Реферат: Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
Министерство образованияРоссийской Федерации
РОССИЙСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Историко-архивныйинститут
ФакультетДокументоведения
КафедраДокументоведения
РуденкоДарья Владимировна
Организация и технологиядокументационного обеспечения ЗАО «СтроительнаяКомпания «Дружба»
Дипломная работа
Студентки 5 курса дневного отделения
/>/>/>/>/>/>/>Допущена к защите на ГАК />/> Научный руководитель
Заведующая кафедрой ______________________
ПрофессорТ.В.Кузнец/>/>/>/>ова ______________________
«___»____________2002г. «___» _____________2002 г.
Москва 2002
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
История создания ООО«ДИН» и структура делопроизводственной службы
Введение
В условиях стремительногопрогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное иправильное решение стратегических и тактических задач определяетжизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, егоэффективность в значительной степени базируются на производстве и потребленииинформации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсомпроизводства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качествоинформации определяет качество управления. В современных условиях для повышенияэффективности управления необходимо уделять достаточное вниманиесовершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решениевсегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппаратауправления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того,насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческойдеятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разногорода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудниковорганизаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование ипередачу[1]. По данным ISO (International Standards Organization), управлениедокументами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любогопредприятия[2]. Оно означает особую организации работы сдокументами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает времянеобходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации,устраняет ее избыточность.
Во время рыночныхотношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственныхпроцессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых вуправлении. Рационализации документационного обеспечения управления впредприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание,потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностямв работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системыдокументационного обеспечения управления достигается более быстрое движение иисполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильныйотбор на государственное хранение.
Работа любогоуправленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится наосновах научной организации труда. Всякий процесс организации работы долженбыть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейшихопераций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полнаяцепочка научно-организационной работы.
Принцип работы поинформационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех жеопераций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – спомощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностьюавтоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы сдокументами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппаратадолжен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но изнать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие задокументационное обеспечение управления, не знакомы с основами современногоделопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов всоответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работниковделопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационнуюформу и перемещают во времени и пространстве. Документы и документнаяинформация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением,обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолькоотработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главныхпроизводственных целей предприятия.
Актуальность выбраннойтемы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационногообеспечения управления в организациях. Решение проблемы управлениядокументацией в современных условиях позволит целенаправленно формироватьинформационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективноефункционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсамс наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе дипломной работыбыли изучены и проанализированы организация и технология документационногообеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Строительная Компания«Дружба».
Целью написания дипломнойработы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО «ДИН», атакже разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого,выстраивается ряд задач, а именно:
— ознакомление сорганизационной структурой Компании;
— изучение функций,задач, основных видов деятельности Компании;
— рассмотрение места изначения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «ДИН»;
- изучение организациислужбы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры иобъемов работы, а также анализ документооборота;
— изучение и анализнормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
— разработка предложенийпо совершенствованию работы с документами с учетом рекомендацийнормативно-методических документов и специальной литературы;
— внесение предложений поавтоматизации делопроизводства и документооборота.
С учетом недостаточнойразработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использованширокий круг источников. Проводя обзор этихизданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следуетотнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросамуправления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационномуобеспечению составляют:
Государственная система документационного обеспеченияуправления.[3] Этот документ представляетсобой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования кдокументированию управленческой деятельности и организации работы с документамив органах государственного управления. Это один изосновополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требованийи положений, способствующих разработке единых подходов не только ктрадиционному, но и автоматизированному управлению документацией — информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структурууправления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросовпостроения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания иобработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблемавтоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положенияи правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясьгосударственной по существу, система ориентирована и на применение внегосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4] способствует решениютехнологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливаетсостав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительныхдокументов, которые фиксируют решения административных и организационныхвопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементовоформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых,унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированногодокументирования, хранения и передачи документированной информации.
ГОСТ Р 51141-98.«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[5] Настоящий стандарт,является, важным этапом обновления нормативно-методической базыделопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральнымзаконодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины,установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видахдокументации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общиепонятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков хранения[6] включаетдокументы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех)управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями ипредприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, формсобственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополненияАрхивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроковхранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Ондолжен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел,при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем вделопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Для написания даннойдипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующиеработу с документами:
Федеральный закон «Обинформации, информатизации и защите информации»[7]. Настоящий закон регулирует отношения,возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основесоздания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения ипредоставления потребителю документированной информации; создании ииспользовании информационных технологий и средств их обеспечения; защитеинформации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах иинформатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и еедокументирования.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [8]
Целью настоящегозакона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровойподписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифроваяподпись в электронном документе признается равнозначной собственноручнойподписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условияиспользования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ко второй категорииизданий относится научная литература. При написании дипломной работы былиизучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессораТ.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшегопреподавателя О. В. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателяВ.С. Иритиковой.
