторов;

·          управлениемультимедиа-данными — извлече­ниеинформации из неструктурированных дан­ных,например, текста из изображения;

·          печать с поддержкой цифровых водяных зна­кови временных меток;

·          потоковыйввод документов через сканер и распознавание.

     По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стан­дартJ2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самыхразных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретногозаказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.

2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»

 

Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначенадля автома­тизации процессов управлениядокументами, до­кументооборотом иделопроизводством на предприятиях и в организациях различного про­филя имасштаба.

По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована какадаптивная CASE-модель электронногоофисного документо­оборота и делопроизводства [http://www.boss-referent.ru/www.landocs.ru].

Настройка системы на конкретныеусловия эксплуатации осуществля­етсямодификацией параметров CASE-моделибез измененияпрограммного кода. Поставляется в двухвариантах: как законченная система (прог­раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва­риант(базовый набор CASE-моделей, специали­зированнаябиблиотека диалоговых элементов, CASE-технологияадаптации и поддержки, обуче­ние пользователей, разработчиков испециалис­тов группы поддержки).

Основные параметры системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2)настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированномрежиме следующее множество операций по работе с документами:

·          регистрациювходящих, внутренних и исходя­щихдокументов с использованием механизма регистрационных карточек. Системасохраня­ет документы, созданныеразнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;

·          рассылку документов, заданий, поручений как одномупользователю, так и по списку с по­мощью механизма электроннойпочты;

·          хранение содержания документов (файлов, созданныхвнешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука итак далее);

·          контроль за прохождением и исполнением до­кументов и поручений.Система «LanDocs» обес­печивает контроль за исполнениемдокументов и заданий исполнителями,предоставляет воз­можность отслеживать движение каждого до­кумента по исполнителям. Контроль версий до­кумента осуществляется с помощью механиз­маконтрольных карточек. Все данные о заре­гистрированных документах и ходе их исполне­ния могут быть отпечатаны ввиде отчетов;

·          поиск документов с возможностью сохране­нияпоисковых запросов, просмотр и редакти­рование документов;

·          поддержку нескольких версий одного доку­мента;

·          сканирование бумажных документов и рас­познавание текстов (OCR);

·          интегрированный вызов офисных приложений дляпросмотра, редактирования и печати доку­ментов;

·          «LanDocs» сохраняет документы,созданные раз­личными приложениями в виде файлов — текс­тов, таблиц, изображений, звука и так далее. При по­пыткепользователя просмотреть содержание документаон обеспечивает интегрированный вызовсоответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование- бло­кирует документ на основе механизма Check In — Check Out (что существенно ужесточаеттре­бования к пропускной способности сети втерриториально-распределенной системе);

·          при включенной функции безопасности (пос­тавляется отдельно) вседействия заверяются с использованиемэлектронной цифровой подписи;

·          организацию архивирования документов;

·          регламентацию прав доступа пользователей к документами функциям системы;

·          возможность доступа к информации через сеть Internet;

·          интеграцияс другими приложениями через OLE;

·          системаработает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализованатолько под Windows nT.

Каждому пользователю системы «LanDocs» пре­доставляется три почтовых ящика:

1) входящий, в которыйпомещаются все изве­щения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информа­ция об отправленных пользователем извеще­ниях и заданиях;

3) на контроле, в которомсодержится информа­ция о заданиях,по которым сотрудник являет­сяконтролером.

Таким образом, для работы в системепользователь дол­жен переключаться между тремя ящиками, чтоне очень удобно.

Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].

2.3.6.Краткие характеристики системы  «Дело»

     Система автоматизации делопроизводства и документооборота«Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной дея­тельности, основанной на традиционных отечест­венныхтехнологиях и закрепленных соответству­ющимистандартами, и документационного обес­печения управленческойдеятельности государ­ственных организаций.

   Функциональныевозможности:

·          отслеживание всех этапов делопроизвод­ственныхопераций и результатов выполнения работ по основным функциональным процес­сам организаций и учреждений;

·          единая регистрация всей поступающей кор­респонденции,включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки,в которую заносятся сведения о до­кументе, с последующимнаправлением корреспонденции на рассмотрение руководству и вструктурные подразделения. Регистрируют­ся как поступившие извнедокументы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятсявходящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновремен­но находиться в различных картотеках;

·          регистрация проектов (с присвоением регист­рационногономера) как отдельной группы до­кументов, с последующейперерегистрацией, путем создания связанного документа с воз­можностью копирования(переноса) данных;

·          вводтекстов резолюций, включая повторные иназначение исполнителей по ним;

·          направлениерезолюций и документов на ра­бочие местапользователей-исполнителей с помощьюмеханизма электронной почты;

·          пересылку отчетовисполнителей по докумен­ту ответственным исполнителям и/или авто­рам резолюций;

·          регистрациюделопроизводителями движения документов(документооборота) внутри орга­низации,включая перемещения бумажных оригиналови бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об ис­полнении,согласование (визирование) доку­ментов;

·          осуществление контроля за своевременным исполнениемпоручений, обращений учрежде­ний, организаций, резолюций и указанийруко­водства; проверка правильности и своевре­менностиисполнения документов;

