Реферат: Современная организация и технология документационного обеспечения управления
РЕФЕРАТ
подисциплине «Делопроизводство»
по теме:«Современная организация и технология документационного обеспечения управления»
1. Документационноеобеспечение – основа технологии управления
Современноеделопроизводство включает:
· обеспечениесвоевременного и правильного создания документов (документирование);
· организациюработы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация,контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив,уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство»в последние десятилетия используется термин документационное обеспечениеуправления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерныхсистем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяютсядля обозначения одной и той же деятельности.
На сегодняшний день вуправленческой практике преобразующим способом документирования являетсямашинописная или компьютерная печать. Однако, ряд документов, таких, например,как заявление, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.
Во многих случаяхдокументирование является обязательным, оно предписывается законами и актамигосударственного управления. Так, федеральный закон об информации, информации изащите информации (ст.5) указывает: «Документирование информации являетсяобязательным условием включения информации в информационные ресурсы.Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органамигосударственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизациюдокументов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Процесс делопроизводстваопределяется нормативно-методической базой на основе:
· законов
· нормативныхправовых актов
· методическихдокументов.
Нормативно-методическаябаза делопроизводства включает в себя:
· Законодательныеакты РФ в сфере информации и документации;
· Указы ираспоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ,регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
· Правовые актыфедеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов,служб и др.) как общеролевого, так и ведомственного характера;
· Правовые актынормативного и инструктивного характера, методические документы поделопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
· Государственныестандарты на документацию;
· Унификационныесистемы документации;
· Общероссийскиеклассификаторы технико-экономической и социальной информации.
Методические документырегламентируют:
· технологиюсоздания, обработки, хранения, использования документов в организации;
· работу службыделопроизводства (ее структуру, функцию, штамп, технические обеспечения и др.).
В России существуетгосударственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативныхдокументах по организации:
· управленческоготруда и охраны труда;
· архивногохранения документов.
В результатедокументирования деятельности организации создается документ – зафиксированнаяна материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ееидентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции официальныхдокументов:
· информационная(документ создают для сохранения информации);
· социальная(документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальнойпотребностью);
· коммуникативная(документ выступает средством связи между организациями и другими общественнымиструктурами);
· культурная(документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровеньнаучного и технического развития общества).
Специальные функцииофициальных документов:
· управленческая(документ является инструментом управления, поскольку специально создан дляэтой цели; примером могут служить плановые, отчетные,организационно-распорядительные и другие документы);
· правовая(документ является средством закрепления и изменения правовых норм иправоотношений в обществе; примером является законодательные и правовыенормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);
· историческая(документ – это источник исторических сведений о развитии общества послевыполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранениев архив).
Официальные документыподразделяют на:
· управленческие;
· научные;
· технические;
· технологические;
· производственныеи др.
Управленческие документысоставляют основу документации организации и являются объектомделопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:
· организационная;
· распорядительная;
· организационная;
· информационно-справочная;
· по личномусоставу;
· плановая.
Состав документов ворганизации зависит от:
· порядка принятиярешений (единоначалие или коллегиальность);
· объема и характеравзаимосвязей в организации;
· характеравзаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
Создание и внедрениесистемы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследуетдостижение следующих целей:
1) в области обработкидокументов:
· обеспечениеповышения оперативности и качества работы с документами, упорядочениедокументооборота, обеспечение контроля исполнения;
· создание условийдля перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажнойтехнологии;
· созданиенеобходимых условий для повышения доли интеллектуального производительноготруда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатратна рутинные операции;
· обеспечениеповышение качества документов, создаваемых в организации;
· исключениедублирования работы по вводу информации о документе на различных участкахработы с ним;
2) в области контроля заисполнительской дисциплиной:
· обеспечениеавтоматизированного контроля за прохождением документов в подразделенияхорганизации с момента их получения или создания до завершения исполненияотправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников ируководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерьдокументов;
· обеспечениеавтоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнениемдокументов, поручений высших органов государственной власти и управления,поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информациио состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
· сокращение сроковпрохождения и исполнения документов;
3) в области организациидоступа к информации:
· обеспечениецентрализованного хранения текстов документов, подготовленных в электроннойформе, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов(регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) свозможностью организации логического связывания документов, относящихся кодному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическомунабору реквизитов.
2. Организация службыДОУ
Документационноеобеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.
Возможные названияспециального структурного подразделения ДОУ:
· управлениеделами;
· общий отдел;
· канцелярия;
· секретариат.
