Реферат: Делопроизводство в бухгалтерии

<span Times New Roman",«serif»">Содержание

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">1.  Бухгалтерские документы и их назначение.

<span Times New Roman",«serif»">2. Требования ксодержанию и составлению бухгалтерских документов.

<span Times New Roman",«serif»">3.  Классификация бухгалтерских документов.

<span Times New Roman",«serif»">4. Бухгалтерскиедокументы и документооборот.

<span Times New Roman",«serif»">5. Хранениебухгалтерских документов.

<span Times New Roman",«serif»">Список литературы.

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">1.<span Times New Roman"">   

<span Times New Roman",«serif»">Бухгалтерские документы и их значение

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">         Бухгалтерскийучет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетахпроизводится только на основании документации. Документ — это письменноедоказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права наее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, отправильности и своевременности составления документов. Роль и значениедокументов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля засохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственныхопераций.  

<span Times New Roman",«serif»">         Предварительныйконтроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписаниидокумента, на основании которого совершается определенная хозяйственнаяоперация (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписываядокумент, работник берет на себя ответственность за законность ицелесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждогоработника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующийконтроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путемпроверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторскойпроверке.

<span Times New Roman",«serif»">         Документациякак способ оформления хозяйственных операций документами и обоснованиябухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. Сдокументацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, вчастности, счета и инвентаризация.

<span Times New Roman",«serif»">Документы являются основанием дляпоследующих записей операций в системе счетов. Они широко используются дляанализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства иуправления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иныхдействий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственныхопераций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленныедокументы. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движениемтоварно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаютсязаконность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы приревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, прирассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда,приобретая юридическую силу доказательства.

<span Times New Roman",«serif»">         Ворганизациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельностисовершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются.Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

<span Times New Roman",«serif»">Для выбора наиболее рациональных форм,видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют(группируют) по нескольким признакам:

<span Times New Roman",«serif»">- по назначению,

<span Times New Roman",«serif»">- по порядку отражения операций,

<span Times New Roman",«serif»">- по способу охвата операций,

<span Times New Roman",«serif»">- по количеству учетных записей,

<span Times New Roman",«serif»">- по месту составления.

<span Times New Roman",«serif»">         Ст.9Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗгласит: «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должныоформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерскийучет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейсяв альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы,форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательныереквизиты».

<span Times New Roman",«serif»">В повседневной работе организацийсоздаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной,финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты,договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

<span Times New Roman",«serif»">Бухгалтерские документы группируются последующим разделам учета:

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">сельскохозяйственнаяпродукция;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">труди его оплата;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">основныесредства и нематериальные активы;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">материалы;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">работыв капитальном строительстве;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">работыстроительных машин и механизмов;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">работыв автомобильном транспорте;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">результатыинвентаризации;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">кассовыеоперации;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">торговыеоперации.

<span Times New Roman",«serif»">         Документированиеуправленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленнымформам) соответствующей информации, т.е. создании документов.

<span Times New Roman",«serif»">Первичные и сводные учетные документымогут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнемслучае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов набумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованиюорганов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерскомучете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

<span Times New Roman",«serif»">Документы необходимы для, того, чтобы втечение определенного времени можно было пользоваться необходимойуправленческой информацией для самых различных целей.

<span Times New Roman",«serif»">         Решениепоставленной перед бухгалтерским учетом задачи по обеспечению информациейвнутренних и внешних пользователей и показателей деятельности организаций вцелях достоверной оценки их финансового и имущественного положения привело кросту объема информации и, в свою очередь, повышению требований к ее качеству.Это требует установления действенного контроля за достоверность учетнойинформации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческихрешений. В этой связи исследование проблем совершенствования документации идокументооборота приобретает не только научное, но и практическое значение.Так, в различных нормативных документах, в том числе и в Положении по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МФ РФ от 29 июля1998г. № 34H), в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политикаорганизаций» (ПБУ 1/98) (утв. Приказом МФ РФ от 9 декабря 1998г.),неоднократно называется и подчеркивается важность рациональной организациидокументооборота и необходимость его соблюдения.

