Реферат: Аудит расчетов с подотчетными лицами
Курсовая работа
«АУДИТ РАСЧЕТОВС ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»
План:
Введение… 3
1. Общая характеристика расчетов сподотчетными лицами… 4
1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов сподотчетными лицами… 4
1.2. Нормативные документы(с краткимикомментариями), регламентирующие расчеты с подотчетными лицами… 6
1.3. Состав первичных документов и учетныхрегистров по расчетам с подотчетными лицами… 11
2. Этапы проведения аудиторской проверкирасчетов с подотчетными лицами… 12
2.1. Подготовительная деятельность до началапроверки… 12
2.2. Сбор аудиторских доказательств,применяемых при проверке расчетов… 13
2.3. Оформление результатов аудиторскойпроверки… 13
3. Аудит расчетов с подотчетными лицами… 15
3.1. Аудит расчетов с подотчетными лицами пометодике В.И. Подольского… 15
3.1.1. Составлениепрограммы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами… 15
3.1.2. Контрольныепроцедуры для выявления возможных нарушений… 16
3.1.3. Проверкадокументов по расчетам с подотчетными лицами по форме… 19
3.1.4. Проверкарасчетов с подотчетными лицами по содержанию… 20
3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами пометодике Н.П. Барышникова… 21
3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами пометодике Р.А. Алборова… 22
3.4. Типичные нарушения при осуществлениирасчетов с подотчетными лицами… 25
Заключение… 34
Литература… 36
Приложение 1… 38
Приложение 2… 40
Приложение 3… 41
Приложение 4… 42
Введение
В процессе финансово-хозяйственнойдеятельности у организаций часто возникает необходимость приобретенияматериальных ценностей, а также различных работ, услуг не только побезналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работникувыдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенныхдействий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции порасчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.
Тем не менее, практика аудиторскихпроверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количествоошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствиенебрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами сработниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
В данной работе я собираюсьрассмотреть актуальную в настоящее время тему аудита расчетов с подотчетнымилицами. В первом разделе будет приведен обзор нормативных документов,регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, кратко будет рассмотренбухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичныхдокументов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.
Во втором разделе будутизучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств,применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетовс подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатоваудиторской проверки.
Задачей третьего разделаявляется ознакомление с методиками проведения аудиторской проверки,предлагаемыми тремя авторами. Поскольку расчеты с подотчетными лицами носятмассовый, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже времясами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты.В третьем разделе также будут рассмотрены типичные нарушения приосуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые занарушения в бухгалтреском учете расчетов с подотчетными лицами.
1. Общая характеристика расчетов с подотчетнымилицами1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами считаются работники организации,получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги дляпредстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственныхрасходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту врозничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетнымилицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
· приобретениезапасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров,оплата почтово-телеграфных расходов;
· оплата мелкогоремонта оргтехники, транспортных средств;
· расходы накомандировки по территории Российской Федерации и за границу;
· представительскиерасходы.
Все эти хозяйственные операциисвязаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно избанка по отчет.
Учет по расчетам с подотчетнымилицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этоактивно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженностиподотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданныепод отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованныесогласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу денежных авансов подотчетнымлицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы,оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10«Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характерарасходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают сподотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
по дебету
по кредиту
Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток долга подотчетного лица на начало периода Остаток дебетовый — выдача денег подотчетному лицу Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица Сальдо дебетовой на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периодаРегистром для учета операций подвижению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер№ 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетическийучет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет суммеотводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансовогоотчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасходазаписи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то жевремя журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную воснову журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота покредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятсясгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировкиза отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности иконтроля за целевым использование средств.
Основанием для заполненияжурнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданныепод отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные илирасходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Подотчетные суммы, не возвращенныеработниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты сподотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты сперсоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платыработники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могутбыть удержаны из заработной платы работника
При командировкеработников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходяиз установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную вбанке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет».Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают вучете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФна момент выдачи.
По возвращении изкомандировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документовзадолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26«Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов покурсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсоввалют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную —на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета80, кредит счета 71).
1.2. Нормативные документы(с краткими комментариями),регламентирующие расчеты с подотчетными лицами
Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:
1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N129-ФЗ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» — Содержит перечень обязательныхреквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлятьдокументы на машинных носителях(статья 9, п. 7). Руководитель организации посогласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих правоподписи первичных учетных документов(статья 9, п. 3). Обязывает директораорганизации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписыватьпервичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами(статья 9,п. 3).
2. ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ«УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА ВИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ» утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95N 50 — Положение регулирует особенности бухгалтерского учетаимущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностраннойвалюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств врубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание,что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках,в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансовогоотчета.
3. ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПОПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ,УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМПравительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) — содержит полныйперечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2«и» — затраты на командировки).
4. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ВРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального БанкаРоссии от 22 сентября 1993 г. N 40 — Содержит правила приема, хранения, выдачиналичных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги;ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличныеденьги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, накоторый они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить вбухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвестиокончательный расчет по ним( гл. 1, пункт 11).
5. ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТАФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ,утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) — правиласинтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводкипо отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.
6. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) «О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НАДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ» — в соответствии с пунктом 19 Инструкции, НДС поприобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличныйрасчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличиисоответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная наотпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом в соответствиис пунктом 1 «ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА СЧЕТОВ — ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ» утвержденным ПОСТАНОВЛЕНИЕМПравительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. от 02.02.98) обязательным условием длязачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактурына приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.
7. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) «ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ „О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ“ — в соответствии спунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов впределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.
8. Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У»ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ПРЕДЛЕЛЬНОГО РАЗМЕРА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИ ВРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ" — устанавливает следующиепредельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу: междуюридическими лицами — 10 тысяч рублей; для предприятий потребительскойкооперации и организаций торговли ГУИН МВД России — 15 тысяч рублей.
9. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 29.06.94N 51 (ред. от 15.06.95) «О НОРМАХ И ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИНАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯМОНТАЖНЫХ, НАЛАДОЧНЫХ, СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ, НА КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ, АТАКЖЕ ЗА ПОДВИЖНОЙ И РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ, ЗА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ ВАХТОВЫММЕТОДОМ И ПОЛЕВЫХ РАБОТ, ЗА ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ В ПУТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ» — содержит правила компенсации затрат на проезд и проживаниеработникам, находящимся в поездках, которые не считаются командировками.
По командировкам в пределахРоссийской Федерации:
10. ИНСТРУКЦИЯ Минфина СССР, ГоскомтрудаСССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 «О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХСССР» — содержит:
· определениеслужебной командировки(п. 1);
· правиладокументального оформления командировки (командировочное удостоверение и, поусмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку)(п. 2);
· предельные срокикомандировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней)(п. 4);
· необходимостьставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия изместа командировки(п. 6);
· формы журналов поведению учета работников, отбывающих в командировки (Приложение 2 и 3);
· указание насохранением за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9);
· указание навыплату работникам суточных (п. 10);
· переченьрасходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);
· предписание втечение 3-х дней после возвращения работника из командировки составитьавансовый отчет (п. 19);
· другие положенияотносительно командировок.
11. ПИСЬМО Минфина РФ от 12.05.92 N 30«О ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В ПОЕЗДАХ» — компенсация работнику данныхрасходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом [10]).
12. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.07.92 N 61(ред. от 27.05.96) «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВС УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН» — содержит действующие в настоящий моментнормы выплаты работникам суточных (22 рубля) и возмещения затрат по наймужилого помещения при наличии оправдательных документов (145 руб.) и без таковых(4,5 руб.) при нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно ПОСТАНОВЛЕНИЮПравительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) «О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯКОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ» источником выплат работнику командировочныхсверх норм является чистая прибыль предприятия.
По командировкам за границу:
13. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР от25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДАСОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ» — п.70-75 регламентируют выплаты принахождения работника в загранкомандировке. За время пребывания в командировкеработнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы попроезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничногопаспорта и виз, а такжеза прописку паспорта и комиссионные при обменечека в банке на иностранную валюту (п. 71). Дата пересечения границыопределяется по отметке в загранпаспорте работника.
14. ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ от17.05.96 N 1037-ИХ «О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ ВКРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ» — содержит дополнение к правиламп.72-75 документа [13] — суточные какой страны и с какого момента применять(пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормысуточных для РФ; при пересечении границы РФ — нормы для страны-назначения (приэтом документ [13] запрещает выплачивать суточные за день пересечения границыпри возвращении в РФ); если работник в период командировки находился внескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую(определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленнойдля выплаты в стране, в которую он направляется.)
15. ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N11-02/49 (ред. от 29.03.96) «О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИКРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ» —содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно дляработников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочныхкомандировках. (При этом, в случае пребывания работника в краткосрочнойкомандировке за границей свыше 60 дней выплата суточных начиная с 61 дняпроизводится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений РФ прикомандировках в пределах государства, где находится загранучреждение.)
16. ПИСЬМО Минфина РФ от 26.04.93 N 52(ред. от 01.08.94) «О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХЗАГРАНКОМАНДИРОВКАХ» — поскольку размер суточных по загранкомандировкам(кроме суточных в долларах США командированным в Афганистан и в ОАЭ) измененболее поздним Письмом Минфина РФ [15], из данного Письма используются лишьнормы возмещения расходов по найму жилого помещения.
17. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110«О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИРЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН» — устанавливает с 1.01.97 нормы суточных прикомандировках во все страны — бывшие республики СССР.
18. Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997г. N 14 «О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещенияпри краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран» — нормы расходов по найму жилых помещений при командировках в страны — бывшиереспублики СССР.
19. ПОЛОЖЕНИЕ ЦБР от 25.06.97 № 62 “ОПОРЯДКЕ ПОКУПКИ И ВЫДАЧИ ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХРАСХОДОВ”.
По представительским расходам:
20. ПИСЬМО Минфина РФ от 06.10.92 N 94(ред. от 19.10.95) «НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ,РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕС УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ» — относительнопредставительских расходов содержит:
· определениепредставительских расходов;
· расходывключаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденныхсоветом (правлением) смет предприятия на отчетный год (но не более норм);
· требования кпервичным документам, подтверждающим представительские расходы;
· предельные нормыпредставительских размеров в год, принимаемые при налогообложении прибыли (0,5% от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год).
1.3.Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетнымилицами
Состав первичных документов по расчетам с подотчетнымилицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления навыдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующихрасчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так какрасчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета,например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками,операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, припроверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другимразделам учета.
Основными документами, которые необходимо подвергнутьизучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
· авансовые отчет;
· приказы онаправлении сотрудников в командировки;
· командировочныеудостоверения;
· копиизагранпаспортов с отметками о пересечении границы;
· список лиц,которым разрешено получение наличных денег из кассы;
· сметыпредставительских расходов;
· приказы обутверждении смет представительских расходов;
· оправдательныепервичные документы.
Операции по расчетам с подотчетными лицами находятсвое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:
· журнал-ордер № 7,объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетнымилицами (при журнально-ордерной форме учета);
· главная книга;
· иные регистрыаналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, взависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.
2.Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами2.1.Подготовительная деятельность до начала проверки
Для принятияобоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативноознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться сучредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия,причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородныхвидов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этомслучае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным вобласти учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибоки нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка,увеличатся время на ее проведение и оплата.
При знакомстве спотенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседанийакционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления имасштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии,получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и другихорганизаций, с которым клиент имеет деловую связь.
В результатепредварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловойбезупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки илиотказе от нее. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверкусомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых лицамикриминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любымпутем.
2.2.Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетовПри аудиторской проверке расчетов сподотчетными лицами используются различные методы получения аудиторскихдоказательств:
· наблюдение илиучастие в инвентаризации;
· наблюдение завыполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
· устный опрос;
· получениеписьменных подтверждений;
· проверкадокументов, полученных клиентом от третьих лиц;
· проверкадокументов, подготовленных на предприятии клиента;
· проверкаарифметических расчетов;
· анализ.
Указанные методыприменяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного илинескольких возможных нарушений. В Приложении 1 дано обобщение методов контролядля выявления приведенных в разделе 3.3. типичных нарушений.
2.3.Оформление результатов аудиторской проверки
Аудиторская проверказаканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверкибухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.
В акте аудиторскойпроверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако безвключения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделаннойработе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направленийподвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываютсявыявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. Приэтом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретныерекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторыне должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персоналабухгалтерии.
Акт аудиторской проверкиявляется строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы невправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключениемслучаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений,мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверкисоставляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами личноглавному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляростается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующегоконтроля за устранением выявленных недостатков.
После подготовки проектаакта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматриваютвысказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в актсоответствующие коррективы и подписывают его.
Аудиторское заключение — официальный документ, дающийоценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия,подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группыаудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществляласьсамостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждениезаключения производится его подписью и личной печатью.
Возможны четыре видааудиторских заключений:
· заключение беззамечаний (безоговорочное заключение);
· заключение сзамечаниями (заключение с оговорками);
· отрицательноезаключение;
· заключение недается совсем, либо дается отказное заключение.
Первый вид заключенияаудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков вотчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, невызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скореевсего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, новносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверкапроизведена недостаточно профессионально или недобросовестно.
Заключение с замечаниямиделается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, вцелом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета иотчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать своирекомендации и проконтролировать их выполнение.
Отрицательное заключениедается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерскогоучета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируетсякак недостоверная.
Четвертый вариантзавершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются всематериалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности.В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив обэтом предприятие и свою вышестоящую организацию.
3.Аудит расчетов с подотчетными лицами3.1.Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И. Подольского3.1.1.Составление программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицамиПеред началом основнойпроверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примернуюпрограмму изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учетана предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторскойпроверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник,приведенный в Приложении 2.
По результатам опросаответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопросникуаудитор может сделать следующие выводы:
1. Внутренний контроль за расходованиеми целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствиемна предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могутбыть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯКАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Утвержден Решением Совета ДиректоровЦентрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимсяза полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников вкомандировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видомкомандировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХОПЕРАЦИЙ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаютсяподоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимоначислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхованияи Фонд занятости населения.
5. В нарушение Закона РФ «О подоходномналоге с физический лиц» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целейналогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм неведется.
6. В нарушение ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЕЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ ВСЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХРЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ (утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМПравительства РФ от 05.08.92 N 552) сметы представительский расходов неразрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Закона РФ «О налоге наприбыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложенияучет представительский расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
8. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХОПЕРАЦИЙ выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебнымикомандировками, производится в суммах, превышающих необходимые.
3.1.2. Контрольные процедуры для выявлениявозможных нарушенийПо результатам опроса уаудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетнымилицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудиторуцелый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствииопределит достоверность отчетных данных.
Для выявления каждого извозможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный наборконтрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:
Процедура 1.1.1 — проверкасоответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы нахозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденномуруководителем предприятия.
Процедура 1.1.2 — проверка полученияподотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученнымавансам.
Процедура 1.1.3. — проверкасоответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые онивыданы.
Процедура 1.1.4. — наличиеподотчетных лиц в штате предприятия.
Процедура 1.1.5. — проверкаправильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. Вслучаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, невозвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимоудостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительносуществует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а такженачислены все соц. фонды (включая Пенсионный фонд 1 % и 28% соответственно).
Процедура 2.1.1 — проверка полнотыоправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
Процедура 2.1.2. — проверка наличияприказов о направлении работников в командировку.
Процедура 2.1.3 — проверкаправильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещениякомандировочных расходов определены:
· ПИСЬМОМ МинфинаРФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯКОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН» — в пределах РФ —суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без документов — 4,5руб.);
· ПИСЬМОМ МинфинаРФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и ПИСЬМОМ Минфина РФ от 26.04.93 N52 (ред. от 01.08.94) — соответственно суточные и расходы по найму жилья призагранкомандировках (в зависимости от страны);
· ПИСЬМО Минфина РФот 27.12.96 N 110 «О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХКОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН» — нормы суточных прикомандировках во все страны — бывшие республики СССР.
Процедура 2.1.4. — проверкаправильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверхнорм.
Процедура 2.2.1 — проверка удержанияподоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверхустановленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы вПенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и в Фонд занятостинаселения (в Фонд социального страхования отчисления не производятся). Приоплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, таки ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются:
· суточные впределах норм, установленных законодательством;
· расходы по наймужилья в пределах норм;
· фактическипроизведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до местаназначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионныесборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления,назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа,пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получениюзагранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банкене наличную иностранную валюту.
Процедура 2.2.2 — проверкаправильности выделения НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС выделяютпо
· проезду к местуслужебной командировки и обратно;
· затратам напользование в поездах постельными принадлежностями;
· хранению багажа;
· расходам по наймужилого помещения в пределах норм.
Процедура 3.1.1 — проверкаправильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицамиматериальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупкеТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера,накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯГосналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) «О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯИ УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ»). При покупки ТМЦ в розничнойторговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с ихстоимостью.
На многих предприятияхнезависимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности,только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС невыделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается наиздержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижениюналогооблагаемой прибыли.
Процедура 4.1.1 — проверкасоответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительскиерасходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителейдругих предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывшихдля переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодногосотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления)предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходамотносятсязатраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда илидругого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортнымобеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетнымобслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатойуслуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Включениепредставительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которыене должны превышать нормативно утвержденных норм (0,5 % от объема реализации(при реализации до 2 млн. руб. в год), и только при наличии оправдательныхпервичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программапроведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон (ПИСЬМОМинфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) «НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НАПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУКАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХПРИМЕНЕНИЯ»).
Процедура 4.1.2 — проверкаправильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределахи сверх норм.
Процедура 5.1.1 — проверкаправильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам сподотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятияподотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
Процедура 6.1.1 — проверкасоответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.
3.1.3. Проверка документов по расчетам сподотчетными лицами по формеПроверка документов порасчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором сиспользованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.
При тестированиидокументов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковыхнарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки.Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.
Для проверки правильностиотражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролируетарифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического исинтетического учета. Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.
Взаимоувязкааналитический и синтетический данных учета будет зависеть от формы веденияучета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная форма учета,следовательно необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчетданных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомостипроизводится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надососредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам сподотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы № 1«Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» заотчетный период. (Бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия» позволяетавтоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовуюформу № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверитьданные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будетформироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры исоблюдения определенных правил отражения операций.)
3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами посодержаниюПри проверке расчетов посодержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.
Предельные срокикомандировки. Всоответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от07.04.88 N 62 «О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР» служебнойкомандировкой признается поездка работника по распоряжению руководителяпредприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебногопоручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников,работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер).Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.
При загранкомандировкахтаких ограничений нет, однако начиная 61 дня нахождения работника вкомандировке суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным дляработников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, гденаходится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от29.03.96) «О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХКОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ»).
Отнесениекомандировочных расходов на затраты производства. Для того, чтобы командировка былаправильно оформлена необходимы документы:
· внутренний приказдиректора о направлении в командировку;
· авансовый отчет сприложением документального подтверждения расходов;
· утвержденныйдиректором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.
Нельзя считатькомандировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда.Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действиерегулируется нормами гражданского права. Следовательно, на лиц, заключившихдоговор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этимкомандировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся кчислу компенсационных выплат, предусмотренных ст.116 КЗоТ РФ, а являютсядоходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.
Отнесение на затратытранспортных расходов, связанных с командировкой. В соответствии с Порядком ведениякассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы попроезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимыеработником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированытолько по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.
Пересчет расходов позагранкомандировкам в рубли. В соответствии с ПОЛОЖЕНИЕМ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ«УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА ВИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ» (утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50)расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленномуна дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходованиясредств подотчетным лицом.
3.2. Аудит расчетов сподотчетными лицами по методике Н.П. БарышниковаПри проверке авансовыхотчетов необходимо обратить внимание на следующее:
· имеются липриказы (распоряжения) о направлении работников в командировку с указанием целикомандировки, страны пребывания и сроков командировки;
· правильностьвозмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда).Согласно Инструкции Росналогслужбы от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядкеначисления и уплаты налога на добавленную стоимость» суммы расходов по проездук месту служебной командировки и обратно, включая затраты на пользование впоездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилогопомещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются всебестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. При этом сумм НДС, оплаченнаяпри возмещении таких расходов (в пределах нормы), определяется по расчетнойставке от суммы указанных расходов, а сверх нормы — налог возмещению неподлежит;
· имеется ликомандировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;
· правильность исвоевременность составления авансовых отчетов;
· правильностьвозмещения затрат на хозяйственные нужды;
· наличиеоправдательных документов;
· полнота исвоевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
· правильностьвозмещения затрат на представительские расходы. Включение представительскихрасходов в себестоимость продукции (работ, услуг) проводится в пределах сметпредприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которыхдолжны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи(приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величинарасходов;
· правильностьвозмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При этом следуетпомнить, что пересчет расходов по загранкомандировке, выраженных в иностраннойвалюте, производится на момент прибытия работника из командировки (любой изтрех дней, в течение которых командированный обязан сдать авансовый отчет покомандировке).