В издании “Секретарскоедело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами,научной организации секретарского труда.[9]
Это издание содержитмногочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный списокзаконодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. Вкаждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования ксоставлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо,протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационныхформ, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.
Даются детальныехарактеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационноеобеспечение специальных функций управления.
Виздании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечениеуправления)»[10] рассматриваются способы документирования,а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основыделопроизводства, подробно описывается организация работы с документами ибездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплексвопросов по секретарскому делу.
В справочном издании М.В.Стенюкова «Справочник по делопроизводству»[11] собраны самые важные правила и нормы посоставлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны такжеобразцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организациидокументооборота на предприятии, рациональной систематизации документов иобеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство посоставлению и правильному оформлению различных документов с учетом требованийсуществующих стандартов.
В дипломной работеиспользовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктораисторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в организациях (проблемыистории и методологии)»[12]. Автор в своей работе решает научнуюпроблему управления документацией в целях новых информационных технологий ворганизациях различного типа, формирование концепции и методологии управлениядокументационными ресурсами для принятия решений на базе информационногоменеджмента в историческом развитии.
В процессе подготовкидипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации вжурналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».
1. Вжурнале «Секретарское дело», в статье «Рекомендации по разработке должностныхинструкций»[13] В.С. Иритикова очень подробно описала всеразделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой –«Должностная инструкция секретаря-референта»,[14] «Должностная инструкция секретаряруководителя»[15], «Должностнаяинструкция: рекомендации по составлению»[16] и, соответственно, «Как составитьдолжностную инструкцию секретаря»[17] изложены рекомендации по составлению должностнойинструкции секретаря-референта. Эти статьи написаны на основе практическихразработок и носят рекомендательный характер.
Конкретизированныеэтапы делопроизводства рассматриваются в следующих статьях:
1.Тему регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой «Регистрация– ключевой момент организации работы секретаря с документами»[18],И.Л.Артамоновой «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».[19]
2.Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статьяхТ.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задачасекретаря»[20], Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений»[21], С.Л. Кузнецова«Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работыофиса».[22]
3.Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов наархивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой,Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве:организация документов и дел в пределах архива»[23] и«Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»[24]; Н.В. Басакина– «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учрежденийразличных форм собственности»[25], В.Д. Банасюкевича «Новыйтиповой перечень»[26]. Эту тему продолжают Н.В.Шатина «Составление номенклатуры дел»[27], Е.М. Емышева «Методикасоставления номенклатуры дел»[28]. В данных статьяхописывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлениюноменклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню[29].
В статье М.П. Бобылевой«На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности службдокументационного обеспечения управления в условиях автоматизациидокументооборота)»[30] и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова«Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства»[31] рассматриваются различныеаспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизациидокументооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно кдеятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателямдеятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановкуделопроизводства.
Актуальная для России темаавтоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А.Казуто – «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства»[32],А.В. Бадьиной — «Электронный документооборот фирмы»[33],Бобылевой М.П. – «Вопросы анализа документооборота организации в условияхиспользования автоматизированных систем»[34], С. Короткого «Современныетехнологии корпоративного документооборота»[35].Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота,особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние иперспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
Преимуществакомпьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л.Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»[36], Г.Ю.Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[37], О.А. Ефимовой«Современные технологии работы с документами»[38]. В этих статьях приводятсясравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства,даются рекомендации по выбору электронной системы.
Внастоящее время рынок систем электронного документационного обеспеченияуправления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы дляконкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л.Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизацииработы офиса»[39] и «Российские программыкомплексной автоматизации делопроизводства»[40]; О.А. Ефимовой «Современныесистемы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[41]; Г.Ю.Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальнуюсистему»[42].
Авторыданных статей перечисляют общие обязательные требования к программномуобеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должнаобеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даютсярекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальнойинформационной системы; описываются особенности документальных информационныхсистем, методические рекомендацию по созданию.
Проблемуэлектронного документооборота и использования электронных документов в целомзатрагивают статьи А.Н. Соковой – «Электронное делопроизводство (Практическийвзгляд на проблему в реальных условиях)»[43] и «Электронные документы иэлектронные технологии в делопроизводстве»[44], В.А. Еремченко – «Опроблеме электронных документов»[45]. Здесь такжерассматриваются направления использования электронных технологий вделопроизводстве.
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны наоснове действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшейлитературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес дляработников делопроизводства.
Основными источниками длянаписания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «ДИН»:
- Устав Компании;
- должностные инструкциисотрудников;
- приказы и указанияруководства ООО «ДИН» и другие материалы.
Наряду сдокументационными материалами источником послужили личные наблюдения и методанкетирования.
В соответствии споставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав,заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ееактуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первойглаве рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО «СтроительнаяКомпания „Дружба“.
Во второй главе подробнорассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главеприводятся предложения по оптимизации управленческого документооборотаКомпании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, посоставлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений иинструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаютсянекоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведеныдокументы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства идокументооборота.
1.Закрытое Акционерное Общество «Строительная Компания «Дружба». История создания, егоструктура, задачи, функции. Структура делопроизводственной службы
1.1. История созданияЗАО «Строительная Компания «Дружба»
Строительство в Россиивсегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направленийэкономической деятельности и является по существу катализатором для всейотечественной экономики.
Сегодня все большеевнимание уделяется применению эффективных градостроительных и архитектурныхрешений, поскольку градостроительный фактор существенно влияет на общуюстоимость жилища. Как показали современные исследования[46], доля затрат на созданиевсех необходимых условий для функционирования среды жизнедеятельности, включаяформирование инженерной и транспортной инфраструктуры, благоустройство иозеленение территорий, составляет около 30% от всех затрат на строительствожилых домов. В связи с этим особую актуальность приобретает строительство новыхдомов за счет уплотнения сложившихся территорий населенных мест. Это преждевсего уплотнение районов 3-5-этажной застройки первых послевоенных лет и 60-хгодов за счет пристроек, возведения мансард и новых домов, уплотнение иреконструкция усадебной застройки, примыкающей к центральной части городов.
В настоящее время в этойотрасли воплощаются новейшие технологии и современные принципы организациитруда. ООО «ДИН» – компания, которая за небольшой период своего существованиятрансформировалась из небольшого строительного кооператива в лидерыподмосковного строительства и является примером организации «нового поколения»по всем показателям.
ЗАО «Строительнаякомпания «Дружба» образована в 1998 г. путем реорганизациижилищно-строительного комбината с названием «Дружба».
История образованияКомпании началась в 1990 году, когда группа энтузиастов решила создатьстроительный кооператив, который занимался бы выполнением ремонтно-отделочныхработ квартир. Постепенно деятельность кооператива набирала обороты, структурарасширялась, появлялись новые направления деятельности.
В 1995 году в ходереорганизации кооператив «Дружба» сменил организационно-правовую форму и сталжилищно-строительным комбинатом «Дружба». В это время ЖСК «Дружба» сталпринимать заказы инвесторов на подрядные работы по строительству. Позднее былсоздан ряд дочерних структур, охватывающих весь спектр работы на рынкенедвижимости – от проектирования зданий до их строительства и реализацииобъектов недвижимости.
Начиная несколько летназад свою деятельность как небольшой жилищно-строительный кооператив (ЖСК) ипостепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток временион превратился в крупную строительную компанию, лидирующую на строительномрынке Подмосковья.
ООО «ДИН» способнаосуществлять полный комплекс работ, охватывающих все стадии строительногопроекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ,профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения.
Со дня основания ООО«ДИН» прошло более 12 лет. Сейчас ООО «ДИН» – одна из представительниц новойволны экономически грамотных строителей, использующих в своей работе самыесовременные технологии для возведения жилых домов и других зданий «под ключ».За это время Компания выполнила более 150 договоров по строительству,реконструкции и капитальному ремонту объектов жилого и нежилого фонда.
С 1997 года Компаниясовместно с правительством Москвы участвует в программе реконструкции центрагорода. Компания принимает участие вреконструкции исторического центра Москвы, где проведение работ требуетособенно сложных технических решений. Один из крупных проектов -реставрацияздания на Лубянке, здания на Большом Черкасском пер. Реализация этого проектаявляется значительным вкладом в решение социальных и градостроительных задачгорода.
В настоящее время ООО«ДИН» является крупной строительной компанией, имеющей собственнуюпроизводственную базу строительных конструкций и материалов, свою риэлтерскуюслужбу, самостоятельно занимается поиском и инвестированием строительныхобъектов, самостоятельно занимается разработкой проектов будущих домов, ведетстроительство целых микрорайонов подмосковных городов.
1.2. Задачи, функции иструктура ООО «ДИН»
ООО «ДИН» являетсякоммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенноечисло акций. В основном организационном документе ЗАО „СтроительнаяКомпания “Дружба» – Уставе определены основные цели и видыдеятельности общества. ООО «ДИН» специализируется в строительстве жилых домов вМоскве и Подмосковье. Помимо строительства ООО «ДИН» ведет операции напервичном рынке недвижимости в Москве — в области реализации квартир вдомах-новостройках.
ООО «ДИН» являетсяюридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлятьимущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, бытьистцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своимобязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ООО «ДИН» имеет круглуюпечать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму,вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированныйтоварный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.
Целью деятельностиКомпании является извлечение прибыли, предметом деятельности – строительство иреконструкция, проведение проектных работ.
Основными направлениямидеятельности Компании являются:
- строительствозданий и сооружений;
- проектирование зданийи сооружений;
- производствостроительных конструкций;
- производствоизделий и материалов;
- риэлтерскаядеятельность;
- послепродажноесервисное обслуживание клиентов;
- проведение работпо реконструкции зданий г. Москвы;
- эксплуатацияинженерных инфраструктур городов и других населенных пунктов;
- маркетинг;
- инвестирование встроительство жилых домов, гаражей, объектов культурно-массового назначения.
