Реферат: Учет расчетов с подотчетными лицами
Введение
В процессефинансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникаетнеобходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ иуслуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В такихслучаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет длявыполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличныедля предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, напредставительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в другихорганизациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанныхуслуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
С этих позиций выбраннаятема курсовой работы актуальна.
Основными задачамибухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное,полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затратна командировочные расходы;
2. документальнаяобоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения всостав затрат;
3. контроль заэкономным и рациональным использованием денежных средств нахозяйственно-операционные цели.
Бухгалтерский учет сподотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации ибольшой круг бухгалтерской документации.
Цель данной работы –рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организацииконтроля расчетов с подотчетными лицами.
Задачи работы:
1. изучитьтеоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфереучета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних измененийзаконодательства;
2. проанализироватьдеятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясьдокументами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
3. осветить какможно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;
4. выдвинутьпредложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетнымилицами.
Методологической основойнаписания курсовой работы являются нормативные документы по ведениюбухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания иданные действующего предприятия.
Объектом исследованияявляется конкретное предприятие – Общество с ограниченной ответственностью«Чернушкастройкерамика». Период исследования 2006 – 2007 гг.
1. Экономическаясущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами
1.1.Выдача и учет подотчетных сумм.
Определенные видыхозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетногосчета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускаетсярасход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являютсясотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежныесредства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации вучетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет,классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные иоперационные расходы (1, с.43).
Денежные средства могут выдаватьсяпод отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки заналичный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретениеГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иныехозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательнымиусловиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденногоруководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго поцелевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.
Выдача денежных средствпод отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтервыписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника,подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую суммуаванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передачаподотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчетвыдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчиталсяпо предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность поподотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс. (9, с. 8).
Согласно Порядку ведениякассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны непозднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со днявозвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет обизрасходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (10, с.35).
Сроки, на которыевыдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Этисроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказеможет быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разныесроки для разных подотчетных лиц.
Порядок выдачиподотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимопредусмотреть в приказе по учетной политике организации.
Учет по расчетам с подотчетнымилицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этоактивно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженностиподотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданныепод отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы,использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходнымкассовым ордерам (9, с.8).
Служебной командировкойпризнается поездка работника по распоряжению руководителя организации длявыполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40дней, не считая времени нахождения в пути.
Во время командировки (втом числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняетсясредний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по меступостоянной работы.
Предприятия, как правило,ведут специальные журналы – «Журнал учета работников, прибывших изкомандировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которыхработник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить фактполучения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведениеэтих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.
Фактическое времянахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам вкомандировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадровна основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчествоработника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметкио выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них иприбытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работниксдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляетавансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организацииили лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы,подтверждающие произведенные им расходы.
Командированномуработнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличииприложенных оправдательных документов:
· расходы по наймужилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
· расходы попроезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездахпостельными принадлежностями;
· расходы попроезду транспортом общего пользования к месту командировки;
· суточные за времяпребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
· различныестраховые и комиссионные сборы;
· сборы за услугиаэропортов, вокзалов;
· расходы на провозбагажа (1, с. 44).
На приобретенныеподотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложенынакладная или приходный ордер на оприходование средств (12, с.276).
Суточные выплачиваютсякомандированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласностатьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организациисамостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются вразмерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).
В соответствии с пунктом3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Для целей налогообложенияприбыли размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один деньпребывания в командировке.
Нормы расходоворганизаций на выплату суточных в пределах в целях налогообложения прибыли,расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией,утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.
Поэтому в учетнойполитике для целей бухгалтерского учета может быть лишь уточнена схемабухгалтерских записей для случаев, когда выплата суточных производится вразмерах, превышающих необлагаемые суммы.
Организация, выполняяфункции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму превышенияфактических суточных над необлагаемой этим налогом суммы суточных. УдержаниеНДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактическойвыплате указанных денежных средств налогоплательщику (11, с.15).
Если подотчетное лицорассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимопомнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгамимежду юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000рублей.
Если работник неполностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтериюавансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную суммуаванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру(форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету дляподтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме (9, с.9).
Учет операций по расчетамс подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именноздесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагиваютнесколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.
1.2. Нормативно– законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
Ведение бухгалтерскогоучета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии снормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны кприменению, другие носят рекомендательный характер.
В зависимости отназначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в видеследующей системы:
· 1-ый уровень(законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи,основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации иведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
· 2-ой уровень(нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достовернойинформации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представленияинформации в бухгалтерской отчетности.
· 3-ий уровень(методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в нихизложены методические указания, разъяснения по вопросам постановкибухгалтерского учета.
· 4-ий уровень(организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ обухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерскийучет самостоятельно формируют свою учетную политику.
В силу того, что расчетыс подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так иналогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.
Основные положения поотражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированыв Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) (13).
Порядок выдачи средств нахозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведениикассовых операций» (14).
В связи с тем, чторасчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размеррасчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам УказанияЦентрального Банка РФ (15), в соответствие с которым предельный размер расчетовналичными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать100 000 руб. (3-ий уровень).
Расчеты с подотчетнымилицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога наприбыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физическихлиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующихглавах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость»,регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счетподотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24«Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм,полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций»оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных подотчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).
Кроме того, расчеты сподотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету№10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).
При оформлении командировочныхрасходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговариваетперечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).
Размер суточныхустанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ыйуровень) (19).
Основными документамичетвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:
1. Учетная политика,формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителеморганизации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организацииустановлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказомМинфина России от 09.12.1998 г. №60н.
2. Утвержденныеруководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов сподотчетными лицами:
· приходныйкассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращаетв кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
· расходныйкассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств подотчет;
· командировочноеудостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работникав командировке;
· авансовый отчет сприложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов,накладных и т.д.).
3. Утвержденныйруководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемыхорганизацией синтетических счетов и субсчетов.
2. Учетрасчетов с подотчетными лицами в ООО «Чернушкастройкерамика»
2.1.Организационно-экономическая характеристика предприятия
ООО«Чернушкастройкерамика» относится к предприятиям строительной промышленности.Оно построено по проекту институтов «Заводпроект» г. София народная республикаБолгария и «Союзпромстром» г. Москвы для частичного покрытия дефицита встеновых каменных материалов Пермской области, введено в эксплуатацию актомрабочей комиссии от 29.12.1982 г. и является единственным крупным предприятиемпо производству керамического кирпича на юге Пермского края. ООО«Чернушкастройкерамика» является дочерним предприятием ЗАО «Пермстром» (г.Пермь).
Предприятие являетсяюридическим лицом, имеет в хозяйственном ведении имущество, может от своегоимени приобретать и осуществлять имущественные права, имеет расчетный счет вЗападно-Уральском Банке Сбербанка РФ г. Пермь и самостоятельный баланс.
На балансе предприятияимеются две промплощадки, одна – завод, расположена в г. Чернушка, втораякарьер глин в 7 км от города. ООО «Чернушкастройкерамика» расположено наюго-восточной окраине города Чернушка, в районе, предусмотренном генпланомгорода для промышленной застройки. С севера предприятие ограничено автодорогой,за которой расположены предприятия – АООТ «Агрохимсервис», Агролицей №66.
В восточной части кпредприятию примыкает промплощадка асфальтобетонного завода Чернушинского ДРСУ.
Место нахожденияпредприятия: 617833 Пермский край г. Чернушка пер. Льнозаводской, 8.
Организационно-правоваяформа или форма собственности предприятия – частная.
Основные видыдеятельности ООО «Чернушкастройкерамика»: выпуск строительных материалов; выпусктоваров народного потребления; посредническая и коммерческая деятельности; транспортныеуслуги.
Основным видом продукциипредприятия является производство керамического кирпича, применяемого длякладки наружных и внутренних стен и других элементов зданий и сооружений.