3.3.Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. АлбороваПриступая кпроверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:
· кто ведет учетрасчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы поспециальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);
· имеется ли вналичии нормативная база для работы бухгалтера;
· кому подотчетенданных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
· имеется лиутвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (кругподотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждаетсяруководителем организации).
Далее необходимо сверитьостатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере№ 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяцаперед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.
Проверяя записи покаждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:
· суммы выдаваемыхпод отчет авансов;
· имеются липриказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;
· назначение ифактическое использование авансов;
· срокипредставления авансовых отчетов;
· имеются ликомандировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;
· правильность исвоевременность составления (представления) авансовых отчетов;
· правильностьвозмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
· правильностьсоставления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
· своевременностьпогашения задолженности по ранее выданным авансам;
· наличиеоправдательных документов по всем операциям
Необходимо такжеустановить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходовчерез подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичнымрасчетам.
При сплошной проверкеавансовых отчетов подотчетных лиц требуется проверить:
· подписываются лиавансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. Вслучае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзясписывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.
· полноту идействительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку, прилагая кавансовому отчету недействительные документы (товарный чек без отметок, штамповмагазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов) илисписывая на себестоимость выданные подотчетным лицам суммы на ГСМ, техремонт,приобретение запасных частей и ремонтных материалов без оправдательныхдокументов. В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции отприходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ,услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо, хотя эти суммы бываютсолидные. Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затратынеобоснованными и определить сумму заниженного для налогообложения дохода, атакже скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению,транспортному налогу;
· правильностьотражения суточных и затрат на жилье, а также правильность выделения по нимНДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить на уменьшениеприбыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием сэтой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты(себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со стоимости проезда иоплаты найма жилья).
· правильностьотражения выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо. Вданном случае поступление выручки от реализации показывают на кредите счета 71без предварительного (или последующего) отнесения этой суммы на кредит счета 46«Реализация продукции (работ, услуг)». При выявлении таких фактов необходимоопределить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки);
· правильностьотнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержкипроизводства (обращения) организации.
Проверяя расчеты сподотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор долженустановить:
· правильностьучета расчетов;
· правильностьвозмещения работнику расходов в однодневную командировку, а также в случаях,когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием ижилищным помещением;
· правильностьрасчета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансовогоотчета;
· правильностькорреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь необходимо обратитьвнимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могутскрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые оборотысета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 — с даннымисводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным иобщехозяйственным расходам, по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотовжурнала-ордера № 1, по другим счетам — с данными раздела дебетовыхоборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам.Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 — с данными журнала-ордера№ 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2 и т.д.
3.4. Типичные нарушенияпри осуществлении расчетов с подотчетными лицами
Нередко в организациях допускаютсяошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерскогоучета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения(злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) вобласти расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующимобразом:
1. Нарушение порядкавыдачи подотчетных сумм
1.1. Отсутствует приказруководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;
1.2. В приказе о порядкевыдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получениеденег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки ихвозращения;
1.3. Выдача денежныхсредств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказомруководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционныерасходы;
1.4. Выдача денежных суммиз кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.5. Выдача денег подотчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
1.6. Списание подотчетныхсумм за счет чистой прибыли предприятия;
1.7. Несоответствиефактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.8. Допускается передачаполученных под отчет наличных денег одним работником другому;
2. Нарушения приоформлении командировочных расходов
2.1. Отсутствие приказов(распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2. Отсутствиекомандировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
2.3. Несоблюдениеустановленных норм командировочных расходов;
2.4. Отсутствие приказов(распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5. Отсутствиеаналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
3. Нарушение порядканалогообложения при оформлении командировочных расходов
3.1. Нарушение порядкаудержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования иобеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленныхнорм;
3.2. Некорректноевыделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;
4. Нарушения приприобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами
4.1. Выделение суммналога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальныхценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
4.2. Списание на затратысумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей,приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;
5. Нарушения порядкаучета представительских расходов
5.1. Несоответствиефактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ееотсутствие);
5.2. Отсутствие учетапредставительский расходов в пределах норм и сверх норм;
6. Нарушения порядкаведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
6.1. Некорректноесоставление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
6.2. Неправильноевыведение остатков на конец отчетного периода;
6.3. Журнал-ордер № 7ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;
6.4. Несоответствиезаписей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;
7. Нарушения в форме и реквизитахпервичных документов
Рассмотрим подробнее ряддопускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за ихиспользованием.
Нарушение: неправильный порядок выдачи денег подотчет.
Нарушения данного видавозникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11Порядка ведения кассовых операций.
Выдача наличных денег под отчет должнаосуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором долженбыть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм,указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещаетсявыдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученнымподотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денегодним работником другому.
Нарушение:в организации непроводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.
В соответствии с пунктом 15 Положения обухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказомМинфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверностиданных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводитьинвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числерасчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна передсоставлением годовой бухгалтерской отчетности.
Пунктом 3.47 Методических указаний поинвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом МинфинаРоссии от 13 июня 1995 г. № 49, определено, что при инвентаризацииподотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам сучетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета посуммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.
При большом количестве подотчетных лиц исоответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдениеюридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного видарасчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета иналогообложения.
Так, несвоевременная сдача неизрасходованной частиподотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовыхопераций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет,обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах непозднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со днявозвращения из командировки.
В случае несвоевременной сдачи неизрасходованныхподотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может бытьисчислена материальная выгода от использования работником денежных средстваорганизации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.
В частности, такое разъяснение дано в письмеГосналогинспекции по г. Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, гдесообщается, что в общеустановленном порядке производится налогообложение суммыматериальной выгоды за пользование денежными средствами, полученнымиработниками от организаций, при уклонении от возврата этих средства, просрочкев их уплате или необоснованном получении.
Причем сумма материальной выгоды в этом случаеопределяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная сустановленной даты представления отчета об израсходованных суммах.
Иногда в организациях бывают случаи, когдазадолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственныхсредств организации по окончании отчетного периода без представления имавансового отчета.
Необходимо учитывать, что невозвращенные вустановленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены вбухгалтерском учете следующими проводками:
ДЕБЕТ 84
КРЕДИТ 71
— списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);ДЕБЕТ 70
КРЕДИТ 84
— удержание подотчетных сумм из заработной платы;ДЕБЕТ 73
КРЕДИТ 84
— если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работникаНевозвращенные в кассу организациинеизрасходованные суммы в соответствии с пунктами 3 и 6 ИнструкцииГосналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению законаРоссийской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»»считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.
Поскольку такие суммы являются доходом физических,полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатитьвзносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фондсоциального страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фондобязательного медицинского страхования.
Однако, если подотчетные средства были выданыработнику организации под отчет без установления срока их возврата и на моментналоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты сподотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход работника этихсумм не имеется. Такое разъяснение дано, в частности, в письмеГосналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157.
В дальнейшем, если по окончании отчетного года сосчета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетноголица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, тонеобоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупныйоблагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может бытьналожен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведениебухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.
Нарушение: к авансовым отчетам неприлагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичныеоправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных суммрасходы.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федеральногозакона от 21 ноября 1996 г. № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете», атакже пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РоссийскойФедерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должныоформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записейв регистрах бухгалтерского учета.
Первичными оправдательными документами,подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки(накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, актывыполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы,акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «Обухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются дляотражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержатреквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательнымдля первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:
· наименование документа;
· дата составления документа;
· наименование организации, составившей документ;
· содержание хозяйственной операции;
· денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;
· наименование должностей ответственных лиц и их подписи,заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшейуслуги, выполнившей работы;
Кроме того, в акте закупки материальных ценностей уфизического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце,такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.
При отсутствии первичных оправдательных документов,подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства,выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в нихобязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетамбухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет правовключать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).
Кроме того, согласно статьям 2 и 7 Закона РФ «Оподоходном налоге с физических лиц», такие подотчетные суммы подлежат включениюв совокупный облагаемый доход работника. Так, в частности, в письмеГосналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157указано, что суммы подотчетных средств, на которые отсутствуют документы,подтверждающие расходы, включаются в совокупный облагаемый доход работника.
Особое внимание организациям следует обратить напредставление подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин при покупкематериальных ценностей у юридических лиц в розничной торговле.
По мнению Госналогинспекции по г. Москве (письмо от8 сентября 1997 г. № 11‑13/21380), подотчетные лица должныпредъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичныхдокументов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.
Во-первых, ни Законом РФ от 18 июня 1993 г.№ 5215‑1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществленииденежных расчетов с населением», ни принятыми позже нормативными документами,например, Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществленииденежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от30 июля 1993 г. № 745, не установлена обязательность расчетов торговыхорганизаций с юридическим лицами за приобретаемые товары с применением контрольно-кассовыхмашин.
Во-вторых, статьей 492 Гражданского кодекса РФсодержание договора розничной купли-продажи определяется как приобретение покупателемв розничной торговле товаров, предназначенных для личного, семейного или иногоиспользования, не связанного с предпринимательской деятельностью.
Подотчетное лицо приобретает материальные ценностив розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целяхпредпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можнопроизводить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа,подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.
Ошибка: расчет с другимиюридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах,превышающих установленные лимиты.
Расчеты между юридическими лицами за приобретенныедля производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в томчисле и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить ссоблюдением установленных нормативными актами пределов. Так, письмомЦентрального банка РФ от 29 сентября 1997 г. № 525 лимит расчетовналичными деньгами между юридическими лицами в Российской Федерации по одномуплатежу составляет с 8 октября 1997 года — 3 000 000 руб., с учетом изменениямасштаба цен с 1 января 1998 года — 3000 руб. (для предприятий потребительскойкооперации — 5000 руб., для предприятий ГУИН МВД России — 5000 руб.)
В соответствии с разъяснениями Центрального банкаРФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 термин «один платеж» означает расчетыналичными деньгами одной организации с другой в один день по одному илинескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.
Нарушение установленного порядка расчетов наличнымиденьгами на основании пункта 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г.№ 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полномувнесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» приводит к наложениюштрафов на юридическое лицо — плательщика в двукратном размере суммыпроизведенного платежа.
Ошибка: внесение на расчетный счетв банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных подотчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.
Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «Омерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей иупорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчетыналичными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных подотчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем ихпрямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента,минуя свой расчетный счет.
Наличные денежные средства в оплату за товары(работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующейпродукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.
За несоблюдение установленного порядка, согласнопункту 9 вышеназванного Указа Президента РФ, на организации налоговыми органаминалагается штраф в двукратном размере внесенной на расчетный счет суммы.
Ошибка:бухгалтерия организациинеправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречитдатам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающихрасходование подотчетных средств.
Принцип временной определенности фактовхозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерскомучете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отраженияфинансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в томотчетном периоде, в котором данные операции имели место.
На основании этого Положения даты, проставленные напервичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах,проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовымиордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств,полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составленияавансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачуподотчетных сумм.
Противоречие в указанных датах свидетельствует оследующих фактах:
· в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичныхдокументов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;
· во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.
Последствия, возникающие в первом случае ужеподробно рассмотрены.
Остановимся на втором случае, когда даты, указанныена первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовомордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен каквозмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных нахозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочныхматериалов.
Приобретенные физическим лицом за свой счетматериальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтомуоплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) дляпроизводственных целей в этом случае должна оформляться договоромкупли-продажи.
При этом в соответствии с подпунктом «т» пункта 8Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применениюзакона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»»(в редакции последующих изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическимлицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части,превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячнойоплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.
Кроме того, по мнению Госналогиснпекции пог. Москве (письмо от 1 марта 1995 г. № 11‑13/3206),стоимость горюче-смазочных материалов относится на издержки производства иобращения организации только при условии их приобретения непосредственно самойорганизацией, в том числе при оплате наличными деньгами через подотчетных лиц,выданных в установленном порядке.
Заключение
В результате проделанной работы была раскрыта темааудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицамипроводится на основе первичных документов по расчетам сподотчетными лицами. Основнымидокументами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов сподотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлениисотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортовс отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получениеналичных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы обутверждении смет представительских расходов; оправдательные первичныедокументы.
В работе также былипроанализированы различные методы получения аудиторских доказательств приаудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичныхошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методамотносятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнениемхозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменныхподтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверкаарифметических расчетов; анализ.
Были изученыметодики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский,Н.П. Барышников и Р.А. Алборов. Применение данных методик имеет цельювыявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета расчетов сподотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководствуорганизации соответствующие советы и разъяснения по исправлению ипредупреждению в будущем допущенных нарушений.
Изучениетипичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с подотчетными лицамипозволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-засложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения иотсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками,допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег подотчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение кавансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов;расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами вразмерах, превышающих установелнные лимиты и другие.
Зачастую врезультате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы,занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальномустрахованию и обеспечению, транспортному налогу.
Литература:
1. «Нормы и нормативы напредставительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовкукадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размеротнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок ихприменения». Письмо Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95)
2. «О бухгалтерскомучете». Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ
3. «О нормах возмещения расходовпри краткосрочных загранкомандировках». Письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52(ред. от 01.08.94)
4. «О нормах и порядкевозмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций иучреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсыповышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, запроизводство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу впути на территории Российской Федерации». Постановление Минтруда РФ от29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95)
5. «О порядке возмещениякомандированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями впоездах». Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30
6. «О порядке выплаты суточныхработникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». ПисьмоМинтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ
7. «О порядке исчисления иуплаты налога на добавленную стоимость». Инструкция Госналогслужбы РФ от11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97)
8. “О порядке покупки и выдачииностранной валюты для оплаты командировочных расходов”. Положение ЦБР от25.06.97 № 62
9. «О предельных нормах возмещениярасходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территорииряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14
10. «О размерах выплаты суточныхпри краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран».Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110
11. «О размерах и порядке выплатысуточных при краткосрочных командировках на территории иностранныхгосударств». Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96)
12. «О служебных командировках впределах СССР». Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от07.04.88 N 62
13. «Об изменении норм возмещениякомандировочных расходов с учетом изменения индекса цен». Письмо МинфинаРФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96)
14. «Об установлении предельногоразмера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическимилицами». Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У
15. «Об утверждении правил обусловиях труда советских работников за границей». ПостановлениеГоскомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92)
16. План счетов бухгалтерского учетафинансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по егоприменению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97)
17. «По применению законаРоссийской Федерации „О подоходном налоге с физических лиц“.Инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97)
18. Положение о составе затрат попроизводству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимостьпродукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов,учитываемых при налогообложении прибыли (утверждено постановлениемПравительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97)
19. Порядок ведения кассовых операцийв российской федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального БанкаРоссии от 22 сентября 1993 г. N 40
20. «Учет имущества и обязательстворганизации, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Положение побухгалтерскому учету (утверждено приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 50)
21. Алборов Р.А. Аудит в организацияхпромышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. — М.: Дело исервис, 1998. — 464 с.
22. Аудит: Учебник/ Под ред.Подольского В.И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.
23. Барышников Н.П. Организация иметодика проведения общего аудита. — 4 изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.
24. Бухгалтеру и аудитору: Справочноепособие, Т.1,2 — СПб, 1997
25. Воронов В.В. и др. Общий аудит.Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени— М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС»,1997 г. — 544 с.
26. Камышанов П.И. Практическоепособие по аудиту — 2-е изд. М.: ИНФРА, 1998
27. Кирилишин И.М. Расчеты покомандировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух — 1994— № 9
28. Клонотовская С.Г., Чепуренко А.В.Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам//Главбух -–1997 — № 8
29. Максимова Л.Н. Типичные нарушенияпри осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 1998 — № 9
30. Сотникова Л. Аудит хозяйственныхопераций: методы и процедуры// Аудит и налогоообложение — 1997 — № 8
31. Талье И.К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.:Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. — 112 с.
Приложение 1
Таблица 1.
Методы контроля для выявления типичных нарушенийрасчетов
с подотчетными лицами
Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций Метод сбора аудиторских доказательств 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятию могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы + 1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия + 1.5. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам + 1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы + + 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку + 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке + 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов + 2.4. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм + + 3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм + + 3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов + + 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети + + 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле + + 5.1. Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете +Таблица 1 (продолжение)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм + + 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами + 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода + + 6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 + +Методы сбора аудиторских доказательств:
1. Наблюдение или участие винвентаризации;
2. Наблюдение за выполнениемхозяйственных или бухгалтерских операций;
3. Устный опрос;
4. Получение письменных подтверждений;
5. Проверка документов, полученныхклиентом от третьих лиц;
6. Проверка документов, подготовленныхна предприятии клиента;
7. Проверка арифметических расчетов;
8. Анализ.
Приложение 2
Таблица 2.
Вопросник для сбора информации при составлениипрограммы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
№ п/п ВопросВа-риант
ответа
Информация или документ, который следует запросить Назначаемая аудиторская процедура Но-мер вы-вода 1 Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды Нет 1 Да Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды Проц. 1.1.1 2 Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам Нет Да Журнал-ордер № 7 Проц. 1.1.2 2 3 Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлении работников в командировки Нет 3 Да Письменные распоряжения руководителя Проц. 2.1.2 4 Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия Нет 4 Да Приказ руководителя о возмещении Проц. 2.2.1 5 Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения Нет 5 Да Проц. 2.1.4 6 Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительский расходов Нет 6 Да Письменное распоряжение руководителя Проц. 4.1.1 7 Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения Нет 7 Да Проц. 4.1.2 8 Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки Нет 8 Да Приложение 3Таблица 3.
Карточка проверка по форме расчетов с подотчетными лицами
№ п/п Нарушения
Основание
(документ №)
1 2 3 1 Авансовый отчет не утвержден руководителем п.7 д-та [2] 2 Нет подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета п.7 д-та [2] 3 Нет даты утверждения авансового отчета п.7 д-та [2] 4 Бухгалтерские проводки составлены в иностранной валюте без пересчета в рубли п.12 д-та [2] 5 Бухгалтерские проводки составлены в тысячах рублей п.7 д-та [2] 6 Вместо документов, подтверждающих выплату конкретной суммы, приложены другие (счета, накладные без отметки об оплате и т. д.) 7 Отметки об оплате сделаны лишь штампом «ОПЛАЧЕНО» (отсутствуют подписи) 8 В первичных документах отсутствуют оттиски печати 9 Не все перечисленные в авансовом отчете документы приложены к этим отчетам 10 В актах закупа не имеется данных, необходимых при составлении договора купли-продажи (паспортных данных, прописки и др.)п. 7 д-та [2]
ГК РФ
11 В первичных документах неуказанна (указана неразборчиво) цель платежа. 12 Отсутствует штамп «ОПЛАЧЕНО» п. 2.21 Положения 13 Не соблюдены сроки отчета по подотчетным суммамп.11 д-та [5]
приказ руководителя
14 На обратной стороне авансового отчета на указаны бухгалтерские проводки на каждый из документов 15 В авансовом отчете заполнены не все графы (подотчетные суммы, даты их выдачи и др.) 16 В авансовом отчете на указаны проводки 17 На первичных документах отсутствует их номинал (не указана цена приобретения) 1 2 3 18 Журнал-ордер № 7 составлен не в разрезе подотчетных лиц и каждого авансового отчета одновременно Проверка документов по командировкам 19 В командировочных удостоверениях отсутствуют или исправлены даты убытия (прибытия)п.9 д-та [2]
п.6 д-та [11]
20 На счете гостиницы отсутствует ее печать 21 В авансовом отчете отсутствуют первичные документы, подтверждающие использование постельных принадлежностей документ [2] 22 Отсутствует копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы п. 9 док-та [14] 23 В первичных документах по загранкомандировкам на автомобиль (страховка и др.) в качестве владельца указано не предприятие, а водитель /> /> /> /> /> />
[2] — ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРСКОМУЧЕТЕ И ОТЧЕТНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от26.12.94 N 170
[5] — ПОРЯДОКВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден Решением оветаДиректоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40
[11] — ПОРЯДОКВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден Решением СоветаДиректоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40
[14] — ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) „ОБУТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ“
Приложение 4/>