<span Times New Roman",«serif»">Однако остаются открытыми вопросы составленияи анализа документации и документооборота с целью повышения эффективности этихпроцессов.

<span Times New Roman",«serif»">Острота проблемы подтверждается тем, чтосегодня организация бухгалтерского учета и контроля должна обеспечитьдостоверную информацию не только по расходу бюджетных средств, но и по каждомувиду доходов и расходов от предпринимательской и иной деятельности. Полная идостоверная информация должна быть сформирована о всех сторонах экономической ихозяйственной деятельности как внутри организаций, так и в их взаимоотношенияхс другими хозяйственными организациями и с финансово-кредитной системой.

<span Times New Roman",«serif»">         Практикаубеждает, что перестройка бухгалтерского учета и отчетности неотделима отупорядочения документации и документооборота.

<span Times New Roman",«serif»">Усиление роли первичных документов какосновы бухгалтерского учета вытекает из того, что около 90% необходимой дляуправления информации составляет учет их деятельности — работа с документами.

<span Times New Roman",«serif»">Специфической особенностьюбухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату,непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерениюотражение учитываемых объектов и процессов.

<span Times New Roman",«serif»">         Происходящиекачественные изменения документирования и документационного обслуживанияфинансово-хозяйственной деятельности организаций требуют совершенствованияформ, методов и технологии работы с документами.

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">2. Требования ксодержанию и составлению бухгалтерских документов.

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">Документы состоят из отдельных элементов(показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое).

<span Times New Roman",«serif»">         Совокупностьреквизитов документа предопределяет его форму.

<span Times New Roman",«serif»">Чтобы документ отвечал своемуназначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой дляданной категории документов.

<span Times New Roman",«serif»">От полноты и качества оформлениядокументов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служатсвидетельством, подтверждением конкретных фактов.

<span Times New Roman",«serif»">         Всереквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

<span Times New Roman",«serif»">В соответствии с требованиями Положенияпо ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РоссийскойФедерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H(в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичныедокументы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">наименованиедолжностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции иправильность ее оформления;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">личныеподписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средстввычислительной техники).

<span Times New Roman",«serif»">По мере необходимости в содержаниедокумента могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный гербРоссийской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящейорганизации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер,ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа кдокументу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя иномер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, поусмотрению организации.

<span Times New Roman",«serif»">Совокупность расположенных вустановленной последовательности реквизитов документа называется егоформуляром.

<span Times New Roman",«serif»">         Формулярдля определенного вида документов называется типовым (например, для приказов,протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов,расположенных в строгой последовательности.

<span Times New Roman",«serif»">         Состави размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.

<span Times New Roman",«serif»">Все первичные документы должны бытьсоставлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно покаким-либо причинам — непосредственно по окончании операции.,

<span Times New Roman",«serif»">Документирование активов, обязательств ихозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях и нарусском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметьпострочный перевод на русском языке.

<span Times New Roman",«serif»">Записи в первичных документах могутпроизводиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, припомощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонкиподлежат обязательному прочеркиванию.

<span Times New Roman",«serif»">Первичные и сводные учетные документымогут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случаеорганизация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов набумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также потребованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ «Обухгалтерском учете»). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, покоторым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а такжеформы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждатьсяприказом руководителя организации вместе с учетной политикой.

<span Times New Roman",«serif»">Документы по финансовым, кредитным иденежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главногобухгалтера или уполномоченными ими лицами.

<span Times New Roman",«serif»">Список лиц, имеющих право первой ивторой подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главногобухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательствасчитаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗот 23 февраля 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в редакции от23.07.98г. № 123-ФЗ).

<span Times New Roman",«serif»">Первичныедокументы должны составляться в момент совершения операции, а если это непредставляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Задостоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составленияответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах недолжно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документахисправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документахисправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно былопрочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, суказанием даты исправления.

<span Times New Roman",«serif»">Комплекс документов определяется:

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">кругомвопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">порядкомразрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">объемоми характером внешних связей.

<span Times New Roman",«serif»">Любой управленческий документ долженотвечать следующим требованиям:

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">бытьсоставленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствоватьстандартам;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">издаватьсясоответствующим компетентным органом или        должностнымлицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом илисоответствующим директивным указанием;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">издаватьсяво исполнение норм права и не противоречить им.

<span Times New Roman",«serif»">Тексты документов рекомендуетсяподразделять на две основные части. В первой части указывается основаниесоставления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения,распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой частитакже рекомендуется указать основание или причину создания документа, а вовторой — просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документаможет содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу безпояснения.

<span Times New Roman",«serif»">Текст документадолжен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документыдолжны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случаенеобходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами.Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и другихраспорядительных документов. В документах  надо использовать только проверенные,достоверные факты.

<span Times New Roman",«serif»">Документы могут иллюстрироватьсятаблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделатьссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта,абзаца.

<span Times New Roman",«serif»">Каждому тексту предшествует заголовок — краткое обозначение его содержания. Значение заголовка в документе крайневелико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно выразить основную мысльдокумента. Заголовок — это основной поисковый элемент документа. Заголовокрасполагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты.Для документов, имеющих большой объем или отражающих несколько вопросов,составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает времярассмотрения документа.

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">3.<span Times New Roman"">   

<span Times New Roman",«serif»">Классификация бухгалтерских документов

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">         Бухгалтерскиедокументы как носители информации подлежат Единой системе классификации икодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством егоидентификации. Он указывается в целях упрощения обработки   учетной информации в первичных учетныхдокументах.

<span Times New Roman",«serif»">         Так,например, имеются следующие коды:

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">5001- выдача денежных средств из кассы на заработную плату;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">5002- выдача, денежных средств из кассы под отчет;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">5003- выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовомуотчету;

<span Times New Roman",«serif»">В нашем примере при кодированиихозяйственных операций использован принцип, когда две первые цифры кодаобозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемыеактивы, а две другие цифры — непосредственно код операции по данномубалансовому счету.

<span Times New Roman",«serif»">Такая кодификация удобна приавтоматизированной обработке информации.

<span Times New Roman",«serif»">Классификации имеют силу стандарта,поэтому обязательны для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в делеунификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежитдействующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР),пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерскогоучета с применением ЕС ЭВМ.

<span Times New Roman",«serif»">Единый государственный регистрпредприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций поотраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовымформам, по территории и т.д.

<span Times New Roman",«serif»">В процессе управления организацией требуетсябыстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которойпроисходит по определенным маршрутам от места составления или поступления ворганизацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованнымюридическим или физическим лицам.

<span Times New Roman",«serif»">Это движение принято называтьдокументооборотом.

<span Times New Roman",«serif»">         СогласноПоложению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденномуМинистерством финансов СССР от 29 июля 1983г. № 105, под документооборотом в бухгалтерскомучете понимается «движение первичных документов (создание или получение отдругих предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача вархив)».

<span Times New Roman",«serif»">В стандарте «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения ГОСТ 16.487-83», утвержденномПостановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983г. № 5231, записано, чтодокументооборот — это «движение документов в организации с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправки». Этоопределение без изменений было повторено и в одноименном российском стандартеГОСТ Р 51141-98 .

<span Times New Roman",«serif»">Правила документооборота и технологияобработки учетной информации утверждаются руководителем организации в составепринятой на текущий год учетной политики.

<span Times New Roman",«serif»">Федеральнымзаконом «О бухгалтерском учете» от 2.1.11.96г. N!!129-ФЗ определено требованияглавного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций ипредставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны длявсех работников организации.

<span Times New Roman",«serif»">Главные бухгалтеры устанавливают графикипредставления всех необходимых документов, которые утверждают руководителиорганизации. Выписки из графика о сроках представления в бухгалтерию документоввручаются всем должностным и материально-ответственным лицам.

<span Times New Roman",«serif»">Бухгалтерскиедокументы классифицируются:

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">поназначению;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">порядкусоставления;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">содержаниюхозяйственных операций;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">способуотражения хозяйственных операций;. месту составления;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">способузаполнения.

<span Times New Roman",«serif»">По назначению документы делятся нараспределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

<span Times New Roman",«serif»">Распорядительные документы — те, которыесодержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции(приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечислениеденег, чеки на получение денег и др.).

<span Times New Roman",«serif»">Исполнительные (оправдательные) — те,которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получениематериалов, акты, квитанции и др.).

<span Times New Roman",«serif»">Бухгалтерского оформления — этодокументы, созданные в бухгалтерии организации для подготовки учетных записей (бухгалтерскиесправки, справки-расчеты, ведомости распределительные, группировочныеи др.).

<span Times New Roman",«serif»">Комбинированные — документы, которыеодновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержатсведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет,расчетно-платежная ведомость и др.).

<span Times New Roman",«serif»">По порядкусоставления документы бывают первичные и сводные.

<span Times New Roman",«serif»">Первичные — составляются на каждуюотдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табелиучета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования идр.).     

<span Times New Roman",«serif»">Сводные — составляются на основепервичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).

<span Times New Roman",«serif»">По содержаниюхозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.

<span Times New Roman",«serif»">Денежные документы отражают наличие идвижение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки,облигации и др.).

<span Times New Roman",«serif»">Материальные документы отражают наличиеи движение имущества организации (материально-производственных запасов,основных средств и др.).

<span Times New Roman",«serif»">Расчетные документы отражают расчетыорганизации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки,авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).

<span Times New Roman",«serif»">         Поспособу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

<span Times New Roman",«serif»">Разовые документы предназначены дляотражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные,наряды, кассовые ордера и др.).

<span Times New Roman",«serif»">Накопительные документы составляются втечение определенного периода времени путем накапливания однородных повторяющихсязаписей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочеговремени и др.).

<span Times New Roman",«serif»">         Поместу составления документы бывают внешние и внутренние.

<span Times New Roman",«serif»">Внешние документы поступают от другихорганизаций (выписки банка, tobapho-транспортныeнакладные, счета-фактуры и др.).

<span Times New Roman",«serif»">Внутренние документы составляются всамой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные ирасходные кассовые ордера).

<span Times New Roman",«serif»">По способу заполнения документыподразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованиемтехнических средств.

<span Times New Roman",«serif»">         Классификациябухгалтерских документов может быть представлена в виде следующей схемы: схема№ 1 «Классификация бухгалтерских документов».

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<img src="/cache/referats/18209/image002.jpg" v:shapes="_x0000_i1025"><span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">Движение документов во всех случаяхотражает сложившуюся в организации организационную структуру аппаратауправления и схему распределения обязанностей между структурнымиподразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствованиедокументооборота неотделимо от рационализации формирования организационныхструктур управления.

<span Times New Roman",«serif»">Соблюдениесроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизацииучетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано сравномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм.Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, чтопоступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери имиоперативного значения и актуальности.

<span Times New Roman",«serif»">Первичные документы должны не толькосвоевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимоот правильной и рациональной организации первичного учета, качественногосоставления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числечеткое заполнение в первичных документах установленных шифров,  имеющих принципиальное значение примеханизации учетных операций в централизованных бухгалтериях.

<span Times New Roman",«serif»">Бухгалтерскиедокументы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным идругим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером(или их заместителями).

<span Times New Roman",«serif»">В централизованных бухгалтерияхбанковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовыеордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по сроками суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации(распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, илидругими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем.Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальныхценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организацииподписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтеромцентрализованной бухгалтерии или их заместителями.

<span Times New Roman",«serif»">Все банковские операции проводятся черезбюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованныебухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операцийс разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие)счета.

<span Times New Roman",«serif»">Централизацияучета исполнения смет расходов потребовала совершенствования учета. Вместо книгстали использоваться накопительные ведомости. Это позволило отказаться отбольшого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократитьколичество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпаланеобходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.

<span Times New Roman",«serif»">Централизация бухгалтерского учетапредъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящейиз обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одногопоказателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей вомногих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется наодной и той же исходной информации или последовательном использованиирезультатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.

<span Times New Roman",«serif»">Практика убеждает, что внедрениеавтоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочениеминформационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшаяэффективность от использования электронной вычислительной техники может бытьдостигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которойявляются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственнойоперации.        К сожалению, вбольшинстве случаев информация об основной и финансовой деятельностиорганизаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, ав ряде случаев не используется вообще.

<span Times New Roman",«serif»">В числе главныхпричин можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов,стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор,обработка и хранение. Эти причины порождают противоречие между сравнительнобольшим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величинойкоэффициента полезного использования информационных источников, имеющейтенденцию к снижению.

<span Times New Roman",«serif»">Исходные данные о материальныхценностях, выработке, использовании машин и оборудования в большинстве случаевзаносятся в первичные документы вручную.

<span Times New Roman",«serif»">В оперативном управлении деятельностьюорганизаций процесс обработки информации начинается с совершения хозяйственныхопераций, их кодирования и фиксации в первичных документах. Несовершенство этихдействий неизбежно ведет к нерациональному использованию ЭВМ за счет увеличенияобъема работ.

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">4. Бухгалтерскиедокументы и документооборот

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">Весь процесс составления, проверки,обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрахдолжен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности исвоевременности оформления всех операций документами требуется предварительноустановить порядок движения документов.

<span Times New Roman",«serif»">         Путьпрохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называетсядокументооборотом.

<span Times New Roman",«serif»">Рациональная организация документационныхпроцессов предполагает максимальное ускорение движения документов за счетоптимальной последовательности движения и обработки документов. Важнодобиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и временинахождения (задержки) документа в каждом из них. С этой целью во всехструктурных подразделениях организаций следует проектировать маршрутыпрохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов укаждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождениемдокументов по маршруту.

<span Times New Roman",«serif»">Это возможно, если:

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">виды,формы, содержание и структура первичной документации определены с учетомналичия материально-технической базы системы создания, сбора и обработки документации;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">внедренаединая система классификации и кодирования документов, а также внесениявозможных изменений;

·<span Times New Roman"">       

<span Times New Roman",«serif»">срокисоздания и обработки документов определены, исходя из графика документооборота.

<span Times New Roman",«serif»">На основе анализа документопотокаорганизаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией, выявлены причины возрастанияобъемов учетной информации, обусловленные двумя основными факторами:объективными — зависящими от

<span Times New Roman",«serif»">роста масштабов и сложности деятельностиорганизаций и субъективными — зависящими от формы и метода реализации функций вдеятельности учреждений.       

<span Times New Roman",«serif»">         Вторая группа причин требуетуглубленного анализа комплексов документов, необходимых и достаточных длядокументирования хозяйственных процессов на каждом уровне управления, а такжетехнологии работы с документами в централизованной бухгалтерии и вобслуживаемых учреждениях с момента создания (получения) документа до сдачи вархив.

<span Times New Roman",«serif»">Были выявлены неоправданно большиекосвенные потери рабочего времени в результате сложившейся нерациональнойпрактики прохождения документов в учреждениях, обслуживаемых централизованнойбухгалтерией, при которой основная их масса проходит через руководителейорганизаций неоднократно. Это подтверждается показателем кратности прохождениядокументов через руководителей организаций, обслуживаемых центральнойбухгалтерией.

<span Times New Roman",«serif»">Вторымследствием является неконкретность резолюций руководителей организаций,обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Большие потери времени при работес документами наблюдаются на среднем уровне управления организаций (начальникиотделов, мастера учебных и опытных мастерских), где выполняются не свойственныедолжностным лицам арифметические расчеты, вручную выписывается многочисленная документация,выполняются функции курьеров

еще рефераты
Еще работы по бухгалтеровскому учету