Виды кирпича:
1. ГОСТ 530-95(одинарный утолщенный, камни керамические, рифленый, гладкий) (приложение А1);
2. кирпич полнотелый(печной) с технологическими пустотами до 13% (приложение А2);
3. фигурный(приложение А3).
ООО«Чернушкастройкерамика» выпускает также глазурованный кирпич разных оттенков(приложение А4), который используется для облицовки стен зданий, декорированиякаминов, печей, клумб и т.д.
Потребителями продукцииявляются многие Пермские строительные фирмы и компании, большое количествокирпича поставляется в другие регионы России: Башкортостан, Свердловскую,Тюменскую области (приложение А5).
Сырьем для производствакирпича является глина Таушинского месторождения. Доставка сырья на заводпроизводится технологическим транспортом – автосамосвалами КрАЗ, КамАЗ.
Производство кирпичаосуществляется по пластическому способу формования на оборудовании НароднойРеспублики Болгарии первого поколения, представленному двумя технологическимилиниями по приему, переработке, формованию и перекладке кирпича.
Теплоснабжениепредприятия осуществляется от собственной котельной, которая работает наприродном газе. Газоснабжение осуществляется от газопровода Чернушка-Пермь.
Для обеспечения выпускапродукции имеются основные и вспомогательные цеха: производственный, ОДГ, ГПО,отделение ремонта печных вагонеток, склад готовой продукции, котельная,мехмастерская, карьер, строй-участок, административно-бытовой корпус.
Для более полногоиспользования производственных мощностей оказываются услуги сторонниморганизациям. В столярном цехе изготавливаются дверные блоки и различныепрофильные детали. Котельная обеспечивает тепловой энергией соседниепредприятия, детские сады и жилые дома.
Но не толькопроизводством единым озабочено руководство предприятия. Здесь стремятся создатьвсе условия для плодотворного труда и полноценного отдыха работников. Напредприятии оборудованы душевые, комната для приема пищи, сауна.
Постоянно в центревнимания охрана труда.
Основными конкурентами попроизводству кирпича являются заводы: Ревдинский, Ижевский, на Закаменной.
ООО«Чернушкастройкерамика» действует на основании Устава, утвержденного общимсобранием учредителей от 01.12.2000 года. Учредителями общества являются ЗАО«Пермстром» с долей вклада 52,52%; 8 физических лиц.
Организационная структурапредприятия представлена в приложении Б1, а производственная в приложении Б2.
В ООО«Чернушкастройкерамика» ведется автоматизированный бухгалтерский учет сиспользованием программы «1С: Предприятие» версия 7.7. В штате числятся 4бухгалтера: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер позаработной плате и расчетам; а также бухгалтер по учету материалов, основныхсредств, не материальных активов и т.д.
Специалисты ООО«Чернушкастройкерамика» никогда не стоят на месте и не намерены останавливатьсяна достигнутом. В их планах расширить номенклатуру выпускаемых изделий, освоитьболее полно производство цветного облицовочного кирпича, повышать пустотностькерамических камней. Все это должно расширить возможности примененияЧернушинской стройкерамики, сделать ее более энергоэффективной, менеематериалоемкой, а значит и – конкурентоспособной по цене.
2.2. Первичныйучет расчетов с подотчетными лицами
Все хозяйственныеоперации, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.
Документ – этооправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способомдля ее передачи во времени и пространстве.
Эти документы являютсяпервичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерскийучет.
Документы по учету расчетовс подотчетными лицами в ООО «Чернушкастройкерамика» подразделяются на три вида.
Документы, относящиеся кпервому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтериипредприятия до начала командировки на основании служебной записки отзаинтересованного подразделения, отдела, цеха.
К таким документамотносятся: заявление о командировании (приложение В1), заявление на выдачуаванса (приложение В2), приказ руководителя, служебное задание, командировочноеудостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ (распоряжение)является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). Вприказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, городкомандирования, планируемый срок командировки, цель командировки (приложение В3).Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получитькопию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметкуза подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долгпо ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителяопределяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение)и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение В4).
В заявлении на выдачуаванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается иутверждается директором предприятия.
Работнику,командированному для выполнения служебного задания, в соответствии спроизведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаютсяиз кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплатупроездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение В5).
Кроме того, при выдачеденежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей уюридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю,необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.
Доверенность (форма №М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенноголица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщикомпо наряду, счету, договору, заказу, соглашению (приложение В6). Корешокдоверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенностьостается у поставщика.
Документы второго видакомандированный работник получает самостоятельно во время нахождения вкомандировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплатыработ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки,оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена иотчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности;квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того,командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в местекомандировки в командировочном удостоверении.
При покупке за наличныйрасчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, апокупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый и товарныйчеки (или накладную).
Кассовый чек являетсядокументом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек долженсодержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца;идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; датуи время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.
Товарный чек (илинакладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержатьтакие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа;наименование организации, от имени которой составлен документ; содержаниехозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) внатуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» ит.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара недопускаются); должность и личную подпись ответственного лица, завереннуюштампом (печатью) организации-продавца.
В счете-фактуре должныбыть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименованиепродавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номерпродавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительнымидокументами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН);наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг);налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.
Счет-фактураподписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицомответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатьюорганизации.
Третий вид – итоговаядокументация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку оприбытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончаниякомандировки по приказу представить подробный отчет руководству организации орезультатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию –авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение Г).Для ввода в информационную базу программы 1С: Предприятие авансового отчета втиповой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документформирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.
Документ «Авансовыйотчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.
На первой закладке«Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражаетсяна лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняетсятабличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.
Прежде всего, на первойзакладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». Взависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются врублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, вкоторой выдавался аванс.
Реквизит «Сотрудник»заполняется выбором из справочника «Сотрудники».
Если предоставляетсяавансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите«Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.
На закладке «Лицеваясторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных кавансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником попредыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается суммазадолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввестивручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будетпоказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета(сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).
Закладка «Оборотнаясторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.
В ней нужно указать:
· дату или интервалдат совершения расходов;
· выбратькорреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
· указать общуюсумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документамили по расчету (суточные);
· сумму НДС;
· назначениерасходов (кому, за что и по какому документу).
Заполненную форму нужносохранить и провести (кнопка «ОК»).
При проведении документапо каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, накоторые списываются затраты данного наименования.
Авансовый отчет составляетсяв одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
Проверенные бухгалтериейавансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимаетсяк учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом поприходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовомуордеру.
На основании данныхутвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетныхденежных сумм в установленном порядке.
Таким образом, к итоговойдокументации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочногоудостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных,счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет орезультатах командировки. Схема первичной документации представлена вприложении Д.
2.3.Аналитический и синтетический учет
В ООО «Чернушкастройкерамика»бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7».
Учет расчетов с подотчетнымилицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезесубсчетов:
71.1 «Расчеты сподотчетными лицами в рублях»;
71.11 «Расчеты сподотчетными лицами в валюте». В 2006 и 2007 гг. данный субсчет неиспользовался, так сотрудники не были направлены в командировки за рубеж.
Счет 71 — активно-пассивный,сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию илисумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основаниирасходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласноавансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Таблица 1
Структура 71счета «Расчеты с подотчетными лицами»
По дебету По кредиту Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода Сальдо начальное – это остаток долга подотчетному лицу на начало периода Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица Сальдо дебетовое на конец периода – это остаток долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода – это остаток долга подотчетному лицу на конец периодаДля получения информациио наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных вкассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах,предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Дляобозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтериииспользуется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детальнораскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.
В ООО«Чернушкастройкерамика» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет71 Кредит 50 «Касса» — выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы;возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных изкассы.
Счет 71 кредитуется вкорреспонденции со счетами:
1. Дебет 10,41,08,07Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.
2. Дебет 20,25,26Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.
3. Дебет 91-2 Кредит71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составепрочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 – списан НДС по расходамнепроизводственного характера.
4. Дебет 28 Кредит71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкойбракованной продукции.
5. Дебет 19 Кредит71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 –произведен налоговый вычет.