Компания вправеосуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством,направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующейлицензии.
Строительная компания«Дружба» существует на строительном рынке уже много лет и является единым производственно-строительнымкомплексом, в состав которого входят:
— домостроительный комбинат, производящий железобетонные изделия;
— филиал по изготовлению стеклопакетов «Окна — Дружба»;
— жилищно-эксплуатационное управление, занимающееся послепродажным обслуживаниемквартир;
— служба сервиса «Дружба – Сервис», обеспечивает работу и ремонт всейтранспортной техники Компании.
В настоящее время идеткомплексная реструктуризация действующей организационной структуры ООО «ДИН»,структура Компании не утверждена. Примерная структура ООО «ДИН» представлена нарис. 1.
СТРУКТУРА ООО «ДИН»
РИС. 1
Высшим органом управленияООО «ДИН» является общее собрание акционеров, действующих на основаниинадлежаще составленной и удостоверенной доверенности.
Возглавляет ООО «ДИН»Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительнымлицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересыОбщества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генеральногодиректора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей;утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудниковКомпании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательныхдля исполнения всеми работниками Компании.
Постоянно действующимколлегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральнымуправлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности Компании,непосредственно подчинена Генеральному директору и подотчетна общему собраниюакционеров. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущейфинансово-хозяйственной деятельности, не отнесенные к компетенции собрания акционеров[47].
Трудовые отношенияработников ООО «ДИН» регулируются действующим трудовым законодательством,коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка,должностными инструкциями работников.
1.3. Организацияслужбы документационного обеспечения управления ООО «ДИН»
Согласно Основнымположениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в составделопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету ирегистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрениютехнических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописноебюро, архив.
Службаделопроизводства в ООО «ДИН» создана совсем недавно, в начале 2002 года ипредставлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами иосуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство иконтроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
Управлениеделами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляетсяначальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директоруКомпании. Основными функциями Управления делами являются:
- Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводствав Компании;
— Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отделавходит:
1. СекретариатГенерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
— прием и первичнаяобработка документов, поступающих на имя руководства,
— регистрация документов,
— машинописные работы,
— распределениетелефонных звонков,
— отправка документов,
— информационно-справочная работа с документами;
2. Административно –хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всехуправленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующиефункции:
— снабжает канцелярскимипринадлежностями;
— обеспечивает мебелью,хозяйственным инвентарем;
— ведет контроль засохранностью материальных ценностей;
— устраняет неполадкиорганизационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственныефункции.
Наличие в структуреслужбы документационного обеспечения административно-хозяйственного отделапротиворечит ГСДОУ[49], так как Общий отдел должен являтьсясамостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составеподразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечениюуправления.
Также в общий отделвходят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурныхподразделениях ООО «ДИН».
Необходимо отметить, чтов структуре Компании отсутствует архив.
Организационнаяструктура службы документационного обеспечения управления ООО «ДИН» – Общегоотдела
/>
НачальникОбщего отдела
Секретариат Административно - Секретари
Генерального хозяйственный структурных
Управления отдел подразделений
_______________ — непосредственное подчинение
----------------------- - функциональное подчинение
Основными задачами Общегоотдела являются:
- Обеспечениечеткой организации делопроизводства в компании, координация деятельностисотрудников делопроизводственной службы.
- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурныхподразделениях и филиалах компании.
- Сокращениедокументооборота, унификация форм документов.
- Обеспечениеединого порядка документирования, организации работы с документами, созданиеудобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел кпередаче на архивное хранение.
- Координацияработы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.
- Обеспечениеповышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службыделопроизводства.
- Обеспечениехозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.
Исходяиз вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:
- Разработка ивнедрение технологических процессов работы с документами;
- Разработкавнутренних нормативно-методических документов по вопросам документационногообеспечения управления;
- Участие впостановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационныхтехнологий;
- Осуществлениеконтроля за организацией документационного обеспечения и методическоеруководство работой с документами в структурных подразделениях компании.
- Осуществлениеконтроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектностиприложений);
- Обеспечениеэкспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работыс ними;
- Разработканоменклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
- Обеспечениерабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
- Организациямашинописных, копировальных работ с документами и оперативного использованиядокументной информации.[50]
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемыйна должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальникуУправления делами.
Общийотдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциямии методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующиминормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО«ДИН» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениямиКомпании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный моментнет.
Юридическаяслужба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документовправового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству,дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству,оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно — правовогохарактера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениямдеятельности.
Секретариаты филиалов ООО«ДИН» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинениемнепосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании,поэтому в данной работе рассматриваться не будут.
В ООО «ДИН»существует служба научно-технической документации, выраженнаяархитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения.Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развитиябизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службы научно-технической документации в своей деятельностидействует на основании и в соответствии с Положением обархитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым сним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отделапроизводится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективнойтекущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностнымиинструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.
Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерскойявляется подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачамислужбы научно-технической документации являются:
— Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
— Входной контроль и регистрация технической документации;
— Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачейзамечаний Заказчику;
— Подготовка документации дляразработки проекта производства работ БК;
— Разработка проекта производстваработ на строительно-монтажные работы;
— Документальная подготовка сдачиобъекта;
— Оформление исогласование проектов технической документации;
— Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
— Разработка технической части договоров на работы отдела; — Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
— Обеспечение производственных участков проектной документацией,журналами работ, проектами производства работ и другой техническойдокументацией.
Ответственным заделопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
1.4. Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «ДИН»
Основным нормативнымдокументом по делопроизводству любого предприятия является инструкция поделопроизводству. Так как в ООО «ДИН» служба делопроизводства сложилась совсемнедавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов непроводились.
Инструкция поделопроизводству является нормативным документом, регламентирующиморганизацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы сними, осуществление контроля заих исполнением.
Инструкция должнаразрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системыдокументационного обеспечения управления[51] и Типовой инструкцией по делопроизводствув Федеральных органах исполнительной власти РФ[52]. Утверждается инструкция Генеральнымдиректором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкциипо делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки иоформления документов.
3. Требования к реквизитамдокументов.
4. Организация документооборота
4.1. Порядок приема,регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
4.2. Порядок подготовки ирегистрации исходящих и внутренних документов.
4.3. Организация контроляисполнения документов.
4.4. Поисковая система подокументам.
4.5. Составление номенклатурыдел.
4.6. Формирование иоформление дел.
4.7. Экспертиза ценностидокументов.
4.8. Передача дел в архив[53].
Положения инструкциипо делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству вобласти информации и документации[54]. Проект инструкции по делопроизводствудан в приложении № 1.
Подразделения ООО «ДИН»осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права ихруководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторыхподразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока неутверждена организационная структура, штатное расписание и должностныеинструкции на некоторых сотрудников Компании.
Круг обязанностей, прав;установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании иквалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностнымиинструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установитьподчиненность работников.
Подводя итоги даннойглавы, необходимо отметить, что в ООО «ДИН» присутствуюторганизационно-распорядительные документы – Устав Компании, в которомзакреплены все основные моменты организации Компании (основные видыдеятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.
Но также следуетотметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативныедокументы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компаниикак инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция насекретаря Генерального директора.
Рассматривая службуделопроизводства в ООО «ДИН» следует отметить, что отсутствует такая службакак архив.
Структура службыделопроизводства (Общий отдел) организована в ООО «ДИН» с противоречиемГосударственной системы документационного обеспечения управления[55], так как это должно бытьсамостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первомуруководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не долженвходить административно-хозяйственный отдел.
2. Анализ системыдокументационного обеспечения в ЗАО «Строительная Компания»Дружба"
2.1. Организациядокументооборота
Документационноеобеспечение управления — деятельность, охватывающая организациюдокументирования и управления документацией в процессе реализации функцийучреждения, организации и предприятия.
Несмотря на, что ООО«ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологиидокументационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года.Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» осуществляется Общимотделом.
Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональныйдокументооборот, создание информационно-поисковых систем по документам,подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания илиполучения до отправки или сдачи в дело[56].
Правильно и рационально организованный документооборот повышаетэффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышениякачества документов, создания условий применения современных техническихсредств обработки документной информации, повышения эффективности работыаппарата управления, ГСДОУ[57] установлены и закреплены единые требованияк организации работы со всеми документами в организациях.
Документационноеобеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманнойорганизации.
Степень совершенстватехнологической системы работы с документами определяется оперативностьюперемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководствапредприятия документной информацией.
Необходимо отметить, чтооснову правильной организации работы с документами составляет четкое разделениефункций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точноезнание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже времяисключает дублирование операций при работе с документами[58].
Под объемомдокументооборота Компании понимается количество документов, полученных исозданных Компанией за определенный период времени. Показатели объемадокументооборота используются для определения технологической оснащенностипроцессов работы с документами, а также для анализа различных аспектовуправленческой деятельности.
Анализируядокументооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к егоросту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
— поступающие (входящие);
— отправляемые (исходящие);
— внутренние.
Год
Количество входящих документов
Количество исходящих документов
Количество внутренних документов
Итого
1998 318 389 34 741 1999 539 487 81 1 107 2001 720 680 154 1 554Стабильное увеличениеобъема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационнойструктуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новыхуправлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастаниемколичества работников.
Наиболее распространеннойвходящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещанийконференций.
Из филиалов, кромеслужебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношенииконъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, всоответствии с ГОСТ Р 51141-98[59], это официальные документы, отправляемыеиз учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельностиКомпании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядокрасположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумагеформата А4. Применяются следующие виды бланков:
— бланк Компании дляписьма; (см. Приложение 2)
— бланк для письмаУправления развития бизнеса; (см. Приложение 3)
— общий бланк для всехдругих видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.). (см. Приложение 4).
