Реферат: Документооборот
Министерство высшего и профессионального образованияРоссийской федерации
Сыктывкарский государственный университет
Финансово-экономический факультет
Кафедра Бухгалтерского учета и аудита
Курсовая работа на тему:
“Документооборот в бухгалтерии”
Научный руководитель:
Фролова Н.Ю.
Исполнитель:
Студент 427 группы
Мантарков Г.Х.
Сыктывкар 2001Содержание
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….3
Этапы документооборота в бухгалтерии………………………………………51.1. Составление и оформление первичныхдокументов…………………………7
1.1.1. Требования, предъявляемые коформлению учетных документов……….7
1.2. Проверка первичных документов……………………………………………10
1.2.1 Правила проверки первичныхдокументов ………………………………...10
1.2.2. Исправление ошибок в первичныхдокументов…………..……………….11
1.2.3. Порядок изъятия первичныхдокументов у предприятия…..….………….12
1.2.4. Пропажа или гибель первичныхдокументов…………………..…………..14
1.3. Обработкадокументов…………………………………………..……………..15
1.3.1. Регистры бухгалтерскогоучета……………………………….……………15
1.3.2. Исправление ошибочно сделанныхзаписей в регистрах бухгалтерского учета………………………………………………………………………….17
1.4. Хранение бухгалтерскихдокументов………………….…………..…………18
1.4.1. Порядок хранения бухгалтерскихдокументов………………..………….18
1.5. Учетная политика предприятия вобласти документооборота……………..21
Унифицированные формы документации…………………………...………..222.1. Применение унифицированных формдокументации………………...…….22
2.2. Внесение изменений в унифицированныеформы первичной учетной документации………………………………………………………………….24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………..25СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……………….………….27
ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………..……………28
ВВЕДЕНИЕ
Тема организации работы сдокументами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так какот правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условияхдля повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы сдокументами, так как всякое управленческое решение всегда базируется наинформации, на служебном документе.
Организация работы сдокументами влияет на качество работы аппарата управления, организацию икультуру труда управленческих работников. От того, насколько профессиональноведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
При проверках предприятийналоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов.Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственныхопераций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий сналоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов,налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этихразногласий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции поотношению к предприятию.
Создание носителейпервичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следуетиметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры,приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К такимдокументам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки,приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.
В нашей странеустановлена система стандартов, в которых определены назначение и видыдокументов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формамидокументов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлениии оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать дляобеспечения юридической силы документов.
Цель данной работысостоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии.Для постановки цели определим следующие задачи // рассмотреть, как правильносоставляются и оформляются документы; исследовать проверку первичныхдокументов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачудокументов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия вобласти документооборота; исследовать применение унифицированных формдокументации и внесение изменений в них.
1. Этапы документооборота вбухгалтерии
Все хозяйственныеоперации, проводимые организацией, должны оформляться оправдательнымидокументами. Эти документы служат первичными учетными документами, наосновании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществленияпредварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственнымиоперациями или действиями должностных и материально-ответственных лиц.Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичныхучетных документов составляются сводные учетные документы.
Создание носителей первичной учетной информации(документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половинырабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик,что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться сним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизацииучета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многихпредприятий.
Документооборот — это движение документов на предприятииот их создания или получения от других организаций до принятия к учету,обработки и передачи в архив.
Этапы документооборота:
1.Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2.Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3.Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4.Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичныхучетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерскомучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица,составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок исроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся всоответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборотаорганизует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказомруководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяетускорить прохождение каждым первичным документом весь путь — от оформления ипроверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работыв течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетныхработников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, атакже повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен ввиде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов,выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всемиисполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Примерграфика документооборота по предприятию
Утвержденоприказом № ___ от ___________
Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив Наименование документа Количество экземпляров Ответственный за выписку Ответственный за оформление Ответственный за исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку Кто представляет Порядок представления Срок представления Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок передачи 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Требование 2 Склад ОМТС, бухгалтерия Склад Ежедневно (до час.) Бухгалтерия 1 экз. – цех 2 экз. — склад При отчете при реестре Ежедневно (до часов) Бухгалтерия Ежедневно Бухгалтерия По истечении квартала /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />Работники предприятия,учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работникипланово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы,снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие)создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, пографику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка изграфика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельностиисполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, вкоторые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графикадокументооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
1.1. Составлениеи оформление первичных документов
1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетныхдокументов
Для правильной организации бухгалтерского учета исвоевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строгособлюдать требования по составлению документов.
