Реферат: Документооборот

СОДЕРЖАНИЕ

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГОХАРАКТЕРИСТИКИ                 3

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙРАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ                                                                                                       9

3. ДОКУМЕНТАЦИЯ СДАТОЧНОГО ОБЪЕКТА                                     11

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ                                     17


1. ПОНЯТИЕДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКИ

Понятие«документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-егоды. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда иделопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были,сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретическиеобоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения,направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов,движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытканормативной регламентации единых принципов организации документооборота быласделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правилдокументации и документооборота». В проекте были изложены правилаорганизации работы с документацией и документооборота, правила приема,сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапыобработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970,1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства»установили единообразие понимания документооборота как «движениедокументов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году " Государственнаясистема документационного обеспечения управления.

Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения " уточнилапонятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивкадокумента в дело». Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения" установил определение понятия " документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправки". Организация работы с документами — организациядокументооборота, хранения и использования документов в текущей деятельностиучреждения. Документооборот является важным звеном в организацииделопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не толькоинстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстведокументооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельностиаппарата управления, его документирования, хранения и использования ранеесозданных документов. Основными правилами организации документооборотаявляются:

— оперативноепрохождение документа, с наименьшими затратами времени;

— максимальноесокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должнобыть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещениядокументов);

— порядокпрохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдениеэтих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства- возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы(традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны бытьсогласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации накаждом из носителей.

Организациядокументооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходитьдвижение документов. Организация документооборота объединяет всюпоследовательность перемещений документов в аппарате управления организации(учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению,отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важнойсоставной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления.Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнениедокументов в организации (учреждении).

Порядокпрохождения документов и организация всех операций при работе с ними, долженбыть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении)и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованныйдокументооборот и документооборот уровня структурного подразделения. Вцентрализованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованнойрегистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях,составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило,централизованный документооборот представлен организационно-распорядительнойдокументацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направлениядеятельности организации (в него могут входить иорганизационно-распорядительные документы). В крупных организациях существуетотдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечениецентрализованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному:управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объемцентрализованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельноеподразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаряруководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющихцентрализованный документооборот.

Входящие.Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иноевремя ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанныенепосредственно во входящем документе.

Исходящие.Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящиедокументы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутреннихдокументов организации. Небольшое число исходящих документов может требоватьпоступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние.Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределыподготовившей его организации. Данные документы используются для организацииработы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленноерешение управленческих задач в пределах одной организации. К внутреннимдокументам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительныедокументы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляютпротоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальныхи денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные,объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят невсе внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурныхподразделений организации (особенно если они территориально разнесены) иприказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренниедокументы, порождающие исходящие документы.

Регистрациядокумента — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующаяфакт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрациядокумента — это присвоение ему индекса и проставление его на документе споследующей записью данных о документе в журнале регистрации илирегистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета,контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документовявляется однократность. Каждый документ должен регистрироваться только одинраз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие ивнутренние документы — в день подписания. Регистрации подлежат документы,требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции поделопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представленперечень документов, не подлежащих регистрации службой документационногообеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), еслион включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), илируководителем того структурного подразделения, на документы которого переченьраспространяется. При регистрации документов используются следующие основныесправочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службойделопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;номенклатура дел.

Индексациядокументов в делопроизводстве — это проставление их порядковых(регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационныйиндекс документа; регистрационный номер документа — цифровое илибуквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Индексвходящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индексадела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например:регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 — индексструктурного подразделения; 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре; 96- индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему прирегистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов(постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов поличному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительныхдокументов и протоколов являются их регистрационные номера, которыеприсваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексызаявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии авторадокумента. На всех входящих документах проставляется регистрационный номердокумента, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию(учреждение).

Контрольисполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должнаобеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Контрольосуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутреннимидокументами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них порученийосуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений иуполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документоввозлагается на службу документационного обеспечения управления организации(учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль заисполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверкисвоевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки ирегулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроляисполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения).


2.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Документирование- совокупность методов, способов и процессов создания документов.

Документирование- запись информации наразличных носителях по установленным правилам.