В организациях, где объемдокументов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службыДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых сдокументами (от приема до сдачи документов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
· организацияработы;
· руководстводокументационным потоком;
· координация видовработ с документами;
· контроль запоследовательностью работы с документами;
· организация работпо документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
· совершенствованиеформ и методов работы с документами;
· обеспечениеединого порядка документирования;
· обеспечениеединого порядка работы с документами;
· контроль заисполнением документов;
· хранение документов;
· унификация формдокументов;
· сокращение, повозможности, документооборота;
· методическаяработа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
· внедрениепрогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационнойтехники.
Функции службы ДОУ:
· разработка,внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в нихизменений;
· обработка,регистрация документов, учетно-справочная работа;
· докладруководству о документах, контроль правильности оформления документов,представленных на подпись руководству;
· контроль запрохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
· изготовление иразмножение документов;
· разработканоменклатуры дел, хранение дел;
· контроль заработой с документами в структурных подразделениях;
· организацияработы архива;
· повышениеквалификации работников службы ДОУ.
Практика выработала триформы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:
1. Централизованная форма.
Предлагает сосредоточениевсех технологических операций по работе с документами в ведении одногоспециализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) илиодного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологическихопераций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачив архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль запополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранениедокументов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив –т.е. происходит полный цикл обработки документов.
Полная централизацияработы с документами возможна только в небольших организациях с объемомдокументооборота до 10 тыс. документов в год.
2. Децентрализованная форма организации документационногообслуживания представляет собой полную противоположность централизованнойслужбы. Каждое структурное подразделение одной организации создает своюсобственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняетсявесь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данногоструктурного подразделения.
3. Смешанная форма организации работ с документами.
Часть операцийсосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурномподразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации,хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурныхподразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания.Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документыпо личному составу и т.д.
Функции структурныхподразделений службы делопроизводства.
1. Секретариат – структурноеподразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составеработают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.
2. Секретарь выполняет функции:
o предварительное рассмотрение иподготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
o подготовки по указанию руководителяпроектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурнымиподразделениями организаций;
o организация и документационноеобслуживание совещаний, проводимых руководителем.
Документированиедеятельности коллегиальных органов управления (составление проектов плановзаседаний, подготовка материалов к заседанию:)
o бездокументное обслуживаниеруководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок,телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной ит.д.).
3. Протокольная группа создается ворганах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структурепостоянно действующий коллегиальный орган.
Выполняет следующие функции:
o подготовка проектовнормативно-распорядительных документов для руководства органа местногоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
o анализ справок и документовструктурных подразделений, подготовка заключений по ним;
o организация и проведение заседанийоргана управления, документирование их деятельности;
o прием, регистрация, организацияхранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и ихдоведение до управляемых объектов.
4. Отдел рационализации делопроизводства(центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методическийсектор и др.):
o разработка и внедрение мероприятий посовершенствованию технологии делопроизводства;
o разработка документов;
o организация и проведение мероприятийпо совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства испециалистов аппарата управления.
5. Экспедиция – специализированныйучасток, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерскойсвязи документации и корреспонденции.
6. Подразделение по учету и регистрациидокументов выполняет:
o регистрацию входящих, исходящих ивнутренних документов;
o формирование и ведениесправочно-информационного материала;
o контроль за оформлением и составлениеисходящих внутренних документов.
7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция)выполняет:
o контроль за сроками исполнениядокументов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
o анализ исполнительной дисциплины;
o информирование руководства о ходевыполнения документов и поручений.
8. Группа писем (бюро жалоб, отделобращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан,анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причинобращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководствоморганизации.
9. Машинописное бюро выполняет:
o перепечатку документов с черновиков;
o очистку и правку текстов документов;
o учет выполняемой работы.
10.Копировально-множительное бюровыполняет:
o перепечатку документов с черновиков;
o тиражирование документов;
o подготовку рекламной продукции,буклетов, брошюр и т.д.
11.Архив осуществляет:
o прием от структурных подразделенийобработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
o учет, систематизацию, хранение иорганизацию использования документов;
o подготовку дел к передаче нагосударственное хранение.
Таким образом, службаделопроизводства берет на себя весь комплекс работы поинформационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.
В настоящее время основнымнормативным документом, регламентирующим наименование должностей работниковслужбы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессийрабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименованиявключены в Квалификационный справочник.
