Реферат: Учет расчетов с подотчетными лицами
СОДЕРЖАНИЕ
Введение… 3
1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами… 5
1.1. Понятие и бухгалтерский учетрасчетов с подотчетными лицами… 5
1.2.Учет представительскихрасходов …………………...……………………..7
1.3.Учет расчетов сподотчетными лицами по суммам, выданным на командировочныерасходы…………………………………………………….....9
1.4.Учет операционно-хозяйственныхрасходов…………………………….13
2.Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицамина примере ООО " мебель Комплект" 14
2.1. Первичный учет расчетов с подотчетнымилицами...............................14
2.2.Аналитический и синтетическийучет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………………………...19
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТАРАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………..………………………………………………………24
Заключение…………………………………………………………………….28
Списокиспользованной литературы……………………………………….29
Приложения
Введение
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждомпредприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение заналичный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров;оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы накомандировки по территории Российской Федерации и за границу; представительскиерасходы.
Какправило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетнымилицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета,например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками,операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокуютрудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.
Впроцессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникаетпотребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работникамипо командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки заналичный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплатывыполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно — операционныецели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченныхпредприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих насамостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. Приэтом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды,для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Основнымизадачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное,полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактическихзатрат на командировочные расходы;
2. документальнаяобоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения всостав затрат;
3. контрольза экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционныецели.
Бухгалтерскийучет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учётрасчетов с подотчетными лицами.
Задачиработы:
· изучитьтеоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфереучета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних измененийзаконодательства;
· проанализироватьдеятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясьдокументами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
· осветить какможно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;
· выдвинутьпредложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетнымилицами.
Целью данной работы является изучение учета и порядокдокументооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».
Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетовс подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».
Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, чтобы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект»действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.
1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетнымилицами
Под подотчетными лицами вбухгалтерском учете понимают работников организации(в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги сусловием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «подотчет»).
Подотчетнымилицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства изкассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, атакже для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретениемматериалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственныенужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждомпредприятии и весьма разнообразны:
· приобретениезапасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров,оплата почтово-телеграфных расходов;
· оплата мелкогоремонта оргтехники, транспортных средств;
· расходы накомандировки по территории Российской Федерации и за границу;
· представительские расходы.
Темарасчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, какпо России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена вэкономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходыотносятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся подпристальным вниманием проверяющих органов.
Но вто же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится,как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описаниюпорядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеютопределённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильноорганизованный учет в значительной степени является залогом достоверногоформирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы поряду налогов.
Привыдаче денежных средств организация обязана:
· определить суммуподотчетных средств и срок, на который она выдается;
· получить отподотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней поистечению срока, на который выданы средства;
· выдать денежныесредства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданнымавансам;
· запретитьпередачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
· определитьперечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежныесредства под отчет.
Правополучать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилииесть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказомруководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работниковхозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает вкомандировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличныеденьги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю –купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить загостиницу.
Всеработники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правилаработы с наличностью.
Вприказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать,какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда онидолжны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Еслинадо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельныйприказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который емувыдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет вбухгалтерию и т.д.
Каждогосотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под распискуознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые ондолжен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
Впроцессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается спроблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. Приэтом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой;каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих посовместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правовогохарактера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросыкомандировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетнымлицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; наоплату представительских расходов.
1.1.Учет представительских расходов.Представительские расходы — этозатраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций,участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, атакже участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
К представительским расходам относятся затраты: по проведениюофициального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичногомероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечениюпредставителей других организаций, связанному с их доставкой до местапроведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих вовстрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих вштате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организациюразвлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участниковпереговоров представительскими расходами не являются.
Предприятиясамостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, ихдокументальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловымипартнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций,часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называютпредставительскими.
Оченьчасто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет,какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.
Кпредставительским расходам относят расходы на:
· официальный приеми (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих впереговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) илииного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведенияуказанных мероприятий;
· проведениеофициального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) дляуказанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика,участвующих в переговорах;
· транспортноеобслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительскогомероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
· буфетноеобслуживание во время переговоров;
· оплата услугпереводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению переводаво время проведения представительских мероприятий.
Составпредставительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. Посравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением вцелях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них невключаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и длясопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочиерасходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит кпредставительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха,профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.
Согласноп.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового)периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный(налоговый) период.
Представительскиерасходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтомупомимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документовнеобходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательскойдеятельностью учреждения.
1.3.Учетрасчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходыКомандировочные расходы возникают вследствиеоплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.Командировка — это поездка работника в другую местностьдля выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы пораспоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников,постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер,командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работникорганизации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местностьработника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договорподряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированномуработнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду кместу командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услугсвязи или почты). На оплату таких расходов работнику перед егоотъездом в командировку выдается аванс.
Дляправильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами приосуществлении ими командировок необходимо учитывать:
· целькомандировки;
· ктонаправляется в командировку;
· местокомандировки;
· сроккомандировки;
· какие расходыдопускаются нести работнику в служебной командировке;
· условиякомандировке за пределами России;
· порядокоформления командировки;
· порядок учетарасходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Целькомандировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов,понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можноподразделить на служебные и непроизводственные.
Всоответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездкаработника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполненияслужебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников,постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,служебными командировками не признаются.
Подслужебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается такжепоездки работника, которые связаны с:
· покупкой ТМЗ,расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов ивключаются в состав затрат по приобретению запасов;
· осуществлениемработ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочихкапитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
· подготовкой иповышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составесметы на общехозяйственные расходы;
· участия в общихсобраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы покоторой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы наобщехозяйственные нужды;
· другимианалогичными нуждами.
Порядоки размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками,определяются коллективными договорами или локально-нормативными актамиорганизации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебнымикомандировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ дляорганизаций, финансируемых из федерального бюджета.
Командировки,целью которых является деятельность, не связанная с производством, являютсянепроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счетцелевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкамотносятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачейобъектов непроизводственного назначения и т.п.
Порядокоформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62,согласно которой:
· для командировкиработнику оформляется командировочное удостоверение;
· наряду скомандировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
· командировочноеудостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним невыплачиваются суточные;
· фактическое времянахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверениипечатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о дняхотправления, прибытия, выбытия;
· днем выездасчитается день отправления соответствующего транспорта из мест постояннойработы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующеготранспорта;
· передкомандировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдаетсяденежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленногозадания;
· организацииразрешается рассчитываться с командированным работником по предварительномурасчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работникв составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие егорасходы по командировке;
· по возвращении изкомандировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителюорганизации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочногоудостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственныхрасходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию дляотражения в бухгалтерском учете использованной суммы.
Расчетыпо командировке – казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это однаиз самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочныхрасходах.
1.4.учетоперационно-хозяйственных расходов
Предприятия в процессе финансово-хозяйственнойдеятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетнымисуммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходыадминистративно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходыпо командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различныхработ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В такихслучаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под егоответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручениюорганизации.
Денежныесредства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственныерасходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержаниемадминистративных служб и управлением предприятием в целом.
Кадминистративно-хозяйственным расходам относятся канцелярские,почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту врозничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционныенужды.
Выдачаналичных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
· либопод отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
· либов порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов нанужды организации (по решению руководителя организации).
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению врозничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей,материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Первичными оправдательными документами, подтверждающимирасходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные;кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ,оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальныхценностей у физических лиц.
При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лицанужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданныхдоверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, недопускается.
2. Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицамина примере ООО " мебель Комплект".
2.1.ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТРАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Документыпо учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект» подразделяютсяна три вида:
1.Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделекадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебнойзаписки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.
Ктаким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание,командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходныйкассовый ордер.
Приказ(распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. Вприказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или городкомандирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основанииприказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении ивыписывается командировочное удостоверение.
Работнику,командированному для выполнения служебного задания, в соответствии спроизведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаютсяиз кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплатупроездных документов туда и обратно, на проживание и питание.
2.Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно вовремя нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг.К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные наимя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчествакомандированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанцияк приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязансделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочномудостоверении.
Припокупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязанвыдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа — кассовый чек и товарный чек (или накладную).
Кассовыйчек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек долженсодержать следующие реквизиты:
· наименованиеорганизации-продавца;
· идентификационныйномер (ИНН)
· заводскойномер ККМ;
· порядковыйномер чека;
· дата ивремя покупки;
· стоимость(цену) покупки;
· признакфискального режима.
Вместокассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам,утверждённым Министерством финансов РФ.
Товарныйчек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» долженсодержать следующие реквизиты:
· наименованиедокумента;
· датусоставления документа;
· наименованиеорганизации, от имени которой составлен документ;
· содержаниехозяйственной операции
· измерителиприобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении(названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам,количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
· должность иличную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью)организации-продавца.
Всчёте–фактуре должны быть указаны:
· порядковый номерсчёта-фактуры и дата выписки;
· наименованиепродавца в соответствии с учредительными документами;
· идентификационныйномер продавца (ИНН);
· наименованиегрузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовыйадрес;
· идентификационныйномер покупателя (ИНН);
· наименованиетовара (работы, услуги);
· стоимость (цена)товара (работ, услуг);
· налоговаяставка;
· сумма налога надобавленную стоимость;
· странапроисхождения товара;
Счёт-фактураподписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом,ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатьюорганизации.
3.Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировкиобязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течениетрех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчетруководству организации о результатах выполнения служебного задания, вбухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежныхсредств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетнымлицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех формсобственности, кроме бюджетных учреждений.
Наоборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражениясумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов,принятых к учету.
Послепроведения хозяйственно — операционных, представительских расходов, возвращенияиз командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактическиизрасходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов,оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером.Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах иприложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётнойпроверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформлениядокументов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса.Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителемпредприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных суммсдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасходвыдается по расходному кассовому ордеру.
Китоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложениемкомандировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов,накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) иотчет о результатах командировки (см. Рис 1.).
/>Рис 1. Схемапервичной документации
Вслучае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника вкомандировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один издвух вариантов отражения в учете:
1)работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её вкассу организации;
2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовомотчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.
Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыльрасходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащиеобложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплатеединого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчетыс подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражаетсумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенногоперерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовыхордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам исданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачуденежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения вовнематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретениематериальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственныерасходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29«Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41«Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товарыотгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55«Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73«Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами икредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль»,94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов.Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лицв дебет счета 50 «Касса».
2.2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ ИСИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Операциипо расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующихбухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический исинтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной формеучета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учетарасчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии формеведения бухгалтерского учета.
Учет порасчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивныйсчет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятиюили сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходныхкассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетами сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Таблица
Структура 71счета «Расчеты с подотчетными лицами»
По дебету По кредиту Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периодаРасходы,оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10«Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характерарасходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают сподотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитическийучет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовойвыдаче.
В ОООсчет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:
Дебет71 Кредит 50 «Касса»
— навыданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплатууслуг связи.
Дебет71 Кредит 73 «Расчетыс персоналом по прочим операциям»
— оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)
Дебет71 Кредит 91 «Прочиедоходы и расходы»
— отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;
Счет 71«Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции сосчетами:
Дебет10 «Материалы»Кредит 71
— отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
Дебет19 " Налог надобавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71
— учтен НДС, отраженный в счете-фактурепо приобретенным запчастям;
Дебет20 «Основноепроизводство Кредит 71
— приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
Дебет26 „Общехозяйственныерасходы“ Кредит 71
— приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
Дебет 50 „Касса“ Кредит 71
— на суммы, возвращенныев кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
Дебет 60 „Расчеты с поставщиками иподрядчиками“ Кредит 71
— отражена задолженностьорганизации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 70 „Расчеты с персоналом по оплатетруда“ Кредит 71
— на суммы, удержанные иззарплаты подотчетного лица;
Дебет 73 „Расчеты с персоналом по прочимоперациям“ Кредит 71
— если недостача будетудерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 84 „Нераспределенная прибыль(непокрытый убыток)“ Кредит 71
— если командировка носитнепроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
Дебет 91 „Прочие доходы и расходы“Кредит 71
— если недостачу порасчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
Дебет 94 „Недостачи и потери от порчиценностей“ Кредит 71
— если сотрудник неотчитался за выданные ему денежные средства;
Дебет97 „Расходы будущихпериодов“ Кредит 71
— приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.
Регистром дляучета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицамислужит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический исинтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представленияавансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег впогашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этойже строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи,заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровкиоборота по кредиту счета 71.На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения осуммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с началагода, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевымиспользование средств.
Основаниемдля заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы,выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новыеприходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных иизрасходованных.
Ежемесячноитоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты — покорреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книгипереносятся в баланс.
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯУЧЕТАРАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Прирасчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различныхпротиворечий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статьюрасходов.
Убухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторыхрасходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся вслужебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия долженежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникаетвопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты нателефонные переговоры.
Расходына телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случаепредоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счетугостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которымзвонил командированный, а также пояснительной записки командированного, вкоторой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характерпереговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затратпо статье „услуги связи“.
Еслителефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанныхдокументов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету»исключаемые из себестоимости при налогообложении".Затратына производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику,но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и непредусмотрена действующим законодательством, она должна производится изприбыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, ивключаться в совокупный облагаемый доход физического лица дляисчисленияналога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.
Учитывая недостаточностьроссийской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относитьзатраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счетсуточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.
Командировочное удостоверениеможно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на местопостоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако,рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировкиопределяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствиикомандировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности спроверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованностикомпенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается приприобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями дляпроизводственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничнойторговле).
Делов том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарныхчеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленныхтак же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатьюпредпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц»не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговуюинспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этойорганизации.<sup/>
Организация-покупательдолжна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.
Этисведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя,его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет,особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможнымполучить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указанынаселенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер егорегистрационного свидетельства.
Поэтомусотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен бытьпроинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и приневозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе,продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применениемконтрольно-кассовых аппаратов, — отказаться от покупок для нужд организации именноу этого продавца.
Нередковстречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например,авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена исотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та,которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников можетбыть компенсирована указанная разница?
Руководительпредприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов,учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако даннаякомпенсация не относится к командировочным расходам (так как командировкафактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренныхдействующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счетприбыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
Выплаченнаякомпенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника,облагаемый налогом на доходы.
Болееширокое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документовможет являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичногоучета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами,что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизитьвероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистрыбухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации,что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учетарасчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Этомутакже способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовыхунифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.
Заключение
В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работыбыли достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе иотражающие актуальность данной темы.
А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов сподотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетныхсумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.
Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты,применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетнымилицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетнымилицами ведется на активно-пассивном счете 71.
Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлениирасчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформленияоправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица;отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммыпроизведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершатьданные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определенииналогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.
Списокиспользованной литературы
1. Абрамова Н.В.,Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами //Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
2. Арефкина Е. И.Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в РоссийскойФедерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2004.
3. Бухгалтеру иаудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб.- 2005.
4. Бухгалтерскийучет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
5. Волкова Л.В.Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников //Главбух.-2003.-№5.-с.47-58
6. Загарова Н.А.Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерскийучет.-2007.-№3.-с.43-44
7. Земсков В.В.Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41
8. Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.
9. Максимова Л.Н.Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух.- 2005. -№ 2.
Приложение 1
/>
/>
приложение 2
ООО«Мебель Комплект»
Приказ№
от200 г.
О порядке выдачи денежных средств под отчетПриказываю:
1.В 200 году выдавать наличные деньги под отчет следующим работникам:
менеджеру
менеджеру
бухгалтеру.
2.Денежные средства под отчет выдаются на срок не превышающий 7 рабочих дней смомента их выдачи.
ДиректорООО «Мебель Комплект» _________________/Горбенко Н.В./
ООО «Мебель Комплект»
Приказ№
от200 г.
Оустановлении размера (норм) суточных
Приказываю:
В 200 году установить размерсуточных при командировках по территории России — рублей в сутки.
ДиректорООО «Мебель Комплект» _________________/Горбенко Н.В./
/>
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
/>
/>