Реферат: Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности пограничных органов

Введение

Деятельность воинскихчастей (организаций) обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Еесостав определяется порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный),объемом и характером переписки с вышестоящими органами военного управления ивзаимосвязей воинских частей (организаций).

Деловаяпереписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятиесобирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальныхдокументов, входящих в систему информационно-справочной документации ииспользуемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций играждан.

Основные видыдокументов, разрабатываемых в воинских частях (организациях): приказы,распоряжения, приказания, правила, положения, инструкции, предписания, рапорты,доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы,акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения,отпускные билеты, выписки из приказов, воинские перевозочные документы, денежныеи продовольственные аттестаты и иные текстовые и графические, написанные илинарисованные от руки, написанные на пишущей машинке или изготовленные наперсональных электронно-вычислительных машинах (далее — ПЭВМ) документы[1].

Министерствомобороны РФ, Пограничной Службой разрабатывались и вводились в действие рядинструкций по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации,согласно которым составление проекта служебного документа должно начинаться сизучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросузаконодательства, приказов, директив и справочного материала. Служебныйдокумент должен отвечать следующим требованиям:

а)соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящимдокументам вышестоящих командиров (начальников);

б)основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения илиуказания;

в) не дублироватьтребования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметьссылки на них;

г) давать возможностьобрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д)соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена[2].

Служебныйдокумент должен быть написан служебно – деловым стилем с соблюдением правилрусской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок,порождающих различные толкования.

Применяемыетермины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, иупотребляться в одном и том же значении.

1. Классификация служебных документов

Всемногообразие документов классифицируется по таким признакам и основаниям, как:

· способуфиксации (письменные, графические, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы);

· содержанию(организационно-распределительные, научно-технические, финансово-расчетные,снабженческо-сбытовые, а также документы по личному составу);

· наименованию(уставы, наставления, положения, директивы, приказы, распоряжения, инструкции,отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.);

· виду(типовые – разрабатываются вышестоящими организациями и носят обязательныйхарактер, примерные – разрабатываются вышестоящими организациями и носятрекомендательный характер, индивидуальные – разрабатываются на местах длявнутреннего пользования, трафаретные – печатные или электронные формализованныебланки с нанесенной постоянной частью текста и оставленным свободным местом дляпеременной информации);

· степенисложности (простые – содержащие один вопрос, сложные – содержащие два и болеевопросов);

· местусоставления (внутренние – не выходящие за пределы организации или учреждения,внешние – входящие и исходящие документы);

· срокамисполнения (срочные – разрабатываемые к заранее установленным срокам согласнотабелю срочных донесений, внесрочные – разрабатываемые по мере необходимости);

· происхождению(служебные – по вопросам служебной деятельности; официально-личные – именныежалобы, заявления, письма и т.п., то есть касающиеся конкретных лиц);

· степенигласности (обычные, секретные – содержащие информацию, отнесенную кгосударственной тайне, ограниченного доступа – содержащие конфиденциальную(доверительную) информацию, то есть не подлежащую разглашению по каким-либопричинам);

· юридическойсиле (подлинные – выданные в установленном порядке и составленные с соблюдениемвсех правил, подложные – документы, у которых содержание не соответствуетистине или они составлены с нарушением установленных правил);

· назначению(подлинник – первоначальный документ, копия – точное воспроизведение реквизитови содержания подлинника с пометкой «копия», отпуск – полная и точная копия, тоесть сделанная одновременно с подлинником под копирку; выписка из документа –копия части документа; дубликат – это документ, выданный взамен утраченногоподлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу);

· срокухранения (постоянного срока хранения; временного свыше 10 лет; временного до 10лет);

· родудеятельности (системы документации плановой, стандартов и технических условий,организационно-распорядительной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, поизобретениям и открытиям и т.п.).

Основнымитребованиями, предъявляемыми к документам, являются:

· своевременностьсоставления (разработки);

· достаточностьинформации (высокая информационная емкость);

· достоверность,точность и обоснованность приводимость доводов и фактов;

· официально-деловойстиль и язык документа;

· грамотностьтекста документа в профессиональном и литературном отношении;

· логикаи краткость (лаконизм) изложения информации;

· ясностьдокумента, исключающая двоякое понимание содержащейся в нем информации;

· наглядность;

· юридическаябезопасность (документ соответствует компетенции органа управления, а егосодержание и оформление не противоречит требованиям законов и другихнормативно-правовых документов).

2. Понятие делового письма иобщие требования к написанию деловых писем

Деловоеписьмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояниемежду двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так ифизическими лицами[3].

Деловыеписьма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные,открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой –стиль изложения[4].

Одним изглавных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешниммиром является именно деловое письмо.

С помощьюданного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношениямежду предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбыи т. п.

Общиетребования написания деловых писем:

· бумагадля делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратнообрезанной;

· бланкписьма должен быть с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым ителеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскимиреквизитами;

· служебныеписьма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кромепервой, нумеруются арабскими цифрами;

· ширинаполя с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается скрасной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

· текстпечатается через полтора – два интервала;

· наименованиеорганизации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо,проставляется на левой стороне листа;

· ниже,с края строки или в центре листа, пишется вежливое обращение, например,«Уважаемый Иван Иванович»;

· послеобращения часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать скрасной строки и с заглавной буквы;

· подписьставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости,например, «С уважением…»;

· резолюциина всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или наотдельных листах;

· письмоскладывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, длячего посылаются в больших плотных конвертах;

· нателеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо- 10.

К содержаниюделовых писем предъявляются следующие требования:

· точностьи ясность изложения мыслей;

· максимальнаядоступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначновыражающих суть;

· краткость,отсутствие лишних слов и пустых фраз;

· грамотность– соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований деловогоэтикета;

· корректность– деловой и вежливый стиль изложения.

3. Порядокподготовки служебных писем в пограничных органах

3.1 Общиеположения

Служебные письмав войсках, органах и организациях Пограничной службы Российской Федерацииготовятся:

как ответы овыполнении поручений вышестоящего органа военного управления;

как ответы назапросы организаций и частных лиц;

каксопроводительные письма;

какинициативные письма.

Срокиподготовки ответных писем устанавливаются резолюцией командира (начальника)воинской части (организации) и их заместителей. Тексты ответных писем должныточно отвечать заданиям, зафиксированным в резолюциях.

Срокиподготовки инициативных писем определяются командирами (начальниками) воинскойчасти (организации) и их заместителями.

Текст письма,как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина,основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы,являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся сабзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Подготовленныев пограничных органах документы печатаются на бланках органа безопасности сугловым штампом. Введение в обращение бланков документов осуществляетсякомандирами (начальниками) воинских частей (организаций) по предложениям,вносимым делопроизводствами, а также должностными лицами по направлениямслужебной деятельности.

Изготовлениедокументов производится с применением компьютеров (используются текстовыйредактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт Times New Roman размером №14, 15, 16, для оформления табличных материалов № 12), а их печатание – налазерных принтерах, на стандартных листах бумаги формата А4 (210Х297 мм).

Подготовка проектадокумента начинается с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующегопо этому вопросу законодательства, нормативных правовых актов Пограничнойслужбы России, собственных правовых актов и справочного материала. Документсоставляется, как правило, по одному предмету регулирования, за исключением отчетов,планов и других аналогичных документов, затрагивающих большой кругвзаимосвязанных вопросов.

Каждыйдокумент состоит из отдельных составляющих его элементов, называемыхреквизитами.

Документысоставляются в официально-деловом стиле и должны отвечать следующимтребованиям:

— краткость,логичность и строгая структурная последовательность изложения материала;

— четкость иоднозначность формулировок;

— употребление слов только в значениях, являющихся лексической нормойлитературного русского языка, устанавливаемой академическими словарями(использование разговорной лексики, жаргонизмов и т.д. допускается только прицитировании);

Незнание лексическогозначения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «удешевить себестоимость»(удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант — «снизить себестоимость»).

Недопускается использование в официальных документах слов, относящихся к разговорнойлексике, например: пограничник, моряк, сухопутчик, лаборантка, а такжеприменение образной фразеологии; в тексте документа не должно быть различного написанияодних и тех же имен, географических названий, терминов, должностей, учрежденийи т.п.

— использование любых специальных и узкопрофильных терминов только в необходимыхслучаях.

Наличие втексте документа грамматических и стилистических ошибок недопустимо. Написаниеимен, фамилий, должностей, воинских званий, наименований организаций, дат,единиц измерения, географических названий в тексте должно быть точным иединообразным.

В документахдолжны быть исключены смысловые противоречия и повторы.

В текстедокумента запрещается переносить аббревиатуры, разбивать по разным строкамномера, числа, даты, фамилии и инициалы.

Документизлагается от третьего лица единственного числа или от первого лица множественногочисла, допускается также безличная форма. В текстах документов разрешаетсязамена многократно повторяющегося развернутого понятия сокращенным обозначением(аббревиатура, сокращение, ключевое слово из названия), указываемым в скобкахпосле его первого упоминания в полной форме.

Документыпечатаются через полтора межстрочных интервала, с левой стороны листаоставляется поле не менее 20 мм, с правой – не менее 10 мм, сверху и снизу – неменее 20 мм. Номера листов проставляются в середине верхнего поля арабскимицифрами без точек. Первый лист не нумеруется. На подписываемый экземпляр(подлинник) документа реквизит «Экз. № …» не выносится.

Экземплярыдокумента, приложений к нему (при их наличии), следующие за подлинником, должныабсолютно точно воспроизводить текст и все реквизиты подлинника, за исключениемреквизитов бланка, иметь в отличие от подлинника реквизит «Экз. № …».

Следующие заподлинником экземпляры документа заверяются исполнителем. С указаниемдолжности, воинского звания, инициалов и фамилии, номера телефона и датызаверения в зависимости от наличия свободного места на лицевой стороне листаили же на его обороте по форме:

«Верно:

начальник……………………… отдела

капитан (подписьзаверяющего) 0.В. Иванов

тел. …………

15.10.08г.»

Обычнодокументы (если они не направляются одновременно нескольким адресатам)изготавливаются в двух экземплярах: подлинник — в адрес, второй экземпляр – вподразделение-исполнитель (подразделение органа безопасности по направлениюдеятельности). Если же документ предназначен для представления несколькимадресатам, то все его подписываемые экземпляры, направляемые в эти адреса,оформляются как подлинники.

Датойдокумента является дата его подписания. Даты в документах оформляются арабскимицифрами в последовательности: день, месяц и год. В их текстах и угловых штампахбланков применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например: «14марта 2008 г. (года)». В остальных случаях дата обозначается цифрами, причемдень и месяц показывают двумя парами арабских цифр, а год четырьмя арабскимицифрами, например: «14.03.2008»

На всехэкземплярах документов на лицевой или оборотной стороне последнего листа влевом нижнем углу указываются инициалы, фамилия исполнителя и номер егослужебного телефона. На экземпляре, остающемся в деле, дополнительноуказываются: количество отпечатанных экземпляров, список их рассылки, с чегопечатался документ (номер тетради, блокнота, отдельных листов бумаги, машинногоносителя информации), фамилия печатавшего документ, дата печатания, наличиечернового материала.

3.2 Адресати заголовок

Документ можетадресоваться организации, ее структурному подразделению или должностному лицу.

В документах,направляемых в различные адреса указываются (в дательном падеже) полноенаименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которомунаправляется документ. При этом инициалы и фамилия адресата пишутся ПРОПИСНЫМИБУКВАМИ. Если документ направляется должностному лицу, которое имеет звание,то, как правило, указывается и его звание. Если документ направляетсянескольким адресатам, то на каждом его экземпляре-подлиннике указывается толькоадресат, которому он предназначен.

В документах,направляемых в учреждения, общественные организации, на предприятия указываетсятакже их полный почтовый адрес.

Наименованиеадресата на бланке пишется через один межстрочный интервал в правой верхней егочасти, тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Звание,инициалы и фамилия пишутся на полтора межстрочных интервала ниже наименованиядолжности. При адресации документа лицу, не имеющему звания, инициалы ставятсяперед фамилией, тогда как при адресации лицу, имеющему звание, они указываютсяпосле фамилии. Предпочтительно центрировать все строчки реквизита «Адресат» поотношению к самой длинной из них.

При направлениидокумента в организацию наименование организации

пишется вименительном падеже.

Например:

Приволжскийфедеральный округ

Документадресуется должностному лицу организации в случае, когда предполагается, чтоименно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решение по вопросам,поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименованиедолжности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательномпадеже.

Например:

Полномочномупредставителю

ПрезидентаРоссийской Федерации

в Южномфедеральном округе

инициалы,фамилия

Документобъемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой иточной форме отражающий существо вопроса, излагаемого в документе. Заголовокдокумента должен быть максимально лаконичным, отражать суть содержаниядокумента и правильно ее формулировать, отвечать на вопрос «О чем (о ком)?». Например:«Об отмене...», «О состоянии...».

Реквизит«Заголовок» располагается под угловым штампом и печатается от левой границы текстовогополя, строчными буквами (кроме начальной), через один межстрочный интервал.Длина строки – не более 30 печатных знаков, точка после заголовка не ставится,заголовок не подчеркивается и в кавычки не заключается. Текст отделяется отзаголовка тремя межстрочными интервалами.

В документах,подготовленных в ответ на поручения, в обязательном порядке делается ссылка наномер и дату поручения, которая указывается либо вместо реквизита «Заголовок»,либо в скобках непосредственно под заголовком через один межстрочный интервалот него, либо в основном тексте без скобок. Например: На N 1/1/0777 от 29сентября 2008 г., либо на N 1/1/0777 от 29.09.08 г.

Текстдокумента, если он направляется должностному или частному лицу, надлежитначинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается в центрестроки.

3.3 Подпись

Документыподписывают должностные лица войск, органов и организаций Пограничной службыРоссийской Федерации в пределах своих полномочий по ведению переписки. Не допускаетсяподписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты переднаименованием должности.

Реквизит«Подпись» включает сокращенное наименование должности лица, подписывающегодокумент, изготовленный с использованием бланка, его личную подпись и еерасшифровку. Отделяется от текста или от предыдущего по тексту реквизита тремямежстрочными интервалами и пишется от левого поля через один межстрочныйинтервал. Расшифровка подписи включает в себя инициал имени и фамилию.

Приподписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаютсяна одном уровне (если они имеют равные должности) или одна под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности.

Принаправлении документов в государственные органы Российской Федерации, в которыхвведены звания, в случаях, когда эти звания включаются в реквизит «Адресат»,указывается также (строчными буквами) звание подписывающего.

Допускается вуместных случаях завершать документы словосочетанием «С уважением,».

3.4 Приложения

При наличииприложений к документу в реквизите «отметка о наличии приложения» указываются краткоесодержание каждого из них, их регистрационные номера, номера экземпляров,количество листов и грифы секретности. Если приложения сброшюрованы, токоличество листов не указывается.

Еслиприложение одно и его наименование упоминается в тексте документа, то вреквизите «приложение» оно не повторяется, а указывается: «По тексту» и далееего регистрационный (подписной) номер, номер экземпляра количество листов игриф секретности.

При большомколичестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документеуказывается: «Приложение: согласно описи № ___ на ___листах». При наличиинескольких приложений к документу на каждом из них проставляется порядковыйномер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Еслиприлагаемый документ имеет свое приложение, то после основной записидополнительно указывается: «… и приложение к нему, всего на __ листах».

Принаправлении документа нескольким адресатам, а приложения к нему – отдельным изних, в реквизите «отметка о наличии приложения» указывается, кому ононаправляется. Например: «Приложение:…, только в первый, третий адрес».

Заключение

Документыиграют важную роль в деятельности пограничных органов управления. Правильноепонимание должностными лицами органов управления теоретических основдокументоведения, твердое знание современных требований, предъявляемых ксоставлению и оформлению документов, к организации их движения, учета ихранения, в значительной мере способствует повышению эффективностиуправленческого труда, вносит в работу управленческого персоналаорганизованность и слаженность. Важная роль в привитии культуры документнойдеятельности принадлежит сотрудникам секретариатов и делопроизводствпограничных органов различного уровня[5].

Присоставлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить нетолько о человеке, который его написал (исполнителе), но и об организации,которую он представляет.

Служебная(деловая) документация является одним из важнейших ресурсов общества,необходимым источником информации для управленческих решений, доказательством вправовых отношениях, документированной памятью общества.

Список использованнойлитературы

1. ВисовеньВ.Н., Комиссаров А.В., Конопатов С.Н. Служебное документоведение. Курс лекций.-М., 2008.

2. Делопроизводствов кадровой службе\Сост. А.В. Верховцев – М.: ИНФРА-М, 1999.

3. КибановА.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. Учебник.- М.:ИНФРА-М, 2009.

4. КудряевВ.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. – М.: ИНФРА-М, 1999.

5. ПетроваЮ.А., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощникаруководителя. – М., 2009.

6. ПриказФПС России от 18 мая 2002 г. № 320. «Об утверждении инструкции поделопроизводству в войсках, органах и организациях пограничной службыРоссийской Федерации».

7. ПриказМинистерства обороны РФ от 23 мая 1999 г. № 170 «Об утверждении инструкции поделопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».

Приложение

Вариантслужебного письма

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОГРАНИЧНАЯ ………………….

________________№________________

г. Москва, 125040

Заместителю начальника ………….

…………………………………………

На № _____от__________ _____г.

Уважаемый……………………………..!

НаправляемВам отчет по ……………………………………. за 2008 год