6. Дебет 44 Кредит71 – списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции(товаров).
7. Дебет 94 Кредит71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.
8. Дебет 50 Кредит71 — оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником ивозвращенные в кассу организации.
Регистром для учетаопераций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служитжурнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический исинтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строкаи по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных суммили получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будутпроизведены на той же строке.
Используемая программа, позволяетдетализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» вразрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица,отдельной даты.
На основании разнесенных расходныхкассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов – наизрасходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров – нарасхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяетсформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения осостоянии расчетов с подотчетными лицами.
Стандартный отчет «Оборотно-сальдоваяведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчетпо движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечноесальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащийинформацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получениясводной информации по расчетам с подотчетными лицами.
Для вывода даннойведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» меню«Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдоваяведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этомзапросе надо указать, за какой период необходимо сформироватьоборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода идаты окончания периода.
Установив нужныепараметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программасформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К1).
Стандартный отчет «Журнал-ордерсчета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальноесальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период,детализированный по подотчетным лицам.
Для вывода данного отчетанеобходимо выбрать пункт «Журнал-ордер по счету 71 по субконто» меню «Отчеты»главного меню программы. При выборе пункта «Журнал-ордер счета по субконто» наэкран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, закакой период необходимо сформировать журнал-ордер. Период задается выбором датыначала периода и даты окончания периода.
Установив нужныепараметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программасформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К2).
Стандартный отчет«Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет подвижению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечноесальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).
Для получения данногоотчета надо выбрать пункт «Журнал-ордер и ведомость по счету» меню «Отчеты»главного меню. На экран будет выведен запрос параметров отчета. В запросе надоуказать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость.Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.
Установив нужныепараметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программасформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К3).
Стандартный отчет «Анализсчета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета сдругими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конецпериода (приложение К4).
Стандартный отчет «Анализсчета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета сдругими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и наконец периода в разрезе объектов аналитического учета (приложение К5).
Стандартный отчет«Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и остатковсчета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов исоставлении отчетности.
Для получения оборотовсчета надо выбрать пункт «Обороты счета (главная книга)» меню «Отчеты» главногоменю. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. Взапросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимосформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и датыокончания периода.
Установив нужныепараметры настройки, нужно нажать на кнопку «Сформировать». Программасформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К6).
Стандартный отчет«Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данномусчету по конкретным значениям объектов аналитического учета – подотчетных лиц.Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода,обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы:«Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующиесчета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующиесчета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д –дебетовое, К – кредитовое) (приложение К7).
Также существуетстандартный отчет «Карточка счета с выбранным значением субконто» позволяетполучить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.
Ежемесячно итоги изжурнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – покорреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книгипереносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность порасчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке628.
Движение документовпредставлено в приложении Л.
Чаще всего черезподотчетных лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможностьосмотра технического состояния приобретаемого оборудования.
В исследуемых периодах (в2006-2007 гг.) стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетнымилицами в результате использования предприятием программы «1С: Предприятие»,которая позволяет механизировать обработку информации о командированныхработниках, понижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичныхдокументов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количествопервичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышениюточности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
3.Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами
В ООО«Чернушкастройкерамика» в командировку направляется любой сотрудник организациипо усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющихправо получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что припроверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм неустановлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены впределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятиивыдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафныесанкции.
Чтобы избежать это, напредприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден переченьлиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должныбыть установлены:
· сроки, на которыевыдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
· порядокпредставления авансовых отчетов;
· запрещение выдачиденег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданномуавансу;
· запрещениепередачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Перечисленных в приказесотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке. Пример приказапредставлен в приложении М1.
Также необходимо создатьписьменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Пример данногоприказа представлен в приложении М2.
Часто по невнимательностибухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовыеотчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано«хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит длярасшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробноописано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.
К такому товарному чекуналоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицоприобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, носроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В такомслучае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ6/01 «Учет основных средств».
Допущенную ошибкубухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию изуполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретнои для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету ислужит оправдательным документом.
Также по неопытностиподотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда наприобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) суказанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. Всоответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельныйразмер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не толькосамому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуацииявляется замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.
В ООО«Чернушкастройкерамика» встречается такая ситуация, когда командированномуработнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей.Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как упредприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данныхденежных средств на свои нужды.
Существует определеннаяпоследовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или инойпродукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затемснять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.
А можно, заранее снять срасчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можнобудет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупкунеобходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превыситьлимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 21300рублей.
Находясь в командировке,зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия илифирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаяхорганизация должна компенсировать стоимость переговоров.
Но на предприятии всетелефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетноголица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами.Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты заналичный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек исама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетногодокумента, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, этирасходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие,может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частностибухгалтерскую справку или авансовый отчет.
Согласно п. 1 ст. 252 НКРФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты,подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ,и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Такимобразом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты,является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаныдокументами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всегоподтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 №А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретениеэкспресс-карт должны быть возмещены работодателем.
Единственной неразрешимойпроблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура непредоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычетуНДС.
Так же дело обстоит приоплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы.
Лучшим разрешением даннойпроблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогдапредприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающиедокументы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).
Для подтверждениязаконности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные иоперационные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которойсличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальныхценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.Пример данной ведомости представлен в приложении Н.
Чтобы контролироватьприбывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников,прибывших из командировки (приложение П1).
Также нужно вести журналрегистрации работников, направленных в командировку (приложение П2).
Для того чтобы былозначительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штатпредприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер по расчетам сподотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами икредиторами.
Лишь, соблюдая все«подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем приналоговых проверках.
4. Выводы ипредложения
На примере конкретногопредприятия ООО «Чернушкастройкерамика» была рассмотрена организация учетарасчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.
Рассмотрены такие вопросыкак: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет призакупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направленииподотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующихопераций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Как выяснилось, напредприятии деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам, таккак не всегда есть возможность приобретения ТМЦ безналичным путем.
Вследствие переходапредприятия в 2006 году на автоматизированный учет с использованием программы1С: Предприятие стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетнымилицами по сравнению с предыдущими годами, так как программа позволяетмеханизировать обработку информации о командированных работниках, снижаетвероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов врегистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетнойдокументации, что, в свою очередь, способствует повышению точности иоперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Данная программапозволяет формировать стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогови составлении отчетности.
В ООО«Чернушкастройкерамика» существуют нарушения правил расчетов с подотчетнымилицами».
А именно, отсутствиеприказа о порядке и выдаче денежных средств под отчет и письменного приказа обустановлении размера (норм) суточных. Если данная ситуация не будет исправлена,то предприятию будут предъявлены налоговыми органами штрафные санкции.
Бывает, что к учетупринимаются отчеты с приложением товарного чека, где указано «хозтовары» или«канцтовары». Это недопустимо, так как товарный чек служит для расшифровкисведений указанных в кассовом чеке.
У предприятия нетспециального разрешения обслуживающего банка на использование наличных денежныхсредств на свои нужды, поступившие в кассу от покупателей. Бухгалтерияпредприятия забывает, что существует определенная последовательность выдачиденег подотчетнику на приобретение ТМЦ, и выдает данные денежные средствасотруднику организации.
Также встречаются случаи,когда предприятие не соблюдает Указание ЦБ РФ от 20.07.2007 г. об установленномпредельном размере расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами,который установлен в размере 100 000 рублей. За такое нарушение грозитштраф предприятию и его руководителю.
В ООО«Чернушкастройкерамика» все телефонные переговоры оплачиваются за счетсобственных средств подотчетного лица, так как подтверждающим документомявляется только кассовый чек. Чтобы исправить данную ситуацию необходимозаключить договор на оказание услуг сотовой связи, тогда операторы смогутпредоставить все подтверждающие документы.
Чтобы нарушений при расчетахс подотчетными лицами стало меньше, необходимо ввести в штат предприятия бухгалтерапо расчетам.
Таким образом, правильноорганизованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятииобеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем сналогообложением и аудиторской проверкой.