Согласно этим нормативнымдокументам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на трикатегории: руководители, специалисты и технические исполнители.
В регламентациидеятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Уставорганизации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенциюорганизации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службеделопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурныхподразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которыесодержат максимальный набор функций службы.
3. Организациядокументооборота
Движение документа смомента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним,отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.
Порядок движениядокументов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которыеразрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаетсяруководством организации. При функционировании системы автоматизированнойобработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и всепункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организациядокументооборота в условиях применения средств вычислительной техники должнаобеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Организациядокументооборота – этоправила, в соответствии, с которыми происходит движение документов вучреждении.
Организациядокументооборота предусматривает рациональное движение документов, включающеекак операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления,т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организациюисполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Главное правилодокументооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути сминимальными затратами времени и труда.
В основные положенияГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемыхдокументов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанциизакрепляются в схемах прохождения документопоков или отдельных категорийдокументов, которые включают все пункты обработки документов. Схемыразрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководствоморганизации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работес документами или в виде приказа руководителя.
При организации движениядокументов необходимо выполнение следующих правил:
· максимальноесокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологическихопераций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленныхделовой необходимостью;
· исключение илимаксимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке –регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.;
· максимальноеединообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорийдокументов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно бытьоправданным.
Соблюдение этих правилпозволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства –специализацию, возможность централизованного выполнения однородныхтехнологических операций, эффективного использования средств оргтехники иперсонала.
Служба делопроизводствапериодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объемедокументооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объемадокументооборота. Такие сведения позволяют установить определенныезакономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено,что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. Вначале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающихдокументов, в конце отправляемых.
Учет документооборотапозволяет:
· определить загрузкуорганизации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
· определитьсоответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциямструктурных подразделений или должностных лиц;
· разработатьмероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или ихотдельных операций;
· установитьоптимальное количество информации, необходимой и достаточной дляфункционирования аппарата управления;
· рассчитатьчисленность службы делопроизводства.
4. Регистрациядокументов и организация справочно-информационного обслуживания
Документы, поступающие ворганизацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение,регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документепроставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» илиадресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, апередаются по назначению.
Предварительнорассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документовна не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предложения, заявления ижалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
На рассмотрениеруководства передаются документы, полученные из правительственных органов,содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации итребующие решения руководства. Остальные документы после предварительногорассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Документы, решения покоторым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются импоочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю,названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов иколичество копий определяются лицом, организующим исполнение.
При необходимостибезотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомлениеисполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Учет должен производитьсяв комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляетсякак полный, так и выборочный учет документов организации (по структурнымподразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявленияи жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учетапринимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.
Результаты учетадокументов обобщается службой документационного обеспечения, и представляютсяруководству организации для выработки мер по совершенствованию работы сдокументами.
Согласно ГОСТ Р.6.30-97учету подлежат полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведениемГосударственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланкахтипографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учетбланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).
Контроль за изготовлениеми использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспеченияуправления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Допускается тиражированиедокументов на бланках для рассылки, при условии заверения каждой копии печатьюорганизации.
5. Контроль за срокамиисполнения документов
Контроль за документамиосуществляют:
· служба ДОУ(следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);
· руководители всехрангов (отвечают за содержание документа);
· исполнителидокументов (работают над структурой текста, формой бланков).
Документы классифицируютна подлежащие контролю за исполнением и на те, контроль которых необязателен.Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет иутверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации.К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
· документывышестоящих органов;
· распорядительныедокументы данной организации;
· важныеспецифические документы, свойственные этой системе управления, с конкретнымисроками исполнения.
Снятие документов сконтроля состоит из следующих этапов:
· принятиеруководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения обэтом службе ДОУ;
· постановкиотметки об исполнении в РКК (регистрационно-контрольной карточке) и надокументе информирования контрольной службы организации об исполнениидокумента, находящегося на централизованном контроле;
· перестановка РККиз контрольной картотеки (раздела) в справочную карточку (раздел);
· подшивкадокумента, имеющего отметку об исполнении, в дело.
Документы считаютвыполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий,поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставилоего на контроль.
Сроки исполнениядокументов бывают типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливают с помощью законов РФ идругих стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Этокасается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатскихзапросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательноговведения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы,подготовленные к переходу в архив и т.п. Некоторые сроки исполнения документовзафиксированы в Государственной системе документного обеспечения управления(ГСДОУ).
Индивидуальные сроки исполнения указываются в текстедокумента или в резолюции. Срок исполнения может быть продлен только организациейили должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу послеполучения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполненияоформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезнымиобстоятельствами.
Справочный аппаратпредставляет собой картотеку, которая используется для контроля за исполнениемдокументов.
Контрольная картотекаделится на 33 ячейки. Из них 31 ячейка соответствует количеству дней в месяце,32 ячейка предназначена для документа, сроки исполнения которого наступают вследующем месяце, а в 33 располагают карточки на неисполненные в срокдокументы. По ячейкам картотеки располагают РКК в соответствии с установленнымидатами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться поструктурным подразделениям или по фамилиям специалистов, ответственных заисполнение.
6. Организация делопроизводствапо обращениям граждан
Все поступившиеписьменные обращения граждан регистрируются в день их поступления.
В правом нижнем углупервой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первойстраницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрациии регистрационный индекс.
Каждому обращениюприсваивается регистрационный индекс, состоящий из номера по номенклатуре дел,начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, которыйможет быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранностьобращений.
Регистрация обращенийграждан производится на регистрационно-контрольных карточках обращений граждан.
Если поступившееобращение сопровождается письмом или поручением, то врегистрационно-контрольную карточку вносятся его реквизиты.
Обращения гражданпередаются на рассмотрение руководству в день их поступления и регистрации.
Переписка по обращениямграждан учитывается и хранится в отделе по работе с обращениями граждан, с соблюдениемрежима секретности и контроля, соответствующей службе подведомственнойорганизации, отдельно от других документов. Обращения граждан, ответы на них и другиедокументы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.
Документы в делахрасполагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательностирешения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит задокументом-запросом. Каждое обращение и все документы, относящиеся к егорассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае полученияповторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются кданной группе документов.
При формировании делпроверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формированиеи хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.
Ответы заявителю даютруководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указаниемпринятых по обращению мер или доводов отклонения обращения. Ответ может бытьдан в устной или письменной форме. В случае устного ответа врегистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись.
Прием устных обращенийграждан:
Прием устных обращенийможет быть осуществлен по телефону. Обращения от граждан, поступившие вдиспетчерские службы, регистрируются в журнале и передаются в течение дня дляисполнения в соответствующие службы по принадлежности.
Порядок приема граждан:
В случае отсутствия поуважительной причине должностных лиц, проводящих прием граждан, приемосуществляют лица, исполняющие их обязанности.
В случае если обращениезаявителя не может быть решено непосредственно во время приема, оно излагаетсяим в письменной форме. Дальнейший его учет, регистрация и рассмотрение ведутсяв установленном порядке, определенном для письменных обращений. На такихобращениях делается пометка: «С личного приема».
Граждане принимаются вназначенный для приема день в порядке очередности. При осуществлении приемаграждан для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителемвопросов могут привлекаться к их рассмотрению работники соответствующих подразделений.
Лицо, проводящее приемграждан, руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своейкомпетенции вправе принять одно из следующих решений:
· дать устное разъяснение;
· удовлетворить просьбу, сообщивпосетителю порядок и срок исполнения принятого решения;
· отказать в удовлетворении просьбы,разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;
· принять письменное заявление, еслипоставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки,разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема,порядок и срок ее рассмотрения.
В журнале учета приемаграждан делается отметка о результатах рассмотрения, разрешения или движенияобращения с последующим контролем его исполнения.
Если разрешение вопроса,с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию организации, то должностноелицо, ведущее прием, разъясняет ему, в какую организацию следует обратиться, ипо возможности оказывает содействие в этом.
7. Формирование и хранениедел в делопроизводстве
Дело – совокупность документов илидокумент, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных вотдельную обложку. (ГОСТ Р51141-98 – делопроизводство и архивное дело).
Исполненные документы всоответствии с номенклатурой группируют в дело.
Номенклатура дел – систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,оформленный в установленном порядке.
Номенклатура содержит всебе пять граф:
1. индекс дела;
2. заголовок дела(тома, части);
3. количество дел(томов, частей);
4. срок хранениядела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;
5. примечание.
Дела можно формировать ворганизации централизованно, т.е. только в службе документационногообеспечения, и децентрализовано – в документационной службе и в структурныхподразделениях. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
· помещать в делодокументы, оформленные в соответствии с государственными стандартами;запрещается оставлять в делах черновые и дублетные экземпляры документов;
· помещать в делотолько исполненные документы;
· включать в делопо одному экземпляру каждого документа;
· группировать вотдельные дела документы постоянного и временного хранения;
· группировать вдела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел,которые формируют в течении ряда лет или какого-либо периода по вопросам,решение которых происходит в течение ряда лет (например; личные дела, которыеформируют в течение всего периода работы сотрудников организации; судебныедела, истории болезней и т.п.);
· приложения кдокументам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют кдокументам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлятьотдельный том данного дела;
· если уставы,положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являютсяприложениями к ним, то их группируют вместе; если они утверждены каксамостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;
· самостоятельнымиделами являются утвержденные планы, отчеты, сметы и т.п.; их группируютотдельно от их проектов; приложения к ним, если они имеют достаточный объем,составляют отдельный том;
· предложения,заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации, формируют отдельноот заявлений по личным вопросам;
· перепискаформируется в пределах каждого года, учебного года, срока созыва и т.п.; приэтом документ-ответ помещается за документом-запросом;
· формировать делапо принципу: «Входящие письма», «Исходящие письма» не рекомендуется.
Дело не должно превышать250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальнымусловием, как при оформлении, так и при использовании и хранении дел. Внутридела документы располагают в хронологическом порядке. Приказы по основнойдеятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.
Документы в личных делахрасполагают в хронологической последовательности по мере их поступления,начиная с заявления о приме на работу и заканчивая заявлением об увольнении,переводе в другую организацию.
Личные карточкигруппируют на уволившихся в данном году в порядке алфавита по фамилиям.
Лицевые счета позаработной плате рабочих и служащих располагают в деле в порядке алфавита пофамилиям работающих.
Дела считаютсязаведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Ониформируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архиворганизации. В небольшой форме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться взапирающихся шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли исвета.
Дела располагаются наполках вертикально в последовательности, которая соответствуетпоследовательности их расположения в номенклатуре. Номенклатура делприкрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поискадокумента сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номерудела, нужную папку с документами.
Для учета документовопределенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениясоставляется внутренняя опись.
Внутренняя опись дела – это учетный документ, содержащийперечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов,названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись составляетсядля дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа,для личных дел, а также дел, сформированные по видам документов и сложных посодержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией поделопроизводству учреждения.
Документы, уже включенныев дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этом случаеони могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранениедел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда,кому и какой срок выдан документ.
После завершенияделопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается.При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Еслитребуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которойуказывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок,росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместительпомещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другиеорганизации может быть дано только руководителем предприятия. Изъятиедокументов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры)может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов,с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятииподлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.
8. Подготовка и передачадел в архив организации
Завершающим этапомпроцесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранениюи использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов –создание условий для их использования в справочной работе учреждений ипополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документовк хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку)научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документовпостоянного и долговременного хранения;
обеспечение ихсохранности;
передачу дел в архивучреждения, т.е. в ведомственный архив.
Оформление дела – этокомплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительнойнадписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела вделопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче введомственный архив после окончания календарного года, в течение которого делобыло заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. Взависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно)хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить вскоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерациилистов, а также без составления заверительной надписи.
При оформлении обложекдел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составудолжны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и егонепосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индексдела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащихособо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле;срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянногохранения предусматривается место для наименования государственного архива иучреждения.
С момента заведения и досдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специальноотведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы,которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдаватьдокументы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях(например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителяучреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копиюдокумента и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документовдля использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делаютс разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставленосоответствующими ведомственными инструкциями.
В течениеделопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работысотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещаютлист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое времявыдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел невыдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. Навыданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурноеподразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения,фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы длярасписок в получении и приеме дела.
9. Направлениясовершенствования ДОУ
Внедрение компьютерныхтехнологий открывает новые перспективы для высокопроизводительногодокументационного обеспечения в сфере управления.
Возможности компьютерныхтехнологий:
· помощь в созданиидокумента;
· передачадокумента на расстоянии;
· регистрациядокумента;
· контроль заисполнением документа;
· сохранениедокумента с помощью электронного архива.
Внедрение ПК не меняетзадачи и принципы делопроизводства, а только снижает трудоемкость работы иповышает эффективность работы с документами. С помощью ПК происходитсосредоточение информации в форме, удобной не только для работыделопроизводителя, но для владения ей и анализа руководством. В любой моментруководитель организации может получить по ПК любую деловую информацию,касающуюся документационного обеспечения управления.