Реферат: Виды организационных документов

ФИЛИАЛ НЕГОСУДАРСТВЕННОГООБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СТОЛИЧНАЯФИНАНСОВО-ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ»

вг. Волгодонске

 

Заочноеотделение

Факультет:Государственной службы и финансов

Специальность:Государственное и муниципальное управление (ГМУ)


КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА


г.Волгодонск 2010 год.


 

СОДЕРЖАНИЕВВЕДЕНИЕ1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕДОКУМЕНТЫ2. УСТАВОРГАНИЗАЦИИ3. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙДОГОВОР И ИНСТРУКЦИИ4. РЕГЛАМЕНТ, СТРУКТУРА,ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ И ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРНЫХ ИСТОЧНИКОВ


ВВЕДЕНИЕ

Организационныедокументы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, втом числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру,штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов,технических исполнителей); формирование совещательных органов управления;установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда;порядок реорганизации и ликвидации.

Косновным организационно-правовым документам относятся учредительные документы:устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения,определяющие наименования видов организационных документов и порядок ихоформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документызначительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где ихиспользуют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о тойили иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы,если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы,можно сказать -  как паспорт у человека — так и документы у предприятия. Порядокведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработаннымиФедеральной архивной службой России.


 

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационно-правовыедокументы реализуют нормы административного права и являются правовой основойдеятельности организации. Организационные документы содержат положения,обязательные для исполнения.

Корганизационно-правовым документам относятся:

— устав организации;

— положение об организации;

— учредительный договор;

— положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

— регламент;

— структура и штатная численность;

— штатное расписание;

— инструкции по определенным направлениям деятельности;

— должностные инструкции работников;

— правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационныедокументы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листебумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационныхдокументов является дата утверждения.

Организационныедокументы утверждаются руководителем организации или ее структурногоподразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либопроставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другогодокумента.

Заголовокк тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованиемвида документа, например:

— положение  об отделе кадров;

— структура и штатная численность  аппарата Министерства;

— инструкция о ведении бухгалтерского учета;

— должностная инструкция референта.

Организационныедокументы имеют сложную структуру текста.     Констатирующей частью текстаорганизационных документов является раздел «Общие положения», в которомуказываются основания разработки, основное назначение организационногодокумента, сфера его распространения, ответственность за нарушениеустановленных правил и технологий. Основной текст организационных документовделится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главынумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производитсяарабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный ворганизации порядок согласования. Согласование осуществляется со всемизаинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой,проверяющей соответствие данного организационного документа действующемузаконодательству.

Сточки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся кбессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностьюорганизационно — правовых документов является возможность вносить в нихизменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатыватьвесь документ.

Кпервым и основным организационно-правовым документам относятсяучредительные документы: устав или положение об организации, учредительныйдоговор.

Общиеположения, определяющие наименования видов организационных документов и порядоких оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).

Организация,являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либоучредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Вслучаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческойорганизацией, может действовать на основании общего положения об организацияхданного вида» (ст.52 ГК РФ).

2. УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации,учреждения.

Типоваяструктура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в «Унифицированнойсистеме организационно-распорядительной документации».

Структуратекста устава негосударственной организации отличается от структуры текстаустава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятиясодержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организациии деятельности.

ВГражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны бытьотражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Приведувозможные разделы устава:

1.Общие положения. В разделе указываются полное исокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес;основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своейдеятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и целидеятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка,печати.

/> <td/> />
Рис.1.Типовая структура текста устава государственного учреждения

 

2.Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размерывкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения(уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельныеобъекты, входящие в состав имущества организации.

 3.Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности,механизм отношений организации с другими организациями в вопросахфинансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыминаделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

4.Управление. Раздел регламентирует состав органовуправления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числомакционеров это могут быть:

а)общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделеустанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочностьпринятых решений);

б)совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках междусобраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливаетсяколичество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядоквыбора председателя и на какой срок);

в)исполнительные органы — генеральный директор, исполнительный директор,правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органыдействуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

г)ревизионная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственнойдеятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частотапроведения проверок, порядок представления отчетности).

5.Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливаетсяпорядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядокпредставления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы,порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядокраспределения прибыли.

6.Прочие накопления. В разделе устанавливаютсядополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), еслитаковые имеются.

7.Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядокликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споровобщества с физическими и юридическими лицами.

Отметкао регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:

— наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемыхорганизаций;

— даты регистрации;

— государственного регистрационного номера;

— подписи;

— печати регистрирующего органа.

Грифутверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

Уставгосударственной организации утверждается вышестоящим учреждением, анегосударственной — его учредителями, общим собранием акционеров. Примероформления титульного листа устава приведен в рис. 2.

Положениеоб организации (структурном подразделении)

Положение — правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовоеположение, права, обязанности, организацию деятельности государственныхорганов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

/> <td/> />
Рис.2.Образец оформления титульного листа устава

Положениямогут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). Приналичии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе.Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурныхподразделений. Различают положения об организациях и положения о структурныхподразделениях (службах).

Положениеоб организации — это документ, на основании которогодействуют государственные бюджетные организации (органы государственной властии управления всех уровней).

Схемаположения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственногоучреждения.

Положениеоб организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положенияоб организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения,печать.

Структуратекста положения включает следующие разделы (пример 1.4 3).


/> <td/> />
Пример3. Типовая структура текста положения

Положенияо структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

— положения о структурных подразделениях;

— положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (советдиректоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет,научно-технический совет и др.);

— положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положениео структурном подразделении оформляется на общем бланке организации.Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— дата;

— номер документа;

 -место составления;

— заголовок к тексту, текст;

— подпись;

— гриф утверждения.

Положенияо подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаютсяруководителем организации.

Текстположений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

1.        Общие положения. В разделе «Общиеположения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата,номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действуетподразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется икому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителяподразделения, наличие у подразделения печати.

2.        Цели и задачи. В разделе «Цели изадачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющиехарактер и направления деятельности подразделения.

3.        Функции. В разделе «Функции»указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение дляосуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражатьспецифику деятельности подразделения.

4.        Права и обязанности.В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяетсяподразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются видыдисциплинарной, административной, а при необходимости — и уголовнойответственности, которую может нести руководитель подразделения в случаеневыполнения подразделением своих обязанностей.

5.        Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения»регламентируются информационные и документационные потоки подразделения,основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями иорганизациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает ипредставляет подразделение, периодичность и сроки представления; в какомпорядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Измененияв положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителяорганизации.

Положенияо коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров,правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет,научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяютсостав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права иответственность коллегиальных и совещательных органов.

Вкачестве примера можно привести структуру текста положения о Совете директоровакционерного общества:

1)        Общиеположения.

2)        КомпетенцияСовета директоров.

3)        СоставСовета директоров.

4)        Выдвижениекандидатов в Совет директоров.

5)        Избраниечленов Совета директоров.

6)        Регламентзаседаний Совета директоров.

7)        Взаимоотношенияс другими подразделениями общества.

8)        Ответственностьчленов Совета директоров.

Порядокутверждения положения о совете директоров и порядок внесения в него изменений.

Вгосударственной организации внесение изменений и дополнений в положения околлегиальных и совещательных органах и в положения о структурныхподразделениях осуществляется распорядительным документом руководителяорганизации.

Внегосударственной организации изменения и дополнения в положения околлегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

Положенияо временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на периоддействия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждаетсяорганом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

3. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР И ИНСТРУКЦИИ

 

Учредительныйдоговор

Договор — юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств иотношения, регулирующие их.

Вучредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо(дается наименование юридического лица), определяется порядок совместнойдеятельности по его созданию, условия образования имущества и уставногокапитала.

Договоромопределяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия ипорядок управления деятельностью юридического лица и условия распределениямежду учредителями прибыли.

Местонахождениеюридического лица определяется местом его государственной регистрации, если всоответствии с законом в договоре не установлено иное. В заключительной частидоговора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса ибанковские реквизиты сторон.

Надоговоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обедоговаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, именаи отчества, паспортные данные и место жительства.

Учредительныйдоговор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается егоучредителями (участниками).

Инструкции

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные,научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороныдеятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб,должностных лиц и граждан.

Винструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядокприменения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкцииоформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовкек инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяютсяее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета напредприятии».

Инструкциюподписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкцияподлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации изаверяются печатью.

Инструкциивизируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридическойслужбой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, накоторое распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит изразделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемыеарабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общиеположения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения идругие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лицаединственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен»,«следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается»  и т.п.

Разновидностьюинструкции является должностная инструкция.

Должностнаяинструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целяхрегламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей,прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Спомощью должностной инструкции в любой организации реализуется функцияуправления персоналом. Должностные инструкции бывают типовые (примерные) иконкретные (индивидуальные).

Типоваядолжностная инструкция разрабатывается на должности,имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, ккакой отрасли относится организация. При большом объеме работы функциональныеобязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколькочеловек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностнаяинструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников содинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатываютконкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника взаголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на вседолжности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции несоставляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи,права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или вположении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностнаяинструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа.Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименованиеорганизации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационныйномер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифутверждения. Должностная инструкция имеет унифицированную форму   (рис 4).

/>
 Рис.4.Типовая структура должностной инструкции

Должностнаяинструкция подписывается руководителем структурного подразделения иутверждается заместителем руководителя организации — куратором данногоподразделения или руководителем структурного подразделения, если емупредоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителямизаинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другимидолжностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датойдолжностной инструкции является дата ее утверждения.

Текстдолжностной инструкции состоит из следующих разделов:

1)        Общие положения. В этом разделеуказывают полное наименование должности с обозначением структурногоподразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственноподчиняется работник (дополнительно — кому подчиняется на период отсутствиявышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения отдолжности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника;особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день,гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов,которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационныетребования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работникув отношении специальных знаний).

2)        Функции. В разделе приводитсяперечень основных направлений деятельности работника в соответствии снаправлениями деятельности структурного подразделения.

3)        Должностные обязанности. Вэтом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на даннойдолжности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает»,«рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанностицелесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциямиработника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данногораздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те видыработ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй — те, которыевыполняются совместно с другими.

4)        Права. В разделеустанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных нанего обязанностей:

— право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он можетрешать самостоятельно);

— право давать указания по конкретным вопросам;

— право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной емукомпетенции;

— право обращаться с предложениями к руководителю;

— право представительствовать от имени подразделения или организации в другихорганизациях и пределы такого представительства;

— право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиесяк его ведению;

— право на получение необходимой для работы информации (статистической,экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

— право требовать выполнения определенных действий от других работников.

   В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

— право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности,связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;

— право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретныхпроектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных надостижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

Внеобходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие длявсех работников (а не только права по должности):

— право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;

— право на комфортные условия труда;

— право на повышение квалификации;

— право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

5)        Ответственность. В разделеопределяются критерии оценки работы и мера персональной ответственностиработника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующиекачество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственностьработника за нарушение действующего законодательства и требованийорганизационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаяхфиксируется полная материальная ответственность работника по должности, котораядолжна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором.Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдениетехнологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушениесроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от примененияпередовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнятьписьменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктовоб ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием«не», так как они придают негативный смысловой оттеноксоответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должнопревышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».

6)        Взаимоотношения. В данномразделе указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получаетработник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем осуществляетсовместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязейработника с другими подразделениями, лицами, организациями. Есливзаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, тотекст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц сзаголовками: «Работник передает»; «Работник получает». В графах таблицыуказывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок,периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формыжурналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшейорганизации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет нарабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационногофонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительныеразделы.

7)        Функции. В этом разделеперечисляют основные направления деятельности работника в соответствии снаправлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функцийнеобходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи,перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какиефункции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

8)        Условия оплаты труда.В разделе указывается, какой работнику устанавливается должностной оклад всоответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получатьпремии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премийи условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можноповышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может лиработник совмещать профессии (должности) и др.

9)        Показатели оценки работы.Раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценкидеятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящимируководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных итехнологических документах организации. К числу общих показателей могут бытьотнесены:

— полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей ипредоставленных прав;

— качество составления и оформления документов;

— отсутствие ошибок и служебных нарушений;

— отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;

— квалифицированное применение требований инструкций и других нормативныхдокументов;

— своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроковисполнения поручений и указаний руководства.

   К документам инструктивного характера также относятся «Правила» и «Регламент». Правилавнутреннего трудового распорядка:

    Правила внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующийорганизацию работы предприятия, взаимные обязательства работников иадминистрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектныйрежим и другие вопросы.

Правилаоформляются на общем бланке организации с указанием вида документа,подписываются руководителем кадровой службы, принимаются с учетомпредставительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ). Правилавнутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением к трудовомудоговору. Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правиламивнутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений,организаций, утвержденными Примерная форма правил внутреннего трудовогораспорядка представлена в (рис. 5).

Внекоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядкаразрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросыпрофессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношенияс администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правиладеловой этики и др.

/>
Рис.5.Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка

Положениео персонале разрабатывается в некоторых организациях наряду с Правиламивнутреннего распорядка. Структура текста Положения о персонале рекомендованаГоскомимуществом Российской Федерации и Российским фондом федеральногоимущества. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации суказанием вида документа, подписывается руководителем службы управленияперсоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждатьПоложение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.

 

4. РЕГЛАМЕНТ, СТРУКТУРА, ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ И ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

 

Регламент

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации,коллегиального или совещательного органа.          

Регламентработы коллегиального или совещательного органа определяет:

— статус коллегиального или совещательного органа;

— порядок планирования работы;

— порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

— внесение материалов на рассмотрение;

— порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

— ведение протокола заседания;

— оформление решений коллегиального или совещательного органа;

— порядок доведения решений до исполнителей;

— материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламентоформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламентаявляются: наименование организации, наименование коллегиального илисовещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, местосоставления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаютсяруководителем организации или руководителем коллегиального или совещательногооргана. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения назаседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламентысогласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Структураи штатная численность

Структураи штатная численность — это документ, в котором закрепляетсясостав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждогоструктурного подразделения и всей организации в целом.

Документоформляется на общем бланке организации с указанием вида документа,подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером,заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организациис проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, графыкоторой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (Таблица 1). Обычноэтот документ утверждается на целый год, но если в течение года в негонеобходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основнойдеятельности.

Штатноерасписание

Штатноерасписание — правовой акт, закрепляющий структуру, численностьи должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (вгосударственных учреждениях — с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Таблица1. Структура и штатная численность

Код подразделения Название подразделения Штатная численность 01 Руководство 3 02 Служба персонала 2 03 Бухгалтерия 5 04 Служба эксплуатации 8 … … … Всего 67

Штатноерасписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо настандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесениемреквизитов общего бланка: наименование организации, наименование видадокумента, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту,подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на которыйсоставлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется втабличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений идолжностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам имесячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежитна отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируетсяруководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителяорганизации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы иглавный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовойпечати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производитсяприказом руководителя организации или уполномоченного им лица.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческаядеятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Онаохватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевуюпроизводственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. Впроцессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количествоинформации.

Наоснове информации принимаются управленческие решения, информация служитдоказательством их исполнения и источником для обобщения.

Эффективностьуправления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, котораяфиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самымобеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, атакже многократное использование информации.

Такимобразом, документирование управленческой деятельности заключается в записи поустановленной форме необходимой для управления информации, то есть в созданиидокументов. Кроме того, документирование во многих случаях являетсяобязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Документированиеинформации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственнойвласти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизациюдокументов. В разных организациях состав и количество создаваемых документовразличны.

Комплектдокументов определяется:

— кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

— объемом и характером компетенции учреждения;

— объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяяоперации по информационно-документационному обслуживанию управления,делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядокведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработаннымиФедеральной архивной службой России.


Список литературных источников

1.        Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. «Современноеделопроизводство».2-е изд. 2007г.

2.        Волков  В.А., «Документация на предприятии» 2004г.

3.        Стародубов Н.М., Харитонов М.М. «Организация управления» 2005г.

4.        Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968г.

5.        Матузов Н.И. Малько А.В. «Теориягосударства и права». 2006г.

еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту