Реферат: Аудит расчетов с подотчетными лицами
Министерство Образования Российской Федерации
Кемеровский Технологический Институт ПищевойПромышленности
Курсовая работа
по аудиторскому делу
“Аудит расчетов с подотчетными лицами”.
Выполнила: ст. гр. ЭУ – 63Уткина Г.Ю.
Проверила: Закамская Л.Л.
Кемерово 2002 год.
Содержание.
Часть 1
Изучение и использованиеработы внутреннего аудита. . . 3
1.1 Общие положения. . . . . . . . 3
1.2 Место внутреннего аудита вуправлении экономическим субъектом. . . . . . . . . 4
1.3 Изучение и оценка внутреннегоаудита. . . . 5
1.4 взаимодействие аудиторской организациисо службой внутреннего аудита экономического субъекта. . . . . 6
Часть 2
Аудит расчетов с подотчетнымилицами. . . . . 9
2.1 Общие положения по организацииучета расчетов с
подотчетнымилицами, на которые необходимо обратить
вниманиеаудитору. . . . . . . 9
2.2 Классификация возможных нарушенийпри ведении операций
порасчетам с подотчетными лицами. . . . . 10
2.3 Составление программы проверкирасчетов с подотчетными лицами. . . . . . . . . 11
2.4 Основные контрольные процедуры. . . . . 16
Аудиторское заключение. . . . . . . 20
Приложение
Изучение и использование работы внутреннего аудита.
a) Общие положения.
Настоящее правило подготовленодля регламентации аудиторской деятельности и соответствует Временным правиламаудиторской деятельности в Российской Федерации, утвержденным Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 22 декабря 1993 г. № 2263.
Целю правила (стандарта)является определение действий аудиторской фирмы или аудитора, работающегосамостоятельно в качестве индивидуального предпринимателя [1], поизучению работы внутреннего аудита, оценке ее влияния на объем и процедурывнешнего аудита, использованию результатов его работы.
Задачами правила (стандарта)являются:
a) Содействие аудиторским организациям в пониманиифункций внутреннего аудита, его целей и задач;
b) Описание требований к изучению и оценке работывнутреннего аудита;
c) Определение возможности использования результатовработы внутреннего аудита;
d) Оценка влияния работы внутренних аудиторов напонимание системы внутреннего контроля экономического субъекта, объем ипроцедуры аудиторской проверки.
Требования данного правила(стандарта) являются обязательными для всех аудиторский организаций приосуществлении аудита, предусматривающего подготовку официального аудиторскогозаключения, за исключением тех его положений, где прямо сказано, что они носятрекомендательный характер.
Требования данного правила(стандарта) носят рекомендательный характер при проведении аудита, непредусматривающего подготовку официального аудиторского заключения, а такжепри оказании сопутствующих аудиту услуг. В случае отклонения при выполненииконкретного задания от обязательных требований данного правила (стандарта)аудиторская организация в обязательном порядке должна отметить это в своейрабочей документации и в письменном отчете руководству экономического субъекта,заказавшего аудит и (или) сопутствующие ему услуги.
Требования правила(стандарта) применяются во всех случаях, когда экономический субъектосуществляет внутренний аудит, независимо от того, делается это силами штатныхаудиторов или путем привлечения сторонних организаций и (или) внешнихаудиторов.
Аудиторская организацияприменяет положения данного правила (стандарта) только в отношении деятельностивнутреннего аудита, относящегося к аудиту бухгалтерской отчетности.
b) Место внутреннегоаудита в управлении экономическим субъектом.
Для целей правила (стандарты)под внутренним аудитом понимается организованная экономическим субъектом,действующая в интересах его руководства и (или) собственников,регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленногопорядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системывнутреннего контроля.
Внутренний аудит – один изспособов контроля за эффективностью деятельности звеньев структурыэкономического субъекта.
Организация, роль и функциивнутреннего аудита определяются самим экономическим субъектом, а именно егоруководством и (или) собственником в зависимости от:
a) Содержания и специфики деятельности экономическогосубъекта;
b) Объемов показателей финансово-экономическойдеятельности субъекта;
c) Сложившейся системы управления экономическогосубъекта;
d) Состояния внутреннего контроля.
Функции внутреннего аудитамогут специальные службы или отдельные аудиторы, состоящие в штатеэкономического субъекта, ревизионные комиссии (ревизоры), привлекаемые дляцелей внутреннего аудита сторонние организации и (или) внешние аудиторы.
К институтам внутреннегоаудита относятся назначаемые собственником и (или) руководством экономическогосубъекта информационное и консультационное значение; она призвана содействоватьоптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей егоруководства.
Объекты внутреннего аудитамогут быть различными в зависимости от особенностей экономического субъекта итребований его руководства и (или) собственников. Как правило, функциивнутреннего аудита включают:
a) Проверки систем бухгалтерского учета и внутреннегоконтроля, их мониторинг и разработку рекомендаций по улучшению этих систем;
b) Проверки бухгалтерской и оперативной информации,включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки,классификации такой информации и составления статей отчетности, включаядетальные проверки операций, остатков по бухгалтерским счетам;
c) Проверка соблюдения законов и других нормативныхактов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указанияруководства и (или) собственников;
d) Проверка деятельности различных звеньев управления;
e) Оценку эффективности механизма внутреннего контроля,изучение и оценку контрольных процедур в филиалах, структурных подразделенияхэкономического субъекта;
f) Работу над специальными проектами и контроль заотдельными элементами структуры внутреннего контроля;
g) Оценку используемого экономическим субъектомпрограммного обеспечения;
h) Специальные расследования отдельных случаев, напримерподозрений в злоупотреблении;
i) Разработку и предоставление предложений по устранениювыявленных недостатков и рекомендации по повышению эффективности управления.
Объективность внутреннегоаудита обеспечивается степенью его зависимости в структуре управленияэкономического субъекта. Это требование к внутреннему аудиту, как правило,обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан предоставлять отчеты тольконазначившему его руководству и (или) собственникам и независимым отруководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурныхподразделений, органов внутреннего контроля и т.п.
3. Изучение и оценка внутреннего аудита.
Аудиторская организация должнасформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое дляпланирования предстоящей проверки.
Эффективности внутреннегоаудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенносократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организации,хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.
Аудитор должен составитьпрограмму оценки внутреннего аудита и отразить в соей рабочей документациивыводы, касающиеся конкретной работы внутреннего аудита, которая былапротестирована, изучена и оценена.
При формировании оценкивнутреннего аудита на стадии планирование следует учитывать его:
a) Организационный статус: положение службы внутреннегоаудита в системе управления экономического субъекта, ее возможность испособность соблюдать объективность и независимость, наличие или отсутствиеиных обязанностей, действие сдерживающих факторов и ограничений, накладываемыхруководством и (или) собственником экономического субъекта на внутренний аудит[2];
b) Компетентность: профессиональное образование и навыки(опыт работы) аудиторов, политика найма, обучения и повышения квалификациисотрудников службы внутреннего аудита, степень понимания ими стоящих задач ипроблем;
c) Профессиональный уровень: состояние планирования,контроля и документирования работы внутреннего аудита наличие и содержаниесоответствующих положений по внутреннему аудиту, рабочих программ и рабочейдокументации;
d) Функциональные рамки: содержание и объем работы,которую выполняет служба внутреннего аудита;
e) Уровень значимости: рассматриваются и принимаются ли кисполнению руководством и (или) собственниками экономического субъектарекомендации внутреннего аудита.
После оценки деятельностивнутреннего аудита на стадии планирования аудиторская организация должнарешить: может или не может быть использована работа внутреннего аудита дляцелей внешнего аудита.
Если аудиторская организациярешит использовать работу внутреннего аудита, она должна продолжить ееизучение, ознакомится с рабочими документами внутреннего аудита и убедиться втом, что:
a) Соответствующие программы и объем работы внутреннегоаудита отвечают целям внешнего аудитора;
b) Работа внутренних аудиторов проводиться по плану идокументально оформляется;
c) Выводы (заключения) внутренних аудиторов достаточнообоснованны полученными ими данными и соответствуют существующимобстоятельствам, а содержание отчетов, подготовленных внутренними аудиторами,соответствует результатам выполненной ими работы;
d) Зоны повышенных рисков, известные специалистамэкономического субъекта, учитываются при планировании работ и проверяютсявнутренним аудитом;
e) Отношение руководства и (или) собственников кзамечаниям, предложениям и вопросам, поставленными внутренними аудиторами,конструктивное.
Содержание, сроки и объемпроверок конкретной работы внутреннего аудита зависят от оценки внешнимиаудиторами аудиторского риска, существенности объекта проверки ипредварительной оценки службы внутреннего аудита. Такие проверки могут включатьтестирование объектов, уже проверенных внутренним аудитом, проверку другихинтересующих объектов, наблюдение за процедурами внутреннего аудита, иныеприемы проверки по усмотрению аудитора.
4. Взаимодействие аудиторской организации сослужбой внутреннего аудита экономического субъекта.
Аудиторская организация должнаиметь право свободно и в полном объеме общаться с внутренними аудиторами.
Поскольку задачи внутреннегоаудита определяются руководством и (или) собственниками экономическогосубъекта, они отличаются от задач внешнего аудита, который обязан датьнезависимую оценку представленной бухгалтерской отчетности. Вместе с темсредства решения специфических задач, стоящих перед внешними и внутреннимиаудиторами, могут в ряде случаев совпадать и быть использованы при определениисодержания, сроков и объема внешних аудиторских процедур.
Если в результатепредварительной оценки внутреннего аудита достигнуто взаимопонимание и приняторешение использовать работу внутренних аудиторов, аудиторская организациядолжна найти дополнительные доказательства эффективности этой работы, применяяпроцедуры, описанные в п. 3.6
Для эффективногоиспользования работы внутреннего аудита аудиторской организации следует:
a) Рассмотреть план работы службы внутреннего аудита заинтересующий период и провести его обсуждение на возможно более ранней стадииаудита;
b) Определить порядок встреч с сотрудниками службывнутреннего аудита;
c) Заранее договориться о сроках проведения работ, объемеаудиторской выборки, уровнях тестов, методах определения выборки и порядкедокументального оформления выполнено работы, которая будет проведенавнутренними аудиторами.
В случае использованияработы внутренних аудиторов на эффективность аудиторской проверки можетповлиять выполнение следующих действий:
a) Взаимная координация планов аудиторской проверки;
b) Обмен отчетами;
c) Регулярные рабочие встречи;
d) Свободный и открытый взаимный доступ к рабочейдокументации;
e) Совместное представление отчетов руководству и (или)собственникам экономического субъекта;
f) Общий порядок документирования аудита.
Аудиторская организациядолжна иметь доступ к интересующим ее отчетам внутреннего аудита и бытьинформирована по любому важному вопросу, который, по мнению внутреннегоаудитора, может повлиять на работу аудиторской организации.
Аудиторская организацияинформирует руководство и (или) собственников экономического субъекта и,возможно, руководителя службы внутреннего аудита о любых обнаруженных фактах,которые могут быть использованы для повышения эффективности и результативностиработы внутреннего аудита в будущем.
Аудиторская организация в ходесвоей проверки не должна полностью полагаться на работу внутренних аудиторов.Необходимо проводить контрольные проверки статей и операций, уже проверенныхвнутренними аудиторами. Если они дают сходные (сопоставимые) результаты,корректив в намеченной работе не требуется. В случае выявления расхожденийнеобходимо принять адекватные меры, например изменить содержание или увеличитьобъем аудиторских процедур.
Аудиторская организациянесет полную ответственность за выдачу аудиторского заключения. Письменнойинформации аудитора руководству экономического субъекта по результатампроведения аудита, а так же и за определение содержания, сроков и объемааудиторских процедур. Эта ответственность не уменьшается, если используютсякакие-либо результаты работы внутреннего аудита.
Часть 2
2.1 Общие положения по организации учета расчетов сподотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору.
Подотчетными суммаминазываются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкиеадминистративно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут бытьпроизведены безналичным расчетом, а также на расходы по командировкам. Расчетыс подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьмаразнообразны:
· Приобретение запасных частей,материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
· Оплата мелкого ремонта оргтехники,транспортных средств;
· Расходы на командировки потерритории РФ и за границу;
· Представительские расходы.
Все эти хозяйственныеоперации связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия илинепосредственно из банка подотчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носятмассовый характер, этот пит аудиторской проверки является достаточнотрудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверкипросты.
Аудит расчетов сподотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и потому для егопроведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документовпо расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – этоавансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, составдокументов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк иразнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другимиразделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками иподрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и,следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты сдокументами по другим разделам учета.
Основными документами,которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетнымилицами, являются:
· Авансовые отчеты;
· Журнал регистрации авансовыхотчетов;
· Приказы о направлении сотрудниковв командировку;
· Список лиц, которым разрешенополучение наличных денег из кассы;
· Сметы представительских расходов;
· Приказы об утверждении сметпредставительских расходов.
Многочисленные иразнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражениев следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
· Баланс предприятия (ф. № 1) (стр.баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются втечение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение12 месяцев после отчетной даты);
· Отчет о движении денежных средств(ф. № 4);
· Главной книге;
· Журнале ордере № 7, объединяющим всебе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (дляжурнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетическогоучета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятииформы счетоводства.
2.2 Классификация возможных нарушений при веденииопераций по расчетам с подотчетными лицами.
Основные нарушения – злоупотребления,хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов сподотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм
1.1 выдача денежных средств лицам, неуказанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителяпредприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
1.2 выдача денежных сумм из кассы подотчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.3 выдача денег под отчет лицам, неотчитавшимся по ранее полученным авансам;
1.4 несоответствие фактическогорасхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.5 списание подотчетных сумм за счетчистой прибыли предприятия;
2. нарушения при оформлении командировочных расходов;
2.1 отсутствие приказов (распоряжений)о направлении работника в командировку;
2.2 отсутствие командировочныхудостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
2.3 несоблюдение установленных нормкомандировочных расходов;
2.4 отсутствие приказов (распоряжений)об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5 отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
3. нарушения порядка налогообложения при оформлениикомандировочных расходов;
3.1 нарушение порядка удержанийподоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверхустановленных норм;
3.2 некорректное выделение налога надобавленную стоимость в суммах командировочных расходов;
4. нарушения при приобретении материальных ценностей,оплате работ, услуг подотчетными лицами;
4.1 выделение сумм налога надобавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей,приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
4.2 списание на затраты сумм налога надобавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных черезподотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;
5. нарушения порядка учета представительских расходов.
5.1 несоответствие фактическогоразмера представительских расходов утвержденной смете;
5.2 отсутствие аналитического учетапредставительских расходов в пределах норм и сверх норм;
6. нарушения порядка ведения синтетического учетарасчетов с подотчетными лицами.
6.1 некорректное составлениебухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
6.2 неправильное выведение остатков наконец отчетного периода;
6.3 несоответствие записей в авансовыхотчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или другихрегистрах.
2.3 Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами.
Признаками отсутствия илинедостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицамидля аудитора являются:
· Отсутствие на предприятииутвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешенополучать в кассе наличные деньги под отчет;
· Несоблюдение приказа обограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
· Отсутствие на предприятии системыподачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы собоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей илиоплаты работ, услуг;
· Несоблюдение установленных сроковотчета о полученных суммах;
· Задолженность подотчетных лиц,которая не погашена в установленные сроки;
· Списание просроченнойзадолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовыерезультаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
· Отсутствие утвержденныхруководителем предприятия смет представительских расходов;
· Отсутствие оправдательныхдокументов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных кавансовым отчетам;
· Отсутствие визу руководителяпредприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
· Выдача денег под отчет лицам, неявляющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
Ответственность за ведениеучета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия иглавного бухгалтера.
Для сбора информации присоставлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицамицелесообразно использовать вопросник (таблица 1)
Таблица 1
“Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетнымилицами”.
№ Вопрос Вариант ответа Информация или документ, который следует запросить Назначаемая аудиторская процедура Номер следующего вопроса Номер вывода 1 2 3 4 5 6 7 1 Имеется ли на предприятии список лиц. которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию. Нет 1 Да Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды. “Подотчет 1.1.1” 2 Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам. нет 2 да Журнал-ордер № 7 “Подотчет 1.1.2” 3 Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки Нет 3 да Письменные распоряжения руководителя Подотчет 2.1.2” 4 Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия. нет 4 да Приказ руководителя о возмещении “Подотчет 2.2.1” 5 Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения Нет 5 Да “Подотчет 2.1.5” 6 Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов Нет 6 Да Писменные распоряжения руководителя и сметы “Подотчет 4.1.1” 7 Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения Нет 7 Да “Подотчет 4.1.2” 8 Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку Нет 8 Да
По результатам опросаответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор можетсделать следующие выводы:
1. Внутренний контроль за расходованием и целевымиспользованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием напредприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут бытьвыданы деньги на хозяйственные нужды;
2. В нарушении п.11 Порядка ведения кассовых операций в РоссийскойФедерации лица, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаютсяновые авансы;
3. Приказы о направлении работников в командировки неоформляются – следует проверить, не допускается ли под видом командировочныхрасходов скрытое авансирование работников предприятия;
4. В нарушение закона Российской Федерации “О подоходномналоге с физических лиц” суточные, возмещаемых сверх норм работникампредприятия, не облагаются подоходным налогом”.
5. В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге наприбыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” дляцелей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм неведется;
6. В нарушение Положения о составе затрат по производствуи реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов неразрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
7. В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге наприбыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” дляцелей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверхнорм не ведется;
8. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций вРоссийской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные сослужебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.
По результатам опроса уаудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетнымилицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделатьцелый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основнойвывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.
Подобный вывод может бытьоснованием для следующих действий:
· Если по результатам опросасотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетностирасчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числехозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов вобычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетнымилицами” в отчетности предприятия;
· Если удельный вес расчетов сподотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов насуммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услугсторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размерзадолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашениезадолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитораоснованием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетностипредприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учетеи отчетности.
В общем случае порезультатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведенияпроверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.
При проверке расчетов с подотчетнымилицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств,но к различным объектам контроля и для выявления одного или несколькихвозможных нарушений.
Методы контроля аудиторской проверкирасчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в таблице 2
Таблица 2
“Методы сбора аудиторских доказательств”.
№ Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций Методы сбора доказательств 1 2 3 4 5 6 7 8 А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 1.1 Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия, могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы. + 1.2 Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия. + 1.3 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам. + 1.4 несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы + 2.1 отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку + + 2.2 отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке + 2.3 несоблюдение установленных норм командировочных расходов + 2.4 отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм + + 2.5 отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм + + 3.2 некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов + + 4.1 выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети + + 4.2 списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле + + 5.1 несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете + 5.2 отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм + + 6.1 некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами + 6.2 неправильное выведение остатков на конец отчетного периода + + 6.3 несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах + +Примечание к таблице 2
Методы сбора аудиторскихдоказательств (гр. 1-8)
1. Наблюдение или участие в инвентаризации;
2. Наблюдение за выполнением хозяйственных илибухгалтерских операций;
3. Устные опрос;
4. Получение письменных подтверждений;
5. Проверка документов, полученных клиентом от третьихлиц;
6. Проверка документов подготовленных на предприятииклиента;
7. Проверка арифметических расчетов;
8. Анализ.
2.4 Основные контрольные процедуры.
Для выявления каждого извозможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный наборконтрольных процедур.
Лица, получившие наличныеденьги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечение срока, накоторый они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить вбухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по нимокончательный расчет.
Проверка своевременностирасчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам,выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовыхопераций. Если при проведении проверки установлено, что подотчетные суммычислятся за получившими их работниками продолжительное время в том числе поистечение трех дней после установленного срока следует провести проверкуиспользования подотчетных сумм, получить письменное объяснение отсоответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверкирассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный годовой доход этогоподотчетного лица.