·          объединение и группирование документов, зарегистрированныхв системе делопроизво­дства, по различным признакам;

·          выполнениепоиска по совокупности реквизи­товрегистрационных карточек, а так же резо­люций, с целью осуществления функций конт­роля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

·          ввод сведений об отправкеисходящих доку­ментов адресатам с созданиемреестров рас­сылки документов;

·          получение согласнодействующим правилам и инструкцияминформационных материалов, сводок,отчетов для предоставления руковод­ству;

·          предоставление любомудолжностному лицу своего личногоэлектронного кабинета, вслед­ствиечего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в егокомпетенции;

·          получение и вывод напечать статистических справок и отчетов, атакже регистрационных карточек дляобеспечения совместимости с традиционной(«бумажной») технологией де­лопроизводства;

·          хранение электронныхобразов документов;

·          списание документов в делов соответствии с принятой в организацииноменклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

·          протоколированиеработы пользователя с системой, включаяработу с регистрационны­ми карточкамии резолюциями.

     Система функционирует в локальнойвычисли­тельной сети и рассчитана на моно структурнуюорганизацию.

     В качестве средства разработки (базы данных) БД использу­ется РСУБД, что усложняет доработку и адапта­цию системы.

     Система обеспечивает поиск документов вба­зе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки,полнотекстовый поиск реализован толь­ко в версии под MS SQL.

     По данным, представленнымиразработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствиеГСДОУ [http://www.boss-referent.ru/www.eos.ru].

 

2.3.7. Краткие характеристики системы«Евфрат-Документооборот»

 

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версиясистемы «ЕВФРАТ-Документооборот»v.12позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами идокументами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий дляуспешной организации электронного документооборота любой компании, независимоот численности и формы собственности.

 «http://www.evfrat.ru/about/ — 2#2/>ЕВФРАТ-Документооборот»позволяет:

1)        автоматизироватьрегистрацию документов и заданий;

2)        обеспечитьэффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3)        осуществлятьмгновенный поиск информации;

4)        контролироватьвыполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5)        проводитьмониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счетформирования различных журналов и отчетов;

6)        организоватьдолговременное хранение документов организации;

7)        обеспечитьразграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются: www.evfrat.ru/features/ — 3#3

·          регистрациядокументов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки),присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

·          постановкадокументов на контроль;

·          возможностьсоздания параллельных и последовательных поручений, подпорученийсоисполнителям;

·          возможностьпроектирования типовых маршрутов движения документов;

·          слежениеза ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

·          поискдокументов по любому из полей регистрационной карточки и по текступрисоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

·          разграничениеправ доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно привременном или постоянном замещении должностей;

·          протоколированиедействий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

·          подготовкаи печать журналов и отчетов;

·          рассылкадокументов, переписка между пользователями системы при помощи встроеннойпочтовой службы;

·          возможностьавтоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

·          доступк документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, в новой версииАС  «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующиефункциональные блоки:

поддержкатерриториально-распределенной работы: создание единого пространства управленияфилиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданныхфилиалам;

интеграцияс электронной почтой:регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»;отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованиемадресных книг почтовых программ;

регистрациядокументов — облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основесуществующего; автоматическая проверка документа на дублирование при егорегистрации; поддержка потокового сканирования;

контрольи анализ деятельности организации:расширение списка уведомлений и напоминаний оприближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказаот исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностейпостроения и работы со сложными отчетами;

возможностиадминистрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организациярезервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа«ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов,форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов;новый Генератор отчетов  [www.evfrat.ru].

Особенностьюсистемы  АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость ипростота настройки, обслуживания и администрирования.

Информации о наличиисертификата соответ­ствия ГСДОУ отсутствует.

 

2.4. Последние разработки нароссийском рынке систем автоматизации документооборота

 

Насегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронногодокументооборота, как среди государственных, так и коммерческих структур.Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественногорынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации.

Ниже намипредставлены несколько  последних разработок систем, информация о которых вотносительно полной мере представлена разработчиками.

2.4.1. АС«DocFlow2006»

 

В 2006 годуконсорциум «Кодекс» представил новоепоколение своих систем элект­ронногодокументооборота.

По мнению разработчиков, новая система воп­лотила в себе все последниедостижения инфор­мационных технологий в области автоматизации делопроизводствав органах государственной власти, а также в средних и крупныхкоммерческих предприятиях [www.docflow.ru].

Система обеспечивает подготовкуэлектронных документов, создание банка электронных копийдокументов, централизованный и децентрализованный учет докумен­тов, ведениеединых корпоративных классифика­торов и справочников, обмен структурированной идокументальной информацией между структур­ными подразделениями (в томчисле удаленны­ми), корпоративный контроль исполнения, атакже подготовку организации к переходу к безбумаж­нойтехнологии работы с документами. Адаптиро­ванная к работе в сложныхгетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большогочисла пользователей. Вся работа с дан­ными осуществляется насервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть иускорить обработкупользовательских запросов.

За каждую из типовых задач делопроизводства отвечаютсоответствующие модули, которые, в зависимости от требованийзаказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так,модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задачдокументооборота — создание и ведениекорпоративного банка документов с воз­можностьюконтекстного поиска внутри этого ин­формационногомассива. Безопасность и досто­верность информации достигается за счетразг­раничения прав доступа, поддержкиэлектронно-цифровых подписей,шифрования трафика между серверомприложений и клиентом. Удобство ра­боты — обеспечивается интеграциейсистемы по схеме «тонкий клиент» с основнымиофисными приложениями, что позволяетпользователю раз­мещать документы в базе данных, не выходя из привычныхредакторов'MS Word или MS Excel. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документа­ции,обеспечивающее коллективный доступ к чер­тежам, другим материалам проектной документа­ции и ихсканированным копиям.

Развивая принципы электронного документо­оборота,новая версия системы «Кодекс» учиты­вает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирова­ние» позволяет значительно ускорить процесс об­работки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов».Штрих-код, нанесенный на доку­мент,позволяет мгновенно найти документ с по­мощью сканера штрих кодов в базе данных.

В числе новых решений, предлагаемых новой версиейсистемы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называютмощный генератор отчетов, ориентированный на представлениеданных впакете Microsoft Office и позволяющий поль­зователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru].Ра­ботая с консолидированными данными, пользова­тель сможет производитьгруппировки сведений, строить линейныетаблицы, подотчеты, кросс таб­лицы, избегая рутинных и сложных операций.

Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот»,особо отмечались возмож­ности ее масштабирования и динамической наст­ройкиинтерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональностьподсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности поль­зователя, вводить новые атрибуты и классифика­торыдокументов, скрывать редко используемые атрибуты,включать новые элементы дизайна.

2.4.2. АС «Летограф»

 

 «ЛЕТОГРАФ» провела интеграциюсвоей систе­мы управления документамии бизнес-процессами с ABBYY Recognition Server, первым серверным продуктом для распознавания документов.

ABBYY Recognition Server, интегрированный вунивер­сальную многофункциональную системууправле­ния документами и бизнес-процессами ЛЕТОГ­РАФ, позволяет:

·           автоматизировать конвертирование в/из фор­мата PDF и распознавание документов,сос­тавленных на разных языках;

·          быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;

·          сохранять документы в различных форматах;

·          масштабировать файлы в промышленных ко­личествах.

ABBYY Recognition Server наряду с другимипродуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ»,позволит заказчику улучшитьуправление информацией. В частности, могутбыть существенно сокращены временные и ресурсныезатраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информа­ции,перевод документов из бумажного архива в электронныйвид.

На данном этапе стратегиякомпании «ЛЕТОГРАФ» ориентирова­нане только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота(СЭД). Планируется активно вестиработу и с зару­бежными заказчиками. Интеграция ABBYY Recognition Server и системы «ЛЕТОГРАФ»позволяет предло­жить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надежную.

Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире иединственным на сегодня решением со встро­енным серверным приложением ABBYY Recognition Server [www.letograf.ru].

 

2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»

 

Компания «Электронные офисные системы» разработала новуюоднопользовательскую версию системы «ДЕЛО»- «ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБДMicrosoft® Data Engine (MSDE).

Система «ДЕЛО-Старт» — это полноценная системаавтоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативнымтребованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольшихорганизациях.

Система «ДЕЛО-Старт»обеспечивает поддержкувсех основных делопроизводственных функций:

·    регистрациювходящих, исходящих и внутренних документов;

·    вводрезолюций руководства;

·    контрольисполнения;

·    отметкуотправки документов внешнему корреспонденту;

·    формированиеоперативных сводок и стандартных отчетов.

     Система «ДЕЛО-Старт»легко устанавливается,предъявляет минимальные требования к компьютеру пользователя, не требуетналичия предустановленной СУБД. Ограничения системы по отношению к другим версиям компании:

·    одинпользователь — одно рабочее место;

·    отсутствиефункций электронного обмена документами с внешними корреспондентами;

·    отсутствиежурнала передачи экземпляров бумажных документов и ряда связанных с этимфункций.

Система «ДЕЛО-Старт» полностью совместима по данным и интерфейсу с другими версиямисемейства [www.eos.ru]. 

 

Выводы

Подведемитог нашего исследования, в ходе которого было установлено, что при выборесистемы электронного документооборота следует учесть множество факторов иокончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализавозможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Критерии,по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуютзадачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и вгосударственных учреждениях.

Еслиговорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременноработающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видитсясистема «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимостисистема, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал дляавтоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкиевозможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами инепосредственно заказчиками.

Краткооб исследовании

Данноеисследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых изоткрытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело»,«Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем«Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе техническихописаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии непредставляют.

Глава3.

 Модельэлектронного документооборота

 

Основываясьна вышеперечисленных характеристиках автоматизированных систем, на практикевнедрения, стоимости и функциональности, в своей описательной модели мы решилиостановиться на АС «Евфрат-Документооборот».  На наш взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применениисистема, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходудокументооборота предприятия на высокий технологический уровень, сиспользованием современных компьютерных средств. Таким образом,  отличительными чертами АС«ЕВФРАТ-Документооборот»  перед вышеописанными программами являются следующие.

·          Системарассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии илилокальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределеннойорганизации со сложной схемой информационных потоков.