По формеорганизации документирования может осуществляться децентрализовано, централизованнои смешанно. В подавляющем большинстве распространена на крупных предприятияхсмешанная форма, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированиювыполняется централизованно, а часть — децентрализовано в структурных подразделениях.Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовкинеобходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовлениядокументов. Документирование всех операций позволяет контролироватьправильность использования средств, сохранность товарно-материальных и денежныхценностей, придает бухгалтерскому учету юридическую доказательную силу.

Документированиевзаимоотношений между организациями заключаются в том, что внутрихозяйственныеотношения по передаче товаров, имущества, результатов работ или услуг, междусамой организацией, создавшим обособленное подразделение, и этим подразделениемоформляются путем заключения гражданско-правовых договоров аренды, поставки ит. д.

Каждая хозяйственнаяоперация, отраженная на бухгалтерских счетах, должна быть подтверждена первичнымдокументом. Этот документ должен отвечать определенным требованиям. На основесведений, содержащихся в первичных документах, заполняются учетные регистры. Вучетных регистрах эти сведения обобщаются. Данные учетных регистров помещаютсяв бухгалтерскую отчетность. Большинство первичных документов, используемых организацией,имеют установленную форму. Формы первичных документов содержатся в альбомахунифицированных форм первичной учетной документации, которые и следуетприменять. Но встречаются ситуации, когда нужной формы в таком альбоме нет,например, некоммерческая организация принимает средства на благотворительнуюдеятельность, через ящик для приема пожертвований. В этом случае форма первичногодокумента разрабатывается бухгалтером самостоятельно и принимается приказом об учетнойполитике. Другой пример — бухгалтерская справка или бухгалтерская справка-расчет.


3.ДОКУМЕНТАЦИЯ СДАТОЧНОГО ОБЪЕКТА

Приемочныекомиссии по объектам, заказчиком (застройщиком) по которым являются предприятия,организации и другие юридические лица, назначаются юридическими лицами, утвердившимипроектную документацию, а по объектам инвестируемым физическими лицами –местными исполнительными и распорядительными органами. Приемочные комиссииследует назначать не менее чем за 30 дней до начала приемки объекта вэксплуатацию. Заказчиком (застройщиком) с участием подрядчика должны бытьопределены дата начала и окончания работы приемочной комиссии с учетомустановленного срока ввода объектов в эксплуатацию. Приемочная комиссиясоздается из представителей заказчика (застройщика), генерального подрядчика(подрядчика), генерального проектировщика (проектировщика), эксплуатирующей организации,государственного пожарного надзора, а при приемке объектов социальной сферы – ипредставителя местных исполнительных и распорядительных органов. По инициативезаказчика (застройщика) в состав комиссии по согласованию с другимиорганизациями и органами государственного надзора могут быть дополнительновключены их представители. Приемочная комиссия при приемке объектовиндивидуального строительства высотой до 2-х этажей (высотой до 10 м) создаетсяв составе представителей заказчика (застройщика), подрядчика (при строительствеподрядным способом), местных исполнительных и распорядительных органов,Комитета архитектуры, градостроительства и землеустройства или органовгосударственного управления архитектурной и градостроительной деятельностиместного территориального уровня. Государственного санитарного надзора иГосударственного пожарного надзора. Председатели приемочных комиссий по приемкеобъектов в эксплуатацию назначаются юридическими лицами, назначившимиприемочные комиссии.

Приемкаобъекта в эксплуатацию оформляется актом установленной формы, который подписываетсявсеми членами приемочной комиссии и утверждается юридическим лицом, назначившимкомиссию. Соответствие объекта утвержденной проектной документации, требованиямэксплуатационной надежности и безопасности должно быть подтвержденозаключениями органов Государственного надзора; Министерства природных ресурсови охраны окружающей среды (кроме объектов жилищного фонда); Государственногосанитарного надзора; Государственного строительного надзора; Комитета поинспекции труда при Министерстве труда (кроме объектов ремонта, реконструкции ижилищного фонда); Проматомнадзора (при приемке объектов, ему подконтрольных); Государственнойавтомобильной инспекции (при приемки улиц, дорог и дорожных сооружений); Штабагражданской обороны (при приемке объектов со встроенными помещениями или отдельностоящих сооружений гражданской обороны); Государственного энергетическогонадзора (при приемке объектов и работ, ему подконтрольных); Комитета по охранеисторико-культурного наследия при Министерстве культуры (при приемке послереставрации историко-культурных ценностей); предприятия Государственногодорожного хозяйства, на балансе которого состоит автомобильная дорога (приемкев эксплуатацию объектов, находящихся в контролируемой зоне автомобильных дорогобщего пользования — пространство по 200 метров в каждую сторону от осидороги); учреждения финансирующего банка (по объектам, финансируемым за счетсредств республиканского и (или) местного бюджетов или приравненных к нимфондов), других органов, осуществляющих государственный надзор в строительствев соответствии с законодательством Республики Беларусь