При установлении фактовсписания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующихоправдательных документов, подтверждающих производственные расходы, подотчетныесуммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы,на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации “О подоходном налоге сфизических лиц” подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этихработников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Основными контрольнымипроцедурами являются:
· “Подотчет. 1.1.1.” – проверкасоответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право,утвержденному руководителем предприятия;
· “Подотчет. 1.1.2.” – проверкаполучения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранееполученным авансам;
· “Подотчет. 1.1.3.” – проверкасоответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они быливыданы;
· “Подотчет. 1.1.4.” – проверканаличия подотчетных лиц в штате предприятия;
· “Подотчет. 1.1.5.” – проверкаправильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
В случае, когда решениемруководителя предприятия, сумма, выданная под отчет не возвращена и списываетсяза счет прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что,во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что сподотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и,в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на этувыплату следует начислять взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации иудержать 1 % взносов в Пенсионный Фонд Российской Федерации согласно статье 1Закона Российской Федерации от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.
· “Подотчет. 2.1.1.” – проверкаполноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовымотчетам.
Все приложения к авансовым отчетам во избежание ихповторного использования должны быть погашены.
Проверкасоблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудитакассовых операций.
· “Подотчет. 2.1.2.” – проверканаличия приказов о направлении работников в командировку;
· “Подотчет. 2.1.3.” – проверканаличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания вкомандировке;
· “Подотчет. 2.1.4.” – проверкаправильности возмещения командировочных расходов.
Для выполнения этой процедуры при командировках потерритории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использоватьтаблицу норм возмещения командировочных расходов.
Таблица 3
“Нормы возмещения командировочных расходов, руб.”
Начало действия нормы, дата Норма расхода по найму жилого помещения Норма расхода по найму жилья без документов суточные Письмо МФ РФ Дата номер 01.07.92 165 80 27.07.92 61 01.11.92 300 60 125 07.12.92 113 01.02.93 800 70 300 09.02.93 9 01.05.93 1600 100 500 12.05.93 60 01.09.93 4000 200 1000 27.08.93 101 01.12.93 11000 450 2200 02.12.93 138 01.03.94 22000 700 3600 01.02.94 22 01.08.94 36000 1000 5000 22.08.94 108 01.02.95 60000 2000 10000 27.01.95 6 01.08.95 90000 3000 15000 21.07.95 75 01.11.95 105000 36000 18000 27.10.95 117 01.06.96 145000 45000 22000 29.05.96 1097Аналогичные таблицыиспользуются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов заграницей.
· “Подотчет.2.1.5.” – проверкаправильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
· “Подотчет.2.1.1.” – проверкаудержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверхустановленных норм.
При оплате работникамрасходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее приделы,в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм,установленных законодательством, а также фактически произведенные идокументально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения иобратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионный сборы, расходы напроезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок(кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения,получению заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличнуюиностранную валюту.
“Подотчет.2.2.2.” – проверка правильности выделенияналога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммырасходов по:
· проезду к месту служебнойкомандировки и обратно,
· затраты на пользование в поездахпостельными принадлежностями;
· расходы по найму жилого помещения,возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются всебестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.
Суммы НДС, оплаченные порасходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм,установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этихпределах. А сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относитсяза счет прибыли. Остающейся в распоряжении организации.
· “Подотчет.3.1.1.” – проверкаправильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальнымценностям в розничной торговой сети и у населения.
Суммы НДС по материальнымценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд уорганизаций розничной торговли и у населения к зачету у предприятия-покупателяне принимаются и расчетным путем не выделяются.
· “Подотчет.3.1.2.” – проверкаправильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей,приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг)для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов,установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября1994 г. № 1258 “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгамив Российской Федерации между юридическими лицами” и распоряжением ПравительстваРоссийской Федерации от 26 августа 1995 г. № 1225р – для организаций ипредприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя(предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой идругой организации, занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числепо договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничнойторговли, общественного питания и аукционной продажи товаров). При наличииприходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммыналога отдельной строкой НДС отражается по дебету счета 19 и исчисление егопроизводится в общеустановленном порядке.
На многих предприятиях независимо от того,у какой организации приобретены материальные ценности, только на основаниитого, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе состоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, чтоприводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.
Процедура проверки соблюдения проверяемымпредприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамкахкассовых операций.
· “Подотчет.4.1.1.” – проверкасоответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
К представительским расходамотносятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обедаили другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), ихтранспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетнымобслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатойуслуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Включение представительских расходов ссебестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденныхруководителем предприятия определенной категории предприятия, и только приналичии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаныдата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенныхс обеих сторон.
· “Подотчет.4.1.2.” – проверкаправильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределахи сверх норм;
· “Подотчет.5.1.1.” – проверкаправильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам сподотчетными лицами.
Задолженность подотчетныхлиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана врегистрах учета развернуто.
Аудиторское заключение.
Жмыхову С.М. выдана под отчет сумма наприобретение товарно-материальных ценностей в размере 100 руб. 00 коп.
На выданном ему авансовом отчетеподотчетное лицо указал наименование предприятия (Стройавтомаш), отдел где онработает (торговый), должность (водитель), Ф.И.О. (Жмыхов С.М.) и датусоставления отчета (15 июня 2000 года). Также указано место, откуда были полученыденьги (из кассы завода).
На обратной стороне авансового отчетапроизведены подтверждающие записи по расходу денежных средств в разрезе каждогоприложенного оправдательного документа (в данном случае чек АЗС на сумму 84руб. 00 коп.), подсчитана общая сумма расхода денег. Мы видим, что выданнаясумма была израсходована не полностью. (израсходовано только 84 руб. из 100руб. остаток 16 руб.). поставлена подпись подотчетного лица.
Затем авансовый отчет был сдан вбухгалтерию, где ему был присвоен определенный номер (№ 50), проверкаправильности отражения операций по расходу денежных средств подотчетным лицом,соответствие сумм расходов приложенным документам (отчет проверен к утверждению84 руб. 00 коп.) подписан главным бухгалтером, утвержден руководителем. Имеютсяих подписи.
Далее выводится сальдо конечное ипроставляется корреспонденция счетов.
По дебету счета 19/3 “НДС по приобретеннымматериальным ресурсам” учитываются уплаченные (причитающиеся к оплате)предприятием суммы НДС, выделенные в расчетных документах по приобретению сырья, материалов, полуфабрикатов и других видов производственных запасов.
По дебету счета 10/3 “Топливо” учитываетсяналичие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных дляэксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства и др.
В расчетах с данным подотчетным лицомимеют место следующие бухгалтерские проводки:
Д 10/3 – К 71 на сумму 72 руб. 97 коп.
Д 19/3 – К 71 на сумму 11 руб. 03 коп.
Данные операции отражены так же в журнале-ордере № 7.
Неиспользованные суммыаванса удержаны проводкой Д 70 – К 71 в размере 16 руб. 00 коп.
Вывод: в ходе аудиторской проверки выявлено следующеенарушение по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено, однако напредприятии нет документов подтверждающих наличие купленного бензина. Нет ниприходования, ни списания бензина.
В авансовом отчетеКапишниковой Н.С. указаны название предприятия, отдел где она работает,должность фамилия. Дата составления авансового отчета указана не конкретно(стоит только месяц и год). Нет записи от кого были получены деньги, сколькоизрасходовано и остаток.
Авансовому отчету присвоенномер 49, проверен главным бухгалтером и утвержден руководителем предприятия,стоят их подписи.
К авансовому отчетуприлагаются следующие документы:
1. приходный ордер № 407 от 4.07.2000 г.
поставщик ЗАО “Мост”, гдеуказаны наименование приобретенных подотчетным лицом товров (клей, корректор),единица измерения (шт.), количество единиц, цена и сумма.
Подсчитана общая сумма расхода(37 руб. 00 коп.), проставлены подписи (Сдал. Принял).
2. Чек ЗАО “Мост” на сумму 37 руб. 00 коп.
3. Копия чека ЗАО “Мост” о том, что проданы канцтовары заналичный расчет на сумму 37 руб. 00 коп. (Цифрами и прописью).
Имеется печать, дата(25.05.2000), подпись (проставлены на документе).
Сравнивая даты, проставленные надокументах, мы видим, что канцтовары были приобретены раньше, чем выдан чек.Это объясняется тем, что на начало месяца Капишникова имела в подотчете сумму450 руб. 00 коп. (по данным журнала-ордера № 7).