Внутренний документ – этоофициальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[60]. Внутренние документыКомпании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
— Организационныедокументы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения оботделах, инструкции и т.п.);
— Распорядительныедокументы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями ируководителями структурных подразделений;
— Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативныхвопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный ростколичества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количествовнутренних документов возрастает.
Внутренние документы вКомпании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующихреквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, местасоставления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящиесоставляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORDиз пакета Office 97.
Сотрудники Общего отделаконтролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиямиТиповой инструкции в федеральных органах власти[61].
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компаниииспользуют два вида документов — докладные и служебные записки. Служебнаязаписка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информацииот одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальнуюклассификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладнаязаписка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатныхситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти двадокумента по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляетсянецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документовтого же целевого назначения, что и докладная записка.[62]
2.2. Порядок работы свходящими документами в Компании
Прием всей входящейкорреспонденции и вся последующая обработка в ООО «ДИН» осуществляетсяцентрализованно секретарем-референтом Генерального управления.
При первичной обработкекорреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов.Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает илипересылает по назначению.
Конверты с документами, втом числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки,целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную,что требует значительного времени.
Конверты от поступающихдокументов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда толькопо конверту можно определить:
— адрес отправителя;
— время отправки иполучения документа;
— при поступлении личныхили доплатных документов.
На полученном документепроставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углулицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы сгрифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация,поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генеральногодиректора.
Заканчивается первичнаяобработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которойсекретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относитсяили нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть списокнерегистрируемой документации.
Предварительноерассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документовна требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительноерассмотрение осуществляется, исходяиз оценки их содержания, на основании установленного в организациираспределения обязанностей.
Без предварительногорассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственноструктурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрениеруководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящихорганов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельностиорганизации, требующие решения руководства. Остальные документы послепредварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка и передачадокументов исполнителям должна осуществляться в деньих поступления вОбщий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочеевремя.
Корреспонденция,поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарюГенерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию,регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделитьсекретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельнораспределять документацию по ряду вопросов.
Для этого необходимосоставить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей покаждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторяласьдважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов,рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрениядокументов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручениямежду заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело,копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, тосекретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютернуюбазу.
В соответствии ссуществующими требованиями подлинник должен передаваться ответственномуисполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО «Строительная Компания«Дружба» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что впринципе является противоречием ГСДОУ [63].
Порядок прохождениявходящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.
Схема 1. Оперограммадвижения входящих документов
Кто выполняет
Операции
Общий отдел
Руко-водст-во
Ком-панией
Секретари структурных
подразделений
Руководство структрур-ных подразделе-ний
Испол-нители
1.Прием документов/>/>/>
2. Вскрытие 3. Сортировка 4.Регистрация 5.Передача на рассмотрение руководству 6.Рассмотрение руководством 7.Получение от руководства рассмотренных документов 8.Фиксация резолюции 9. Постановка на контроль 10. Передача в подразделение 11. Получение документа подразд-нием 12.Регистрация документов 13.Рассмотрение руководством подразделения 14. Фиксация результатов рассмотрения 15. Передача на исполнение/> — движение документов, поступающих на имя Генеральногодиректора
/>/> — движение документов, поступающих наимя руководителей структурных подразделений
/> — движение нерегистрируемых документов
2.3. Порядок работы вКомпании с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработкаисходящих документов состоит из следующих операций:
— составление проекта документа исполнителем;
— проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
— согласование проекта документа;
— подписание документа руководителем (в необходимых случаях –утверждение);
— регистрация документа;
— отправка документа адресату;
— подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность егооформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отделаКомпании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ иливернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключениемфаксов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]
В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается сюристом Компании. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передаетсясекретарю-референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
- порядковый номер документа,включающий номер дела;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание илизаголовок;
- отметка об исполнении (записьо решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации иприсвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописнымили машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второйэкземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются вдело с исходящей перепиской.
Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2,стр. 48.
Схема 2. Оперограммадвижения исходящих документов
/>
Кто выполняет
Операции
Испол-нители
Структурные подразделения
/>
Секре- Руковод-тари ство
Юрист
Ген. Директор Компании
Общий отдел
1.Составление проекта/>/>
2. Согласование 3. Внесение изменений 4.Печать 5. Визирование 6.Внесение изменений 7. Считка 8. Визирование 9. Передача на подпись 10 Подписание 11 Передача на регистрацию 12. Регистрация 13. Отправка/> — движение документов,подписываемых Генеральным директором
/> — движение документов,подписываемых руководителями структурных подразделений
2.3. Регистрациядокументов
Регистрация документов –важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправленияили получения».[65]
Задачи регистрации неисчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формывносятся главные сведения о документах, создается база данных всехзарегистрированных документах. В процессе регистрации создаетсяинформационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затемможно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[66].