Председательприемочной комиссии письменно извещает органы Государственного надзора оприемке объекта не менее чем за 15 дней до начала работы комиссии. ОрганыГосударственного надзора обязаны до завершения работы приемочной комиссиипредставить заключение о готовности объекта или мотивированный отказ. Приемкаобъектов без наличия в акте приемки хотя бы одной подписи члена комиссии, атакже при наличии мотивированного отказа со стороны органов Государственногонадзора не допускается.

Приемочныекомиссии обязаны проверить соответствие объектов и смонтированного оборудованияпроектной документации, выполнение строительно-монтажных работ согласно требованиямстроительных норм и правил; результаты испытаний и комплексного опробованияоборудования подготовленность объектов к эксплуатации и выпуску продукции(оказанию услуг), включая выполнение мероприятий по обеспечению на них условийтруда в соответствии с требованиями взрыво- и пожарной безопасности ипроизводственной санитарии, защите природной среды, наличие и содержаниеприлагаемой к акту документации и заключений органов Государственного надзора. Приемочныекомиссии в необходимых случаях назначают контрольные опробования, испытания ипроверки.

Приемочнаякомиссия при выявлении неготовности объекта к эксплуатации представляет мотивированноезаключение об этом юридическому лицу, назначившему комиссию. С моментаутверждения акта приемочной комиссии полномочия приемочной комиссии прекращаются.Генеральный подрядчик (подрядчик) представляет приемочной комиссии следующуюдокументацию:

— переченьорганизаций, участвовавших в производстве строительно-монтажных, ремонтно-строительныхи иных видов работ, с указанием видов выполненных ими работ и фамилий инженернотехнических работников, непосредственно ответственных за их выполнение;

— комплектрабочих чертежей на строительство предъявляемого к приемке объекта, разработанныхгенеральным проектировщиком (проектировщиком) с подписями, о соответствии выполненнымив натуре работ этим чертежам или внесенным в них по согласованию с генеральным проектировщиком(проектировщиком) изменениям, сделанными лицами, ответственными за производстворабот. Указанный комплект рабочихчертежей является исполнительной документацией;

— копиисертификатов соответствия на продукцию, подлежащую обязательной сертификации копиитехнических свидетельств — на продукцию, подлежащую техническомуосвидетельствованию другие документы, удостоверяющие качество материалов,конструкций и деталей, применяемых при производстве строительно-монтажныхработ;

— актыоб освидетельствовании скрытых работ и акты промежуточной приемки отдельных ответственныхконструкций (опор и пролетных строений мостов, арок, сводов, подпорных стен,несущих металлических и сборных железобетонных конструкций),

— актыоб индивидуальных испытаниях и комплексном опробовании смонтированного оборудования,акты об испытаниях технологических трубопроводов, внутренних систем холодного игорячего водоснабжения, канализации, газоснабжения, электроснабжения, отопленияи вентиляции, наружных сетей водоснабжения, канализации, теплоснабжения,газоснабжения и дренажных устройств,

— акты овыполнении уплотнения (герметизации) вводов и выпусков инженерных коммуникации вместах прохода их через подземную часть наружных стен зданий в соответствии спроектом (рабочим проектом);

— актыоб испытаниях внутренних и наружных электроустановок и электросетей;

— актыоб испытаниях устройств телефонизации, радиофикации, телевидения, сигнализации автоматизации;

— актыоб испытаниях устройств, обеспечивающих взрывобезопасность, пожаробезопасность молниезащиту;

— журналыпроизводства работ и авторского надзора генерального проектировщика (проектировщика),материалы обследований и проверок в процессе строительства органами государственногои другого надзора;

— гарантийныйпаспорт объекта жилищного строительства;

— другуюдокументацию, необходимую согласно требованиям нормативных документов оформляемуюпри строительстве подрядчиком.

