Реферат: Расчеты с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ.

В процессефинансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребностьиспользовать наличные денежные средства для расчетов с работниками покомандировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки заналичный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплатывыполненных работ, оказанных услуг, а так же на иные хозяйственно-операционныецели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, расходы уполномоченныхпредприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих насамостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. Приэтом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды дляцелей бухгалтерского учета, называются подотчетные лица.

Подотчетные лица– физические лица, которым выданы наличные деньги, атакже другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданныеработникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы покомандировкам.

Правила выдачи ипредставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядкомведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Советадиректоров Банка России от 22 сентября 1993 года №40.

Данный документ неограничивает суммы, которые организация может выдать под отчет на хозяйственныерасходы. Размер и срок, на который они выдаются под отчет, устанавливаетсяприказом руководителя организации.

Наличные денежныесредства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе наприобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникаморганизации, список которых утверждает руководитель. Значит, в обязательномпорядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц,которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могутвыдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, такиесроки организация обязана установить самостоятельно соответствующим приказом.

Выдача наличных денег подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится впределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием длявыдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочноеудостоверение или приказ руководителя о направлении работника организации вслужебную командировку.

Для осуществлениярасчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вестикассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляетсярасходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевоеназначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели недопускается.

Получая наличные денежныесредства из кассы организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо вдальнейшем обязано отчитаться по расходованию подотчетных сумм. Отчет обизрасходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличныеденьги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, накоторый они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить вбухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательныйрасчет по ним. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств,выданных командированному работнику, а так же наличие всех оправдательныхдокументов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жильяи др.).

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ.

По истеченииустановленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства подотчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма№АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Указания поприменению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Применяется для учетаденежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственныерасходы.

Составляется в одномэкземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет можетсоставляться на бумажном и машинном носителе информации.

На оборотной сторонеформы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающихпроизведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортныедокументы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммызатрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету,нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтериипроверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов,подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчетасумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые кучету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа9).

Реквизиты, относящиесяк иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотнойстороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежныхсредств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласнодействующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовыйотчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимаетсяк учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассуорганизации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасходпо авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данныхутвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетныхденежных сумм в установленном порядке.

Форма №АО-1 “Авансовыйотчет” предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности(кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002года иприменяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам наадминистративно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты,предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностраннойвалюте.

Авансовый отчет –документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом и бухгалтероморганизации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он можетбыть заполнен на бумажном или машинном носителе.

Подотчетное лицо налицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансовогоотчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер(если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в левой частилицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетноелицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее времяденежных средствах, их расходе и остатке.

Лицевая сторонаавансового отчета содержит таблицу “Бухгалтерская запись”, в которую бухгалтерзаписывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевоерасходование средств, наличие и правильное оформление оправдательныхдокументов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен.Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятсяподписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также суммаостатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных илирасходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевойчасти авансового отчета новый раздел – расписка бухгалтера в том, что отчетпринят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываютсяфамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета,прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемыхдокументов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всегоотчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной сторонеформы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающихпроизведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортныедокументы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним.Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма ввалюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетнымлицом в порядке их записи в отчете.

Полностью проверенныйотчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевойстороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этогоавансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованногоаванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовомуордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдаетсяподотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетныхденежных сумм с подотчетного лица производится на основании данныхутвержденного авансового отчета.

Следующая выдача наличныхденег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчетаконкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Если у подотчетного лицана руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетнойсуммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организациисумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денегодним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимообратить особое внимание.

ОТРАЖЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХСУММ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ.

В соответствии с Планомсчетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказомМинфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения расчетов с сотрудникамиорганизации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные икомандировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты сподотчетными лицами”.

Счет 71 “Расчеты сподотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах сработниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные иоперационные расходы.

При отражении операций сподотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учетаденежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты иприобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характерапроизведенных расходов.

Расходование сумм,выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетнымилицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организацийи лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование кустановке” и кредитуется счет 71.

При оплате подотчетнымилицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету вкачестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов,в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения вовнеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетнымилицами расходов, связанных с приобретением материально-производственныхзапасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы”, 11”Животные навыращивании и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС по приобретеннымматериальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебетусчета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета71.

При использованииорганизацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления)материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицамиприобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление иприобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата подотчетнымилицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), ихпродажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом,отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательныепроизводства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственныерасходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетноголица, связанные с формированием организацией расходов операционного иливнереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы ирасходы” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем этисуммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальныхценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если онимогут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом попрочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

По дебету счета 97“Расходы будущих периодов” отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся кбудущим периодам.

Аналитический учет посчету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лицорганизации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работникуналичные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы,бухгалтер должен сделать запись:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

71”Расчеты с подотчетными лицами” 50”Касса” Выданные под отчет денежные средства

Счет 71 являетсяаналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утвержденииавансового отчета по данной подотчетной сумме производится списаниеизрасходованных подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

20 (23,25,26,10,08) 71 Списаны расходы подотчетного лица

Если организация являетсяплательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ,услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретеннымценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчетпроизводится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражаетсяпроводкой;

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

19”Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” 71”Расчеты с подотчетными лицами” Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

Если подотчетное лицо неиспользовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованныйостаток в кассу. Данная операция отражается так:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

50 “Касса” 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации.

Если работник неизрасходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежныесредства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен бытьотнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Отражена сумма невозвращенного аванса

В дальнейшем сумманеизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

70 ”Расчеты с персоналом по оплате труда” 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы работника

При погашении работникомдолга по подотчетной сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты сперсоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньгив кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” – Кредит73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналомпо прочим операциям” – Кредит 50 “Касса”.

В последнее времядостаточно широко применяются расчеты с применением платежных карт. Нередкоподотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительскихрасходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организациядолжна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке.При этом в учете делается запись:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

55 “Специальные счета в банках” 51 (52) “Расчетные счета” (“Валютные счета”) Переведены денежные средства на специальный карточный счет

71”Расчеты с подотчетными лицами” 55 “Специальные счета в банках” Учтена сумма средств на карточке выданная работнику для оплаты командировочных расходов.

ВОЗВРАТ СУММЫНЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА.

Несмотря на то, что любаяорганизация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданнымсуммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представилотчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток.Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

— удержать суммузадолженности из заработной платы работника;

— не удерживать сработника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается всоставе его доходов.

Данныеоперации по-разному отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждыйвариант.

Вариант 1 .

С соответствии со статьей137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенногоаванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу вдругую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетныхсредств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержаниеиз заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается непозднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращенияаванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания.В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержаниемвопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Удержания из заработнойплаты работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласнокоторой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы неможет превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50%заработной платы, причитающейся работнику.

Если задолженностьработника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашениепроизводится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равнойпредельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатахзаработной платы.

Вариант 2.

Если руководительорганизации принял решение не удерживать с подотчетного лица суммузадолженности то:

Согласно п.1 ст. 210 НКРФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика,полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право нараспоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальнойвыгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Если из доходаналогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органовпроизводятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

Значит, принимая решениене удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, организация обязанаисчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложениепроизводится по ставке 13%.

Таким образом, с даннойсуммы необходимо произвести удержание НДФЛ.

На основании п. 3 ст. 236НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН,так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.

ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ ИНАЛОГООБЛОЖЕНИЕ.

С точки зренияналогообложения подотчетных сумм для организации важен порядок отражения вучете расходов, совершенных подотчетными лицами.

Счет 71 “Расчеты сподотчетными лицами” может корреспондировать с большим количеством счетовбухгалтерского учета. Это говорит о том, что списание подотчетных сумм можетпроизводиться за счет разных источников. Расходы, осуществляемые черезподотчетные суммы, могут включаться в себестоимость продукции (работ, услуг),увеличивать фактические затраты на приобретение основных средств илинематериальных активов, товаров или материалов. Кроме того, некоторая частьпроизведенных расходов может покрываться за счет расходов, не снижающихналогооблагаемую базу по прибыли.

Наибольшие сложностивозникают в отношении подотчетных сумм, связанных с командировками,представительскими, рекламными расходами, то есть когда произведенные расходыотносятся на затраты организации в пределах норм, установленных взаконодательном порядке. В целях налогообложения правильное отражение в учететаких расходов имеет большое значение, так как неверно отнесенные на затратысуммы неминуемо грозят организации штрафными санкциями.

При приобретениигорюче-смазочных материалов за наличный расчет у бухгалтеров организацийнередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.

В соответствии с п. 2 ст.171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику иуплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РоссийскийФедерации. Указанные вычеты в соответствии с п. 1 ст.172 НК РФ производятся наосновании счетов-фактур, выставленных продавцами, и документов, подтверждающихфактическую уплату сумм налога. При этом согласно п. 4 ст. 168 НК РФ врасчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурахсоответствующая сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.

Согласно п. 7 ст. 168 НКРФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактурсчитаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или инойдокумент установленной формы.

В письме Минфина РФ от 21августа 2001 г. №04-03-11/113 сказано, что п. 7 ст. 168 НК РФ организациям незапрещено в случаях применения контрольно-кассовой техники при реализациитоваров, в том числе ГСМ, за наличный расчет оформлять счета-фактуры. Такимобразом, для вычета сумм НДС, уплаченных при приобретении горюче-смазочныхматериалов за наличный расчет, покупателю необходимо получить от АЗС не толькокассовые чеки, но и счета-фактуры.

На основании п. 43Методических указаний по применению главы 21 “Налог на добавленную стоимость”Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС РФ от 20декабря 2000 года № 3-03/447, при применении ст. 168 НК РФ в целяхподтверждения права на вычет НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет,налогоплательщик кроме кассового чека, подтверждающего фактическую уплату суммыналога, должен иметь счет-фактуру на эти товары, оформленную в установленномпорядке. Как правило, АЗС отказываются выдавать своим покупателямсчета-фактуры, и возникает вопрос: куда в таком случае следует относить суммууплаченного НДС?

Согласно ПБУ 5/01 ГСМпринимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом кфактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов,уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ.

Таким образом, в случаеотсутствия счетов-фактур по ГСМ суммы НДС по этим товарам следует учитывать вих стоимости.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕРАСХОДЫ.

Служебнаякомандировка-поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок длявыполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездкиработников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеетразъездной характер, служебными командировками не признается.

Командировкой можетназывается поездка не только в другую местность, но и в пределах одной и тойже местности. Например, предприятие находится в городе Санкт-Петербурге иработника можно направить в командировку в другое учреждение, находящееся такжев городе Санкт-Петербурге, оформив направление в командировку соответствующимобразом.

Характерным признакомкомандировки является ее срок. По окончании срока командировки работник обязанвозвратиться к основному месту работы. Срок командировки определяетработодатель. С введением в действие ТК РФ Министерство финансов РФ издалописьмо от 24.04.2002 г № 16-00-14/142, в котором говорится, что ТК РФ ненеустановлен срок продолжительности нахождения работника в командировке. Онможет быть определен организацией самостоятельно внутренними нормативнымидокументами.

Представители МинфинаРоссии считают, что срок командировки не должен превышать 40 дней, не считаявремени нахождения в пути. Именно такой срок установлен для командировок потерритории РФ в п. 4 Инструкции № 62. исключение составляют отдельные случаи,когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительныесроки командировки.

Трудовой кодекс сохранилпрежнее указание на тот вид поездок, которые не признаются служебнымикомандировками: это служебные поездки работников, постоянная работа которыхосуществляется в пути и имеет разъездной характер. Во избежание трудовых споровразъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре. Примеромтакого вида является работа водителей, проводников пассажирских поездов,работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров и т.д.

Командировка отличаетсяот перевода на работу в другую местность. Перевод работника на другую работуозначает изменение содержания трудового договора, трудовой функции, другихсущественных условий, то есть это предоставление работы, не обусловленнойтрудовым договором, и другой по сравнению с оговоренной. Командировка же – этоименно выполнение работы, предусмотренной трудовым договором, трудовойфункцией. Кроме того, перевод допускается только с письменного согласияработника, а для командировки такого согласия не требуется, так как поездка вкомандировки относится к должностным обязанностям. Поэтому представляетсянеобходимость очень четко и полно указывать в трудовом договоре и должностныхинструкциях выполняемые работником функции и существенные условия (в том числевозможность направления в командировки).

В статье 167 ТК РФоговорено, что при направлении работника в служебную командировку емугарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам,возмещаемым командированному работнику, относятся: расходы на проезд и наемжилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне местапостоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником сразрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Согласно ст. 168 ТК РФпорядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировкам,определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации( ст.8 ТК РФ). Однако размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров,установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федеральногобюджета. Нормы возмещения командировочных расходов утверждены постановлениемПравительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 (вступили в силу с 1 Января2003г.).

Служебнаякомандировка- понятиетрудового законодательства, поэтому оно применяется только к работникам, в томчисле и к совместителям, состоящим с организацией-работодателем в трудовыхправоотношениях на основании трудового договора. Физическое лицо, не состоящеев штате организации, не может быть направлено в служебную командировку, и,следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.Если физическое лицо, не состоящее в штате фирмы, выполняет для нее какие-либоработы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность,то между субъектом хозяйственной деятельности и этим физическим лицом долженбыть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиямидоговора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактическипроизведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числезатрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммывозмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качествекомандировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы,выполненные по гражданско-правовому договору, они включаются в совокупныйоблагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом надоходы физических лиц у источника выплаты. В то же время физическое лицо приналичии соответствующих оправдательных документов имеет право уменьшить свойсовокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных затрат,связанных с поездками в другую местность.

Служебная командировкахарактеризуется следующими отличительными признаками:

1) наличиераспоряжения работодателя о направлении в командировку с указанием ее срока;

2) командировкаимеет целью выполнение служебного задания (поручения), то есть работы,обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы работника;

3) командировкапредполагает задействование установленных ТК РФ гарантий (например, работник неможет быть уволен в то время, когда находился в командировке; на негораспространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени ивремени отдыха, социальные гарантии и т.п.)

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК.

Все хозяйственныеоперации, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательнымидокументами, служащими первичными документами, на основании которых ведетсябухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

В настоящее времяунифицированные формы документов, необходимые для направления работника вкомандировку, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 Января 2004 г. № 1” Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и егооплаты ”.

Указанные формы должныприменяться всеми организациями при направлении работника в командировки.

В соответствии спостановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении работников в командировки ипо возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

Т-9 “Приказ (распоряжение) о направленииработника в командировку”;

Т-9а “Приказ (распоряжение) о направленииработников в командировку”;

Т-10 “Командировочное удостоверение”;

Т-10а “Служебное задание для направления вкомандировку и отчет о его выполнении”.

Указанные унифицированныеформы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (п. 2Постановления № 1).

Документальноеоформление приказа (распоряжения) о направлении работника (ов) в командировку(формы Т-9 и Т-9а).

Форма Т-9 применяется дляоформления и учета направления одного работника в командировку, а форма Т-9априменяется для оформления и учета направления сразу нескольких работниководновременно. Эта форма используется крупными предприятиями, где приказы окомандировках издаются в большом количестве. Она может использоваться и принаправлении в командировку нескольких работников организации одновременно длявыполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия всеминарах, учебе и т.п.

В приказе (распоряжении)указывается:

1) фамилия и инициалыкомандируемого лица;

2) структурноеподразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица;

3) место назначения(страна, город, организация, куда командируется работник);

4) срок командировки;

5) цель командировки иоснование (служебное задание или иной документ).

Если это необходимо,указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенныеусловия направления в командировку.

Готовит приказ(распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровойслужбы – другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организацииили уполномоченное им на это лицо.

Проект приказа следуетсогласовать с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеровпредстоящих расходов.

Кроме того, всоответствии с действующими в организации локальными нормативными актами можетбыть предусмотрено визирование приказа о направлении в командировку инымидолжностными лицами.

Приказ подписываетруководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченноеруководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник.

Документ представляетсяна подпись в одном экземпляре. Затем делается столько копий приказов(распоряжений), сколько необходимо по схеме документооборота предприятия.

ПостановлениемГоскомстата РФ № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ онаправлении работника в командировку. На практике делается столько копийприказа (распоряжения), сколько необходимо согласно схеме документооборота иструктурному делению организации. Небольшая организация может оформлятьприказы о направлении в командировку в одном экземпляре – в приказах по личномусоставу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя вкниге приказов. Крупные организации обычно оформляют первый экземпляр дляруководителя организации (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – длябухгалтерии, четвертый – для подразделения (цеха, отдела, филиала,представительства), где работает командированное лицо.

Оформление служебногозадания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а).

Унифицированная формаТ-10а применяется для оформления учета служебного задания при направленииработника в командировку, а так же служит отчетом о его выполнении.

С точки зренияхронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписываетсяруководителем организации, в котором работает командированный работник,утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаетсяв кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении вкомандировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о выполненной работеявляется первым документом, относящимся к командировке работника организации.Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение(форма Т-10).

По возвращении изкомандировки работник на своем служебном задании (форма Т-10а) должен заполнитьраздел 11 “Краткий отчет о выполнении задания”.

В каждом конкретномслучае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стоялиперед командируемым. В зависимость от этого в отчет может быть включенаинформация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходекомандировки, до изложения впечатлений о переговорах – как они прошли, в какойобстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В конкретной организацииможет быть принята своя форма отчета о командировке с учетом спецификидеятельности.

Отчет о результатахкомандировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировкебыла группа работников).

Если попытатьсясформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в негоможно включить графы под ответы на следующие вопросы:

1) цель командировки;

2) сроки пребыванияв командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектовуказывается срок пребывания в (на) каждом из них);

3) конкретныйперечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;

4) переченьдолжностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении техили иных вопросов;

5) реализация целейпоездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходекомандировки с приложением соответствующих документов);

6) оценка состояниядел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форми методов работы, принятых в ней аналогами своей компании (по изученномуперечню вопросов);

7) выводы,предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировкиположительного опыта.

8) Другие вопросы,которые работник полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Отчет согласовывается сруководителем структурного подразделения, где работник работает, и утверждаетсяруководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе скомандировочным удостоверением ( форма Т-10), если оно выписывалось, иавансовым отчетом (форма № АО-1).

Таким образом, служебноезадание является завершающим документом в комплекте первичных документов,составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчетапроизводится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либовозмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранеевыданный аванс).

Проверку авансовыхотчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качестваих оформления проводит работник бухгалтерии.

Проверку целесообразностирасходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководительструктурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценкикачества и полноты выполнения командировочного задания применяетсяунифицированная форма Т-10а.

Оформлениекомандировочного удостоверения (форма Т-10).

Командировочноеудостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы(другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) онаправления в командировку и является документом, удостоверяющим времяпребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия впункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполненияслужебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом изних следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочномудостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписьюответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочноеудостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица.

ОФОРМЛЕНИЕЗАГРАНКОМАНДИРОВОК.

В связи с постояннымрасширением внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнегои ближнего зарубежья учащаются заграничные командировки.

Командированномуработнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплатукомандировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм,причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных,исходя из норм, установленных законодательно либо в организации (п. 17Инструкции № 62).

Выдача аванса виностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника заграницу предусмотрена действующим валютным законодательством.

Выезд представителяроссийской организации в загранкомандировку

Оформляется приказомруководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимаябухгалтерской службе для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированномулицу:

— страна (либо страны)пребывания;

— сроки командировки (втом числе в каждой отдельной стране пребывания);

— каким транспортомосуществлялся проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом);

А так же иная необходимаяинформация. Именно на основании данного приказа руководителя организациибухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов,которые будут выданы на руки работнику.

Размер подотчетных суммна загранкомандировки определяется одновременно и в валюте Российской Федерации– в рублях, и в иностранной валюте.

Оплата загранкомандировокпроизводится на основе норм, утвержденных приложением к приказу Минфина РФ от 2Август а 2004 г. № 64н “Об установлении размеров выплаты суточных ипредельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочныхкомандировках на территории зарубежных стран.”

Нормы возмещения расходовпо загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которуюорганизация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс накомандировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установленынормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемыхнеконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работникуаванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.

При этом сметакомандировочных расходов составляется также в свободно-конвертируемойиностранной валюте, а пересчет редко используемой иностранной валюты всвободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России на датувыдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России,то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производитсяпо справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или спомощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить ввалютном отделе уполномоченного банка.

В соответствии сдействующими нормами валютного законодательства российская организация имеетправо без ограничений осуществлять приобретение иностранной валюты у другихрезидентов, а так же осуществлять отчуждение таковой нерезидентами на законныхоснованиях, к которым, несомненно, относится и направление представителяорганизации в служебную командировку за границу (подо. 9 и 14 ст. 9Федерального закона от 10 Декабря 2003 г. № 173-ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”):

а) операций при оплате и(или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебнойкомандировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций припогашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебнойкомандировкой;

б) операций по оплате и(или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределытерритории Российской Федерации работников, постоянная работа которыхосуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В том случае, еслиорганизация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимогоколичества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она можетчерез уполномоченные банки – такое правило установлено п. 1 ст. 11 Закона овалютном регулировании.

“ Купля-продажаиностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимостькоторых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производитсятолько через уполномоченные банки. ”

При получении иностраннойвалюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующиемоменты:

— снять валюту свалютного счета можно не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работника вкомандировку за рубеж;

— основанием для выдачиуполномоченным банком наличной иностранной валюты является заявлениеорганизации, в котором в обязательном порядке указываются номера и датыприказов о командировании работника за границу.

Заявление,предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника зарубеж, на основании:

-приказа о направленииработника в служебную командировку за пределы Российской Федерации;

— приказа (распоряжения)руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

После предоставлениязаявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировкукомандируемого лица банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожнымичеками с одновременной выдачей справки (форма 0406007) на имя каждогокомандируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справкаявляется основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностраннойвалюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательноведется журнал учета справок (форма 0404007).

После получения наличнойвалюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации.Поступление валюты в кассе оформляется приходным кассовым ордеромунифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличныхвалютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходныхкассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. Вкассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютномукассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, апри подведении итогов за день – по каждой валюте отдельно, а также общий итог впереводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу БанкаРоссии в рубли).

Аванс может быть выданпутем:

1) выдачи наличныхденежных средств в рублях;

2) выдачи наличнойиностранной валюты, снятой с валютного счета организации. Это может быть валютастраны убывания либо другая валюта, отличная от нее;

3) выдачи дорожного илибанковского чека в иностранной валюте;

4) выдачей корпоративнойкредитной карты.

Если работник не успелполучить перед командировкой аванс, то по договоренности с руководителем онможет тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходовработника по командировке произойдет после его возвращения.

Выдача наличных денег подотчет производится при условии полного отчета конкретного лица по ранеевыданному любому авансу ( на командировочные, хозяйственные и другие расходы).Это требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Передача выданных подотчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Выдача аванса работникуотражается в учете бухгалтерской проводкой:

Корреспонденция счетов.

Содержание операции

Дебет

Кредит

71 “Расчеты с подотчетными лицами” 50, 51 “Касса” “Расчетные счета” Выдан аванс на командировочные расходы.

В бухгалтерском учетезатраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с п. 11 ПБУ10/99 признаются операционными расходами.

При получении иностраннойвалюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

дебет

кредит

50 “Касса” 52 “Валютные счета” Поступила в кассу организации наличная иностранная валюта

При необходимостиорганизация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту виностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя довостребования. Такая операция в бухгалтерском учете организации отражаетсяследующим образом:

Дебет 71 “Расчеты сподотчетными лицами”

Кредит52 “Валютные счета”.

Суммы подотчетныхсредств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче вуполномоченный банк в течении 10 рабочих дней с момента их возвращенияработником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Если по каким-либопричинам служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается,данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с датыпредполагающегося отъезда работника.

Отрицательная илиположительная курсовая разница для целей налогового учета по налогу на прибыльотражается в составе внереализационных расходов или внереализационных доходоворганизации.

Выданная работникувалюта, пересчитанная в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, будет вдальнейшем, пересчитываться на отчетную дату в рубли в соответствии с п. 7 ПБУ3/2000. последний пересчет будет произведен на дату утверждения авансовогоотчета.

По возвращении иззарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организацииавансовый отчет в течении трех дней. Именно такое правило установлено п. 11Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядокраспространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 г. Подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.

СПИСАНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХСУММ.

После утвержденияавансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списанииподотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм,на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятыек учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа9).

Реквизиты, относящиеся киностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотнойстороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежныхсредств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кромесуммы в рублях, указывается и сумма в валюте.

На лицевой сторонеавансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись”, в которойбухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета /субсчета и суммы).

В соответствии сроссийскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы взависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средстворганизации:

1) затрат на производствои продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущейдеятельностью организации (п. 5 ПБУ 10/99);

2) первоначальнойстоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка быласвязана с их приобретением, в том числе и с приобретением ценных бумаг,основных средств и т.п. (п.6 ПБУ 5/01, п.8 ПБУ 6/01, п. 9 ПБУ 19/02);

3) капитальных вложенийпри условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности илистроительством;

4) расходов будущихпериодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, есликомандировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы,продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;

5) целевых источниковфинансирования;

6) прочих расходов,отражаемых на финансовых результатах, и др.

Если командировка связанас отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера,то командировочные расходы представляют собой внереализационные расходы идолжны отражаться по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

В нижней части лицевойстороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчетутверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи ирасшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остаткаили перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходныхдокументов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативныхрасходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета (наотдельный субсчет или внесистемно с помощью специально составленного расчета).Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиямиПБУ 18/02 .

Суммы, указанные в отчетеработником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться. Например,руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицустоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетныхпринадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по отчету, отраженныеработником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат послерезолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либоудержана из его заработной платы.

УЧЕТ РАСЧЕТОВ СПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ.

Для обобщения информациио всех видах расчетов с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда,расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 “Расчетыс персоналом по прочим операциям”.

К счету 73 “Расчеты сперсоналом по прочим операциям” могут быть открыты следующие субсчета: “Расчетыпо предоставленным займам”, “Расчеты по возмещению материального ущерба”, “Расчеты за товары, проданные в кредит” и др.

СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПО ПРЕДОСТАВЛЕННЫМ ЗАЙМАМ”.

На субсчете “Расчеты попредоставленным займам” отражаются расчеты с персоналом организации попредоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков иблагоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

Условия выдачи займов (вчастности, ограничение их размеров и источников выдачи) определяютсяорганизацией самостоятельно (собственниками – в учредительных документах либоадминистрацией – приказом по организации или утвержденным руководителеморганизации положением).

Наиболее распространенныеограничения при выдаче займов:

1) руководитель неимеет права без согласия собственников предоставлять заем одному лицу болееустановленного размера (например, определенной части чистой прибылиорганизации, или ее чистых активов, или размера уставного капитала и др.);

2) устанавливаетсяпредельный срок, на который может быть предоставлен заем;

3) ограничиваетсякруг лиц, которые могут претендовать на предоставление займа.

Договор займа должен бытьзаключен в письменной форме.

Заемщик выдаеторганизации обязательство о возврате полученных средств. В обязательствеуказывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию безуважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при нецелевомиспользовании полученных средств заем подлежит возврату организации досрочно.

В бухгалтерском учетеорганизации операции по предоставлению займа работникам отражаются на счете 73“Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсчет “Расчеты по предоставленнымзаймам”.

По дебету счета 73субсчет “Расчеты по предоставленным займам” отражается суммапредоставленного займа в корреспонденции со счетом 50 “Касса” или 51 “Расчетныесчета”, а по кредиту счета 73 субсчет “Расчеты по предоставленным займам”– сумма платежей, поступившая от работника-заемщика в погашение займа, вкорреспонденции со счетом 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (привозврате займа путем удержания из заработной платы), или счетом 50 “Касса” (привозврате наличными), или счетом 51 “Расчетные счета”.

Если заем, выданныйработнику организации, им не возвращен (или возвращен не полностью), этазадолженность подлежит списанию на счет 91 “Прочие доходы и расходы”как внереализационные расходы организации.

СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПОВЫЗМЕЩЕНИЮ МАТЕРИАЛЬНОГО УЩЕРБА”.

На субсчете “Расчеты повозмещению материального ущерба” учитываются расчеты по возмещениюматериального ущерба, причиненного работником организации в результате недостачи хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также повозмещению других видов ущерба.

Списание недостач ихищений за счет виновных лиц может быть произведено в следующих случаях: еслиграждане признаны виновными по решению суда; если граждане являются виновными всилу принятия на себя полной материальной ответственности; в других случаях,когда работники в соответствии с ТК РФ могут быть привлечены к полной илиограниченной материальной ответственности.

В соответствии с ТК РФпри обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей у работника, с которымзаключен договор о материальной ответственности, администрация организацииимеет право разрешить ему добровольно возместить ущерб, причиненный организации.Работник должен дать письменное согласие об удержании суммы ущерба из егозаработной платы, если сумма ущерба не превысила его среднемесячной заработнойплаты.

Если факт недостачизафиксирован, а работник добровольно не возмещает ущерб и не представляет заявлениео согласии удержания суммы недостачи из заработной платы, то администрациявправе подать иск в суд.

При коллективной(бригадной) ответственности подлежащий возмещению ущерб распределяется междучленами бригады пропорционально должностному окладу и фактически проработанномувремени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.

Члены коллектива могутбыть освобождены от возмещения ущерба, если установлено, что ущерб причинен непо их вине, или найдены конкретные виновные лица.

Размер причиненногоорганизации ущерба определяется по фактическим потерям на основании данныхбухгалтерского учета в зависимости от балансовой стоимости (себестоимости)материальных ценностей, а для основных средств – остаточной стоимости.

При хищении, недостаче,умышленной порче (уничтожении) размер причиненного ущерба определяют исходя изрыночных цен.

По импортным материальнымценностям ущерб определяют по таможенной стоимости с учетом уплаченныхтаможенных пошлин, налоговых платежей и других затрат, произведенныхорганизацией при получении груза с таможенного склада.

В бухгалтерском учетеорганизации операции по учету удержаний за причиненный материальный ущерб(недостачу материальных ценностей) оформляются следующими записями:

Корреспонденция счетов

Содержание операции

Дебет

Кредит

94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” Счета учета соответствующих активов Списывается фактическая себестоимость недостачи 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” Списывается НДС от покупной стоимости недостающих материальных ценностей 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба” 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” Отнесена недостача фактической себестоимости материальных ценностей и сумма НДС на виновное лицо – работника организации. 50 “Касса” 73 субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба” Внесена сумма недостачи виновным лицом в кассу. 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” 73 субсчет “расчеты по возмещению материального ущерба” Удержана сумма оплаты труда виновного лица.

Если с виновныхлиц взыскивается стоимость недостающих или похищенных ценностей по ценам,превышающим их балансовую стоимость (себестоимость), то разница между стоимостьюнедостающих ценностей, зачисленной на счет 73 “ расчеты с персоналом по прочимоперациям ”, и их стоимостью, отраженной на счете 94 “Недостачи и потери отпорчи ценностей”, относится в кредит счета 98 “Доходы будущих периодов”.

По мере взыскания свиновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается сосчета 98 “Доходы будущих периодов” в кредит счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

Недостачиценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственнымилицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновныхлиц, отражается по дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” икредиту счета 98 “Доходы будущих периодов”. Одновременно на эти суммы дебетуетсясчет 73 субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба” и кредитуется счет94 “недостачи и потери от порчи ценностей”. По мере погашения задолженностикредитуется счет 91 “Прочие доходы и расходы” и дебетуется счет 98 “Доходыбудущих периодов”.

СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ЗАТОВАРЫ, ПРОДАННЫЕ В КРЕДИТ”.

Субсчет “Расчеты затовары, проданные в кредит” предназначен для учета расчетов с персоналоморганизации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров.

Правила продажи гражданамтоваров длительного пользования в кредит утверждены постановлением СоветаМинистров – Правительства РФ от 09.09.93 № 895.

Согласно п. 11 Правилтовары продаются в кредит по предъявлении гражданами справки для покупкитоваров в кредит, выдаваемой с места работы или из органа, назначившего пенсию,по установленной форме.

При приобретенииработником организации товаров в кредит в торговой организации на эту покупкуоформляется поручение-обязательство, которое поступает в бухгалтериюорганизации. Оно является основанием для удержания с работника сумм заприобретенный им в кредит товар, учета расчетов с торговой организацией иотражения операций на счетах бухгалтерского учета.

При отражении на счетах бухгалтерскогоучета организации операции по осуществлению расчетов с торговой организацией затовары, купленные работником в кредит, возможны два варианта бухгалтерскихзаписей:

1) при перечислениисумм, удерживаемых из заработной платы работника, непосредственно торговойорганизации – с использованием счета 76 “Расчеты с разными дебиторами икредиторами”;

2) при возмещенииторговой организации предоставленного ею кредита за счет полученного на этицели банковского кредита – с применением счета 73 субсчет ''Расчеты за товары,проданные в кредит”.

Последний вариантпредусматривает последующие удержания из заработной платы работника сумм впогашение кредита. Организация, в свою очередь, погашает свою задолженностьперед кредитной организацией по полученной ссуде.

На счетах бухгалтерскогоучета операции по получению и погашению кредита за товар отражаются следующимобразом:

Корреспонденция счетов

Содержание операции.

Дебет

Кредит

73субсчет”Расчеты за товары, проданные в кредит.”

66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам”или 67 “Расчеты по долгосрочным кредитам и займам”

Оформление кредита работнику.

70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

73 субсчет “Расчеты за товары, проданные в кредит”

Удержано из заработной платы в погашение кредита.

66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам” или 67 “Расчеты по долгосрочным кредитам и займам”

51 ‘Расчетные счета’’

Перечислено в погашение кредита банка.

Обзор деятельностипредприятия.

Полное наименованиепредприятия – Общество с ограниченной ответственностью «СЭР». Предприятиезарегистрировано в январе 2000 года, осуществляет свою деятельность наосновании Устава и других учредительных документов, оформленных в соответствиис п.2 гл.41 Гражданского Кодекса РФ. Основной вид деятельности — торгово-закупочная деятельность и розничная торговля.

ООО «СЭР» являетсяюридическим лицом с момента государственной регистрации и имеет в собственностиобособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе; можетосуществлять имущественные и личные неимущественные права; может быть истцом иответчиком в суде; несет обязанности, необходимые для осуществления любых видовдеятельности, не запрещенных законом; может заниматься лицензируемыми видами деятельностипри наличии лицензии; вправе открывать банковские счета на территории РФ и заее пределами; имеет круглую печать.

Общество самостоятельноосуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся вего распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

ООО «СЭР» осуществляетрозничную продажу продуктов питания и алкогольных напитков за наличный расчет.

Штат состоит из восьмичеловек: директора, бухгалтера, товароведа, четырех продавцов-кассиров иуборщицы.

Бухгалтер несетответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета,своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

В соответствии со ст. 18Закона «О бухгалтерском учете» руководители организаций и другие лица,ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, вслучае уклонения от ведения бухгалтерского учета в установленномзаконодательством и нормативными документами порядке, искажения бухгалтерскойотчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикациипривлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствиис законодательством РФ.

Бухгалтер подписывает документы,связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные,расчетные и денежные обязательства.Указанные документы без подписи бухгалтера считаются недействительными.

Главная задача бухгалтера —способствовать достижению положительных результатов хозяйственнойдеятельности.

Основные функции, выполняемые бухгалтером:

· учетденежных операций (денежных средств в кассе, на расчетном счете, валютномсчете, прочих счетах в банке, расчетов с поставщиками, прочими кредиторами,расчетов с бюджетом, расчетов по отчислениям и платежам);

· учетрасчетов по оплате труда (начисления заработной платы, удержания иззаработной платы, отчисления на социальное и медицинское страхование, в пенсионный фонд);

· учетфинансовой деятельности (реализации продукции, прибыли, фондов ирезервов);

· составлениебухгалтерской отчетности.

Организация самостоятельно установила:

· план счетов;

· организационнуюформу бухгалтерской работы исходя из вида организациии конкретных условий хозяйствования;

· формуи методы бухгалтерского учета, технологию обработки учетной информации,основываясь на действующих в Российской Федерации формах и методах,при соблюдении общих методологических принципов;

· учетнуюполитику.

Форма учета, принятаяна предприятии –автоматизированный учет с помощью программы “1С бухгалтерия”.

Уставной капиталпредприятия – 500000 рублей.

Сумма доходов – 1290568рублей

Сумма прибыли – 28000рублей.

Рабочий план счетов:

1. Счет 01 «Основные средства».

2. Счет 10 «материалы» субсчет 9“Инвентарь и хозяйственные принадлежности”.

3. Счет 19 «НДС по приобретеннымценностям», предназначен для обобщения информации об уплаченных (причитающихсяк уплате) организацией суммах налога на добавленную стоимость по приобретеннымценностям, а так же работам и услугам.

4. Счет 41 «Товары, где на субсчете 1отражаются товары на складах, субсчете 2 отражаются товары в розничнойторговле, субсчете 3 отражается тара под товаром и порожняк, на субсчете 4отражаются покупные изделия.

5. Счет 42 «Торговая наценка» – здесьотражается величина торговой наценки по оприходованным товаром.

6. Счет 44 «Расходы на продажу отражаетрасходы, вызываемые куплей-продажей товаров и с продолжением процесса производства в сфере обращения (транспортировка, упаковка).

7. Счет 50 «Касса» отражает суммуденежных средств, находящихся в организации, вырученных за продажу товаров.

8. Счет 51 «Расчетный счет» предназначендля обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валютеРоссийской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитныхорганизациях.

9. Счет 60 «Расчеты с поставщиками иподрядчиками»,

10. Счет 62 «Расчетыс покупателями и заказчиками» в торговых организациях отражает оприходованиетоваров от поставщиков и покупателей, также по этому счету проводится(отпуск) продажа товаров.

11. Счет 68 «Расчетыпо налогам и сборам» отражает суммы налога на прибыль, суммы подоходногоналога, суммы, фактически перечисленные в бюджет, и суммы НДС.

12. Счет 69 «Расчетыпо социальному страхованию и обеспечению»

13. Счет 70 «Расчет сперсоналом по оплату труда» отражает начисление и выплату зарплаты работникам,связанных с закупом и реализацией товаров.

14. Счет 71 «расчетыс подотчетными лицами» отражает информацию о расчетах с работниками по суммам,выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

15. Счет 73 «Расчетыс персоналом по прочим операциям» субсчет 2 “Расчеты по возмещениюматериального ущерба”учитываются расчеты по возмещению материального ущерба,причиненного работником, в результате недостач и хищений денежных итоварно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видовущерба.

16. Счет 76 «Расчетыс разными дебиторами и кредиторами» субсчет 2 “расчеты по претензиям”отражаются расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам,транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (илиприсужденным) штрафам, неустойкам и пеням.

17. Счет 90 «Продажи»отражает покупную стоимость проданных товаров в торговых организациях. Субсчет3 “НДС”

18. Счет 94 «Недостачии потери от порчи ценностей» предназначен для обобщения информации о суммахнедостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежныесредства), выявленных в процессе их заготовления, хранения, продажи, независимоот того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на продажу или виновныхлиц.

19. Счет 98»Доходыбудущих периодов» субсчет 2 “Безвозмездное поступление имущества” учитываетсястоимость активов, полученных безвозмездно.

20. Счет 99 «Прибылии убытки» по результатам хозяйственной деятельности предприятия отражаетконечный результат работы организации (прибыль или убыток).

ХАРАКТЕРИСТИКАУЧАСТКА УЧЕТА.

Директором предприятияиздан приказ о выдаче наличных денег на канцелярские и хозяйственные товары.

ООО«СЭР»

Приказ№ 5

от15 января 2007 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет

Приказываю:

1.В 2007 году выдавать наличные деньги под отчет следующим работникам:

БухгалтеруАнтонышевой О.Н.

Продавцу Туркиной И.В.

2.Денежные средства под отчет выдаются на срок не превышающий 7 рабочих дней смомента их выдачи.

ДиректорООО «СЭР» __________________________/Антонов В.Ю../

В I квартале 2007г. В ООО “СЭР” былооформлено 2 авансовых отчета по суммам, выданным под отчет на канцелярские ихозяйственные товары.

Подотчетная сумма нахоз. нужды с неиспользованным остатком.

При выдаче сумм из кассыорганизации оформлялся расходный кассовый ордер (№КО-2).(Приложение 1).

14 марта 2007г. КассируТуркиной И.В. выдали деньги из кассы на хозяйственные расходы (покупкуканцелярских товаров) – 2600 рублей.

15 марта Туркинаприобрела канцелярские товары на сумму 2400 рублей 00 копеек и сдала в кассу неиспользованныйостаток в размере 200 рублей по приходному кассовому ордеру. При покупкеканцелярских товаров был выдан чек ККМ и товарный чек. Данные документы былиприложены к авансовому отчету. Остатков по ранее выданным авансам у Туркиной небыло. Авансовый отчет был сдан в бухгалтерию. Директор утвердил данныйавансовый отчет. (приложение 2).

Бухгалтер сделаласледующие проводки:

Дт 71 Кт 50 – 2600 рублей — Выданыденьги из кассы на хозяйственные расходы.

Дт 44 Кт 71 – 2400 рублей – учтенастоимость канцтоваров.

Дт 50 Кт 71 – 200 рублей – Остатокнеиспользованной суммы возвращен в кассу.

Командировка.

Директор организацииАнтонов В.Ю. посчитал нужным отправить бухгалтера Антонышеву О.Н. вкомандировку в Г. Москву на семинар по бухгалтерскому учету. Срок командировки– 2 дня (с 24 апреля по 25 апреля 2007 года). Командировка оплачивается за счетсредств ООО «СЭР».

Директор оформилслужебное задание ( форма Т-10), ( приложение 5) — без него нельзя издаватьприказ и выписывать командировочное удостоверение, и подготовил приказ(распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).(приложение 6). На основании приказа(распоряжения) о направлении в командировкубыло оформлено командировочное удостоверение (форма Т-10). Затем по расходномукассовому ордеру (приложение 8). были выданы деньги из кассы (2500 рублей) наж/д билеты и суточные.

ООО «СЭР»

Приказ№ 7

от15 января 2007 г.

Оустановлении размера (норм) суточных

Приказываю:

В 2007 году установить размерсуточных при командировках по территории России — 200 рублей в сутки.

ДиректорООО «СЭР» __________________________/Антонов В.Ю./

По возвращении изкомандировки бухгалтер предоставила директору авансовый отчет (приложение 9).По приходному кассовому ордеру был внесен в кассу неиспользованный остаток вразмере 492рубля 60 копеек. (приложение 10). Авансовый отчет утверждендиректором.

Бухгалтерские проводки поэтой операции.

Дт 71 Кт 50 – 2500 руб. – Выданыденьги из кассы на командировочные расходы.

Дт 44 Кт 71 – 1607руб.40 коп. –отражены расходы в виде стоимости ж/д билетов

Дт 44 Кт 71 – 400 руб. – отраженырасходы в виде суточных.

Дт 50 Кт 71 – 492 руб. 60 коп. –возвращен в кассу организации неиспользованный остаток суммы, выданной подотчет.

Заключение.

Любая организация впроцессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает разныематериальные ценности в розничной торговле. Это могут быть хозяйственныепринадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническаялитература. Конечно,, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъектаможно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организованапутем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либоимущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малогобизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило,осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, чтопрактически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит безтщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счетзатрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать,что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

Наиболее распространенныеошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета:отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетныхсумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствамимежду юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты безоправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты сподотчетными лицами» и др.

Расчеты через подотчетныхлиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и вдальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов иповышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимумуколичество возможных ошибок при организации учета на счете 71. Это поможетизбежать штрафных санкций.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

1. Налоговый Кодекс РФчасть II от 05.08.2000г.

2. Трудовой Кодекс РФ от30 Декабря 2001г.

3. Федеральный закон «Обухгалтерском учете»

4. Порядок ведениякассовых операций.

5. План счетовбухгалтерского учета, Постановление от 31 Октября 2000г.

6. ПБУ 10/99 от 16.15.99№ 33н « Расходы организации»

7. О.В.Епифанов «Составление бухгалтерских проводок» Москва 2007г.

8. Практическоеруководство «Подотчетные суммы, представительские и командировочные расходы»Под общей редакцией В.В. Семенихина, Москва 2005г.

9. «Самоучитель побухгалтерскому учету» Н.П. Кондраков, Москва 2006г.

еще рефераты

Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту