Реферат: Автоматизация бухгалтерского учета

Содержание Введение

5

 

Глава I    Бухгалтерский учет — исторический аспект

6

 

Глава II  Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета

 

 

2.1

Основные законодательные документы, определяющие учет и отчетность в Российской Федерации

25

 

2.2

Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета

26

 

2.3

Основные правила ведения бухгалтерского учета

27

 

Глава IIIТеоретические основы автоматизации бухучета

 

 

3.1

Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

30

 

3.2

Требования к бухгалтерской системе

30

 

3.3

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

31

 

3.4

Элементы компьютерной системы

32

 

3.5

Особенности компьютерной обработки данных

33

 

3.6

Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухгалтерского учета    

 

 

3.6.1

1С «Бухгалтерия»

35

 

3.6.2

Aubi

38

 

3.6.3

Супер Менеджер

41

 

3.6.4

ИНФО Бухгалтер

41

 

3.6.5

ФОЛИО

42

 

3.6.6

Инфин – бухгалтерия

42

 

3.6.7

ABACUS

42

 

3.6.8

БОСС

44

 

3.6.9

БЭСТ

46

 

3.6.10

АККОРД

47

 

3.6.11

Другие средства автоматизации бухгалтерского учета

48

 

Глава IVПрактическая технология эффективной автоматизации

                  бухгалтерского учета

 

 

4.1

Что такое хорошая автоматизация

50

 

4.2

Подготовка к автоматизации

 

 

 

4.2.1

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

51

 

 

4.2.2

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

52

 

 

4.2.3

Этап III. Постановка задачи

54

 

 

4.2.4

Этап IV. Выбор программного средства

55

 

 

4.2.5

Этап V. Вопросы техники

58

 

4.3

Процесс автоматизации

59

 

4.4

Этап настройки

60

 

4.5

Этап обучения

61

 

4.6

Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета

62

 

 

Глава V  Отражение поступления товаров на примере программы                    1С «Бухгалтерия» 66

 

Глава VI Ответы на часто задаваемые вопросы по программе

                          1С «Бухгалтерия»

72

 

Заключение 85

 

Список используемой литературы 86 /> /> /> /> /> /> /> Введение.

Занять лидирующее положение на рынке,повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структурууправления — вот первоочередные задачи руководителя предприятия. Вбухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливаетширокое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрениюкоторых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации,принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Автоматизация бухгалтерского учета напредприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условияхпереходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуациятакова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриватьсякак внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственнойдеятельности предприятия со стороны государства служит отчетность(бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должнаежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрациипредприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки,при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включаяпервичные.

В условиях относительной неопределенности вналоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, ивсего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в Россииочень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно.Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдаюттакже из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов ираспоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерскогоучета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Чем же может помочь российскому бухгалтерукомпьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера,но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинныхопераций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущеефинансовое положение предприятия и его перспективы.

Глава I.Бухгалтерский учет:исторический аспект.

Современная теория ипрактика бухгалтерского учета меняют свою форму в ходе экономического развитияи политических пре­образований, в рамках которых протекают хозяйственные процес­сы,в связи с чем каждое теоретическое построение и любая бухгалтерская категориякак отражают, так я скрывают интересы определенных лиц, замятых в хозяйственномпроцессе.

Изучениевозникновения и развития теории и практики бух­галтерского учета помогаетспециалистам объективно оценить происходящие хозяйственные процессы и освоитьтехнику на­учного прогнозирования.

На гербе бухгалтеров, признанноминтернациональной эмб­лемой счетных работников, изображены солнце, весы, криваяБернулли и начертан девиз: «Наука, доверие, независимость». Солнцесимволизирует освещение бухгалтерским учетом финан­совой деятельности, весы — баланс,а кривая Бернулли — символ того, что учет, возникнув однажды, будетсуществовать вечно,

Посохранившимся учетным документам видно, какое высо­кое положение занимали вдревности счетные работники, как ценилось их дело. Учет называли тайной богов,в нее посвящали…

Так, в Древнем Египте «главным бухгалтером»гарема фараона был Неферхотеп. На бухгалтерской стезе он достиг большогопочета. Выше признавались только тайные советни­ки и жрецы. О таких, какНеферхотеп, писали: «Тонкий умом, терпели­вый сердцем, радующийся деламправедным, он поворачивает­ся спиной к несправедливости». Его богом был «писецсовер­шенный, чистый руками, владыка омовений, прогоняющий зло, писец правды,для которого неправда — мерзость, охраняет его письменная трость вседержителя»,Всю жизнь Неферхотеп слу­жил ему верой и правдой, а не так, как некоторые:«обманыва­ют пальцами своими» в учете, которых судят, а потом перево­дят впростые сборщики налогов.

История бухгалтерского учета насчитываетпочти шесть ты­сяч лет. Его вызвала к жизни хозяйственная деятельность чело­века.

Втечение первых тысячелетий менялись как объекты, так и методы бухгалтерскогоучета в рамках простой униграфической бухгалтерии. Под воздействиемсоциально-экономических и политических преобразований развивалось хозяйство,меня­лись объемы его деятельности и состав имущества и, следова­тельно,совершенствовался предмет бухгалтерского учета и его методология. Цель же учетаоставалась неизменной: адекватно отражать имеющееся имущество и расчеты междуучастниками хозяйственного оборота. В этот период были выработаны та­киеприемы, как счета, систематизирующие учитываемые объек­ты, инвентаризация,регистрирующая их, контокоррент (взаи­морасчет) и смета. На счетах каждаясчетная запись отражалась только один раз в дебете или кредите одного счета.Отсутство­вали единый денежный измеритель, двойная запись, баланс.Униграфическяй учет (простая бухгалтерия) информацион­но воспроизводил фактыхозяйственной жизни в тех единицах измерения, в которых они возникали. В своемразвитии он про­шел пять этапов:

üинвентарныйучет;

üконтокоррент;

üденьги,выступающие объектом учета;

üденьгикак объект учета слились с учетом расчетов;

üденьгии контокоррент поглотили учет инвентаря.

Наначальном этапе униграфического учета (инвентарный учет) фиксировалисьтолько остатки вещественных ценностей на материальных носителях. В качествепоследних применялись папирус (Древний Египет), глиняные таблички и черепки (Ас­сирияи Вавилон) и т.д. Особенности материальных носителей влияли на структуруучетных регистров и организацию самих записей. Так, использование папируса ипергамента привело к возникновению учета на «свободных листах», глиняных таблици черепков — «карточек», а распространение бумаги надолго сделало книгу главнымвидом учетных регистров. На них производился учет всего имущества, находящегосяв хозяйстве, в натуральных измерителях. Это привело к возникновению инвентарей,описей, списков разной степени обширности. Но инвентари, имевшиеся практическиу всех народов древности, фикси­ровали лишь остатки.

Уже в Древнем Египте во II тыс. до н. э. возникприходно-расходный учет. Текущий (перманентный) учет пришел на сме­ну прерывной(дискретной) инвентаризации. На папирусах уже не просто велась опись остатков,а фиксировалось каждое дей­ствие. Цель учета состояла в проверке достоверностиполуче­ния и выдачи материальных ценностей. Отпуск материальных ценностейоформлялся тремя лицами на основании документа с резолюцией уполномоченноголица: «подлежит выдаче». Один человек отмечал на папирусе количество ценностей,намечен­ных к отпуску, другой — фактический отпуск, а третий делал отметки овыявленных отклонениях. Но самым существенным моментом материального учетаследует признать ежедневное выведение остатков. Это было возможно в условияхотноситель­но небольших объемов хозяйственной деятельности. Так, по окончаниирабочего дня составлялись отчеты, отражающие дви­жение ценностей поплательщикам и получателям в разрезе наи­менований ценностей. Каждая страницаотчета подсчитывалась отдельно, а затем выводилась общая сумма по отчету.

Приходныеи расходные документы группировались раздель­но по наименованиям отдельныхценностей. По оборотам вы­водилось сальдо, которое присоединялось к начальномуостат­ку, и определялся конечный остаток. Последний сопоставлялся с фактическимналичием ценностей. В случае выявления расхож­дений, указывались их причины ина чей счет отнесена недоста­ча. Именно на этом этапе зарождается синтетическийи анали­тический учет. Например, синтетическому счету — «зерновые» соответствовалианалитические счета — «пшеница», «ячмень», «рис» и т.д.

Историясвидетельствует, что систематическая запись по уче­ту отдельных видов ценностейвозникла раньше хронологичес­кой, которая фиксировала факты хозяйственной жизнипо мере их возникновения. Материальный учет предполагал контроль за выполнениемсмет посредством регистрации факта хозяйственной жизни по следующим реквизитам:количество и наименование полученных предметов; имя лица, от которого онипоступили; имя по­лучателя; дата. В Древнем Египте, например, слияние элемен­товматериального учета и сметы можно увидеть из записи норм выдачи зерна первого ивторого сорта на месяц строителям ко­лодца — начальнику отряда, писцу,вольнонаемным рабочим, ра­бам, стражнику, служанке, привратнику, врачу.

Документы часто составляли в двух или трехэкземплярах, а записи разделяли на черновые и беловые. В Вавилоне использо­ваниекарточек из мягкой и влажной глины позволяло ошибоч­ные записи тут же стирать.Понятие письменной оговорки от­сутствовало. При уничтожении документов глиняныекарточки просто разбивали. В дальнейшем появятся оправдательные до­кументы,отсутствие которых оформлялось специальными ого­ворками.

Учетные документысчитались ценностью.Они датировались «этого года», «следующего года» ихранились в специальных хранилищах, в ящиках или корзинах, которые завязывалисьшнурками или ремнями и опечатывались. На глиняных ярлы­ках указывались имяответственного писца, наименование объек­тов, отраженных в документах, ставилсяоттиск печати.

          Со временем«учетные работники» заметили, что вещи, вхо­дящие в инвентарь, могут иметь какиндивидуальные признаки (скот, строения), которые относительно легко описать,так и их родовые признаки, позволяющие группировать их по единому признаку,например деньги. Это предопределило возникнове­ние условных учетных единицизмерения. В Древнем Вавилоне, в частности, появились «условный кирпич» и«человеко-день». Использование условных учетных единиц позволило отойти отнатуралистической концепции учета, а выделение родовых при­знаков привело кпоявлению счетов.

ВВавилоне в XVIII в. до н. э.зарождаются отдельные право­вые аспекты бухгалтерского учета, закрепленныезаконодатель­но. Так, законы Хаммурапи предписывали купцам вести само­стоятельныйучет, храмам — государственное счетоводство, пе­редача денег без распискисчиталась недействительной.

По мере углубления товарных отношенийпоявляется конто­коррент (счета расчетов). Так, уже в своде законовХаммурапи выделяются два типа расчетных операций по хранению имуще­ства нагосударственных и храмовых складах: бесплатные (де­позит) и платные.

Функциибанков выполняли храмы и торговые общества. Фонд их средств формировался засчет вкладов участников. Он подразделялся на основной и оборотный капитал. Засчет ос­новного капитала предоставлялись процентные ссуды, а за счет оборотногокапитала погашались текущие затраты по купечес­ким операциям.

Расчетыпроизводились в рамках натурального хозяйства и ограничивались выдачей ссуд исбором натуральных податей. Например, в Вавилоне вклады клиентов в видезерновых храни­лись на складах субъектов, ведущих кредитование. Последние попоручению владельцев переводили их в фиск (налоги). Без­наличные расчетыосуществлялись зерном.

Расчеты носили индивидуальный (с одним лицом)или кол­лективный (с несколькими лицами) характер. Они могли произ­водиться науровне городов или хозяйств. Расчеты с государ­ством заключались враспределении и перераспределении средств в натуральном измерении. Частныерасчеты представ­ляли собой товарообменные операции. Кредит выполнял спе­цифическуюфункцию ввиду недостаточного развития товарно-денежных отношений и отсутствияединого денежного измери­теля. Выдача кредита оформлялась с соблюдениемюридических норм. Учреждения, осуществляющие кредитование, брали с клиентовдолговые расписки и составляли контракты по зай­мам. С целью определения суммысредств, выданных и не по­гашенных клиентами, сопоставляли суммы, указанные вдол­говых расписках, с суммами, обозначенными в расписках о возврате долгов.Расчеты велись в весовых, денежных и натуральных едини­цах. Записипроизводились на глине, что затрудняло ежеднев­ное отражение операций натекущих счетах. Оперативный учет отсутствовал, т.е.  обороты по дням постепенноне накаплива­лись. Данное обстоятельство породило первичные документы.

Счетазаполнялись на основании первичных документов, за­веренных печатью. По своемуназначению их можно отнести к приходно-расходным. Бухгалтерия тех времен еще незнала та­ких категорий, как «дебет» и «кредит». На счетах расчетов от­ражалисьэквивалентный перевод денежных средств в твердой оценке или установленныхтарифах, согласно которым учиты­вались ежегодные поступления и расходыхозяйств. Для осуществления пересчета применялся специальный термин «кар». Онобозначал количество материальных ценностей, эквивалентное по стоимости одномусиклю серебра. Профессия бухгалтера имеет большое наследие не только потому,что она является одной из древнейших профессий, но, главным образом, в силутого, что искусство записи и соизмере­ния впервые нашло применение в качествеинструмента учета. Египтяне и вавилонцы первыми использовали письменность длязаписи учетной информации. Археолог Леонард Катрель пишет, что они, возможно,имели систему письменности, что­бы вести записи урожаев зерна и поголовья скота.Историк Вилл Дюрант отмечает, что письменность похоже, возникла как продукт исредство торговли. Она первоначально служила для нужд бухгалтерского учета,кото­рый стал необходим с расширением городов и экономики хра­мов. Самые ранниеэкземпляры письма служили учетными инвентарями: «Столько-то голов скота,столько-то кувшинов масла, столько-то пленников». В основу этого раннего письмаположены иероглифы, обозначающие, например, винные кув­шины и коровьи головы.Затем, исходя из потребностей учета, письмо упростилось, появился алфавит. Всеалфавиты, кото­рые используются сейчас, берут свое начало с Сикайского по­луострова.

Постепенно алфавит распространился и достигГреции. Ис­пользуя его, греки сумели создать свой алфавит. Анализируя структуруязыка, они создали грамматику и синтаксис. Практика использования цифр дляосуществления элементар­ных арифметических операций столь же древняя, как иискусст­во письма. Искусство вычислений (учет) возникло для того, что­быудовлетворить нужды индивидуумов и государства. Ариф­метика — это частьматематики, которая изучает свойства чисел и операций над ними. Ее названиепроисходит от греческого сло­ва «рифлеос», обозначающее число. Математика — язык науки. В греческом языке слово «матема» обозначает предмет позна­ния иобучения. Под математикой греки подразумевали теорию знаний в самой сложнойформе, во всех ее деталях и подробно­стях. Однако арифметика не использоваласьв прямом смысле на­шего понимания. Греки делали различия между теорией чисел иискусством вычислений. Для первого понятия они применяли термин «математика»,который, по их мнению, требовал глубо­кого, философского понимания. Для второгопонятия исполь­зовался термин «логистика», обозначающая учет. Платон отме­чал,что хотя арифметика и логистика связаны с числами, логи­стика — это всего лишьначало точной математики. Греки были уверены, что те, кто правит городами,должны быть мастерами логистики, поскольку она помогает осмыслить их занятие,пе­реводя его на язык цифр.

Споявлением личного имущества — домашних животных, земли, бушелей пшеницы и т.д. — математика сделала гигантс­кий шаг вперед. Имущество стало облагатьсяналогами. Вождь, предводитель или царь считали необходимым знать: сколькоимущества каждого вида облагается налогами. Обозначение имущества посредствомиероглифов оказалось слишком громоз­дким. Система счисления представляла собойчерточки, линии и точки, наносившиеся на глиняные таблички. Со временем вме­стонабора символов одних — для коров, других — для бушелей пшеницы стал использоватьсяединый набор символов для всех объектов. Им дали цифры, названные один, два,три, четыре, пять и т. д. Абстрагирование чисел побудило человечество рас­ширитьобласть их использования. Таким образом, это был пер­вый шаг к элементарнымматематическим операциям. Для осуществления этих операций потребовалась системазаписей. С древнейших исторических времен греки использова­ли десятичнуюсистему счисления, которая уже применялась египтянами и финикийцами. Позже ониусовершенствовали и создали самую лучшую систему счисления в античном мире.Греки классического периода для облегчения счета исполь­зовали одну единицу,пять единиц, пять десятков единиц и пять сотен единиц. Однако знаки не моглисчитаться числами, так как создавались на базе алфавитной системы. Они большепред­ставляли собой обозначения, заимствованные у букв, нежели названия цифр. Вотличие от большинства других культур греки считали и писали слева направо. Онитакже производили записи по гори­зонтали и вертикали. Со временем и эта системастала неудоб­ной для проведения элементарных вычислений, вследствие чегопоявилась потребность в механическом средстве, которым ста­ли счеты. Помимосчет греки применяли и таблицу умножения, знание которой считалосьобязательным.

Численная система первично использовалась вучете для вы­ражения экономических операций либо в качественном, либо встоимостном выражении. Назрела необходимость введения стан­дарта измерения длятого, чтобы контрагенты, участвующие в операциях, могли сравнить стоимостьобмениваемых предме­тов. Для удовлетворения этих потребностей греки изобрели си­стемымер, весов и чеканки. Численная система первоначально использовалась для выра­женияопераций в натуральном измерении. В эпоху Гомера (800 г. до н. э.) чеканныеденьги еще не существовали. В то время все меновые операции производились вформе бартерных сделок. Но бартер имел существенный недостаток: нужно былонайти лицо, заинтересованное в предлагаемом товаре или услуге и же­лающеепредложить в обмен необходимый товар или услугу. Эти и другие проблемы привелик возникновению различных сим­волов ценностей. Первыми такими символами сталиинструмен­ты и оружие, раковины, шкуры животных, металл в слитках илипроволоке, соль, перец (в России — меха). Они использовались как мера обмена.

Среди находокмикенской Греции (ХV-ХIV вв. до н. э.) ис­следователямиобнаружены «деньги» — большие куски меди око­ло тридцати килограммов,имитирующие высушенную бычью шкуру. Наряду с ними найдены мелкие «деньги» — ввиде неболь­ших каменных кружков с цифрами. Имелась и «валюта» — золо­тые бычьиголовы, которые обнаружены в других регионах Эгей­ского моря. Но данные«деньги», как и таланты, упоминаемые Гомером, не служили монетами, а считалисьмерой стоимости, зафиксированной весом. Греки хранилиих как сокровища насвоих полях или в храмах задолго до того, как эти «деньги» ста­лииспользоваться в качестве средства обмена. Древние эталоны измерения впервыеописаны в VIII в. до н. э.Фейдоном, царем Аргоса. Система меры и веса применялась государством дляподсчета стоимости личного имущества для целей налогообложения. Железо вопределенном количестве использовалось в качестве стандарта весов, а позднее ив каче­стве денежного стандарта. В VII — VI в. до н. э. с возрастанием ролиправительства про­изошли изменения в социальной и военных сферах деятельнос­ти,которые потребовали увеличения расходов для выплат куп­цам, архитекторам идругим должностным лицам. Мрамор, металл, строевой лес и другие товарыимпортировались из-за гра­ницы. Все совершаемые операции оплачивалисьдрагоценными слитками, и упрощение расчетов подталкивало к использова­ниючеканных денег. Удобство, в основном, послужило глав­ной причиной ихприменения. Другим фактором развития мо­нетной чеканки следует считатьзаинтересованность централь­ного правительства в получении прибыли от монополиина нее, которая подтверждалась, как правило, изображением на моне­тах портретаи имени правителя. В этот период деньги превра­щаются в объект учета.

          Самыеранние монеты пришли из Анатолии, территорий, рас­положенной между ионическимии греческими городами и Ли­дией, не входящей в состав греческого государства.Их чеканили из естественной смеси золота и серебра, называе­мой «электроном».На монетах, имевших форму боба, стояло клеймо, гарантирующее вес и чистотуметалла. Через 200 лет все греческие города (полисы) имели свои монеты. Приэтом предпочтение отдавалось серебряной. Имена изобретателей первых монетостаются неизвестными. Появление первых монет в большинстве источников датирует­сяVII в. до н. э. изачастую связано с правителем Лидии Кре­зом. Первым греческим городом, начавшимчеканить деньги, был Аргос, но первым греческим городом, пустившим их в обо­рот- Айгина. Благодаря обширным связям с другими города­ми Греции, айгинскийстандарт распространился по всему вос­точному Средиземноморью. Известно, что за300 лет до н. э. в Вавилоне использовались еще золотые и серебряные слитки.Приобретая товары, покупа­тели в обмен отрезали от слитка маленькие кусочки. ВВавило­не уже знали, что эллины пользуются маленькими плоскими дисками изсеребра с цифрами и рисунками-драхмами. Их при­возили купцы из Афин. Новавилоняне не доверяли обозначе­ниям на монетах и полагали, что вернеевзвешивать деньги в слитках и даже драхмы.

          К концу VII столетия до н. э.Афины начали чеканку монет, основанную на системе мер и весов. Афинская валютастала вытеснять айгинскую и в течение V столетия до н. э. доминиро­вала натерритории восточного Средиземноморья. Афинская и айгинская системы имелисхожее название, но различались по весам. Так, айгинский талант весил около 97фунтов, в то время как афинский — около 80 фунтов. Однако в обе­их системахсуществовали следующие фиксированные соотно­шения:

1 талант = 60 мин;

1 мина = 100 драхм;

1 драхма = 6 оболов.

Слово «талант» обозначает вес или весы.Впоследствии оно ста­ло названием правового стандарта греческой системы. Мина — во­сточный термин. Драхма обозначает пригоршню, так как семь оболов составляютпригоршню. Слово «обол» означало прутья, потому что первые монеты были сделаныиз железа, превращен­ного в тонкие прутья, называемые «обели». И драхма и оболсчитались разменными монетами. Первая чеканилась в стоимо­стном соотношении — 1/4, а вторая — 1/2, 1/4 и 1/8 (лептон). Аттическая драхма и обол чеканились изсеребра, исключая четверть обола и калтус, которые изготавливались из меди. Кро­меповседневных монет использовался аттический статер — зо­лотая монета, равная 20драхмам. Талант и мина употреблялись только для обозначения стоимостей, в товремя как драхма и обол предназначались для повседневного обращения. Хожде­ниечеканных денег стало не только удобным инструментом для осуществленияхозяйственных операций, но также позволяло ак­кумулировать богатство вликвидных активах в государствен­ных сокровищницах, храмах и у населения.

Первые бумажные деньги появились в Китаеоколо 650 года н. э., тогда как в Европе первые «платежные обязательства»,написанные на бумаге, вышли в обиход в XVII в. Сами по себеденьги не имеют большой ценности. Деньгами может быть названо все, что способновыступать в роли платы за товары и услуги. Деньги играют роль средстваобращения (обмена), меры стоимости, средства накопления и выступают единымстоимостным измерителем. По своему значению для развития экономикивозникновение денег можно приравнять к появлению письменности и счета. Сначаладеньги учитывались как товар. Например, поступле­ние от «поставщика» 20 мерзерна стоимостью 30 драхм «мате­риально ответственные лица» античного мираприходовали как 20 мер зерна и списывали 30 драхм. Пройдет много веков, преж­дечем бухгалтеры решатся оприходовать зерно как 30 драхм. И только тогда деньгииз гарантированного достоинства превратятся в универсальный эквивалент в обменеи единый стоимост­ный измеритель в бухгалтерии. Для нее введение денег с твер­дымкурсом означало поворот от натурального учета к обоб­щающему стоимостному.«Золотой век» в Афинах считается временем расцвета демок­ратии, т.е. властинарода. В это время все свободные граждане получили право участвовать вуправлении государством. Глав­ным государственным учреждением являлось народноесобра­ние. Оно созывалось обычно три раза в месяц, а в исключитель­ных случаяхчаще. Между тем народное собрание не было по­стоянно действующим органомвласти. Для повседневного ру­ководства жизнью государства и выполнения решенийнарод­ного собрания, начиная с 510 г., существовал «совет пятисот». Членысовета (пританы) выбирались жребием по пятьдесят че­ловек от каждого из десятиизбирательных округов — фил. Все­му составу совета трудно было оперативнорешать вопросы уп­равления. Поэтому сенаторский год был разделен на десять за­седанийпританов. Каждое такое заседание проводилось коми­тетом из 50 представителей отдесяти избирательных округов в течение 35 — 36 дней. Таким образом, за год всечлены совета принимали участие в управлении государственными делами. Каждыйафинский гражданин в соответствии с конституцией мог предложить новый закон иливыступить против любых админи­стративных актов должностных лиц.

Демократической чертой была и коллегиальностьуправле­ния. Государственное управление осуществлялось совместно несколькимипалатами. Избирались 10 стратегов, по одному от каждой филы, 10 астиномов,следивших за состоянием улиц и построек, 10 агораномов, заботившихся о рынках итоварах, 10 логистов, контролирующих финансовые и бухгалтерские дела. Ониизбирались на год и совет координировалих деятельность. Должностныелица, которые управляли общественными фон­дами, в обязательном порядкеподвергались контролю и реви­зии по истечении сроков их полномочий. Онипредставляли на проверку свои отчеты палате «аудиторов» (ревизоров), полно­мочиякоторых вытекали из афинской конституции. Конститу­ция не только регулировалаиспользование общественных фон­дов, но и требовала соблюдения строгогобухгалтерского уче­та, а также проверки каждого служебного акта «аудиторами».«Ревизоры» проверяли то, как должностные лица распоряжаются общественнымифондами в соответствии с волей народа и существующими законами. Результаты ихработы выносились на рассмотрение в суд.

Должностные лица, доокончания проверки их отчетов, не имели права покидать страну. Им неразрешалось распоряжаться своим имуществом, выносить на голосование решения илипри­нимать поправки. Данные правовые требования делали управ­лениеобщественными фондами более эффективным. Кроме того, должностным лицамнадлежало хранить отчеты за полученные и потраченные суммы, авторитарные указыи другие докумен­ты в палате совета. Это требование предписывалось для прове­денияпроверок тремя палатами государственных «ревизоров». «Ревизорские» палаты иперечень их работы описаны Арис­тотелем в его конституции. Он выделил трипалаты «ревизоров». Каждая из них состояла из десяти человек. Первая палатавклю­чала «ревизоров» совета, выбранных из пятисот ее членов. Вто­рую палатупредставляли так называемые «управленческие бух­галтеры», которым ассистировалидесять адвокатов. В состав третьей палаты входили ревизоры, которымассистировали двад­цать экспертов — консультантов. Все эти «бухгалтеры»представ­ляли высокий контролирующий орган власти в Афинах. «Ревизоры» первойпалаты выполняли функции, схожие с функциями внутреннего аудитора. Онирегулярно проверяли финансовые дела должностных лиц. Данная система обеспечи­валасохранность финансовых ресурсов, так как возможная ра­страта или мошенничествовсегда раскрывались.

Втораяпалата «бухгалтеров-ревизоров» проводила незави­симый аудит и проверку работыдолжностных лиц. По истече­нии срока полномочий должностных лиц совет начиналпроцесс ревизии. Всем увольняющимся служащим предписывалось пер­сонально представлятьсвои отчеты и ожидать вызова для осу­ществления проверки в палату «ревизоров».Одновременно они представляли аналогичные отчеты секретарю совета. Сек­ретарьотвечал за сохранность всех указов и других служебных документов, а также в егофункции входила сверка отчетов дол­жностных лиц со служебными документами,хранящимися в па­лате совета. Таким образом, вторая палата«бухгалтеров-ревизоров», практически, исследовала финансовые и административныеопе­рации должностных лиц.

Финансовая проверка проводилась в течениетридцати дней после истечения срока полномочий должностных лиц. Ее вы­полнениеза такой короткий период требовало интенсивной и кропотливой работы. Однакоосновная проверка производилась «бухгалтерами» совета, которые исследовалиотчеты каждого притана. «Аудит» базировался на объективной письменно за­фиксированнойинформации. Между тем основной функцией ревизии признавалось скорее выявлениемошенничества, чем со­вершенствование учетной системы.

Послепроверки отчетов «бухгалтеры» созывали должност­ных лиц для представленияотчетов и проведения ими проверки еще раз, публично. Затем отчеты передавалисьв суд для обще­ственных слушаний. Суды принимали решения в отношении имевшихместо финансовых нарушений.

На суде каждому свободному гражданину предоставляласьвозможность выдвинуть обвинение против любого должност­ного лица, что резкокритиковал Демосфен. Он отмечал, что такое положение дел имеет очевидноенамерение установить скрытый контроль над должностными лицами.

«Аудиторы» и«ревизоры» древности имели возможность привлечь к суду должностных лиц закражу, если проверка по­казывала их виновность в растрате. В ходе судебногоразбира­тельства присяжные выносили вердикт. Ход данной процедуры указывает нато, что «аудиторы» несли судебную ответствен­ность за принимаемые в судерешения и за те обвинения, кото­рые зачитывали их помощники.

Результаты работы «ревизоров» гравировалисьна мраморе и выставлялись на всеобщее обозрение, чтобы каждый гражданин былинформирован об управлении общественными фондами. Третья палата«бухгалтеров-ревизоров» осуществляла допол­нительную проверку. Она принималаобвинения, выдвинутые против должностных лиц, от любого желающего. Последнийписал на табличке свое имя и имя подсудимого и проступок, в котором егообвиняет, и передавал ревизору. Ревизор читал обвинение и, если считал егоубедительным, передавал суду при­сяжных на рассмотрение. Ревизоры и эксперты,входящие в третью палату, не фор­мировали Совет. Эксперты-консультанты имелисвои места на рынке и прислушивались к обвинениям, выдвигаемым противпроверяемых должностных лиц. Затем обвинения записывались на беленых табличкахи передавались ревизору того фила, к которому принадлежало должностное лицо.Ревизор вместе с экспертами исследовал обвинение. Частные обвинения рассмат­ривалисьместными судьями, общественные обвинения — тимотитаем (законодателями), которыепредставляли дела в хелиайно (высший криминальный суд), чьи решения былизаключитель­ными и не подлежали апелляции.

Помимо перечисленныхпроверок «бухгалтеры» проводили ревизии, результаты которых не подлежалиразглашению. В частности, проверялась правильность оплаты наемных отрядов.Громадные размеры фондов для оплаты наемников, а также сла­бый учет средств,расходуемых на данные цели (платежные ве­домости выписывались не всегда),создавали больше возмож­ностей для мошенничества, особенно при составленииреестров.

Наличие и проведениепроверок бухгалтерской системы в «золотом веке» в Греции имеет важное значение.Выполнение их независимыми палатами создало определенную структуруподотчетности должностных лиц, которым вверялись обще­ственные фонды.Существование процедуры аудита подразу­мевает существование и бухгалтерскихзаписей всех доходов и расходов, производимых должностными лицами. Наконец,сверка в ходе проверки фактически полученных и потрачен­ныхсумм сутвержденной сметой, еще раз доказывает интегра­цию бухгалтерской системы засчет дополнительного контро­ля в управлении государственными ресурсами.

Несмотря на то чтоденьги в Греции вошли в оборот доста­точно рано, в сфере финансов икредитования их начали исполь­зовать лишь в конце V — начале II века до н. э. Этобыло вызва­но всеобщим недоверием населения в силу его чрезвычайной бед­ности.Население предпочитало хранить свои монеты запеча­танными в амфорах изакопанными на полях. Согласно выска­зыванию Аристотеля такое положение дляэкономически раз­витого государства приводило к существенным убыткам. Он пи­сал,что в то время как деньги свободно выводятся из обраще­ния, торговля и ремеслаослабевают, а материальные ресурсы государства становятся незначительными.Важной причи­ной было недоверие владельцев денег к государству и другим лицам.Так, при невозможности осуществления платежа деби­тором другой страныгосударство не могло вмешаться, чтобы потребовать с него возврата долга. Болеетого, информация о других иностранных «фирмах» и рынках была ограниченной.Государство не имело возможности брать займы у населения, так как граждане немогли востребовать их возврата в случае войны.

И только с появлениембанков деньги начали активно спо­собствовать дальнейшему развитиюбухгалтерского учета. Пер­вые банки появились в Греции в V веке до н.э. По родудеятель­ности достаточно близки к ним деловые дома на Востоке (тор­говыеобъединения в Канише XIX в. до н.э. в Малой Азии; де­ловой дом«Сыновья и внуки Эгиби», деловой дом «Сыновья Мурашу» в Ниппуре — оба вВавилонии V в. до н.э.). Онипред­назначались только для хранения денежных вкладов, и расчеты в них велисьвесовыми деньгами. Это сдерживало развитие без­наличных расчетов в банковскойбухгалтерии. Банки стали соответствовать своему назначению — осущест­влятьоперации с денежными вкладами, главным образом в без­наличном обороте.

Начало современному учету было положено вЛидии — роди­не легендарного Креза (выражение «богат как Крез» до сих поробозначает несметное богатство). Оживленная торговля между полисами вызвала уторговцев необходимость при переезде ме­нять одни деньги на другие (другойсистемы и курса). Это об­стоятельство породило банки и банкиров. Сначалапоявились простые менялы. Они имели свои столы (по-гречески «трапезы») в самомлюдном месте, проверяли монеты и обменивали их по определенному курсу за плату(аллагэ). Их так и называли — трапезитами (буквально «человек за столом»).Трапезы впервые упоминаются в литературе в 520 г. до н.э. В Афинах в IV в. до н.э.насчитывалось 23 трапезита, а по всей Греции известно 33 полиса, где имелисьтрапезы.

Проверка монеттребовала высокой квалификации. Надле­жало знать содержание металла в монетах,их курс в отдельных полисах, определять степень износа денег иихподлинность. Свободные граждане Греции считали недостойным занимать­сякоммерцией, предпочитая ей искусство, философию, полити­ку, спорт. Поэтомубанкирами становились выходцы из рабов. Наиболее талантливые из них,обогатившие хозяина и нажив­шие капитал, покупали свободу и получали статусметека. Так называли бывших рабов и чужестранцев. Имена метеков вноси­лись вспециальные списки. Они платили особый налог — матекион, и, кроме него, ещеодин, чисто символический, в три обо­ла (обол — мелкая монета), каксвидетельство рабского проис­хождения. Кроме того, метеки финансировали военныерасхо­ды. При неуплате налогов метеков сажали в тюрьму, а после конфискацииимущества продавали в рабство. Только в исклю­чительных случаях (при большомбогатстве или за особые зас­луги) метеки могли стать полноправными гражданами.В ходе обмена метеки-трапезиты быстро накопили свободные денеж­ные средства и кконцу века создали банки — трапезы.

Деятельность банков — трапез включала операции по вкла­дам, выдачу кредитов, поручительство итрадиционный обмен и размен денег.Самыми сложными операциями считалиськре­дитные, для которых требовалось определить рыночную сто­имость залога,оценить риск по части возврата ссуды, устано­вить приемлемую ставку процента поссуде. Объект залога мог быть любым, например, судно с грузом или даже целыйгород. Процентная ставка по ссуде не регулировалась и не ограничи­валась,доходя до 12%. Доход банка составлял 20 — 40% от вло­женного капитала. Крупныеобороты предпочитались мелким.

К основным достижениям в банковскойбухгалтерии можно отнести учет безналичных расчетов, т.е. перевод средств клиен­товпо их счетам. Взнос или перевод оформлялись «платежны­ми поручениями», которыеназывались «диаграфе». При выда­че денег применялся такой же порядок, но могиспользоваться и «симбол» — кольцо-печатка владельца вклада, разломанная по­поламмонета или даже глиняная табличка. Вклад переводили или получали, предъявляя«диаграфе» или «симбол». Текущий учет безналичных расчетов включал в себязапись имени вклад­чика, суммы вклада, третьих лиц (получателя, поручителя). Ос­таетсязагадкой технология бухгалтерских записей. Банкиры вели их сами. Им пришлосьзаново изобретать бухгалтерские приемы. На Востоке (Древний Египет, Шумер,Вавилония) уже несколько лет умело пользовались приходно-расходными сче­тами.Но эти цивилизации к тому времени погибали, а трудно­сти коммуникации делалиизобретения в бухгалтерии уникаль­ными.

В дошедших до нашихдней письменных источниках упоми­нается древнегреческий способ вычеркиваниязаписанной ранее информации (корректурный способ). Так, например, учитыва­лидолги по налогам и их погашение. Слово «вычеркивать» в смысле «аннулировать»долги используется до сих пор в ряде европейских языков.

Во время раскопок в Саккаре (на месте Мемфиса– столицы древнего Египта в XXVIII — XXIII вв. до н. э.) нашли счет, напи­санныйпо-гречески на куске ткани и относящийся к IV в. до н.э. Внем зафиксированы расходы группы греков, которые путеше­ствовали по Египту. Всчете дан перечень затрат с указанием объекта платежа и сумм, а такжеиспользован термин «имеет». О применении этого термина уже во II в. до н. э.свидетельст­вует банковская приходно-расходная книга эллинистического Египта(после завоевания его греками). Он употреблялся в зна­чении «остаток вклада»клиента в банке.

Рим завоевал Грецию и одновременно банковскийучет. В Древнем Риме банковский учет включал два вида записей — в книге банкирасо счетами клиентов и в приходно-расходной книге денежных средств.Приходно-расходный учет к этому вре­мени уже существовал не одно тысячелетие. Авот счета клиен­тов «рацио» с позиций банкира приобрели иные обозначения: неприход и расход, а дебет и кредит. Дебет переводится — «он должен», а кредит — «он имеет». Сами клиенты и банкиры ста­новились дебиторами (должниками) икредиторами (верителя­ми). Это изменение оказалось решающим для развития бухгал­териии «затмило» приходно-расходные счета.

Деньги как объектучета сливаются с учетом расчетов.

Благодаря грекам в Египте, а затем в ДревнемРиме появи­лись банки и связанная с ними терминология. Латинское слово «кредит»стало бухгалтерским термином, обозначающим поня­тие «иметь», «имеет». От Римаон перешел в средневековую Ита­лию, от нее — в Европу, затем — в другие страны,а во время Петра I- и в Россию. Древнегреческий банковский термин пе­режил два с лишнимтысячелетия.

Найденные документы эллинистического Египтасвидетельству­ют о том, что суммы в счетах размещались строго по ранжиру водной колонке справа. Сам же счет имея архаический вид, так как отсутствовалиприходно-расходный формуляр и табличная форма. На нем отражались только суммы,зачисленные на счет клиента, и показывался остаток денежных средств.Последующая эволюция банковской бухгалтерии в Древнем Риме придала ей болеезакон­ченный вид. Мощным толчком для ее развития послужило юриди­ческоерегулирование финансовых расчетов и учетной практики. Поскольку в ДревнейГреции отсутствовали соответствую­щие правовые нормы, то потребовать от банкировчерез суд оз­накомиться с документами не имели права ни клиент, ни пору­читель.Юридически не были защищены и банкиры, так как дого­воры с лицами, берущимикредит, не заключались письменно. Правовая регламентация бухгалтерских записейпоявилась вследствие трудности определения правоты истца и ответчика. В ДревнемРиме предоставление в суд приходно-расходной бан­ковской книги сталоюридической нормой. Свидетельства о более поздней деятельности банков прямоговорят о письмен­ном оформлении вкладов и расчетов с клиентами.

Римляне любили исовершенствовали бухгалтерию. Банки и деньги они заимствовали у греков. Но Римсделал бухгалтерию юридически достоверной. Акцент смещался с первичных доку­ментовна бухгалтерские регистры (счета). Бухгалтеры исполь­зовали три основныхрегистра: Adversaria, Codexacceptietexpensiи Codexrationumdomesticorum. В первой книгеежедневно запи­сывались факты хозяйственной жизни. В дальнейшем она полу­читназвание памятной, или Мемориал. Кодексы предназнача­лись для систематическойзаписи. В одном из них отражались счета денежных средств и расчетов встоимостном измерителе, а в другом — все материально-вещественные счета (зерна,масла, вина, скота и т.д.) в натуральных единицах измерения. По сче­тамкодексов выводилось сальдо.

Большинствоисследователей придерживается мнения, что за­писи в регистрах имелидвусторонний характер. Приход запи­сывался слева, а расход — справа. Прирегистрации долгов ис­пользовались такие термины, как «дебет» и«кредит». Каждый факт хозяйственной жизни отражался как бухгалтерскаяпро­водка: «от — к (кому)». Однако данные бухгалтерские проводкипоказывали только движение денежных средств по кассе и рас­четы с дебиторами икредиторами.

Со временем, когда и Codexrationumdomesticorum стали вести в денежномизмерителе, он превратился в Главную книгу. Деньги и контокоррент поглотилиучет инвентаря.

Использование счетов для регистрацииизменения хозяйст­венных средств и отражения расчетов с физическими и юриди­ческимилицами, правовая регламентация бухгалтерских запи­сей привели к возникновению,так называемой, " простой" бух­галтерии. Онапредставляла систему сплошного и систематического наблюдения за ходомхозяйственного процесса. Простая бухгалтерия позволила создать единую системуучета и взять под контроль все материальные и денежные средства предприя­тия, атакже его расчеты. Но эта система имела и существенные отрицательные моменты: вучете отсутствовало зеркальное от­ражение, изначально в него проникло слишкоммного условно­стей и допущений; он носил четко регистрационный характер; нераскрывался юридический и экономический смысл всех приводи­мых в нем фактов; неприменялись учетные средства для определе­ния цели хозяйства — суммы прибыли;отсутствовали итоги, позво­ляющие контролировать правильность учетных записей.

24 августа 476 г. — дата низложения последнего императора Римской империи Ромула Августа. Согласноисторическому календарю античный мир кончился и началось средневековье. Нотрадиции римской бухгалтерии продолжали сохраняться. Записи тех времен, как и вдревнем мире, переполнены грамма­тическими и арифметическими ошибками. В основедействий людей лежал принцип приблизительности: они делили явления на большиеили малые, определяя, что больше и что меньше без арифметической точности.Учетный консерватизм господство­вал веками. Когда Фибоначчи в 1202 г. н. э.ввел арабские циф­ры и заменил аддитивную (т.е. прибавительную) римскую сис­темусчисления позиционной десятичной, то понадобилось бо­лее трех веков, чтобыбухгалтеры осознали преимущество но­вых цифр. С их распространением на сменупринципу прибли­зительности приходит принцип точности.

Росту точности июридической обоснованности учетных за­писей способствовала концепция римскогоправа и возникно­вение торгового (хозяйственного) права. Во втором тысяче­летиикупцами стали создаваться посреднические суды. Они вырабатывали определенныетребования к записям. Например, правила, принятые в XIII в. в Барселоне длясредиземномор­ских купцов, гласили, что хозяйственные операции записыва­ются вхронологическом порядке, пропусков в бухгалтерских книгах между записями недолжно быть, каждая операция под­тверждается документально и числа записываютсяв буквенной форме, чтобы избежать подделок. В эпоху средневековья формируютсядва основных направ­ления учета: камеральная и простая бухгалтерия. Камеральнаяисходила из того, что основным объектом учета признавалась касса, ожидаемыепоступления, а также выплаты из нее. Регист­рации подлежали все поступления ивыплаты денежных средств, а доходы и расходы устанавливались заранее. Простаябухгал­терия предполагала учет имущества, включая кассу, а доходы и расходыстановились для бухгалтера искомыми. Все имуществен­ные счета велись попринципу дебет — кредит, но в информаци­онную учетную систему еще не включалисьсчета собственных средств. Продолжающийся рост товарного хозяйства выдвигал напервое место учет денежной наличности и денежных обяза­тельств (векселей,чеков). Результат хозяйствования выражался приростом богатства, а не косвеннымикатегориями, даже та­кими значимыми, как прибыль. В этот период больше опериро­валипотребительскими, нежели финансовыми категориями.

Учет кассовыхопераций требовал соответствующего конт­роля, вследствие чего он сводился кразделению: операции па­раллельно отражали два бухгалтера, а ключи от сундуков,в ко­торых хранились деньги, находились у кассира, бухгалтера и посредника(лица, которому вручали ключ перед вскрытием кассы). Например, в Новой Испании(1531 г.) сундук-касса имел три замка и вскрывался только в присутствии трехлиц, каждое из которых имело ключ только от одного замка. В кассе храни­ласькассовая книга, переплетенная, прошнурованная с указа­нием числапронумерованных страниц. На каждом листе книги проставлялась печать и подпись.В первой части книги записы­вались приходные, во второй — расходные операции.Копия этой книги велась в бухгалтерии, и один раз в шестьмесяцев записиобеих книг сверялись.

В эпоху Возрождения простые отметки римлянуже не удовлет­воряли новых потребностей торговли: в банках появляются и изу­чаютсяновые формы счетов, к записям стали применяться новые комбинации, подсказанныеопытом или указаниями ученых.

Эти формы, созданныетрудами и усилиями многих поколе­ний, стремившихся к разумному ведению учетаимущества и порядку, впервые нашли применение у итальянских купцов, так какИталия в то время была не только интеллектуальным цент­ром, но и центромвсемирной торговли. Развитию бухгалтерии способствовало и великое изобретение XV столетия — книгопе­чатание,благодаря чему то, что считалось достоянием немно­гих, стало доступно всем.Переходом к новому этапу учета послужило возникновение двойной(дебетово-кредитовой) записи. Научная разработка закона двойной записихозяйственных операций и разных спо­собов его применения возникла в средниевека.

В 1494 г. систему двойной записи описалученый-математик, францисканский монах, друг Леонардо да Винчи — Лука Пачоли водиннадцатом трактате «О счетах и записях» девятого от­дела сочинения «Суммаарифметики, геометрии, учения о про­порциях и отношениях». Несколько позжесистема получит название «староитальянской». Великий немецкий поэт Гете называлдвойную бухгалтерию «одним из самых замечательных изобретений человеческогоразума». Выдающийся экономист и социолог Вернер Зомбарт считал, что «двойнаязапись вызвана к жизни тем же духом, что системы Галилея и Ньютона».

В своем трактате «О счетах и записях» ЛукаПачоли путем анализа хозяйственных операций и уже существовавших спосо­бовведения книг — мемориала (памятной книги), журнала. Глав­ной книги, копировальнойкниги для копий писем и инвентар­ной книги, включающей подробный переченьимущества соб­ственника, описал закон двойной записи и показал, что, осно­вываясьна нем, в любом хозяйстве можно построить безуслов­но целесообразную системусчетов и книг.

Лука Пачоли вошел висторию математики и бухгалтерско­го учета прежде всего как человек, открывшийширокому кругу читателей основы двойной записи. В настоящее время все исто­рикинауки сходятся во мнении, что двойная запись в бухгал­терском учете возникла нево времена Луки Пачоли, а гораздо раньше. Лука Пачоли только описал ужесложившуюся до него систему. Одиниз самых великих бухгалтеров — ученыйФабио Беста (1845 — 1923) объявил, что «Трактат о счетах и записях» написанодним из преподавателей коммерческой школы в Вене­ции и только вставлен Пачолив текст «Суммы». Согласно дру­гой версии «Сумма» — это на три четверти пересказкниги Фибоначчи (1170 — 1228). Однако у Фибоначчи ничего не гово­рится обухгалтерии.

Сегодня достоверно известно, что перваякнига, в которой описывалась система двойной записи — книга Бенедетто Котрульи«О торговле и современном купце», написанная от руки в 1458 г., но напечатаннаятолько в 1573 г. Поэтому книга Луки Пачоли признается всеми историками наукикак первая печатная работа, давшая толчок развитию новой системы бухгалтер­скогоучета. И поскольку в книге, к тому же, рассматривались и обобщались вседостижения в области математики того време­ни, то современники вполнезаслуженно называли ее «суммой знаний». Об этом говорит и эпиграф к книге: «То,что в пыли валялось и томилось забытым в темнице. Лука нашел для тебя, друг ичитатель». Кроме того, она написана не на обязательном для научных работ тоговремени латинском, а на итальянском языке, доступном массовому читателю. Такимобразом. Лука Пачоли проложил дорогу для последующих поколений, задача, которыхсостояла в дальнейшей разработке унаследованного учения. Двойная запись в болееудобном и полном виде отражала хо­зяйственный процесс. Система счетов простойбухгалтерии до­полнилась счетами собственных средств, а материальные счетаполучили денежную оценку, вследствие чего все факты хозяй­ственной жизни сталиотражаться дважды. Появление операци­онных счетов, которые в условной формефиксировали измене­ния и движения средств, позволило установить систематиче­скоенаблюдение за такими величинами, как капитал и прибыль. Счета дали бухгалтерамвозможность перейти от простого денежного учета к учету всех объектов иопераций в денежном выражении. Сейчас очевидно, что без учета хозяйство неможет развиваться, так как учет — это язык хозяйственной деятельнос­ти, языкбизнеса.

История двойнойбухгалтерии — это история ее живого прояв­ления в изменяющейся хозяйственнойсреде. Став неотъемлемой частью бухгалтерского учета, она превратила весь учетв строй­ную систему, облегчающую контроль как за сохранно­стью ценностей, так иза осуществлением процессов управления.

Глава II.Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета

 

           

2.1  Основные законадательные документы, определяющиеучет и отчетность в Российской Федерации

     Основными законадательными актами, определяющими учет иотчетность в РФ, являются:

Положение обухгалтерском учете в РФ, введенное в действие приказом 170 Министернствафинансов от 26.12.94 г.

План счетовбухгалтерского учета, ввденный в действие с 1.01.95 г

ПостановлениеПравительства РФ 562 от 5.08.92 г.«О составе затрат, включаемых в себестоимость продукции»

Закон РФ  3615-1 от 9.10.92 г." О валютном регулировании и валютном контроле"

Положение о главномбухгалтере

Порядок ведениякассовых операций в РФ ( от 4.10.93 г. ),

а также :

Инструкция 1 государственнойналоговой службы РФ «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленнуюстоимость»

Инструкция 4 государственнойналоговой службы " О порядке исчисления и уплаты налога на прибыльпредприятий в РФ".

    Кроме указанныхвыше документов следует руководствоваться и другими нормативными актамиПравительства РФ, Госналогслужбы и ЦБ РФ, определяющими порядок ведения учета иотчетности в конкретных, непредусмотренных перечисленными документами случаях.

2.2 Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета

    Предметомбухгалтерского учета является финансово-хозяйственная деятельность предприятияили организации.

    Финансово-хозяйственнаядеятельность складывается из:

    — формирования источников, необходимых для деятельности.     Источники могут бытьфинансовыми и материальными;

     — размещения      привлеченных и сформированных средств: созданиепроизводственных запасов, затрат на производство продукции, реализациипродукции, взаимоотношений с бюджетом в части налогооблажения и иныехозяйственные операции.

   

    Методбухгалтерского учета — ведение учета финансово-хозяйственных операций на основенатуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного,документального и взаимосвязанного их выражения.

    Задачамибухгалтерскими учета являются:

— формированиедостоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельностипредприятий необходимой для оперативного руководства и управления, а также ееиспользования инвесторами, покупателями, налоговыми, финансовыми, банковскимиорганами и иными заинтересованными лицами;

— обеспечениеконтроля за наличием движения имущества и использования материальных, трудовыхи финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами исметами;

— предупреждениенегативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление имобилизация внутрихозяйственных ресурсов.

2.3 Основные правила ведения бухгалтерского учета

    Основнымиправилами ведения бухгалтерского учета в РФ ( изложены в «Положении обухгалтерском учете в РФ» ) являются:

1. Применение системыдвойной записи. Это означает, что у каждого счета существует два раздела — дебет и кредит. Каждая финансово-хозяйственная операция отражается в учете подебету одного счета и кредиту другого.

2. В бухгалтерскомучете принят единый план счетов. Последний введен в действие с 1.01.95 г.

3. В учете существуюти применяются активные и пассивные счета. Сущность разделения счетов наактивные и пассивные заключается в  объективном отражении специфики тех илииных финансово-хозяйственных операций.

    Активныминазываются счета, которые имеют либо нулевое либо дебетовое сальдо ( например,01, 51, 50 счета). Счета с дебетовым сальдо находятся в активе баланса.Нарастание по этим счетам идет по дебету, расходывание по кредиту счета.

    Пассивными называютсясчета, которые имеют либо нулевое либо кредитовое сальдо ( например, 85,  80счета ).  Они являются зеркальным отражением активных счетов. Сальдо (остаток )по пассивным счетам находится в пассиве баланса.

    Кроме активных ипассивных счетов существуют и прменяются активно-пассивные счета. Эти счетамогут иметь дебетовое, кредитовое, нулевое или оба сальдо одновременно.Примером такого счета может служить 71 счет ( расчеты с подотчетными лицами ).

4. Ведениеаналитического и синтетического учета.

    Синтетическийучет — это учет в разрезе укрупненных групп однородных операций. Примеромрегистра синтетического учета является Главная книга.

    Аналитический учет — это учет по каждой конкретнойоперации. Регистрами аналитического учета являются оборотные и разработочныеведомости и таблицы.

5. Документированиехозяйственных операций. Документирование хозяйственных операций производится наоснове первичных бухгалтерских документов, фиксирующих факт совершения сделки.

6. Исправление ошибокв бухгалтерском учете допускается одним из трех способов:

— метод зачеркивания- зачеркивается неправильная надпись, рядом пишется правильная и ставтсяподпись ответственного лица

— метод красногосторно- рядом с неправильной дописывается правильная надпись красным цветом

— справка иисправительная проводка.

Иные исправления недопускаются.

7. Оценка имущества,обязательств и хозяйственныхьопераций осуществляется в денежном выражении путемсуммирования проведенных расходов. Баланс составляется в валюте РФ.

8. Бухгалтерские документыхранятся в установленном законадательством порядке и сроках. Расчеты позаработной плате хранятся 75 лет.

9. Инвентаризация.Существует обязательная инвентаризация и инвентаризация по распоряжениюруководства. Обязательная инвентаризация проводится при смене материальноответственных лиц и при проверке кассового остатка. Регулирование расхождениямежду фактическим наличием и учетными данными производится двумя способами:

— излишкиоприходуются

— недостача сверхнорм относится на виновных лиц.

Глава III. Теоретическиеосновы автоматизации бухучета3.1. Автоматизациябухгалтерского учета — основа эффективного управления

Руководителю российского предприятия сегодняприходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждаетего постоянно держать под контролем различные аспекты финансово — хозяйственнойдеятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов,содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированнаяона является в определенной степени гарантией эффективного управленияпроизводством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести кневерному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленныепротивоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо понебрежности (например, арифметические ошибки), либо из — за незнанияособенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практическинеизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальныхверсий программных комплексов.

 3.2. Требования кбухгалтерской системе

На наш взгляд, хорошие бухгалтерские системывне зависимости от их масштаба, программно — аппаратной платформы и стоимостидолжны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными вэксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерскиесистемы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметическиерасчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных иотчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный переносданных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов иисчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение кданным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанныевозможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состояниюбухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения изкоторой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости отособенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру,но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого планасчетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетнуюдеятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммированиеитогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которыеприняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном планеозначает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленнойпорчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являютсядостаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто нафизическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно былолегко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошиебухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее важно, чтобы фирма — разработчикбухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. Привыборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцупридется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменойустаревшей версии на более свежую.

 

 3.3. Этапы автоматизациибухгалтерского учета в России.

Несмотря на то что в мире существует болеетысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости,российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты,более подходящие для условий переходной экономики и быстрой сменызаконодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мыанализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерскихсистем. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России Первый этапразработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени сперестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программныхпродуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживаниявременных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета.Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональныхкомпьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качествеосновной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинствопрограмм создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) ипредназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время былипопулярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем»(«Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»),«Парус» («Парус»).

Второй этап был связан с развитиемкоммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО,АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщейкоммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительнойстепени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовыеколлективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся всобственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиражабухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры:«1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab. Современный(третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданиеминтегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областейавтоматизации.

3.4.Элементы компьютерной системы

            Внеавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных охозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождаетсядокументами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями,счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ.Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многихслучаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетныедокументы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системебухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменитькоторые без компьютера не возможно.

Компьютернаясистема включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратныесредства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоиткомпьютер, в частности центральный процессор, жесткий жиск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевыекарты и т.п.

 2. Программныесредства.

а) Системныепрограммы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относятоперационные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяютих ресурсы для максимально эффективного использования, системы управлениябазами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций пообработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютереосновные операции, например сортировку записей. Системные программы обычноразрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся вобласти программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальныхтребований.

б) Прикладные (пользовательские ) программы — это наборы машинных команд для обработки данных,которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретаету внешнего поставщика.

 3.Документация — описание системы и структуры управления   

    применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке 

    сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал — работники, которые управляют системой, проектируют ее и 

    снабжаютпрограммами, эксплуатируют и контролируют систему

    обработки данных.

 5. Данные — сведенияо хозяйственных операциях и другая необходимая 

     информация,которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

 6. Процедуры контроля- Процедуры, обеспечивающие соответствующую 

     запись операций,предупреждающие или регистрирующие ошибки.

3.5. Особенности компьютернойобработки данных

 

           

Способ обработки хозяйственных операцийпри ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние наорганизационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннегоконтроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которыеследует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведеныотличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

1.  Единообразноевыполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних итех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, чтопрактически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручнойобработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки ваппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всехидентичных операций при одинаковых условиях.

2. Разделение функций. Компьютернаясистема может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые внеавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуацияоставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательствав другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введениядополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который внеавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. Кподобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия,не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах иучетных документах через терминал в диалоговом режиме.

3. Потенциальные возможности появленияошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системамибухгалтерского учета компьютерные системы более открыты длянесанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они такжеоткрыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного полученияинформации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработкуопераций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки,допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могутоставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможности усиленияконтроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в рукиадминистрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать иконтролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментарияобеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом,снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставленияфактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетовпоступают к администрации более регулярно при компьютерной обработкеинформации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливаютстатистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать вцелях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

5. Инициирование выполнения операций вкомпьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операцииавтоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, какэто делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, посколькусам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает внеявном виде наличие соответствующих санкций.

3.6. Наиболее распространенныев России системы автоматизации бухучета3.6.1. 1Cбухгалтерия

 

Программа 1С: Бухгалтерия являетсяуниверсальной бухгалтерской программой и

предназначенадля ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различнымразделам.

Аналитический учет ведется по объектаманалитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного иавтоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. Припросмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольнымвременным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживаетнесколько списков справочной

информации(справочников):

1.  план счетов;

2.  список видов объектованалитического учета;

3.  списки объектованалитического учета (субконто);

4.  констант и т.д.

На основании введенных проводок может бытьвыполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и залюбой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться позапросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуетсяпересчет).

После расчета итогов программа формируетразличные ведомости:

1.  сводные проводки;

2.  оборотно-сальдовуюведомость;

3.  оборотно-сальдовуюведомость по объектам аналитического учета;

4.  карточка счета;

5.  карточка счета поодному объекту аналитического учета;

6.  анализ счета (аналогглавной книги);

7.  анализ счета податам;

8.  анализ счета пообъектам аналитического учета;

9.  анализ объектааналитического учета по всем счетам;

10.    карточка объектааналитического учета по всем счетам;

11.    журнальный ордер.

В программе существует режимформирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языкеописать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам ипо объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты,предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется длясоздания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации впроизвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранениярезервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

САБУ фирмы «1С» САБУ производства«1С» — самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерскаясеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотнаямаркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональноенаполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощьпользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданыавторизованные учебные центры.

САБУ от «1С» реализованы для разныхпрограммных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.).Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (длярешения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализахозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны 1996 г. реализованатехнология клиент/сервер). Наиболее распространенная современная версия«1С: Бухгалтерия Проф. 7.5» под Windows является, на нашвзгляд, лучшей из представленных на российском рынке. В базовый комплектпоставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя ирегистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь3 — 5 Мбайт свободного места на диске.

Работа пользователя, как и в любой другойаналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблоновновых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе спродуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов,но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить егопечатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можноописать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмыпереоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгогособлюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всюотчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используетсягенератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаютсясобственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ,можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активовв зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации понематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д. Помимоописанного продукта, фирма «1С» продвигает на рынок свою новуюразработку под названием «1С: Предприятие». Это ПО представляет собойуниверсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве исмежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новойтехнологической платформе под условным названием V7, которая включаетсредства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактордиалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система «1С: Предприятие» может бытьадаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощимодуля «1С: Конфигуратор», позволяющего настраивать все основныеэлементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любойструктурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы дляработы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам.Кроме того, «1С: Конфигуратор» может редактировать существующие иобразовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры дляучета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработкиинформации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д.Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний вобласти программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуетсяфункция «Отладчик»; она же используется для выявления возможных сбоевпри работе системы в целом. Приложение «1С: Предприятие» можетприменяться как автономно для управления товарными потоками без формированиябухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО «1С: Бухгалтерия» длярегистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, впакете «1С: Предприятие» имеются средства поддержки торговогооборудования (например, кассовых аппаратов «ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС»и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

Система «1С: Предприятие»выполняется под управлением ОС Windows 95 и Windows NT. Сетевая версияможет устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнемслучае рабочие станции должны иметь процессор класса 486DX и выше и оперативнуюпамять объемом не менее 8 Мбайт, а сервер — оперативную память не менее 16Мбайт и процессор Pentium/75 и выше.

 3.6.2. Aubi

“АУБИ” -  это  зарегистрированное  названиеинтегрированной программной системы «Автоматизации Бухгалтерского Учета’ малых, средних  и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ”построена из ряда букв,  входящих в приведенную выше фразу, заключенную вапострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначениепрограммы.

“АУБИ” может  быть с успехом использована дляавтоматизации бухгалтерского учета предприятий различного  рода  деятельности. Программный  комплекс  представляет  одинаковый  интерес как для торговых(коммерческих) структур,  так  и  для  производственных предприятий. Гибкаясистема программы позволяет настраивать “АУ-БИ” на нужды конкретногопользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия,  исходя из своихсобственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники,  содержащие  названия  предприятий-партнеров и ихбанковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. Взависимости  от  специфики  деятельности  предприятия “АУБИ” позволяет вестиучет следующих элементов бухгалтерского производства:

1.  учет материалов(склад);

2.  учет малоценных ибыстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

3.  основные средства;

4.  учет  кассовых операций  -  формирование  приходных  и расходных кассовых ордеров, ведениекассовой книги;

5.  учет банковскихопераций — платежных поручений,  требований и реестров;

6.  учет счетов;

7.  ведение журналахозяйственных операций;

8.  ведение   главной  бухгалтерской  книги;

9.  формированиешахматной  и оборотной ведомостей;

10.    формированиеразличных ведомостей аналитического учета

11.   … и т.д.

Журнал хозяйственных  операций является для“АУБИ” поистине основной  информационной  базой,  используя  которую, программа способна  формировать  множество отчетных документов посинтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут быть  сохранены  на жестком диске в виде ASCII и RTF файлов или выведенынепосредственно на принтер.  В случае сохранения выходных   форм  на  жестком диске  пользователь  имеет  возможность просматривать,  корректировать ивыводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у негостандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторыи т.д.).

                        Синтетическийучет

По мере ведения журнала хозяйственных операций,  в  котором содержатся  все  проводки,  отражающие деятельностьпредприятия, пользователь может получить за любой промежуток времени  следующиеотчетные формы по синтетическому учету:

1.  сводную оборотнуюведомость;

2.  синтетический раскладпо каждому счету;

3.  главную бухгалтерскуюкнигу;

4.  шахматную ведомость;

5.  баланс.

                       

Аналитический учет.

Аналитический учет занимает весьма важноеместо в бухгалтерии достаточно большого числа предприятий. В общем случаеполная конфигурация “АУБИ” в состоянии формировать за любой  промежуток времениучетные ведомости по:

№

п/п

НАИМЕНОВАНИЕ СЧЕТ 1. Материалам 10 2. МБП 12 3. Основным средствам 01 4. Износ основных средств 02 5. Основному, вспомогательному производству 20,23,25,26,29 6. Готовой продукции, товарам 40,41 7. Реализации продукции 46 8. Поставщикам и подрядчикам 60 9. Авансам выданным 61 10. Покупателям и заказчикам 62 11. Расчетом с бюджетом — небюджетом 68,69,19 12. Подочтетным лицам 71 13. Прочим расчетам 76 14. И.т.д

Если по роду деятельности предприятия это непредставляет интереса, можно просто не обращать внимание на то, что “АУБИ”может формировать большое количество  отчетных документов и пользоваться впрограмме только теми ее элементами, которые  необходимы для предприятия вданный момент.

Отметим, что “АУБИ”может поставляться в различной комплектации.  По желанию пользователя вкомплект поставки  могут  быть включены  или изъяты различные элементыпрограммы.  К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные(аналитические) ведомости,  банковские операции,  касса и некоторые другие.Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей“АУБИ” отражаются на стоимости пакета программ.  Добавим,  что пользователь самрешает быть ли ему  просто зарегистрированным  пользователем  и при этомобучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо  за дополнительную  плату  пройти курс обучения по работе с “АУБИ” ипользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя  или торговой  аудиторской  компании у которой приобреталась программа.

3.6.3.СуперМенеджер

            Многовалютнаясистема, предназначенная для автоматизации бухгалтерского учета на предприятияхсложной  структуры различных форм собственности. Работа в различныхкомпьютерных сетях и на компьютерах IBM и Macintosh.

Системабухгалтерского учета позволяет оперировать следующими операциями:

1.  аналитический исинтетический учет

2.  автоматический учеткурсовой разницы

3.  приведение учетныхданных к любой национальной валюте

4.  ведениежурналов-ордеров, главной книги и баланса в любой валюте и сводно поэквиваленту

5.  гибкий план счетов,учитывающий все индивидуальные особенности

6.  формирование сложныхпроводок

7.  консолидация данныхразличных организаций и филиалов

Версиипрограмм для DOS, WINDOWS и Macintosh.

3.6.4. ИНФО — Бухгалтер

 

Влюбой момент для Вас готовы :

1.  баланс со всемиприложениями

2.  оборотная ведомость

3.  главная книга

4.  ведомостианалитического учета по счетам

5.  журналы ордера иведомости к ним, шахматка

6.  разнообразныеведомости и справки

7.  анализ финансовойдеятельности с построением графиков и диаграмм

Вамдостаточно ввести хозяйственные операции — все остальное программа сделает сама

 

3.6.5. ФОЛИО

1.  ведениебухгалтерского учета любого числа предприятий на одном компьютере свозможностью получения сводного бланка нескольких предприятий.

2.  подробный финансовыйанализ деятельности организаций по которым ведется бухгалтерия

3.  учет движенияденежных средств в динамике

4.  финансовый баланс дляруководителя и отчет о прибыли и убытках по месяцам и годам

5.  аналитическиепоказатели

6.  валюта

7.  зарплата

8.  склад

9.  системапрогнозирования оптимальной цены продажи партии товара

10.возможностьгенерации новых форм отчетности

11.встроенныемногоуровневые таблицы

3.6.6. Инфин — Бухгалтерия

1.  продуманная структурапрограммы и привычный бухгалтеру дизайн

2.  полная автоматизацияучета

3.  до пяти уровнейаналитического учета

4.  минимальные измененияв настройке программы под специфику именно Вашего предприятия

5.  бухучет длянескольких предприятий на одном рабочем месте

6.  возможность настройкина любое изменение законодательства

7.  возможность ведениядвойной бухгалтерии

8.  возможность работы слюбыми валютами

9.  парольная защита

10.    сохранение данных залюбое количество лет

 

3.6.7. ABACUS

ABACUS professional — Полный комплексбухгалтерского учета.

Отличительныеособенности комплекса — функциональная полнота и комплексное решение всех задачучета.

          Атакже :

1.  обработка проводок сдетальной аналитической информацией

2.  учет затрат напроизводство и калькулирование себестоимости продукции с формированиемсоответствующих записей в Главной книге

3.  элементы финансовогоанализа

4.  автоматическоеначисление процентов и отчисление налогов

5.  мульти-валютныеоперации генератор отчетных форм

6.  система аппаратной ипрограммной защиты информации

7.  удобный интерфейс

САБУфирмы „Омега“ Основной разработкой компании „Омега“является программный комплекс ABACUS Professional, предназначенный дляведения бухгалтерии, финансового планирования и управления на предприятиях счисленностью работников бухгалтерии и планово-финансовых служб до 50 — 60человек. Эта САБУ создана на базе СУБД Clarion 3.1 и состоит изнабора взаимосвязанных модулей (основные средства и вложения, складской учет инакладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработнаяплата, работа со счетами, печать бухгалтерских документов, отчеты и финансовыйанализ, печать сопровождающих документов, сервис и инсталляция, забалансовыесчета), которые могут функционировать как независимо, так и в составекомплекса.

Необходимоотметить, что при любой конфигурации требуется модуль настройки, обеспечивающийпривязку комплекса к конкретной бухгалтерии и ввод главных данных. В основепродукта ABACUS Professional лежит единое полепроводок. Это значит, что действия, выполненные в одном программном модуле,находят свое отражение во всех остальных разделах системы независимо от того,откуда произведен ввод проводок. Все проводки попадают в единую БД, чтопозволяет оперативно контролировать данные различных направлений бухгалтерскогоучета и манипулировать ими. Такая система обеспечивает высокую степеньвзаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.

На программном уровне в концепцию САБУзаложена конфигурация „файл-сервер“. Все рабочие станциинастраиваются на одни и те же файлы БД, обработка информации (ввод,редактирование, удаление) проводится на каждой станции. При попыткеодновременного доступа к одной и той же записи с различных рабочих месткомплекс выдает диагностические сообщения.

Сетевая версия работает в сетях под NetWare и Windows NT. В ЛС подуправлением ОС LANtastic допускается организация не более трех рабочих мест.Минимальные требования к станции-клиенту: процессор от 386DX и 4 Мбайтоперативной памяти. Сервер должен иметь процессор класса 486DX и выше и 8 Мбайтоперативной памяти (минимальные требования к серверу, когда в сети работает допяти станций-клиентов). Наряду с САБУ ABACUS Professional фирмой»Омега" разработаны программы для автоматизации хозяйственнойбухгалтерии банков и финансовых компаний (ABACUS Bank), учета услуггостиниц и гостиничных комплексов (Hotel), операций с ценными бумагами (ABACUS invest), учета в фирмах,имеющих сеть торговых центров, филиалов, складов и ведущих централизованныйбухгалтерский учет товарооборота (Trade house). Последние трипродукта могут функционировать независимо или в комплексе с САБУ ABACUS Professional.

Кроме того, фирма «Омега»продвигает на рынок принципиально новое ПО ABACUS Financial, которое не являетсятиражируемым продуктом и разрабатывается под заказ с учетом спецификиметодологии и организации бухгалтерского учета на предприятии. Этот программныйкомплекс создавался с использованием СУБД Oracle и предназначен дляавтоматизации бухгалтерской и планово-финансовой работы на крупныхпредприятиях.

3.6.8. БОСС

 

САБУ фирмы «АйТи» Фирмой«АйТи» разработана комплексная система автоматизации«БОСС», предназначеная для крупных предприятий, производственных иторговых объединений. Как инструмент управления предприятием система«БОСС» имеет отраслевую ориентацию и включает САБУ«БОСС-Бухгалтер», осуществляющую ведение бухгалтерского учета исоставление отчетности, а также набор следующих функциональных модулей,направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов:«БОСС-Кадровик» (управление персоналом и начисление заработнойплаты); «БОСС-Референт» (управление документооборотом);«БОСС-Кладовщик» (автоматизация складского учета, причем для крупныхпредприятий, как правило, разрабатывается отдельно); «БОСС-Продавец»(управление сбытом); «БОСС-Снабженец» (автоматизация процессаснабжения); «БОСС-Технолог» (управление производством);«БОСС-Финансист» (автоматизация управления финансами с элементамианализа); «БОСС-Аналитик» (анализ фактических производственных затрати полученных финансовых результатов). По сути дела, система «БОСС»представляет собой интегрированную САБУ с расширенным набором функциональныхвозможностей. Компания «АйТи» предлагает две реализации продукта, различающиесяпрограммно-аппаратными платформами. Для средних и некоторых крупных предприятийимеется система «БОСС-Компания», которая в качестве SQL-сервера используетПО Scalable SQL Server v3.01 фирмы Pervasive Software. По желаниюзаказчика в комплект поставки может быть включен развитый инструментарийразработки приложений для указанной СУБД, позволяющий вести быстроепроектирование баз данных и визуальную компоновку программных модулей,используя стандарт языка SQL и язык четвертого поколения. САБУ«БОСС-Компания» не предъявляет высоких требований к параметрамаппаратного обеспечения: клиентские рабочие станции должны иметь процессор нениже 386 и оперативную память объемом минимум 2 Мбайт, а сервер — процессоркласса 486/66 и ОЗУ емкостью от 16 Mбайт.

Для крупных корпораций, производственных иторговых объединений, куда, например, входят разные по профилю и формесобственности предприятия и организации, предназначена САБУ«БОСС-Корпорация» на базе СУБД Oracle 7 Server, способная работатьсо сложными структурами данных. Для обследования предприятия служат CASE-средства Oracle Designer/2000. При созданииклиентской части системы используются модули: Forms, Reports и Graphics семейства Oracle TOOLS. Подробнее следуетостановиться на САБУ «БОСС-Бухгалтер», непосредственно обеспечивающейавтоматизацию бухгалтерского учета. Этот продукт условно подразделяется на дваблока: достаточно типичный для большинства САБУ модуль финансового учета ипрограмма материального учета, имеющая открытый справочник-классификаторматериальных ценностей, в который можно внести, например, BAR-код товара дляработы POS-терминалов ипроведения инвентаризации с использованием специальных сканеров.

САБУ «БОСС-Бухгалтер» можетприменяться на предприятиях любой формы собственности и функционировать какавтономно, так и в составе системы управления «БОСС-Компания» или«БОСС-Корпорация». САБУ фирмы «Инфософт» До недавнеговремени отличительной чертой продуктов фирмы «Инфософт» было наличиемодулей, предназначенных для автоматизации отдельных участков бухгалтерскогоучета. В связи с изменившейся ситуацией на рынке САБУ фирма разработала новыйпакет «Интегратор», название которого говорит само за себя. Версия«Интегратор 3.0» в сетевом исполнении (для применения на отдельномкомпьютере предлагается приложение «Интегратор Соло») предназначенадля автоматизации бухгалтерского учета на промышленных предприятиях различныхотраслей и видов деятельности, так как исторически все разработки«Инфософт» были ориентированы на автоматизацию промышленных предприятий.При разработке САБУ использовалась СУБД Clipper 5.2. В сетевомварианте базовой является конфигурация «файл-сервер». Для работы вархитектуре клиент/сервер необходимо дополнительно установить ПО Advantage Xbase Server. САБУ«Интегратор» эксплуатируется в сетях NetWare 3.xx и выше, Windows NT, LANtastic и др. Нерекомендуется применение ОС NetWare 4.01. Требования к аппаратному обеспечению:для станции-клиента необходимы процессор класса 486DX2 и 8 Мбайтоперативной памяти; для сервера — процессор не ниже Pentium/75 и ОЗУ объемом от16 Мбайт. САБУ «Интегратор 3.0» состоит из следующих подсистем:денежные средства (касса, банк); дебиторы и кредиторы; материалы, продукция,товары, МБП; поставщики и подрядчики; основные средства и нематериальныеактивы; производственные затраты; покупатели и заказчики; прибыль, налоги,капитал; финансовая отчетность. Особое внимание следует уделить подсистеме«Производственные затраты», обеспечивающей не только учетпроизводственных затрат, но и автоматическое распределение косвенных затрат наобъекты калькуляции. Наличие понятного рядовому бухгалтеру механизмавзаимодействия с различными БД и алгоритмов распределения позволяет заметноупростить расчет фактической себестоимости произведенной продукции, работ иуслуг.

3.6.9. БЭСТ

 

Для управления персоналом и начислениязаработной платы используются модули «Кадры» и «Заработнаяплата», которые могут эксплуатироваться как отдельно, так и в составекомплекса «Интегратор». САБУ фирмы «Интеллект-Сервис»Отличительной чертой ПО «БЭСТ» версии 3.1 является ориентация накомплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Этот продукт можетфункционировать как в локальном, так и сетевом варианте. В качестве сетевойсреды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше, Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования каппаратному обеспечению: для станции-клиента необходимы процессор 386 и выше,оперативная память от 4 Мбайт; для сервера — процессор от 486DX, ОЗУ объемом неменее 16 Мбайт.

Структурно система «БЭСТ» выполненав виде набора взаимосвязанных программных модулей: настройка и системныеутилиты; ведение Главной книги (АРМ главного бухгалтера); учет кассовыхопераций; учет операций с банком; учет основных средств; учет производственныхзапасов; учет товаров и готовой продукции; управление продажами (реализацией);заработная плата.

Модуль «Управление продажами» (взападных системах он чаще всего носит название «Книга продаж», или«Оформление заказа») выполняет скорее менеджерские, нежелибухгалтерские функции. Он позволяет составлять заказы на приобретениеконтрагентами материальных ценностей у предприятия. Сформированный заказ служитосновой для составления счетов и расходных накладных. Описываемый модульавтоматически контролирует количество выписываемого товара с определенногосклада. После отработки всех документов в системе учета заказу присваиваетсястатус исполненного. Составление заказов в значительной мере сокращает затратырабочего времени менеджеров и облегчает планирование торгово-закупочнойстратегии предприятия.

3.6.10. АККОРД

 

САБУ фирмы «Атлант-Информ» Система«Аккорд» (версия 3.2) представляет собой комплекс программ,автоматизирующих различные службы предприятия. В одной информационной средемогут работать отдел кадров, плановые службы, бухгалтерия, службы управлениязакупками и продажами, отдел труда и заработной платы. Функционально системаразделена на модули: управление снабжением; управление продажами; склад; обмен(предназначен для организации работы системы в режиме распределенной БД иобмена информацией между несколькими удаленными друг от друга подразделениями);технико-экономическое планирование (ТЭП); спецодежда; торговый зал; комиссия(автоматизация функций учета комиссионных товаров); управление кадрами;заработная плата; бухгалтерский учет; учет основных средств и нематериальныхактивов; учет МБП; международная бухгалтерская отчетность; анализ финансовогосостояния; нормативы; администратор. Наибольший интерес вызывает модуль«Технико-экономическое планирование». Он позволяет производить расчетплана производства на каждый месяц в натуральном и стоимостном выражении покаждому цеху (с учетом имеющихся запасов) на основе состава производственныхзаказов; устанавливать план выпуска продукции; производить расчет потребности вматериалах, полуфабрикатах на плановый или фактический объем производства;определять сводные потребности в материалах, а также трудозатраты на одноизделие или партию однородных изделий; калькулировать плановую себестоимостьизделий и полуфабрикатов; выдавать последовательность технологических операцийи нормы трудозатрат при производстве изделий или полуфабрикатов и т. д. Такоеширокое функциональное наполнение облегчает анализ динамики производственнойсебестоимости в течение любого периода времени. Система разработана с помощьюинструментальной среды «Атлантис» компании «Атлант-Информ»,использующей систему управления записями Btrieve, SQL Server фирмы Sybase и поддерживающейархитектуру клиент/сервер. Требования к аппаратному обеспечению: длястанции-клиента необходим процессор класса не ниже 386DX, оперативная памятьот 4 Мбайт; для сервера — процессор класса не ниже 486DX, ОЗУ объемом неменее 16 Мбайт.

 

3.6.11. Другиесредства автоматизации бухгалтерского учета.

Помимо рассмотренных выше программныхсредств, на российском рынке САБУ имеется еще около двух десятков тиражируемыхсистем и более 200 продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или врасчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистамифирмы-производителя. Cетевой программный комплекс бухгалтерскогоучета RS-Balance компании R-Style Software Lab состоит из модулей«Центральная бухгалтерия», «Торговый дом»,«Касса», «Зарплата» и «Основные средства».Главным здесь является модуль «Центральная бухгалтерия», кудапоступает информация, введенная в других системах. Особого внимания заслуживаетПО «Торговый дом», сочетающее в себе бухгалтерские и информационные(менеджерские) функции. Для бухгалтерии формируются ведомости и регистрыбухгалтерского учета в любом разрезе. Для менеджеров составляются ведомости, необходимыедля управления товарооборотом и проведения заготовительной деятельности.Движение товаров отслеживается от момента подготовки контракта на закупку доэтапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов ипрочих накладных расходов, что облегчает правильное определение финансовогорезультата от реализации товаров. Система DiasoftBALANCE компании«Диасофт», представляющая собой универсальный программный комплекс,позволяет совмещать автоматизацию бухгалтерского учета с комплексной автоматизациейбанка (на базе ПО DiasoftBANK) или страховой компании (при помощи пакета DiasoftINSURANCE). В рассматриваемуюСАБУ встроен мощный язык описания расчетов, дающий возможность пользователюсамостоятельно определять алгоритмы обработки первичной информации, напримерправила проведения расчетов, алгоритмы формирования проводок по их результатам,правила формирования сводных данных. Посредством этого языка можно получитьдоступ к любым данным САБУ, после чего с помощью арифметических и логическихопераций, а также специальных операторов языка сформировать новуюхарактеристику объекта учета. Принцип работы САБУ корпорации «Парус»прост и мало отличается от принципов, заложенных в другие продукты этойкатегории. Ввод информации в систему начинается с обработки первичныхдокументов. Платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и прочиеплатежные документы хранятся в специальном разделе, к которому разрешен прямойдоступ. Накладные на отпуск продукции и счета хранятся отдельно друг от друга.После занесения первичных документов имеется возможность отработать документы вучетной части. Использование разного рода справочников организаций иматериальных ценностей облегчает заполнение документов. САБУ «Парус»полностью совместима с новыми программными продуктами корпорации,предназначенными для автоматизации деятельности страховых фирм.

Среди других разработок можно отметить САБУкомпаний «Звезда», «Информатик», «ИНФИН»,«Новый Атлант», «Цефей», имеющих определенную долю нароссийском рынке, но не представляющих интереса для самостоятельного анализа.Таким образом, большинство САБУ третьего поколения по своей идеологии — интегрированные продукты, функциональные возможности которых выходят за рамкизадач автоматизации бухгалтерии. Наблюдается четкая связь между автоматизациейбухгалтерского учета и торговли (САБУ компаний «1С»,«АйТи», «Омега», R-Style Software Lab), банковскойдеятельности («Диасофт», «Инфософт», «Омега», R-Style Software Lab), страхования(«Диасофт», «Парус»), гостиничного дела («Омега»).

Глава IV. Практическаятехнология эффективной автоматизации бухучета.4.1. Что такое хорошая автоматизация.

Для того, чтобы эффективно провестиавтоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такоеавтоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такаяпостановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированныйбухучет — это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждениеи служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следуетосознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когдаследствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качестваведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

·    Упорядочениибухучета.Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, напримерспецифической выборки оборотов по субсчету счета №№№60, требовалось несколькочасов работы, то на компьютере — нажал клавишу и выборка распечаталась.

·    Увеличенииколичества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно былоувидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, накомпьютере — в нескольких.

·    Снижениечисла бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафови пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правилоявляются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

·    Повышениеоперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера непоспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, аквартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас этопрекратилось.

·    Повышенииэкономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многихслучаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденциюсчетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтериипараметры можно без использования различных рискованных схем уменьшитьналогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частотуналоговых платежей.

·    Другиефакторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, тоавтоматизация бессмысленна — она не принесла конечного результата, сам же посебе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерныхклавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорееназывать «псевдоавтоматизацией». К сожалению,псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают:«Автоматизировать — значит просто перевести на компьютер и все тут»,а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начатьзаводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи.Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, «прикомпьютерах», тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше- надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, апотом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает длячего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда вбухгалтерии как был «завал», так и остался.

Таким образом, можно сказать, чтоавтоматизация бухучета — это процесс, при котором в результате переводабухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведениябухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение обавтоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна вбухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Распространеннымстереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращениюбухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногдаи к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично — частьработы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей,стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых вбухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемыхбухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек ипр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизированбухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образомавтоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтериибухгалтеров.

4.2.Подготовка к автоматизации.

Еще одним распространенным заблуждениемявляется то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затемпроисходит «введение данных в программу». Для того, чтобы переводбухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось впредыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можноразбить на пять этапов.

4.2.1. Этап I. Оптимизациябухучета.

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысллишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо свыявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошиесовременные пограммы по автоматизации бухучета — очень гибкие системы, онипозволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начинаяот плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводитсяанализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

1.Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

2.Применяемая аналитики по различным счетам.

3.Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.

4.Формы и содержание первичной документации.

5.Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, чтоможно изменить для улучшения бухгалтерского учета (см. предыдущий раздел). Вотконкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает пооплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу жеавтоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог исодержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовыйостаток по счету 67 «Расчеты по налогу на пользователей автодорог» иувидеть какая сумма уже «набежала» для уплаты по следующему срокуплатежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такойоптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист побухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор илиопытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что ихсотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то неочень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, неиспользуя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

4.2.2. Этап II. Выбормасштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизациипонимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в какомпорядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем болееактуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшойфирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще,бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работпо автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупнымпредприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким какбольшая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительнаяорганизация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и покаждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками,производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другойстороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинатьавтоматизировать все сразу, то процесс «завязнет» и результатов небудет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следуетрешить:

1.Какие разделы автоматизировать, а какие — нет. Например, если вотделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты сзаказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо,бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации,товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит втом, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупкунет, значит какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

2.В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большомобъеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел,осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и такдалее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядокавтоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то разделавтоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы онсовмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, чтопочти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журналахозопераций, расчета налогов и составления отчетности — то есть работы главногобухгалтера.

При выборе масштабов автоматизации есть ещеодин аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуетсяи в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта — информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделеснабжения — информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике),прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской икредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемахреализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошоавтоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всехспецифических требований, значит нужно определить весь объем информации,требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройкупрограммы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производитсясовещание с заинтересованными службами предприятия и руководством иопределяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отделсбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, тоинформация для них не нужна.

Когда бухучет ведется коллективомбухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будетработать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере.Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е.провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройкепрограммы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

4.2.3. Этап III. Постановказадачи.

Когда определено, что будет изменяться вбухучете (Этап I)и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четкоопределить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходебухучет дает:

1.Первичные документы.

2.Учетные регистры для бухгалтерии.

3.Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).

4.Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что вписьменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров,необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет,и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, ипервичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетомособенностей хоздеятельности. Например в накладных на отпуск товаров в однойфирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме — величинаторговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того ни другого). Отделусбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажнойцены товара и датой отгрузки.

Постановка задачи очень важна, поскольку безясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворятьпрактически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если несделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программабудет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документывообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимойаналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации),из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

4.2.4. Этап IV. Выборпрограммного средства.

Только тогда когда спланирована оптимизациябухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановказадачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится,что купленная заранее или по принципу «подешевле» программа просто неимеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия ипридется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, ихверсий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятияварианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хорошихпрограмм нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все тепрограммные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчасв России — хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают ииспользуют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаютсяони друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (сучетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие — для других,третьи — для третьих. Таким образом задача состоит в том, чтобы выбратьоптимальной подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт.

Как же это сделать? Пройдя вышеизложенныеэтапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно отпрограммы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трехрешений:

1.Малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится напрограммы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека икрупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборемасштаба автоматизации).

Программы для автоматизации малой бухгалтериисравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержатавтоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов,таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольшихпредприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот набольших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет такмного времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будетнеэффективной. К таким малым программам относятся, например,«Инфо-бухгалтер», «1С», программа «Skat»производства СКБ «Контур».

Программы для автоматизации крупнойбухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяютавтоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценкиосновных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитальногостроительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их болеетрудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельнуюпрограмму, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует томуили иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются «Бэст»,«Парус», «RS-balance», программы СКБ «Контур» и«Бонус», систем «Галактика».

2.Под какой операционной системой будет работать программа? Не вдаваясь втехнические подробности скажем, что варианта всего два — под DOS и под Windows.Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для той и длядругой операционной системы. Однозначно можно сказать, что если оптимальноподходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку этоболее современная операционная система и, с учетом развития программногообеспечения, DOS очень быстро устаревает, поскольку не дает тех возможностей,которые дает Windows. Однако если оптимальная программа не имеет версии дляWindows, а менее подходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS,поскольку качество автоматизации бухучета дороже чем более современнаяоперационная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегданесколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку.Кроме того для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры (об этомречь ниже) и если Windows у Вас не установлен, его придется.

3.Сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать вавтоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на несколькихкомпьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобыпроводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозопераций,и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работатьодновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программыимеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программыпо автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

После того, какприняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительносужается и поступать можно двумя способами:

1.Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеровразличных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде,и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации,заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та илииная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов,(или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальнойпрограммой.

2.Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучшийвариант.

 4.2.5. Этап V. Вопросытехники.

Технические вопросы, связанные с компьютерамине входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себеслово «компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность(производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменныхпараметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какойкомпьютер Вам необходим, зависит от двух факторов:

1.Программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньшересурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен бытьеще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чемнесетевая.

2.Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тембольше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работыкакой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той жепрограммы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что наэтапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работаетбыстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже многопроводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной.

При автоматизации бухучета важно, чтобыкомпьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобыпрограмма работала быстро, в противном случае бухгалтер будет периодическиожидать пока компьютер «переварит» введенную в него информацию, а тои просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими от того, чтокомпьютер слишком маломощен для той программы, которая на нем установлена и тогоколичества операций, которые в него введены. В условиях каждодневнойнапряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект отавтоматизации. Для того, чтобы определить какой компьютер необходим, следуетобратиться к тем, у кого программа куплена и они, с учетом версии программы ипредполагаемого объема хозопераций дадут рекомендацию.

Когда покупается новый компьютер, то егопросто покупают в нужной конфигурации и все, а вот что делать, есликомпьютер-то есть, но только но недостаточно мощен для устанавливаемойпрограммы. Такое положение вещей встречается часто, поскольку компьютерыпокупают практически везде и покупают уже давно, а современные программныесредства требуют современных производительных компьютеров. Легко столкнуться сситуацией, когда в этом случае бухгалтерия страдает, продолжая работать намедленном компьютере из-за того, что на покупку нового компьютера не былоденег. Дело в том, что медленный компьютер очень легко улучшить до требуемогоуровня, заменив его комплектующие, для чего можно обратиться в фирму,выполняющую такие услуги, называемые «апгрэйд». Если хорошийкомпьютер стоит порядка 500-1000 долларов, то «апгрэйд» обходится напорядок дешевле.

Еще один технический вопрос — это вопросустановки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетеваяпрограмма. Существует большое количество различных типов сетей, сильноотличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств дляфункционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединенонемного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорогои устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезныхдополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которыепродают компьютеры и делают «апгрэйд».

4.3.Процесс автоматизации.

Только тогда, когда определены целиавтоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана икуплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросыможно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрениепрограммы (не «псевдоавтоматизация») — процесс очень трудоемкий исложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты наприобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тембольше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов иособенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы иособенности.

Внедрение можно производить своими силами,можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, топриходится сталкиваться с трудностями:

·    отсутствиеопыта автоматизации;

·    отсутствиевремени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущуюработу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и,соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. Напрактике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где числобухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к«псевдоавтоматизации». Если принято решение заказывать автоматизациюу специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительнымденежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтисьдешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированныхи опытных специалистов.

Собственно процесс внедрения программы можноразбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

 

4.4.Этап настройки.

Все широко распространенные программыавтоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихсясоставных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любойпрограммы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующиеэтапы:

1.Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов всоответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета ипостановкой задачи.

2.Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок всоответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкойзадачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждогораздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно сучетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придетсянастраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний.

3.Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичныхдокументов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизациейбухучета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта насписание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП вэксплуатацию, в акте должна автоматически проставляться количество, стоимость иНДС по МБП, после этого должны автоматически проводиться проводки по списаниюМБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начислениюаммортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо делатьтакже по каждому разделу бухучета.

4.Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерскойотчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия,проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественнойавтоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должна обязательносоставляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет на компьютере,ежеквартально по-старинке составляет отчет на бумаге и тратит на этодополнительно большое количество времени, является верным признаком«псевдоавтоматизации». Настройка форм отчетности и налоговых расчетовна реально используемый план счетов и типовые хозоперации — процесс весьмасложней и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количествостандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потомпроверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты сручными на таком условном примере.

 

4.5.Этап обучения.

По окончании настройки программы начинаетсяэтап обучения персонала работе с ней (в случае, если программа внедряласьсобственным силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо,чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнятьэлементарные операции по запуску программ, копированию файлов и проч.,психологический барьер «боязни компьютера» должен быть преодолен.Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можно либопослать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, онинедорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтериюзнакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможетбухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на двеступени:

1.Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе спрограммой: ведению хозопераций, распечатке первичных документов, составлениюучетных регистров и отчетности — словом всей ежедневной роботе. Работать напрограмме должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которогоавтоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некийоператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник междубухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, прикоторой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реальноговремени», то есть если, например, требуется оформить расходный кассовыйордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также кодтиповой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тутже автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозоперацийпроводку дебет 71 — кредит 50, получатель денег расписывается в ордере ибухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем местекассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций.Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реальноговремени» и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этойцели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

·    Плохаяобучаемость бухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по-разному: однилегко и быстро, другие «со скрипом», третьи вообще практически невоспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет — это массановой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит скорость иэффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опытаработы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.

·    Загруженностьбухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапаобучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации продолжаются и,соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этихусловиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если спредыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего неподелаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передаваячасть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучатьсяпотом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря,вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент ихобучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ,которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимопроводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этоговопроса на практике может привести к так называемому «скрытомусаботажу», суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерииоткрыто не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя рукамиза, но ни у кого нет ни минутки свободного времени, чтобы на деле занятьсятекущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизациистоит и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеровтекущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководствапредприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с однойстороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требуетрасшифровок, выборок, сверок и т.п.

2.Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можноначинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано илипоздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

·    Изменитсяхарактер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов,формы первичной документации или автоматические проводки по типовымхозоперациям

·    Изменятсяформы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производитьдонастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, чтобольшинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктовпристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагаетпользователям своих программ уже готовые новые формы, но, тем не менее, работаостается, поскольку во-первых даже готовую новую форму на практике приходитсядонастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своемпредприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы;во-вторых могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московскиеразработчики программ по понятным причинам рассылать не могут.

В такой ситуациитребуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять наней текущую работу, но и производить донастройку программы на изменения,обучение этому и есть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можнозаказать и сторонней организации, но это всегда влечет за собой то, что, содной стороны, снижается оперативность изменений, Вы становитесь«привязаны» сторонним донастройщикам, без которых — ни шагу, с другойстороны, за каждую донастройку необходимо платить деньги. С учетом того, чтосредства донастройки в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны набухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции иобучиться им несложно, практически во всех случаях предпочтительнее пройтиобучение второго уровня и потом уже ни от кого не зависеть. Следует, также,отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерииработают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишьглавбуху — ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведениябухучета и производит эти изменения.

Бывают случаи, когда организации, которые всвое время заключили договор на внедрение программы по автоматизации бухучета скакой-либо оказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы- вместо автоматизации им за их же деньги сделали«псевдоавтоматизацию». Как же избежать подобных ситуаций? Можнодействовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы заказать у стороннейорганизации не просто настройку программы и обучение, а всю автоматизацию,включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определение масштабов и порядкаавтоматизации и постановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированностьавтоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки кавтоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг.Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможете провестисвоими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и обучение, отавтоматизаторов следует требовать (записать в договор на автоматизациюбухучета) две составляющие удачной автоматизации:

1.Качество.После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи,в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистрыиформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так воттолько при наличии всего этого работа может считаться выполненной.

Сроки. Все работы понастройке и обучению должны быть записаны в четкий подневный календарный план — документ, подписанный обоими сторонами по договору на автоматизацию, выполнениекоторого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно)контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нестиответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана.Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии напрактике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот толькокогда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжаетработать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход напрограмму все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет ужепланировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программудополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогомза год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срывасроков автоматизации.

 

4.6.Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерскогои управленческого учета.

Порядок определения стоимости услуг поавтоматизации строится на двух принципах:

1.Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множестваусловий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объемхозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличиеразличного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не можетбыть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя длякаждого клиента.

2.Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости ивысокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегдастоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагаетсямного услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такаяавтоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается«псевдоавтоматизацией» (см. страницу 4). Хорошие услуги рассчитаны натех, кто «не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи».

Расценки на услуги скорее всего должны бытьподневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий деньаудитора. Следует отметить, что эта подневная ставка должна быть фиксирована иодинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величинаподневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктурырынка.

Итоговая сумма за автоматизацию, такимобразом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на неепотратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную подневнуюставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента.

Для того, чтобы клиент заранее знал конечнуюсумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он ихзаказывать или нет, следует провести две процедуры:

1.  Бесплатный выезд наопределение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы поавтоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часовзнакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимоприсутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетныхрегистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемойавтоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный сроквыполнения работы и, соответственно, сумму за услуги.

2.  Оплачиваемый«стартовый» день работы. В случае, если имеет место одно из техобстоятельств:

·    предприятиедостаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количествобухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек);

·    имеютсяосложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том,что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-тобухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям икоторую надо «менять»;

·    клиентхочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ,

можнопредложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот,помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает ипредложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарныйграфик выполнения работ в котором указано, что будет иметься «навыходе» автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждыйэтап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимостьполного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чемклиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить изграфика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с нимиудалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чегоможно «довести» стоимость автоматизации до возможностей клиента.

После того, как клиент принимает решение заказыватьуслуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотреныпрактически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться входе автоматизации. Следующий этап — это непосредственно выполнение работ. Вслучае, если определение нами объема работ было произведено не совсем верно инеобходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которыеуказаны в плане-гафике работ и постановке задачи, это дополнительное времяклиентом не оплачивается.

Глава V. Отражениепоступления товаров на примере программы «1С Бухгалтерия».

Рассмотрим, каким образом в типовойконфигурации отражается поступление товаров на конкретном примере.

1 ноября 2001 г по накладной 9487 от фабрики«Сигма» получен товар: брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюки мужскиесерые 400 штук по цене 288 руб. Товар оприходован на главный склад торговойорганизации.  Для отражения в учете хозяйственных операций оприходованиятоваров предназначен документ «Поступление товара». Его форма заполняется наосновании складских документов оприходования и сопроводительных документовпоставщика в следующем порядке.

Сначала в шапке документа указываетсяпоставщик (фабрика «Сигма»), сопроводительный документ (накладная 9487) исклад, на который принят товар (главный). Заполнение этих реквизитовпроизводится выбором из соответствующих справочников. Если запись в справочникеотсутствует, ее можно ввести непосредственно в процессе работы с документом.

Затем заполняется табличная часть, в которойперечисляются ассортимент товара, количество и цена за единицу. Если товар ужепоступал ранее, то можно воспользоваться кнопкой «Подбор» в этом случаедостаточно выбрать товар из справочника «Номенклатура» и указать егоколичество. Остальные графы табличной части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего»)подсчитываются автоматически. Предположим, что данный товар в организациюпрежде не поступал. В этом случае новую товарную позицию необходимо описать всправочнике «Номенклатура», форма списка которого открывается при заполнениитабличной части. Ассортимент товаров может составлять тысячи позиций, поэтомудля удобства поиска справочник структурируют, подразделяя товары на группы,подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу «Одежда», а затем перейтив режим описания новой товарной позиции (пункт «Новая» меню «Действия» главногоменю). Для того чтобы система могла правильно интерпретировать номенклатурнуюединицу, в реквизите «Тип» указывается ее классификационный признак. В нашемпримере «брюки детские» — это товар.

В реквизите «Наименование» указываетсякраткое наименование товарной позиции. Наименование товара для выходныхдокументов (накладных, счетов- фактур) указывается в многострочном поле «Полноенаименование, краткая характеристика».

В реквизите «Вид» указывается виддеятельности, в рамках которого предполагается реализовать товар («Продажаверхней одежды»). Значение этого реквизита определяет объект аналитическогоучета по субконто «Виды деятельности», где на счете 46 «Реализация продукции(работ, услуг)» программа отразит операции по продаже товаров с помощьюдокументов типовой конфигурации.

Реквизит «Единица измерения» заполняетсявыбором из одноименного справочника.

Важную роль в описании товарной позициииграет реквизит «Тип товара», значение которого и определяет, как следуетучитывать товар, — на балансе или за балансом. Между типом товара и счетом дляучета товаров имеется связь, указанная на рис.1      

Тип товара

 

Счет (субсчет) для учета товаров Собственный 41.1 «Товары на складах» или 41.2 «Товары в розничной торговле» (конкретный субсчет определяется с помощью переключателя в шапке экранной формы документа «Поступление товара») На комиссии 004 «Товары, принятые на комиссию» Тара 41.3 «Тара под товаром и порожняя» Покупные изделия 41.4 «Покупные изделия»

Посколькупо условиям примера «брюки детские» переходят в собственность торговойорганизации, то тип товара – «Собственный».

Значение реквизитов«Учетная (покупная) цена» и «Оптовая цена без налогов» носит сервисный характери используется по умолчанию в экранных формах документов на поступление иотпуск товаров.

При заполненииреквизитов ставки налогов, следует учитывать следующее:

— ставка НДС указывается применительно кпродаже этого товара по схеме оптовой торговли –20%

-    еслитовар входит в перечень товаров, стоимость которых при определенных условияхявляется объектом обложения налогом с продаж, то обязательно указывается ставканалога.

После заполнения всехнеобходимых реквизитов  информации о товаре, продолжается заполнение табличнойчасти документа «Поступление товаров».

После того, как втабличной части будет отражена вся информация обо всех поступивших товарах,документ сохраняется и проводится. При этом автоматически будут сформированыпроводки (рис.2)

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. Кол-во Вал.сум. Сумма …. Курс Сод.Проводки №Ж 1 41.1 Брюки детские 60.1 Сигма 200.0 28000.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ 2 41.1 Брюки мужские 60.1 Сигма 400.00 96000.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ 3 19.6 Сигма 60.1 Сигма 22000.00

Накладная

9487

Накладная

9487

Выделен НДС ТВ /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Если товарыприходуются непосредственно в розничной сети, то в шапке экранной формыдокумента «Поступление товаров» переключатель устанавливается в положение«Товары поступили …в розницу». В этом случае будут формироваться другиепроводки (рис 3).

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. Кол-во Вал.сум. Сумма …. Курс Сод.Проводки №Ж 1 41.2 Брюки детские 60.1 Сигма 200.0 30800.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ 2 41.2 Брюки мужские 60.1 Сигма 400.00 115200.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Если, в реквизите«Тип товара» элемента справочника «Номенклатура» указать, что товар получен «Накомиссию», то при проведении документа будут сформированы записи,представленные на рис.4.

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. Кол-во Вал.сум. Сумма …. Курс Сод.Проводки №Ж 1 004 Брюки детские 200.0 30800.00 Сигма Поступили товары ТВ Накладная 9487 2 004 Брюки мужские 400.00 115200.00 Сигма Поступили товары ТВ Накладная 9487 /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Глава VI. Ответы на часто задаваемые вопросы по программе 1С«Бухгалтерия».

1. Что дает количественный учет по счету?

Программа1С: Бухгалтерия 7.х, помимо учета денежных средств, предос­тавляет пользователювозможность ведения количественного учета. Количественный учет можно вести налюбом счете или субсчете. Возможность ведения количественного учета на счетевключается на этапе редактирова­ния плана счетов (графаКол. в планесчетов).

Какправило, количественный учет ведется вместе с аналитическим. На­пример, ведениена счете учета материалов аналитического и количест­венного учета позволяетполучать сведения о наличии и движении мате­риалов не только в денежном, но и вколичественном выражении.

Темне менее программа 1С: Бухгалтерия 7.х позволяет вести на любом сче­те илисубсчете количественный учет без подключения аналитического учета. Это можетпотребоваться, если аналитический учет предполагается вести на субсчетах (каждыйсубсчет соответствует одному объекту анали­тического учета), а не сиспользованием субконто.

2. Каковы режимы запуска программы 1С: Бухгалтерия.

     При запускепрограммы 1С: Бухгалтерия 7.х можно выбрать один из трех режимов работы:Конфигуратор, Отладчик и 1С: Предприятие. Эти режи­мы выбираются в диалогеЗапуск 1С: Предприятие из открывающегося спискаВ режиме

-Конфигуратор— этот режим запуска программы предназначен для созда­ния новых или измененияуже имеющихся функций и конфигураций программы 1С: Бухгалтерия 7.х.

— Отладчик— этот режим необходим для отладки вновь созданных кон­фигураций или функцийпрограммы 1С: Бухгалтерия 7.х.-1С: Предприятие – это основной режим дляработы с информационной базой предприятия, который выбирается по умолчанию.

3. Как найтив справочной системе нужную тему?

Чтобы найти в справочной системе программы1С: Бухгалтерия 7.х нужную тему, нужно выполнить следующие действия:

— выберите команду менюПомощь •Содержание. На экране появится но справочной системы1С: Предприятие.

— Нажмите кнопкуРазделы,расположенную в верхней части окна. На экране появится диалогСправочнаясистема: 1С: Предприятие.

— В поле вводаВведите первые буквынужного слова введите с кла­виатуры первые буквы интересующей вас темы. Списоктем, располо­женный в нижней половине окна, будет автоматически устанавливать­сяна темы, названия которых начинаются на введенные с клавиатуры символы.

— Выберите интересующую вас тему и нажмитекнопкуПоказать. На эк­ран будет выведено окно справочной системы1С: Предприятие с нуж­ной вам темой.

Если вы ввели первые буквы интересующей вастемы, а в нижней части окна список тем не появился, то попробуйте найтивведенное слово или фразу другим способом.

—  Выберите   вкладку   Поиск   диалога Справочная   система:1С: Предприятие.

— В поле вводаВведите искомые слованаберите с клавиатуры слово, которое может встречаться в интересующей вас теме.При этом в окне Выберите нужный раздел и нажмите кнопку «Показать»появятся все разделы, которые содержат искомое слово.

Выберитенужный раздел и нажмите кнопкуПоказать. На экран будет выведено окносправки1С: Предприятие с интересующей вас темой.

 4. Как выбратьнужное значение из списка возможных значений?

Обычно при открытии какой-либо формы бываетнеобходимо заполнить определенные поля ввода. Некоторые поля имеют наборфиксированных значений, которые могут быть выбраны из списка или связанной сполем ввода таблицы. Рассмотрим ввод различных значений в поля ввода на примерезаполне­нияформы Поступление ТМЦ.

>• Выберите командуменю Документы•Поступление ТМЦ. На экране поя­вится формаПоступление ТМЦ-Новый.

> Нажмите кнопку, расположенную в поле вводаВид ТМЦ и в от­крывшемся списке щелкните мышью на строке Товары. Открываю­щийсясписок Вид ТМЦ закроется, а в поле ввода появится строка Товары.

— Щелкните мышью на кнопке, расположенной вполе ввода Поставщик. На экране появится таблицаСписок Контрагентов(Выбор) .

— Дважды щелкните мышью на строке Поставщики,Вид таблицы Список контрагентов ( Выбор) изменится.

Еслисписок контрагентов не содержит нужного контрагента, то необхо­димо создатьзапись о новом контрагенте. Для этого необходимо нажать

клавишу Insert и заполнитьпоявившуюся на экране форму.

—  Дваждыщелкните мышью на строкеБольшевичка в графеКонтрагент. ТаблицаСписок Контрагентов (Выбор) будет закрыт, а в поле постав­щик появитсязапись о выбранном контрагенте.

Таким же способом вы можете заполнятьоткрывающиеся списки, содер­жащиеся в других формах программы 1С: Бухгалтерия7.х.

5. Какпросмотреть документ?

Для просмотрасозданного документа выполните следующие действия.

—  Выполнитекоманду менюОперации • Журналы документов. На экра­не появится диалогВыбор журнала.

— Выберитенужный журнал, например,Кассовая книга, и нажмите кнопку ОК. Наэкране появится окно ЖурналаКассовая книга .

— Выберите в Журнале документ, который вы хотите просмотреть, на­пример, документПрих. орд.

— Нажмите кнопку, расположеннуюна панели инструментов Журна­ла документовКассовая книга. На экранепоявится форма выбранного документаПриходный кассовый ордер — 1 и выможете просмотреть интересующие вас данные.

Нажмите кнопкуОК,чтобы вернуться в Журнал документовКассовая книга.

6. Как ввести новый счет в план счетов?

Рассмотрим ввод нового счета в план счетов напримере счета 9, который отсутствует в типовой конфигурации программы 1С:Бухгалтерия 7.х.

Чтобы ввести новый счет в план счетов,выполните следующие действия:

- Откройте окноПлан счетов, нажав кнопку, расположенную на па­нели инструментовКоманды Бухгалтерии. На экране появится окно План счетов. — Нажмитеклавишу Insert . В конце таблицыплана счетов появится новая строка, и ее ячейка в графеКод будетвыделена.

— Введите номер счета09 и нажмитеклавишу Enter. Курсор переместитсяв графу Наименование.

— Введите с клавиатуры текстПробный инажмите клавишу Enter. Курсор переместится в графуВал.

Если по вновь вводимому счету предполагаетсявести валютный учет, то дамо ввести в графуВал. знак + с помощьюкнопки, расположенной в ячейке.

Нажмите клавишу Enter, если ведениевалютного учета по счету не полагается. Курсор переместится в графуКол.

Если предполагается вести количественный учетпо вновь вводимому счету то необходимо ввести в графуКол. знак + спомощью кнопки, расположенной в ячейке.

-Нажмите клавишу Enter, если ведениеколичественного учета по счету предполагается. Курсор переместится в графуЗаб.

Если вновь вводимый счет должен бытьзабалансовым, то необходимо ввести в графуЗаб. знак + с помощью кнопки расположенной в ячейке.

— Нажмите клавишу Enter,  если счет неявляется забалансовым. Курсор переместится в графуАкт.

— Нажмите кнопку, расположенную в ячейке,выберите из открывающегося списка вид счетаАП (активно-пассивный) инажмите клавишу Enter. На экране появится диалог о созданиисчета-группы.

— Нажмите кнопкуНет, если счет небудет являться группой. В первой графе строки вновь вводимого счета появитсяпиктограмма т голубого цвета.

Если в диалоге о создании счета-группы нажатькнопкуДа, то в первой графе строки вновь вводимого счета появится пиктограммажелтого цвета.

На этом ввод нового счета завершен, но еслиполагается, что по вновь введенному счету будет вестись аналитиче­ски учет, тонеобходимо заполнить графыСубконто1… СубконтоЗ в зависимости отуровней аналитического учета. Чтобы заполнить графы Субконто1… СубконтоЗ выполните следующие действия:

— Щелкните мышью на ячейке вновь введеннойстроки в графе Субконто1.

—  Нажмите кнопку, расположенную на панелиинструментов окна

План счетов. В ячейке появитсякнопка с тремя точками.

— Нажмите кнопку, под ячейкой появится списокобъектов аналитики. — Выберите из списка строку с названием объекта аналитики,например, Номенклатура, и нажмите клавишу Enter.

Если по вводимому счету предполагается вестинесколько уровней анали­тического учета, то необходимо заполнить оставшиесяграфыСубконто вышеописанным способом, выбирая в каждой графе тот объектаналитики, по которому должен вестись учет.

7. Какие виды справочников предусмотрены в типовой конфигурации?

В типовой конфигурации программы 1С: Бухгалтерия7.х предусмотрены два вида справочников: подчиненные и неподчиненные.

Неподчиненные справочники могут бытьмногоуровневыми, т.е. иметь до 10 уровней вложенности. Использованиемногоуровневых справочников позволяет организовать условно-постоянную информациюи классифика­торы с нужной степенью детализации, а также организовать ведениемно­гоуровневого аналитического учета по счетам.

Программа 1С: Бухгалтерия 7.х имеет механизмподдержки подчиненных справочников. Такой механизм позволяет связать междусобой элементы различных справочников, например, организации и договора с ними,то­вары и единицы их измерения, и т.д. У подчиненного справочника каж­дыйэлемент связан с конкретным элементом справочника-владельца. При работе в окнеподчиненного справочника набор просматриваемых элемен­тов определяется текущимэлементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организацийкурсор установлен на конкретной организации, то в подчиненном ему справочникедоговоров будут выведены только договора с текущей организацией.

8. Что такое константы и в чем преимущество ихиспользования?

Константы в программе 1С: Бухгалтерия 7.хслужат для хранения информа­ции, которая либо совсем не изменяется, либоизменяется очень редко. Наиболее простой пример такой информации — этонаименование орга­низации, которое, как правило, не меняется.

Удобство использования констант заключается втом, что в них один раз заносится какая-либо информация, которая затем можетмногократно ис­пользоваться при формировании документов, в расчетах, припостроении отчетных форм. Например, уже упоминавшееся название организацииможно занести в специально объявленную константу, а в многочисленных бланкахиспользовать имя константы для получения ее значения — на­именованияорганизации. При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточноизменить его всего один раз — в константе — и все изменения автоматически будутотражены в тех местах, где эта кон­станта используется.

Впроцессе настройки конфигурации задачи можно создать практически неограниченноеколичество констант для хранения любой нужной  информации.

 

9.Как удалить проводку или корреспонденцию из операции.

Дляудаления проводки из бухгалтерской операции необходимо выполнить следующиедействия:

   — ОткройтеокноЖурнал операций с помощью кнопки, расположен­ной на панелиинструментовКоманды Бухгалтерии.

—  Выберитев Журнале операций в графеДокумент одну из строк Операция,которую мы ввели при рассмотрении приемов ввода опера­ций, например, подномером 14.

-Нажмите кнопку на панели инструментов окнаЖурнал операций. На экранепоявится формаОперация –14.

   —  Выберите проводку,которую необходимо удалить.

Для удаления сложной проводки достаточновыбрать главную корреспон­денцию; подчиненные корреспонденции удаляются автоматически.Если необходимо удалить корреспонденцию сложной проводки, то выберите этуКорреспонденцию.

— Нажмите клавишу Delete или кнопкурасположенную на панели ин­струментов формы. На экране появится диалог обудалении проводки.

— Нажмите кнопкуДа; проводка будет удалена. КнопкаНет используется, если нужноотказаться от удаления.

НажмитекнопкуДа в формеОперация • 14, в появившемся диалоге о сохране­нииоперации снова нажмите кнопкуДа. ФормаОперация — 14 будетзакрыта.

Если при закрытииформыОперация -14 в диалоге о сохранении нажать кнопкуНет, проводка,содержащаяся в операции, удалена не будет.

-Закрыть окно Журнал операций.

 

 

10. Как ввестиоперацию в Журнал операций, используя режим «типовые операции»?

Помимо ручного ввода операций вЖурнал операций,в программе 1С: Бухгалтерия 7.х предусмотрен ввод проводок с использованиемрежима «типовые операции». Типовые операции удобно использовать для вводахозяйственных операций, состоящих из нескольких проводок, связанных друг сдругом. Например, получение материалов от поставщиков и выде­ление НДС, отпускМБП в производство и начисление износа и т.д. Ис­пользование режима «типовыеоперации» позволяет автоматизировать ввод операций, сопровождающихсявычислениями. Для ввода типовой опера­ции в Журнал операций выполните следующиедействия:

— Откройте окноЖурнал операций спомощью кнопки на панели инструментовКоманды Бухгалтерии.

— Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+ (используйтеклавишу + рас­положенную на цифровой клавиатуре). На экране появится окно Выберитегруппу (Выбор).

  Это окно можно также вызвать на экран,выполнив команду главного ме­нюДействие • Ввести типовую, или с помощьюкнопки, располо­женной на панели инструментов окнаЖурнал операций.Окно содержит таблицу типовых операций, объединенных в группы. Пер­вая графатаблицы содержит значок, который является признаком группы.

-    Двойным щелчком мышина значке, расположенном в строке груп­пыНДС, откройте содержимоегруппы. Вид окна изменится.

— Выберите типовую операциюСписаниеоплаченного НДС и нажмите клавишу Enter.Окно Типовые операциизакроется, а на экране появит­ся формаОперация — Новая (Списаниеоплаченного НДС).   В отличие от ручного ввода операции, форма для вводатиповой операции будет содержать проводки, и часть реквизитов уже будет заполнена.

— Заполните пустые ячейки и поля ввода, какэто описывалось ранее. Пе­реход к следующему полю осуществляется при нажатииклавиши Enter.

— После заполнения всех реквизитов нажмитекнопкуОК и подтвердите сохранение операции в диалоге о сохранении .

Операция запишется в Журнал операций и ничемне будет отличаться от операций, введенных вручную.

ЗакройтеокноЖурнал операций.

 

11. Как ввестипроводку с использованием операции копирования в Журнале операций.

 

Призаполнении табличной части формыОперация — Новая  для ввода проводокможно использовать копирование данных предыдущей проводки. В этом случае послеввода проводки автоматически начинается ввод следующей проводки с копированиемданных текущей проводки. Этот режим удобен при большом количестве однотипныхпроводок в од­ной операции.

Дляустановки такого режима выполните следующие действия:

— Выполните командуглавного менюСервис • Параметры, на экране появится диалогНастройкапараметров системы.

-        Перейдите на вкладкуОперация.

-        Установите флажок Автоматический вводновой проводки с копированием.

-    Нажмите кнопкуОК.ДиалогНастройка параметров системы будет закрыт, а режим ввода проводокс копированием включен.

12.Что такое Журналдокументов?

 

Журналыдокументов предназначены для удобного отображения докумен­тов. Они содержатсгруппированные по отдельным видам документы. В каждом журнале хранятсядокументы, относящиеся к определенному раз­делу бухгалтерского учета. Для тогочтобы просмотреть список журналов документов, выполните следующие действия:

-    Выполните командуменюОперации • Журналы документов. На экра­не появится диалогВыборжурнала, который содержит пере­чень Журналов документов, предусмотренных вконфигурации.

Одини тот же вид документа может отражаться в  нескольких журналах. Набор документов,отображаемых в том или ином журнале, определяется в конфи­гурации программы.При на­стройке конфигурации произво­дится настройка документов и создаютсянеобходимые журналы для их хранения.

Кромепользовательских, в про­грамме 1С: Бухгалтерия 7.х суще­ствуют два системныхжурнала: Общий журнал и журналПрочие.

  Общий журнал позволяет работать с документами любых видов, существующихв системе. Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

 Журнал Прочие используется для работы с документами, для которых впроцессе описания конфигурации не указан конкретный пользовательский журнал.Его внешний вид также задается системой и не может быть изменен.

13.Как найти в Журнале операций нужную операцию илидокумент?

Несмотря на большое количество хозяйственныхопераций в Журнале операций всегда можно найти нужный документ или операцию.Для этого используется поиск по произвольному значению или поиск по номеру до­кумента.Подробно поиск по произвольному значению был уже описан ранее в главе «Общиепринципы работы с программой 1С: Бухгалтерия 7.х».

Так как в Журнале операций любая операцияпринадлежит документу, то найти нужную хозяйственную операцию можно по номерудоку­мента. Например, чтобы найти в Журнале операций операцию с платежным поручением№ 5, вы­полните следующие действия:

Откройте    окно    Журнал операций спомощью кнопки, расположенной на панели инструментовКомандыБухгалтерии.

Нажмите кнопку,располо­женную на панели инструмен­тов окнаЖурнал операций. На экранепоявится диалог Поиск документа по номеру. Введите в поле вводаНомердокумента значение 5. Нажмите кнопкуВкл. Все. Сбросьте флажокТолько в интервале журнала.

Выберите в спискеВиды документов дляпоиска стро­куПлат. Пор. (Платежное Поручение) и нажмите кнопку Найти.В окнеНайденные документы появится список документов с номером 5

— Выберите строкуПлат. Пор. в спискеНайденные документы

и нажмите кнопкуВыбрать. Диалог  Поиск  документа (операции) по номеру закро­ется, а в Журнале операцийбудет выбрана запись об опе­рации с платежным поручени­ем №5.

Установка флажкаТолько в интервалежурнала ограничивает диапазон поиска документов инрвалом времени, в которомбыл открыт Журнал операций.

Закройтеокно Журнал операций, нажав кнопку расположенную вправой части заголовка окна.

14.Каксоздать новый текстовый документ и редактировать уже существующий?

Для того чтобы создать новый текстовыйдокумент, выберите команду менюФайл • Новый или нажмите кнопку напанели инструментов Стандартная. На экране появится диалогВыбор видадокумента. В диалогеВыбор вида документа выделитеТекст инажмите кла­вишу ОК. На экране появится окно текстового редактора, со­держащееновый пустой документ и панель инструментов. Вы можете перетащить панельинструментовТекстовый редактор в любое удобное для вас место.

Мигающий текстовыйкурсор оказывает позицию в документе, начи­ная  с которой будут вводиться склавиатуры новые символы.

Закройте окно текстового редак­тора с пустымдокументом, на­жав кнопку [х] в правой части заголовка окна текстовогоредак­тора.

Поскольку в новом документе не было сделаноникаких изменений, то запрос на сохранение документа не выдается и окнотекстового редак­тора будет закрыто сразу. При закрытии окна текстовогоредактора панель инструментовТекстовый редактор также исчезает сэкрана.

Чтобы открыть для просмотра и (или)редактирования уже существую­щий текстовый документ, выберите команду менюФайл • Открыть или нажмите кнопку на панели инструментовСтандартная.На экране появится стандартный диалог открытия файлаОткрыть.

В диалогеОткрыть по умолчаниюпоказывается папка, содержащая базу данных программы 1С: Бухгалтерия 7.х, вданном случае — папка, содер­жащая демонстрационную базу данных. Можно выбратьлюбой диск и папку в открывающемся спискеПапка , выбрать изсписка нуж­ный текстовый файл и нажать кнопкуОткрыть. Мы воспользуемсядля примера готовым текстовым файломRеаdМе.tхt, который находится впапке1Сv75, в которую мы установили программу 1С: Бухгалтерия 7.х.

Выберите в открывающемся спискеПапкапапку1Сv75 и два­жды щелкните мышью на имени файлаRеаdМе.tхt. На экране появитсяокно текстового редактора, в котором отображается файл.

Текстовый документ открыт, и теперь можноначинать его редактирование. При редактировании документа очень важно уметьбыстро по нему переме­щаться, чтобы найти место для вставки или удалениясимволов. Для пере­мещения по документу можно пользоваться полосами прокруткиили ис­пользовать клавиши и комбинации клавиш.

15.Как осуществляетсяпечать текстового документа?

После установки полей, для печа­ти одногоэкземпляра документа достаточно нажать кнопку печати  на панели инструментовСтандартная.

Если же вы хотите напечатать не весьдокумент, а только его часть, или напечатать несколько копий документа, илипроизвести настройку прин­тера, тогда необходимо выбрать команду менюФайл •Печать. При этом на экране появится стандартный диалогПечать .

 Из открывающегося спискаИмявыбирается доступный в системе принтер. Настройка конкретного принтерапроизводится при нажатии на кнопкуСвойства.

В группе переключателейПечататьуказывается та часть до­кумента, которая должна быть напечатана. Еслиустановить переключатель Все (А11), то напечатается весь документ. Приустановленном переключа­телеСтраницы  печатаются страницы, начиная сномера, указан­ного вами в поле ввода с, по страницу, номер которой указан в по­левводапо. Если установлен переключательВыделенный фрагмент, топечатается только выделенная часть документа.

В поле со счетчикомЧисло копийустанавливается ко­личество копий документа, причем при установленном флажкеРазобрать сперва будет распечатана целиком первая копия документа, затемвторая и так далее. При сброшенном флажкеРазобрать (Со11а1е) спервабудут распечатаны все первые страницы документа, затем все вторые и так далее.

 После установки параметров печати необходимонажать кнопку ОК. Документ будет распечатан на выбранном принтере.

16.Что такоеоборотно-сальдовая  ведомость?

Для получения данных по синтетическому учетуиспользуется оборотно-сальдовая  ведомость.  Она  содержит для каждого счетаостатки на начало и на конец установленного периода, а также дебетовый икредитовый обороты по каждому счету за заданный период.

17. Какиспользовать отчет Анализ субконто?

ОтчетАнализ субконто позволяетувидеть остатки и обороты по всем сче­там, по которым ведется аналитическийучет того вида, который указан вами в диалоговом окне настройки параметроввывода отчета.

ОтчетАнализ субконто удобен в томслучае, когда по нескольким счетам ведется аналитический учет одинакового вида.

  ОтчетАнализ субконто удобноиспользовать для выверки взаиморасчетов с контрагентами. В типовой конфигурациианалитический учет в разрезе контрагентов ведется по счетам60, 61, 62, 63,64, 76.

Еслисформировать отчетАнализ субконто по субконтоКонтрагенты, томожно получить информацию о расчетах с контрагентами. При этом мы увидим покаждой организации как кредиторскую задолженность (например, по счету60Расчеты с поставщиками), так и дебиторскую за­долженность (например, посчету61 Авансы выданные). Равенство этих сумм говорит о том, что подвыданный поставщику аванс получены товар­но-материальные ценности, а в Журналеопераций не хватает проводки по списанию аванса (Дебет 60, Кредит 61) посоответствующей организации. Если сумма предоплаты превышает сумму полученныхценностей, то про­водка вводится на сумму полученных ценностей. Если поусловиям договора предоплата составляла часть суммы договора, то послеполучения ценностей списывается сумма аванса, а остаток задолженности передпоставщиком погашается по дебету счета60 Расчеты с поставщиками вкорреспонденции со счетами учета денежных средств или счетами расчетов. Вместес тем сле­дует отметить, что при использовании документов типовой конфигурациисписание аванса производится автоматически при отражении в учете опера­ций попоступлению товарно-материальных ценностей.

ОтчетАнализ субконто очень удобен для выверки расчетов при бартерных операцияхили встречных поставках товаров (работ, услуг). В этом случае у организациивозникают два вида задолженности: при отгрузке покупателю товаров — дебиторская(Дебет 62, Кредит 46), по полученным товарно-материальным ценностям —кредиторская (Дебет 41, Кредит 60). Из отчета будет ясно, на какую частьследует погасить задолженности или составить актЗачеты взаимных требованийс помощью безденежного взаимозачета (весьма актуального в условиях кризиса)проводкой Дебет 60, Кредит 62.

18. Как сформироватьотчет?

 

   Несмотря на многообразие стандартных отчетов, предусмотренных в про­грамме,основные принципы работы с отчетами унифицированы. Стандарт­ные отчетывызываются с помощью менюОтчеты. Наиболее часто исполь­зуемые отчетымогут вызываться с помо­щью кнопок на панели инструментов. При вызове отчета наэкран выдается форма настройки параметров отчета. В ней нужно ввести значенияпараметров, определяю­щих состав данных, включаемых в отчет. Внешний вид формынастройки отчета, ее свойства, поведение управляющих элемен­тов зависят от видаформируемого отчета и задаются в конфигураторе программы.

   Чтобы сформировать, например, отчет Анализ счета, выполните следующиедействия.

— Выберите командуменюОтчеты • Анализ счета. На экране появится диалогАнализ счета.

- Введите с клавиатурыили с помощью календаря интервал времени, со­ответствующий 1 кварталу 1998 г.,в поля вводаПериод с: и по:.

-        В поле вводаСчетвведите номер счета20.

-    Нажмите кнопкуОК.ДиалогАнализ счета закроется, и на экране поя­вится окноАнализсчета: 20 (1 квартал 2000г.) .

При использовании кнопки ОК послеформирования отчета окно формы настройки отчета закрывается. При использованиикнопки Сформировать окно формы настройки отчета остается открытым, чтопозволяет изменить параметры отчета и сформировать новый отчет. 

  Для отказа от формирования отчета следуетнажать клавишу ESCнажать крестик.

19. Какие настройкишрифтов содержит программа.

 

Для создания выразительности и информативныхдокументов в программе можно использовать различные шрифты.

Атрибуты  шрифта  в ячейке   задаются   навкладкеШрифт диалога Свойства ячейки .

На вкладкеШрифт диа­лога Свойства ячейки можно выбрать гарниту­ру (начертание) шрифта,его размер и стиль (жирный, курсив, под­черкнутый).Открывающийся список Цветпозволяет установить цвет, которым будет изображаться шрифт на экране и припечати. Если в этом поле вместо конкретного цвета выбрать пункт Авто, то цветшрифта будет определять­ся установками операционной системы.

20.Что такое табло и как с ним работать?

ОкноТабло используется в программе1С: Бухгалтерия 7.х для просмотра введенных в него результатов вычислений. Прилюбых изменениях пере­менных, входящих в выражения, значения выраженийавтоматически пе­ресчитываются.

Для показа окнаТабло на экраневыберите команду менюСервис Табло. В нижней части рабочего окнапрограммы 1С: Бухгалтерия 7.х появится окноТабло.

Для изменения размера окнаТабло повертикали установите указатель мыши на его верхнюю границу и на­жмите кнопкумыши не отпуская ее, перетащите верхнюю границу окнаТабло в нужноеположение. В окнеТабло помещаются выражения, результаты вычислениякоторых необходимо постоянно отслеживать. Выражения могут включать арифме­тическиевыражения, функции и процедуры встроенного языка программы 1С: Бухгалтерия 7.х,скобки и другие элементы. Каждое выражение вводится на отдельной строке. Результатвычисления выражения выдается справа него, после знака «=».

Введем в окноТабло выражение длявычисления даты, которая будет че­рез 100 дней после текущей даты.

Поместите с помощью мыши текстовый курсор вначало первой сво­бодной строки окнаТабло, введите с клавиатурывыражение

Текущая Дата( )+100 и нажмите клавишу Enter. Справа отвведенного выражения появится знак «=» и значение даты.

Если выражение не может быть вычислено,вместо результата появится фраза Ошибка в выражении! и слева от окнатабло будет открытоОкно сообщений пояснением места и причинывозникновения ошибки .

   Чтобы закрыть Окно сообщений, нажмите кнопкув левом верхнем углу Окнасообщений. Окно Табло, расположенное справа, вновь зай­мет всю ширину рабочегоокна программы 1С: Бухгалтерия 7.х.

Чтобы закрыть окноТабло, нажмитекнопку расположенную в левом верхнем углу окнаТабло. ОкноТабло исчезнет с экрана.

Положение на экране, размеры и содержимоеокнаТабло запоминаются при его закрытии и будут иметь последниезначения при следующем от­крытии окнаТабло даже при перезапускепрограммы 1С: Бухгалтерия 7.х.

ОкноТабло и Окно сообщений могут располагаться не только в нижней части рабочегоокна программы 1С: Бухгалтерия 7.х, но и в любой его час­ти.

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета напредприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условияхпереходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуациятакова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриватьсякак внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственнойдеятельности предприятия со стороны государства служит отчетность(бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должнаежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрациипредприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки,при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включаяпервичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

Внастоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизациибухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые.Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятияхразличного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следуетвыбрать необходиую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

При автоматизации бухучета важно не простоперевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективностьработы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственнойдеятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управленияпредприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Список литературы:

1.  ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ№ 01,97 «Третье поколение российских систем автоматизации бухгалтерскогоучета» И.Аглицкий.

2.  ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ№12,97 «Комплексная автоматизация управления предприятием: от заказныхразработок к тиражируемой системе» И.Аглицкий.

3.  ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ№29,97 «Информационные технологии и бизнес» И.Аглицкий.

4.   ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ№12,96 «Объектно-ориентированный подход к автоматизации технологическихпроцессов» Лаури КАРХУ.

 

5. Автоматизациябухгалтерского учета «У директора есть главбух.    

   «А у нас с вами?» №2 май 1999г

6. Журнал «Бухгалтер и компьютер»  №1-3 2000 г.

7. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М – 1999

8.  Брага В.В.«Компьютеризация бухгалтерского учета М – 

    Финстатинформ 1996