Основные требования,предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) «О бухгалтерском учете».
• Первичный учетный документ должен бытьсоставлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным- непосредственно после ее окончания.
• Первичные учетные документы принимаются кучету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированныхформ первичной учетной документации.
Если специфика деятельности организациипредполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых непредусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержатьследующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которойсоставлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции внатуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственныхза совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и ихрасшифровки (включая случаи создания документов с применением средстввычислительной техники).
В зависимости от характера операции, требованийнормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологииобработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительныереквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанныена предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и произвольных формне допускается.
• Записи в первичных документах должныпроизводиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, припомощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающимисохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения вархиве.
Запрещается использовать для записей простойкарандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательномупрочерку.
• Бланки форм первичных документов, отнесенныек бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке,установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность засвоевременное и доброкачественное создание документов, передачу их вустановленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверностьсодержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие этидокументы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичныхучетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию сглавным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов навыдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно бытьограничено.
Документы, которыми оформляются хозяйственныеоперации с денежными средствами, подписываются руководителем организации иглавным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера илиуполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые икредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься кисполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы,оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитныедоговоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителеморганизации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственныхопераций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению списьменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полнотуответственности за последствия осуществления таких операций и включения данныхо них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Первичные и сводныеучетные документы можно составлять на машинном носителе.
В условиях механизации (автоматизации)бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы ввиде кодов.
Подписи лиц, ответственных за составлениемашиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другимспособом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подписьсоответствующего лица.
Порядок записи в машиночитаемых первичныхдокументах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами посозданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУпредприятий, учреждений.
В том случае, когда в правоотношении участвуетдругой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд илипрокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документовна бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когданалоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводитпроверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требуетбумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемыхпервичными и сводными первичными документами.
В соответствии с Положением о главныхбухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичныедокументы по операциям, которые противоречат законодательству и установленномупорядку приемки, хранения и расходования денежных средств,товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданыглавному бухгалтеру предприятия для принятия решения.
Первичные документы, прошедшие обработку, должныиметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:
• при ручной обработке — дату записи в учетныйрегистр;
• при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
Все документы, приложенные к приходным ирасходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием дляначисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом илинадписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты(числа, месяца, года).
Дополнительные требования к порядку созданияпервичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операцийс товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств,определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованныхбухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФи другими нормативными актами.
1.2. Проверкапервичных документов
1.2.1 Правила проверки первичных документов
Проверка первичных документов — контроль, проводимыйна предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы,поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
• по форме (полнота и правильность оформлениядокумента, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (законность документальныхопераций).
При проверке по форме необходимопроконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа — оформленныйненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признатьнедействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны бытьзаполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписилиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печатьорганизации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичнымидокументами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения,но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.
Приемка и проверка отдельных первичныхдокументов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть порученывычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказомруководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которыеосуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых вбухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.
1.2.2. Исправлениеошибок в первичных документов
Ошибки, выявленные в результате проверки, можноразделить на несколько групп:
• по причинам возникновения — небрежность,бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительнойтехники и т.п.;
• по месту возникновения — в тексте илицифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению — локальные ошибки(например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в несколькихместах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные ирасходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальныепервичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию сучастниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями техже лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную(за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
• зачеркивается одной тонкой чертойнеправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• надписывается над зачеркнутым исправленныйтекст или сумма;
• на полях соответствующей строки делаетсяоговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ,либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а такжепроставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов иучетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
• если документ составлен в несколькихэкземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичнымидокументами:
• использование форм первичных документов,созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• отсутствие в документах не являющихсяунифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
• не заполнение обязательных реквизитовпервичных документов;
• наличие подчисток и помарок в документах;
• нарушение правила исправления ошибок вдокументах;
• исправления в кассовых документах;
• записи простым карандашом;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• отсутствие штампа или записи«Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах,прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
• арифметические ошибки при таксировкедокументов.
1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия
Первичные учетные документы могут быть изъятытолько органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами,налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении,на основании их постановлений в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации.
Изъятие документов производится в соответствии стребованиями, изложенными в «Налоговом кодексе Российской Федерации (частьпервая)» от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСРот 26 июля 1991 г. № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицомГосударственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии(занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, упредприятий, учреждений, организаций и граждан».
Выемка документов у предприятий производится наосновании письменного мотивированного постановления должностного лицаГосударственной налоговой инспекции, которое должно быть утвержденоруководителем (его заместителем) налогового органа.
Должностное лицо налогового органа предъявляетпостановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их праваи обязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, укоторых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях,приглашается специалист.
Представитель налогового органа предлагает лицу,у которого производится выемка документов, добровольно выдать их, а в случаеотказа производит выемку принудительно.
Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющиеотношения к предмету налоговой проверки.
При изъятии документов составляется протокол ссоблюдением требований, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.
В протоколе указываются:
• его наименование; место и дата производстваконкретного действия; время начала и окончания действия;
• должность, фамилия, имя, отчество лица,составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего вдействии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях — его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;
• содержание действия, последовательность егопроведения;
• выявленные при производстве действиясущественные для дела факты и обстоятельства.
Изъятые документы перечисляются в протоколе либов прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.
Протокол прочитывается всеми лицами,участвовавшими в его проведении или присутствовавшими при нем. Указанные лицавправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.
Протокол подписывается составившим егодолжностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими впроизводстве действия или присутствовавшими при его проведении.
В тех случаях, когда для проведения контрольныхмероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и уналоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинникидокументов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицоналогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документовс них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налоговогооргана с указанием на них основания и даты изъятия, и помещаются на местоизъятого подлинного документа. При невозможности изготовить или передать изготовленныекопии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, укоторого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
Копия акта или протокола с описью изъятыхдокументов вручается должностным лицам предприятия под роспись.
Не допускается производство выемки документов ипредметов в ночное время.
1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов
Меры, которые необходимо предпринять в связи сутерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующихдокументах:
• в Положении «О документах идокументообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от29.07.83 № 105;
• в Инструкции «О порядке изъятиядолжностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующихо сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов отналогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан»,утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.
В случае пропажи или гибели первичных документовруководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию порасследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работекомиссии приглашаются представители следственных органов, охраны игосударственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом,который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия актанаправляется вышестоящей организации.
1.3. Обработкадокументов
1.3.1. Регистрыбухгалтерского учета
Способ регистрации учетной информации, т.е.сведений из первичных документов, понимается под термином техникабухгалтерского учета.
Для систематизации и накопления информации,содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляютсясводные учетные документы — учетные регистры, которые, в зависимостиот степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителяхинформации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отраженияинформации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
По внешнему виду учетные регистры подразделяютсяна[1]:
• книги;
• карточки;
• свободные листы;
• машинограммы (полученные при использованиивычислительной техники);
• машинные носители.
Хозяйственные операции должны отражаться врегистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности игруппироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По видам производимых в них записей учетныерегистры бывают:
• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (главная книга счетов);
• комбинированные (журналы-ордера).
По степени детализации информации, содержащейся вучетных регистрах, они могут быть:
• синтетическими (главная книга счетов);
• аналитическими (карточки);
• комбинированными (журналы-ордера).
Книгипредставляют собой сброшюрованныесвободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено,так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, еедолжен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы,а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителяпредприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность заменыотдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятияхприменяется «Главная книга» — как регистр синтетического учета и«Книга остатков материалов на складах» — как регистр аналитическогоучета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с даннымиоперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видовсобственности.
Карточкипредназначены дляаналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальныхценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На ихоснове бухгалтерия создает картотеку основных средств, аматериально-ответственные лица — картотеку материалов, запасных частей,малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы— учетные регистры большогоформата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Онипредназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют ролькомбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости,табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяютболее рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самыйраспространенный вид учетных регистров.
Состав учетных регистров, их форму, порядок ипоследовательность заполнения, технику взаимосверки определяет формабухгалтерского учета.
Записи в учетных регистрах основываются натщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретаютдоказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственнойдеятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлениирезультатов его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций врегистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшиеих.
При хранениирегистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита отнесанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерскогоучета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшегоисправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета ивнутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях,предусмотренных законодательством Российской Федерации, — государственнойтайной.
Лица, получившие доступ кинформации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутреннейбухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственнуютайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленнуюзаконодательством Российской Федерации.
1.3.2. Исправление ошибочно сделанных записей врегистрах бухгалтерского учета
Для осуществления контроля и упорядоченияобработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетныхдокументов составляются сводные учетные документы.
После приемки информация с первичного документапереносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальнаяотметка, исключающая возможность ее повторного использования.
Исправление ошибочно сделанных записей врегистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:
• корректурным способом: ошибочно сделаннаязапись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписываетсябухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана водном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;
• способом дополнительной проводки:дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетныерегистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка суказанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ,который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительныхпроводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в томслучае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявленапосле подсчета итогов;
• способом «красное сторно»: вслучае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетамразнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишнезаписанная сумма вычитается;
• способом обратной проводки: для исправленияпроводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делаютзапись обратной корреспонденцией.
1.4. Хранениебухгалтерских документов
1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов
В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ«О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичныеучетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность втечение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организациигосударственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим напредприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за егосохранность.
Перечень документов, в отношении которыхустановлены постоянные и временные сроки хранения, регламентирован«Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, суказанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением приСовете Министров СССР 15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от27.06.96.
Исчисление срока хранения документов производитсяс 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинаетсяс 1 января 2000 г.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другиедокументы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработкиданных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией неменее пяти лет после года, в котором они использовались для составлениябухгалтерской отчетности в последний раз.
Сохранность первичных бухгалтерских документов(накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.),бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архивобеспечивает главный бухгалтер предприятия.
Ответственность за организацию хранения учетныхдокументов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностинесет руководитель организации.
Документы до передачи их в архив организациидолжны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихсяшкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться всейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечитьих сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущегомесяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка сотносящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи вархив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папкии переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Особое значение имеет хранение документов,связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранениялицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 — В (лет), где В- возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости навыдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствиилицевых счетов -75 лет.
Лицевые счета получателей пенсий игосударственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплатыпособий и пенсий, для единовременных пособий — 1 год.
Документы, срок хранения которых определенПеречнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаютсяв соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением оГАФ СССР.
В случае прекращения деятельности организациидокументы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам,подлежат сдаче в государственные архивы.
Организации, от которых документы приему вгосударственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность вкоторых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.
На крупных предприятиях целесообразна разработкаи утверждение специального внутреннего (локального) акта — Положения о порядкехранения документации.
В Положении о порядке хранения документацииопределяются с учетом конкретных условий деятельности организации: видыдокументов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения,обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на,хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативныхактах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры,обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в нихсведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачихранящихся документов для работы с ними и др.
Федеральная архивная служба России (Росархив) всоответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 «Обутверждении положения о федеральной архивной службе России» (п.6, п.п. 15)проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненноститребований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности,комплектования и использования архивных фондов и организации документов вделопроизводстве.
В соответствии с Основами законодательства РФ от07.07ю93 №5341-1 «Об Архивном фонде РФ и архивах» должностные лица и гражданенесут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ иреспублик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства обАрхивном фонде РФ и архивах.
1.5. Учетнаяполитика предприятия в области документооборота
Бухгалтерский учет предприятия строится на основе егоучетной политики. Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом,непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементомучетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «Обухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждаетсяприказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояниебухгалтерского учета.
Организация, осуществляя постановкубухгалтерского учета:
• самостоятельно устанавливает организационнуюформу бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;
• определяет в установленном порядке форму иметоды бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетныепроцедуры,
• разрабатывает системувнутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;
• формирует в установленном порядке своюучетную политику по другим вопросам.
При этом утверждаются:
• формы первичных учетных документов,применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотренытиповые формы первичных учетных документов, а также формы документов длявнутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации —бумажный или электронный;
• порядок проведения инвентаризации;
• правила документооборота и технологияобработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственнымиоперациями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерскогоучета.
Принятая организацией учетная политика подлежитоформлению соответствующей организационно-распорядительной документациейорганизации.
2. Унифицированные формы документации
2.1. Применениеунифицированных форм документации
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ПостановлениемПравительства Российской Федерации от 08.07.97 № 835 «О первичных учетныхдокументах», Госкомстат России по согласованию с Минфином России иМинэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетнойдокументации[2].
До 1 января 1999 г. допускалось применение натерритории Российской Федерации типовых межведомственных форм первичной учетнойдокументации по соответствующим разделам учета, утвержденных ранее ЦСУ СССР,Госкомстатом СССР, Госкомстатом России (Постановление ГКС от 29.05.98 № 57а).
С 1 января 1999 г. первичные учетные документыпринимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам,утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России,Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органамиисполнительной власти по следующим разделам учета:
• по учету труда и его оплаты;
• учету основных средств и нематериальныхактивов;
• учету материалов;
• учету малоценных и быстроизнашивающихсяпредметов;
• учету работ в капитальном строительстве;
• учету работы строительных машин имеханизмов;
• учету работ в автомобильном транспорте;
• учету результатов инвентаризации;
• учету кассовых операций;
• учету торговых операций;
• учету сельскохозяйственной продукции исырья.
Применение унифицированных форм первичной учетнойдокументации регламентируется «Положением по ведению бухгалтерского учетаи отчетности в Российской Федерации», утвержденным Минфином РоссийскойФедерации от 29 июля 1998 г. № 34н.
Госкомстат России по мере необходимости вноситизменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации,а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичнойучетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином РоссииМинэкономики России и другими заинтересованными федеральными органамиисполнительной власти.
Формы унифицированных документов приспособленыдля ведения хозяйственного учета в условиях механизированной обработки учетныхданных, а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стандартовна унифицированные системы документации: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.
В формах исключены дублирующие реквизиты, зонырасположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщеннымилиниями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 — A3 (297 х 420); А4 (210х 297); А5 (148x210).
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение поОбщесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).
При заполнении заголовочной и оформляющей частидокументов в строках, определяющих состав комиссии, обязательно указываютсядолжности, фамилии и инициалы членов комиссии. В оформляющей части всехдокументов определены места для подписей материально ответственных идолжностных лиц.
Краткими указаниями по заполнению и применениюотдельных форм первичных учетных документов предусматривается примерноеколичество выписываемых документов.
Внедрение в организациях на территории РоссийскойФедерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элементучетной политики, производится с начала финансового года.
2.2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетнойдокументации
В унифицированные формы первичной учетнойдокументации (кроме (форм по учету кассовых операций), утвержденныеГоскомстатом России, организация при необходимости может вноситьдополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставленыбез изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированныхформ первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов ких структуре и оформлению.
Удаление отдельных реквизитов из унифицированныхформ не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформленысоответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированныхформ первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.При тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускаетсяизменять следующие характеристики форм документов:
• формат (разрешается использовать форматы A3,А4, А5 по ГОСТ 9327-60);
• размеры заголовочной, табличной иоформляющей частей;
• ширину граф;
• состав реквизитов и показателей постоянногонаполнения;
• состав вспомогательных реквизитов.
При изготовлении бланочной продукции на основеунифицированных форм первичной учетной документации допускается вноситьизменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значностипоказателей, включения дополнительных строк (включая, свободные) и вкладныхлистов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕРациональная организация документооборота — этоодно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает вкачестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения,предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация являетсяоснованием для принятия управленческих решений, служит доказательством ихисполнения и источником для обобщений, а также материалом длясправочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаяхявляется обязательным, предписывается законом и актами государственногоуправления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативностиобработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятиярешений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяетсябольшое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработкафинансовых документов может привести к отрицательным экономическимпоследствиям.
Установление того или иного порядкадокументооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций иих учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетногоаппарата.
Для каждого вида илирода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особаясхема документооборота в форме графика движения документов. В этом графикеуказываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательностипроходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы пообработке документа и бухгалтерским записям на его основе.
Правильно организованный документооборот долженудовлетворять двум главнейшим условиям:
Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайшийпуть прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочихмест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.
Во-вторых, для каждого документа определяется минимальныйсрок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполненияработы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка,учетные записи и т.п.).
ЛИТЕРАТУРА
· Основыбухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.
· Положение«О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983г.
· КудрявцевВ.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М,1998
· Государственнаясистема документационного обеспечения управления: основные положения. М.,1996.
· ОжеговС. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.
· Документационноеобеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.:Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.
· Основныенормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (скомментариями).- М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.
· Федеральныйзакон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3
· КудряевВ. А. Организация работы с документами. М., 1998.
· РадченкоА. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.
· Организацияработы с документами. Инфра М.,1998 г.
· БабаевЮ. А. Теория Бухгалтерского учета. М., 1999
· ПошерстникЕ.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском учете. – СПб.: — Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ №1/>
Приложение №2
/>