·          Организациясовременной технологии делопроизводственного процесса на основании действующихстандартов и нормативов.

·          Болеенаглядный и удобный интерфейс системы.

·          Болеепростой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполненииосновных функций системы (регистрация документа, поиск).

·          Созданиеединого информационного пространства предприятия.

·          Обеспечениенадежности учета и хранения документов.

·          Организацияэффективной защиты информации.

·          Гибкостьи простота настройки, обслуживания и администрирования.

·          Возможностьработы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерныхтехнологий.

·          Отсутствиеособых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости впокупке и внедрении дополнительного программного обеспечения стороннихразработчиков.

Базой длясоздания модели электронного документооборота будет являться реальносуществующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональномуровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: Бухгалтерия,Секретариат, Юридический и Аудиторский отделы, которые в свою очередьвзаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией,которая находится в Москве (ЗАО «Bona Fide»-Москва). В этих отделах работают специалисты поотдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии  сосвоей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральныйдиректор.

 Схема 1. Структура организации    

/>

/>/>Юрист 1              Юрист 2           Аудитор 1                       Аудитор 2

            Юрист3                                                   Аудитор 3

Такимобразом, в документационном обмене  задействовано 4 подразделения. Согласносвоим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которыепередает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и,соответственно, головной компании.

Посколькупредприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяяотделы, так и внешне – являясь филиалом Московской компании, то внедрениеобщекорпоративной системы электронного управления документами происходило набазе уже внедренных систем внутри Волгоградского филиала. Такими системамиможно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями склиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративнуюинформационную систему. Мы выбрали внедрение сервисами в качестве способавнедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процессавнедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решаетсяопределенная задача, например, обеспечение управления нормативнойдокументацией.  В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках однойсистемы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг сдругом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность[Куциняк 2003: 20].

В ходевнедрения сервисами архитектура всего решения приобрела следующую структуру:

§  нанижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всехсистем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация иаутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникаминформационной системы;

§  надобщими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложенияработают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится нанижнем уровне, доступном всем приложениям;

·          интерфейсывсех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсепользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер,что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

     Мывыбрали именно такой способ, потому что подобная архитектура информационнойсистемы позволяет нам наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разныесистемы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы,закрывающие частные задачи.

Преимущества,безусловно, были очевидны:

1)        придобавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, ужереализованные в программном обеспечении;

2)        посколькудобавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольшихэтапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  вслучае если у нас возникала необходимость отложить работы на более позднийпериод или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же наборомфункционала, который позволял решить конкретные задачи;

3)        входе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, которыйпозволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производяработ по настройке клиентских мест.

Длянормативного урегулирования и защиты электронного документооборота ворганизации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1.        Руководствопо организации электронного делопроизводства и документооборота.

2.        Руководствопо организации хранения документов на электронных носителях.

3.        Руководствопо установления сроков хранения.

4.        Руководствопо определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации систекшим сроком хранения.

Наряду свышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которуюбыли внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, иреестр источников ключевой информации.

Длярегламентации работы с конфиденциальной информацией был создан переченьсведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень(гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено правоиспользовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен переченьдокументов, в которых эти сведения документируются. 

Использованиеэлектронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями иправилами по использованию ЭЦП.    

    Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкциисотрудников.

 

3.1.Защищенность электронного документооборота

 

ЗащищенностьЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом.  В связи с этим,данному вопросу мы уделили большое внимание.

Во-первых,внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был созданцентральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация:как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данномукомпьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с ихдолжностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, системапредусматривает несколько видов рабочих мест:

·          специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции дляработы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило,офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы(при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) иуправляющие отделами;

·          универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать ссодержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могутознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизироватьего, поручить на исполнение подчиненному;

·          мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманныйперсональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системечерез настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями,участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документамсистемы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора,участвующих в управленческих процессах;

·          рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменятьпараметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов,блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждыйпользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых,поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративногодокументооборота и, следовательно,  большой обмен документацией, то информациямежду отделами и головным офисом в Москве передается в кодированном виде. Приполучении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входитизучение данного документа,  с помощью системы производит раскодирование иначинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организациисотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредствомих криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляетсятак же, как в случае внешнего документопотока. 

В-третьих,система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходекоторого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл,отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых,внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющийцентр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающийдостоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых,архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ  имеетассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с нимопределенные операции.

Такимобразом, благодаря такой системе ограничений электронный докуменооборотполучается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важнымдокументам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих врезультате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работес документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения сдокументами, технологии их обработки и хранения и другое).

Далеемы более подробно остановимся на рассмотрении документопотоков.

3.2.Работа с внешней и исходящей документацией

В нашейорганизации офис-менеджер ведет общее документационное обслуживаниепредприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрациювсех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей иисходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.  А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов иснятие с контроля,  организует работу по формированию и хранениюдел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. Всвоей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительноупрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

Нижепредставлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками,предложенные Л.А. Румыниной [Румынина 2002: 113-137].

 Электронная работа с входящей документацией:

1. Получениедокумента.

2.Экспедиционная обработка.

3.Рассмотрение документа.

4.Регистрация.

5. Передачаадресату (конкретное подразделение).

6.Рассмотрение руководителем подразделения.

7. Назначениеи передача исполнителю.

8. Исполнениедокумента.

9. Контрольза исполнением.

10.Направление документа в дело.

    Электроннаяработа с исходящей документацией:

1. Созданиепроекта документа.

2. Проверкаофис-менеджером.

3.Согласование (визирование при необходимости).

4. Подписаниеруководителем документа.

5.Регистрация документа.

6.Направление документа в дело.

  Болееподробно на каждом из этапов мы остановимся далее.

  Схема 2.

Модель внешнего документооборота предприятия

/> <td/>

Головная организация в Москве

   

 

/> /> /> /> /> /> /> />

Рекламные и кадровые  агентства

  />

 

Почта

  />/>/>

Налоговые органы

 

 Клиенты

  />/>

 Аудиторский отдел

 

Юридический отдел

  />/>

 Суды

 

 Органы административного надзора

  />

Налоговые органы

 

Банк

  />/>

Страховые фонды

  />

Бухгалтерия

 

Офис-менеджер

  />     /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Клиенты

 

Министерство имущества

                                                                                                                   />Обмен документацией  

 

Работа свходящей документацией.  

В настоящиймомент считается практически невозможным глобальное внедрение электронногодокументооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняетбумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного иэлектронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новыхинформационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессыдокументооборота для новых категорий документов с учетом использованияэлементов электронного документооборота.     

Для работы сполученной или исходящей документацией в системе электронного документооборотанеобходимо иметь электронные файлы этих документов.  Существуют несколькоспособов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. Припоступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и такдалее)  одним из  таких способов можно выделить набор данных с помощьюклавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразованиябумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканированиеобеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, вкотором хранится растровое изображение документа. Для преобразованияграфического образа в текстовый документ используется технология распознаваниятекста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, тоесть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

Наиболеераспространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качествои удобство применения и  использующейся в нашей организации, является программаFine Reader [Максимович 2005:33-36].

 

После вводаэлектронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинникостается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которомуприкреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. Всоответствии с установленными категориями документов, электронные образыкоторых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работаведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вноситсяинформация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документовявляется средством оперативного оповещения и используется так же длясправочно-информационной и аналитической работы.  

Припоступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронныхпочтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственнос помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера илисоответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора(шлюза).

Такимобразом, в нашей модели документооборота вся работа с полученной документациейведется с электронными образами документов.

Послеполучения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку,рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрациянового документа производится на основе существующего с заполнением электроннойрегистрационной учетной карточки.  При создании такой карточки документуавтоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.  Поскольку внашей организации  находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждогоиз отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов.Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых являетсяобязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенныхполей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, ккарточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата.Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указаниемдела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут бытьассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителяи получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельныхатрибутов карточки используются разные справочники.

Послерегистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Этопроизводится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждымдокументом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтомупосле рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначаетисполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей,тип исполнения — последовательный, параллельный, альтернативный (подразумеваетисполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию.Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определитьпоследовательность обработки заданий.  В том случае, если при регистрациизадания был указан признак необходимости маршрутизации и указан форматмаршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электроннойпочте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.

Еслиу задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаютсянемедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срокаисполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей,система определяет способ маршрутизации:

·          параллельныйспособ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всемисполнителям;

·          последовательный– последовательную;

·          альтернативный- рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии егопервым исполнителем.

Приобработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу,отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии.Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться насервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процессисполнения.

Послевыполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматическисистемой на оперативное хранение на центральный  компьютер-сервер. Болееподробно архивное хранение мы рассмотрим ниже.

Хотелось быособое внимание обратить на организацию работы с  документами, полученнымипосредством электронной почты.  В нашей организации разработано специальноеположение, закрепляющее правила работы с электронной почтой. В данном положенииопределены следующие электронные сообщения, подлежащие регистрации и сохранениюв системе электронного документооборота:

 - сообщения,на основании которых принимаются ответственные деловые решения;

 - сообщения,содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;

 - сообщенияоскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающегоэффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) – для передачиследственным органам;

 - всеотправленные документы, поскольку могут возникнуть случаи, когда важновосстановить содержание всей переписки.

Важным этапомработы с электронными сообщениями является установление для них сроковхранения. По действующему в нашей  организации положению,  срок храненияполученного сообщения устанавливается такой же, который установлен дляаналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранениякоторых истек, своевременно и регулярно уничтожаются офис-менеджером, при этомв системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двухнедель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальныйархив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архиваограничен:  разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря   такой системе ограничения доступа,  вся входящая документация получаетсянаиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок,возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действийперсонала при работе с документами.

Работас исходящей документацией.   

Немного иначесостоит процесс работы с исходящей документацией.  Первым этапом можно считатьинициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачизадания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе наполученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельнойработы группы сотрудников над проектом документа.  Сама разработка состоит извыбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. Напанели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов,где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавитьновый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его.Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, – Шаблоны.При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемыхв организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять ипечатать шаблоны.

Далеепроизводится согласование данного проекта документа с заинтересованнымиподразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании(согласование).  Внутреннее согласование (визирование) осуществляетсяпосредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа нарабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по даннойразработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе скопией электронного файла проекта документа и подписывается с использованиемэлектронно-цифровой подписи (ЭЦП).   Внешнее согласование  чаще всегопроизводится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылкипроекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажнойкопии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документаприкрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования». 

Послесогласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись.Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично,регистрации входящего документа.

Зарегистрированныйдокумент, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажномвиде посредством различных средств коммуникации. Интеграция«Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет также отправитьдокументы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешнимадресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительноускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации.Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивноехранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре делподразделения, к которому относится данный документ.

Такимобразом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создатьединое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквознойконтроль за исполнением заданий, выданных филиалам [www.evfrat.ru].

Схематическиработу с исходящей и входящей документацией на примере конкретного видадокумента (письма) можно изобразить следующим образом.

Схема 3.

Маршрут движения письма

 

/>

/>

Помещение в дело                                               12

                           

 

 Контроль за исполнением       11              9

                           

  />/>

     Оформление резолюции и передача исполнителю       8

                           

  />

      Исполнение  поручения              9

                           

  />

    Рассмотрение руководителем подразделения       7

                            

  />

   Передача в подразделение      6

                           

  />

  Регистрация письма                   5

                           

  />

Передача письма с пометкой «Лично»        2

  />                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          /> <td/>

Отправка ответа на письмо                 10

 

Электроннаяработа с внутренней документацией:

Работа свнутренней документацией состоит из следующих этапов, выделенных Н.А. Лысенко:

1.        Получениеуказания на разработку

2.        Подготовкапроекта документа

3.        Согласование(визирование)

4.        Регистрацияв подразделении

5.        Передачаадресату

6.        Отметкао доставке

7.        Выдача(оформление) резолюций

8.        Постановкана контроль

9.        Отчетоб исполнении

10.     Помещениедокумента в дело, текущее и архивное хранение[Лысенко 2002: 45-56].  

Работас внутренней документацией производится только в электронном виде и сэлектронными файлами документов и начинается с момента получения указания наразработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе наполученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом,описанным выше. Следует добавить, что в автоматизированной системе,установленной в нашей организации, существует  управление рабочим временемпользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего местаисполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятиязадания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется заданиеMicrosoft Outlook (тема — тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка насообщение — задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе».Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания.

Пользовательтакже имеет возможность отложить задание до определенной даты (времени), в этомслучае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользовательможет указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку«Отложенные». При завершении задания соответствующие Task (задание) и reminder(напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе»удаляется соответствующий reminder.

Входе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданныедокументы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного вопросаавтоматизированная система, установленная в нашей организации обеспечиваетсредства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлятьпоиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов,  пореквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможноосуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов ифайлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковыйфильтр. Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковымфильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, ихзаголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определитьагрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходиторганизация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы сассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может бытьэкспортирован в Microsoft Excel или распечатан.

Впроцессе работы над заданием исполнителя руководитель может произвестиконсолидированный контроль, который сводится к формированию отчетности посостоянию заданий. Отчет ассоциируется с виртуальной папкой и представляетсобой композицию фильтра и связанного с ним представления. Фильтр можетвключать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет,и атрибутивные фильтры. Примерами отчетов могут быть следующие:

·          всепросроченные документы на сегодняшний день;

·          вседокументы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенныйпериод.

Такимобразом, существует возможность произвести мониторинг выполняемых процессов ианализ загрузки персонала.

Впроцессе согласования проекта документа, исполнитель пользуетсяобщекорпоративным справочником или справочником сотрудников компании длярассылки. Рассылка происходит аналогично, описанному выше, образом.Справочники  используются в других приложениях для хранения информации о сотрудникахорганизации и контрагентах компании. Справочники содержат информацию оструктуре компании, информацию об адресах компании, ее подразделений иотдельных сотрудников. Система также позволяет редактировать данныесправочники, добавлять в них новые атрибуты, что значительно расширяетвозможности использования корпоративной системы.

Следуетболее подробно остановиться на организации электронного архива в нашейорганизации. Поскольку в нашей модели документооборота выделяются 2 видахранения данных: оперативное и  долгосрочное, то для  работы с даннойинформацией созданы разные виды хранилищ. Для  оперативного храненияпервостепенным является скорость доступа, поскольку в оперативном «секторе»обычно хранятся документы, находящиеся в работе. Оперативное хранениепроизводится с помощью  RAID-массивов. Они представляют собой способорганизации нескольких жестких дисков, когда информация автоматическизаписывается одновременно на несколько дисков. При выходе из строя одного илинескольких накопителей информация восстанавливается с резервного. А длядолговременного хранения больших объемов информации применяются архивныебиблиотеки на основе CD или DVD [Доронина 2002: 40, 41]. Каждая такая библиотекасодержит до нескольких сотен дисков и одно или несколько устройств считываниязаписи. Автоматическая смена дисков в таких устройствах занимает от одной донескольких секунд, что, в принципе, приемлемо для применения в системахэлектронного документооборота. А также некоторые виды документов хранятся наленточных системах, что тоже достаточно удобно в использовании и выгодно вхранении.

Электронныйархив нашей организации обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранениенеограниченного количества документов и доступ неограниченного количествапользователей, возможность построения территориально распределенных архивов наразличных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия,поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательскиминтерфейсом  и его автоматической настройкой в зависимости от ролипользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения;возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые,графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемыхпользователями архива, возможность получения статистических отчетов. А также обладаетспециальным клиентским расширением, которое позволяет напрямую сохранятьдокументы в архиве из программ Microsoft Office, а также сохранять атрибутыфайлов в виде атрибутов карточки и использовать средства VBA для разработкикарточек.

Такаяорганизация электронного документооборота в целом позволяет нашей компаниирешить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневнойработы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборотполучился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такойорганизации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, чтопомогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии,достигая поставленных задач.

Заключение

Насегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма илиорганизация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланированаи управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производитьсяоперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией,выработанной в процессе ее деятельности.

За времясвоего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития нетолько в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в областиинтеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные дляавтоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором,определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представитьсовременный офис не только без компьютера, но и без специальных программ,позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что насегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всехнаиболее известных производителей соответствует основным требованиямроссийского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основныхделопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программногопродукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования инастройки того или иного ПО.

Такимобразом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этомупроизводители создают все более и более совершенные, многофункциональные(корпоративные) системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы,преодолеть не только проблемы, характерные для, по определению В.Э. Баласаняна,канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временнымсоединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспеченияуправления [Баласанян 2003: 23]. Как итог этого можно увидеть, что практическивсе организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе,перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использоватьэлектронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи,но, несмотря на это, все-таки еще  активно используется бумажное дело. Этоприводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса. 

Периодсмешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценногоэлектронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многиекомпании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своихклиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.     

Целью даннойдипломной работы являлось создание модели эффективного электронногодокументооборота и его внедрение  на реально существующем предприятии с использованиемсовременных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов всоответствии с рациональной организацией труда.  

Проведенныенами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота сэффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд выводов ипредложений:

1)        Актуальностьпроблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяетсянеобходимостью создания на предприятии единого документационного пространства сучетом рационального использования человеческих ресурсов при выполненииопределенных делопроизводственных работ.

2)        Исследованиепроблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализего с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующиесущественные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

— неизбежная потеря документов,следовательно и информации;

— попадание документови ин­формации, содержащейся в них, третьему лицу;

— накопление множествадокументов, назначение и источник появления которых неясны;

— большие затраты времени наподготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработкии информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;

— избыточностьдокументооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящейкорреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

— противоречивостьпринимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходныхдокументов и информации должностным лицам, принимающим решения;

— бесконтрольность исполнителей, невозможностьдоведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретныхисполнителей;

— невозможность установления истории работы сдокументами;

— непроизводственные затраты рабочего времени напоиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

— избыточныезатраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

3)        Изучениепонятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, взависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач,«системы электронного документирования», «системы электронногодокументооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

4)         Проведенныйв работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволилсформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективнойавтоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственныхзадач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы,возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик,удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности иудобства эксплуатации.  С помощью данных критериев была выделена АС«ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в областиделопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственногопространства и которая стала базой  для внедрения электронного документооборотав разработанной нами модели документооборота. 

5)        Врезультате исследования создана модель электронного документооборота ЗАО «Bona Fide». 

6)        Разработанасхема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота,которая включает в себя следующие стадии:

1.        Такназываемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системыдокументооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будетвыполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2.        Проектно-технологический:выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектированиеархитектуры системы и разработка программы.

3.        Собственноэтап внедрения системы, который включает в себя под этапы: проведение опытнойэксплуатации, доработка программной и эксплуатационной документации порезультатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.

При созданиимодели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работыс документами при  внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота.Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые входе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным ворганизации параметрам в области безопасного и эффективного электронногодокументооборота. 

Литература

 

1.    Андреева,В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТовРФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей /В.И. Андреева – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. – 191 с.

2.    Баласанян,В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современнымпредприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.—№2. – С. 46—48.

3.    Баласанян,В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационногообеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар.научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе:парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.

4.    Балибардина,Г.И. Документоведение и документационное обеспечение      управления / Г.И.Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78 с.

5.    Бобылева,М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспектывзаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2001. – №2. – С. 41—43.

6.    Бобылева,М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П.Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.  

7.        Бобылева,М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутриорганизации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.

8.        Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П.Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.27–33.

9.    Витин,Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочниксекретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50-55.

10.   Вовкотруб, О.В. Документи информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб //Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологиидокументооборота в бизнесе, производстве и управлении». – Пенза, – 2000. – С.3–10.

11.   Гайдукова, Л.М. Проблемытрадиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// –Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.  

12.   Гельман-Виноградов, К.Б.Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановкепроблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов //  — Междунар. форум по информациии документации. – 1992. – Т. 17. – № 1. – С. 8–16 (1992 а).

13.   Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б.Гельман-Виноградов  // Отечественные архивы. – 1992. – № 6. – С. 24–30 (1992б).

14.    Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б.Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция«Документация в информационном обществе: административная реформа и управлениедокументацией» – М., – 2005. – С. 84–87 (2005 а).

15.   Гельман-Виноградов, К.Б. Осложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления /К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24 (2005б).

16.   Глик, Д.И. Национальныестандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// — Секретарскоедело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.

17.   Джулер, А. Креативные стратегиив рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани – СПб: «Питер», 2002. –  289 с.

18.   Домарев, В.В. Защитаинформации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт»,1999. – 38 с.

19.   Доронина, Л.А. Новыеинформацонные технологии хранения документов организации (к постановкепроблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2002. –№2. – С. 39–43.

20.   Живаева, О.В. Управлениеинформационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизациидокументооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В.,2002. – 148 с.

21.    Кочеткова, П. Системаавтоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарскоедело. – 2006. – №8. – С.20.

22.   Кудряев, В.А. Организацияработы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа-М, 2001. – 356 с.

23.     Кузнецов,С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы сдокументами в офисе /  С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С.32–35.

24.    Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к          электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар.Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе:      парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23.

25.   Ларин, М.В. Управлениедокументацией в организации / М.В. Ларин // –М.: «Научная книга», 2002. – 110с. 

26.     Ларин,М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин// Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 5–9.

27.    Ларин, М.В. Электронныйдокументооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря иофис-менеджера. – 2003. – №12. – С.30–38.

28.   Лысенко, Н.А.Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство икорреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2002.– 272 с.

29.     Максимович,Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ/  Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). –С. 51–56 (2005 а).

30.     Максимович,Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основасовершенствования ДОУ /  Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело.– 2005. – № 2(54). – С. 23–27 (2005 б).

31.     Максимович,Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организациядоступа к ней /  Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34 (2005в).

32.     Митяев,К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // –  Вопросы архивоведения. – 1960. – № 5. – С.88–102.

33.     Митяев,К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г.Митяев // Вестник архивиста. – 1961. – № 1. – С. 59–61.

34.     Митяев,К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве /К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. – 1963. – № 4. – С. 81–83.

35.    Московая, П.М. На пути кэлектронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. – 2004. –№2. – С.36-41.

36.   Печникова, Т.В.Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб.Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос». – 1998. – 208 с.

37.   Плешкевич, Е.А.Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, ирядов / Е.А. Плешкевич // –  Научные и технические разработки. – 2005. – № 6. – С. 65–70(2005 а).

38.    Плешкевич, Е.А. Новыйподход к определению понятия «документ» в книговедческих дисциплинах / Е.А.Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 3. – С. 4–7 (2005 б).

39.    Плешкевич, Е.А.Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. –№ 10. – С. 19–22 (2005 в).

40.   Привалов, В.Ф. Вопросысохранности принтерных текстов// Документация в информационном обществе:электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов// Доклады исообщения на шестой Международной научно-практической конференции 24-25 ноября1999г. – М., –  2000. – С.120–124.

41.   Румынина, Л.А.Делопроизводство / Л.А. Румынина//. – М.: «Издательство Мастерство», 2002. –220 с.

42.   Саблин, В.К. О внедренииэлектронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2004. – №5. – С.6.   

43.   Сборец, М.В. О внедрениисистемы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.  

44.   Стенюков, М.Ю.Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.-метод. пособие /М.: «Экмос». – 238 с.

45.   Сысоева, Л.В. Разработкаконцепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// –Секретарское дело. – 2006. –  № 7 – С. 30–35.

46.    Сысоева, Л.А. Системыэлектронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. –2003. – №3. – С.29–33.

47.   Тихонов, В.И. Электронныеархивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы.– 1999. – №2. – С.17–26.

48.   Ткачев, А.В. Правовойстатус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев // – М.: ООО «Городец-издат»,2000. – С.62.

49.   Филенко,  Е.Н. Развитиепонятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н.Филенко//  – Делопроизводство. –   2006. – № 3 – С. 64–65.

50.   Backland, M.About a basis of the theory of management of the documentation/ M.Backland. – The American Archivist, 1994. – vol.57. – 346-351 p.  

51.    Duranti, L. The Protection of the Integrity of Electronic Records:An Overview of the UBC-MAS Research Project / L. Duranti, H. Macneil. –Budapest, 1997. – 177 р.

52.    Duranti, L.The impact of digital technology an archival science / L. Duranti – ArchivalScience. – 2001. – №1. – pp. 39–55.

53.    Rothenberg,J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation forDigital Preservation. A Report to the Councilon Library and InformationResources / J.  Rothenberg -  Washington, DC, 1999.

54.    Thibodeau, K.Preservation and migration of electronic records: the state of issue / K.Thibodeau -  The American Archivist, 1995. – vol.67. – 123–225 p.

55.    http://www.abbyy.ru  

56.   www.boss-referent.ru

57.   www.businessdoc.ru

58.   www.documentum.ru

59.   www.docflow.ru

60.   www.eos.ru

61.    http://www.evfrat.ru

62.    http://www.idoc.ru

63.   www.inttrust.ru

64.   www.landocs.ru

65.   www.letograf.ru

66.   www.miidad.ru

67.    http://www.optima-worflow.ru