Реферат: Составление и оформление организационно-распорядительной документации

I.   Введение.

II.  История развития службдокументации в России.

III. Составление и оформлениеорганизационно-распорядительной

       документации.

       1.Классификация и структураорганизационно распорядительных

          документов ГОСТ Р6.30-97

       2… Состав реквизитоворганизационно-распорядительной

          документации.

       3.Требования к оформлениюреквизитов организационно-

          распорядительнойдокументации.

IV. Заключение.

V. Литература.

    Не нужно доказывать, чтознание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решениенаряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста сталонеотъемлемым признаком профессионализма.

IКраткая история развития служб документации.

    С древнейших времен дошлидо нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своейстраны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекиевремена.

    Документы возникли вместе списьменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, азатем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документыявляются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Этапы становленияделопроизводства в России.

    В России к началу XVIIвека первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то времяименовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка,составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

    При Петре первом быловведено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению сприказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельнымиотраслями государственного управления.

    В начале XIXвека коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководствесменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появилисьбланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

    В годы Советской властибыло выработано делопроизводство, характерное для централизованного управлениянародным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядокдокументирования, внедрены стандартные требования к форме и структуредокументов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Былапредпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства(ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслейосуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющиходновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

    В настоящее времясложившейся система обработки документов развивается с учетом спецификирыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Система документации и унифицированная системадокументации.

    Любой документа функционируетсовместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов,используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называетсясистемой документов.

    Рационально организованныйкомплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиями применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системойдокументации (УСД).

Суть унификации и стандартизации в производстве.

    Обязательным условиеморганизационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учрежденияхявляется документирование. Организация и управление характеризуется разнообразими повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению.Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

    Суть унификации сводится ксокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию ихформ, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету ихранению.

    Суть стандартизациизаключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальныхправил и требований по разработке и оформлению документов, принятых вустановленном порядке для всеобщего и многократного их применения вделопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных(ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.

    В разработкеунифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время встране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлениюорганизационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергсяопределенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования(ГОСТ 6.38-90).

    С 01.07.1998 года в РФвведен в действие ГОСТ Р6.30-97.

    Имеется некоторый опыт всоздании других систем унифицированной документации.

Виды деловых документов на предприятиях и ворганизациях.

    Все документы, обращающиесяна предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видамдеятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления,степени сложности и др.

3.1 Какие виды организационно-распорядительнойдокументации обращаются на предприятиях и организациях?

    Среди большого разнообразиявидов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительнаяуправленческая деятельность главным образом заключается в разработке иреализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации.Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемымвидом документации.

    Организационно-распорядительнаядокументация классифицируется на три группы:

— распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,

  решения,указания);

— иформационно-справочная документация (письма, телеграммы,

  телефонограммы,факсы, акты, протоколы, докладные и служебные

  записки);

— организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции,

  штатныерасписания).

    Классификацияорганизационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативныйпоиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

3.2 Каково назначение ГОСТ Р 6.30-97

    ГОСТ Р6.30-97 (рис.1)распространяется на организационно-распорядительную документацию,предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительнойдокументацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения,протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных иорганизационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственнойвласти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий,организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и видадеятельности.

    Стандартом установлены:состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов;требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету,использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ,гербов субъектов РФ.

    Правило и требования ГОСТР6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в другихунифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правили требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами,экономить время на их составление и обработку.

3.3 Что представляет собой формуляр организационно-распорядительнойдокументации.

    Совокупность закрепленныхмест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационныхэлементов документа называют формуляром.

    ГОСТ Р6.30-97 устанавливаетдля организационно-распорядительной документации два основных форматадокументов- А4 и А5. допускается применение формата А6. Формулярыустановленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым ипродольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

    Формуляр делит площадьформата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения угловогоштампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является частьплощади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его всредствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левомверхнем углу формата или в верхней его части при продольном вариантерасположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поледокумента.

/>

    Площадь формата заполняетсяинформационными элементами документа, а на бланках документов еще исимволическими знаками.

Информационные элементыдокумента в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизитыпостоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательномпорядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятсянепосредственно при подготовке конкретного документа.

    Символические знаки служаториентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещенияреквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

3.4 Состав реквизитов организационно-распорядительнойдокументации.

    В состав реквизитов организационно-распорядительнойдокументации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01-государственный герб РФ;

02-герб субъекта РФ;

03-эмблема организации или товарный знак;

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации;

08-наименование вида документа;

09-дата документа;

10-распространенный номер документа;

11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12-место составления или издания документа;

13-гриф ограничения доступа к документу;

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии приложения;

21-подпись;

22-гриф согласия документа;

23-виды согласования документа;

24-печать;

25-отметка о заверении копии;

26-отметка об исполнители;

27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28-отметка о поступлении документа в организацию;

29-отметка для автоматического поиска документа.

    Для изготовления бланковдокументов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а такжеотметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

    При оформлении документовследует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

/>

3.5 Что собой представляет бланк документа?

    Бланком документа называютлист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применениебланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическуюсторону его оформления.

    Бланки конструируются наоснове как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки сугловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20%площади места бумаги. Формуляр, приведенный на рис. 2, предусматривает именнотакое расположение.

    Продольный вариантиспользуется организациями  с большим числом печатных знаков в их наименованииили печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском (реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметьполя (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

    Бланки документов следуетизготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    Бланки допускаетсяизготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативнойполиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

    Бланки документовпроектируют в соответствии с рис. 2 и 3. Сплошными линиями обозначаютсяфиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный.Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

    Реквизиты 01,02,03располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать науровне реквизита 03.

    Реквизиты 06,07,08,12ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зонрасположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конецкаждой строки реквизита равно удалены

   от границ зоны расположенияреквизитов;

— флаговым ( каждая строкареквизита начинается от левой границы зоны

   расположения реквизитов).

    Для организаций, ееструктурного подразделения должностного лица устанавливают следующие видыбланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного видадокумента, кроме письма.

    Общий бланк (рис. 4), в томчисле с угловым расположением постоянных реквизитов, используют дляизготовления любых видов документов кроме писем.

    Общий бланк в зависимостиот учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

    Бланк письма (рис. 5,6) взависимости от учредительных документов организации включает реквизиты01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхнихграниц зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

    Бланки структурногоподразделения организации (рис.7) или должностного лица (рис. 8) практикуют втом случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет правоподписи.

    Бланк конкретного видадокумента (рис. 9), кроме письма, в зависимости от учредительных документоворганизации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметкидля границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

    Допускается изготавливатьдокументы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительнойтехники.

    Отдельные внутренниедокументы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать отруки.

    Допускается печатаниедокументов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитоворганизационно-распорядительной документации.

4.1 Требования к оформлению реквизитов на полеуглового штампа.

    Государственный герб РФпомещают на бланках документов в соответствии с постановлением оГосударственном гербе РФ.

    Греб субъекта РФ помещаютна бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

    Эмблему организации илитоварный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблемуне воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

    Код организации проставляютпо общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

    Код форму документапроставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

    Наименование организации,являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленномув ее учредительных документах.

    Над наименованиеморганизации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное названиевышестоящей организации.

    Наименование организацийсубъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственногонациональный язык, печатают на двух языках.

    Наименование на иностранномязыке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименованиена иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

    Наименование филиала, территориальногоотделения, представительства, структурного подразделения организации указываютв том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниженаименования организации.

    Автором документа можетбыть должностное лицо, представляющие организацию.

    Справочные данные оборганизации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения поусмотрению организации.

    Наименование вида документасоставленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должносоответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

    В письме наименование видадокумента не указывают.

Датой документа является датаего подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторамидокумента являются несколько организаций, то датой документа считается наиболеепоздняя дата подписания.

    Регистрационный номердокумента состоит из его порядкового номера, который можно заполнять поусмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

    Регистрационный номердокумента, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационныхномеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию впорядке указания авторов в документе.

    Ссылка на регистрационныйномер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа накоторый дается ответ.

    Место составления документауказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

    Оформление реквизитов,размещенных на рабочем поле документа.

    Гриф ограничения доступа кдокументу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можнодополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесеннойк государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут бытьорганизации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.Наименование организации и ее структурного подразделения указывают вименительном падеже.

    Должность лица, которомуадресован документ указывают в дательном падеже.

    Если документ отправляетсяв несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

    Документ не долженсодержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим,четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляютсписок рассылки документов.

    Гриф утверждения документа располагаютв правом верхнем углу документа.

    Документ утверждаетсядолжностным лицом или специально издаваемым документом.

    Резолюцию рекомендуетсянаносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основноготекста документа.

    Допускается оформлениерезолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержаниедокумента. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовокможет отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

    К тексту документовоформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

    Текст документа составляютна русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ исубъектов РФ о государственных языках.

    Тексты документов пишуттолько на русском языке при направлении их:

— в федеральные органыгосударственной власти, органы государственной

  власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организациии их объединения, не находящиеся в

  ведении данного субъекта РФили расположенные на территории других

  субъектовРФ.

    Тексты документовоформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этихструктур.

    При составлении текста ввиде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны бытьвыражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием сглаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиямипризнаков.

    Графы и строки таблицыдолжны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительномпадеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Еслитаблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны бытьпронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

    Связный текст, как правило,состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, целисоставления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы,предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

    В тексте документаподготовленного на основании документов других организаций или ранее изданныхдокументов, указывают их реквизиты:

    Наименование документа,наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационныйномер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержитнесколько решений, выводов и др., то его следует разбивать на разделы,подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

    В распорядительныхдокументах организаций, действующих на принципах единоличия, а такжедокументах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идтиот первого лица единственного числа.

    В распорядительныхдокументах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственногочисла.

    В совместныхраспорядительных документах текст излагают от первого лица множественногочисла.

    Текст протокола излагают оттретьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающихправа и обязанности организаций, их структурных подразделений, а такжесодержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму изложения текстаот третьего лица единственного или множественного числа.

    В письмах используютследующие формы изложения:

— от первого лицамножественного числа;

— от первого лица единственногочисла;

— от третьего лицаединственного числа.

    При оформлении документа набланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

    При подписании документанесколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности соответствующей занимаемой должности.

    При подписании документанесколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

    В документах составленныхкомиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанностив составе комиссии в соответствии с распределением.

    Документ может бытьподписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактическойдолжности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись отруки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

    Гриф согласования документасостоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовываетсядокумент, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

    Согласование документаоформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи идату, а при необходимости – должность визирующего.

    Визы проставляют напоследнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемогодокумента. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельномлисте.

    Печать заверяет подлинностьподписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативнымиактами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовымисредствами.

    Документы заверяют печатьюорганизации.

Призаверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись»проставляют:

— завершительную надпись«верно»;

— должность лица, заверившегокопию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

    Допускается заверять копиюдокумента печатью, определяемой по усмотрению организации.

    Отметка об исполнителивключает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку обисполнители располагают на лицевой или обратной стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу.

4.3           Требования к оформлениюреквизитов на служебном поле документа.

    Отметка о контроле – этоотметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «к»,словом  или штампом «контроль».

    Отметки об исполнениидокумента и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату иномер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения обисполнении: слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ;подпись; дата.

    Отметка об исполнении документаи направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителемдокумента или руководителем структурного подразделения в котором исполнен документ.

    Отметка о поступлениидокумента в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

    Допускается проставлятьотметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

    Отметка для автоматическогопоиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другиепоисковые данные, устанавливаемые в организации.

4.4   Перечень документов, подлежащих утверждению.

    Утверждению подлежат:

— акты

— договоры

— задания

— инструкции, правила

— нормативы

— отчеты

— перечни

— планы

— положения

— расценки на производстворабот

— сметы

— стандарты

— структура и штатнаячисленность

— тарифные ставки

— уставы

— формы

— штатные расписания иизменения к ним.

4.5   Перечень документов на которых ставится гербоваяпечать.

    Гербовая печать ставится наследующих документах:

— акты

— доверенности

— договоры

— заявления

— заключения и отзывыорганизаций на десиртации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационнуюкомиссию

— исполнительные листы

— командировочные удостоверения

— нормы расхода на драгоценныеметаллы

— образцы оттисков, печатей иподписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

— представления и ходатайство

— письма гарантийные

— поручения

— протоколы

— реестры

— смета расходов

— спецификации

— титульные списки

— уставы

— штатные расписания.

Заключение

Настоящий стандартраспространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся кунифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) –постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т. д.(далее – документы), включенные в ОК011-93 «общероссийский классификатор»управленческой документации (ОКУТ) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливаетсостав реквизитов документов: требования к оформлению реквизитов документов;требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведениемГосударственного герба РФ.

Литература

1.  Басаков М. И.Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.

2.  Басаков М. И.Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995

3.  ГОСТ Р6.30-97Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов.

4.  ГОСТ Р1.5-92Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования кпостроению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

5.  Павлюк Л. В.Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу иосновам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом«Герда», 1998

6.  Стенюков М. В.Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва«издательство Приор», 1999

7.  Чуковенков А. Ю.Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва:дело,1999

8.  ГОСТ РФ Р6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов.

еще рефераты
Еще работы по делопроизводству