Реферат: Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
МОСКОВСКИЙОТКРЫТЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
РЕФЕРАТПо Дисциплине
Информационные технологии управления
Тема: ИНФОРМАЦИОННЫЕТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Выполнила:студентка Vкурса
Заочного отделения
Финансово-эконом. факультета
МОСКВА
2006г.
СОДЕРЖАНИЕ:
Введение
1.Понятие«документационное обеспечение управленческой деятельности».
2. Основные требования коформлению управленческих документов.
3. Основные методыунификации и стандартизации управленческих документов.
4.Понятие«документооборот» и его организация.
Заключение
Литература
Введение
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решенияна сам хозяйственный процесси культуру предприятия. Поэтомуон чувствует себя все более ущемленным в том плане,что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решенияуказанных проблем.Также большое значение уделяется документообороту.
Документы используются в различных областях деятельности, отрасляхзнаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какойотрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является,прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка- историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации,а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачиуправленческих решений.
1.Понятие «документационноеобеспечение управленческой деятельности».
Терминологический стандарт определяет«делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование иорганизацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», поГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечениеуправления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад.
Документоведение — научная дисциплина,изучающая закономерности формирования и функционирования системдокументационного обеспечения управления (ДОУ).
Традиционно сфера деятельности, связанная собработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство»возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производстводела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело»обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемыйорганом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, преждевсего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность,связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело»как собрания документов — более позднего происхождения. Документационноеобеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическуюсилу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге илиином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами иливыработанным традицией.
Документирование может осуществляться наестественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителейинформации. При документировании на естественном языке создаются текстовыедокументы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любымтипом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ —это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. егоизображение на экране монитора.
При создании документов используются средствадокументирования. Ими могут быть:
· простые орудия (ручки, карандаши идр.);
· механические и электромеханическиесредства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехникаи др.);
· компьютерная техника.
Результатом документирования является документ —зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект,используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой илиизобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Документы являются основными носителямиуправленческой, научной, технической, статистической и иной информации.Документы являются носителями первичной информации, именно в документахинформация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы отдругих источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную,вторичную информацию.
Любой документ являетсяэлементом системы документации более высокого уровня. Под системойдокументации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакампроисхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ихоформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидностидокументов составляют систему документации. До настоящего времени вдокументоведении не существует стройной классификации систем документации,видов и разновидностей документов, а используется ее эмпирически сложившийсявариант.
Отнесение документов к той или иной системеначинается с разделения всех документов на официальные и документы личногопроисхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферыего служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личнаяпереписка, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемойими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные,технические (конструкторские), технологические, производственные и др.Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именноони обеспечивают управляемость объектов, как в рамках государства, так иотдельной организации. Управленческие документы представлены следующимиосновными видами (системами) документации:
• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическаядокументация;
• отчетная документация;
• договорная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личномусоставу);
• документация по обеспечению финансами (бухгалтерскийучет и отчетность);
• документация по материально-техническомуобеспечению;
• документация по документационному и информационномуобеспечению деятельности учреждения и др.;
• документация по основной деятельности учреждения,организации или предприятия, например, на производственном предприятии — этопроизводственная документация (технологическая и конструкторская документация идр.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты,страховые документы и др.), в вузе — документация по высшему образованию(учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).
Документы, составляющие одну систему документации,связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечиваютдокументирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Организация работы с документами — этоорганизация документооборота учреждения, хранение документов и их использованиев текущей деятельности.
Документооборот — это совокупностьвзаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с моментаих создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целяхрациональной организации документооборота все документы распределяются надокументопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы,входящие, ис-14
ходящие и внутренние документы, документы, поступающиеили направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые илипоступающие из подведомственных организаций и др. 11од документопотокомпонимается совокупность документов, выполняющих определенное целевоеназначение в процессе документооборота.
Одна из важнейших функций в организации работы сдокументами — учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией— записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей фактсоздания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов ихрегистрация позволяет осуществлять контроль за исполнением документов, атакже вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Система хранения документов — это совокупностьспособов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования втекущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболеезначимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатурадел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводствеучреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием срокових хранения, а дело — это совокупность документов (или документ), относящихсяк одному вопросу, помещенных в отдельную обложку.
2. Основные требования коформлению управленческих документов.
Каждый документ состоит изотдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать,название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных вдокументе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерныйдля определенного множества документов, называется типовым формуляром,например, для всех управленческих документов типовой формуляр установленГОСТом 6.10.5-87.
Формуляр-образец разрабатывается при созданиисистемы документирования и представляет собой графическую модель или схемупостроения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположениепостоянных и переменных реквизитов.
Наиболее полно требования к составу и оформлениюреквизитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системедокументационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД.Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти максимальныйнабор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение набумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, посколькуконкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них —взаимоисключающие, постольку на конкретном документе реквизитов будет,безусловно, меньше.
Состав реквизитов следующим:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знакобслуживания);
04 — код организации;
05 — код формы документа;
06 — наименование организации;
07 — справочные данные об организации;
08 — наименование вида документа;
09 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и датудокумента;
12 — место составления или издания документа;
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
15 — гриф утверждения документа;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
22 — гриф согласования документа;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
25 — отметка о заверении копии;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении егов дело;
28 — отметка о поступлении документа в организации;
29 — отметка для автоматического поиска документа.
Государственный герб Российской Федерации(01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документахминистерств, ведомств, а также органов суда, прокуратуры, арбитража, органовнародовластия, высших органов управления и др.
Герб субъекта Российской Федерации (02)помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектовРоссийской федерации. В этом случае целесообразно указывать на планке документатакже наименование государства — Российская Федерация.
Эмблема организаций (03) — это символическоеграфическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарныйзнак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, не допускается заменятьэмблемой наименование предприятия или учреждения. Эмблему размещают, какправило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поледокумента; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на«фирменной» бумаге. Размеры эмблемы определяются руководством организации.Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображатьсяна документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблемане воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.
Код организации (04) по Общероссийскомуклассификатору организаций и предприятий (ОКНО) имеют все зарегистрированныепредприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации.Этот код может быть помещен на бланках организации заранее — типографскимспособом.
Код формы документа (05) поОбщероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) долженсоответствовать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой документации.Этот реквизит вносится при составлении конкретного документа.
Наименование организации (06), являющейсяавтором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ееучредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенноеили полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при ихналичии). Все эти наименования даются в именительном падеже.
Справочные данные об организации (07)указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятиясвязи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса,телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведенийи правил их оформления не установлено.
Наименование видадокумента (08) является одним из важнейших реквизитов, поскольку позволяетсудить о назначении документа, определяет состав его реквизитов и структурутекста. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции егоавтора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации(уставом), проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов,должно соответствовать ГСДОУ, ОКУД.
Дата документа (09) является одним изосновных реквизитов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой документаявляется дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведениязаседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датойдокумента является наиболее поздняя дата подписания.
Регистрационный номер документа (10) — этоусловное обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковуюсистему организации. Для внутренних документов (например, приказов) он обычноявляется порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документовскладывается из индекса структурного подразделения, номера дела пономенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки,порядкового номера документа. Порядок регистрации и конкретная структураиндексов документа регламентируются внутренними инструкциями.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) проставляется только на ответных письмах. Датаи номер для ссылки переписываются из инициативного письма.
Место составления или издания документа(12) обязательно указываются в том случае, если затруднено его определение пореквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации».Целесообразно проставление этого реквизита на всех документах. Местосоставления или издания указываются с учетом принятогоадминистративно-территориального деления.
Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведенияограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальнуюинформацию.
Адресат (14) указывается в основном наисходящих документах, что входит в обязанности технического сотрудника,который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого реквизитанеобходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса надокументе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.
Гриф утверждения (15) указывается наизданных распорядительных документах и на документах, которые утверждаются компетентнымиорганами или должностными лицами.
В резолюции (16) фиксируются указанияруководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки ипроставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документебольше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любомсвободном месте лицевой стороны документа.
Заголовок к тексту (17) являетсяобязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимальнокоротким и точным и отражать содержание документа. Заголовок необходим дляэффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтениявсего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков, точка вконце не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемвида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».
Отметка о контроле (18) проставляется надокументах, исполнение которых взято на особый контроль по поручениюруководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным(красным, синим, зеленым) карандашом фломастером или специальным штампом«Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на уровнезаголовка.
Текст документа (19) составляется на русскомили национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерациии субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Отметка о наличии приложений (20) помещается перед подписью, содержит списокприложений или указание на их количество.
Подпись (21) — это один из основныхспособов удостоверения документов. Она является обязательным реквизитом.Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за содержаниеданного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземплярдокумента В состав реквизита входят: наименование должности лица,подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланкеорганизации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись ирасшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.
Гриф согласования (22), т. е. предварительногорассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают нижереквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Визы(23) — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком,принятым в организации.
Печати (24), подтверждая подлинностьподписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальныминормативными актами. Такого рода документы удостоверяют права лиц, фиксируютфакты, связанные с финансовыми средствами и т. п. Печать должна быть хорошочитаема, по возможности захватывать часть наименования должности илирасполагаться на свободном месте документа.
Отметка о заверении копии документа (25)для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наименованиядолжности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки идаты заверения.
Отметка об исполнителе (26) необходима дляоперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнениязатронутых в документе вопросов. Данный реквизит включает фамилию (илифамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку обисполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направленииего в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащихсписанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.Она проставляется на первой странице документа.
Отметка о поступлении документа в организацию(28) по возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило,с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающейорганизации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.
Отметка для автоматического поиска документа(29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ,и другие поисковые данные.
3. Основные методыунификации и стандартизации управленческих документов.
В управленческой деятельности используютсяоднотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не имеющиеаналогов. Однотипные документы могут быть унифицированы и стандартизированы.
Унификация однотипных управленческих документовзаключается в установлении единообразия их состава и форм.
Стандартизация — это форма юридического закреплениярезультатов унификации. В практике совершенствования документационногообеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственныестандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования ксоставлению и оформлению управленческих документов. В настоящее времядействует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения».
Основная цель унификации и стандартизации —создание таких форм документов, применение которых будет экономическиэффективно, повысит общую культуру управления.
Объектами унификации и стандартизации вуправленческой деятельности являются:
· термины и определения,используемые при работе с управленческой информацией;
· организационные структурыорганизаций, учреждений и предприятий;
· управленческие функции;
· управленческая документация.
Документы давно стали объектами унификации истандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. С тех пор сперерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов.В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства иведомства.
В работе по унификации документов, в частностивнешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, втом числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской ЭкономическойКомиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.
Роль и значение унификации и стандартизации документовособенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.
Унификация управленческих документов предполагаетунификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач,и форм документов.
Унификация состава документов организациизаключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточныхдля решения управленческих задач. В результате унификации состава документовисключаются формы документов, не вызванные действительными потребностямиуправления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.
Унификация форм документов заключается в отборе изакреплении в унифицированных формах документов информационных показателей иреквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единыхтребований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получаютсвое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельностиорганизации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение вАльбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.
4.Понятие«документооборот»
и его организация.
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания дозавершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Действующие нормативные акты и методическиепособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулированиядокументооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих,внутренних и исходящих документов.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
• экспедиционная обработка документов, поступающих ворганизацию;
• предварительное рассмотрение документов службойДОУ;
• организация рационального движения документоввнутри организации;
• экспедиционная обработка исполненных иотправляемых документов.
Обработка корреспонденции достаточно традиционна,как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Предпочтение справедливо отдается централизованнойэкспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднятьпроизводительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучшепоставить учет документов.
При такой организации дела корреспонденция,доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или инымпутем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностнымлицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспеченияуправления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета иполноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы,полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, насовещаниях и т. п.). Цель первого этапа — зафиксировать сам факт поступлениядокументов (при необходимости и время).
Следующий этап прохождения поступающих ворганизацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационногообеспечения. Основное его значение — оперативное получение документовисполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанцийпрохождения документов является установленное ГСДОУ предварительноерассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадиидокументов на потоки:
• для обязательного рассмотрения руководством организациив соответствии с распределением обязанностей;
• не требующие резолюции руководства и направляемые• i'.i iy в структурные подразделенияисполнителям.
При рассмотрении поступившего документа учитывается:
• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• общественное положение автора документа, местоучреждения-отправителя в структуре управления;
• срок исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчети т. д.
В целях оптимизации документопотоков целесообразноустановить единый порядок передачи документов для обработки, например, черезлицо, ответственное за документационное обеспечение в структурномподразделении.
Значительную часть документооборота организациисоставляют различного рода проекты документов, требующие согласования,подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могутбыть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило,сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ толькоконтролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Для оптимизации и сокращения документопотоковцелесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых внаглядной графической форме определена последовательность подготовки проектовнаиболее распространенных документов, их согласования, подписания иутверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения,местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данномувопросу.
Обработку исполненных и отправляемых документовпредпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Экспедиционная обработка отправляемых документоввключает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления исдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующимиПравилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день илине позднее следующего рабочего дня.
Заключение
Таким образом,документы являются основными носителями управленческой, научной, технической,статистической и иной информации. Документы являются носителями первичнойинформации, именно в документах информация фиксируется впервые.
Документы,составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения ив комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функцииили вида деятельности.
Существует рядтребований к оформлению управленческих документов, которые необходимовыполнять.
В целях оптимизациидокументопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документовдля обработки, например, через лицо, ответственное за документационноеобеспечение в структурном подразделении.
Литература
1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— М.: 1983.
2. Унифицированные системы документации. Приданиеюридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемымсредствами вычислительной техники. Основные положения. — М.: Издательствостандартов, 2000.
3. Информационные системы в экономике: Учебник. / Подред. проф. В.В.Дика.— М.: Финансы и статистика, 2002.
4. Корнеев И.К., Година Т.А.Информационныетехнологии в управлении: Учеб. пособие для вузов/ ГУУ. — М.: ЗАО«Финстатинформ», 1999.