Правила организациирегистрации описаны в Государственной системе документационного обеспеченияуправления[67] и Типовой инструкции по делопроизводству[68]. В обоих документахрегистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документаморганизации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных иавтоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективностьдостигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлениивсех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая системапозволяет создать единый справочный центр по документам предприятия иустанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованнаясистема предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения(в структурных подразделениях).
Для ООО «ДИН», как длястроительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов,находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании,в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируетсяцентрализованно секретарями Генерального управления, другая же в структурныхподразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имяГенерального директора, производится однократно его секретарем.
В ООО «ДИН» регистрациявходящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референтразбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах врегистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, неподлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компаниюдокументы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
На входящем документештампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящихдокументов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрациивходящих документов.
Форма регистрационногожурнала для входящих документов:
Дата поступления Вх. № Дата и № док-та Коррес-пондент/кто подписал Заголовок Исполни-тель 1 2 3 4 5 6Резолюция руководителявносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, чтоконтроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимыйсостав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу«название вида документа».
На исходящих документахКомпании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии сдействующими требованиями.[69] Он располагается в верхнем левом углупервого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемогомассива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ[70] в индекс документа долженвходить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковыйномер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номерпо ней в индекс не входит.
Регистрация исходящихдокументов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем следующие графы:
Дата док-та Исход. № Адресат Краткое содержание/ кто подписал Исполнитель/ Кто принялПрим.
(кто принял док-нт)
1 2 3 4 5 6
В Компании регистрациейвнутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Всевнутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а такжеприказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрируетсекретарь руководителя Компании.
Журналы регистрациивнутренних документов содержат следующие графы:
Дата и номер поступления Дата и номер док-та Структурное подразделение Вид док-та Содержание Исполнитель 1 2 3 4 5 6ООО «ДИН» имеет в своемсоставе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главногоофиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие,что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрациидокументов ООО «ДИН» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации:регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельностиосуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу иосновной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделитьрегистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболеесущественных недостатков организации регистрации в Компании является то, что внарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.[72] об одноразовой регистрациикорреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов вжурналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящихдокументов предлагается использовать только электронную форму с возможностьюпоиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будетобразовываться при регистрации документов, можно будет использовать при веденииконтроля за их исполнением. Также это позволило бы сделатьинформационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
2.5. Организацияконтроля исполнения документов
Контроль исполнениядокументов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнениедокументов[73]. Контролю подлежат документы, требующиеисполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.[74]
Практическая работа по контролюосуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.
В ООО «ДИН» для веденияконтроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управленияиспользуют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, вкоторые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролюсодержат следующие графы:
№
п/п
№ док-та Дата док-та Вид док-та Краткое содержание Испол-нитель Срок испол-нения Ход испол-нения Отметка о снятии с контроля 1 2 3 4 5 6 7 8 9Сотрудниками Общегоотдела осуществляются следующие операции:
— формирование базыконтролируемых документов; направление контролируемого документа (пунктазадания) в подразделение-исполнитель;
— напоминаниеподразделению-исполнителю о сроке исполнения;
— получение информации оходе и результатах исполнения;
— занесение в базу данныхинформацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
— регулярноеинформирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
— снятие документов сконтроля по указанию руководителя.
После указанияруководителя ЗАО «Строительная Компания „Дружба“ о постановкедокумента на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цветана левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номерэтого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполненияв регистрационную базу данных.
Затем снимает копию дляисполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными наконтроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должныбыть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполненияисчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, апоступивших из других организаций — с даты их поступления.
Типовые сроки исполнениядокументов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаютсяв соответствии с ГСДОУ[75]. Индивидуальные сроки устанавливаетГенеральный директор.
Изменение срокаисполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителями, которыеих установили.
Результаты исполненияотмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документеотметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемойв нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа,не проставляется.
Ежедневно сотрудникиОбщего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнениядокументов в сроки, установленные руководителями. В случае существенногоотставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятияэкстренных мер.
В структурныхподразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
При ведении контроляиспользуются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. Внастоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполненияэтой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документовцентрализованно, с более удобным поиском.
Недостатком существующегопорядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы несведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контрольисполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии ссуществующими требованиями[76], так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также кнедостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессерегистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированиюввода информации документов.
2.6. Составлениеноменклатуры дел
Номенклатура дел —систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.[77]
Номенклатура делсоставляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел,обеспечения поиска документов и учета дел[78]. Она является классификационнымсправочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел – этоклассификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) дляоперативного их поиска.[79]
Несмотря на то, что ООО«ДИН» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни однойноменклатуры дел. В настоящее время начальником Общего отдела ведется работапо сбору информации для составления номенклатуры дел.
При ее составленииучитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами –Государственной системой документационного обеспечения управления[80], Основными правилами работыведомственных архивов[81], Перечнем документов с указанием сроковхранения[82], методическими материалами по разработкеноменклатуры дел.
Помимо этого используютсяположения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективныеи текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные впроцессе деятельности подразделений.
В унифицированную формуноменклатуры дел следует включить такие реквизиты:
- наименованиеорганизации;
- наименованиеструктурного подразделения;
- название вида документа;
- местосоставления;
- на какой год;
- названиеразделов;
- грифутверждения;
- гриф подписания.
Примерная номенклатурадел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении№8.
2.7. Формирование дел
Быстрый поиск и использованиедокументов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификациейдокументов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называетсясовокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу илиучастку деятельности, помещенных в отдельную обложку[83].
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел исистематизацией документов внутри дела[84]. Правильное формирование дел способствуетоперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документоммассиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок ворганизации делопроизводства.
В ООО «ДИН» формированиедел проводится по номинальному признаку — названиям видов документов (приказы,акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другиепризнаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела,содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либоуслуг и т.д.
Формирование делруководства Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированиемдел в структурных подразделениях ООО «ДИН» занимаются сотрудники Общего отдела.Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделенииосуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.
Анализируя работусекретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявленыследующие недостатки:
— папки с делами никак неоформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственныхархивов»;[85]
- для приложений кдокументам сформирована отдельная папка;
-документы, относящиесяк одному вопросу, расформированы по двум папкам;
- в дела помещаютсялишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документамсекретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные ипрайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
- в дело со срокомхранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формированиидел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО „Строительная Компания“Дружба» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать вдело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся кразрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами;группировать в дело документы одного календарного года, за исключениемпереходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного ивременного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов[86].
Дела Компании подлежатоформлению приих заведении и по завершении года. Оформление дел включаеткомплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общегоотдела.
В зависимости от сроковхранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформлениедел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежатполному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела;нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, внеобходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложкидела.[87]
По окончании года внадписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятсяуточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержаниюподшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятсядополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды иформы отчетности и т.п.).[88]
На обложках дел,состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждоготома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год,или год, месяц, число.[89] Число и год обозначаются арабскими цифрами,название месяца пишется словами.
При обозначениикалендарной даты — сокращенное цифровое написание, в том случае если это небудет приводить к неоднозначности толкования даты.
При изменении названияструктурного подразделения Компании в течение периода, охватываемогодокументами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, наобложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[90]
2.8. Подготовкадокументов к передаче в архив
Подготовка документов ксдаче в ведомственный архив включает:
— проведение экспертизыценности документов;
— оформление дел;
— составление описей дел;
— составление актов овыделении к уничтожению документов и дел.
В структуре ООО «ДИН» донастоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутсяработы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранностьдокументов в делах отвечают секретари структурных подразделений.
В настоящее времяпроводятся работы по созданию архива в структуре службы документационногообеспечения управления – Общего отдела, оборудуется помещения для размещениястеллажей.
Приказом Генеральногодиректора № 39 от 28.02.2002 создана комиссия по проведению экспертизыценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:
— начальник Общегоотдела;
— юрист;
— секретарь-референтГенерального управления.
Определение экспертизыценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводствои архивное дело. Термины и определения[91]: экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целяхопределения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своейдеятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственныхархивов[92]. Помимо федеральных нормативных актовдеятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компаниидолжна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «ДИН» такое положение донастоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.
Основным содержанием ирезультатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемыхделопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения,описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожениюдокументов с истекшими сроками хранения[93].
В результате работыэкспертной комиссии все документы, накопившиеся в Компании за последние 3 года,разделили на 3 группы:
— документы,предназначенные для архивного хранения;
— документы, подлежащиеуничтожению;
— документы, необходимыедля дальнейшего использования в делопроизводстве Компании.
После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценностидокументов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двухэкземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его сруководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве актыдолжны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись суказанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписисекретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожениюдокументов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в актеуказаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждогоструктурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этогоподразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся вакт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе[94]. Акт об уничтожении документовпредставлен в приложении №7.
Все лица, ответственныеза делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного идолговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделениидля справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Таким образом,существующий порядок организации делопроизводства ООО «ДИН» обладает рядомнедостатков:
— отсутствует четкийпорядок регистрации документов;
— встречаются нарушенияправил оформления и подготовки документов;
— отсутствуют необходимыеорганизационные документы для ведения делопроизводства: инструкция поделопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе; Положение обэкспертной комиссии;
— не разработанадолжностная инструкция для секретаря Генерального директора;
— отсутствуетноменклатура дел Компании;
— отсутствует архивдокументов Компании;
— при внутренней переписке сотрудники Компании используют два видадокументов — докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, невошедший в существующую официальную классификацию, широко используется присообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этомдокладная записка выполняет особую роль — информирование руководителя онештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляетсянецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документовтого же целевого назначения, что и докладная записка.[95]
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченныйдокументооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию дляпринятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.