Заказчикпредставляет приемочным комиссиям следующую документацию:

— утвержденнуюпроектную документацию и справку об основных технико-экономических показателяхобъекта, принимаемого в эксплуатацию;

— перечень проектных, научно-исследовательских и изыскательских организаций, участвовавшихв проектировании объекта, принимаемого в эксплуатацию;

— документы на право пользования или владения землей, а также разрешение напроизводстве строительно-монтажных работ;

— заключениеорганов Государственной вневедомственной экспертизы по проектной документации иэкологический паспорт проекта;

— документына геодезическую разбивочную основу для строительства, а также на геодезическиеработы в процессе строительства, выполненные заказчиком;

— документыпо инженерно-геологическим и гидрогеологическим изысканиям строительной площадки;

— паспортана оборудование и механизмы;

— справкуоб обеспечении принимаемого объекта эксплуатационными кадрами ипредназначенными для их обслуживания санитарно-бытовыми помещениями, пунктами питанияи т. п.;

— справкигородских эксплуатационных организаций о том, что внешние наружные коммуникациихолодного и горячего водоснабжения, канализации, энергоснабжения, связи идругие обеспечивающую нормальную эксплуатацию объекта;

— справкуо фактической стоимости строительства, подписанную заказчиком и генеральным подрядчиком(подрядчиком);

— -заключенияорганов Государственного надзора о соответствии объекта, принимаемого в эксплуатацию,утвержденной проектной документации;

— другиедокументы, необходимые в соответствии с действующими нормами.

Приприемке объектов индивидуального строительства высотой до двух этажей (высотадо 10 м) застройщик представляет комиссии следующую документацию: комплектсогласованной проектной документации; паспорт застройщика; справкиэксплуатационных организаций о том, что внешние наружные и подземные коммуникацииобеспечивают нормальную эксплуатацию объекта; акты обследования внутренних инаружных электроустановок и электросетей, газовых установок и сетейгазоснабжения, другие документы в соответствии с действующими нормами.

Всядокументация по приемке объекта в эксплуатацию хранится у заказчика (застройщикав случае передачи объекта на баланс эксплуатирующей организации — у соответствующейэксплутационной организации. Срок хранения — постоянно. Председатель приемочнойкомиссии должен представить в орган управления или юридическому лицу,назначившему приемочную комиссию акт о приемке объекта в эксплуатацию. Акт оприемке в эксплуатацию объекта составляются в пяти экземплярах, два из которыхприставляются в орган управления, юридическому лицу, назначившим приемочнуюкомиссию, два экземпляра — заказчику и один экземпляр — подрядчику.

Приприемке в эксплуатации объектов индивидуального строительства высотой до двухэтаже (высотой до 10 м) акт о приемке составляется в трех экземплярах, один изкоторых выдается застройщику, второй храниться в Комитете архитектуры,градостроительства и землеустройства в органах государственного управленияархитектурной и градостроительной деятельности местно территориального уровня,третий — передается в территориальное бюро технической инвентаризации.

Акты оприемке в эксплуатацию объектов утверждаются решением (приказом, постановлениеми др.} местных исполнительных и распорядительных органов или иных  юридическихлиц, назначивших комиссии, в срок не более 15 дней после подписания актов.Объекты, по которым указанные сроки утверждения истекли, считаются непринятыми, и по ним назначаются приемочные комиссии повторно. Приемка вэксплуатацию законченного строительством мансардного этажа над существующимижилыми домами осуществляется в порядке, предусмотренном для объектов, законченногостроительством.


СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1.  Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996г. и 17 октября 2004г.) Минск «Беларусь» 2004г.

2.  Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Кадровое делопроизводство. — СПб., изд. «Питер», 2004. — 112с.

3.  Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. — СПб., изд. «Питер», 2004. — 256с.

4.  Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие/ М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект: Велби, 2005.-383c.

5.  Делопроизводство: Учеб./ Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004.-542c.

6.  Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. -9-е изд., перераб. и доп. — М.: Приор-издат, 2004.-160c.

7.  Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях/ М.А.Татарников. — М.: ИНФРА-М, 2004.-206c.

еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту