Реферат: Автоматизація управління персоналом на базі програмного засобу "Система: Кадри"

/>Міністерство освіти і науки України

Східноєвропейськийуніверситет економіки та менеджменту

Лабораторна робота

з дисципліни:

“Інформаційні системи в менеджменті”АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ НА БАЗІПРОГРАМНОГО ЗАСОБУ «СИСТЕМА: КАДРИ»

 

Мета роботи: набути практичних навичок роботи з автоматизованою системоюкадрового обліку «Кадри», навчитися вести безперервний облік персоналупідприємства і кадрового резерву; навчитися автоматично формувати первиннудокументацію на кожного співробітника; навчитися вести облік відпусток,відряджень, атестації, призначенням співробітників, стажу і т.п.; навчитисяформувати звіти по співробітниках підрозділів і підприємства в цілому.

Стислі теоретичні відомості Основні функції і можливостіпрограми «Система: КАДРИ

Програма»Система: КАДРИ" призначена для автоматизації роботи кадрової службипідприємства будь-якої форми власності і дозволяє:

·         вестибезперервний облік персоналу підприємства і кадрового резерву;

°          Разом зтим, що програма дозволяє вести кадровий облік на підприємствах, що маютьчисленні підрозділи, можна організувати на одному комп'ютері облік персоналудекількох підприємств.

·         побудуватиструктурну схему підприємства;

·         максимальноспростити і автоматизувати роботу по прийому, переміщенню і звільненнюспівробітників;

·         діставатиоперативний доступ до особистих карток співробітників;

·         автоматичноформувати первинну документацію на кожного співробітника;

·         матиточну і достовірну інформацію про всі зміни в особистих картках вхронологічному порядку з моменту прийняття на роботу і до моменту звільнення;

·         відстежувативідомості по призначеннях співробітників, відпустках, відрядженнях, атестації,стажуванні і т.п.;

·         готувативибірки і моделювати довільні звіти з індивідуальних відомостей співробітників;наприклад: вивести список всіх працюючих пенсіонерів, інвалідів, сумісників, щознають іноземні язики і т.п.;

·         вестикадровий облік на підприємствах, що мають численні підрозділи;

·         інформаціюпо кадрах зберігати скільки завгодно довго і забезпечувати доступ по кожномупідрозділу і звільненому співробітнику;

·         працюватив середовищі Microsoft Windows і створювати документи і звіти у форматіMicrosoft Word і Microsoft Excel.

Головневікно програми «Система: КАДРИ

На малюнку 1представлено головне вікно програми „Система: КАДРИ.

/>

Рис. 1 Головневікно програми “Кадри”

Головне вікно програмирозділено на дві частини. В лівій частині розташована графічна структурапідприємства по підрозділах. Кожний підрозділ є елементом “дерева». Підрозділможе бути елементом підприємства або елементом іншого підрозділу. Ця ієрархіяграфічно відображається на лівій панелі.

Обов'язково присутній підрозділ РЕЗЕРВ. Цей елемент призначенийдля зберігання інформації про потенційних співробітників або кандидатів нароботу для підприємства.

Для роботи з підрозділами підприємства в нижньому блоці лівої панелірозташовуються ряд сервісних кнопок «Добавить», «Изменить», «Удалить», «Поиск по наименованию.

Головне вікно програми у верхній частині містить меню, для виклику всіхфункцій програми. Меню складається з наступних елементів: „Сервис“,»Справочники", «Документы», «Отчеты, выбор»,

 

Завдання

 

1.        Провестизапуск програми «Система: КАДРИ.

2.      Ввести назву підприємства (фірми, організації), за узгодженням звикладачем, і вказати ім'я каталога, де будуть розташовані бази даних.

3.      Побудувати в Microsoft Visio схему організаційної структурипідприємства (фірми, організації), на якій представити основні підрозділи підприємства.

4.      Побудувати в Microsoft Visio схему управління підприємством ійого структурними підрозділами.

5.      Побудувати графічну структуру підприємства по підрозділах.

6.      Додати нові облікові картки: не менше 3 співробітників і одногоможливого кандидата. Ввести всі необхідні облікові дані про співробітників:обов'язкові (прізвище ім'я по батькові, стать, табельний номер, підрозділ,посада, оклад, володіння язиками, e-mail співробітника) і бажані (паспортнідані, освіта, військовий облік, заохочення, стягнення, сумісництво і стаж роботи,пільги, при необхідності — інвалідність).

Оформити документи про прийом цих співробітників на роботу, роздрукуватинакази про прийом співробітників на роботу.

7.        Створитиелектронну і друкарську картотеку співробітників підприємства. Експортувати вMS Word всі облікові картки.

8.        Експортуватив MS Excel і зберегти особисті картки всіх співробітників підприємства.

9.        Провестивибір співробітників по режимах роботи: всі співробітники, постійніспівробітники, контрактники, сумісники, на випробувальному терміні, звільнені.

10.     Оформитидокументи про переведення співробітника в інший структурний підрозділ з резервув штатний склад.

11.     Оформитидокументи для відрядження одного із співробітників.

12.     Оформитидокументи по хворобі одного із співробітників.

13.     Створитивізитку для одного із співробітників підприємства за допомогою шаблона даногодокумента.

14.     Сформувати,зберегти і роздрукувати штатний розклад підприємства.

15.     Сформувати,зберегти і роздрукувати обліковий склад співробітників по підрозділах.

16.     Настроїтиі сформувати вікна зі всіма нагадуваннями програми „Система: КАДРЫ“,зберегти їх і вивести до друку.

17.     Результатироботи оформити у вигляді звіту.

18.     Підготуватисядо захисту лабораторної роботи.

 

Послідовність виконання роботи

 

1.        Запустіть для роботипрограмний засіб „Система: КАДРЫ“, призначене для автоматизаціїроботи служби персоналу, подвійним натисненням лівою клавішею мишки на іконі іззображенням програми або вибором відповідного пункту в меню „Пуск“.

2.        Введіть назвупідприємства і вкажіть ім'я каталога, де будуть розташовані бази даних(персональні відомості про співробітників, їх особисті картки, фотографії іінша службова інформація). Для цього необхідно:

Натиснутикнопку »Добавить"у вікні вибору підприємства

/>

Рис. 2 Окно выбора предприятия

—   Ввести увідповідному полі назву підприємства (поле «Название»);

—   Вказатикаталог, де знаходяться бази даних програми для цього підприємства (поле «Путь»)..

3.        Побудувати вMicrosoft Visio схему організаційної структури підприємства (фірми,організації), на якій представити основні підрозділи підприємства. Для цьогонеобхідно:

—   Відкритипрограмний засіб Microsoft Visio;

—   Вибратиінструмент Charts;

—   Побудуватиорганізаційну діаграму.

—   Зберегтисхему в електронному вигляді, а також вивести до друку.

4.        Побудувати вMicrosoft Visio схему управління підприємством і його структурнимипідрозділами.

5.        Побудувати графічнуструктуру підприємства по підрозділах. Для цього необхідно:

—   Натиснутина кнопку «Добавить» для виклику вікна додавання новогопідрозділу.

—   Заповнитиобов'язкові поля форми «Наименование подразделения», «Табельныйномер», «Дату» и «Подчиненность». Поле«Комментарий» необов'язкове для заповнення, але необхідне дляслужбових заміток, наприклад, планована чисельність, функціональні обов'язки іт.п.

—   Підрозділне може входити до складу додаткового підрозділу РЕЗЕРВ.

—   Одержатиекранну форму графічної структури підприємства по підрозділах натисненнямклавіші PrintScreen.

