Реферат: Учет расчетов с подотчетными лицами
УЧЕТРАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Выдача денежных средств под отчет работникамбюджетного учреждения производится для расчетов по оплате труда, транспортных,коммунальных услуг, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, основныхсредств, горюче-смазочных материалов и т.д., а также в виде аванса накомандировочные расходы.
Особенности учета расчетов с подотчетными лицами
С введением в действие новой Инструкции N 70н<1> изменился порядок учета и оформления результатов авансов, выданныхподотчетным лицам. Если ранее, в соответствии с Инструкцией N 107н <2>,применялась мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета, то послевступления в силу Инструкции N 70н используются регистры бюджетного учета. Вприведенной таблице можно увидеть, в чем состоит отличие порядка ведения учетарасчетов с подотчетными лицами по той и другой Инструкции.
--------------------------------
<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. ПриказомМинфина России от 26.08.2004 N 70н.
<2> Инструкция по бухгалтерскому учету вбюджетных учреждениях, утв. Приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н.
Объекты учета Инструкция N 70н Инструкция N 107нРасчеты с
подотчетными
лицами в
учреждении
Журнал операций
расчетов с
подотчетными лицами
Мемориальный ордер N 8
(накопительная
ведомость по расчетам
с подотчетными лицами
ф. 386)
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (утв.Приложением N 3 к Инструкции N 70н) должен иметь следующие обязательныереквизиты:
Состав обязательных реквизитов и показателей заголовочной части содержательной части оформительной частиДата (за месяц),
наименование
учреждения
(структурного
подразделения),
наименование и код
по реестру
получателей
бюджетных средств
(РПБС) главного
распорядителя
(распорядителя),
единица измерения
(ОКЕИ или ОКВ)
Дата, номер и
наименование документа
(авансовый отчет,
расходный ордер,
приходный ордер);
наименование
показателя (фамилия,
имя, отчество
подотчетного лица),
номер счета бюджетного
учета по дебету и
кредиту; сумма;
итоговые суммы по
дебету и кредиту
счетов бюджетного
учета (с входящими и
исходящими остатками)
по каждому
подотчетному лицу и в
целом по учреждению;
количество приложений
Подписи, расшифровки
подписей главного
бухгалтера и
исполнителя (с
указанием должности);
дата
Основное отличие в учете расчетов с подотчетнымилицами заключается в том, что по Инструкции N 70н учет ведется по отдельнымсчетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяетконтролировать расходование денежных средств. В Инструкции N 107н разделения посубсчету 160 не предусматривалось. Изменилась и форма отчета по израсходованнымсуммам. Ранее о расходовании авансовых сумм подотчетные лица представлялиавансовый отчет по форме 286. С введением в действие Инструкции N 70н бюджетнымучреждениям для оформления отчета следует руководствоваться Постановлением N 55<3>, которое применяется ко всем организациям, за исключением бюджетных.Однако до настоящего времени форма авансового отчета для бюджетных учрежденийне утверждена.
--------------------------------
<3> Постановление Госкомстата России от01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетнойдокументации N АО-1 „Авансовый отчет“.
Организация расчетов с подотчетными лицами
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовыхопераций <4> при выдаче денежных средств под отчет необходимо соблюститри условия:
— денежные средства под отчет выдаются на основаниираспоряжения руководителя учреждения только лицам, работающим в данномучреждении;
— передача полученных подотчетных сумм однимработником другому запрещается;
— при имеющейся задолженности за подотчетным лицомпо ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет недопускается.
--------------------------------
<4> Порядок ведения кассовых операций в РФ,утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
Пунктом 157 Инструкции N 70н предусмотрено, что дляполучения денежных средств под отчет работник должен написать заявление, вкотором он указывает назначение аванса и срок, на который выдаются денежныесредства. В заявлении о выдаче денежных средств под отчет работник бухгалтерииделает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по ранее выданномуавансу (представлен отчет о его расходовании, и остаток денежных средств сдан вкассу).
Выдача денежных средств под отчет производится изкассы бюджетного учреждения по расходным кассовым ордерам ф. 0310002,утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 „Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учетукассовых операций, по учету результатов инвентаризации“.
Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операцийустановлено, что после расходования денежных средств подотчетное лицо непозднее трех рабочих дней составляет авансовый отчет, к которому нужноприложить все документы, подтверждающие произведенные расходы. Остатокнеиспользованного аванса следует внести в кассу учреждения также в течение трехрабочих дней после произведенных расходов.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ, если подотчетноелицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратилоостаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать суммузадолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс.
В новой системе бюджетного учета учет расчетов сподотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 „Расчеты с подотчетнымилицами“, который является аналогом субсчета 160 „Расчеты сподотчетными лицами“. Учет организован в соответствии с Классификациейопераций сектора государственного управления (КСОГУ) по следующим аналитическимсчетам:
0 208 01 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате труда“
0 208 02 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате услуг связи“
0 208 03 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате транспортных услуг“
0 208 04 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате коммунальных услуг“
0 208 05 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате арендной платы за пользование имуществом“
0 208 06 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате услуг по содержанию имущества“
0 208 07 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате прочих услуг“
0 208 08 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате пособий по социальному страхованию населения“
0 208 09 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате пособий по социальной помощи населению“
0 208 10 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственногоуправления“
0 208 11 000 „Расчеты с подотчетными лицами пооплате прочих расходов“
0 208 12 000 „Расчеты с подотчетными лицами поприобретению основных средств“
0 208 13 000 „Расчеты с подотчетными лицами поприобретению нематериальных активов“
0 208 14 000 „Расчеты с подотчетными лицами поприобретению материалов“
0 208 15 000 „Расчеты с подотчетными лицами поприобретению ценных бумаг“
0 208 16 000 „Расчеты с подотчетными лицами поприобретению акций и иных форм участия в капитале“
Счета 0 208 01 000 и 0 208 08 000 предназначены длявыплаты начисленной заработной платы и пособий через раздатчиков, для оплатысуточных.
Счета 0 208 02 000, 0 208 03 000, 0 208 04 000, 0208 05 000, 0 209 06 000, 0 208 07 000 применяются для оплаты услуг в техслучаях, когда по заключенным договорам предусмотрена оплата наличнымиденежными средствами. Кроме того, по счету 0 208 07 000 оплачиваются расходы попроживанию в командировке.
Счет 0 208 10 000 предназначен для выплатысоциальных пособий.
Счет 0 208 11 000 используется для оплаты расходов,для учета которых Планом счетов бюджетного учета не предусмотрено открытиеотдельных аналитических счетов (оплаты труда работников, не состоящих в штатебюджетного учреждения, и т.д.).
Счета 0 208 12 000 и 0 208 13 000 предназначены дляучета оплаты основных средств и нематериальных активов, а также учета работ поих доставке и установке подотчетными лицами. Произведенные расходы списываютсяна счета учета капитальных вложений.
Выдача денежных средств под отчет производится приналичии выделенных бюджетных средств в пределах лимитов по статьям ЭКР.
Корреспонденция счетов
В соответствии с п. 159 Инструкции N 70н операцииоформляются следующими бухгалтерскими записями.
1. Отражены операции по выдаче под отчет денежныхсредств из кассы по дебету соответствующих аналитических счетов 0 208 хх 560как увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплатесоответствующих услуг и расходов и кредиту счета 0 201 04 610 „Выдача изкассы“.
2. Отражены операции об израсходованных суммахаванса по кредиту аналитических счетов 0 208 хх 660 как уменьшение дебиторскойзадолженности подотчетных лиц по оплате услуг и расходов и дебету счетов 0 10505 340 „Увеличение стоимости прочих материальных запасов“, 0 106 01310 „Увеличение капитальных вложений в основные средства“, 0 106 02320 „Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы“, 0 10603 330 „Увеличение капитальных вложений в непроизводственные активы“,0 106 04 340 „Увеличение стоимости изготовления материалов, готовойпродукции“, 0 401 01 200 „Расходы учреждения“, 0 204 02 530»Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале", 0 204 03520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций», 0 302 хх 830как уменьшение соответствующей кредиторской задолженности подотчетных лиц пооплате работ и услуг.
3. Отражен возврат в кассу неиспользованного остаткааванса по кредиту аналитических счетов 0 208 хх 660 как уменьшение дебиторскойзадолженности подотчетных лиц по оплате соответствующих услуг и расходов идебету счета 0 201 04 510 «Поступления в кассу».
Учет хозяйственных расходов
К хозяйственным расходам относятся расходы поприобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочныхматериалов, запасных частей к оборудованию и т.д. При приобретениитоварно-материальных ценностей подотчетное лицо должно приложить к авансовомуотчету контрольно-кассовый и товарный чеки. В случае оплаты текущего ремонта кавансовому отчету следует приложить, кроме ККЧ, акт выполненных работ.
В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами вРФ между юридическими лицами по одной сделке» работник учреждения,которому выданы денежные средства под отчет, должен соблюдать предельный размеррасчетов наличными деньгами по одной сделке, то есть такой предел должен бытьне более 60 тыс. руб.
Согласно п. 160 Инструкции N 70 учет выданныхденежных средств на хозяйственные расходы ведется в соответствии с КОСГУ насчетах 0 208 12 000, 0 208 13 000, 0 208 14 000.
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетнойклассификации <5> хозяйственные расходы оплачиваются по следующимподстатьям ЭКР:
310 «Увеличение стоимости основныхсредств»
320 «Увеличение стоимости нематериальныхактивов»
340 «Увеличение стоимости материальныхзапасов»
--------------------------------
<5> Приказ Минфина России от 10.12.2004 N 114н«Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификацииРФ».
Рассмотрим стандартную ситуацию по использованиюденежных средств, выданных на хозяйственные расходы.
Пример 1. Михайлов И.И. получил под отчет аванс наприобретение запасных частей к автотранспорту в сумме 5000 руб. Запчастиприобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращенв кассу учреждения.
Денежные средства поступили в кассу бюджетногоучреждения из банка с лицевого счета внебюджетных средств на общую сумму 5000руб. по подстатье 340 «Увеличение стоимости прочих материальныхактивов».
В учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.Выдан из кассы для
приобретения запасных
частей аванс
2 208 14 560
Увеличение
дебиторской
задолженности
подотчетных
лиц по
приобретению
материалов
2 201 04 610
Выдача
из кассы
Приобретены запасные
части
2 105 05 340
Увеличение
стоимости
прочих
материальных
запасов
2 208 14 660
Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных
лиц по
приобретению
материалов
Возвращен в кассу
учреждения остаток
неизрасходованного
аванса
2 201 04 510
Поступления
в кассу
2 208 14 660
Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных
лиц по
приобретению
материалов
Учет подотчетных сумм на иные расходы
Из кассы денежные средства выдаются под отчет нетолько на хозяйственные расходы и командировки, но и на другие цели, а именно:на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами позаключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др.
Приведем пример учета расчетов по авансам, выданнымна иные расходы.
Пример 2. Михайлову И.И. выданы под отчет для оплатыуслуг связи 500 руб. Оплачено согласно авансовому отчету услуги связи в сумме500 руб.
Операции по этим видам расходов оформляются в том жепорядке, что и операции по командировочным и хозяйственным расходам.
Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.Выдано из кассы для
оплаты услуг связи
0 208 02 560
Увеличение
дебиторской
задолженности
подотчетных
лиц по оплате
услуг связи
0 201 04 610
Выдано
из кассы
0 401 01 221
Расчеты с
подотчетными
лицами
по оплате
услуг связи
0 208 02 660
Уменьшение
дебиторской
задолженности
по оплате
услуг связи