По операциям с подотчетным лицомсоставлена следующая корреспонденция счетов:
По дебету счета 10/1 “Сырьеи материалы” учитываются вспомогательные материалы, которые участвуют впроизводстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, техническихцелей, содействия производственному процессу.
1. Приобретение товарно-материальных ценностейподотчетным лицом:
Д 10/1 – К 71 на сумму 37 руб.00 коп.
2. Возмещены и удержаны не использованные суммы аванса:
Д 70 – К 71 на сумму 300 руб.
3. Остаток на конец месяца у Капашниковой по дебетусоставил 113 руб. 00 коп.
Данные операции отражены также в журнале-ордере № 7.
Вывод: входе аудиторской проверки существенных нарушений по операциям с даннымподотчетным лицом не выявлено. Нарушением является само оформление авансовогоотчета и его недозаполненность.
Авансовый отчет КазаковаН.Г. содержит в себе название организации, должность, Ф.И.О. подотчетного лица,дату составления авансового отчета.
Указана израсходованнаясумма денег (818 руб. 00 коп.)
Авансовому отчету присвоен №52, проверен главным бухгалтером и подтвержден руководителем предприятия насумму 818 руб. 00 коп. (имеются их подписи).
На обратной сторонеавансового отчета – дата уплаты за оказанные услуги, за приобретенные товары, комуза что и по какому документу уплачено и соответствующие суммы.
В итоге общая суммаизрасходованных средств составляет 818 руб. 00 коп. имеется подписьподотчетного лица.
К авансовому отчетуприлагаются следующие документы:
1. Чек ОАО “Кемвод” на сумму 461 руб. 00 коп.
2. Копия чека ОАО “Кемвод” на эту же сумму (цифрами ипрописью). стоит печать подпись дата.
3. Счет-фактура № 1093 от 30.05. 2000, которая заполненасогласно стандартам на общую сумму 357 руб. 00 коп., в том числе НДС в размере56 руб. 67 коп. Имеется печать, подпись руководителя предприятия, главногобухгалтера, получателя (подотчетного лица).
4. Квитанция к приходному кассовому ордеру № 972 оторганизации ОАО “Кемвод” на сумму 357 руб. 00 коп.(сумма указана цифрами ипрописью), в том числе НДС 56 руб. 67 коп.). стоят дата, штамп, подписиглавного бухгалтера и кассира и расшифровка подписи.
По данным журнала-ордера № 7мы видим, что Казаков Н.Г. на начало месяца имел в подотчете денежных средствна сумму 850 руб. 00 коп., а также, являясь начальником цеха, он получает вподотчет 8529 руб. 00 коп., которые тут же передаются в кассу и сопровождаютсяпроводкой:
Д 50 – К 71 на сумму 8529руб. 00 коп.
Здесь представлена следующаякорреспонденция счетов:
Д 26/31 – К 71 на сумму 461руб. 00 коп.
Д26/31 – К 71 на сумму 300руб. 33 коп.
Д 19/5 – К 71 на сумму 56руб. 67 коп.
Общий итог по кредиту счета71 составляет 818 руб. 00 коп.
Оставшаяся сумма в размере32 руб. 00 коп. переходит в счет заработной платы подотчетного лица
Д 70 – К 71 в размере 32руб. 00 коп.
Все эти операции нашлиотражение в журнале-ордере № 7.
Вывод: в ходе аудиторской проверки никаких нарушений пооперациям с данным подотчетным лицом не обнаружено.
Общий вывод: в ходе аудиторской проверки выявлены нарушения взаполнении авансовых отчетов. Особое внимание нужно обратить на правильность исвоевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты(обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансовогоотчета). Так же ан предприятии нет документов подтверждающих приход бензина, неуказано сколько и для какой машины было приобретено бензина.
Была сделана выборочная проверка расчетовс подотчетными лицами и из 3 выборок 2 оказались с нарушениями.
В целом по предприятию в расчетах сподотчетными лицами ведется учет денежных средств: все операции отражаются вжурнале-ордере № 7 соответствующими проводками.