6.        Додати нові обліковікартки: не менше 3 співробітників і одного можливого кандидата. Для цьогонеобхідно:

Натисненням накнопку «Добавить»викликати вікно додаванняособистої картки

/>

/>

/>

 

/>

Рис. 3 Вікно «Добавление личной карточки»

—   Ввестинеобхідні дані про не менш як 3 співробітниках одного з підрозділівпідприємства і одному можливому кандидаті:

обов'язкові (прізвище ім'я по батькові, стать, табельний номер, підрозділ, посада,оклад володіння язиками, e-mail співробітника) на вкладці«Личнаякарточка» і

бажані (паспортнідані, освіта, військовий облік, заохочення, стягнення, сумісниця і стаж роботи,пільги, при необхідності — інвалідність) відповідно на вкладках«Паспорт»,«Образование», «Воинский учет», «Поощрения,взыскания», «Разное».

—   Одержатиекранні форми особистих карток співробітників натисненням клавішAlt+PrintScreen. Форми представити в звіті.

—   Оформитидокументи про прийом цих співробітників на роботу. Для цього необхідно:

°          Вибративкладку «Документы/Прием на работу, контракты».

°          Натисненнямкнопки «Добавить» на панелі інструментів викликати вікно прийомуспівробітника на роботу (Рис. 4) .

°          Ввести увікні необхідні дані: підрозділ, посада, № наказу, дата наказу, з якого числаприйом і період випробувального терміну.

При цьому необхідно врахувати:

— Один співробітник — прийнятий на роботу за контрактом.

— Другий співробітник — прийнятий на постійну роботу.

— Третій співробітник — стажист.

— Кандидат — в резерв.

/>

/>

/>

/>

Рис. 4 Вікно «Прием сотрудника на работу»

—   Шляхомнатиснення кнопки «Открыть документ в формате MS Word» експортуваннянакази в MS Word і сформувати електронні і друкарські форми наказів про прийомспівробітників на роботу.

Роздрукувати накази про прийом співробітників на роботу.

7.        Створитиелектронну і друкарську картотеку співробітників підприємства. Для цьогонеобхідно:

—   Відкритистворену облікову картку співробітника.

—   Натиснутикнопку «Информативный документ по сотруднику в формате MS Word» у вікні «Личнаякарточка» для експортування документа в MS Word і створення документа уформаті MS Word, що містить всі відомості про співробітника з Особистої Картки;

—   Роздрукувативсі створені облікові картки в MS Word.

8.        Зберегтив MS Excel особисті картки всіх співробітників підприємства. Для цьогонеобхідно:

—   Виділитисамий верхній елемент «дерева» структури підприємства з назвоюпідприємства.

—   Натиснутина кнопку «Экспорт в MS Excel»

—   Зберегтиодержану таблицю в свою папку під ім'ям «Особисті картки»; таблицю роздрукувати.

9.        Провестивибір співробітників по режимах роботи: все сотрудники — всіспівробітники підприємства, окрім особистих карток з додаткового підрозділуРЕЗЕРВ; постоянные сотрудники — співробітники працюючі на постійнійоснові; контрактники, временные сотрудники — працівники, щоспівробітничають з підприємством на основі контракту або прийняті на роботутимчасово; совместители — співробітники, що працюють за сумісництвом; навипробувальному терміні, стажеры — співробітники, прийняті на роботу звипробувальним терміном і стажисти; уволенные — раніше звільненіспівробітники. Для цього необхідно:

—   Натиснутина відповідній кнопці пошуку.

—   Результатипошуку представити в звіті.

9.        Оформитидокументи про переведення співробітника в інший структурний підрозділ. Дляцього необхідно:

—   Вибративкладку «Документы/Переводы».

—   Натисненнямкнопки «Добавить» на панелі інструментів викликати вікно переведенняспівробітника на іншу роботу.

—   Ввести увікні необхідні дані: підрозділ переведення, посада, № і дата наказу пропереведення на іншу роботу, з якого числа переведення, підстава дляпереведення.

—   Сформуватиі роздрукувати наказ про переведення співробітника на іншу роботу.

10.     Оформитидокументи для відрядження одного із співробітників. Для цього необхідно:

—   Вибративкладку «Документы/Разное/Командировки».

—   Натисненнямкнопки «Добавить» на панелі інструментів викликати вікно оформленнявідрядження.

—   Ввести увікні необхідні дані: період відрядження, регіон, мета, № і дата наказу провідрядження.

—   Сформуватиі роздрукувати наказ про відрядження.

11.     Оформитидокументи по хворобі одного із співробітників. Для цього необхідно:

—   Вибративкладку «Документы/Разное/Больничные»..

—   Натисненнямкнопки «Добавить» на панелі інструментів викликати вікно оформлення лікарнянихлистів.

—   Ввести увікні необхідні дані: період хвороби, діагноз.

12.     Створитивізитку для одного із співробітників підприємства за допомогою шаблона даногодокумента. Для цього необхідно:

—   Вибрати зменю «Документы» команду «Редактирование шаблона документа/Система:Кадры/Открыть шаблон документа/Визитка, відкоректувати реквізити візитки.

—   Вибратиспівробітника в списку співробітників підприємства, двічі клацнувши по ньомумишкою. У вікні, що з'явилося, «Изменение Личной Карточки виберіть закладку«Документы/Другие документы».

—   Задопомогою клавіші «Добавить» викликати вікно створення документа. Ввестиім'я файлу, опис і дату створення документа, занісши їх у відповідні поля,поставити галочку навпроти «Создать из шаблона документа» для створеннядокумента з шаблона, вибрати шаблон візитки з випадаючого списку в полі виборуфайлу шаблона документа.

13.     Сформувати,зберегти і роздрукувати штатний розклад підприємства. Для цього необхідно:

—   Вибратипідрозділ в правій частині головного вікна програми.

—   Вибратикоманду «Отчеты, выбор/Штатное расписание выбранного подразделения».

14.     Сформувати,зберегти і роздрукувати обліковий склад співробітників по підрозділах. Дляцього необхідно:

—   Вибратипідрозділ в правій частині головного вікна програми.

Вибрати команду «Отчеты, выбор/Списочный состав выбранногоподразделения».

—   Настроїтиі сформувати вікна зі всіма нагадуваннями програми «Система: КАДРЫ»,зберегти їх і вивести до друку.

15.     Результатироботи оформити у вигляді звіту.

16.     Підготуватисядо захисту лабораторної роботи.

Висновок

 

На основіпроведеної лабораторної роботи я набула практичних навичок роботи завтоматизованою системою кадрового обліку «Кадри», навчилася вести безперервнийоблік персоналу підприємства і кадрового резерву та автоматично формуватипервинну документацію на кожного співробітника; також навчилася вести обліквідпусток, відряджень, атестації, призначенням співробітників, стажу і т.п. таформувати звіти по співробітниках підрозділів і підприємства в цілому.

Використаналітература

 

1.        СитникВ.Ф., Писаревська Т.А., Єрьомина Н.В., Краєва О.С. Основи інформаційних систем:Навч. посібник – К.: КНЕУ, 2001.-420с.

2.        УстиноваГ.М. Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии вподдержке принятия решений / Учеб. пособие. – СПб: Издательство «ДиаСофтЮП»,2000. – 368 с.

3.        МишенинА.И. Теория экономических информационных систем: Учебник.-4-е изд., доп. иперераб.-М.: Финансы и статистика, 2000.-240 с.: ил.

4.        КондрашоваС.С. Інформаційні технології в управлінні: Навч. Посібник.- К.: МАУП, 1998.-Бібліогр.: с. 131.-136с. – Рос.

5.        РД 50 –680 – 88.

6.        ГОСТ34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированныесистемы. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 23 с.