Реферат: Организация электронного документооборота в коммерческом банке

ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ

Организация электронногодокументооборота
в коммерческом банке

Данный реферат подготовлен как составная часть учетнойполитики банка и часть ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА  коммерческого банка

План обзора:

1.   Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций

2.   Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

3.   Операции в операционном отделении

4.   Обработка документов валютной бухгалтерии

5.   Обменные пункты

6.   Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

7.   Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронныхтехнологий

Основной задачей организациитехнологии обработки учетной информации является минимизация затрат наобработку, хранение и доступ к данным аналитического и синтетического учетабанка. Для достижения этой цели в настоящее время применяются технологическиеи программно-технические решения. Рассмотрим общие вопросы решения этойзадачи, применяемые в коммерческих банках

1. Существующие решения, применяемые в бухгалтериирублевых операций

В основутехнологии положен принцип проведения всех операций клиента бухгалтером,работающим с этим клиентом. Каждому бухгалтеру присваивается определенный номер(номер исполнителя) один или несколько. При открытии счета задается номервладельца этого счета (исполнителя). В дальнейшем доступ исполнителя возможентолько для принадлежащих ему счетов. Бухгалтер на своем рабочем месте имеет рядпрограммных продуктов, позволяющих создавать необходимые документы, как вэлектронном виде, так и на бумажных носителях. Документы при вводе группируютсяв пачки с контролем суммы пачки и возможностью наблюдения за остатком счета.

Поступленияпринимаются с РКЦ в виде электронной посылки администратором системы (внастоящее время документы только с признаком “ЭЛЕКТРОННО”). Далее они автоматически относятся на счет расхождения скорсчетом, на следующий день они также автоматически становятся на счетаклиентов. Остальные документы, поступившие в банк, вводятся бухгалтеромвручную.

 При вводеклиентских платежей осуществляется автоматический контроль по справочнику БИК,ключевым разрядам корреспондирующих счетов и полноте ввода информации. Призавершении ввода информации администратор системы проводит централизованнообработку введенных документов с формированием и печатью реестров и сводныхавизо для предоставления их в РКЦ. Факт завершения в текущем дне вводаинформации по клиентским платежам определяется расписанием обработки либоустным распоряжением начальника учетно-операционного отдела. Сверкаотпечатанных реестров с первичными документами, предоставленными клиентамиосуществляется определенным работником бухгалтерии. По завершении сверки этотработник выдает устное распоряжение администратору системы о подготовкеэлектронной посылки, после чего осуществляется ее отправка по системеэлектронной доставки в РКЦ.

Вводдокументов проходящих по системе клиент-банк происходит под контролемуполномоченного лица, специальным программным обеспечением. Клиент, согласнографика, отправляет электронную посылку в банк. Уполномоченный исполнительпроверяет электронные посылки на достоверность и осуществляет печать нужногоколичества платежных поручений, которые передает исполнителям, контролирующимсчет клиента. Затем проводит экспорт в общий массив электронных документовбанка. Подготовка выписок для передачи в системе клиент-банк производитсяадминистратором системы по расписанию в автоматическом режиме.

Операции несвязанные с клиентскими перечислениями, в течение операционного дня проводятсябез ограничения времени ввода документов. В операционный интервал исполнительимеет возможность видеть и распечатывать лицевые счета по проводимым операциям.

По завершениюоперационного времени (конец дня) администратор системы проводит общуюобработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По завершению сверки лицевыхсчетов администратор системы осуществляет ряд технологических операций и выдачуаналитической и синтетической отчетности текущего дня. Это документы дня,бухгалтерский журнал, рублевый и валютный балансы, регистры сальдовых остатков,расшифровки кассы, ведомость снятых процентов, ведомость открытых и закрытыхсчетов. По завершению печати документов производится загрузка в архивы данных иформирование таблиц базы анализа работы банка. После этого все операции в этомдне считаются завершенными. Исправления допускаются только при осуществлениипроцедуры восстановления дня. Соответственно прекращается работа отделов банкас аналитическим комплексом программ до восстановления всей информации ввосстанавливаемом интервале.

Администраторсистемы в течение операционного дня ведет журнал работы администратора вкотором отражены все технологические моменты текущей работы.

По начислениюпроцентов раз в месяц производится снятие накопленных процентов с выдачейведомости снятых процентов. В ведомости снятых процентов определенакорреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые проценты зачисляются насчета в автоматическом или ручном режиме. По зачисленным процентам выдаетсяспециальная ведомость. После контроля этих ведомостей начальник учетно-операционногоотдела выдает распоряжение администратору системы о правильности зачисленияпроцентов. Администратор производит корректировку и экспорт в общий массивдокументов банка.

Особенности технологии сложившиеся

Для обеспечения отсутствия расхождения внутреннегокор.счета  со счетом в РКЦ осуществлен ряд технологических моментов. Всегдаодновременно открыты два операционных дня. Текущий сегодняшний и до 13-00 –вчерашний, после 13-00 завтрашний. Платежи, полученные до 12-00, проводятся иотправляются в РКЦ сегодняшним днем, после 12-00 следующим днем. Сверка иобработка поступлений с выдачей лицевых производится только в текущем дне.Электронные поступления текущего дня РКЦ отправляет лишь утром следующего дня,поэтому администратор системы, полученные поступления зачисляет на счета суммзачисленных на к/с но не проведенные на счета клиентовпредыдущего дня (автоматически) и одновременно с этого же счета на р/счета клиентов поступления  предыдущего дня такжеавтоматически

2.Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

 

Сектор внутрибанковских операций, платежи связанныес перечислениями корреспондентам банка проводит по схеме, описанной в п.1

Кроме осуществления платежей отдел внутрибанковскихопераций эксплуатирует программное обеспечение по учету заработной платы, учетубензина, склад, расходных и приходных кассовых ордеров, учет основных средств,учет нематериальных активов, счета фактуры. Эти программные комплексы работаютавтономно. Ввод и контроль входных документов осуществляются внутрисоответствующих комплексов. Связь с массивом документов банка осуществляетсялибо посредством экспорта документов, либо вручную вводом в операционный деньбанка согласно правилам, определенным в п. 1

Бухгалтер рублевой бухгалтерии, оформляет счетафактуры на своем рабочем месте, общую книгу покупок-продаж формируетпрограммный комплекс сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектораимеет возможность печати и просмотра этой книги.

Перенос остатков при красном сальдо на парных счетахосуществляется автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкамвыдается программным путем..

Операция закрытия отчетного периода осуществляетсятакже в автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках поформе 2 ОКУД и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.


3.Операция в операционном отделении

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями,операционное отделение проводит по схеме, описанной в п.1. Основное отличиезаключается в том, что документы группируются в специальные пачки и вэлектронном виде поступают в головной банк по графику обмена информации.Выписки по счетам, также согласно графика, в электронном виде приходят воперационное отделение. Работа операционного отделения по сберегательным операциямописана в п. 6


4.Обработка документов валютной бухгалтерии

 

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями,валютная бухгалтерия проводит схеме, описанной в п.1. Особенности технологииэлектронного документооборота в части работы обменных и вкладных операцийописаны ниже.

5.Обменные пункты

 

Документооборот в обменных пунктах складывается издвух частей. Документы, подготовленные в валютной бухгалтерии для обменныхпунктов и документы собственно обменных пунктов.

В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работникобменного пункта получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок икурсы покупки продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальномпрограммном обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажувалюты, регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативнопоказывает количество купленной и проданной валюты, остаток рублей и валюты,количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пунктавыводит журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с итогомработы обменного пункта. Эта информация передается в валютную бухгалтерию.

Валютная бухгалтерия принимает информацию собменного пункта и автоматически, программным путем, формирует проводки,экспортируемые в общий массив документов банка. Описи сумок инкассации ввалютной бухгалтерии готовятся также программным путем


6.Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

 

В основу технологии обработки учетной информации длясберегательных операций положен принцип осуществления программногопоследконтроля и автономности работы. Открытие счета вкладных операций, начисление и снятие процентов, движение средств по счетам осуществляетсянепосредственно в сберегательной кассе. По окончанию операционного дня работниксберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив документов и вэлектронном виде (используя телефонный модем) отправляет их в централизованнуюбухгалтерию, на специальную машину. Одновременно готовится дискета саналитической информацией и с инкассацией доставляется в централизованнуюбухгалтерию. Бухгалтер централизованной бухгалтерии осуществляет контроль ипечать сводных мемориальных ордеров по проводкам в операционный день банка соспециальной машины.

Аналитическая информация экспортируется вспециальный программный комплекс, где осуществляется контроль начисленияпроцентов, архивирование и расчеты специальных форм для нужд кредитного отделаи отдела ценных бумаг. Этот специальный комплекс дублирует все счета, открытыев сберегательных кассах и работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтерцентрализованной бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой формы,прошедшей в сберегательной кассе.

 Специальная машина обрабатывает только групповуюинформацию и имеет включение в сеть банка.

7.Стратегия технических решений, обеспечивающая работуэлектронных технологий

 

В основу принятия решений о технической модернизациии доукомплектования средствами вычислительной техники положен принципориентации на наличие программного обеспечения и трудоемкости выполняемойработы. В первую очередь модернизируются средства обеспечивающие работу банка вцелом, далее  отделы и группы, непосредственно обеспечивающие доходность иустойчивость банка. Рабочие места, занятые в технологическом циклекомплектуются средствами вычислительной техники только для выполненияконкретной задачи.

 

еще рефераты
Еще работы по банковскому делу